İKT315U-SOSYAL BİLİMLERDE PROJE YÖNETİMİ
Ünite 2: Proje Yönetim Süreçleri ve Yaklaşımları
Proje Yönetim Süreçleri
Projelerin başarıya ulaşmasını sağlayan temel faktör, iyi bir proje yönetimidir. İyi yönetilen bir proje, yapılan yatırımdan en yüksek faydanın elde edilmesini sağlar; verimi, kârı ve itibarı arttırır. Projeyi yönetmek, projeyle ilgili tüm diğer bileşenleri bütünleşik biçimde yönetmek demektir; dolayısıyla çoğu zaman karmaşık olabilen ve ciddi tecrübe, bilgi ve yetkinlik gerektiren bir iştir.
Proje yönetim süreçleri;
• Entegrasyon yönetimi • Kapsam yönetimi • Zaman yönetimi • Bütçe/maliyet yönetimi • Temin/tedarik yönetimi • İnsan kaynakları yönetimi • Risk ve değişim yönetimi • İletişim yönetimi • Paydaş yönetimi • Kalite yönetimi
gibi alanları kapsar.
Entegrasyon Yönetimi
Entegrasyon, bütünleşme ve uyum anlamlarına gelmektedir. Dolayısıyla entegrasyon yönetimi, temel olarak farklı parçaların birbiriyle uyumlu ve ilişkili şekilde idare edilmesi işidir.
Kapsam Yönetimi
Proje yönetiminde kapsamın tanımlanması ve tüm projenin bu kapsam dâhilinde yürütülmesi büyük önem taşır. Projenin tanımlanması, kapsam yönetiminin başlıca amacıdır. Kapsam tanımına; ürünler, çıktılar, çıktıların kabul/kalite kriterleri, görevler, kısıtlılıklar ve diğer konular dahil edilebilir. Kapsamın tanımlanması sayesinde proje çerçevesinde nelerin ele alınacağı veya hangi işlerin yapılması gerektiği belirlenmiş, bunların proje süresince yerine getirilmesi güvence altına alınmış olur.
Zaman Yönetimi
Projeler için de zaman en önemli başarı faktörlerinden biridir. Projelerin önceden belirlenmiş süresi vardır ve başarılı bir proje gerçekleştirmek için projeyle ilgili tüm işlerin süresi içinde tamamlanması, çıktıların öngörülen zamanlarda üretilmesi gereklidir. Proje süresi; projenin tüm aşamaları, iş paketleri, görevler belirlenerek uygun şekilde organize edilmelidir. Her görev ve aşamanın da kendi içinde bir tamamlanma süresi ve teslim zamanı vardır.
Bütçe/Maliyet Yönetimi
Proje kapsamında yapılabilecek iş ve faaliyetlerin sınırlarını belirleyen en önemli unsurlardan biri bütçedir. Para da aynen zaman gibi kısıtlı ve kıymetlidir. Her proje, ona ayrılan bütçeyle ilgili olarak şekillendirilir. Proje bütçesi ne kadar büyükse temin edilebilecek kaynaklar, projede çalışacak insan sayısı da o kadar artar ve
çeşitlenir. Maliyet ise projeyi gerçekleştirmek için kullanılan kaynakların bütünüdür.
İyi bir bütçe yönetimi yapabilmek için görevler ve temin edilmesi gereken kaynak, mal veya hizmetler için ne kadar masraf yapılması gerektiği detaylı şekilde tahmin edilebilmelidir. Temel olarak bütçeye dâhil olan maliyetler işçilik giderleri, mal tedarikleri ve işletim maliyetleridir. Seyahat masrafları, araç ve ekipman kiralamaları, lisans bedelleri gibi projeye özgü pek çok harcama kalemi söz konusu olabilir. Yapılması gereken harcamalara ilişkin tahminler proje bütçesine dahil edilmelidir. Projeyle ilgili harcama ve maliyetler, toplam proje bütçesi ve planına uygun olarak yönetilir.
Temin/Tedarik Yönetimi
Proje süresince gerçekleştirilecek faaliyetlerin yerine getirilmesi için satın almalar veya kiralamalar yoluyla bazı kaynakların proje dışındaki tedarikçilerden temin edilmesi gerekmektedir. Bu mal ve hizmetlerin temin edilmesi proje bütçesine, amaç ve hedeflerine ve proje planlarına uygun yapılmalıdır. Proje yönetiminde mal ve hizmetlerin tedariki 5 temel aşamadan meydana gelmektedir:
• Mal ve hizmetlerin temin/tedarik sürecinin planlanması, • Seçimin yapılması, • Sözleşmelerin hazırlanması, • Temin sürecinin izlenmesi ve • Mal/hizmet temininin tamamlanması
İnsan Kaynağı Yönetimi
Proje, amaca ve hedeflenen çıktılara ulaşılmasında görev alacak uygun yetkinlikteki insanların koordinasyon ve motivasyon içinde çalışmasıyla gerçekleştirilir. Projeler ekip işidir. Proje ekibi, projenin iç paydaşlarıdır. Hiçbir proje bir kişiyle ya da proje ekipleri arasında etkileşim ve paylaşım kurulmadan yapılamaz. Ekiplerin kimlerden oluşması ve nasıl görevlendirilmesi gerektiği, performansların yönetimi, proje çalışanları arasındaki iletişim ve ilişkinin izlenmesi projenin başarısı için kritik öneme sahiptir. Proje ekibindeki herkesin kendi rolünü, sorumluluklarını, projenin amaçlarını, süresini, kapsamını ve kaynaklarını bilmesi son derece önemlidir.
Risk ve Değişimin Yönetimi
Proje yönetimi, proje sürecinde ortaya çıkabilecek potansiyel riskleri ve bu risklerin yönetimine ilişkin önlemleri de içerecek şekilde planlanır. Değişen şartlar ve aniden ortaya çıkabilecek olumsuz durumlar karşısında projenin başarısını güvence altına almayı sağlayacak etkin bir risk yönetim mekanizması çok önemlidir. Risklerin ortadan kaldırılması veya etkilerinin en aza indirilmesine yönelik alternatif çözümler belirlenmeli ve planlar yapılmalıdır. Proje yöneticisi, riskleri ve değişimi yönetirken projenin tüm paydaşlarıyla iletişim hâlinde olup, onları bu riskler ve projede meydana gelen değişiklikler konusunda sürekli bilgilendirmelidir. Risk yönetiminin temel aşamaları; risklerin tanımlanması,
risklerin değerlendirilmesi, risk analizi, risk azaltma ve risklerin izlenmesidir.
İletişim Yönetimi
Proje yönetiminde projenin başından sonuna kadar etkili bir iletişim kurmak projenin başarılı olmasında önemli bir paya sahiptir. Proje yönetiminde yaşanan başarısızlıkların önemli bir kısmının iletişim sorunları nedeniyle meydana geldiği bildirilmektedir. Dolayısıyla, proje ekibi ve paydaşları tüm süreç boyunca düzenli ve etkili bir iletişim hâlinde bulunmalıdır.
Paydaş Yönetimi
Projenin paydaşları, projeden etkilenen ve projenin gerçekleşmesinde rolü bulunan taraflardır. İç ve dış paydaş olmak üzere 2 tip paydaş vardır. Proje süresince kaydedilen ilerlemeler hakkında paydaşlar düzenli olarak bilgilendirilmelidir. Başka bir deyişle, paydaşların uygun şekillerde projeye dahil edilmeleri, projenin bir parçası hâline getirilmeleri gerekmektedir.
Kalite Yönetimi
Kalite yönetimi, proje boyunca süreçlerin ve çıktıların kalitesinin izlenmesi ve önceden belirlemiş olan kriterlere uygun olmasını sağlayacak önlemlerin hayata geçirilmesi işidir. Proje kapsamında elde edilecek çıktıların amaca ve kabul kriterlerine (kalite kriterlerine) uygun olması proje için bir başarı göstergesidir. Kalite yönetimi yapabilmek için öncelikle kalite yönetim planı oluşturulur. Bu plan;
• kalite gerekliliklerinin, referans alınacak standartların, performans göstergelerinin, • kontrollerin yapılacağı aşamaların, • kontrol sıklığının, • kontrol yönteminin, • kalite süreçlerinde görev verilecek kişilerin ve bu kişilere ait sorumlulukların
belirlendiği dokümandır. Bir anlamda bu plan sayesinde kalite güvence çerçevesi oluşturulur. Bu çerçeveye uygun şekilde, kalite kontrol faaliyetleri, proje boyunca gerçekleştirilmelidir.
Proje Yönetim Yaklaşımları
Proje yönetiminde kullanılan yaklaşımlar genel olarak 5 temel kategoride incelenebilmektedir. Bu kategoriler ve kategorilere ait yöntemler şöyle sıralanabilir:
1. Geleneksel yaklaşımlar o Şelale o Kritik yol o Kritik zincir 2. Çevik yaklaşımlar o Çevik yöntem o Scrum o Kanban o Uç programlama o Uyarlanabilir proje çerçevesi 3. Değişim yönetimi yaklaşımları o Olay zinciri
o Ekstrem proje yönetimi 4. Süreç bazlı yaklaşımlar o Yalın o 6 Sigma o Yalın 6 Sigma o Süreç bazlı yönetim 5. Diğer yaklaşımlar o Prism o Prince2 o PMBOK
Şelale Yöntemi
Şelale proje yönetimi, geleneksel proje yönetim yaklaşımlarından biridir. Bu metodoloji çizgiseldir, sıralıdır; yani bir diğerine geçilebilmesi için önceki işin/görevin tamamlanmış olmasını gerektirir. Başka bir deyişle, bir iş tamamlandıktan sonra ancak diğeri başlatılabilir.
Şelale yöntemindeki aşamalar, aynen bir şelaledeki gibi bir kademeden diğerine doğru akar; proje tek bir yöne doğru ilerler. Bu nedenle, bu tip proje yönetiminde işlerin sıralamasına ve zamanlamalara çok dikkat etmek gerekir. Bu yöntemde küçük görevler tamamlandıkça daha büyük görevlere geçilir. Şelale yönteminin en büyük avantajı izlemesi kolay bir proje modeli ortaya koymasıdır.
Kritik Yol Yöntemi
Kritik yol yöntemi bir projedeki tüm gerekli girdilerin projeye dahil edilmesi ve projenin tamamlanması için en uygun zaman cetvelinin oluşturulmasına yönelik bir yaklaşımdır. Kritik yol, proje faaliyetlerine yönelik zaman çizelgelerinin oluşturulmasını sağlamak amacıyla kaynakların nasıl kullanılacağını ortaya koyar.
Kritik yol yönteminde de şelale yönteminde olduğu gibi belirli görevler tamamlanmadan diğerlerine geçilemeyeceği yaklaşımı vardır. Başka bir ifadeyle, bahsi geçen bu görevler birbirine bağımlıdır. Bu birbirine bağımlı görevlerin, başlangıç noktasından bitiş noktasına kadar tanımlanması sayesinde projenin kritik yolu belirlenmiş olur. Kritik yolun son derece dikkatli bir şekilde izlenmesi ve yönetilmesi gerekmektedir.
Çevik Yöntem
Çevik yöntem, günümüzde en popüler proje yönetim metodolojilerinden biri hâline gelmiştir. Çoğunlukla, yinelemeli (iteratif ) ve artımlı (inkremental) projeler için uygundur. Çevik proje yönetim yaklaşımının ilk kullanıldığı sektörlerden biri bilişim/yazılım sektörüdür. Çevik, esnek bir proje yönetim metodolojisidir. Çevik yönetimde, geleneksel yaklaşımların tersine sıralı akan işler veya aşamalar olması gerekmez. Bunun yerine proje organizasyonunda görev yapan farklı proje ekipleri tarafından eş zamanlı tamamlanan aşamalar söz konusudur. Çevik proje yönetiminde, geleneksel yöntemlerdeki amaca odaklanmış olan bakış açısı, yerini, müşteri ihtiyaçlarına göre gerekli değişiklikler ve güncellemeler yapmaya dayanan bir yaklaşıma bırakmaktadır. Scrum ve Kanban çevik yaklaşım
kapsamında en sık kullanılan proje yönetim metodolojileri arasında yer almaktadır.
Yalın Proje Yönetimi
Yalın proje yönetimi, zaman ve kaynaklarda ortaya çıkabilecek zararlardan kaçınmakla ilgili bir yaklaşımdır. Bu yaklaşım Japon üretim uygulamaları için geliştirilmiş olan ve mümkün olduğunca az tüketimi ve atık üretimini amaçlayan yalın üretim yaklaşımına dayanmaktadır. Böylelikle daha az kaynak kullanarak mümkün olan en yüksek katma değeri sağlamak mümkün olmaktadır. Yalın proje yönetiminde müşteriler için en fazla katma değer sağlanması amaçlanır.
6 Sigma Yöntemi
1986 yılında Motorola şirketi tarafından geliştirilmiş bir yöntem olan 6 Sigma, süreçteki hata miktarlarının azaltılması ve böylelikle kalitenin arttırılmasına odaklanan bir yaklaşımdır. Bahsedilen hata miktarı ise milyonda 3.4’ün altıdır. Kalitenin artması müşteri memnuniyetinin de artması anlamına gelmektedir. Süreçlerdeki hata miktarlarını azaltmak için işe yaramayan adımlar belirlenir ve süreçten çıkarılır. Bu tespitleri yapabilmek için istatistiksel kalite kontrol yöntemlerinden sıklıkla faydalanılır. 6 Sigma daha çok büyük işletmelerde uygulanan bir kalite güvence yöntemidir.
Proje Şemaları ve Çizelgeleri
Proje planına uygun olarak belirlenen işlerin yerine getirilmesi, performansın takip edilmesi, mevcut durumun analizinin yapılması gibi birçok işlem için çeşitli şemalar, grafikler ya da çizelgeler hazırlanır ve kullanılır.
Proje yönetiminde sıklıkla kullanılan çizelge ve şemalar arasında gantt şemaları, PERT şemaları, zaman çizelgeleri, kritik yol şemaları, iş kırılım yapısı, Pareto diyagramları, neden-sonuç (balık kılçığı) analizleri sayılabilir.
Gantt Şeması
Gantt şeması, belirli zaman aralıkları içerisinde gerçekleştirilecek işlerin yatay çizgilerle şematize edilmiş hâlidir. Başka bir ifadeyle Gantt şeması, belirli süre içinde projenin görsel olarak takip edilebilmesi sağlayacak yatay çubuklardan oluşmuş bir şemadır. Gantt şemalarının kullanılmasıyla proje ekibi sorumluluklarını bilir, daha verimli ve etkili bir çalışma gerçekleştirebilir.
Çeşitli yazılımlar vasıtasıyla oluşturulan Gantt şemaları, internet veya yerel ağlar üzerinden tüm proje ekibiyle paylaşılabilmekte ve proje sürecinde yapılacak işlerin, başlangıç ve bitiş tarihlerinin, işlerin yerine getirilmesinden sorumlu personelin, kullanılacak kaynakların, önemli kontrol ve karar aşamalarının, kilometre taşlarının, yapılan çalışmaların ilerleme durumunun izlenebilmesine olanak verir.
PERT Şeması
PERT kelimesi, İngilizce “Project Evaluation Review Technique” (Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme
Tekniği) kelimelerinin baş harflerinden türetilmiş bir kısaltmadır.
PERT şemalarında, projedeki işlerin hangi sırayla yapılabileceği kolay bir şekilde görselleştirilir. İş adımları veya görevler için belirlenen başlangıç ve bitiş tarihlerine ilişkin tahminler ile mevcut durum ve ilerleme karşılaştırılabilir. Böylelikle gerekli güncelleme ve iyileştirmeler yapılarak proje amacına ve hedeflere ulaşılması sağlanır. Bu anlatılanlardan yola çıkarak PERT şemalarının aslında proje zaman çizelgesinin grafiksel bir temsili olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. PERT şemaları projenin kritik yolunun gösterilmesinde de faydalıdır.
PERT şemaları gantt şemalarına kıyasla yorumlanması daha zor araçlardır. Bununla birlikte PERT şemalarının aksine, gantt şemalarında projedeki işler arasındaki etkileşim görülemez. Bu nedenle projenin daha kolay resmedilmesi ve aşamalar ve işler arasındaki ilişkinin daha kolay anlaşmasında PERT şemaları büyük avantajlar sağlamaktadır.
İş Kırılım Yapısı
Proje süresi boyunca gerçekleştirilecek aşamaların ve bunların alt kapsamlarının bilinmesi ve proje çıktılarının organize edilmesi önemli bir konudur. Bunu etkili bir şekilde yapabilmek için iş kırılım yapısı sıklıkla kullanılan araçlardan biridir. İş kırılım yapısı, yapılacak görev, iş ve eylemlerin hiyerarşik kısımlara ayrılmasını sağlayan bir yöntemdir. Başka bir deyişle, proje çalışanları tarafından gerçekleştirilecek görevlerin hiyerarşik olarak tanımlanmasını sağlayan araçlar iş kırılım yapısıdır. İş kırılım yapısı, projenin yapısı hakkında fikir edinmeyi sağlar; proje kapsamının, bütçesinin ve kaynakların tanımlanmasını ve aşamalara dağıtılmasını kolaylaştırır. İş kırılım yapısının tüm proje ekibiyle ve hatta ilgili diğer paydaşlarla birlikte hazırlanması hâlinde, işlerin/ görevlerin süresi ve maliyetlerine ilişkin yapılacak tahminlemeler daha doğru olacak ve çalışanların motivasyonu artacaktır.
İş kırılım yapısı oluşturarak projeye ait “büyük resmi” görmek ve bu resmin her bir parçasının birbiriyle olan ilişki ve sıralamasını anlamak mümkün olmaktadır. İşlerin alt başlıklar hâlinde kırılımlandırılması bunların daha kolay yönetilmesini de sağlar.
Akış Şeması
Akış şemaları, temel kalite yönetim araçlarından biridir. Proje yöneticilerin de sıklıkla başvurduğu araçlar arasında yer almaktadır. Yapılacak işlerin, başlangıç ve bitiş noktaları arasındaki akışını, hangi sorumlular veya ekipler boyunca ilerlemesi gerektiğini görsel ve ilişkisel olarak ifade etmek amacıyla akış şemaları kullanılır. Yapılacak işlerin sıralamasını görmek ve kontrol fonksiyonunun daha kolay yerine getirilmesini sağlamakta akış şemaları son derece faydalıdır. İlk akış şeması genellikle projenin planlanması aşamasında tüm projenin akışını resmetmek üzere oluşturulur.
Bu tarz bir akış şeması, projenin başlangıç ve bitiş noktaları arasındaki temel işlemleri, sorumluları, kontrol noktalarını ve çıktı/girdileri göstermek açısından son derece faydalıdır.
Akış şemalarında çeşitli geometrik şekiller kullanılır; bu şekillerin ayrı anlamları vardır. Örneğin elips başlangıç ve bitiş adımını ifade ederken dikdörtgen veya kare bir akıştaki işlem adımlarını temsil eder. Baklava dilimi karar aşamasıdır.