İŞL209U-İŞLETME BİLGİ SİSTEMLERİ
Ünite 2: Bilgi Sistemlerinin Türleri
Giriş
Dünya tarihinde insanlığın üç büyük dönüşüm geçirdiği düşünülmektedir. Bunlar sırasıyla Tarım Devrimi, Sanayi Devrimi ve Bilişim Devrimi olarak isimlendirilmektedir. Tarım Devrimi insanlığı avcı-toplayıcı şeklindeki yaşamlarından yerleşik hayata geçtikleri ve tarım yapmayı öğrendikleri dönemdir. Avcı-toplayıcı olarak yaşayan insan grupları, günlerini çoğunlukla besin aramakla geçirdiği için herhangi bir buluş yapmaya da fırsat bulamamışlardır. Öte yandan yerleşik hayata geçilince bir arada yaşamanın getirdiği zorluklar nedeniyle ilk kanunlar ve ilk adalet sistemi oluşmaya başlamıştır. Ünlü Hammurabi Kanunları buna bir örnektir. Ardından mülkiyet fikri gelişmiş, tarım arazilerinin birbirlerinden net olarak ayrılabilmesi için geometri ve hesap yapabilmek için de matematik gelişmiştir.
İkinci önemli devrim olan Sanayi Devrimi’nde kol gücü yerine makine gücünün kullanılabileceği fark edilmiştir. Bunun sonucunda dünya makineleşmeye doğru gitmiş, bir üründen çok sayıda ve ucuza üretmek mümkün hâle gelmiştir. Bu ise para ve piyasa kavramını ciddi şekilde etkilemiştir. Bir ürünün değeri, fiyatı gibi kavramlar, enflasyon gibi olgular, büyük ekonomi teorileri, finans hareketleri hep bu devrimin sonrasında ortaya çıkmıştır.
Üçüncü büyük devrim ise hâlen içinde yaşadığımız Bilişim Devrimi’dir. Buna Enformasyon Çağı veya Bilgi Çağı gibi isimler de verilmektedir. Ama bilişim kavramı yaşanan dönüşümü daha iyi kapsamaktadır. Bilişim Çağı her türlü verinin ve bilginin dijital hâle getirildiği, bu sayede kolayca işlendiği, taşınabildiği ve kopyalanabildiği zamanı ifade etmektedir.
Bilişim Çağı
Bilişim çağı, veri ve bilginin dijital hale getirilerek yaygın bir şekilde erişilebildiği zaman olarak nitelenebilir. Buna ek olarak gelişen bilgi işlem teknolojisi ve hesaplama gücü sayesinde elde edilen büyük miktarda verinin kısa sürede işlenerek anlamlı bilgi hâline dönüştürülmesi de sağlanmıştır.
Sistem, aralarında güçlü ilişkiler olan farklı özelliklerdeki bileşenlerden oluşan ama bileşenlerin ortak bir amaç için hareket ettikleri yapıya verilen isimdir. İşletmelerdeki işleyişin daha iyi anlaşılabilmesi için sistemi üretim sistemi, servis sistemi ve bilgi sistemi olmak üzere üç başlıkta ele alabiliriz.
Üretim sistemi; amacı üretim yapmak, çıktısı da ürün olan bir yapıdır. Fabrika bunun iyi bir örneğidir.
Servis sistemi ise hizmet üretmek için oluşturulmuş yapıdır. Kargo hizmeti buna bir örnektir.
Bilgi sisteminin amacı ise verilerden bilgi türetmektir. Temel bileşenleri ise bilgisayar başta olmak üzere çeşitli donanımlar (yazıcı, harici disk vb.), yazılımlar, veri toplama cihazları ve insandır.
Karar Sürecinin Türleri
Karar vermede temel sorun, karar sürecinin ne kadar tanımlı olduğudur. Dolayısıyla karar sürecinin türlerine göre değişik karar verme problemleri ortaya çıkar. Temelde üç tür karar süreci olduğu söylenebilir: Yapısal kararlar, yapısal olmayan kararlar ve yarı yapısal kararlar.
Yapısal karar süreci, algoritmik olarak bütün adımlarının tanımlanabildiği türdür. Burada karar vericinin öznel değerlendirmelerine, sezgilerine veya deneyimlerine gerek duyulmaz. Çünkü süreç adım adım belirlenebilmektedir yani algoritmiktir.
Yapısal olmayan karar süreci, karar verirken sürecin hiçbir şekilde bir algoritmaya dökülememesi hâlidir. Bu durumda karar vericinin sezgileri, önceki deneyimleri, kişisel değerlendirmeleri önem kazanır.
Yarı yapısal karar süreci ise ilk iki süreç arasında kalan durumu ifade eder. Probleminizdeki parametrelerden bazıları hakkında olasılıklı da olsa bilgi sahibi olabiliyorsanız, bu iyi bir durumdur ve senaryolar türeterek nasıl karar verilmesi gerektiğine dair analiz yapabilirsiniz.
Karar süreçlerini ayırt etmenin kolay yolu şudur: Karar sürecinde hiç olasılıklı bir durum veya değer yoksa ve her şey belirliyse süreç yapısaldır. Sürece dair hiç bir parametrenin değeri bilinemiyor veya tahmin edilemiyorsa; bu, yapısal olmayan süreçtir. Problemde sürecin bir kısmı net olarak belirli, diğer kısmı tahmine dayalıysa bu da yarı yapısal karar sürecine örnek olur.
Karar Verme Seviyeleri
Karar verme sürecinde verilen kararlar işletmenin geleceğini doğrudan etkiler. Öyle ki bazı kararların etkisi hemen ortaya çıkarken bazılarının etkisi yıllar sonra görülebilir. Bu açıdan karar verme seviyeleri üç başlıkta incelenmektedir. Bunlar: Stratejik karar verme seviyesi (uzun vadeli kararlar), taktik karar verme seviyesi (orta vadeli kararlar), operasyonel karar verme seviyesi (kısa vadeli kararlar).
Stratejik karar verme seviyesi genellikle üst yönetim tarafından verilen ve sistemin uzak geleceğini etkileyen kararlardır. Bu tip kararlarda risk yüksektir. Bir başka deyişle eğer yanlış karar verilirse bunun maliyeti çok büyük olabilir. Bu nedenle stratejik kararları vermek oldukça zordur ve karar vericiye bütün bilgilerin çok iyi analiz edilerek sunulması gerekir. Örneğin; ülke yönetiminde cumhurbaşkanının, üniversite yönetiminde rektörün, işletme yönetiminde icra kurulunun aldığı kararlar stratejik karar verme seviyesindedir.
Taktik karar verme seviyesi, orta vadeli geleceği etkileyen kararlardır ve orta düzey yöneticilerin görevi kapsamındadır. Örneğin bir üniversitede rektör ve üniversite senatosu üst düzeyi temsil ederken dekanlar, enstitü müdürleri ve daire başkanları orta düzey yöneticilerdir.
Operasyonel karar verme seviyesi ise günlük veya haftalık olarak ifade edilecek yakın geleceğe dair kararların verildiği aşamadır. Burada sistemin düzgün çalışması için gerekli bütün kısa vadeli kararlar alınır. Üniversite için bölüm başkanları, üretim işletmesi için şefler operasyonel kararları veren alt düzey yöneticilerdir.
Bilgi Sistemleri
Bilgi sistemleri, bilgisayar yardımıyla verilerden bilgi üreterek karar vericiye destek olan elektronik sistemlerdir.
Bilgi sistemlerinin yararları şöyle listelenebilir:
• Hatasız işlem yapılmasını sağlama • Karar verme etkinliğini artırma • Hızlı bilgi türetilmesine olanak sağladığı için iş verimliliğini artırma • Farklı çözüm yaklaşımlarının kısa sürede denenmesine olanak tanıma • İş gücünden tasarruf sağlama • Veri/bilgi güvenliğini sağlama
Bir bilgi sisteminin oluşturulabilmesi için mutlaka şu üç yapının var olması gerekir: Veri tabanı, model tabanı ve arayüzler.
Veri tabanı daha sonra bilgiye dönüştürülecek olan bütün verilerin saklandığı (depolandığı) yerdir. Verilerin belli bir mantıkla saklanmasını (depolanmasını) ve gerektiğinde erişilebilir olmasını sağlar. Bu, genellikle bir veri tabanı yönetim sistemi (Ms SQL Server, Oracle vb.) ile sağlanır.
Model tabanı ise veriyi bilgiye dönüştürecek yöntemlerin kodlandığı kısımdır. Burada hangi problem ele alınıyorsa onu çözecek bilimsel yöntemin (algoritmanın) kodlandığı yazılım bulunur. Doğal olarak her bilgi sisteminin ayrı bir model tabanı vardır çünkü ilgilenilen problemler farklıdır.
Arayüz sistemle kullanıcı arasında veya sistemler arasındaki bilgi iletimi yani geçiş noktasıdır. Örneğin günümüzde bilgisayarlarda yaygın olarak kullanılan Windows işletim sistemi grafik kullanıcı arayüzü (Graphical user interface-GUI) kullanmaktadır. Bunun anlamı, Windows yazılımı başlatıldığında kullanıcının ekrandaki simgelere (ikon) tıklayarak veya sürükle bırak gibi hareketler yaparak istediği bir işlemi (kopyalama, silme, aktarma vb.) gerçekleştirebilmesidir.
Bilgi sistemleri işlevleri açısından değişik başlıklar altında incelenebilir. Bunlar kısaca şöyle sıralanabilir:
• Kayıt İşleme Sistemi • Yönetim Bilgi Sistemi (Management Information Systems-MIS) • Karar Destek Sistemi (Decision Support Systems-DSS) • Uzman Sistem (Expert Systems-ES) • Üst Yönetim Destek Bilgi Sistemi (Executive Support Systems) • Kurumsal Bilgi Sistemleri • Diğer Bilgi Sistemleri
Bu sistemler ayrıntılı olarak izleyen alt başlıklarda incelenmiştir.
Kayıt İşleme Sistemi (KİS)
Kayıt işleme sistemleri büyük miktardaki veriyi basit matematiksel işlemlerle değerlendiren ve basit sonuçlar üreten sistemlerdir. Bu sistemlere örnek olarak fatura düzenlenmesi verilebilir. Benzer şekilde elektrik ve su faturalarını hazırlayan, muhasebe işlemlerini yapan, maaş bordrosu hesaplayan, web sitesi kullanarak elektronik uçak veya tren bileti alan yolcu için ücreti hesaplayıp bileti düzenleyen, üniversite öğrencisinin aldığı derslere ve notlarına göre genel not ortalamasını hesaplayarak öğrencinin karnesini hazırlayan sistem, bir kayıt işleme sistemidir.
Bir bilgi sistemine kayıt işleme sistemi tanımlaması yapabilmek için aşağıdaki şartları yerine getirmesi gerekir:
• İşlenen veri miktarı büyükse • Benzer işlemler sürekli tekrar ediyorsa • Türetilen bilgi basit matematiksel işlemlerle elde ediliyorsa • Süreç, kesin belirli adımlardan oluşuyorsa
Yönetim Bilgi Sistemi
Yönetim bilgi sistemi, bir grup veriyi karmaşık matematiksel işlemler, gerekirse matematiksel modeller kullanarak işleyen ve bilgi türeten, bunu kullanıcıya anlaşılır bir formatta sunan bilgi sistemidir.
Bir bilgi sistemine yönetim bilgi sistemi tanımlaması yapabilmek için aşağıdaki şartları yerine getirmesi gerekir:
• Bilgiyi türetmek için kullanılan yöntem basit matematiksel işlemlerden daha karmaşıksa • İşlenen verilerin büyüklüğü göreceli olarak azsa • Süreç belirli adımlardan oluşuyorsa • Türetilen bilgi orta vadeli kullanıma uygunsa
Karar Destek Sistemi (KDS)
Karar destek sistemi, bir grup veriyi belirlenmiş bazı senaryoları dikkate alarak karmaşık matematiksel işlemler, gerekirse matematiksel modeller kullanarak işleyen ve bilgi türeten, bunu kullanıcıya anlaşılır bir formatta sunan bilgi sistemidir.
Bir bilgi sistemine karar destek sistemi tanımlaması yapabilmek için aşağıdaki şartları yerine getirmesi gerekir:
• Problemde değerini bilemediğiniz ve ancak olasılıklı olarak tahmin edebildiğiniz parametreler varsa • Bilgiyi türetmek için farklı senaryoları dikkate almak gerekiyorsa • Çözüm için kullanılan yaklaşımlar genellikle karmaşıksa • Türetilen bilgi, orta ve uzun vadeli kullanıma uygunsa
Uzman Sistem (US)
Uzman sistem, genellikle eldeki bir grup veriyi inceleyerek aralarındaki ilişkiyi çözümleyen ve konuyla ilgili teşhis yapan sistemdir. Verilerin çok miktarda olması da gerekmez. Günümüzde yapay zekâ teknikleri diye adlandırılan yaklaşımlar, uzman sistemlerin kullandığı tekniklerdir. Örneğin bir hastanın bazı test sonuçlarına bakarak onun hastalığı hakkında teşhis yapan sistem bir uzman sistemdir.
Bir bilgi sistemine uzman sistem tanımlaması yapabilmek için aşağıdaki şartları yerine getirmesi gerekir:
• Bilgi sistemi bir çıkarsama veya teşhis yapıyorsa • Sistem, veri miktarı az olduğu halde bir sonuç üretebiliyorsa • Çözüm için kullanılan teknikler çok karmaşık ve yüksek bilgi gerektiriyorsa • Türetilen bilgi daha çok uzun vadeli ve stratejik karar verme seviyesine uygunsa
Üst Yönetici Destek Sistemi (ÜDS)
Üst yönetici destek sistemi, üst düzey yöneticiler için geliştirilmiş bilgi sistemidir. Temelde yönetim bilgi sistemi, karar destek sistemi veya uzman sistemden gelen bilgiyi kullanır. Ama onlardan farklı olarak üst düzey yöneticilerin kolayca kullanmalarını sağlamak için özelleştirilmiş ve görselleştirilmiş olmasıdır.
Bir bilgi sistemine üst düzey destek sistemi tanımlaması yapabilmek için aşağıdaki şartları yerine getirmesi gerekir:
• Bilgi sistemi YBS, KDS, US gibi başka bilgi sistemlerinin çıktılarını kullanıyorsa • İstenen bilgi spesifikse (kilit bilgiler isteniyorsa) • Bilgi, grafikler ve özet tablolarla sunuluyorsa • Sistem, yapısal olmayan kararları destekliyor ve stratejik karar seviyesinde kullanılıyorsa
Kurumsal Bilgi Sistemleri
İşletmenin bütününün baştan sona her türlü işleminin yönetilebildiği bilgi sistemleri geliştirilmiş durumdadır. Bunlar yönetim bilgi sistemi, karar destek sistemi ve uzman sistemin büyük ölçekli bir uygulaması olarak düşünülebilir. Ama kapsamlarının büyüklüğü nedeniyle genellikle kurumsal bilgi sistemleri olarak isimlendirilmektedir. Kurumsal bilgi sistemi için verilebilecek bir başka örnek son yıllarda Türkiye’de de başarıyla kullanılan e-devlet uygulamasıdır. Bu uygulamayla kişiler nüfus, sağlık, adalet, eğitim, sosyal güvenlik, telekomünikasyon, trafik ve tapu kadastro gibi pek çok farklı konuda kendilerine ait bilgilere ulaşabilmekte, ihtiyaç duyduğu evrakı elde edebilmektedir. Öte yandan devlet kurumları da bu bilgileri değerlendirerek pek çok konuda güvenilir tahminlerin yapılmasını sağlayacak alt yapıya sahip olmaktadır.
Diğer Bilgi Sistemleri
Önceki bölümlerde açıklanan bilgi sistemlerinin dışında kalan başka bilgi sistemleri de vardır: Bunlardan en sık söz edileni ofis otomasyon sistemleridir. Aslında bu sistem, 1970’lerden bu yana gelişen ofis araçlarının elektronikleşmesi ve bir araya getirilmesi sonucunda ortaya çıkan yazılımları kapsamaktadır. Temel amaç, ofis çalışanlarının verimliliğini, ofisin etkinliğini ve ofisteki koordinasyonu artırmak, işlerin tek elden yürümesini sağlamaktır. Elektronik yayıncılık, elektronik iletişim, elektronik işbirliği ve ofis yönetimi gibi konularda üretilmiş yazılımlardan oluşur. Genellikle de yerel ağ (LAN) kullanır.
Öte yandan günümüzde artık sunucuda çalışan yazılımlar ve verilerin tamamı buluta (cloud) taşınmakta ofisteki herkesin sunucu yerine buluttan çalışması istenmektedir. Bunun avantajı bütün verinin en güncel hâline internetin olduğu her yerden ulaşabilecek olmanızdır. Öte yandan bütün bilgileri buluta aktarmak verilerinizi başkalarına vermek anlamına geleceği için veri/bilgi güvenliği konusunda da sıkıntılar çıkabilir.
Büyük Veri ile Gelişen Yeni Eğilimler
Bilgi sistemleri konusunda günümüzde gelinen duruma dair kullanılan iki önemli kavram İş Zekâsı (Business Intelligence) ve İş Analitiği (Business Analytics)’dir. İş Zekâsı, işletmelerde stratejik planlama sürecinde kritik rol oynayan sistem ve araçları temsil ederken, İş Analitiği, işletmelerin planlamada veri ve istatistiklere dayalı olarak bilgi edinmek için kullandıkları beceri, teknoloji, uygulama ve süreçlerin birleşimi olarak tanımlanmaktadır (Turban vd., 2010). Daha açık bir ifadeyle iş zekâsı büyük miktarda veriyi inceleyerek bunları özetlemek, faydalı bilgiye dönüştürmek ve gerektiğinde buradan anlamlı ilişkiler, desenler (pattern) bulmak için kullanılan tekniklerle yapılan faaliyete verilen isimdir. İş analitiği ise iş süreçlerinin verimli olarak planlanabilmesi için karmaşık teknikleri kullanarak bunlardan sonuç üreten, çıkarsama yapan sistemlerin kullanılmasıyla gerçekleştirilen sürece verilen addır.