İŞY204U-KÜÇÜK İŞLETME YÖNETİMİ
Ünite 4: Küçük İşletme İşlevleri
Giriş
İşletmelerin temel varoluş nedeni kâr etmektir. Bu amaca ulaşmak için de işletme sahipleri, yöneticileri ve çalışanları tarafından üstlenilmesi gereken çeşitli roller, gerçekleştirilmesi gereken eylemler bulunmaktadır. Bu eylemler sayesinde işletmenin kâr ederek sürdürülebilir olmasına katkı sağlayacak girdiler temin edilir, bu girdiler çeşitli süreçlerden geçirilerek hizmet veya mallar üretilir, üretim süreci sonunda ortaya çıkan değerler müşterilerle buluşturularak satış gerçekleştirilir ve nihayetinde işletmeler için gelir yaratılmış olur. Bu süreçte katlanılacak maliyetlerin, harcanacak zamanın ve satış sonucunda elde edilecek gelirin, dengeli ve verimli bir şekilde yönetilebilmesi ise maliyetlerin üstünde gelir elde edilmesine ve sonuçta kâr elde edilir. Bu sürecin kurulması ve işletilmesi hem büyük işletmeler hem de küçük işletmeler için kolay bir iş değildir.
Kitabımızın bu ünitesinde işletmenin işlevlerinin neler olduğu; bu işlevlerin kendi içlerinde başarılı ve uyumlu bir şekilde yürütülmesi için hangi adımların atılmasının gerekli olduğu ele alınacaktır. Ayrıca, bu işlevlerin küçük işletmeler için önemi, küçük işletmelerde nasıl gerçekleştirildiği ve büyük işletmelerden farklı olan yönleri de açıklanacaktır. Bu ünitede pek çok işletmede yaygın olarak görülen beş işleve yer verilmektedir. Bunlar sırasıyla küçük işletmelerde yönetim, finans, pazarlama, insan kaynakları ve üretim işlevleridir.
Küçük İşletmelerde Yönetim Faaliyetlerinin Çerçevesi
Yönetim işlevi işletmelerin başarısı ve sürdürülebilirliği için çeşitli kritik adımları içermektedir. Bunlar planlama, organize etme liderlik (yöneltme) ve kontrol faaliyetlerinden oluşmaktadır. Bir yönetici ister büyük ister küçük bir operasyon; ister kâr amaçlı veya kâr amacı gütmeyen bir kuruluş; isterse bir perakende, hizmet veya üretim işinden sorumlu olsun, bu işlevleri yerine getirir. Bu dört işlev süreklidir ve birbiriyle ilişkilidir. Yöneticilerin sabah yataktan kalkıp “Sanırım bugün organize edeceğim.” deme lüksü yoktur. Bunun yerine her gün biraz planlama, biraz organize etme, çokça liderlik ve biraz kontrol yapması gerekecektir. Bu faaliyetler kısaca aşağıdaki gibi açıklanabilir:
Planlama: Planlama, işletme yöneticilerine hedef müşteriler, pazar potansiyeli, rekabet, iş yapma maliyetleri, fiyatlandırma, gerçekçi gelir tahminleri ve diğer konular hakkında bazı önemli sorular sormayı ve ardından bunları yanıtlamayı gerekli kılar.
Organize etme: Bu işlev, işletmeye ihtiyaç duyulan kaynakları bulmaktan çalışanları işe almaya ve ekipman satın almaya ya da kiralamaya kadar her şeyi içerir.
Liderlik etme (yöneltme): Bu işlev, temelde organize etme aşamasında bir araya getirilen kaynaklardan mümkün olan en yüksek çıktıyı alma sürecidir. Lider izleyicilerini belli hedefler doğrultusunda harekete geçiren kişidir. Liderlik
yöneticilikten öte bir kavramdır. Bir yönetici işletmenin mevcut plan, politika, kural vb. unsurlara uygun olarak faaliyet göstermesinden sorumludur. Liderlik ise mevcut durumun da sorgulanarak daha iyi ulaşmanın yollarını arar.
Kontrol: Kontrol işlevi mevcut ve potansiyel sorunları tespit etmek için son derece önemlidir. Küçük işletme sahipleri için en önemli kontrol araçları, finansal durumlarını gösteren mali tablolarlardır. Kontrol işlevinde sadece finansal kontrolden bahsedilemez. Bu işlevde, “İşletme bütçesine bağlı kalıyor mu? Ürünler için belirlenen satış ve kalite hedeflerine ulaşılıyor mu? Müşteri hizmetleri nasıl? Planlanan ile işletmenin gerçekte elde ettikleri arasında nasıl farklılıklar var?” sorularına yanıt aranır ve eğer farklılıklar varsa kontrol, planlar ve uygulamalar arasında uyum yakalamak için düzeltici eylemler yapılarak sorunlar giderilir.
Küçük İşletmelerde Finans İşlevi
Finans işlevi genellikle iki temel görevi yerine getirir. İlki, planlara uygun şekilde gerçekleştirilecek faaliyetler için uygun zamanlı ve uygun maliyetli kaynak yaratmaktır. İkincisi ise işletmenin elindeki atıl finansal kaynakların en elverişli şekilde yatırıma dönüştürülmesidir. İşletmelerin siparişlerini karşılayacak girdileri elde etmesi, girdileri ürünlere dönüştürmesi ve pazarlayabilmesi, müşterilere ulaştırabilmesi kritik önem taşır. Ayrıca maaşların, borçların zamanında ödenmesi gerekir. Tüm bu faaliyetlerin sorunsuz devamı açısından finans işlevinin etkin olarak çalışması gereklidir.
Finansman Kaynakları
Finansal yönetimin en önemli adımlarından biri de ihtiyaç duyulduğunda finansal kaynaklara erişebilmektir. Başlangıç sermayesine sahip olamayan ya da gerekli durumlarda borçlanamayan veya finansal yatırım alamayan bir işletmenin sürdürülebilirliği de söz konusu olmaktan çıkmaktadır (Thomas vd., 2016, s. 54-55). Çoğu küçük işletme, genellikle sahibinin, ailesinin ve arkadaşlarının kişisel tasarruflarından elde edilen minimum yatırımla işe başlar. Büyümek için başka yatırım biçimlerine ihtiyaç duyar. Herhangi bir ekonomik ortamda işletme finansmanı bulmak zor olabilir, ancak finansmana erişmenin birkaç farklı yolu bulunmaktadır. Bu kaynaklar kısaca aşağıdaki gibi özetlenebilir:
Kişisel Birikimler: Girişimcilerin başlangıç parası için aramaları gereken ilk yer kendi cepleridir. Bir diğer deyişle küçük bir işletme kurmak için kullanılan en yaygın öz sermaye kaynağı, girişimcinin kişisel tasarruf havuzudur.
Arkadaşlar ve Aile Üyeleri: Çoğu girişimci, bir işi finanse etmek için önce kendi banka hesaplarına baksa da çok azı işlerini tek başına başlatmak için yeterli kaynağa sahiptir. Kendi sermayelerinden sonra, girişimciler bir ticari girişime yatırım yapmaya istekli olabilecek arkadaşlarına ve aile üyelerine bakmalıdır. Sermayeye ihtiyacı ile olan yakın ilişkileri nedeniyle, bu kişilerin yatırım yapma olasılığı daha yüksektir.
Ticari Bankalar: Küçük işletme finansmanının kaynağı olarak banka kredileri de önemli bir yer tutar.
Kitle Fonlaması: Kitle fonlaması, ürün veya hizmetlerde veya işletmenin küçük bir bölümünde olabilecek küçük bir ödül karşılığında çok sayıda yabancıdan küçük miktarlarda para almanın bir yoludur.
Melek Yatırımcılar: Melek yatırımcı genellikle yeni girişimlere, belirli bir finansal fayda karşılığında sermaye sağlayan varlıklı bir kişidir. Melek yatırımcılar, riski yaymak için genellikle kendilerini melek grupları veya melek ağları hâlinde düzenlerler.
Hibe: Hem ulusal hem de yerel yönetimlerden sağlanan çok sayıda hibe desteğinin yanında belirli sektörlere ve iş türlerine yardımcı olmak için kurulmuş özel fonlar bulunmaktadır.
Finansal Raporlar
Finansal raporlar, düzenli bir şekilde yürütüldüğünde hazırlanan mali tablolar nedeniyle küçük işletmelere çeşitli avantajlar sağlarlar. Küçük işletmeler arasında yaygın olarak uygulanan geleneksel mali tablolar bilanço, gelir tablosu ve nakit akışı tablosudur. Bunlar kısaca aşağıdaki gibi açıklanabilir.
Bilanço: Bilanço dijital bir fotoğraf makinesi gibi bir işletmenin finansal durumunun “anlık görüntüsü”nü alır ve sahiplerine belirli bir tarihteki değerine ilişkin bir tahmin sunar. Temel muhasebe denklemi üzerine kurulmuştur. İşletmenin varlıklarını, borçlarını ve öz sermayesini gösteren bir mali tablodur.
Gelir Tablosu: Gelir tablosu; bir işletmenin hareketli bir resmini temsil eden, net gelirini (veya zararını) göstermek için giderlerini geliriyle belirli bir süre boyunca karşılaştıran bir finansal tablodur. Gelir tablosu kâr-zarar tablosu olarak da adlandırılır.
Nakit Akışı Tablosu: Bu finansal tablo, hem fon kaynaklarını hem de bu fonların kullanımlarını listeleyerek hesap döneminin başından itibaren bir işletmenin sermayesindeki değişiklikleri gösterir. Nakit akış tablosu, küçük bir organizasyonu işletmek için belki de en önemli finansal tablodur. Belirli bir süre için nakit kaynaklarını ve kullanımlarını özetler. İşletmenin nakit kaynaklarını, nasıl kullanıldığını ve işletmenin sahip olduğu ek nakit ihtiyaçlarını veya nakit fazlasını gösterir.
Nakit Akışı Yönetimi
Nakit yönetimi temelde; bir işletmenin sorunsuz çalışması için ihtiyaç duyduğu nakit için tahmin, tahsilat, ödeme, yatırım ve nakit planlamasını içerir. Nakit yönetimi hayati bir görevdir çünkü bir işletmenin yükümlülüklerini yerine getirmek için yeterli nakdi olması gerekir, aksi takdirde iflas söz konusu olabilir.
Nakit akışı konusunda kriz yaşamamak ve bu süreci profesyonel bir şekilde yönetmek için küçük işletme sahipler için tavsiye edilen çeşitli roller bulunmaktadır.
Bunlar 5 basamak halinde aşağıdaki gibi özetlenebilir (Scarborough, 2012, s. 236):
• Rol 1: Nakit bulucu: Küçük işletme sahiplerinin ilk ve en önemli sorumluluğudur. Mevcut (ve gelecekteki) tüm ödemeleri yapabilmek için yeterli sermaye olduğundan emin olunması gerekir. Bu tek seferlik bir görev değildir; devam eden bir iştir. • Rol 2: Nakit planlayıcısı: Nakit planlayıcı olarak, işletmenin nakdinin doğru ve verimli bir şekilde kullanıldığından emin olunması gerekmektedir. Nakit miktarı takip edilmeli, faturaların ödenmeye hazır olduğundan emin olunmalı ve nakitin gelecekteki kullanımın da planlanmalıdır. • Rol 3: Nakit dağıtıcısı: Bu rol, işletmenin faturalarını ödemek için gereken nakdi, bu ödemelerin önceliğini ve zamanlamasını kontrol etmeyi gerektirir. Nakit ödemelerini doğru bir şekilde tahmin etmek ve ödemelerin vadesi geldiğinde ödemeleri yapmak bu rolle ilgilidir. • Rol 4: Nakit tahsildarı: Nakit tahsildarı olarak yapılacak işlerden biri müşterilerden gelecek ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamaktır. • Rol. 5: Nakit tasarrufçu: Bu rol, işletmenin giderleri ve katlandığı maliyetler için maksimum değer elde edilmesinin sağlanmasıyla ilgilidir. Gereksiz harcamalardan kaçınmak bu görevin önemli bir parçasıdır. Amaç, işletme için bir getiri sağlamayacak nakit harcamalardan kaçmaktır.
Küçük İşletmelerde Pazarlama İşlevi
Küçük işletmelerde pazarlama deyince satış ve reklamın ötesinde kapsamlı bir süreç vurgulanmaktadır. Küçük işletmeler için de pazarlama, bir ürünü üreticiden nihai tüketiciye ulaştırmak için gereken tüm faaliyetleri içerir (Hatten, 2012, s. 265). Küçük işletmelerde pazarlamanın büyük işletmelerden farklı kılan yönleri bulunmaktadır. Büyük işletme, özel eğitimli pazarlama uzmanlarından oluşan bir ekibi karşılayabilirken küçük işletme sahibi yöneticisi; satış, pazarlama, personel, tanıtım, üretim ve finansal konulardan sorumlu olmanın yükünü taşımak zorunda kalır. Küçük işletme sahipleri arasında pazarlama bilgisi ve becerisi genellikle düşüktür ve birçoğu pazarlamayı satış veya reklamcılıktan biraz daha fazlası olarak görmektedir. Küçük işletme sahipleri arasındaki bu pazarlama becerileri eksikliği, resmi bir planlama eksikliği, yetersiz müşteri bilgisi, pazar araştırması eksikliği nedeniyle pazarlama araçları etkili bir şekilde kullanılamamaktadır.
Hedef Pazarı Belirleme
Küçük bir işletmenin hedef pazarı, işletmenin mal veya hizmetlerini sunmayı hedeflediği belirli müşteri grubunu tespit etmekle ortaya çıkar. Bir işletme, satış yapacağı pazarları ve müşterileri ile onların satın alma alışkanlıkları ve tercihleri hakkında ne kadar çok şey bilirse pazarlama çabalarını, ürünlerini veya hizmetlerini satın alma olasılığı
en yüksek olan müşteri gruplarını da o kadar kesin olarak belirleyebilir. Çoğu pazarlama uzmanı, küçük işletmelerin yaptığı en büyük pazarlama hatasının hizmet ettikleri hedef pazarları net bir şekilde tanımlayamamak olduğunu iddia etmektedir. İşletmelerin başarı hikâyelerinin birçoğu, iyi tanımlanmış müşteri portrelerine dayanmaktadır. Pazar araştırmalarından; müşterilerinin gelir düzeylerini, yaşam tarzlarını, satın alma alışkanlıklarını, beğenilerini ve beğenmediklerini ve hatta psikolojik profillerini, neden satın aldıklarını öğrenirler. Bu işletmeler hedef müşterilerinin satın alma gücüne, zevklerine hitap eden ürün gruplarına uygun fiyatlarla ürün sunarlar (Thomas vd., 2016, s. 306). Küçük işletmeler için de başarının anahtarı burada gizlidir. Pazarda hangi müşteri grubuna hizmet edileceğine karar verildiği noktada hedef pazar da belirlenmiş olur (Roberson-Saunders vd., 2014, s. 87).
Pazar Araştırmaları
Pazar araştırması temelde bir işletmenin pazarına, müşterilerine ve rakiplerine ilişkin verilerin sistematik olarak toplanmasını, analiz edilmesini ve yorumlanmasını içerir (Thomas vd., 2016, s. 308). Bu süreç ise çeşitli teknikler yoluyla yapılır. Pazar araştırmasında kullanılacak bu teknikler veya araçlar birincil veya ikincil kaynaklara dayanabilmektedir. Birincil araştırmada, neyi bilmek gerektiğine ve bu bilginin nasıl alınacağına işletme sahibi ve yöneticisi karar verir. Bunun için kullanılacak araçlar kısaca aşağıdaki gibi özetlenebilir (Thomas vd., 2016, s. 311-312; Katz ve Green, 2018, s. 285- 286; Mazzarol ve Reboud, 2017, s. 163-165):
Gözlem: Birincil araştırmalarda veri toplamanın yaygın yöntemlerinden biridir. Örneğin, yerel markete gidebilir ve insanların nasıl alışveriş yaptığı izlenebilir. Seçtikleri ürünlerin ve karar vermek için harcadıkları zamanın listesi yapılabilir.
Müşteri Anketleri: Yüz yüze, telefonda, postayla veya internet üzerinden bir anketle veri toplama yöntemidir. Anket çok sayıda insandan veri toplamak gerektiğinde kullanılabilen niceliksel bir araçtır.
Odak Grupları: Kalite, uygunluk, çalışma saatleri, hizmet vb. gibi işletmenizdeki belirli konularda size geri bildirimde bulunmak üzere az sayıda müşteriyle yapılan görüşmelerdir.
Sosyal Medya: Sosyal medya sayesinde işletmeler, müşterileriyle doğrudan görüşme yapma olanağına sahiptir. Ayrıca, bir işletmenin ürünleri veya hizmetleri hakkında yorumları için sosyal medyayı izlemesi, müşterilerden faydalı geri bildirimlere ulaşmasını sağlayabilir.
Fiyatlama
Fiyatlama bir işletmenin genel stratejisinde her zaman kritik bir rol oynayan, işletmenin pazarlama planıyla ve pazarda yaratmayı amaçladığı imajla uyumlu olması gereken önemli bir konudur. Hem büyük hem de küçük ölçekli işletmelerin başvurabileceği çeşitli fiyatlandırma stratejileri bulunmaktadır. Bunlar 1) sürümden kazanmaya
yönelik fiyatlama, 2) yüksek fiyatlama, 3) lideri takip eden fiyatlama, 4) prestij fiyatlama, 5) esnek fiyatlama, 6) küsuratlı fiyatlama, 7) birim fiyatlama, 8) maliyet artı fiyatlandırma (detaylar için bkz. s. 104).
Dağıtım
“Müşterilerim nerede?” ve “Ben nerede olmalıyım?” Bu soruların cevapları dağıtımla ilgilidir. Dağıtım en kısa haliyle ürünlerin müşterilere ulaştırılma sürecidir.
Reklam ve Promosyon
Reklam, müşterilere bir işletme ve malları veya hizmetleri hakkında bilgi vererek işletmenin imajını geliştirerek ve müşterileri mal veya hizmetlerini satın almaya ikna ederek satışları artırmanın etkili bir yolu olabilir. Etkili bir reklam kampanyası oluşturmak için büyük bir bütçe şart değildir. Küçük bir işletme; biraz yaratıcılık, yenilik ve ustalıkla sınırlı bir bütçeyle rakiplerinden ayrılan, ses getirecek reklamlar yapabilir. Promosyon stratejisinin amacı müşteri sadakatini sağlamak, müşterilerin ürünler veya hizmetler için ödeme istekliliğini artıran marka değeri yaratmaktır. Promosyon, tüketicileri bir ürün veya hizmet hakkında bilgilendirmek ve onları bu mal veya hizmetleri satın alma konusunda etkilemek için tasarlanmış her türlü ikna edici iletişim şeklidir.
Küçük İşletmelerde İnsan Kaynakları İşlevi
Küçük işletmelerde insan kaynakları yönetimi işlevinin etkili bir şekilde yerine getirilebilmesi, insan kaynaklarından rekabet avantajı yaratılabilmesi için önemli olan çeşitli adımlar bulunmaktadır. Ünitenin bu bölümünde bu adımlardan iş analizi ve tanımı, insan kaynağını bulma ve seçme, eğitim ve geliştirme konularına kısaca yer verilmektedir.
İş Analizi ve Tanımı
İş analizi; işletme içindeki doldurulacak pozisyonların tespit edilmesi, tanımlanabilmesi ve raporlanabilmesi için gerekli bir adımdır.
İnsan Kaynağını Bulma, Seçme ve İşe Alma
Küçük işletmeler insan kaynağını bulup, seçip, işe alırken sadece küçük işletmelerle değil büyük işletmelerle de rekabet hâlindedir çünkü herkes iş tanımı için gerekli nitelik ve becerilerle donatılmış stratejik insan kaynağına erişmek ister. Küçük işletme sahibi ve yöneticileri de bu işlevin işletmenin sürdürülebilirliği için ne derece önemli olduğunu ve rakiplerinin de aynı arayış içerisinde olduğunu bilerek hareket etmelidir.
Eğitim ve Geliştirme
Çalışan eğitimi; onların performanslarını ve motivasyonlarını artırmak, çalışanlara işleri hakkında daha fazla şey öğretmek için yapılan planlı bir çabadır. Çalışan gelişimi ise çalışanlara işletme içinde yeni ve daha zorlu iş görevlerini kabul etmeleri için gereken bilgi, beceri ve yetenekleri sağlamaya yönelik planlı bir çabadır (Hatten, 2012, s. 441).
Küçük İşletmelerde Üretim İşlevi büyük işletmelerde olduğu gibi küçük işletmelerde de altı İşletmelerin temel işlevlerinden biri de üretimdir. Herhangi sigma ya da toplam kalite yönetimi gibi ilkeler bir şeyin üretilmediği bir işletmede pazarlamaya, finansa ya benimsenebileceği unutulmamalıdır.
da o üretimi gerçekleştirecek insan kaynağına da ihtiyaç kalmaz. Bu nedenle üretim işlevinin değer yaratacak bir şekilde yerine getiriliyor olması, işletmenin sürdürülebilirliğinin temel araçlarından biridir. Bu işlevde başarı sağlayabilmek için önemli olan çeşitli konular vardır. Bunlardan bazıları şöyledir:
Tasarım: Her türden ticari müşteri; kendilerini daha verimli, daha etkili veya daha kârlı hâle getirecek mal ve hizmet ister.
Kontrol ve Geribildirim: Herhangi bir kontrol sistemi geri bildirime sahip olmalıdır. Tüm girdiler, malzeme ve işçilik önceden belirlenmiş bir standartla karşılaştırılmalıdır.
Ham Madde Satın Alma: Satın alma gerekli malzeme; hizmet ve ekipmanın doğru kalitede, uygun miktarlarda, makul fiyatlarla, uygun zamanda ve doğru satıcıdan satın alınmasını içerir.
Süreç: İşletmedeki çalışanlar ve yöneticiler; sistematik bir şekilde işlerin nasıl ve ne kadar iyi yapıldığına, çok çalışmadan nasıl daha akıllıca çalışılabileceğine, sistem ve süreçlerin sürekli iyileştirilmesine odaklanmalıdır.
İnsan Kaynağı: Üretim işlevinin etkinliği için çalışanların iyi eğitimli ve motive edilmiş olması gerekir.
Donanım ve Ekipman: İşletmenin üretim görevini yerine getirmesi, en iyi uygulama performans kriterlerini karşılaması için en güncel ve uygun ekipmana sahip olması gerekir. Tüm gerekli ekipmanın satın alınması, tutulması ve bakımı da maliyet gerektirir bu nedenle herhangi bir donanım ve ekipmanın amaca uygun olduğundan, en yüksek verimlilikte çalıştığından ve ayrıca işletmenin kârlılığına doğrudan katkıda bulunduğundan emin olmak için düzenli olarak izlenmesi önemlidir. Donanım ve ekipmanın verimsiz kullanımının, işletmenin finansal performansı üzerinde büyük bir kayıp yaratacağı unutulmamalıdır.
Tesisler: İşletmenin bulunduğu bina veya binalar, amaca uygun olduklarından emin olmak için gözden geçirilmelidir. Perakendeciler ve birçok hizmet işletmesi, müşterilere güvenli erişim sağlamak için iyi konumlara ihtiyaç duyar.
Kalite: Günümüzde işletme sahipleri, kaliteli mal ve hizmetlerin rekabetçi kalmak için kesinlikle gerekli olduğunu anlamalıdır. İşletmelerin kaliteli ürünler, hizmetler ve süreçler yaratarak elde ettikleri faydalar yalnızca daha az kusur şeklinde değil aynı zamanda daha düşük maliyetler, daha yüksek üretkenlik ve daha yüksek müşteri sadakati şeklinde avantajlara dayalıdır. Yani kalitenin hem maliyetler hem de gelirler üzerinde etkisi vardır. Aynı zamanda işletmenin itibarını arttırır, müşterileri çeker ve bir işletmenin ürünleri için daha yüksek fiyatlar talep etmesine olanak sağlar. Kalite için