İKT315U-SOSYAL BİLİMLERDE PROJE YÖNETİMİ
Ünite 7: Avrupa Birliği Projeleri: Geliştirilmesi ve Yönetimi
Avrupa Birliği (AB) Projesi
Avrupa Birliği, dış fonlarını, belirli projeler vasıtasıyla, sektör yaklaşımı ile veya alıcı hükûmetlere bütçe desteği şeklinde dağıtmaktadır. Fonların dağıtımında proje yaklaşımı, kamu sektörü dışındaki sivil toplum girişimleri ile özel sektör girişimlerini desteklemeye yöneliktir (Sivil Toplum Kuruluşları için Teknik Destek-TACSO Bölge Ofisi, 2011).
Hibe Rehberi
Hibe rehberinde proje başvurusunda bulunmak isteyen kişiler, kurumlar, sivil toplum örgütleri ve tüm ilgilenenler için yer alan bilgilerin kapsamı oldukça detaylı olarak belirtilmektedir. Bu bilgiler aşağıda sıralı biçimde ifade edilmiştir;
• Hibe programının neden açıldığı • Programın konusuyla ilgili mevcut durum ve hangi sorunlara çözüm bulunması beklendiği • Duyurusu yapılan programın ve öncelik alanlarının hedefleri ve amaçları
• Program kapsamında sağlanacak mali yardım miktarı ve oranlarının alt ve üst limitleri
• Hibe programına hangi kurumların başvurabileceği ve ortak olabileceği
• Hibe verilecek projelerin uygulama süresi
• Desteklenecek proje türleri ve faaliyetler
• Desteklenmeyecek faaliyetler
• Projelerin hangi bölgeler ve illerde uygulanabileceği
• Uygulanacak projelerde hangi maliyetlerin uygun olduğu
• Başvurunun nasıl ve nereye yapılacağı, hangi dokümanların sunulması gerektiği
• Başvuruların nasıl değerlendirileceği
Eş Finansman
Hibe projelerine verilen finansal destek aslında bir tür “koşullu” fonladır. Amaç, program önceliklerine göre tasarlanmış bir projenin sonuçlarına ulaşabilmesi için proje bütçesinin belli bir yüzdesinin hibe katkısı olarak verilmesidir.
Proje Kavramı ve Avrupa Birliği Projesi
Proje; Belirlenen süre içinde ortaya konulan soruna ilişkin çözüm önerilerini kapsayan iş paketlerinden oluşan, belirli bir bütçeye sahip, ilgili ortaklık yapısına bağlı olarak tüm ortakların yetki ve sorumluluklarının belirlendiği planlanmış faaliyetler bütünüdür.
Proje sürecinde planlanan faaliyetlere başarılı biçimde ulaşılmasının ve sonuçta hem ortaklar açısından hem de faydalanıcılar açısından başarılı ve etkili sonuçların ortaya konması hem faaliyetlerin planlanması aşamasında hem de uygulama aşamasında özen gösterilmesi gereken bazı hususları içermektedir. Bu hususlar aşağıda belirtilmiştir:
a. Proje ortakları, hedef grubu ve proje sonuçlarından etkilenecek olan nihai faydalanıcılar belirlenmelidir. b. Proje süreci içinde ortaklar arasında yetki ve sorumlulukların sınırlarının çok net biçimde ifade edilmiş olması gerekir. c. Proje başvuru sürecinde belirtilen Gantt (iş- zaman akış) şemasına uygun biçimde faaliyet üretilmesi gerekir. d. Proje sonuçlarının, üçüncü kişi ya da kurumlara yaygınlaştırılması sağlanmalıdır.
Gantt (İş-Zaman) Şeması: Henry Gantt tarafından tasarlanan, iş yönetiminde zaman planlamasını sağlamaya yönelik oluşturulmuş bir diyagramdır. 1910 yılında ortaya çıkarılmış bu çizelge, yaygın olarak proje yönetiminde kullanılarak bir zaman ölçeğine göre görevlerin planlanması için kullanılan bir araçtır. Gantt çizelgesi, iş planlaması gerektiren birçok sektörde kendine yaşam alanı bulabildiği için günümüzde de üretim ve proje planlamalarında yaygın bir şekilde kullanılan görsel iş planlama aracıdır.
Avrupa Birliği Projelerinin Geliştirilmesi ve Yönetimi
Bir Avrupa Birliği projesine başlarken kısaca hangi hususların değerlendirilmesi gerektiğini öncelikle açıklamak gerekir.
Kendi ülkenizde ve Avrupa ölçeğinde tespit etmiş olduğunuz soruna ilişkin çözüm önerileriniz ya da yaklaşımlarınız veya konuya ilişkin özellikle çözüm odaklı bir fikriniz varsa, tüm bu tanımlanan süreçleri birlikte gerçekleştireceğiniz; çağrıda belirtilmiş olan hedeflere ve iş programının gerçekleştirilmesine katkıda bulunacak sorumluluk alacak ve oluşturulan çözümün bir parçası olarak bu çözüm önerileri bütününü yaygınlaştırma sürecine katkı sağlayacak stratejik ortaklarınız olmalıdır. Ortaya konulan proje fikrinin kesinlikle ilgili hibe programında açıklanan öncelikli alanlar ile uygun olması gerekir. Ardından, başarılı bir proje ortaya çıkarmak için aşağıda sıralanan sorulara cevap verilebilmelidir:
• Ne tür bir proje yürüteceksiniz? (kapsamı, sınırları, hedefleri ve hedeflenen sonuçları, özellikle beklenen etkisi) • Sonuçları ne yapmayı tasarlıyorsunuz? (Proje sonuçları arasında elde edilen fikrî çıktıları kişi, kurum ve işletmeler açısından nasıl yaygınlaştıracaksınız?) • Projeyi kimle gerçekleştireceksiniz? Kim ne yapacak? (Konsorsiyum, görevlerin dağılımı ve sorumluluklar) Niçin Komisyon tarafından finanse edilmeli? (Avrupa katma değeri) • Nasıl başarıyla tamamlanacak? (olanaklar, yönetim, metodoloji)
• Ne kadara mal olacak? Hangi sübvansiyonu almayı umut edebilirim? (Bütçe planı ve toplumsal katkısı) • Gantt (İş-Zaman) takvimi nasıl olacak? • Kurumumdan desteğim var mı? (İnsan kaynakları, finansal olanaklar...) • Koordinatör olmaya hazır mıyım? (Yani hem konsorsiyumun başı hem de Komisyon nezdinde baş sorumlu olmaya)
Avrupa Birliği Projesi Yazma ve Kabul Alma Süreci
Hibe almayı hak edecek bir Avrupa Birliği projesi yazmak için proje süreçleri içinde dikkat edilmesi gereken adımların çok iyi bilinmesi gerekecektir. Bu durum proje döngüsü ve yönetimi konusunda oldukça başvuranları yetkin hâle getirir. Bunun için hibe başvuru koşullarına uygun olarak proje fikrinin sunulması gerekecektir. AB hibe programlarından yararlanarak projeleri sonuçlandırabilmek için özellikle üç aşamayı yerine getirmede başarılı olmak zorunludur. Bu aşamalar; proje hazırlama, finansman temini ve faaliyetleri uygulama şeklinde sıralanabilir (Karaçay, 2017).
Proje hazırlama: İyi ve başarılı bir proje hazırlayabilmek ve tamamlayabilmek için öncelikle proje hazırlama aşamasının başarılı bir şekilde sonuçlandırılması gerekmektedir. Proje hazırlama aşaması, sizi öngörülen hedefe ulaştıracak zamanın, faaliyetlerin ve bütçenin planlanmasını içerir. Bu aşamada projenin özgünlüğünün, içerik kalitesinin ve diğer başvurulardan farkının net ve etkileyici bir biçimde ortaya konulması gerekir.
Finansman temini: Başarılı bir proje hazırlayabilmenin ikinci adımı finansman temin edebilmek için hibe başvurularında bulunmaktır. Farklı hibe programları mevcuttur. Ünitenin alt bölümlerinden birisi proje için finansman olanağı sağlayabilecek alternatif hibe programlarının açıklanmasına ayrılmıştır. Proje yazanların uygun hibe programını araştırarak kendi çalışmalarına destek olabilecek hibe programını tespit ederek başvuruda bulunmaları gerekir. Bu aşamanın önemli hususlardan birisi de proje fikrinizin hangi hibe programı tarafından fonlanmasının uygunluğunu tespit etmektir.
Faaliyetlerin uygulanması: Son aşama ise faaliyetlerin uygulanmasıdır. Belirlenen bütçe kullanılarak, hazırlanan proje takvimine uygun olarak yapılması kararlaştırılan faaliyetlerin hayata geçirilmesi gereken aşamadır. Proje içinde planlanan uygulama sürecine ilişkin tüm faaliyetlerin iş-zaman çizelgesi proje başvurusu sırasında beyan edilmelidir. Dolayısıyla tüm iş paketlerinin de öncesinde belirtilen iş-zaman takvimine uygun olarak gerçekleştirilmesi gerekir.
AB projesi yazmak için öncelikle bir proje konusu seçilmelidir. Seçilecek proje konusunun ana kaynağı bir problem veya ihtiyaca dayanmalıdır. Çünkü proje çıktısında bir ihtiyaç veya sorunun çözüme kavuşturulması hedeflenmektedir. Projenin konusunu belirlemek daha çok
projeyi yazan kişinin karşılaştığı sorunlarla ilgili olabilmektedir.
Proje hazırlama basamakları aşağıdaki belirtilen fazları içermektedir:
Analiz: Kapsamlı bir durum analizi ile projenin sorununa ilişkin değerlendirmeler yapılmalıdır.
Fonlama: AB projesi tasarlarken bir diğer önemli nokta fonlama kısmıdır. Projenin ana amaca ulaşabilmesi için belli bir seviyede maddi ihtiyaç doğmaktadır.
Planlama: AB projelerinde önemli olan ve dikkat edilmesi gereken bir başka nokta da faaliyet ve zaman planlaması yapmaktır.
AB’ye Teklif Çağrıları ile gelen başvurular, PRAG (AB Dış Faaliyetleri için Sözleşme Prosedürleri Uygulama Rehberi, 2010) rehberinde belirlenen bir dizi prosedür ile kontrol edilir ve değerlendirilir. Başvuruları değerlendirme süreci aşağıda verilen sırayı takip etmelidir (Sivil Toplum Kuruluşları için Teknik Destek-TACSO Bölge Ofisi, 2011):
• Tekliflerin alınması ve kaydedilmesi • Açılış oturumu ve idari kontrol • Uygun hâllerde Konsept Notunun değerlendirilmesi • Başvuru formunun değerlendirilmesi • Uygunluğun doğrulanması • Değerlendirme Kurulunun sonuçları
Proje hazırlanırken dikkat edilmesi gerekenler şunlardır (İstanbul Büyükşehir Belediyesi Avrupa Birliği Çalışmaları, 2020):
• Kılavuzlar dikkatli okunmalı, • www.europa.eu adresinden temin edilen standart formlar düzgün ve AB terminolojisine uygun biçimde ve ilgili hibe başvuru çağrısının diline uygun olarak genel olarak İngilizce doldurulmalıdır. • DIN A4 formatına sadık kalınmalı (Bunun dışında hiçbir format geçerli değildir), • Teklifin yazımında anlaşılır bir dil kullanılarak uzun cümlelerden kaçınılmalı, bol bol grafik, diyagram, tablo kullanılmalı, • Projenizin hedefleri, olası sonuçları mümkünse nicelik olarak ifade edilmeli, • Önceden yapılmış araştırma sonuçlarına yer verilerek proje fikri desteklenmeli, • Proje ekibinizin özerkliği ve yarattığı sinerjiye vurgu yapılmalı, • Bilim ve teknolojideki son durumla karşılaştırma yapılarak projenizin yaratacağı katma değerin altı çizilmeli, • Konsorsiyumun iç işleyişine dair kurallar belirlenerek sözleşmeye eklenmeli,
• Proje etkinlikleri ve sonuçları için kontrol, de- netim ve validasyon/doğru ve güvenilirliğinin teyit edilmesi mekanizmaları oluşturulmalı, • Projede, kullanılan kaynaklar ile giderler arasında tutarlılık olmalıdır.
Avrupa Birliği Projelerinde Ortaklık Yapısı ve Proje Ortağı Bulma
Proje Ortağı, proje süreci içinde tanımlanan iş paketleri konusunda sorumluluk üstlenebilecek ve proje faaliyetin yürütülmesi sürecinde veya sonucunda doğrudan veya dolaylı fayda-menfaat elde ederek bunun karşılığında hibe faydalanıcısına projenin yürütülmesinde katkıda bulunan, rehberde gösterilen ortaklık beyannamesine imza atan, kurumsal sorumluluk alan proje paydaşıdır (AB Proje Yönetimi, 2016). Proje sürecinde ortaklık yapısı da projenin fonlanması açısından oldukça önemli bir kriterdir.
Proje çalışması ve proje hazırlığıyla ilgili tüm konularda iyi planlama yapılması, proje için doğru ortağın veya ortakların bulunması için kilit unsurdur. AB proje sürecinde seçim aşamasına mümkün olduğunca erken başlanması gereklidir. Ortaklık sürecinde, proje ortağı olarak seçim yapacağınız ortağın projenin iş paketlerinden, sorumluluk ve yetkilerinin neler olduğundan haberdar olması gerekir.
AB Projesi Türleri
• Eğitim ve Öğretim alanında Hayatboyu Öğrenme Programı, • Gençlik faaliyetlerini destekleyen Gençlik Programı, • Rekabetçilik ve Yenilik alanlarına destek sağlayan Rekabetçilik ve Yenilik Programı, • Araştırma ve Teknolojik Yeniliklerin desteklenmesi için 7. Çerçeve Programı, • Kültür faaliyetlerine destek sağlayan Kültür 2013 Programı, • Avrupa Kültür Başkentleri Eylemi, • Sosyal Politika alanında gerçekleştirilen Progress Programı, • Gümrük alanındaki iş birliğini destekleyen Gümrükler 2013 Programı, • Vergi alanındaki iş birliğini destekleyen Fiscalis 2013 Programı
olarak sıralanmaktadır.
Eğitim, Öğretim, Gençlik ve Spor Programı: Erasmus+
Birlik düzeyinde mesleki eğitim de dâhil olmak üzere eğitim ve öğretimde iş birliği, hareketlilik faaliyetleri, dönemsel ortaklıklar ve gençlik faaliyetlerini desteklendiği bir programdır.
Hayat Boyu Öğrenme Projeleri
Hayat boyu öğrenme, öğrenme evrelerinin okulların dışına taşındığı yani okullar ile sınırlı kalmadığı, evde, işte ve hayatın her noktasında aktif olan bir öğrenme eyleminin
gerçekleştiği, bu eylemin yaş, sosyal ve ekonomik statü, eğitim seviyesi gibi kriterlerin engel olmaksızın sürdürülebileceği bir süreçtir.
Hayat Boyu Öğrenme Programı bir çatı program niteliğinde olup bünyesinde, Okul Eğitimi Programı (Comenius), Yükseköğretim Programı (Erasmus), Mesleki Eğitim Programı (Leonardo da Vinci), Yetişkin Eğitimi Programı (Grundtvig) ve Ortak Konulu Program (Transversal) olmak üzere beş alt program uygulanmıştır (T.C. Avrupa Birliği Bakanlığı, 2016).
Gençlik (Youth in Action) Programı
Erasmus+ programı içerisinde olan “gençlik programı” gençlerin yeni beceriler elde etmelerine destek olmayı amaçlar.
Spor Programı
Program; Avrupa spor faaliyetlerinin sistematik olarak geliştirilmesi ve kültürler arasında spor bağlamında yeni ilişkiler oluşturulmasını amaçlamaktadır (Avrupa Birliği Proje Yönetimi, 2014).
Ufuk 2020 Programı
Ufuk 2020 programının temel amacı seçilmiş alanlarda yenilikçi, araştırma ve teknoloji odaklı faaliyetleri ve projeleri destekleyerek Birliğin kalkınmasına fayda sağlamaktır.
Ufuk 2020 Programı yaklaşık 72,5 milyar avroluk bütçesiyle, Avrupa’nın küresel rekabet edebilirliğini güçlendirmeyi amaçlayan bir programdır. Ufuk 2020 Programı bilgi ve yeniliğe dayalı bir toplum ve ekonomi oluşturmak amacıyla 1 Ocak 2014-31 Aralık 2020 dönemi için oluşturulan program Avrupa 2020 hedeflerinin gerçekleştirilmesinde önemli bir role sahiptir.
İşletmelerin ve KOBİ’lerin Rekabet Edebilirliği (COSME) Programı
COSME programı; yenilikçi girişimlerin ve fikirlerin ihtiyaç duyduğu finansmana erişimin kolaylaştırılması, girişimcilik kültürünün yerleşmesi ve iş ortamının iyileştirilmesine yönelik faaliyetleri desteklemektedir.
Yaratıcı Avrupa
Yaratıcı Avrupa programı kültürel ve yaratıcı sektörler (sanat dalları, mimarlık, müzecilik, kültürel miras vb.) arasında geliştirilen uluslararası iş birliği projelerini desteklemektedir.
Fiscalis 2020 Programı
Genel amacı iç pazarın vergilendirme sisteminin ülkeler arası iş birliğini güçlendirerek düzenli olarak işlemesini sağlamak ve iyileştirmektir. Fiscalis 2020 ve Gümrükler 2020 Programları, vergilendirme ve gümrük alanlarında AB üye ülkeleri arasındaki bilgi paylaşımının ve ortak uygulamaların geliştirilmesini hedeflemektedir.
İstihdam ve Sosyal Yenilik (EaSI) Programı • Center for International Private Enterprise Program kapsamında, nitelikli ve sürdürülebilir istihdam, • Regional Environment Center (REC) – Bölgesel yeterli sosyal korumanın temini, sosyal dışlanma ve Çevre Merkezi yoksullukla mücadele ile çalışma şartlarının iyileştirilmesi • British Council desteklenmektedir. • National Endowment for Democracy • Kanada Büyükelçiliği-Ankara Programın genel hedefi nitelikli ve sürdürülebilir istihdam, yeterli sosyal korumanın temini, sosyal dışlanma ve • Netherlands MATRA Programme yoksullukla mücadele ile çalışma şartlarının iyileştirilmesi • The Global Fund for Women hususlarına destek verilmesidir. Program, Progress, Eures • Bernard van Leer Foundation ve Mikro-finans ve Sosyal Girişimcilik fazları olmak • Friedrich-Ebert Stiftung (Friedrich Ebert üzere başlıca üç fazdan oluşur. Foundation) • Konrad-Adenauer Foundation Avrupa Dayanışma Programı (ESC) • International Youth Foundation (IYF)
Gençlerin kişisel, eğitsel, sosyal, sivil ve mesleki • John D. and Catherine T. MacArthur Foundation gelişimlerini teşvik ederken kendi ülkelerinde veya yurt • Henrich Boll Foundation dışında topluma yarar sağlayan projelerde gönüllü • AB İlan olmaları, çalışmaları veya ağ kurma faaliyetlerinde • Kalkınma Bankası bulunmaları için fırsatlar yaratan, toplumsal ihtiyaçları • UN Women. karşılamayı hedefleyen yeni bir Avrupa Birliği girişimidir.
CUSTOMS 2020 Programı
CUSTOMS 2020 programının temel amacı gümrük birliğinin işlerliğinin desteklenmesine yönelik hazırlanan bir AB iş birliği programıdır. Program, bilgi ve uzmanlık yaratarak ve paylaşarak gümrük konularında çalışan kurumların kapasitesini artırmayı amaçlayan bir AB iş birliği programıdır. Dolandırıcılığa karşı mücadele ve fikrî mülkiyet haklarının korunması da dâhil olmak üzere, Birliğin ve üye devletlerin mali ve ekonomik çıkarlarının korunması için gümrük makamlarına destek verilmesi, gümrük makamlarının idari kapasitelerinin geliştirilmesi ve Avrupa işletmelerin rekabet edebilirliğini güçlendirilmesidir (European Commission, 2020c).
AB Projeleri İçin Fon Sağlayan Diğer Kurum ve Kuruluşlar
Ulusal ve uluslararası alanda fon sağlayan kuruluşlar şunlardır:
• Karacadağ Kalkınma Ajansı • Millî Eğitim Bakanlığı • Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu • Tarım ve Orman Bakanlığı • Hazine ve Maliye Bakanlığı • Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeleri Geliştirme ve Destekleme İdaresi Başkanlığı • Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK) • Merkezi Finans ve İhale Birimi • Kültür ve Turizm Bakanlığı • Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı • Çalışma Sosyal Hizmetler ve Aile Bakanlığı • Açık Toplum Vakfı (Open Society Foundation) • Avrupa Birliği • UNDP Türkiye • Dünya Bankası Mikro Hibeler • Danimarka Büyükelçiliği