LOJ431U-LOJİSTİK MALİYETLERİ VE RAPORLAMA
Ünite 2: Lojistik Maliyetler ve Muhasebe Bilgi Sistemi
Giriş
Lojistik, bir mal ya da hizmetin üretiminden tüketiciye sunumuna kadar olan süreçlerde nakliye, depolama, ambalajlama ve dağıtım gibi tüm faaliyetleri ifade etmektedir. Lojistik maliyetler, işletmelerin lojistik faaliyetlerle ilgili olarak katlandıkları tüm maliyetleri kapsar. Lojistik maliyetler, işletmelerin toplam maliyetleri içinde önemli bir paya sahiptir. Bu sebeple lojistik maliyetlerdeki tasarruf işletmelerin kârlılığını olumlu yönde etkilemektedir. Bu durum işletmeleri lojistik maliyetlerin belirlenmesi, hesaplanması ve yönetimi konusunda zorunlu kılmaktadır.
Lojistik maliyetinin hesaplanabilmesi için söz konusu maliyetlerin belirlenmesi, faaliyet yerlerine dağıtılması ve maliyet taşıyıcılarına yüklenmesi gerekmektedir. Bu ünitede, lojistik maliyetler ve muhasebe bilgi sistemi ele alınmıştır.
Lojistik Maliyetler
Lojistik maliyetler, bir ürünün tedarik edilmesinden, müşteriye teslim edildiği ana kadar yapılan bütün faaliyetlerle ilgili maliyetleri kapsamaktadır. Dolayısıyla lojistik faaliyet sürecine ilişkin maliyetlerin yönetimi, bu süreçteki her bir lojistik faaliyeti etkileyen masrafların ölçülmesi, kayıt altına alınmasını ve analiz edilip yorumlanmasını zorunlu kılmaktadır.
Lojistik Maliyeti Türleri
Lojistik maliyet çeşitleri;
• Nakliye Maliyetleri, • Depolama Maliyetleri, • Stok Bulundurma Maliyetleri, • Stok Bulundurmama Maliyetleri, • Personel Maliyetleri, • Navlun, Sigorta ve Gümrükleme Maliyetleri, • Kullanılan Araç ve Donanımın Amortismanı veya Kirası
gibi maliyetlerden oluşmaktadır.
Nakliye Maliyetleri: Taşıma maliyetleri ürün ya da hizmetin işletmeye girişinden, çıkışına ve müşteriye ulaşıncaya kadar gerçekleşen maliyetlerden oluşmaktadır ve taşınan ürünün özelliklerine bağlı olarak masraflar değişmektedir. Günümüzde birçok işletme dış kaynak kullanarak yerine getirdiği taşıma maliyetlerini düşürülebilmektedir. Dağıtım maliyetleri içinde en önemli paya taşıma maliyetleri sahiptir.
Depolama Maliyetleri: Depolama maliyetleri ilk madde ve malzeme, yarı mamul ve mamullerin depolanmasına ilişkin maliyetlerden oluşmaktadır. Bu maliyetlerin bir kısmı sabit ve bir kısmı ise değişken maliyet niteliğinde görülmektedir.
Stok Bulundurma Maliyetleri: Stokta bulundurma maliyetleri stok kontrolü, paketleme, yenileme ve atıkların imhası gibi faaliyetlerle oluşan, aşırı stok bulundurma ya
da az stok bulundurmanın fırsat maliyeti, sigorta, vergiler, hasarlardan kaynaklanan bozulmalar, eskimeler, çalınma ve yer değiştirme gibi maliyetlerdir. Söz konusu maliyetler, lojistik maliyetleri içerisinde en yüksek paya sahiptir. Stok bulundurma maliyetleri; sermaye maliyeti, stok hizmet maliyeti, depolama alanı maliyeti, stok riski maliyetleri ve stok aktarma maliyeti olarak gruplandırılabilir.
Stok Bulundurmama Maliyetleri: İşletmede gelen talebi karşılayacak yeterli düzeyde stok bulunmamasından dolayı ortaya çıkacak olan maliyetlerdir.
Personel Maliyetleri: Lojistik faaliyetlere katkıları olan işgücü ile ilgili tüm ekonomik fedakârlıkları içermektedir. Personel maliyetleri, işgücünün işe alınmasıyla birlikte başlayıp ve iş akdinin bitimine kadar devam etmektedir.
Navlun, Sigorta ve Gümrükleme Maliyetleri: Navlun, dış ticaret işlemlerinde herhangi bir ulaşım yolu ile yapılan taşıma hizmetine ve taşıma hizmeti karşılığında ödenen bedele verilen genel isimdir.
Kullanılan Araç ve Donanımın Amortismanı veya Kirası: Amortisman, lojistik faaliyetlerde kullanılan tüm duran varlıkların kullanımları neticesinde yıpranma, aşınma ve eskime payıdır. Lojistik faaliyetlerde kullanılan araç ve donanım için ödenen kira da bir lojistik maliyettir.
Ortaya Çıkış Zamanına Göre Lojistik Maliyeti Türleri
a) Girdi düzeyinde lojistik maliyetler: Satın alma, taşıma ve stoklara kabul aşamasında ortaya çıkan lojistik maliyetler b) Stoklama düzeyinde lojistik maliyetler: Stoklara kabul ve üretim sırasında ortaya çıkan depolama yükleme ve boşaltma gibi lojistik maliyetler c) Çıktı düzeyinde lojistik maliyetler: Stoklardan çıkış aşamasında ortaya çıkan sevkiyat ve yollama gibi lojistik maliyetler
Genel Olarak Muhasebe Bilgi Sistemi
Muhasebe bilgi sistemi, yönetim bilgi sisteminin bir alt sistemidir. Muhasebe bilgi sistemi bir işletmenin varlıklarının ve kaynaklarının oluşumunu, ticari faaliyetler sonucunda bu varlık ve kaynaklarda meydana gelen artış ve azalışları izleyen ve işletmenin finansal açıdan durumunu açıklamak amacıyla bilgi üreten ve bunları ilgili kişi ve kuruluşlara ileten bir bilgi sistemidir.
İşletme ile ilgili taraflara bilgi sunmak üzere kurulan muhasebe bilgi sisteminin temel çıktıları çeşitli finansal tablolardır. Finansal tablolar sayesinde kullanıcılar işletmenin varlıkları, borç ve öz sermayesi konusunda değerlendirme yapma imkânı bulmaktadırlar. Muhasebe bilgi sistemi, işletme sonuçları üzerindeki kamu payını ve bunun işletme eylemleri üzerindeki etkileri konusunda oluşturduğu bilgiler ile üst yönetime karar almasında yardımcı olmaktadır. Ayrıca, muhasebe bilgi sistemi, finansal muhasebe dışında kalan maliyet muhasebesi, planlama, denetleme ve işletme istatistiği gibi konuları içeren geniş bir bilgi sistemini oluşturmaktadır. Bu
bilgiler, işletme içindeki yöneticiler tarafından işletmenin faaliyetlerini yönetme ve denetlemede, işletme dışında ise, çeşitli ekonomik kararların alınmasında kullanılmaktadır. Muhasebe bilgi sistemi, dış çevre ile yoğun bir iletişim içindedir. İşletme olaylarını derleyip, planlayıp, denetleyip, işleyerek; bilgiler biçiminde, bilgiyi kullanacak olan kişilere ve yöneticilere ulaştırmaktadır. Günümüzde artık muhasebe bilgi sistemlerinin büyük bir çoğunluğunda bilgisayar ve onunla ilgili elektronik araçların kullanılması yaygın hâle gelmiştir.
Muhasebe Bilgi Sisteminin Unsurları
• Hesap Planı Sistemi • Belge Sistemi • Defter Sistemi
Hesap Planı Sistemi: En temel haliyle hesap planı bir işletmede kullanılacak hesapların sistemli bir şekilde yer aldığı listedir şeklinde tanımlanmakta ve muhasebe sisteminin çatısını oluşturmaktadır. Hesap planı, aynı tür işlemlerin aynı hesaplara kaydedilmesini sağlamaktadır. Bu hesaplar hesap grupları içinde toplanmaktadır. Hesap grubu içindeki bu hesaplar da yapılarına ve özelliklerine göre kısımlara ayrılmaktadırlar. Özellikle üretim işletmelerinde işletmelerin özelliklerine göre hazırlanacak bir hesap planı gerek finansal muhasebe ve gerekse maliyet muhasebesinin tüm hesaplarını kapsaması gerekmektedir.
Belge Sistemi: Muhasebenin temel kavramlarından biri olan tarafsızlık ve belgelendirme kavramı, muhasebe kayıtlarının gerçeğe uygun ve belirli ilkelerle düzenlenmiş objektif belgelere dayandırılması gereğini ifade etmektedir. Ayrıca muhasebenin kaydetme fonksiyonunun yerine getirilmesi için işletme içinde ve dışında oluşabilecek sistemleştirilmiş bir bilgi ve belge akışı mutlaka gereklidir.
İşletmede bulunan ve muhasebe bilgi sisteminin ana unsuru olan belgeleri;
a. Dış kaynaklı belgeler b. İç kaynaklı belgeler
şeklinde sınıflandırılmaktadır.
Dış kaynaklı belgeler işletmenin üçüncü kişilerle yapmış olduğu ticari faaliyetler sonucunda üçüncü kişiler tarafından düzenlenen belgelerdir. İç kaynaklı belgeler ise işletmelerin kendi ihtiyaçlarına göre oluşturduğu ve sadece işletme içerisinde kullanılan belgelerdir.
Defter Sistemi: Yasal olarak tutulması zorunlu defterler kanunlarla belirlenmiştir. Birinci sınıf tüccarların bilanço esasına göre tutulması zorunlu defterler “yevmiye defteri”, “defter-i kebir” ve “envanter defteri”dir. Birinci sınıf tüccarlardan devamlı olarak imalat ile uğraşanlar ayrı olarak bir imalat defteri tutmalıdırlar. İkinci sınıf tüccarlar ise “işletme defteri” tutmak zorundadır. Ancak işletmeler, faaliyetlerini daha ayrıntılı takip etmek istiyorlarsa
özellikle üretim işletmelerinde farklı yardımcı defterler kullanmak yararlı olmaktadır.
Bilgisayarların muhasebede kullanılmaya başlanması ile birlikte çok daha fazla alt hesap açmayı mümkün kılmaktadır.
Muhasebe Bilgi Sistemi Süreci
Muhasebe bilgi sistemi (MBS), işletmede meydana gelen mali nitelikli işlemleri kaydetmekte, sınıflandırmakta, özetlemekte, raporlamakta ve bilgi kullanıcılarına iletmektedir. MBS bu işlevleri, işletmenin değer zincirini bütünleyen alt sistemlerle iletişim içerisinde yerine getirmektedir. Bu alt sistemler; muhasebeye konu olan finansal nitelikli işlemleri kaydetme aşamasından rapor- lama aşamasına kadar doğrudan etkileyen parasal ve parasal olmayan işlemleri kapsamaktadır.
Veri Kaydetme Sistemi, bilgi kullanıcıları için işletmenin bütününe yönelik olan işlemlerle ilgili günlük işletme faaliyetlerine ilişkin birçok belge ve dokümana bağlı verilerin muhasebe bilgi sistemine kaydedilmesine olanak sağlayan bir alt sistemdir.
Bir kaydetme sisteminde kaydedilecek işlemler, gruplara ayrılmaktadır. Bu işlem gruplarından her biri, birbirinden farklı türdeki finansal nitelikli işlemleri ele alarak işlemektedir. İşlemlere ilişkin veriler, kaydetme sisteminde ayrıntılı olarak ele alınmaktadır. Özellikle ticari faaliyetlere yönelik geliştirilen ticari uygulama yazılımları (MRP, ERP vb.), söz konusu işlemlere ilişkin binlerce veriyi, kaydetmekte ve raporlamaktadır.
Muhasebe Bilgi Sisteminin hazırladığı raporlar; Finansal tablolar ve yönetimsel raporlar olmak üzere başlıca iki kategoriye ayrılmaktadır. Finansal tablolar daha çok işletme dışı genel amaçlı taleplere yönelik olarak hazırlanmaktadır. Yönetimsel raporlar ise işletme içi özel amaçlı taleplere yönelik olarak hazırlanmaktadır.
İşletme faaliyetlerine ait verilerin, yevmiye defteri, büyük defter, dosyalar (veri tabanları) ve raporlardan oluşan kayıt ortamında yönetim ve diğer ilgililer için gerekli bilgilere dönüştürülmesi amacıyla kaydetme, sınıflandırma, hesaplama, özetleme ve raporlama işlemleri yapılır. Bu işlemler veri toplama ve süreçleme işlemleridir.
Kaydetme: Kayıt; veri veya bilgilerin toplanması, işleme tabi tutulmak üzere belgelendirilerek sisteme girişlerinin yapılması ve buna dayanarak işlemlerin yevmiye defteri, büyük defter, stok kartları gibi kayıt ortamlarına geçirilmesi işlemidir. Belgelendirme, mali nitelikteki bir işlemin; tarih, taraflar, konu, miktar ve tutar olarak ifade edilmesidir. Mali nitelikteki işlemlerin belgelendirilerek toplanması, bilgi sisteminin ilk fiilî aşamasıdır. Veri toplamanın amacı, sisteme giren verilerin geçerli, tam ve her türlü hatadan uzak işlenmesini sağlamaktır.
Sınıflandırma: Sınıflandırma veri veya bilgilerin belirli gruplara, bölümlere, konulara ve çeşitli özelliklere göre
düzenlenmesidir. Sınıflandırmada kodlama sistemleri kullanılmaktadır. Kodlama sistemi, veri veya bilgilerin kolaylıkla sınıflandırılmasını sağlamaktadır. Böylelikle işlemlerin, kaydedilmesi, izlenmesi ve raporlanması kolaylaşmaktadır.
Hesaplama: Hesaplama veri veya bilgilere aritmetik işlemlerin veya sağlanmak istenen bilginin, raporun, tablonun özelliğine göre matematiksel, istatistiksel modellerin veya değişik analiz tekniklerin uygulanması işlemidir.
Özetleme: Özetleme değişik kaynaklardan ve alt sistemlerden toplanan ve biriktirilen çok sayıdaki bilginin anlamlı ve anlaşılır bir biçimde azaltılarak özetlendiği bir işlemdir.
Raporlama: Muhasebe bilgi sisteminin çıktısı elde edilecek finansal raporlardır. Söz konusu raporlar “işletme dışı genel amaçlı raporlar” ve “işletme düzeyinde özel amaçlı raporlar” şeklinde iki gruba ayrılmaktadır.
• İşletme dışı genel amaçlı raporlar: o Bilanço o Gelir-Gider Tablosu o Öz Kaynak Değişim Tablosu o Nakit Akım Tablosu o Fon Akım Tablosu o Kâr Dağıtım Tablosu • İşletme düzeyinde özel amaçlı raporlar: o Satış İşlemlerine İlişkin Raporlar o Tahsilat İşlemlerine İlişkin Raporlar o Ödeme İşlemlerine İlişkin Raporlar o Satın Alma İşlemlerine İlişkin Raporlar o Üretim Planlama Sistemine İlişkin Raporlar o Maliyet Muhasebesi Sistemine İlişkin Raporlar o İnsan Kaynakları Sistemine İlişkin Raporlar o Lojistik Faaliyetlere İlişkin Raporlar
Muhasebe Bilgi Sistemi İçerisinde Lojistik Maliyetlerinin İzlenmesi ve Raporlanması
İşletmelerde lojistik maliyetlerin muhasebe bilgi sistemi içerisinde raporlanabilmesi için hesap planında bazı düzenleme ve yardımcı hesapların açılması gerekmektedir. Fonksiyon esasına göre maliyetler; Üretim, Ar-Ge, Pazarlama, Yönetim ve Finansman maliyetlerinden oluşmaktadır. Muhasebe bilgi sistemi içerisinde lojistik maliyetlerin izlenmesi için bu maliyetlerden ilgili olanlar kullanılmaktadır. Dönem içerisinde tüm muhasebe işlemleri eş zamanlı kayıt yöntemine uygun olarak hem ana hesaba hem de yardımcı hesaplara kaydedilmektedir. Yapılacak olan muhasebe kayıtlarından sonra muhasebe bilgi sistemi içerisinde lojistik maliyetler ile ilgili işletme düzeyinde genel ve özel amaçlı raporlar elde edilebilmektedir.