LOJ431U-LOJİSTİK MALİYETLERİ VE RAPORLAMA
Ünite 3: Lojistik Maliyetlerin Planlanması ve Bütçeleme
Plan ve Planlama Kavramı
Plan, amaca ulaşmak için atılacak olan adımların belirlenmesidir.
Planlama, planda belirlenen amaçlara ulaşabilmek için ilgili süreçlerin tanımlanmasıdır.
Planlama Süreci
Yapılacak faaliyetlerin planlanması, iş süreçlerinin kimler tarafından nasıl yerine getirileceğinin ortaya konması, bu süreçlerin nasıl ve ne şekilde yönetileceğinin planlanması bu faaliyetler sonucu ortaya çıkacak maliyetlerin de önceden çok daha iyi bir biçimde hesaplanmasına ve kontrol edilmesine olanak sağlar. İyi bir planlama süreci temel olarak aşağıdaki adımları içerir;
• Amaçların Belirlenmesi: Planlama sürecinin ilk aşamasını oluşturan bu adımda işletmenin üst yönetimi temel amacı belirler. • Olanakların Araştırılması: Bu aşamada, işletmenin belirlemiş olduğu temel amaca ulaşabilmek için gerek işletme içi gerekse işletme dışı olanaklar tespit edilir. • Alternatiflerin Belirlenmesi ve Karşılaştırılması: Bu aşamada işletme elindeki alternatifleri belirler. Alternatifler belirlendikten sonra bunların değerlendirilmesine geçilir. Bir başka deyişle alternatifler arasında fayda-maliyet analizi yapılır. • En Uygun Seçeneğin Belirlenmesi: Üst yönetimin alternatifler arasından karar verdiği aşamadır. İşletmenin alternatifleri değerlendirilmiş ve amaca en uygun olanı seçilmiştir. Burada alternatiflerden hiçbirisi de seçilmemiş veya karar ertelenmiş de olabilir. • Planın Uygulamaya Alınması: İşletmenin planı uygulamaya aldığı ve plan hedefleri doğrultusunda alt hedefleri (programları) belirlediği aşamadır. Alt hedefler ana hedef çerçevesinde yürütme işlerinden sorumlu personel tarafından devreye alınır. • Uygulanan Planın Denetlenmesi: Planlama sürecinin son aşaması olan denetleme kısmında belirlenen plan ile oluşan durumun karşılaştırıldığı ve olumlu veya olumsuz sapmaların belirlendiği bir aşamadır. Eğer planlamanın son aşaması gerektiği gibi yerine getirilmez ise yani denetleme aşaması olması gerektiği gibi olmazsa planlar sadece birer yazılı belge niteliği taşımaktan öteye geçemez.
Lojistik Maliyetlerin Planlanması
Lojistik Faaliyetler ve Planlama
Gerek işletmelerin kendileri tarafından yerine getirilen gerekse işletme dışından hizmet satın alımı yoluyla “Üçüncü Parti Lojistik İşletmeleri-3PL”, yerine getirilen faaliyetler olsun lojistik faaliyetlerin düzenli bir biçimde yapılabilmesi, ancak iyi bir planlama sürecinin bilimsel yöntemler kullanılarak oluşturulmasına bağlıdır.
“Birinci Parti Lojistik-PL”: üretici bir firma, perakende sektöründe faaliyet gösteren bir firma veya bir gönderici olabilir. “İkinci Parti Lojistik-2PL”: Birinci parti işletmelere doğrudan hizmet veren geleneksel taşımacılık faaliyetleri yapan, depolama hizmeti veren varlık bazlı veya yatırım bazlı işletmelerdir. Örneğin, taşıma şirketleri, tır filoları, depo yerleri, antrepolar vb. “Üçüncü Parti Lojistik-3PL”: Bir üretim veya bir ticaret işletmesinin tamamen veya kısmen lojistik faaliyetlerini yürüten alanında uzman işletmelerdir. Bu işletmeler kendi dağıtım filolarına sahip olabileceği gibi hizmet sunarken 2 PL işletmeleri de kullanabilirler.
Lojistikte planlama, müşterilere sunulan hizmet düzeyini yüksek seviyede tutmak ve toplam lojistik maliyetlerini azaltmaktır. Lojistikte planlama konusuna ana faaliyet konusu lojistik faaliyetleri yerine getirmek olan işletmeler açısından bakıldığında ise en temel lojistik planlama alanlarının aşağıdaki gibi sınıflandırıldığı görülmektedir:
• Müşteri Hizmet Düzeyi • Tesis Kuruluş Yeri Stratejisi • Envanter (Stok) Kararları • Ulaştırma Stratejileri
Lojistikte maliyetlerin planlanması, müşteri hizmetleri, stok bulundurma, ulaştırma ve depolama maliyetlerinin önceden tahmin yöntemleri kullanarak bütçelenmesidir. Lojistik maliyetler de iyi planlanarak yönetilirse diğer işletmelere göre bir adım önde olabilmenin stratejik bir anahtarı olabilirler. İşletmelerde temel planlanması gereken lojistik maliyetler:
• Müşteri Hizmetleri Maliyetleri • Stok Bulundurma Maliyetleri • Ulaştırma Maliyetleri • Depolama Maliyetleri • Diğer Lojistik Maliyetleri (Talep Tahmini Maliyetleri, Sipariş İşletme Maliyetleri, Dağıtım Maliyetleri, Malzeme Elleçleme Maliyetleri, Ambalajlama Maliyetleri, Geri Dönüşüm Maliyetleri)
Lojistik faaliyetler sonucu ortaya çıkan bu maliyetler iyi bir biçimde planlandığı takdirde maliyet hesaplamaları ve yönetimi de daha doğru bir biçimde olacaktır. Burada önemli olan nokta birçok faaliyetin içinde gizli kalabilen gerek direkt gerekse endirekt nitelikli lojistik maliyetleri tespit edebilmek ve bunları önceden planlayabilmektir. Lojistik maliyetlerin planlanması ve kontrol edilmesinde ise bütçeler, standart maliyetler, verimlilik standartları ve istatistiksel süreç kontrolleri kullanılmaktadır.
Bütçe ve Bütçeleme Kavramı
Bütçe, işletmelerin gelecek dönemler için belirlemiş oldukları planlara ait değer hareketlerinin önceden tahmin yöntemleri kullanarak, miktar ve tutar olarak gösterildiği rapor veya raporlar dizisidir.
Bütçeleme, bütçelerin düzenlemesine ilişkin yöntemler bütünüdür.
Bütçelemenin Temel İlkeleri
İşletmelerde hazırlanan bütçelerin başarıya ulaşmasındaki en temel nokta; bütçe çalışmalarında belirli ilkelerin mutlaka dikkate alınması gerektiğidir. Bütçelemenin temel ilkeleri genel hatlarıyla aşağıda sıralandığı gibidir;
• Üst Yönetim Desteği İlkesi • Örgütsel Uyum İlkesi • Katılımcılık İlkesi • Sorumluluk Muhasebesi İlkesi • Gerçekçilik İlkesi • Esneklik İlkesi
Bütçelerin Amaçları
Bütçelerin amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Planlama yapmak • Koordinasyonu sağlamak • İletişimi güçlendirmek • Motivasyon sağlamak • Kontrolü ve performans değerlendirmeyi sağlamak
Bütçeler ne kadar özenle hazırlanırsa hazırlansın hiçbir zaman yönetimin yerini alamaz. Bütçelerin başarıya ulaşabilmesi temel ilkelerin sıkı sıkıya uygulanmasına bağlıdır. İşletmelerde yapılan bütçe çalışmalarının ve bütçe hedeflerinin işletme çalışanları üzerinde baskı yaratmaması da üst yönetimin özenle üzerinde durması gereken bir konudur.
Bütçelerin Hazırlanması
İşletmelerde hazırlanan bütçeler “genel işletme bütçesi” veya “ana bütçe” olarak adlandırılır. Bütçe hazırlık çalışmalarında en önemli nokta üst yönetimin desteği, departmanlar arası yakın işbirliği, tüm çalışanların bütçe rakamlarına inanması ve bütçe çalışmalarına etkin bir şekilde katılması, hazırlanan bütçenin tamamen yazılı bir metin veya tablolar bütünü olarak kalmaması yani fiilen uygulanması ve bütçenin denetimidir.
Bütçeler iyi bir koordinasyon aracı da olabilir. Nitekim işletmenin hedefleri doğrultusunda çalışan ve her birimin kendi hedeflerinin olduğu bir yapıda bütçeler amaç birliği sağlayarak aynı hedefe giden departmanlar arasında etkin bir koordinasyon sağlayabilir. Böylelikle zaman ve emek tasarrufu da yapılmış olur. Bütçeler iyi planlama sonucu ortaya çıkan planlar olduğu için aslında bir performans değerleme aracı olarak da düşünülebilir. Dönem sonları veya ara dönemlerde yapılan değerlendirmelerde her departman yöneticisi ve çalışanları planlanan durum ile fiilî durum karşısında performans değerlemesine tabi tutulabilir. Aynı zamanda planlanan ile fiilî durumu karşılaştırmak için bir rehber ve kontrol aracı görevini de üstlenirler.
Bütçe konusunda dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta da bütçeler kati ve değiştirilemez olmamalı gerek
işletme içi gerekse piyasa kaynaklı değişikliklere uyarlanabilecek bir yapıda olmalıdır. Yani bütçeler değişen koşullar karşısında esnek bir yapıda olmalıdır. Diğer taraftan bütçelenen (planlanan) durumlarla cari dönem içinde oluşan fiilî durumlar arasındaki sapmalar (farklar) mutlaka sorumluluk muhasebesi temelinde ele alınmalıdır. Yani sapmaların hangi bütçelerden olduğu ve bu bütçenin hangi departman ile ilişkili olduğu ve ilgili yönetici ve personeli de kapsayacak şekilde değerlendirilmelidir. Bütçe hazırlama süreci öncelikle işletmedeki bütçe departmanının öncülüğünde ve diğer tüm departmanların da katılımıyla aşağıdaki adımlar izlenerek yerine getirilmelidir:
• Bütçeleme bölümünün çalışmalara başlaması, • Bütçe komitesinin oluşturulması, • Bütçe el kitabının hazırlanması, • Bütçe takviminin belirlenmesi, • Bütçe döneminin belirlenmesi.
Bu adımlar sağlıklı bir işletme bütçesi hazırlamanın önemli bir kılavuzudur. İşletme bütçeleri hazırlanırken genellikle bir yılı kapsayan dönemler dikkate alınarak bütçeler hazırlanır. Fakat bir yılın dışında da daha uzun dönemi kapsayan uzun dönemli bütçelerin hazırlandığı da görülmektedir. Bir yıldan daha uzun bir dönemi kapsayan bütçeler genellikle stratejik bütçeler olup Ar-Ge faaliyetleri için ve konsept ürün veya hizmetler dikkate alınarak hazırlanırlar. Bu bütçeler üç veya beş yıllık dönemleri içeren konsept ürün veya hizmetler için hazırlanan bütçeler olup şu an için seri olarak üretilmesinin ve tüketilmesinin ekonomik olmadığı, var olan mevcut ürün ve hizmet sunma modellerinin ekonomik olarak daha ömrünü tamamlamadığı için seri üretime geçilmeyen fakat izleyen yıllarda üretilecek olan mal ve hizmetleri dikkate alarak hazırlanan bütçelerdir.
Üst yönetim tarafından planlama ve kontrol için kullanılan işletme bütçeleri aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:
• Konularına Göre Bütçeler o Gider Bütçeleri o Gelir Bütçeleri • Yaklaşımlarına Göre Bütçeler o Proje Bütçeleri o Dönem Bütçeleri • Amaçlarına Göre Bütçeler o Program Bütçeleri o Faaliyet Bütçeleri • Teknik Yapılarına Göre Bütçeler o Durağan Bütçeler o Karşılaştırmalı Bütçeler o Esnek Bütçeler • Kapsamlarına Göre Bütçeler o Kısım Bütçeleri o Genel Bütçeler • Niteliklerine Göre o Sabit Bütçeler o Hareketli Bütçeler
• Rakamların Niteliğine Göre Bütçeler o Miktar Bütçeleri o Tutar Bütçeleri • Başlangıç Rakamlarına Göre Bütçeler o Klasik Bütçeler o Sıfır Tabanlı Bütçeler • Finansal Faaliyetlere Göre Bütçeler o Finansman Bütçesi o Yatırım Bütçesi o Nakit Bütçesi
Lojistik Maliyetlerin Bütçelenmesi
Bir işletmede gerek ana (işletme) bütçe hazırlanırken gerekse standartlar belirlenirken fonksiyonel temele göre sınıflandırılmış giderler dikkate alınmakta ve hazırlanan bütçeler de fonksiyonel sınıflandırma temeline göre düzenlenmektedir. Fakat yapılan bu sınıflandırmada da giderlerin tam anlamıyla bu sınırlar içerisinde kaldığı söylenemez. Örneğin, lojistik faaliyetler ele alındığında lojistik faaliyetler sonucu oluşan maliyetlerin birçok faaliyet ile yakından ilişkisi vardır. Dolayısıyla lojistik maliyetler ile ilgili bir bütçe çalışması yaparken birçok faaliyetin içerisinde gizli kalmış olan lojistik maliyetlerini tespit etmek oldukça kritik bir öneme sahiptir.
Lojistik faaliyetler göle atılan bir taş gibi düşünüldüğünde etrafa sıçrayan su damlaları birçok alanı etkisi altında bırakabilmektedir. Bu durum da lojistik maliyetlerin birçok faaliyetin içerisinde gizli kalabildiğini göstermektedir. Birçok faaliyetin içerisinde gizli kalmış olan lojistik maliyetleri tespit etmek de toplam maliyet analizi yaklaşımını ortaya çıkarmıştır. Bu anlamda toplam maliyet analizinin amacı, işletmede alınan kararlar sonucu maliyetlerdeki değişimleri belirleyebilmek ve izlemektir. Faaliyetler sonucu oluşan maliyet unsurlarının birinde ortaya çıkan bir değişiklik toplam maliyetlerde de değişikliğe neden olacaktır.
Buradaki kritik nokta işletmede yapılmakta olan pek çok faaliyetin içerisinde gizli bir biçimde kalmış olan lojistik maliyetlerini bulabilmektir. Bu işlem lojistik maliyetlerinin çok daha iyi bir biçimde bütçelenmesine yardımcı olacaktır. Yapılan çalışmalar göstermektedir ki lojistik maliyetlerinde %10 oranında bir azalma, işletme karlarında ortalama %20 oranında bir artışla sonuçlanmaktadır. Lojistik maliyetlerini kontrol ve azaltma ise iyi planlanarak yürürlüğe girmiş bütçeler yardımıyla olur. Eğer işletmelerde lojistik maliyetlerine dönük olarak bir bütçeleme yapılmazsa dönem sonunda işletmenin elinde sadece döneme ilişkin fiili maliyetler olacak ve bu maliyetleri karşılaştırabileceği önceden bütçelediği maliyetler olmayacağı için herhangi bir maliyet kontrolü ve azaltımı da söz konusu olmayacaktır.
Bütçe Farklarının Analizi ve Muhasebeleştirilmesi
İşletmelerde bir sonraki dönem için hazırlanan bütçeler işletmenin geçmiş yıl verilerinden yararlanarak hazırlanırlar. Eğer işletme yeni kurulmuş ve elinde herhangi bir veri seti yok ise benzer işletmelerin proforma
rakamlarını da kullanabilir. Bir sonraki dönem için hazırlanan bütçeler önceden saptanmış maliyet yöntemlerine (tahminî veya standart) göre hazırlanırlar. Bu anlamda hazırlanan bütçeler kesin, kati, değiştirilemez rakamlardan oluşmaktan ziyade esnek bir yapıda olmalı ve gerektiğinde düzeltici işlemleri yapabilmeye olanak sağlamalıdır.
Tahminî veya standart rakamlara göre hazırlanan bütçeler ile dönem sonunda ortaya çıkan fiilî bütçe rakamları arasında sapmalar (farklar) ortaya çıkabilir. İşletmelerin bütçe departmanları dönem sonlarında ortaya çıkan fiilî rakamlar ile bütçelenen rakamları karşılaştırır ve gerekli fark (sapma) analizlerini yaparak ortaya çıkan sapmaları fark hesapları adı verilen hesaplarda muhasebeleştirir.
• Gider hesapları: Bu hesaplar, dönem içinde yapılan ve tahakkuk ettirilen giderlerin izlendiği ve borçlarına kaydedildiği hesaplardır. Gider hesaplarına yapılacak kayıtlara ilişkin olarak düzenlenecek muhasebe fişlerinde gider yerleri ve gider çeşitleri hesaplarına ait numaralar birlikte yazılır. • Gider yansıtma hesapları: Bu hesaplar, “fiilî maliyetlerin” uygulandığı durumlarda gider hesaplarında toplanan giderlerin tümünün bu hesapların alacağına; önceden saptanmış maliyet yöntemlerinin kullanılması durumunda ise yine bu hesapların alacağına ve bunlara göre saptanan giderlerin ilgili hesaplara yansıtılmasını sağlamak amacıyla kullanılır. • Fark hesapları: Bu hesaplar, önceden saptanmış maliyet yöntemlerinin uygulanması halinde fiili giderler ile önceden saptanmış giderler arasındaki farkların kaydedildiği hesaplardır. Fark hesapları borç ve alacak kalıntısı verebilir. • 74-Hizmet üretim maliyeti: Bu grup hizmet işletmeleri ile ilgilidir. Hizmet işletmelerinde 71, 72 ve 73 gruplarda yer alan hesaplar kullanılmaz. Bu hesaplar yerine bu gruptaki hesaplar kullanılır. Hizmet işletmelerinin üretim maliyetlerinin izlenmesinde kullanılan hesaplar bu grupta yer alır (740 Hizmet Üretim Maliyeti, 741 Hizmet Üretim Maliyeti Yansıtma Hesabı, 742 Hizmet Üretim Maliyeti Fark Hesapları)
Lojistik faaliyetlere ilişkin olarak yapılan bütçe çalışmalarında mutlaka fiilî sonuçlarla karşılaştırmaların yapılması ve ara raporlama dönemlerinde ortaya çıkan farkların lojistik hizmet maliyetlerine olumlu veya olumsuz olarak yansıtılması gerekir. Lojistik maliyetlere ilişkin olarak ortaya çıkabilecek farklar aşağıdaki gibi formüle edilebilir:
Lojistik Maliyetler Bütçe Farkı = Fiilî Lojistik Maliyetler- Bütçelenmiş Lojistik Maliyetler