İŞL118U-İŞLETME İLETİŞİMİ
Ünite 7: Sözlü ve Online Sunum Hazırlanması
Giriş
İş hayatında çeşitli nedenler, aynı iş yerinde ya da dışarıdaki pek çok dinleyici önünde sunum yapılması için fırsat yaratır. Etkili sunum yöntemleri bilgi edinerek ve üzerinde çalışarak kazanılabilecek bir beceridir. Etkili konuşmacılar, sunumun sorunsuzca sonuca ulaşmasını sağlayabilmektedir. Bir sunumun yapılması her işte olduğu gibi iyi bir planlama gerektirmektedir.
Sunumla İlgili Temel Bilgiler
Sunum, konuşmacının bilgilerini ve düşüncelerini belirli bir hedef kitle ile paylaştığı bir sözlü iletişim şeklidir. Sunumu, düşünceleri paylaşmak ve dinleyenleri bilgilendirmek üzere gerçekleştirilen sözlü bir etkinlik olarak tanımlamak mümkündür. Sunum hazırlığına başlarken atılacak ilk adım sunum unsurlarını tanımaktır. Bunun için şunların yapılması gerekmektedir:
• Sunumun nerede yapılacağı ve teknik altyapısı öğrenilmedir. • Sunum organizasyonun kim tarafından yapılacağı araştırılmalı ve öğrenilmelidir. • İş toplantısı, konferans veya seminer gibi hangi gerekçe ile sunum gerçekleştirileceği önemlidir. • Sunum için ayrılan süre kontrol edilmelidir. • Başka kimlerin konuşacağını bilmek önemlidir. • Dinleyicinin kim olacağı dikkate alınarak ihtiyaçlarına ve ilgi alanlarına uygun hazırlanmalıdır.
Sunum Türleri
Sunum türleri ele alınırken konuşmacı ve dinleyici etkileşimine göre bir sınıflandırma yapmak mümkündür. Üç temel sunum türünden biri seçilebilir: monolog tarzında sunum, moderatör destekli ya da yönlendirici kılavuzluğunda tartışma ve etkileşimli konuşma.
• Bir monolog sunumda, konuşmacı kesintisiz, kimsenin bölmesine fırsat vermeden konuşur. Sunumun sonuna geldiğinde dinleyicilerden sorularını alabilir. • Moderatör destekli ya da yönlendirici kılavuzluğunda bir tartışmada konuşmacı, önceden saptanmış sorular veya konular üzerinde konuşur. • Etkileşimli bir sunum, konuşmacı bir grubun önünde durarak ve dinleyicileri sunum içerisine katacak eylemlerde bulunarak, konuşmasına destek olacak notları ve slaytları kullanarak sunumunu gerçekleştirdiği bir konuşmadır.
Sunum Yöntemleri
Sunumlar için birkaç yöntem uygulamak mümkündür. Sunumun durumuna bağlı olarak çeşitli sunum yöntemleri arasından seçim yapılabilir.
• Okuyarak konuşma: Okuyarak konuşmada, kelimesi kelimesine konuşmanın yazılması ve
sunum sırasında okunmasıdır. Bu tarz bir konuşmanın avantajı, anlatılacakları unutmak konusunda endişe duyulmamasıdır. Taslak konuşma, her bir kelimenin dikkatlice oluşturulmasına da izin verir. • Ezberlenmiş konuşma: Konuşmanın ezberlenerek sunulmasıdır. Dinleyicilerle sürekli göz teması kurulmasına imkân verirken aynı zamanda söylemek istediklerinizi kesin ve tam bir şekilde söyleme avantajına sahiptir. Konuşma metnin okunmasında olduğu gibi mesaj dikkatlice geliştirebilir ve sunulabilir • Doğaçlama konuşma: Zaman zaman, herhangi bir planlama veya uygulama olmaksızın, beklenmedik bir şekilde, anında veya doğaçlama bir konuşma yapmanız istenebilir. Önceden haber vermeksizin veya özel bir hazırlık için zaman olmadan konuşmanız istendiğinde, hazırlıksız konuşmaya başlanır. Bir soruya, yoruma veya konuşma davetine cevap verilmesi durumlarında karşılaşılabilir. Özellikle toplantı sırasında bir konu hakkında kısa bir görüş istendiğinde ya da soru sorulduğunda hazırlıksız bir konuşma yapmak durumunda kalınabilir. • Ana hat ve not kullanarak sohbet tarzı konuşma: Samimi ve doğal bir konuşma tarzı uygulanabilir. Araştırmalar sonucunda bilgiler toplanır, fikirler değerlendirilir, mesaj düzenlenir ve söylenecekler konusunda bir pratik yapılır. Böylece konuşmacı konuşacaklarına hâkim hâle gelir. Çoğu iletişim uzmanının savunduğu sunum tarzı, sohbet eder tarzda konuşulmasıdır.
Sunumun Planlanması
Sunumlar, araştırma, planlama, yazma, görsel tasarım ve kişiler arası ve sözsüz iletişim dahil olmak üzere tüm iletişim becerilerini sergilemek için önemli fırsatlar sunar. Sunumları planlamak, herhangi bir işi planlamak gibidir. Durum değerlendirmesi yapılır, bilgi toplanır, doğru ortam ya da araç seçilir ve bilgiler düzenlenir. Sunumu gerçekleştirecek konuşmacının başarılı bir sunum yapmasındaki hazırlık sürecinde sunumun planlanması, sunum içeriğinin hazırlanması ve sunumun gerçekleştirilmesi yani konuşmanın yapılmasından oluşan üç önemli adımdan söz edilebilir.
1. Sunumu planlama: Sunumun amacının belirlendiği, hedef kitle analizinin yapıldığı ve görsel yardımcıların kullanımı ile ilgili kararların verildiği adımdır. 2. Sunum içeriğini hazırlama: Çeşitli kaynaklardan yararlanılarak metnin yazıldığı adımdır. Sunumun ana hatları, giriş, gelişme ve sonuç bölümlerini içeren bir içerik oluşturulur. Kullanılması planlanan etkinlikler tasarlanır, görsel malzemeler ve sunum yardımcıları hazırlanır.
3. Sunumu gerçekleştirme: Konuşmanın yapılmasıdır. Yapılan planlama ve içerik çalışmaları dinamik bir sunum için temel olarak kullanılacaktır. Sunum zamanı etkili iletişim sağlamaya ve sunumun sorunsuz çalışmasına dikkat edilmelidir.
Sunum Amacının Belirlenmesi
Çoğunlukla sunumların amacı bilgilendirmek veya ikna etmektir. Yazılı mesajlar gibi, çoğu sözlü sunumun da birden fazla amacı olabilir:
• Bilgilendirici sunumlar, izleyiciyi bilgilendirir veya öğretir. • İkna edici sunumlar, izleyiciyi harekete geçmeye veya inanmaya motive eder. • İyi niyet sunumları, izleyiciyi eğlendirir ve onaylar.
Konuşmacının sunum yapacağı konuyu yapılandırmasına imkân veren noktalar şunlardır:
• Konuşmacı, hakkında daha çok bilgi sahibi olduğu ya da kolaylıkla bilgi bulabileceği bir konuyu seçmelidir. • Konuşmacı ilgi duyduğu konuyu seçmelidir. • Konuşmacı dinleyenlerin ilgi duyduğu bir konuyu seçmelidir. • Konuşmacı duruma ve ortama uygun bir konu seçmelidir. • Konuşmacı sunum süresine göre konuşmasını oluşturmalıdır.
Sunum hakkında hedefleri belirlerken taşıması gereken birtakım özellikler şunlardır: Açık ve kesin; Dikkate değer; Özel; Belli bir zamanla sınırlı; Gerçekçi; Rekabetçi; Katılıma yöneltici; Sunuma değer.
Hedef Kitlenin Analiz Edilmesi ve İhtiyaçların Belirlenmesi
Bir hedef kitleyi analiz etme yönergeleri, aşağıdaki sorulara yanıt bulmayı içerir:
• İzleyici kimdir? • Sunuma neden katılıyorlar? İhtiyaçları neler? • Konuyla ilgili olarak geçmişleri ve bilgi düzeyleri nedir? • Orada kaç kişi olacak? • Konuyla ilgili tutumları ne ve konuşmacıdan ne bekleniyor? • Dinleyici, sunumun sonucunda ne olmasını bekliyor?
Dinleyicileri anlamak için araştırma konuları şunları içerir: Dinleyicilerinizin yaşı; Dinleyicilerinizin cinsiyeti; Dinleyicilerinizin mesleği; Dinleyicilerinizin zekâ ve eğitim seviyesi; Dinleyicilerinizin ait olduğu sosyal, profesyonel ve dinî gruplar; Coğrafi deneyimlerin etkisi.
Görsel Yardımcıların Tasarlanması
Sunumların geliştirilmesi aşamasında görsel malzemelerin yer alacağı görsel yardımcılar yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu görsel yardımcılar beyaz tahta (flipchart), akıllı tahtalar (elektronik beyaz tahta), tepegöz, video ve filmler, autocue ya da prompter (suflör) ya da bilgisayar yazılımları olabilir.
Doğrusal sunumlar, geleneksel mesajlar gibi ana hatlarının çizilmesi ve baştan sona önceden tanımlanmış bir akışı takip etmeleri açısından basılı belgeler gibidir.
Doğrusal olmayan sunumlar, belirli bir yönde akmaz, bunun yerine serbest biçimli slaytlar kullanarak sunum yapan kişiye konular arasında ileri geri ve ayrıntı düzeyi açısından aşağı ve yukarı hareket etme seçeneği sunar
Slayt Tercihlerinin Yapılması
Görsel yardımcı türleri yapılandırılmış ve serbest biçimli slaytlar olarak tanımlanırken genellikle bu özellikleri barındıran yazılımlar üzerinden de açıklanmaktadır. PowerPoint, Keynote, Google Presentation, SlideRocket ve Prezi gibi sunum hazırlama konusunda üretilmiş yazılım programlarıyla görseller ve içeriğin eklenebileceği slaytlar düzenlenmektedir.
Sunumla İlgili Temel Bilgiler
Sunum içeriğini oluşturmak için öncelikle hangi fikirlerin paylaşılacağına ve hangi ana noktaların önemli olduğuna karar verilmesi gerekir. Her sunum açılış ya da başlangıç bölümüyle başlar, sorunun tanımlandığı gelişme bölümü ile devam eder, çözüm ve eylem çağrılarının yapıldığı sonuç bölümü ile tamamlanır.
Sunumun Açılışı
Giriş bölümünü planlarken dinleyicilerin dikkatini çekmek üzere bir fikir geliştirilmesi yerinde olur. Başarılı bir giriş yapılabilmesi için kısa olmalı, ilgi çeken bir konuyla konuşmaya başlanmalı ve dikkat çekilebilmeli, samimi bir konuşma tonu kullanılmalıdır.
Sunumun Ana Gövdesi
Gelişme ya da ana gövde bölümünde temel noktalar sıralanır. Her bir ana nokta alt noktalar içerebilir ve bu alt noktalar, çeşitli fikirlerle destelenmelidir. Gelişme bölümünde yer alacak metinleri planlarken fikir uyumu ve ortaklığına dikkat edilmelidir. Konuşma süresinde ortaya konacak fikirler birbirini ve ana fikri destekleyecek nitelikte olmalıdır. Konular arasında geçiş yaparken etkili bir bağlantıyı kullanmak gerektiğinde bazı olgulardan, dikkat toplayıcılardan yararlanılabilir: Kişisel deneyimler; Gerçekler; Alıntılar; İstatistikler; Gerçekler; Alıntılar; Tarihsel öyküler; Örneklemeler; Şaşırtıcı istatistik veya olgular; Son haberlere referans verme; Anekdotlar.
Sunumun Kapanışı
Kapanış ya da sonuç bölümünde sunumun bir özeti sunulmalı ve konunun önemine dikkat çekilmelidir. Sunuş mutlaka kapanış cümleleri ile tamamlanmalıdır. Sunuş konuşmasının etkili olabilmesi için yine önceden
söylenecek ifadeler üzerinde düşünülmelidir. Kapanış hazırlarken göz önüne almanız gereken bazı noktalar şunlardır:
• Daima bir kapanış hazırlanmalıdır. • Ana nokta ve bazen ana destek noktaları yeniden ifade edilmelidir. • Sonraki adımın ne olacağı açıkça söylenmelidir. • Uygunsa, harekete geçme çağrısı yapılmalıdır. • Dinleyicilere teşekkür edilmelidir. Bir sunum yalnızca bir dinleyici kitlesi olduğunda gerçekleşir. • Canlı ve olumlu bir resimle bitirilmelidir.
Etkili Slayt İçeriği Oluşturma
Etkili ve hedefi yakalamaya yönelik bir konuşma gerçekleştirmenin en iyi yollarından biri sunumlarda görsel malzemelerin kullanılmasıdır. Görsellerin etkin olması için şunların dikkate alınması gerekir:
• Görsel basit olmalı • Bir kavramı sunmalı ya da vurgulamalı • Anahtar kelimeler kullanılmalı • Her slaytta tek bir kavram yer almalı • Her slaytta en fazla altı satıra yer verilmeli • Uygun yerlerde renk kullanılmalı (başlıklar- vurgular gibi) • Uygun yerde resim kullanılmalı • Sıralı madde imleri yerine noktalı madde imi tercih edilmeli • En fazla iki farklı yazı boyutu kullanılmalı • Büyük harfler başlıklar ya da kısaltmalar dışında kullanılmamalı
Slaytlarda metin kullanımı: Hazırlanacak slaytlarda çok fazla metine yer verilmemelidir.
Slaytlarda çizelge ve tablo kullanımı: Etkili tablolar ve grafikler oluşturmak için, görsellerin projeksiyonda yansıtıldığında anlaşılır olmasına dikkat edilmesi gerekir.
Slaytlara animasyon ve multimedya ekleme: Sunumlara eklenecek linkler, sunumdaki başka bir slayta, bir web sitesine veya tamamen başka bir programa atlamasını sağlayacaktır.
Grup Sunumları Yapmak
Bir ekip ya da grubun sırayla ya da paslaşarak çoğunlukla aynı sunum dosyası üzerinde ve birbirini tamamlayacak biçimde sunuş yapması grup sunumu olarak tanımlanabilir. Eğer çalışma bireysel değil grup çalışması ise bireysel ya da lider sunumu yerine grup sunumunun yapılması daha uygun olur. Grup ya da ekip olarak sunum yapıldığında şu yönergelerin takip edilmesi gerekir: Güçlü yönlerin ön plana çıkarılması; Grup üyelerinin tanıtılması; Üyeler arasındaki geçişlerin planlanması; Gruptaki herkese söz verilmesi; Grup üyelerinin birbirlerinin eksiklerini tamamlaması; Diğerlerinin konuşmaları için de hazırlıklı olunması.
Sunum Alıştırmasının Yapılması
Sunum öncesinde pratik yapılması yerinde bir uygulamadır. Yapılacak sunum için rahat davranmak ve istekli olmak gerekir. Sunumu birkaç gün öncesinden hazırlamak ve gözden geçirmek sunuma başlamadan önce bir kenara koymak daha iyi bir sonuç verecektir. İyi bir gece uykusu çekmek, etkinlik için uygun bir şekilde giyinmek, güvenli ve coşkulu bir konuşmanın yapılmasını sağlar.
Korkuyla ve Heyecanla Başa Çıkmak
Sunum korkusu ve heyecanla başa çıkabilmek için şunların yapılması önerilmektedir:
• Hazırlıklı olmak ve prova yapmak • Heyecanı avantaja dönüştürmek • Korkuyu tanımlamak • Olumlu bir zihinsel tutum oluşturmak • Başarılı bir sunum hayal etmek • Nefes alma egzersizleri yapmak • Dili tutulma, söyleyeceklerini unutma, titreme, hızlı ya da yavaş konuşma gibi fiziksel belirtilerle baş etmek.
Sunum Provasını Yapmak
Provanın nasıl yapılması gerektiğine dair ipuçları şunlardır:
• Kendinizi rahat hissedene kadar pratik yapın. • Alıştırma yapmak zamanlamayı kontrol etmeye de yardımcı olur. • Önce bir aynanın önünde alıştırma yapın, sonra toplanabilecek ve dürüstçe geri bildirim verecek yakın arkadaş veya aile gibi herhangi bir yardımcı dinleyici kitlesinde pratik yapın. • Kıyafetlerinizi prova edin. • Konuşmayı ezbere öğrenmeye çalışmayın ve tek bir kelimeyi bile unutursanız büyük bir kafa karışıklığına neden olabileceğini dikkate alın
Sunumum Gerçekleştirilmesi
Bir sunumun gerçekleştirilmesi, konuşmanın dinleyiciler önünde sergilenmesi anlamına gelir. Sunumun gerçekleştirilmesi aşamasında konuşmanın etkili olmasına, beden dilinin konuşmayı destekleyecek biçimde kullanılmasına dikkat edilmelidir. Sunumlar için uygun şartların oluşturulmasında dikkat edilmesi gereken özellikler şunlardır:
• Karşılıklı iletişimin sağlanması • Düşüncelerin hedef kitleye yöneltilmesi • Uyarı ve önerilerin dikkate alınması • Yanlış anlamaların önlenmesi • Düşüncelerin açık ve net olarak iletilmesi • Delillerin sağlanması
Etkili İletişim
Etkili bir sunum yapmak için, korkuyla başa çıkılmalı, göz teması kurulmalı, iyi bir konuşma sesi geliştirilmeli,
ayakta durulmalı, hareket edilmeli, notlar ve görseller uygun bir şekilde kullanılmalı, dinleyiciler konuşmaya dahil edilmeli ve kesinlikle pratik yapılmalıdır.
Göz teması: Konuşma sırasında dinleyicilerle göz teması kurmak olumlu bir etki yaratacak ve konuşmanın akılda kalmasını sağlayacaktır.
Jestler: Konuşurken, jestler, hareketler ve genel duruş destekleyici işleve sahiptir
Duruşlar: Nefes alıp vermenizi kolaylaştıracak bir duruş sesin kontrol edilmesine de fırsat sağlar.
Yüz İfadeleri: Yüz, dinleyenlere iletilecek belirli duygunun birincil kaynağıdır.
Kişisel görünüm: Dinleyenlerin konuşmacıya ve verilen mesaja nasıl yanıt vereceğini etkilemektedir.
Ses tonu: Sesin perdesini ve tonunu ayarlamak, sıkıcı ve tekdüze bir konuşmayı engeller.
Duraklamalar: Konuşurken kısa aralar verilmesi diğerlerinin konuşması için de fırsat yaratır.
Konuşma Tarzı
Dinleyicilerin konuşmanızı dinlemesi, sunum sonunda beklentilerin karşılanması sunumun başarılı olduğunu gösterir. Dinleyicilerin konuşmadan etkilenmesi için öncelikle konuşma tarzınıza dikkat etmeniz, görsel malzemeleri iyi hazırlama anız ve görünümünüze özen göstermeniz gerekir.
Dinleyicilerle Etkileşim
Merak uyandırarak, sorular sorarak ve coşku oluşturarak hedef kitleyi dahil etmenin yolları düşünülmelidir. Bir grubun önünde sunum yaparken dinleyicileri sunuma dahil etmek ve geri bildirim almak önemlidir.
Beden Dili
Beden dili, yüz ifadelerini, el ve kol hareketlerini, bedenin duruş tarzını içerir. Beden diliyle ne söylediğimizin farkında olmak etkili iletişim kurabilmenin önemli bir yoludur.
Soru Cevap
Sunum tamamlandıktan sonra dinleyicilerin soru sorması için fırsat vermek, sunumun başarısı için vazgeçilmez bir uygulamadır. Dinleyicilerin konuşmacıyı, mesajı ve sunum amacının gerçekten anladığını değerlendirmek için iyi bir fırsat sunar. Önemli bilgiler edinme, ana fikri ve destekleyici noktaları vurgulama şansı verir. Bu nedenle sunum sonrasındaki soru-cevap kısmı konuşmanın son durağı olarak görülebilir. Soru-Cevap kısmında dikkat edilecek noktalar şunlardır: Tahmin yapmak; Soruyu tekrarlamak; Dinleyiciyi soru sormaya teşvik etmek; Hoşgörülü davranmak; Zor ya da düşmanca sorularla başa çıkmak; Bilinmeyen sorularla karşılaşmak; Kontrolü elde tutmak; Soruları sonlandırmak.
Online Sunumları Gerçekleştirilmesi
Online ya da çevrimiçi sunumlarla ilgili olarak özellikle iki farklı bir çalışmanın yapılması söz konusudur. İlk olarak online sunum için hazırlık aşamasında görsel yardımcıların seçiminde uygun ve etkili olan araçlarla sunumun üretilmesi ve paylaşılması söz konusudur. İkinci olarak ise görsel yardımcılar kullanmadan sözlü sunumların sanal toplantılar aracılığı ile yapılmasıdır.
Online Sunumlar
Bir online sunumun içeriğini hazırlamak için geleneksel yöntemlerden farklı davranmak gerekmez. Ancak online sunum araçlarının sahip olduğu potansiyelin farkında olmak, etkili sunumlar yapmak, hedef kitle ile etkileşim kurmak için teknolojinin avantajlarından yararlanılmasını sağlayacaktır. Yaygın olarak kullanılan online sunum hazırlama programları ya da online sunum platformları Google Docs, Zoho, Empressr, Slideshare, Prezi, SlideRocket, Haiku Deck, ChartBlocks, SlidesCarnival, Infogram, Slidebean, Google Slides, Emaze’dir. Başarılı çevrim içi sunumlardan emin olmak için aşağıdaki öneriler dikkate alınmalıdır:
• Çalışma materyalleri önceden gönderilebilir. • Mümkünse sistemi canlı kullanarak prova yapılmalıdır. • Sunular olabildiğince basit tutulmalıdır. • Sık sık geri bildirim istenmelidir. • Görsel malzemenin anlaşılır olup olmadığı sorgulanmalıdır. • Herkesin bağlanması ve görüntülediği ekrana alışması için zaman tanınmalıdır. • Teknolojinin içinde kaybolunmamalıdır.
Sanal Toplantılar
Zaman ve kaynaklar üzerindeki artan baskılar hem ticari hem de eğitim dünyasında masaüstü konferans yazılımı kullanan video konferanslar, sanal toplantılar, sanal sunumların - web seminerlerinin - kullanımının artmasına neden olmuştur. Bu tür programların kullanımı kolaydır ve herhangi bir masaüstü veya dizüstü bilgisayarda ve tabletlerde hatta cep telefonlarında da etkili bir şekilde çalışacaktır. Teknolojideki mevcut gelişmelerle, sanal ya da online sunumlar yapmak için üç farklı çevrimiçi uygulamadan yararlanılabilir: Çevrimiçi (online) bir toplantıda sanal (virtual) sunum; Web semineri (webinar) veya web yayını (webcast); Podcast ya da video podcast.