İKT315U-SOSYAL BİLİMLERDE PROJE YÖNETİMİ
Ünite 4: Proje Örnekleri ve Proje Aşamaları
Giriş
Fikirlerin, iyi tasarlanmış ve yapılandırılmış bir projede vücut bulması gereklidir. Bunun için ise projenin akıllıca planlanması ve yürütülmesi önemlidir. Projenin başlatma, planlama, yürütme (izleme ve kontrol) ile kapatma olmak üzere dört temel adımı bulunmaktadır. Projenin yürütülmesi aşamasının alt adımı olarak verilmiş olan projenin izlenmesi ve kontrolü aşaması, dünyada yaygın şekilde verildiği gibi ayrı bir proje aşaması olarak ele alınarak, proje aşamalarını beş ana başlık altında değerlendirilebilir. Bu kapsamda proje yaşam döngüsü aşamaları;
• projenin başlatılması • projenin planlanması • projenin yürütülmesi • projenin izlenmesi ve kontrolü • projenin kapatılması
olarak sıralanabilir. Projenin başlatılması aşaması, diğer aşamalara kıyasla gerektirdiği mesai açısından nispeten daha kısa sayılabilir. Buna rağmen, projenin önem taşıyan ilk adımları bu aşamada belirlenir. Projenin başlatılması aşamasını takiben planlama çalışmaları başlar. Bu aşamada, başlangıçta belirlenen projeye dair ekip, paydaş, iş takvimi, bütçe vb. tüm konular detaylı bir şekilde ele alınır ve planlanır. Planlama işlemleri sayesinde, projenin başarılı ve sorunsuz bir şekilde ilerlemesi sağlanmış olur. Üçüncü aşama olan projenin yürütülmesi aşaması, projenin gerçekleştirildiği faaliyetleri kapsamaktadır. Bu süreçte proje yöneticisi, proje ekibinin çalışmalarını takip eder, projenin ilerleyişini izler ve kontrol eder. Oluşan riskleri ve sorunları çözüme ulaştırır ve gerekli yönlendirmeleri sağlar. Ayrıca, ilgili paydaşların katılımıyla beklentilere cevap verilir. Projenin kapatılması (bitirilmesi) aşaması, diğer üç aşamaya oranla daha kolaydır fakat önem derecesi yüksektir. Bu aşamada, proje boyunca yapılan çalışmalar belgelenir ve proje çıktıları oluşturulur.
Projenin her aşamasında gerçekleştirilen faaliyetler ve bu faaliyetler sonucu çıktılar elde edilmektedir. Ayrıca, her aşama için proje sözleşmesi, Gantt şeması, proje takibi, proje raporu gibi gerekli bazı belgeler de bulunmaktadır.
Proje Yönetiminde Başarı/Başarısızlık Hikâyeleri
Büyük markalar bile hata yapabilmektedir. Olumlu bir pencereden bakmak gerekirse, hatalardan çıkarılacak dersler vardır. Bu hatalar sizlere de ilk dört bölümde verilmek istenen başarılı bir proje yürütülmesi sürecinde nelere dikkat edilmesi konusunda bilgi ve beceriler kazandıracaktır. Aşağıda çeşitli sektörlerde proje yönetimin sürecindeki eksiklerden kaynaklanan başarısızlık örneklerine kısaca yer verilmiştir.
Dünyaca ünlü bir elektronik firmasının 1970’lerin ortasında nispeten kendinden daha küçük bir firmanın pazarda kabul görmüş bir ürününe karşı alternatif bir ürün geliştirme çabasına girmişti. Bu firma, her ne kadar kendi
alanındaki öncülerden ve en yenilikçi firmalardan biri olsa da rakipleri daha ucuza daha iyi ürünler geliştirmeyi başardı. Firmanın buradaki başarısızlığının temel sebebi, pazarlama stratejilerindeki yanlışlıktı. Proje yönetimi, projenin kapatılması ve kampanyanın tamamlanması ile bitirilen bir iş olmamalıdır. Düzenli olarak başarılı projelerin takibi yapılmalı ve değerlendirilmelidir. Böylece işletmelerin elde ettikleri fayda ve kazanım sürekli hâle gelir.
Dünyanın en büyük meşrubat firmalarından bir firma, çok ünlü olan içeceğini yenilemek amacıyla ürettiği yeni tarifi 200.000 kişi üzerinde test etti. Yapılan testlerin sonuçlarına bakıldığında denekler bu yeni tarifi beğenmiş ve eskisine tercih etmişlerdi. Sonuçta, 1985 yılında bu içe- cek yeni tadı ve ismiyle piyasaya sürüldü. Ancak yeni ürün, üreticisi olan dünya devi meşrubat firmasının tüm tanıtım çabalarına rağmen neredeyse hiç satılamadı. Ürün geliştirme çalışmaları için harcanan 4 milyon doların yanı sıra satılamadığı için elde kalan ürünler nedeniyle 30 milyon dolarlık kayıp yaşandı. Bu başarısızlık hikâyesinde görülen şey şudur ki meşrubat firmasının sağlam pazar araştırması ve büyük bütçeli ön araştırmaları tek başına yeterli olmamış, müşterilerin motivasyonlarının da değerlendirilmesi gerektiği anlaşılmıştır. Kapsamlı ve detaylı müşteri analizleri, proje için doğru ve gerçekçi bilgi elde edebilmekte son derece önemlidir. Bu da proje yaşam döngüsü çerçevesinde dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli konudur.
Görüntü alma sistemleri üzerinde hizmet veren, teknoloji ve ekipman üreten bu firmanın geliştirdiği yeni ürün, kaydedilen video görüntülerinin basımını son derece hızlı bir şekilde yaparak kayıtların hemen seyredilmesine olanak tanıyan teknolojik bir ürün olarak piyasaya sürüldü. İlk zamanlarda devrim yaratan bu teknoloji, 2,5 dakikalık süre sınırı, ses içermemesi ve görüntülerin normal televizyonlarda oynatılamaması yüzünden 2 sene içinde piyasadan kaldırıldı. Bu hikâyeden çıkarılacak ders, geliştirilecek projenin, pazar beklentilerini ve talepleri karşılayacak nitelikte olması gerektiğidir.
Dünyanın en büyüklerinden biri olan firma tarafından piyasaya sürülen bilgisayar, firmanın ilk masaüstü ürünüydü ve bugünkü ederiyle yaklaşık 24 bin dolar gibi ciddi bir etiketle satılmaktaydı. 1 MB’lık RAM kapasitesine sahip bu ürün, firmanın beklentilerini boşa çıkardı; müşteriler ürüne kayıtsız kaldılar. 1983 yılında çıkan bu ürünün sahip olduğu özellikler, pazardaki eş değerlerine ve piyasa beklentilerine göre oldukça düşük olmasına karşın fiyatı son derece yüksekti. Başka bir deyişle, ürün-fiyat dengesi iyi kurulamamış ve rakiplerinin çok gerisinde kalmıştı. Ayrıca, ürünün pazarlanması süre- cinde firma yeterince şeffaf davranmamış, reklam filmlerinde bilgisayarın özellikleri ve performansı yanıltıcı şekilde tanıtılmıştı. Müşteriler, bu yanıltıcı pazarlama stratejisini hemen fark etti ve ürüne ilgi göstermedi. Bu örnekten proje yönetimi adına çıkarılması gereken ders şudur; pazardaki rakip ürünlerin özellikleri ve müşteri
beklentileri iyi analiz edilmeli, doğru bir pazar araştırması yapılmalı, bunun sonucunda iyi bir fiyat-performans ilişkisi kurularak projeler geliştirilmelidir. Ayrıca, firmalar satış aşamasında ya da başka bir aşamada karşılaştığı kriz zamanlarında sadece günü kurtarmaya çalışmamalı, müşteri memnuniyetini de olabildiğince yüksek tutmalı ve ürüne karşı müşteri sadakati oluşması için doğru zamanda, etkili bir pazarlama stratejisi geliştirmelidir.
Geleceğe Dönüş filmlerinin ikon araçlarından olan DeLorean, 2016 yılında yeniden piyasaya dönüş hazırlığına girmişti fakat bazı yasal nedenlerden dolayı bu çıkış ertelendi. 2019’un başlarında ise yenilenmiş iç tasarım, güçlendirilmiş motor ve yüksek hız özellikleriyle piyasada yerini alacağı bildirilmekle birlikte hâlâ ürün gö- rücüye çıkamadı. Bu gibi durumlarda, ürünün tasarım, araştırma-geliştirme ve üretim süreçlerinin gözden geçirilmesi gerekli ise iyileştirilmesi, ayrıca pazar araştırmalarının doğru şekilde yapılması uygun pazarlara giriş ve yeni bir başlangıç için yardımcı olabilmektedir.
Başarısızlık hikâyelerinin yanı sıra bu bölümde paylaşılacak başarı hikâyelerinden de çıkarılacak dersler bulunmaktadır. Bu başarılı örneklerin hepsi proje yönetim süreçlerinde proje yönetim yazılım çözümleri kullanılmasıyla ilgili örneklerdir. Bu örneklerden ilki, dünyadaki ilk çevrimiçi alışveriş şirketine aittir. Bu şirketin başarı hikâyesinin arka planında firma içindeki proje yönetimi anlayışı ve oluşturulan başarılı kurumsal proje yönetim sistemi yatmaktadır. İşte bu yaklaşım, firmanın bugünkü başarısında bir hayli önemlidir ve bu yaklaşım firmayı dünyanın en büyük firmalarından biri durumuna getirmiştir. Bu firmanın inovatif yapısı, projeler ve proje yönetim sistematiği ile ilişkilidir. Bu kapsamda proje yönetimi için kullanılan yazılım çözümleri, firmaya proje idaresinde büyük destek sağlamaktadır.
1993 yılında kurulmuş olan, havacılık ve uzay yapıları, sistemleri ve bileşenlerinin üretimi ve revizyonunda yapmış olduğu çalışmalar ile dünya çapında tanınan bir şirket, 2016 yılında, süreçlerin ve sistemlerin merkezileştirilmesi amacı ile şirket çapında bir girişim başlatmış ve bu amaca yönelik Proje Yönetim Ofisi’ni kurmuştur. Başlangıçta, devam etmekte olan farklı projeleri takip etmek için geleneksel yazılım çözümlerini kullanan firma, böylece proje portföyünün daha iyi anlaşılmasını sağlamış, sonrasında ise özelleştirilmiş proje yönetim yazılımları kullanmayı tercih etmiştir. Firmanın bu özelleştirilmiş yazılım çözümlerini kullanmasıyla beraber daha iyi yönetim, gözle görülür bir gelişme ve raporlamada iyileşme gibi çeşitli avantajlar elde etmesi mümkün olmuştur.
Her firma için başarı hikâyeleri kadar başarısızlık hikâyeleri de söz konusu olabilmektedir. Çok iyi ve inovatif bir fikir, proje yönetim süreçlerinden herhangi birinde yaşanan bir sorun ya da gözden kaçırılan bir detay yüzünden başarısız olabilmektedir. Başarılı bir proje yönetim sürecinin önemli bileşenlerinden birisi ise
projenin tüm süreçlerinde etkili şekilde yazılım çözümlerinden de yararlanılmasıdır.
Proje Yönetim Aşamaları
Projenin başlatılması aşaması, bir projenin yaşam döngüsündeki beş temel basamaktan ilkidir. Bu aşamada, proje için amaçlar, hedefler, kapsam ve fırsatlar tespit edilir; bu doğrultuda fırsatlardan yararlanarak katma değer yaratmak üzere bir proje geliştirilir. Proje başlatmak için izlenmesi gereken altı adım aşağıda kısaca açıklanmıştır.
1. İş Gerekçesi: Projeye başlama veya proje yapma nedenini kapsamlı şekilde açıklamakta olduğu gibi, aynı zamanda finansal ve diğer kaynakların proje gereksinimleriyle ilişkilendirilmesini de sağlar ve kaynakların bu gereksinimlerin karşılanmasındaki rolünü açıklar. 2. Fizibilite Çalışması: İlk adımda iş gerekçesinin onaylanmasının ardından gerçekleştirilen aşamadır. projeye ait bir fizibilite çalışması yapmak ve çalışmayı raporlamak projenin başlatılmasına katkı sağlar. Potansiyel çözümler belgelenir ve başarılı bir projeyi tamamlamak için gerekli fırsatlar araştırılır. 3. Proje Başlatma Belgesi: Proje amacının, yapısının ve yürütülmesinin ana hatlarını içermektedir. Projede yer alacak personelin görev tanımlarını ortaya koyar, personeli yetkilendirir ve proje için temel gereklilikleri belirler. 4. Ekip: Projeyi gerçekleştirecek kişilerin görev tanımlarının yapılması ve sorumluluklarının belirlenmesi gereklidir. Her pozisyon için gerekli beceri ve tecrübeler listelenmeli ve bu liste doğrultusunda pozisyonlar için uygun kişiler atanmalıdır. Ayrıca çalışma koşulları, bütçe, per- formans ile ilgili konular da bu aşamada tanımlanmalıdır. 5. Proje Ofisi: Projenin yapısı ile uygun ve destek personellerinin rahat bir şekilde projeyi yürüteceği, yeterli ve uygun altyapıya sahip, doğru araç ve ekipmanların yer aldığı bir proje ofisi belirlenmelidir. 6. İzleme ve Kontrol: Projenin başlatılması için atılması gereken son adımdır. Projenin gelecekte başarılı olmasını sağlamak için önemli bir unsurdur.
Projenin planlanması aşamasında ise kapsam, bütçe/maliyet, süre, kalite, iletişim, risk ve kaynaklar ile ilgili yapılan ön planlamalar detaylandırılır. Planlama aşaması, projenin başarısını doğrudan etkilemektedir. Projenin planlanması sürecinde; kapsam belirlenir, hedef tanımı açık bir şekilde ortaya konulur ve hedefe ulaşmak için bir eylem planı geliştirilir. Proje süreci boyunca iç ve dış faktörlere bağlı olarak planlar değişebilir ve bu doğrultuda güncellemeler söz konusudur. Bu aşama, etki alanı ile planlama uzmanlarını belirli işlemlere yönlendirir. Proje planı ile projenin erken sürecinde en iyi tahminlerin oluşmasını sağlar, proje ile ilgili belirsiz
alanlara dikkat çekilir ve bu belirsizliğe dair çözüm önerileri geliştirilir. Projenin planlanmasına aşamasında elde edilen başlıca çıktılar aşağıda belirtilmiştir:
• Projenin kapsamını, konseptini ve kaynakları tanımlamak için kullanılan bir belge olan proje yönetim planının oluşturulması • Proje yönetim planından sonra hazırlanan; kaynak yönetimi, risk yönetimi, iletişim ağı, projedeki değişimler ve finans gibi tüm faaliyetlere ait detaylı planlamayı kapsayan yönetim planlarının oluşturulması • Devam eden süreçte plan güncellemesi
Planlamada kullanılabilecek ve bu aşamadaki görevlere olumlu katkı sağlayabilecek iş kırılım yapısı, Gantt şeması, kilometre taşı gibi araç ve faaliyetlerden söz etmek mümkündür.
Projenin yürütülmesi aşamasına başlamadan önce gerçekleşen planlama faaliyetleri, yoğunluklu şekilde projenin planlanması aşamasında bulunsa da proje başlangıcından bitişine kadar sürekli devam etmelidir. Projede bazı sorunlar oluşabilir, beklenmedik riskler ortaya çıkabilir. Bu gibi durumlarda planlama faaliyetlerinden yararlanılmalı ve proje planında gerekli değişiklikler yapılmalıdır. Doğru ve akıllıca hazırlanmış bir proje ve proje yönetim planı, projenin başarısına olumlu anlamda katkı sağlamaktadır.