İKT315U-SOSYAL BİLİMLERDE PROJE YÖNETİMİ
Ünite 5: Proje Aşamaları ve Projede Risk Yönetimi
Giriş
Başarılı bir proje için çok önemli bir öge olan ve tüm aşamaları kapsaması gereken “Projede Risk Yönetimi” bu ünitede ayrıntılı olarak ele alınmıştır.
Proje Aşamaları
Projenin aşamaları aşağıdakilerden meydana gelmektedir: Projenin Başlatılması, Projenin Planlanması, Projenin Yürütülmesi, Projenin İzlenmesi ve Kontrolü, Projenin Kapatılması. Bu bölümde projenin yürütülmesi, projenin izlenmesi ve kontrolü ile projenin kapatılması aşamaları olmak üzere, kalan üç aşamayı öğreneceğiz.
Projenin Yürütülmesi Aşaması
Proje planında belirtilen bütün görevleri yerine getirmek için gerekli kaynaklar ve proje ekibi ile birlikte çalışılır. Ayrıca proje yöneticisi, proje planındaki temel çerçeveye bağlı kalarak ürün veya hizmeti geliştirmek için faaliyetlerin gerçekleştirilmesini ve denetlemeleri sağlar.
Projenin yürütülmesi aşaması, proje sözleşmesindeki görevleri tamamlamak için gerçekleştirilen faaliyetlerden oluşmaktadır. Projenin yürütülmesi aşaması, kaynakların ve insanların koordinasyonunu sağlayarak projenin kalitesini güvence altına almaktadır.
Projenin yürütülmesi aşaması en çok zaman ve kaynak gereksinimine sahip olan aşamadır. Projenin yürütülmesi aşamasında oluşturulan yönetim süreci; kaynakların, yaşanan gecikmelerin ve sorunların izlenmesi ve kontrolünde etkilidir. Ayrıca, projede hedeflenen kalite göstergelerine ulaşılmasına yardımcı olur. Proje yöneticisi, ilgili paydaşların taleplerini karşıladığından emin olmak için her türlü faaliyeti, kaynakları, harcamaları yakından takip eder ve gerekli denetlemeleri sağlar.
Projenin yürütülmesi aşamasında yerine getirilen görevler şu şeklide sıralanır:
• Projenin Yürütülmesi o Etkili ve üretken ekipler geliştirilir. o İşin büyük kısmı yapılır. o Proje amacına bağlı kalınır. o Ürünler ve hizmetler üretilir ve oluşturulur. o Kaynaklar tedarik edilir.
Proje yürütülmesinde proje yönetimine dayalı temel stratejiler ise şu şekildedir:
Sonuç odaklılık: Projenin planı ile uyumlu şekilde yürütülmesidir.
Yetenekli yöneticiler: Her alanda bilgi sahibi olması ile proje görevlerinin tamamlanmasını etkili yürütürler.
Sorumluluk ile izleme: İletişimi açık tutarak ekibin performansını takip etmek önemlidir.
Esneklik: Değişime açık olmak ve hızlıca ayak uydurmak gerekir.
Ekip çabası: Ekibin birlikte hareket etmesi gerekir.
Fikir birliği: Ekip üyelerinin stratejiyi kavramaları gerekir.
Yüksek performanslı ekip: Doğru yeteneklere sahip projeyi kavramış ekip başarılı olur.
Etkin dinleme: Ekip ile iletişimi iyi tutmak ve geri bildirim almak önemlidir.
Takdir: Proje sürecindeki küçük kazanımlar ve başarıları vurgulamak gerekir.
Başarısızlık: Başarısızlıkların kontrol edilemeyecek seviyeye ulaşmaması gerekir.
Planlama faaliyetleri projenin planlanması aşamasında gerçekleştirilmiş olsa da projenin yürütülmesi aşamasının da kendi içinde belirli bir düzene ve plana ihtiyacı vardır. Proje yürütme planının aşamaları ise şu şekilde yapılanmaktadır:
• İş gerekçesi • Kapsam • Risk tanımlama ve azaltma • Proje kontrolleri • Kaynak planlama • Proje yönetme girişimi • Tasarım planı • Tedarik stratejisi • Yapım planı • Komisyon ve geçerlilik planı
Projenin yürütülmesi aşamasında gerçekleştirilen faaliyetlere bağlı olarak bir dizi çıktılar elde edilir. Bunlar:
• Proje teslimlerine dayalı çıktılar; o test edilmiş o kabul edilmiş o onaylanmış • Değişim yönetim belgeleri • Proje faaliyetleri ölçümü; o B planı o Performans kriterleri • Gerekliliklerin tanımlanması; o proje amacına bağlı
Projenin yürütülmesi aşamasında ürün veya hizmet büyük ölçüde tamamlanmış hale gelir. Ürün hizmet tamamlama döngüsünde ihtiyaçların toplanması, ihtiyaçların ürüne dönüştürülmesi, ürünün geliştirilmesi ve kalite güvencesi aşamaları yer almaktadır.
Projenin yürütülmesi aşamasında proje kaynakları, proje yöneticisi, proje ekibi ve ilgili paydaşlar koordineli bir şekilde projeyi fiziksel bir ürün/hizmete dönüştürmek için çalışır. Bu aşamada, proje planında tanımlanmış iş paketleri yürürlüğe konulur. İş paketlerindeki faaliyetler gerçekleştirildikçe, koşullara bağlı olarak ilgili proje güncellemeleri sağlanır. Ayrıca, düzenli olarak kontroller yapılır ve projenin kalitesi güvence altına alınarak projenin başlatılması aşamasında belirlenen amaç ve hedeflere bağlı kalınır.
Projenin İzlenmesi ve Kontrolü Aşaması
Bir projenin yaşam döngüsünde dördüncü adım, projenin izlenmesi ve kontrolü aşamasıdır. Bu aşama, projenin başlatılması aşamasında belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilen her türlü faaliyeti doğrulama süreçlerinden oluşmaktadır. Bu aşamaya ait temel bileşenler şu şekilde sıralanabilir: Planlama ve zamanlama, Risk yönetimi, Maliyet tahmini ve yönetimi, Kapsam ve değişim yönetimi, Kazanım yönetimi, Belge kontrolü, Tedarikçi performansı, Proje başlangıç çizgisinin sürdürülmesi, Raporlama.
Projenin izlenmesi ve kontrolü aşamasında, planlama belgelerindeki tahmini performans değeri, proje ekibinin gerçek performansı ile kıyaslanır. Proje performansı proje planına göre ölçülür. Plan gereksinimleri karşılanıyor ise plana göre devam edilir; plandan farklılıklar var ise nedenleri tespit edilir ve düzeltilir, plan iyileştirilir ya da iyileştirilemiyor ise plan değiştirilir.
Proje planının başarılı bir şekilde yürütülmesine yardımcı olmak için izlenmesi ve kontrol edilmesi gereken dört madde bulunmaktadır. Bunlardan ilki kapsamdır. Kapsam ile ilgili en dikkat çekici nokta, yürütme faaliyetleri ile ortaya çıkan bazı sapmalardır. Projenin izlenmesi ve kontrolü aşamasında, proje ekibinin çalışmaları mercek altına alınır. Bazı odaklanma sorunlarına bağlı olarak planın yanlış yorumlandığı durumlara rastlanabilir. Bu gibi bir durumda, proje yöneticisi gerekli adımları atar ve proje ekibini yönlendirir. Proje başarısına yönelik bu aşamada izlenmesi gereken ikinci madde ise değişim kontrolüdür. Paydaşların ve karar alıcılarının beklentilerini karşılamak için sürecin kontrol edilmesi oldukça önemlidir. Olası sorunlara karşı çözüm planlarının hazır olması, sorunların hızlı bir şekilde giderilmesini sağlamaktadır. Ayrıca, gerekli olmadıkça değişiklik yapılmamalıdır. Üçüncü madde ise temel performans göstergeleridir. Temel performans göstergeleri, proje ekibinin ilerlemesini değerlendirmek amacıyla kullanılan ölçümlerdir. Proje planının sağlıklı bir şekilde yürütülmesine yardımcı olan son madde ise projede oluşan sorunların neden ortaya çıktığı ile ilgilidir. Sorunların var olduğunu bilmek ve tespit etmek tek başına yeterli değildir. Sorunun kaynağına inmek ve neden gerçekleştiğini ortaya koymak, aynı sorunun tekrar ortaya çıkmasını önlemektedir. Projedeki kontroller için kaynak, süreç, yetenek ve deneyim bütünleşik bir yapıyı oluşturur. Bütünleşik yapı bütünleşik ekip ile olanaklı hale gelir. Bütünleşik ekip içerisinde alanında uzman olmak önem taşır, sorumluluk önem kazanır ve bu bağlamda proje yönetimi, proje kontrol uzmanları ve proje kontrolleri ilişkisel bir süreç içerisinde yürütülür. Proje izleme ve kontrol faaliyetleri, proje zaman çizgisinde tek bir dönemi temsil etmez. Her ne kadar planlama ve yürütme süreçlerinde kontrol işlemleri yoğunluk gösterse de projenin başlatılması ve projenin kapatılması aşamalarında da mutlaka izleme ve kontroller yapılmalıdır. Ayrıca projenin izlenmesi ve kontrolü aşaması, proje performansının kıyaslanmasını ve gerektiğinde ilgili iş
paketlerinde ve proje planında düzenlemelerin yapılmasını sağlamaktadır.
Projenin Kapatılması Aşaması
Projenin kapatılması aşaması; ürün/hizmetin paydaşlara ve/veya müşterilere teslim edilmesi, proje kaynaklarının tahliyesi, ekip çalışanlarının ödüllendirilmesi, resmî bağlantıların feshi ve satış sonrası servis gibi işlemlerden oluşmaktadır. Projenin başarıyla sonuçlandırılması için bazı rutin idari görevler yerine getirilmeli ve kontrol listesi oluşturulmalıdır. Bunlar;
Faaliyet kontrol listesi: Projeyi kapatmadan önce son bir kez faaliyetleri gözden geçirmek ve her bir ögenin tamamlandığından emin olmak gereklidir.
Bütçe raporlama: Projenin sonuç bütçesi değerlendirilmeli ve bununla ilgili bir rapor oluşturulmalıdır.
Haricî satıcı sözleşmesi: Projede harici satıcılar istihdam edildiyse, bu sözleşmeler feshedilmelidir.
Kaynak fazlalığı: Projenin tamamlanmasının ardından kullanılmayan bazı kaynaklar söz konusu olabilir. Kaynaklar arasında; para, ekipman veya bu proje için diğer departmanlardan görevlendirilen personel bulunabilir. Böyle bir durumda, bu kaynaklar ilgili birimlerin erişimine açılmalıdır.
İnceleme toplantısı: Ekip çalışanlarıyla birlikte bir toplantı düzenlenmeli ve her üyenin düşüncelerini özgürce ifade etmesine izin verilmelidir. Böylece, projeden öğrenilenler, artılar, eksiler belirlenir ve bu bilgiler gelecekteki olası projeler için performans artırıcı bir ögeye dönüşebilir.
Takdir: Tanımlanan hedeflere ulaşmak ve paydaşların beklentilerini karşılamış olmak önemli bir başarıdır ve takdir edilmelidir.
Proje belgeleri: Proje başlangıcından itibaren bütün belgeler tek bir kaynakta toplanmalı ve bu belgelerin güvenliğinden emin olunmalıdır.
Ürün/hizmet sonrası değerlendirme: Teslim edilen ürün/hizmet müşteriler tarafından test edilir ve gerçek başarı ölçüsü öğrenilir.
Projenin kapatılması aşaması özetle kapatılması aşamasının tanımlanması, proje sonlandırma faaliyetleri, sonuç durum raporu, belgeleme, proje tamamlama, takdir uygulamaları, gelecek projeler için görüşme, satış sonrası destek adımlarından oluşmaktadır. Projenin kapatılması aşamasında, projeye dair her türlü sözleşmeye son verilir. Projenin kapatılmasının temel nedenleri ise eğer proje alt projelerden oluşuyor ise alt projenin tamamlanması, projenin bütününün tamamlanması ve proje bitirme kararı alınması ile kapatılır.
Projede Risk Yönetimi
Risk yönetimi sürecinde risklerin kontrol listelerinin oluşturulması gerekir. Proje yöneticisi ve proje ekibi, bu
kontrol listelerinden faydalanarak proje risklerini tanımlayabilir ve projeyi geniş bir perspektiften ele alabilir.
Risk yönetimi sürecinde strateji, değerlendirme ve risk azaltma aşamaları yer almaktadır.
Risk yönetim stratejisine dayalı risk kapsam ve çerçevesinin tanımlanması gerekir ve bu bağlamda dış çevrenin tanımlanması, risk yönetim koşullarının oluşturulması risk kriterlerinin belirlenmesi gerekir. Risk değerlendirmesi sürecinde riskleri tanımlamak, ilgili risklerin analizi ve ölçümü yer alır. Risk azaltma sürecinde ise seçeneklerin tanımlanması, eylem planının geliştirilmesi, eylem planının onayı, uygulanması ve kalan risklerin planlanması aşamaları yer alır. Bu aşamalar her biri arasında etkili iletişim farkındalık ve danışmanlık süreci yürütmek önemlidir. Ayrıca risk azaltmanın ve bu bağlamda risk değerlendirmenin en önemli unsuru risk kabulüdür.
Risk yönetim planı geliştirme sürecinde ise üst düzey risk yönetim yaklaşımı oluşturmak, risk yönetim planı geliştirme, tanımlama ve belgeleme sürecinde proje risk durumunu belirleme riskleri izleme ve güncelleme, risk yönetim bütçesi, risk etkilerini planlama, uygulama ve farkedilen riskleri aktarma süreçleri dikkate alınmalıdır.
Risk Yönetim Planının Unsurları
Resmiyet kazanmış bir risk yönetim planı birçok unsurdan oluşmaktadır. Bunlar;
Risk Stratejisi: Projenin başlatılması aşamasında genel bir risk değerlendirilmesi yapılmaktadır. Bu değerlendirme resmî bir stratejiye dönüştürülür.
Yöntem: Risk yönetim planı ile risklerin yönetilmesi için kullanılan yöntem ve strateji detaylandırılmaktadır. Doğru bir yöntem, risk yönetim sürecindeki görevleri gerçekleştirmek için kullanılan araçlar, yazılımlar, verilerin saklanma koşulları gibi konuları ele alır.
Görev Dağılımı ve Sorumluluklar: Risk yönetim planı, proje ekibinin görevlerini tanımlar ve her pozisyon için sorumlulukları netleştirir.
Finansman: Risk yönetim planında, beklenmedik koşullara bağlı bütçedeki harcama, geliştirme ve uygulama işlemleri tanımlanmaktadır.
Zamanlama: Risk yönetim planı, kontrol ve güncelleme faaliyetlerinin zaman ve sıklığını belirlemektedir.
Tanım: Risk yönetim planı, riskleri tanımlamak için araçlar sağlamaktadır. Tanımlı risklerin giderilmesi daha hızlı ve kolay şekilde gerçekleşmektedir.
Ölçüm: Risk yönetim planı, her düşünceye ait risk yorumunu içermeli ve objektif bir ölçüm ortaya koymalıdır.
Olasılık ve Etki Matrisi: Olası risklerin puanlandırılması gerekmektedir. Risk yönetim planı, risk olasılığı ve boyutunu belirten etki matrisleri içermelidir.
Raporlama: Risk yönetim planında, proje risklerinin belgelenmesi, raporlanması ve yayılımı tanımlamalıdır.
Risk yönetimi, projenin tutarlı ve proje amacına uygun şekilde yol almasını sağlayan, projedeki aksaklıkları en aza indirgeyen ve sorunlara karşı hızlı ve doğru cevap üretilmesini kolaylaştırıcı bir süreçtir.
Risk yönetimi döngüsünde riskleri değerlendirme, öncelikli riskleri belirleme, risk profilini bulma, risk stratejisini seçme, risk stratejisini eyleme geçirme, azaltılamayan riskleri ölçme şeklinde sıralanacak adımlar ile riski aza indirgemek olanaklıdır.