İŞL118U-İŞLETME İLETİŞİMİ
Ünite 6: Rapor, Teklif ve Proje Hazırlanması
Giriş
İş yaşamında çeşitli kaynaklardan elde edilen bu bilgiler analiz edilir, değerlendirilir ve doğrulukları onaylanır ve raporlaştırılır. Bu şekilde güvenilir hâle gelen bilgi ve yapılan değerlendirmeler ışığında pazar, rakipler, ürünler, müşteriler, insan kaynakları vb. için etkili kararlar verilebilir, faaliyetler yerine getirilebilir, destekler sağlanabilir.
Rapor Hazırlanması
Pek çok amaçla kullanılan raporlar iş dünyası için önemli yazılı iletişim araçlarından biridir. Etkili bir rapor hazırlayabilmek için bazı hususların dikkate alınması gerekir.
Raporun Tanımı ve Türleri
Rapor (report), belli bir konuda yapılan çalışmanın hazırlık, veri toplama ve veri analizi aşamaları hakkındaki bilginin, yorumların ve ulaşılan sonuçların yer aldığı bir yazı türüdür. Farklı uygulama ve mesleki alanda kullanılan çok çeşitli rapordan söz etmek mümkündür.
İçeriklerine göre raporlar: İçeriklerine göre raporlar bilgi veren, araştırma, uzman, sağlık, durum, değerleme ve öneri raporu şeklinde olabilir.
Sürelerine göre raporlar: Sürelerine göre raporlar dönemsel ya da yıllık olarak hazırlanabilir.
Yapılarına göre raporlar: Yapılarına göre raporlar resmî ve gayriresmî olabilir.
Sunuş yöntemlerine göre raporlar: Sözlü raporlar, yazılı raporlar, görsel raporlar ve elektronik raporlar olabilir.
Uzunluklarına göre raporlar: Uzun raporlar veya kısa raporlar şeklinde olabilir.
Rapor Hazırlarken Dikkate Alınması Gereken Hususlar
Rapor hazırlanırken öncelikle amacın belirlenmesi gerekir. Daha sonra raporda ele alınacak konu netleştirilir, hedef kitle tanımlanır, bilgi kaynakları araştırılır; yöntem saptanır; veri toplanır, analiz edilir ve yorumlanır. Tüm bu çalışmalar tamamlandıktan sonra rapor yazılır.
• Amacın belirlenmesi: Rapor hazırlama amacı bir işle, görevle, olayla ya da konuyla ilgili durumu saptamak, bilgi vermek, yorumlamak, değerlendirme yapmak ya da öneri geliştirmek olabilir • Raporda ele alınacak konunun netleştirilmesi: Raporun hazırlanma amacına ulaşmayı sağlayacak konunun belirlenmesi çok önemlidir • Hedef kitlenin tanımlanması: Hedef kitle, raporu okuyacak ya da ondan yararlanacak, verilen mesajın ulaşması amaçlanan, eylemlerinde ve düşüncelerinde değişme olması beklenen kişiler ya da gruplardır. • Bilgi kaynaklarının araştırılması: Bilgisine doğrudan başvurulabilecek konuyla ilgili her yaş,
durum ve pozisyondaki kişiler; kitaplar, makaleler, lisansüstü tezler, ansiklopediler; programlar, resmî raporlar, resmî bilgi ve dokümanlar, arşiv belgeleri; nüfus sayım sonuçları ve istatistikler; görsel ve dijital belgeler; gözlemlenebilir olaylar, olgular, sosyal ve bireysel yaşantılar vb. bilgi kaynağı olabilir. • Yöntemin saptanması: Amaca ulaşmak için izlenecek usul ve yol belirlenmelidir. • Veri toplanması, analiz edilmesi, yorumlanması: Veri, bir sorunun çözümüne hizmet edebilecek her türlü ölçüm ya da değer olabilir. • Raporun yazılması: Rapor sistematik, açık ve net ifadelerle, yanlış anlaşılmalara meydan vermeyecek biçimde yazılmalıdır.
Teklif Hazırlanması
İş yaşamında teklifler önemli satış araçlarından biridir. Teklifler mektup ya da rapor şeklinde olabilir.
Teklif ve Hazırlama Amacı
Biçim, içerik ve yazım kurallarına uygunluk gibi pek çok açıdan raporlar ile teklifler aynı özelliklere sahiptir. En azından her ikisini hazırlayan da okunmasını, anlaşılmasını, ciddiye alınmasını ya da ilgi görmesini amaçlar. Ancak teklifler alışveriş ya da ticaret sürecinde anahtar bir role sahiptir. Bu nedenle bir teklifin ticari anlamda bir şeyler elde edebilmek için muhataplarını ikna etmesi daha büyük önem taşır.
Satış Sürecinde Teklifin Yeri ve Önemi
Satış, bazen tek bir toplantıdan oluşan basit bir süreç olabilir. Satıcı ile müşteri buluşur eğer başarılı bir görüşme olduysa müşteri söz konusu mal ya da hizmeti satın alma konusunda ikna olur ve sözleşme yapılır. Fakat bazen satış daha karmaşık ve daha çok çaba gerektiren bir süreçte gerçekleşir. Satış elemanının temel sorumluluğu gerek sözel gerek yazılı çalışmalarıyla müşteriyi bir sonraki halkaya taşımaktır. Teklifler genellikle ilgisiz müşteriyi zincirin bir halkasından diğerine taşımak ve sonunda onu bir şeyler satın almaya ikna etmek için hazırlanır.
Hazırlanacak Teklif Formatı
Teklifler mektup ya da rapor şeklinde olabilir. Bazı ihracatçı firmalar fiyat tekliflerini özel formlar, bazıları sadece proforma faturalar kullanarak alıcılara ulaştırırlar. Teklif mektupları; 1) İçerik yeterince açık olduğu için ayrıntılı bir teklif hazırlanmasına gerek duyulmadığı zaman kullanılır. 2) Yarı ya da gayriresmî özellik taşır. 3) Genellikle temel amacın o ana kadar meydana gelen gelişmeleri ve görüşmeleri özetlemek olduğu, rekabetin söz konusu olmadığı, üzerinde durulması gereken başkaca (örneğin, daha önce yapılmış toplantılarda çözülemeyen sorunlar gibi) bir konu bulunmadığı durumlarda tercih edilir.
Resmî teklifler genellikle rapor tarzında hazırlanır. Önerinin karmaşık, satılması planlanan mal ya da hizmetin
özelliklerinin çok ve maliyetinin yüksek olması; satın alma kararının çok sayıda kişi tarafından (bir kurul ya da komite gibi) verilecek olması ve her biriyle bire bir görüşme yapılamamış olması; teklifin rekabet hâlindeki diğer firmaların teklifleriyle karşılaştırılacak olması durumunda teklif rapor biçiminde hazırlanır.
Teklif, satın alma kararını verecek kişi ve gruplar için hazırlanır. Bu nedenle temel hedef sunulan teklifte onların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamak olmalıdır.
Teklif Hazırlarken Dikkate Alınması Gereken Hususlar
Bir teklif hazırlanırken ihtiyacın ve beklentilerin en doğru biçimde tanımlanması, teklifin etkileyici ve ikna edici olmasının sağlanması, bireyselliğin sağlanması, daha önceden hazırlanan teklif metinlerinden yararlanılması ve son kontrollerin dikkatle yapılması çok önemlidir.
• İhtiyacın ve beklentilerin en doğru biçimde tanımlanması ve vurgulanması • Teknik çalışmaların dikkatle yapılması • Teklifin etkileyici ve ikna edici olmasının sağlanması • Teklifin kişiye/kuruma özel olmasının sağlanması • Daha önceden hazırlanan teklif metinlerinden yararlanılması • Son kontrollerin dikkatle yapılması • Zamanlamaya uyulması • Onaylanması
Proje Hazırlanması
Günümüz iş dünyasında projeler önemli bir yer tutar. Niteliklerine, sürelerine, kapsamlarına, hazırlayanlara ve yürütenlere göre pek çok proje türünden söz edilebilir. Projelerin başarılı olmasını sağlayacak çok sayıda faktör vardır. En önemli faktörlerden biri projenin doğru biçimde hazırlanmasıdır.
Projenin Tanımı ve Türleri
Proje, ulaşılacak amaçların ve hedeflerin, uygulanacak yerin ve zaman diliminin, gerçekleştirilecek etkinliklerin ve faaliyetlerin belirlendiği; ihtiyaç duyulacak parasal, fiziki ve insan kaynakların bir araya getirildiği planlanmış faaliyetler bütünüdür. Pek çok proje türünden söz edilebilir. Nitelikleri, süreleri, kapsamları, hazırlayıcıları ve yürütücüleri gibi çeşitli kriterlere göre gruplanmıştır.
Niteliklerine göre projeleri; bilimsel, AR-Ge, ticari, yatırım, yönetim, sosyal, destekleme ve öğrenci projeleri olarak gruplandırmak mümkündür.
Sürelerine göre projeler; kısa, orta ve uzun vadeli olabilirler.
Kapsamlarına göre projeler; büyük, orta ve küçük boy projeler olabilirler.
Hazırlayanlara göre projeler; özel ya da koordinasyon projeleri olabilirler.
İş Yaşamında Projenin ve Proje Yönetiminin Anlamı ve Önemi
Proje neden hazırlanır? sorusunun cevabı yapılan bilimsel çalışmalar için destek sağlamak; teçhizat, sarf malzemesi, seyahat, hizmet alımı vb. için parasal destek bulmak; proje teşvik ikramiyesi kazanarak parasal sıkıntıları bir ölçüde azaltarak araştırma faaliyetlerine daha fazla yoğunlaşabilmek; kurumun ya da ülkenin gelişmesine katkıda bulunmak olabilir.
Proje yönetimi, projenin başarıyla yürütülmesi için gereken bilgi ve beceri bütünü; amaçları ve hedefleri gerçekleştirmek için kıt kaynakların etkili ve verimli kullanılmasını öngören, çeşitli aşamalardan oluşan, katılımcı, sistematik, dinamik ve stratejik bir yönetim yaklaşımıdır. Proje yönetimi süreci proje hedeflerinin tanımlanması, projenin planlanması, uygulanması, projenin tamamlanarak müşteriye teslim edilmesi ana aşamalarından oluşur. Proje yönetimi yerini günümüzde “Proje geliştirme süreci” ya da “Proje döngüsü yönetimi” kavramlarına bırakmıştır. Her proje Şekil 6.1’de görüldüğü gibi bir proje fikriyle başlar ve bu fikrin teknik ve uygulama açısından analiz edilmesiyle devam eder. Projenin yaşam seyri diğer aşamalardan geçerek tanımlanır. Bu süreç proje döngüsü olarak tanımlanır.
Proje Hazırlarken Dikkate Alınması Gereken Hususlar
Proje yazımına başlamadan önce bazı ön hazırlıkların tamamlanması gerekir. Bu süreçte özetle proje ekibinin oluşturulması, gerçek müşterinin tanımlanması, projeyi sınırlayan unsurların neler olabileceğinin araştırılması, projenin doğru bir biçimde tanımlanması, dikkatle planlanması ve ilgililerin bilgilendirilmesi gerekir.
• Proje ekibinin oluşturulması: Projeler ekip çalışması gerektirir. Bu nedenle öncelikle bir proje ekibinin ve ekipten sorumlu bir kişinin (ekip yöneticisinin ya da liderinin) belirlenmesi ve atanması gerekir. • Gerçek müşterinin tanımlanması: Projeler belirli kişi ya da kurumların talepleri üzerine hazırlanır. Bu nedenle onların gerçek ihtiyaçlarının ve beklentilerinin bilinmesi önemlidir. • Projeyi sınırlayan unsurların neler olabileceğinin araştırılması: Tüm projeleri sınırlayan bazı unsurlar mevcuttur. Sınırlayıcı unsurlar belirlenmeli, ortadan kaldırılıp kaldırılamayacağı araştırılmalı, projenin başarılı olması için bunlar müşteri ile tartışılmalıdır. • Projenin doğru bir biçimde tanımlanması: Projenin amacının, hedeflerinin, çıktılarının ve uygulama adımlarının tanımlanması gerekir. • Proje planının hazırlanması: Bu aşamada projenin neyi başaracağı, bunu hangi ölçülerde yapacağı, projenin başarısının neye göre değerleneceği de netleşmiş olacaktır. • İlgililerin bilgilendirilmesi ve alınan geri bildirim doğrultusunda proje hazırlığının tamamlanması:
Proje paydaşlarının proje hazırlık çalışmalarının gidişatı konusunda belli aralıklarla bilgilendirilmesi gerekir.
Projenin sağlıklı bir biçimde izlenebilmesi ve kontrol edilebilmesi için gerekenler kaydedilmelidir. Projeyle ilgisi olan tüm bilgi ve belgeler hazırlanacak bir proje dosyası içinde saklanmalıdır. Bir proje dosyasının içinde projenin adı ve başlığı; proje sponsoru ve sponsorluğa ilişkin hazırlanan belgeler; proje numarası; önemli tarihler; organizasyon tablosu ve şeması (proje yöneticisi, proje ekibi ve projeyle ilgili diğer kişiler ve aralarındaki ilişkiler); projenin paydaşlarını gösteren liste; amaçların açıklaması; risk (ticari, projenin kendisi ve süreçle ilgili riskler) kayıt defteri; proje programı; sorumluluk tablosu; faaliyet tahminleri; çalışma planları; bütçe ve maliyet belgeleri; ekip sponsorlarıyla, paydaşlarla, aracılarla, müteahhitlerle vb. yapılan yazışmalar; gelişim planları; eylem planları; müteahhitlerle yapılan sözleşmeler; toplantı tutanakları; proje kabul sürecine ilişkin belgeler yer alır.
Rapor, Teklif ve Proje Yazılması
Rapor, teklif ve proje yazılırken uyulması gereken bazı kurallar vardır.
Rapor Yazılırken Uyulması Gereken Kurallar
Raporun türünden bağımsız olarak sahip olması gereken bazı özelliklerden ya da dikkat gerektiren kurallardan söz etmek mümkündür. Bunları raporun içerik yeterliliği, yazım kurallarına ve biçim gerekliliklerine uygunluğu şeklinde gruplandırabiliriz.
İçerik yeterliliği: İçerik yeterliliği dendiğinde raporun açıklama ve değerlendirme yeterliliği, içerik bütünlüğü ve kullanılan üslup anlaşılır. İçerik açısından uyulması gereken kurallar aşağıdaki gibi özetlenebilir:
• Açıklama ve değerlendirme yeterliliği; • İçerik bütünlüğü; • Dilin ve üslubun uygunluğu;
Yazım kurallarına uygunluk: Yazım kuralları büyük harflerin, sayıların, birleşik kelimelerin (bitişik ve ayrı yazılan kelimelerin), kısaltmaların ve eklerin (bağlaçların ve soru eklerinin) doğru kullanılmasını ve yazılmasını içerir.
Biçim gereklilikleri: Bir raporun biçimsel özellikleri dendiğinde içeriğe değil şekle ait, şeklî durumu kastedilir. Bir raporun biçimsel özellikleri arasında kâğıdın kullanılması, sayfa numaralandırması, dipnot düzeni, kaynakça ve kaynak gösterme biçimi, kısaltmalar, tablolar ve şekiller, ekler, sözlük, dizin, kapak ve içindekiler sayfası sayılabilir.
Teklif Yazılırken Uyulması Gereken Kurallar
Tekliflerin yapıları ve içerikleri için belli bir standart bulunmamakla beraber genel olarak uyulması gereken bazı içerik, kullanılan dil ve üslup, yazım kuralları ve biçim gerekliliklerinden söz edilebilir.
İçerik: Bir teklif raporunun esas olarak giriş, ana metin, özet ve sonuç gibi belli bölümlerden oluşması gerekir.
• Giriş, bir teklifin en önemli bölümlerinden biridir. • Ana metin, teklif belgesinin esas bölümünü oluşturur. Bu bölümde ihtiyaç, ihtiyacı karşılayacak çözüm önerileri, maliyet ve gerekli ayrıntılar yer alır. • Özet ve sonuç bölümünde öncelikle ileri sürülen fikirler özetlenmeli, önemli kısımlar (özellikle müşteriye sunulan kazanımlar, yapılacak işler, zamanlama, bağlantı kurulması gereken kişiler gibi) yeniden vurgulanmalıdır.
Kullanılan dil ve üslup: Bir teklif yazılırken dil ve üslup açısından aşağıdaki hususların özellikle dikkate alınması pek çok açıdan olumlu sonuçlar alınmasını sağlayacaktır:
• Teklif hazırlanırken günlük hayatta fazla kullanılmayan kelimeler, cümle yapıları, masalsı, yoğun ve süslü ifadeler, deyimler, uzun ve karmaşık cümleler kullanılmamalıdır. • Teklif yazılırken genellikle çok resmî bir dil tercih edilmemelidir. • Teklif metninde kullanılan ifadelerin sade, anlatılmak istenen duygu ve fikirlerin tam karşılığı olan, ölçülü, yazım ve dil bilgisi kurallarına uygun olması sağlanmalıdır. • Akıcı ve etkileyici bir üslup seçilmelidir. • Çoğu kurum kendi içlerinde bir düzen oluşturmak ve ortak bir kurumsal imaj sergilemek için standart sayfa taslakları ve fontlar belirlemektedir. Müşteri dosyasına kurumla ilgili birçok belgenin konulması gerektiğinde kurumsal imaja uyulması daha da önem kazanır.
Yazım kuralları: Teklif metni yazılırken doğru ve anlaşılır cümleler kurmak gerekmektedir.
Biçim gereklilikleri: Bir teklif raporunda da genel olarak raporda bulunan bölümler yer alır.
Proje Yazılırken Uyulması Gereken Kurallar
Proje çalışmalarının önemli aşamalarından biri onun rapor hâline getirilmesidir. Proje yazılması sırasında yapılan hatalar projenin ya değerlendirmeye alınmamasına ya da geri çevrilmesine neden olabilir. Projelerin yazılması konusunda standart bir uygulama yoktur. Ancak proje raporu yazılırken genel olarak uyulması gereken bazı içerik, yazma ve biçim gerekliliklerinden söz etmek mümkündür.
İçerik gereklilikleri: Projenin içeriğinde projenin tanıtımına, beklenen sonuçlarına, proje planına, bütçeye ve kurumsal özelliklere ilişkin bilgi verilir.
• Projenin tanıtımı: Bu bölümde projenin adına, anahtar kelimelere, proje faaliyetlerinin nerede gerçekleştirileceğine, fon ya da destek sağlayacak kurumdan/kuruluştan talep edilen fon miktarına
ve toplam bütçe içindeki oranına ilişkin bilgiye ve projenin gerekçelerine yer verilir. • Projenin beklenen sonuçları: Bu bölümde projenin hedef gruplar üzerinde beklenen etkisi (projenin hedeflediği grupların, paydaşların ya da ortakların durumlarının ve teknik kapasitelerinin nasıl iyileşeceği); proje faaliyetleri kapsamında üretilecek olan yayınlar (nitelik ve nicelik olarak) ve diğer ürünler; proje sonuçlarının tekrarlanma ve genişletilme olanağı; finansal, kurumsal ve politika düzeyinde sürdürülebilirlik ile ilgili bilgi yer alır. • Proje planı: Bu aşamada hangi işlerin yapılacağı ve iş yükünün ekip üyeleri arasında nasıl dağıtılacağı belirtilir, bir iş-zaman çizelgesi hazırlanır. • Bütçe: Ayrıntılı toplam bütçe, kurumsal katılımlar ve istenen destek miktarı. • Kurumsal özellikler: Proje başvurusunda bulunan kurumun statüsü, faaliyetleri, gelirleri ve giderleri, insan kaynakları, daha önce gerçekleştirilen projeler, varsa önerilen ortak kuruluş hakkında bilgi.
Yukarıda sayılan içerik gerekliliklerine ilave olarak araştırma projelerine özgü içindekiler, literatür taraması, giriş, yöntem, bulgular, sonuç ve tartışma bölümleri yer alır.
Dil ve üslup gereklilikleri: Proje yazılırken uyulması gereken dil ve üslup kuralları rapor ve teklif yazılırken uyulması gereken kurallarla benzer nitelikler taşımaktadır.
Yazım kurallarına uygunluk: Bu kapsamda dikkat edilmesi gerekenler şunlardır:
• Dilin, doğru ve kurallara uygun şekilde yazılmış olması gerekir. • Yazıda doğabilecek karışıklıkların önüne geçmek, yanlış okumayı önlemek, okumayı ve anlamayı kolaylaştırmak, herkesin aynı şekilde yazıp okumasını sağlamak için belirlenmiş imla kurallarına uyulmalıdır. • Tırnak içi ifadelerle bir metnin daha canlı, daha gerçek, daha ilginç ve ikna edici olması; italik ya da bold karakterler kullanılarak yazılan kelimenin, cümlenin ya da metin parçasının öne çıkarılması sağlanabilir. • Rakamlar inandırıcı ve akılda kalıcı olmaları nedeniyle iyi bir iletişim malzemesi olarak kullanılabilir. • Uzun metinleri madde işaretleri kullanarak bölmek anlaşılırlığı artırır ve takibi kolaylaştırır. • Gereken yerlerde görselleri olan resimli metinler oluşturulmasına, şekillerin ve tabloların etkili bir biçimde kullanılmasına özen gösterilmelidir.
Biçim gereklilikleri: Proje döngüsü yönetiminin başarısı, projeyi en iyi şekilde tanımlayan, projeyle ilgili tüm ayrıntıyı aktaran bir proje formatı olmasına bağlıdır.
Rapor, Teklif ve Proje Sunulması
Rapor, proje ve teklif hazırlandıktan sonra öncelikle yazarı/ları tarafından dikkatle okunmalı ve kontrol edilmelidir. Daha sonra hazırlanan çalışma içerik, değerlendirme ve sunuş açısından konunun uzmanı bir kişinin eleştirisine sunulmalıdır. Yapılan eleştiriler dikkate alınmalı, hata ve eksiklikler düzeltilmelidir. Son olarak çalışma üçüncü bir kişi tarafından imla ve yazım kuralları açısından okunmalıdır.
Raporun Sunulması Sırasında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Raporun eksiksiz ve hatasız bir biçimde sunulması çok önemlidir. Bunun için rapora son şekli verilmeden önce birkaç farklı açıdan (sırasıyla içerik yeterliliği, yazım kurallarına uyum ve biçimsel gereklilikler açısından) farklı kişiler tarafından okunması ve değerlendirilmesi gerekir. Raporun aslı (ileride tekrar çoğaltmak gerekir diye) ve en az bir kopyası hazırlayan kişi, grup ya da kurumda kalmalıdır. Rapor öngörülen zamanda bitirilmeli ve önceden belirlenen tarihte ilgili kuruma ya da kişilere teslim edilmelidir.
Teklifin Sunulması Sırasında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Teklifin içeriği son derece önemlidir. Ancak sunum üzerinde de özenle durmakta yarar vardır. Teklifin belgeye renkli şekiller, grafikler, farklı fontlar ve puntolar ile değer, görsellik ve estetik katacak şekilde sunulmasında yarar vardır. Teklifin yüksek kaliteli standart bir yazıcı veya fotokopi kâğıdına basılması, baskının kaliteli bir sistemle yapılması önerilmektedir. Teklifin kaç kopya olarak sunulması gerektiğinin öğrenilmesi ve buna göre çoğaltılması gerekir. Birden fazla muhatabı olan ve karmaşık tekliflerin resmî biçimde sunulması gerekir. Teklif üzerinde kazıntı, silinti, daksil çekilerek ya da başka bir yolla yapılmış düzeltme bulunmamalıdır. Tekliflerin kaşelenmiş, ilgili herkesin ıslak imzaları bulunan ve orijinal nüshaları sunulmalıdır. Teklif raporu elden, posta (iadeli taahhütlü), özel kurye ya da kargo şirketi aracılığıyla gönderilebilir. Gönderim yapıldıktan sonra karşı tarafın eline zamanında ve herhangi bir zarar görmeden ulaşıp ulaşmadığı kontrol edilmelidir.
Projenin Sunulması Sırasında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Proje önerisi teslim edilmeden önce, varsa değerlendirme kriterleri kullanılarak dikkatle değerlendirilmelidir. Projenin nasıl ve hangi tarihe kadar sunulacağı ile ilgili notlar dikkatle okunmalıdır. İstenen belgelerin asıl ve kopyalarının sayısı, dış zarfın üzerinde olması gereken ibareler ve teslim tarihi/saati gözden kaçırılmamalıdır. Projenin nasıl ve hangi tarihe kadar sunulacağı ile ilgili notlar dikkatle okunmalıdır. İstenen belgelerin asıl ve kopyalarının sayısı, dış zarfın üzerinde olması gereken ibareler ve teslim tarihi/saati gözden kaçırılmamalıdır.