SAĞ214U-SAĞLIK İŞLETMELERİNDE İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ
Ünite 4: Performans Yönetimi
Giriş
Organizasyonun sahip olduğu beşeri kaynağın; faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde göstereceği çaba, söz konusu organizasyonun başarıya ulaşmasında ya da amaçların gerçekleştirilmesinde organizasyona iyi planlama yapabilme imkânı kazandırmaktadır. Performans yönetimi, organizasyonun daha önceden belirlenmiş hedeflere ulaşması adına organizasyona mevcut durumla ve gelecekle ilgili tahmine dayalı bilgiler veren, işgörenlerin performansını değerlendirme yöntemleri ile takip ederek performansın sürekli gelişimini sağlayacak yeni ve gerekli düzenlemeleri içeren bir yönetim süreci olarak ifade edilmektedir.
Performans yönetimi, organizasyon üyeleri hakkında bilgi vererek organizasyonlarda güçlü insan kaynakları yönetiminin var olmasına ve organizasyonun amaçlarına ulaşmasına yardımcı olmaktadır.
Performans Yönetimi
Fransızca kökenli bir kavram olarak dilimize kazandırılan performans kavramı; faaliyetten elde edilen verim ve bu faaliyet sonucunda hissedilen memnuniyet ve başarı olarak tanımlanmaktadır. Daha önceden belirlenen ölçütler çerçevesinde bir bireye verilen görevin yerine getirilmesi ve üretilen mal ya da hizmetin tamamı olarak nitelendirilen performans, aynı zamanda yapılan bu işlerin etkin ve verimli şekilde yerine getirmesi olarak da değerlendirilmektedir.
Performans kavramı; bir bireye verilen görevi istenilen düzeyde gerçekleştirme yeteneği, çaba ve gayreti şeklinde ifade edilmektedir. Yapılan tanımlamalardan hareketle performans kavramının temel unsuru, organizasyonun önceden belirlenmiş hedeflerinin bulunması, hedeflerin gerçekleştirilmesi için kaynakların kullanılması ve son olarak sergilenen gayret neticesinde ortaya çıkan sonucun ölçülmesidir.
Performans yönetimi; stratejilerin oluşturulmasında, planların geliştirilmesinde, planların gerçekleştirilmesi aşamasında izlenilmesinde, sonuçların raporlanmasında, elde edilen bilgiler ışığında kararların alınmasında ve bunların değerlendirilmesinde kullanılan bilgi, yöntem ve sistemleri içeren bir süreci içermektedir.
Organizasyonun hedeflere ulaşmasında performans kadar daha önceden belirlenen hedef ve standartların nasıl oluşturulduğu ve neleri içerdiği de önemlidir. Bu bağlamda istenilen sonuçların elde edilebilmesi için gerekli olan performans hedef ve standartları şu şekilde olmalıdır.
• Hedef ve standartlar yazılı olmalıdır. • Belirsizliğin sonraki dönemlerde olumsuz sonuçlar doğurmaması için amaç, hedef ve standartlar, kesin ve net bir şekilde ifade edilmelidir. • Öngörülen sonuçlara ulaşılıp ulaşılamadığının belirlenmesi için hedef ve standartların ölçülebilir olması gerekmektedir.
• Hedef ve standartlara ne kadar süre içerisinde ulaşılacağının daha önceden belirlenmesi gerekmektedir. • Motivasyonun sağlanabilmesi için hedef ve standartlar ulaşılabilir olmalıdır. • Hedef ve standartlar, organizasyonun değişen ve gelişen şartlara uyum sağlayabilmesi için gerekli ölçüde esnek olmalıdır. • Hedef ve standartlar çalışanların gelişimini sağlayabilmesi için yeteneklere meydan okumalıdır. • Hedef ve standartlar, organizasyonun kademeleri arasında var olan bağlantılar göz önünde bulundurularak oluşturulmalıdır. • Hedef ve standartlar, bir uyum içerisinde personellerin koordineli çalışmasına olanak sağlamalıdır. • Hedef ve standartlar, çalışanların yetkileri ile uyumlu olmalıdır.
Performans yönetiminin,
• eğitim ve geliştirmeyi mükemmel hâle getirmek, • örgütsel etkinliği arttırmak • çalışanları motive etmek olmak üzere temelde üç amacı bulunmaktadır.
Performans hedeflerinin gerçekleşmesi için ise
• gerekli performans ölçütlerinin belirlenmesi, • belirlenen ölçütlere göre çalışanların zamanında ve adaletli bir şekilde değerlendirilmesi, • örgütün ve çalışanların güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesi, • eğitim-geliştirme ve kariyer planlama için yönetime gerekli bilginin sağlanması gerekmektedir.
Performansın Ölçülmesi
Organizasyonlar; belirlenen amaçlar doğrultusunda ortaya konulan faaliyetlerin değerlendirilmesinde, faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde gerekli olan kaynakların tahmin edilmesi ya da tespit edilmesinde, kaynakların yeniden belirlenmesinde, organizasyonun sahip olduğu stratejilerin geliştirilmesinde, ortaya konulan performansın artırılması için çalışanların motive edilmesinde performans ölçümü ve değerlendirme sistemini kullanmaktadırlar.
Performans ölçümü; organizasyonun ne kadar başarılı olduğunun tespit edilmesine, organizasyonda geliştirilmesi gereken alanların belirlenmesine, verimsiz durumlar varsa nedenlerinin araştırılarak anlaşılmasına ve organizasyonu başarıya götürecek kararların alınmasına yardımcı olmaktadır.
Performans Ölçümünün Nedenleri
Performans ölçümünün organizasyonların faaliyet alanına göre birçok nedeni bulunmaktadır. Genel olarak organizasyonlarda iyi bir yönetimin oluşması, yönetimin planlama yeteneğini artırma isteği, varsa sorunları tespit
etme, motivasyonu kontrol etme, hizmet sunumunda kaliteye odaklanma, bütçenin sağlıklı kullanımı ve kaynakların nerede nasıl kullanıldığını tespit etme gerekçeleriyle performans ölçümüne ihtiyaç duyulabilmektedir.
Performans ölçütleri her bir pozisyon için farklı olmakla birlikte, çalışanların performanslarının etkili bir şekilde ölçülmesi örgüte bazı faydalar sağlayacaktır. Bu faydalar şu şekilde sıralanabilir;
• Kurulan sistemin etkinliğini ve sürekliliğini kontrol altında tutabilir. • Süreçlerin iyileştirilmesi ihtiyacını ön plana çıkarabilir. • Çalışanların içinde bulundukları sürece ne kadar hâkim olduklarını gösterebilir. • Organizasyon kaynaklarının yönetimi konusunda bir denge sağlanmaya çalışabilir. • Süreç yaklaşımı tüm personel tarafından kabul edildiğinde motivasyon artırılabilir. • Organizasyonun içinde bulunduğu durum konusunda üst yönetime rehberlik yapabilir. • Çalışanlara ve organizasyondan yararlanıcılara hesap verme sorumluluğu olacağından, çalışan ve yararlanıcı açısından organizasyona güven artabilir.
Genel olarak performans ölçütleri beş gruba ayrılmaktadır;
• Girdi ölçütleri • Süreç ölçütleri • Etki ölçütleri • Çıktı ölçütleri • Sonuç ölçütleri
Girdi göstergeleri kullanılan kaynakları gösterirken, süreç göstergelerinde kararların alınması ve prosedürlerin uygulanması yer almaktadır. Etki göstergelerinde alınan kararlardan yararlanıcıların algısı gösterilmektedir. Çıktı göstergeleri ise üretim ve yönetsel kararların niteliğini içermektedir. Son olarak sonuç göstergeleri de çevresel etkilere odaklanmaktadır.
Performans Ölçüm süreci
Performans ölçüm süreci yedi basamaktan oluşmaktadır. İlk aşamada her bir faaliyet için programın belirlenmesi yer almaktadır. İkinci aşama ise hazırlanan programlar için anlaşılan bir misyonu ifade eden amaç beyanı aşamasıdır. Üçüncü aşama etkinlik ve verimliliğe dayalı göstergelerin (girdi, süreç, etki, çıktı) belirlenmesi aşamasıdır. Dördüncü aşama, performans programının hedeflerinin belirli bir zaman dilimine göre saptandığı ve hedeflerin girdi ve çıktı faktörlerini içerdiği başarı için hedef koyma aşamasıdır. Beşinci aşamada faaliyetlere göre çeşitlilik gösteren ve performans programlarını kontrol edildiği performans takibi gerçekleştirilmektedir. Performans takibinin sağlıklı bir şekilde yapılabilmesi için toplanan verilerin doğru ve tutarlı olması gerekmektedir. Altıncı aşamada ise performans raporlama yer almaktadır. Performans raporları amaçları;
hizmet standartlarını, kalite ölçütlerini, maliyetleri, girdi ve çıktıları, verimlilik ve etkinlik oranlarını, hedef ve sonuçlara ilişkin bilgilerin özetini içermektedir. Son olarak yedinci aşama analiz ve eylem aşamasıdır. İyi geliştirilmiş performans ölçüm sistemleri, kurumun zayıf ve güçlü yönlerini, tehditleri ve fırsatları görmeye imkân sağlar.
Performans Yönetiminde Değerlendirme
Çalışanların, organizasyonun ve yönetimin faaliyet gerçekleştirme yöntemlerinin geliştirilmesi amacıyla önceden belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığının tespit edilmesi ve ortaya çıkabilecek aksaklıkların giderilebilmesi için mümkün olduğunca en üst seviyede objektif kriterlere dayanarak periyodik aralıklarla yapılan bilinçli yönetsel ve örgütsel faaliyetlerin bütününü ifade eden performans değerlendirme, organizasyonun performansını tüm yönleri ile gözden geçirmeye yardımcı olmaktadır.
Etkin bir performans değerlendirmesinin takibinde dikkat edilmesi gereken hususlar şöyledir;
• Hazırlık yapmak • Performans değerlendirme • İyi ve kötü performansı tanımlamak • Performans boşluklarının altında yatan nedenleri bulmak • Performans boşluklarını doldurmak için planlama yapmak • Performans hedeflerini yeniden değerlendirmek • Değerlendirmede ilgili notları almak ve kayda geçirmek • Takip etmek
Hazırlık Yapmak: Organizasyonda bulunan yönetici ve çalışanların geçmiş dönem üzerine düşünme ve değerlendirme yaptıkları aşamadır.
Performans Değerlendirme Toplantısını Yönetmek: Performans değerlendirmesinin yapılacağı personel ile gerçekleştirilecek değerlendirme toplantısı, güven ve anlayış ortamı içerisinde gerçekleştirildiğinde personelin daha rahat olmasına, kendisini ifade edebilmesine ve hatta kendi kendisini değerlendirmesine olanak sağlayacaktır.
İyi ve Kötü Performansı Tanımlamak: Performans değerlendirmenin bu aşamasında çalışana verilen hedeflerle ilgili ne kadar başarılı olduğu, hedefe hangi ölçüde yaklaştığı, beklenen ile mevcut performans arasında ne kadar mesafe olduğu (boşluk olup olmadığı) tespit edilir.
Performans Boşluklarının Altında Yatan Nedenleri Bulmak: Faaliyetlerin gerçekleştirilme süreci ile ilgili sorunların bulunabileceği de düşünülerek personel ile iletişime geçilmesi, çok önemli olan hataların değerlendirilmesi ve onların endişe duymadan cesurca değerlendirme yapmalarının sağlanması yoluyla performans boşluklarına neden olan durumlar ortaya çıkarılmalıdır.
Performans Boşluklarını Doldurmak İçin Planlama Yapmak: Çalışanlarla iletişime geçilerek söz konusu soruna kendilerinde bulunan çözüm önerileri alınmalıdır.
Performans Hedeflerini Yeniden Değerlendirmek: Performans hedeflerinin değerlendirmeler sonucunda yeniden gözden geçirilmesi, personelin performans hedefine ulaşabilmesi için gerekli ihtiyaçların yeniden tespit edilmesini sağlamakta ve bununla ilgili geçmiş dönemde ortaya çıkan aksaklıkların giderilmesine yardımcı olmaktadır.
Değerlendirmede İlgili Notları Almak ve Kayda Geçirmek: Değerlendirme sürecinde ilgili notların alınması ve bunların kayda geçirilmesi, değerlendirme ile ilgili daha sonra ortaya çıkabilecek belirsizliklere engel olacaktır.
Takip Etmek: Gelişim planına göre ne kadar ilerlemenin sağladığını ortaya koyabilmek için performansını artırması beklenen personellerin motivasyonlarının artması ve ihtiyaç duydukları şeylerin karşılanması adına takip edilmesi ve izlenmesi gerekmektedir.
Performans Değerlendirmenin Amacı
Organizasyonlar da etkili olması beklenen performans değerlendirmenin amaçları şu şekilde sıralanmaktadır;
• Organizasyonda gerekli olan personelin temin edilmesini ve uygun departmana yerleştirilmesini sağlamak • Organizasyon ile ilgili yapılacak değerlendirmenin ciddiyetle ve nesnel ölçütlerle yapılmasını sağlamak • Personele performanslarını görebilme konusunda yardımcı olmak • Personelin gerçekleşen performanslarının ödüllendirilmesinde organizasyona ölçütler sunmak • Gerekli olduğunda personellerin eğitim ihtiyacını belirlemeye ve eğitimin hangi konular üzerine olması gerektiğini tespit etmeye yardımcı olmak • Organizasyonda gözetim ve denetimin etkinleştirilmesine, daha sistemli bir yapıya dönüştürülmesine ve bunun takip edilmesine katkı sunmak • Personelin performansla uyumlu olmayan davranışlarını değiştirmeye, uyumlu olan davranışları ise geliştirmeye yardımcı olmak • Personelde güven hissini sağlamlaştırmak ve motivasyonu üst seviyelere ulaştırmak • Organizasyonda iletişimi güçlendirerek birey ve organizasyonun bir durumu algılama farklılıklarını tespit etmek • Organizasyona gelecek ile ilgili organizasyon ve personel hakkında bilgi birikimi sağlamak
Performans Değerlendirme Süreci
Değerlendirme süreci, iletişimin ve bir çalışanın çabasının organizasyonel amaçlara ulaşmaya etkili bir biçimde yardımcı olacağına odaklanmasını sağlamanın bir yoludur.
1. Performans Standartlarının Oluşturulması: Performans değerlendirme süreci ilk olarak performans standartlarının organizasyonun daha
önceden belirlenmiş stratejik hedefleriyle uyumlu bir şekilde oluşturulmasıyla başlamaktadır. 2. Çalışanlara Beklentilerin Bildirilmesi: Çalışanların, organizasyona dair kendilerinden nelerin beklendiğini tahmin etmek zorunda kalmamaları için beklentilerin yazılı talimatlar, videolar, tanıtım gösterileri gibi çeşitli yollarla ve farklı zamanlarda bildirilmesi gerekmektedir. 3. Gerçek Performansın Ölçülmesi: Performans değerlendirme sürecinde üçüncü aşama gerçek performansın ölçülmesidir. 4. Gerçek Performansın Standartlarla Karşılaştırılması: Dördüncü aşamayı ifade eden bu bölümde standart performans ile gerçek performans arasındaki sapmalar belirtilmektedir. Performans değerlendirme formunda, performans standartlarına ilişkin açıklamaya yer verilmelidir. 5. Değerlendirmenin Çalışanlar İle Birlikte Ele Alınması: Değerlendirme yapan kişiler için zor görevlerden biri de çalışanlara doğru bir değerlendirme sunmaktır. Yöneticinin süreçte ilk ilgilenmesi gereken konulardan biri de duygusal zorluğu ortadan kaldırmak olmalıdır. 6. Gerektiğinde Düzeltici Faaliyetlerin Başlatılması: Performans değerlendirme sürecinde son aşama gerektiğinde düzeltici faaliyetlerin tanımlanmasıdır.
Performans Değerlendirme Yöntemleri
Organizasyonlarda yönetim, çalışanların performansını değerlendirirken organizasyonun yapısından iş görme yöntemlerine kadar var olan farklılıklardan dolayı çeşitli yöntemlerden yararlanmaktadır. Bu yöntemler;
• bireysel, • kıyaslamaya dayalı • bütüncül
olmak üzere üç başlık altında gruplandırılmıştır.
Bireysel değerlendirme yöntemleri; kritik olay, kontrol listesi, grafik derecelendirme ölçeği ve zorunlu tercih yöntemleri;
Kıyaslamaya dayalı değerlendirme yöntemleri; sıralama, zorunlu dağılım ve puan tahsis yöntemleri;
Bütüncül değerlendirme yöntemi; amaç esaslı, davranış esaslı, 360 derece geri bildirimli ve değerlendirme merkezli değerlendirme yöntemleri ise olarak ifade edilmektedir.
Bireysel Değerlendirme Yöntemi
Performans değerlendirmede çalışanın kuruma katkı sağlama noktasında sergilediği davranışların ve iş ile ilgili taşıdığı özelliklerin sadece bireysel olarak değerlendirildiği kıyaslamanın yapılmadığı yöntemlerdir.
I. Kritik olay değerlendirme yöntemi II. Kontrol listesi değerlendirme yöntemi III. Grafik derecelendirme ölçeği değerlendirme yöntemi IV. Zorunlu tercih değerlendirme yöntemi
Kıyaslamaya Dayalı Değerlendirme Yöntemi
Çalışanların birbirleriyle karşılaştırıldığı kıyaslamaya dayalı bu değerlendirme sıralama, zorunlu dağılım ve puan tahsis yöntemlerini içermektedir.
Sıralama Değerlendirme Yöntemi: Sıralama değerlendirme yöntemi üç farklı şekilde uygulanmaktadır. İlki, basit sıralama değerlendirme yöntemidir. İkincisi, karşılaştırmalı sıralama değerlendirme yöntemidir. Alternatif olarak üçüncü yöntem ise değerlendirmeyi yapan kişinin önce en başarılı ve en başarısızı, daha sonra ikinci en başarılı ve en başarısızı şeklinde oluşturulan tablonun ortasına doğru ilerleyerek tüm çalışanları kaydetmesi şeklinde gerçekleşmektedir.
Zorunlu Dağılım Değerlendirme Yöntemi: Grup sırasına göre sıralama olarak da adlandırılan ve çalışanların belirli başarı grupları içerisinde belirtildiği bu yöntemde genellikle yüzde 20’lik bölümlere ayrılan dilimlerde çalışanlar, en başarılı yüzde 20’den en başarısız yüzde 20’ye kadar oluşturulan bir bölüme kaydedilmek suretiyle değerlendirilirler.
Puan Tahsisi Değerlendirme Yöntemi: Belirlenen sabit bir puanın, çalışanların sergiledikleri performanslara göre paylaştırılarak çalışanlar arasında en çok puan alandan en az puan alana doğru bir sıralama yapılması suretiyle gerçekleştirilen değerlendirme türüdür.
Bütüncül Değerlendirme Yöntemi
Çalışanların organizasyonda ortaya koydukları katkının düzeyine göre yapılan değerlendirmeyi ifade eden bütüncül değerlendirme yöntemi dört şekilde uygulanmaktadır:
• Amaç esaslı değerlendirme • Davranış esaslı değerlendirme • 360 derece geri bildirimli değerlendirme • Değerlendirme merkezli değerlendirme
Amaç Esaslı Değerlendirme Yöntemi: Peter Drucker tarafından geliştirilen amaçlara göre yönetim anlayışından hareketle ortaya konulan bu değerlendirme yöntemi, organizasyonda bazı amaçların tespit edilmesi ve onlar üzerine odaklanılmasını gerekli kılmaktadır.
Davranış Esaslı Değerlendirme Yöntemi: Çalışanların organizasyonla ilgili görevlerini yerine getirmelerinde göstermiş oldukları davranışlara odaklanan bu yöntemde, performans değerlendirmesi, sergilenen davranışların derecelendirilmesi esasına dayanmaktadır.
360 Derece Geri Bildirimli Değerlendirme Yöntemi: Organizasyon ve çalışanlarının etkinliğini artırmaya odaklanan değerlendirme yöntemi, ulaşılabilen en fazla veriyi toplayarak bir çalışanın görevi nedeniyle iletişimde bulunduğu diğer çalışanlar ile organizasyondan mal ya da hizmet alanlar tarafından değerlendirilmesini ifade etmektedir.
Değerlendirme Merkezli Değerlendirme Yöntemi: Görevin gerektirdiği davranışların belirlenmesi sonrasında daha
sağlıklı bir değerlendirmenin yapılabilmesi için ölçekler tespit edilmektedir.
Performans Değerlendirmede Karşılaşılması Muhtemel Hatalar
Organizasyonlarda performans değerlendirmesi yapılırken kullanılan formların güncelliğini yitirmiş olması, değerlendirmeye ilişkin iyi bir eğitimin alınamaması, zaman yetersizliğinden değerlendirmede bazı adımların atlanması, değerlendiricilerin değerlendirme yöntemleri gibi nedenler uygun geri bildirim alınması zorlaştırmakta ve değerlendirmenin yönünü değiştirerek değerlendirmede hatalara yol açmaktadır.
Hoşgörü Hatası: Değerlendiricinin personeli kendi değer sistemine göre değerlendirmesinden kaynaklanan performans değerlendirmesinin çarpıtılmasıdır. Hoşgörü hatası, bazı değerlendiricilerin herkesin içindeki en iyiyi görmeyi istemeleri ya da çeşitli sebeplerden dolayı hükümlerinde daha katı olmaları durumudur.
Hâle Hatası: Bir personelin herhangi bir kişisel özelliğine göre değerlendirilmesinin, diğer kişisel özelliklerine yönelik değerlendirmeyi etkilemesi durumunda ortaya çıkan performans değerlendirme hatasıdır.
Benzerlik Hatası: Değerlendiricilerin kendilerini algıladıkları şekilde personeli değerlendirmeleri durumunda ortaya çıkan performans değerlendirme hatasıdır.
Değerlendiricinin Motivasyonunun Düşük Olması: Değerlendirici, değerlendirmede personele ait performansın yetersiz olduğu sonucuna varırsa ve yetersizlik durumu personelin geleceğini olumsuz yönde etkilemesi söz konusu ise gerçekçi bir değerlendirme sunmayabilir ancak yapılan performans değerlendirmesi organizasyon kararlarına etki edeceğinden bu düşünceden bağımsız bir değerlendirmenin yapılması gerekmektedir.
Merkezi Eğilim: Değerlendiricinin, bir grafik değerlendirme ölçeğinde mükemmel ya da kabul edilemez gibi iki aşırı ucu kullanmamayı tercih etmesi durumunda ortaya çıkan ve değerlendirme seçeneklerini kısıtlayarak tüm personelin ortalama ağırlığında değerlendirilmesine yol açan performans değerlendirme hatasıdır.
Kontrast Hatası: Değerlendiricinin birkaç personeli çok kısa sürede değerlendirmesi sonucu ortaya çıkan hata türüdür.
Uygun Olmayan Performans İkameleri: Genellikle değerlendirmede performans ile arasında sıkı bir yakınlık olduğu varsayılan, performans ikameleri olarak değerlendirilen ve performansın yerine geçen bazı kriterler bulunmaktadır. Bu kriterlerden biri ya da birkaçı bazı organizasyonlarda performansın bir parçası hâline de gelebilir ancak seçilen ikame her zaman her iş için uygun olmayabilir. Örneğin heves bir öğretmenin etkinliğini artırabilir ancak itfaiye mesleği ile uğraşan bir personelin etkinliğini artırmak için hevesin çok önemi yoktur.