SAK201U-SAĞLIK KURUMLARI YÖNETİMİ I
Ünite 7: Sağlık Kuruluşlarında Tedarik Zinciri ve Stok Yönetimi
Giriş
İyi bir yönetimin temel bileşenleri arasında etkin ve verimli tedarik zinciri ve stok yönetimi yer almaktadır. Sağlık işletmelerinde etkin ve verimli bir tedarik zinciri ve stok yönetimi, diğer işletmelere göre çok daha önemlidir. Çünkü diğer işletmelerde tedarik zinciri ve stokların kötü yönetilmesi karşılanabilir maddi kayıplara neden olurken sağlık işletmelerinde insan sağlığı ile ilgili olarak geri dönülmez sonuçlar doğurabilmektedir.
Sağlık işletmelerinde hem finansal sürdürülebilirliğin sağlanması hem de tedavi hizmetlerinin devam ettirilebilmesi ancak planlı, etkin ve verimli tedarik zinciri ve stok yönetimi mümkündür. Bu nedenle tedarik zinciri ve stok yönetimi sağlık işletmeleri açısından son derece önemlidir.
Tedarik Zinciri Yönetimi ve Önemi
Müşterilerin talep etmiş olduğu mal ve hizmetlerin sağlanması, üretimi, dağıtımı ve teslimi sürecinde yer alan tedarikçi, üretici, dağıtıcı ve servis sağlayıcılar bir bütün hâlinde tedarik zincirini oluşturmaktadır. Tedarik zinciri; tedarikçileri, üreticileri, lojistik hizmetlerini, dağıtıcıları, distribütörleri, perakendecileri kapsayan ve bunlar arasında ürün, malzeme ve bilgi akışı olan bir bütünü ifade etmektedir.
Tedarik zinciri yönetimi, işletmeye mal veya hizmet üretimi için gerekli olan tüm girdilerin kendi aralarında koordine edilerek belli aralıklarla kontrol edilmesidir. Mal ve hizmet üretimi için gerekli olan tüm girdilerin temin edilmesi ve ürünlerin teslimi sürecinde yer alan tedarikçi, üretici, toptancı, perakendeci ve müşteriler ile olan ilişkilerin, bunlar arasındaki ürün, bilgi ve para akışının yönetilmesi tedarik zinciri yönetimi olarak ifade edilmektedir.
Tedarik zinciri yönetiminin temel amacı, işletmelerin amaçlarına uygun doğru ürünün, doğru zamanda, doğru miktarda ve doğru yerde mümkün olan en düşük maliyetle hazır bulundurulmasıdır.
Sağlık sektörünün benzersiz ve değişken ihtiyaçları, özgün ve tamamen özelleştirilmiş bir tedarik zinciri yönetimi gerektirmektedir. Sağlıkta tedarik zinciri yönetimi, tıbbi mal ve hizmetlerin üreticiden hastaya kesintisiz akışının düzenlenmesidir.
Tedarik Zinciri Elemanları
Tedarik zinciri elemanları, ortak fayda gözeterek senkronize hareket etmekte ve bir elemanın performans kaybı veya verimsizliği bütün tedarik zinciri ağını etkileyerek işletme kârlılığı ve sürdürülebilirliğini belirlemektedirler.
• Üreticiler, • Dağıtımcılar, • Perakendeciler, • Müşteriler ve • Ürün/hizmet sağlayıcılar
tedarik zincirinin elemanları olarak sayılmaktadırlar.
Tedarik Zinciri Temel Fonksiyonları
Tedarik zinciri yönetimi amaçlarına ulaşılabilmesi için tedarik zinciri elemanlarıyla birlikte ve eş güdümlü olarak;
1. Üretim, 2. Stok Yönetimi, 3. Taşıma ve Dağıtım, 4. İletişim
olmak üzere dört temel fonksiyonu yerine getirmesi gerekmektedir.
Tedarik Zinciri Yönetim Süreçleri
Tedarik zinciri yönetimi dinamik bir nitelikte olduğu gibi aynı zamanda ham madde temininden nihai ürünün müşteriye ulaştırılmasına kadar tüm aşamalardan oluşan bir süreç yönetimidir.
Global Tedarik Zinciri Forumu üyelerine göre tedarik zinciri yönetimi süreci aşağıda unsurlardan oluşmaktadır:
• Müşteri ilişkileri yönetimi • Müşteri hizmet yönetimi • Talep yönetimi süreci • Sipariş işleme süreci • Üretim akışı yönetimi süreci • Tedarik ve tedarikçi ilişkileri yönetimi • Ürün geliştirme ve ticarileştirme yönetimi • İadelerin yönetimi
Tedarik Zinciri Yönetiminde Kullanılan Teknoloji Sistemleri
Tedarik zinciri yönetiminde kullanılan başlıca teknoloji sistemleri şunlardır:
• Kurumsal Kaynak Planlama (Enterprise Resource Planning-ERP) • Müşteri İlişkileri Yönetimi (Customer Relationship Management-CRM) • Depo Yönetim Sistemleri (Warehouse Management Systems-WMS) • Blockchain (Blok Zincir) Teknolojisi ve Tedarik Zinciri Yönetimi
Sağlık İşletmelerinde Tedarik Zinciri Yönetimi
Sağlık işletmelerinde birincil amaç insan sağlığını korumak ve iyileştirmek olduğu için sağlık sektöründe tedarik zinciri yönetimi diğer sektörlerden bazı açılardan farklılıklar göstermektedir. Talebin hastaya ve hastalığa göre değişkenliği, tedavi hizmetinin hata kabul etmez yapısı veya acil olarak verilmesi gerekliliği ve sağlık alanında kamu otoritesince belirlenmiş olan mevzuata uyma zorunluluğu gibi etkenler farklılıkları oluşturan özelliklerdendir. Sağlık hizmeti üreten işletmelerde tedarik zinciri yönetimi çok aktörlü ve oldukça karmaşık özelliktedir.
Sağlık işletmelerinde tedarik zincir yönetiminin etkin ve verimli yapılmasını gerektiren üç önemli faktör “İnsan”, “Kaynakların Etkin Kullanımı” ve “Rekabet”tir.
Sağlık işletmelerinde tedarik zinciri yönetiminin temel amaçları şu şekilde sıralanabilir:
• Tıbbi cihaz, ilaç, malzeme ve hizmeti doğru yerden, doğru zamanda, doğru miktarda doğru koşullarda ve olması gereken kalitede en düşük maliyetle temin etmek • Depolama alanını azaltmak • Stok maliyet ve miktarını mümkün olduğu kadar düşürmek • Sürdürülebilir kârlılığı ve rekabeti sağlamak
Bu temel amaçlar çerçevesinde sağlık sektöründe tedarik zinciri yönetimi, malzemenin ham madde kaynağından nihai tüketiciye (hastaya) ulaşıncaya kadar geçen süreçte, birlikte faaliyet gösteren üreticiler, dağıtıcılar, perakendeciler, hizmet sağlayıcılar/sunucular ve hastalardan oluşan tüm iş süreçlerinin uyum içinde hareketini sağlamak üzere, malların, bilginin ve finansal kaynak akışının bir arada yönetildiği bütünleşik bir sistem olarak tanımlanmaktadır.
Sağlık İşletmelerinde İhtiyaç Tespiti ve Planlama
Sağlık işletmelerinin sürdürülebilir bir ekonomik yapı içerisinde yönetilebilmesi için talep tahminlerinin isabetli bir şekilde belirlenmesi önemlidir. Sağlık kuruluşlarında talep tahmini, sağlık hizmeti tüketicilerinin/hastaların gelecek yıllarda tedavi hizmetlerini ne kadar talep edecekleri ve bu talebi karşılayabilmek için ne kadar malzeme ve hizmetin hangi dönemde gerekeceğinin öngörülmesi ve/veya hesaplanmasıdır.
Sağlık işletmelerinde ihtiyaç tespit ve planlamasında kullanılacak çok sayıda tahmin yöntemi bulunmaktadır. Bu tahmin yöntemleri; kalitatif (niteliksel) ve kantitatif (niceliksel) tahmin yöntemleri olarak iki ana gruba ayrılmaktadır.
Kalitatif (Niteliksel) Tahmin/Öngörü Yöntemleri
Tahminlerde kullanılan bilgiler, geçmiş yıl deneyimleri, kişisel görüşler, sezgiler ve görüşmelere dayanmaktadır. İşletmelerde geçmiş yıllara ait yeterli ve güvenilir verilerin olmaması durumunda bu yöntem kullanılmaktadır. Kalitatif tahmin yöntemlerini; pazar araştırması, delphi tekniği, komisyon görüşü ve talebin geçmiş deneyimler yoluyla tahmini olmak üzere dört grupta toplayabiliriz.
Kantitatif (Niceliksel) Tahmin/Öngörü Yöntemleri
Kantitatif tahmin yönteminde geçmiş yıllara ait veriler temel alınmaktadır. Bu yöntemin uygulanabilmesi geçmiş yıllara ait verilerin doğru, güvenilir ve matematiksel olarak ölçülebilir olması gerekmektedir. Kantitatif tahmin yöntemleri; zaman serileri analizi ve nedensel modeller olmak üzere iki ana gruba ayrılmaktadır. Tekniğin uygulanabilmesi için, geçmiş verilerin ölçülebilir sayısal veriler olması gerekmektedir.
Satın Alma Sürecine Etkisi Olan Kurumlar ve Mevzuat
Ülkemizde sağlık alanında üretilen sağlık hizmetlerinin en büyük alıcısı devlettir. Sağlık alanında son yıllarda özel
sağlık işletmeleri sayısının artmış olmasına rağmen, ülkemizde sağlık hizmetlerinin çoğu yine devlet hastaneleri tarafından yerine getirilmektedir.
Sağlık sektöründe etkin ve verimli bir tedarik zinciri yönetimi için, bu sektördeki satın alma süreçlerine etkisi olan kamu kurumlarının ve her bir kurum bazında ilgili mevzuatın bilinmesi önem arz etmektedir. Bu kurumlar şunlardır:
• Sağlık Bakanlığı (SB) • Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) • Kamu İhale Kurumu (KİK) • Devlet Malzeme Ofisi (DMO) • Hazine ve Maliye Bakanlığı
Satın Alma Sürecinde Bilişim Sistemleri
Bilgisayar teknolojileri, yazılım, bilişim ve internet sistemleri hayatın her alanında olduğu gibi ticarette de yaygın olarak kullanılmaktadır. Günümüz dünyasında alışveriş ve satın alma işlerinin önemli bir kısmı hatta bazı mal ve hizmetler alımlarının tamamı bilişim sistemleri üzerinden yapılmaktadır. Bu sistemler şu şekilde sayılabilir:
• EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) • ÜTS (Ürün Takip Sistemi) • İTS (İlaç Takip Sistemi) • MKYS (Malzeme Kaynakları Yönetimi Sistemi) • HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) • Sağlık Market • Tedarik Planlama Sistemi (TPS) • TDMS (Tek Düzen Muhasebe Sistemi)
Satın Alma Yöntemleri
Sağlık hizmetlerinin doğru ve güvenilir olarak sunulmasında ve işletmenin finansal olarak sürdürülebilirliğinin sağlanmasında etkin satın alma yönetimleri önemli rol oynamaktadır.
Sağlık sektöründe verilen hizmetlerinin ücretlendirilmesi maliyetlere göre değil, Sağlık Uygulama Tebliği’nde (SUT) Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından belirlenen fiyatlara göre yapılmaktadır.
Sağlık işletmelerinde satın alma yönetimi ve yöntemleri, sağlık işletmesinin özel sağlık işletmesi ve kamu sağlık işletmesi olmasına göre değişiklik göstermektedir. Özel sağlık işletmelerinde serbest piyasa şartlarına göre doğrudan alım yapılırken kamu sağlık işletmelerinde ihale mevzuat hükümlerine göre alım yapılmaktadır.
Satın Alma Süreçleri
Kamu sağlık kuruluşlarında satın alma süreci; ihtiyacın belirlenmesi ile başlar, hizmet ve malzemenin alınması için şartların belirlenmesi, hizmet ve malzemenin satın alınması, kontrol ve kabul edilmesi, satın alınan hizmet ve malzeme bedelinin ödenmesi, sözleşme ve garanti süresince kalite, bakım, onarım işlerinin takip edilmesi ile son bulmaktadır.
Satın Alma Yöntemleri
Kamu kurumlarının mal ve hizmet temin süreçleri Kamu İhale Mevzuatı ve Sağlık Bakanlığı düzenlemeleri kapsamında yapılmaktadır. Kamu sağlık kurum ve kuruluşlarında satın alma yöntemleri aşağıda yer almaktadır.
Satın Alma Yöntemleri:
• İhale (Açık İhale Usulü, Belli İstekliler Arasında İhale Usulü, Pazarlık Usulü) • Doğrudan Temin • Çerçeve Sözleşme • E-Satın Alma • Dış Kaynak Kullanımı
Sağlık İşletmelerinde Stok Yönetimi
Bir işletmenin rekabetçi öncelikleri ve finansal sürdürülebilirliği bakımından stokların planlanması ve kontrol edilmesi önemlidir. Sağlık işletmelerinde ise stokların planlanması ve yönetilmesi hayati önemdedir.
Sağlık hizmeti sunucularında hizmetin aksamaması için günlük kullanımda veya acil durumlarda gerekli olan ve hazır bulundurulan ilaç, tıbbi malzeme, tıbbi cihaz, işletme ve otelcilik hizmetleri için gerekli diğer ürünlere stok denilmektedir.
Sağlık işletmelerine yönelik yapılan risk analizlerinde mali riskin en fazla gözlemlendiği alanlardan biri stoklardır.
Sağlık İşletmelerinde Stokların Sınıflandırılması
Stoklara ilişkin sağlıklı ve düzenli bilginin alınabilmesi ise stokların niteliklerine göre sınıflandırılmasını gerektirmektedir. Bu sınıflandırma için stokta bulunan malzeme çeşidinin bilinmesi zorunludur.
Sağlık Bakanlığına bağlı sağlık işletmelerinde tek düzen muhasebe sistemi uygulaması kapsamında stoklar, hesap planında 150 hesap kodu ile “İlk Madde ve Malzemeler” başlığı altında takip edilmektedir.
Stok Kontrol Yöntemleri
Stok kontrolünün amacı, işletmenin faaliyetinin devamlılığı için ihtiyaç duyulan ürünleri kullanıma hazır hâlde bulundurmak ve bunu en ekonomik biçimde gerçekleştirmektir.
Stok kontrol sistemlerinde kullanılan yöntemler basit sayma veya gözle kontrol gibi küçük işletmelerde kullanılan modelden, bilişim altyapısıyla takip edilen modellere kadar değişiklik göstermektedir.
Stok Takibinde Güncel Yaklaşımlar
Teknoloji ve bilişim sistemlerindeki gelişmeler, stokların kontrolünde kolaylık ve hız sağlayan sistem ve cihazların kullanılmasının önü açmıştır. Stok takibinde güncel teknolojinin imkânlarıyla, Bar-Kod, Kare-Kod, RFID ve Otomatik İlaç Dağıtım ve İzleme Sistemleri kullanılmaktadır.