İKT315U-SOSYAL BİLİMLERDE PROJE YÖNETİMİ
Ünite 3: Proje ve Proje Yönetimine Genel Bakış
Proje Kavramı
Proje belirli bir süre zarfında amaçlanan çıktıyı ya da kazanımı ortaya koymak üzere yapılan faaliyetler, görevler veya işler dizisidir. Bir projenin çıktısı her zaman fiziksel ya da somut bir ürün olmayabilir. Fiziksel ürünler dışında verilen bir hizmet, geliştirilen yeni bir yaklaşım, yöntem veya iş yapma şekli, üretilen farklı faydalar da projelerin çıktıları arasındadır. Ayrıca projede çıktılar geçici veya kalıcı olabilir.
Proje sonucunda ortaya konulması hedeflenen ürün veya hizmetlerin daha önce oluşturulmamış veya yapılmamış şeyler olması beklenir. Yani, projelerin özgün bir değer yaratması amaçlanır. Bazen benzer işler farklı şekillerde daha önceden yapılmış olabilir; bu durumda projedeki özgünlük, benzer bir işin yapılması veya çıktının ortaya konulmasında farklı yöntemlerin kullanılması biçiminde de gerçekleşebilir.
Projeler sadece bilimsel amaçlarla yapılan araştırmalardan ibaret değildir. Kamu hizmetleri, sosyal sorumluluk, özel sektörün gerçekleştirdiği faaliyetler çerçevesinde de birçok proje gerçekleştirilmektedir.
Proje yapılmasını sağlayacak bir ihtiyaç oluştuğunda, bu ihtiyacın karşılanmasına yönelik amacın tanımlanması, projenin başlangıç ve bitiş tarihlerinin, kaynakların ve bütçenin belirlenmesi önemlidir. Bu kapsamda projenin en temel özellikleri geçici (süreli) olması, amaçlara odaklanması ve özgünlük içermesidir.
Bir fikrin bir proje olup olmadığını değerlendirmek üzere aşağıdaki soruları sormak gerekir:
• Eşsiz veya özgün müdür? • Belirli bir başlangıç ve bitiş süresi var mıdır? • Bitmesi için ulaşılması gereken nokta, amaç ya da hedefler var mıdır? • Paydaşları belli midir? Paydaşların bu faaliyetten nasıl etkileneceği, ne gibi faydalar sağlayacağı, ne gibi roller üstleneceği açık mıdır?
Bu soruların olumlu cevaplanması fikrin bir proje niteliği taşıdığının göstergesidir. İyi bir proje yönetimi için proje süresi, bütçesi ve kalite gerekliliklerine uygun bir planlama, uygulama ve izleme gerçekleştirilmelidir.
Proje yönetimi, girdilerin kaynaklar kullanılarak amaca uygun çıktılara dönüştürülmesi sürecidir. Çıktılar somut ya da soyut olabilirler. Bir makine, yazılım, rapor, rehber, internet sitesi vb. ürünler somut çıktılardır, nicel olarak ifade edilebilirler. Soyut çıktılar ise nitel olarak ifade edilebilirler. Bilgi, deneyim, beceri kazanma, farkındalık oluşturma soyut çıktılara örnektir. Projenin kaynakları, projenin başarıyla tamamlanması için ihtiyaç duyulan insanlar, malzemeler, ekipman, mekânlar ve paradır.
Amaç ve hedef, proje ile elde edilmek istenen sonuç ve çıktıların ifadesidir. Amaç, projenin ana yönünün tarif edilmesidir; projesinin başarısını belirleyen unsurdur. Amaç; üst düzey, genel, uzun vadeli ve soyuttur. Hedefler
ise proje amacına bağlı olarak kısa veya orta vadeli çıktılara odaklanmış, ölçülebilir ve spesifik ifadelerdir.
Projenin paydaşları, aslında projeyle ilişkili olan ve projeden etkilenen kişi veya gruplardır. Proje paydaşlarının projenin tanımlanması aşamasında belirlenmesi gerekmektedir. Süreçte aldıkları roller ve projeden ne şekilde faydalandıklarına ya da etkilendiklerine uygun olarak paydaşlarla ilişkilerin yürütülmesine yönelik bir planın geliştirilmesi son derece önemlidir. Paydaşlardan bir kısmı diğerlerinden daha fazla öncelik ve öneme sahiptir; bu tarz paydaşlar daha çok karar verici otoriteler veya çıktıların kullanıcısıdır ve anahtar paydaş olarak tanımlanır. Ayrıca paydaşlar iç ve dış paydaşlar olarak ikiye ayrılır. İç paydaşlar, proje süreçlerini yürüten, başka bir deyişle işi yapan kişiler ya da gruplardır. Dış paydaşlar ise süreçten etkilenmesine rağmen doğrudan işin içinde değildirler.
Projenin genel tanıtımının yapıldığı, amaç ve hedeflerin açıklandığı, proje paydaşlarının, paydaşların projedeki konumlarının ve sorumluluklarının tanımlandığı dokümanlar proje başlatma belgesi veya proje beratı olarak isimlendirilir. Proje başlatma belgesinin içeriğinde aşağıdaki konuların yer alması gerekir:
• Projenin gerekçesi • Proje için gerekli bütçe • Projede ihtiyaç duyulacak temel kaynaklar • Proje kısıtları • Riskler • Proje paydaşları • Proje ekibi, ekibin projedeki rolleri ve sorumlulukları • Projenin yapısı
Proje başlatma belgesi üst düzey bir belgedir ve projenin hayata geçirilmesine onay verilmesini sağlamak üzere hazırlanır.
Proje planı, projenin ne şekilde yürütüleceğini gösteren detaylı bir yol haritasıdır. Proje planı, projenin zamanında, belirlenen bütçe dâhilinde, istenilen kalitedeki çıktılara ulaşılmasını sağlayan bir araçtır. Proje planının proje başlatma belgesinden en önemli farkı, üst düzey bir dokümandan ziyade projenin hayata geçirilmesi ve kontrol edilmesine yönelik hazırlanmış resmî bir doküman olmasıdır. Bu çerçevede proje planında aşağıdaki temel konuların yer alması gerekir:
• Projede görev alanların rolleri ve sorumlulukları
• Projenin aşamaları/iş paketleri ile bu aşamalar boyunca gerçekleştirilecek çalışmalar ve elde edilecek çıktılar
• Proje süresince kullanılacak kaynaklar
• İş/görev tanımları
• Proje kapsamındaki zaman yönetimi/iş-zaman planlaması
• Projedeki organizasyonel yapılanma ve ilişkiler
Hem proje başlatma belgesi hem de proje planı bir projenin başarılı olmasına etki eden en temel unsurlar arasındadır. Proje planının oluşturulması aşamasında proje şemaları ve çizelgelerinden yararlanılır. Bunlar içerisinde sıklıkla tercih edilenler Gantt şemaları, iş kırılım yapısı, kritik yol şemaları ve akış şemalarıdır.
Projenin yürütülmesine mâni olan veya ilerlemeyi sekteye uğratan unsurlar projenin kısıtlarıdır. Kısıtlar, proje ekibinin kontrolü dışında ortaya çıkan engellemelerdir ve yönetilmesi gerekir. Proje kısıtları zamana, maliyetlere ve kapsama bağlı kısıtlar olarak üç boyutta ele alınmaktadır.
Kilometre taşı, bir projenin gerçekleştirilmesi sürecindeki önemli bir değişim veya geçişin meydana geldiği eylem veya olaydır. Kilometre taşları proje planındaki önemli noktalardan/duraklardan biridir ve önemli bir aşamanın/işin tamamlanmış olduğunun ifadesidir.
Proje ile ilgili bir diğer önemli kavram bağımlılıktır. Projelerde bağımlılık, önceki görevler/ işler tamamlanmadıkça yerine getirilmesi mümkün olmayan görevleri/işleri ifade etmektedir. Proje yönetiminde görevler ve işler arasındaki bağımlılık durumu tüm proje planları oluşturulurken mutlaka göz önüne alınmalıdır.
Sorun, proje yönetimi sırasında karşılaşılan ve çözülmesi gereken problemlerdir. Sorunların risklerden en önemli farkı meydana gelmiş olmalarıdır. Oysa riskler henüz meydana gelmemiş ve olumsuz sonuçlar oluşturma potansiyeli olan durumlardır. Sorunlar proje yönetiminde değişimler meydana gelecektir ve değişimlerin yönetilmesi gerekir. Sorun yönetiminden farklı olarak risk yönetimi projenin, hazırlanan planlara uygun yürümesine engel olabilecek unsurların yönetilmesini içerir. Risklerin öngörülüp risk yönetim planlarının hazırlanması projenin sıkıntıya düşmesini engeller.
Yaygınlaştırma, projeden elde edilen sonuçların geniş kitlelere ulaştırılması, bu kitleler için bilinir ve faydalı kılınması işidir. Yaygınlaştırma faaliyeti sadece proje sona erdikten sonra değil, projenin çeşitli aşamaları boyunca gerçekleştirilir. Dolayısıyla yaygınlaştırma için stratejinin belirlenmesi ve planın yapılması, tüm proje aşamalarında kaynakların, bütçenin, süreç akışlarının kontrol edildiği gibi yaygınlaşma faaliyetinin de kontrol edilmesi ve yönetilmesi gerekmektedir. Yaygınlaştırma faaliyetleri, internet siteleri, sosyal medya platformları, çalıştaylar, konferans ve seminerler, haber bültenleri, paylaşım toplantıları, kurum ziyaretleri, kurslar, kamu etkinlikleri, raporlar vb. araçlarla gerçekleştirilebilir.
Proje Yönetimi
Proje; amaca bağlı olarak bütçeye, proje takvimine ve çıktıların istenilen kalitede olmasını sağlayacak kriterlere göre yönetilmesi gereken bir süreçtir. Bu çerçevede, proje yönetimi ise proje amacına ulaşılmasını sağlamak üzere ihtiyaç duyulan bilgi, beceri, deneyim ve yöntemlerin organize edilmesi ve uygulanması olarak tarif edilmektedir. Proje yönetimi; amaç ve hedefler, bütçe, zaman, kaynaklar
gibi birçok unsur göz önüne alınarak gerçekleştirilen kapsamlı bir çerçevedir. Proje yönetiminde aşağıda belirtilen temel faaliyetler yerine getirilmelidir:
• Gerekliliği ve önemi tanımlanmalıdır. • İhtiyaç duyulan unsurlar ve kaynaklar belirlenmelidir. • Elde edilecek çıktılar ve faydalar, nitelik, nicelik ve kabul kriterleriyle birlikte tanımlanmalıdır. • Gerekli bütçe belirlenmelidir. • Takvim oluşturulmalı, her aşama için uygun süreler belirlenmelidir. • Proje yönetim planı hazırlanmalı ve uygulanmalıdır. • Proje ekibi belirlenmeli, ekip üyelerinin görev tanımları ve projedeki rolleri tanımlanmalıdır. • Riskler ve bu risklerin yönetimine dair önlemler, yöntemler belirlenmelidir. • Proje boyunca her aşama; plana, bütçeye, süreye ve hedeflenen kalite göstergeleri gibi başlıca faktörlere uygunlukları açısından izlenmelidir. • Proje bütçesi plana uygun şekilde yönetilmelidir. • Paydaşlarla sürdürülebilir bir iletişim sağlanmalıdır. • Proje sonrası elde edilen çıktı ve faydalar tüm paydaşlara uygun yöntemlerle tanıtılmalı ve gerekli yayılımları sağlanmalıdır. • Gerekli tüm kontroller ve raporlamalar yapılarak proje sonlandırılmalıdır.
Proje yönetimi tarihinin medeniyetlerin tarihi kadar eskilere dayandığı belirtilmekle birlikte bugünkü şekliyle ve ayrı bir disiplin olarak ele alınması 20. yüzyılın başlarına rastlamaktadır. Mühendislik çalışmaları ve üretim sektöründe yapılan işlerin ve sonuçların verimliliğini arttırmaya yönelik bu arayışlarla birlikte proje yönetimi kavramı da hayatımıza girmiştir. Fransız maden mühendisi Henri Fayol, modern proje yönetimi disiplininin de öncülerinden biri olmuştur. Henry Gantt da proje yönetiminin gelişmesinde son derece etkili olmuştur. Yönetim süreçlerinin herkes tarafından daha kolay anlaşılması ve süreçlerin takibinde ihtiyaç duyulan şema oluşturulmasına yönelik yaptığı çalışmalar, Gannt’ın proje yönetimi kapsamında kullanılan bazı temel araçların öncüsü olmasını sağlamıştır. Yönetim biliminin öncülerinden olması nedeniyle Frederick Taylor da pek çok kaynakta proje yönetimi alanında önemli bir figür olarak görülmektedir.
1930’larda proje yönetimi askeri alan ve savunma sektöründe kullanılmaya başlanmış, 1941’de atom bombası geliştirmek amacıyla yapılan Manhattan Projesi bazı araştırmacılar tarafından bugünkü şekliyle ilk proje yönetimi olarak gösterilmektedir. Dupont Şirketi tarafından 1957 yılında geliştirilen Kritik Yol Yöntemi de proje yönetimi serüvenindeki önemli aşamalardan bir tanesidir. Sonrasında birçok işletme kendi yöntemlerini geliştirmeye başlamış ve Proje Yönetim Enstitüsü
tarafından geliştirilen standartlar 1998 yılında Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü tarafından akredite edilmiştir.
Projeler, verimlilik elde etmek ve katma değer üretmek amacıyla kullanılan en önemli araçlardan biridir. Bir projenin nasıl yönetildiği projenin başarısı için son derece önemlidir. Proje yönetimi sayesinde olası hataların önüne geçilmesi, risklerin önlenmesi veya asgari seviyeye düşürülmesi, değişen şartlara uygun bir adaptasyon sağlanarak projenin başarılı şekilde tamamlanması mümkün olur. İyi bir proje yönetiminin sağlayacağı temel faydalar aşağıdaki gibi özetlenebilir:
• Proje süresinde gerçekleştirilecek tüm işler/ görevler ve bunlar için kullanılması gereken kaynaklar, bütçe ve süre önceden bilinir. • Planlar ve proje aşamaları/iş paketleri için gerekli çizelgelerin oluşturulması sayesinde iyi bir zaman yönetimi yapılabilir, her aşama etkili şekilde izlenebilir. • Etkin izleme ve kontrol mekanizmaları sayesinde risklere, değişikliklere ve yeniliklere uygun hızlı güncelleme ve adaptasyonlar sağlanır. • Süreç boyunca kayıtlar tutulabilir ve raporlamalar yapılır. • Proje çalışanları, ekiplerinin performansları takip edilebilir ve gerekli hâllerde performansı arttıracak önlemlerin alınması sağlanır. • Projenin tüm paydaşlarıyla etkili ve şeffaf bir iletişim sağlanır.
Proje yönetiminde yapılacak işler oldukça fazla ve kapsamlıdır. Bunları başlıca alanlara ayırarak gruplandırmak projenin daha kolay yönetilmesini sağlamaktadır. Bu, projenin başarısını da önemli ölçüde arttırmakta, aşamalar sayesinde her bir iş ve süreç arasında ilişkilendirme yapmak kolaylaşmaktadır. Bu aşamaların her birinin bir araya gelmesiyle oluşan yapıya “proje yaşam döngüsü” ismi verilmektedir. Proje yaşam döngüsü en temel 5 aşamada ele alınmaktadır. İlk aşaması, projenin temel çerçevesinin oluşturulduğu ve başlatılmasına yönelik onayın alındığı projenin başlatılması aşamasıdır. Sonraki aşama olan projenin planlanması kapsamında proje planı geliştirilir. Projenin yürütülmesi aşaması çerçevesinde, proje yöneticisi planlara uygun ve koordineli bir şekilde projenin gerçekleştirilmesini sağlar. Projenin izlenmesi, projenin planlara ve beklenen kabul kriterleri ya da performans göstergelerine uygun olarak ilerlemesini güvence altına alacak izleme ve kontrol faaliyetlerini içerir. Son aşama, proje çıktılarının paylaşımının yapılarak projenin kapatılması aşamasıdır.
Projenin planlanmasından ve yürütülmesinden sorumlu olan kişi proje yöneticisidir. Sürecin projedeki tüm paydaşların yararına yürümesini ve projenin amaçlarına ulaşmasını sağlayacak stratejik kararların alınmasını sağlar. Proje yöneticisi;
• projenin amacını iyi şekilde özümseyebilecek, • sorumluluk duygusu yüksek,
• bilgi, beceri ve yetkinliğini projenin başarıya ulaşmasında etkili şekilde kullanma beceri ve motivasyonuna sahip, • riskleri öngörebilen ve değişimi yönetebilen, • iletişim becerileri gelişmiş, • analitik düşünebilen
kişiler arasından seçilmelidir.
Projenin konusu, kapsamı ve ölçeğine bağlı olarak proje yöneticisinin sahip olması gereken özellikler de değişiklik gösterebilmekle birlikte, proje yöneticisinin temel görev ve sorumlulukları arasında aşağıdakiler yer alır:
• Projenin planlanması ve kapsamın tanımlanması • Proje kapsamındaki süreçlerin, iş ve yerine getirilecek görevlerin belirlenmesi • Proje ekiplerinin organizasyonu • Kaynakların planlanması ve temin edilmesinin sağlanması • Bütçe ve zaman planlamasının yapılması • Risklerin analiz edilmesi ve değişimin yönetilmesi • Değişen şartlara göre gerekli güncelleme ve iyileştirmelerin yapılması • Tüm paydaşlarla etkili bir iletişim sağlanması • Proje boyunca gerekli toplantıların planlanıp gerçekleştirilmesinin sağlanması • Süreç boyunca izleme ve değerlendirmelerin gerçekleştirilmesi • Raporlamaların yapılması • Süreç boyunca iyi bir liderlik yapılması
Proje tamamlandıktan sonra ortaya konulan çıktılar ve proje boyunca elde edilen deneyimler aynı zamanda önemli öğrenme kaynaklarıdır. Hem kişisel hem de kurumsal gelişim için proje tecrübesi büyük avantajlar sağlar.