HİT201U-HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMA TEKNİKLERİ
Ünite 7: Halkla İlişkilerde Etkinlik Ortam ve Uygulamaları
Giriş
Halkla ilişkiler uygulamalarının planlanması kadar düzenlenmesi, tanıtılması ve duyurulması da organizasyonun kendisi kadar önemlidir. Uygulamaların hangi kuruluş tarafından yapıldığı, hedef kitlenin ilgisini çekebilme özelliklerine sahip olması, amacı, organizasyon içeriği gibi temel faktörler önem kazanmaktadır. Halkla ilişkiler şirketleri için etkinliklere karar vermek, yönetmek ve sonrasında ölçümleme yapmak, başarılı bir organizasyonun parçasıdır. Etkinlikler, uzun bir planlama, hazırlık ve koordine gerektirmektedir. Etkinlik tasarımında görsel tasarım, lojistik, bütçe, tanıtım, teknolojik gelişmeler, müşteri ve medya ilişkileri dikkate alınmaktadır. Etkinlikler, misyonu olan ve bunu açıkça dile getiren önemli organizasyonlardır. Her bir etkinlik kendi içinde özelliklerine göre planlanmalıdır.
Halkla ilişkiler uygulamalarının gelişen teknoloji ve tüketici ilgilerinin değişimi ile birlikte dijital etkinliklere doğru kaydığı görülmektedir. Dijital platformlar, sosyal ağlarla etkileşim, ödeme sistemlerinin kullanımı, ürün veya şirket bilgisine ulaşma yönünde kullanılmaktadır. Çok sayıda firma, özellikle hizmet sektöründe, kalite açısından rekabet stratejisini benimsemektedir. Rekabet stratejisinin benimsenmesiyle yüksek eğitimli personele ihtiyaç, ar-ge çalışmaları ve dijital etkinliklere yönelme, firmalar açısından kaçınılmaz bir durumdur.
Sözlü ve Bilgilendirici Ortamların Etkileşimli İletişim Açısından Önemi
Halkla ilişkilerin amaçlarından biri kurum ve hedef kitle arasında bir bağ kurmak, iletişimi güçlendirmektir. Halkla ilişkiler uygulamaları ile şirket, hedef kitlenin benzersiz ve unutulmayacak deneyimler yaşamasını sağlamaktadır. Bu uygulamalar süresince, hedef kitleye eğlenceli ve ilgi çekici seçenekler sunulmaktadır. Etkinliği düzenleyenler, süreci en iyi şekilde yönetmek ve oluşabilecek herhangi bir krizden uzak durmak için doğru iletişim kanallarını seçmek durumundadır. Bu açıdan etkinliğin öncesi, etkinlik dönemi ve sonrasında iletişim çalışmaları dikkatle planlanmalıdır.
Fuarlar, sergiler, festivaller, toplantılar veya açılışlar gibi etkinliklerde, hedef kitle ile markanın fiziksel ve sosyal olarak etkileşime girmesini sağlanmaktadır. Görsel ve işitsel deneyim bir arada sunularak hedef kitlenin katılımını artırmak için onların ilgi alanlarını, motivasyonlarını ve isteklerini yansıtan deneyimler tasarlanmalıdır. Fuar, sergi, açılış, toplantı vb. etkinlikler, şirketin marka bilinirliğini artırmada, yenilikçi yüzünü göstermede, mesajların daha kolay anlaşılmasını sağlamada ve medyanın ilgisini çekerek kendinden bahsettirmede önemli roller üstlenmektedir. Şirketin güçlü olduğu algısının oluşturulmasında ve marka itibarının sağlanmasında yardımcı olmaktadır. Etkinlikler hem medyanın hem de hedef kitlenin dikkatini çekerek şirkete olan güveni artırmaktadır. Sergi ve fuarlar gibi etkinliklerde yatırımcılarla şirketin buluşması gerçekleşmektedir. Ayrıca
sosyal ilişkilerin gelişmesini hedefleyerek etkileşimli bir iletişimin oluşumunu desteklemektedir.
Sözlü ve Bilgilendirici Ortamların Amaçları
Kuruluşların etkinlik düzenleme amaçları bazen şirket ve ürünlerin farklı yöntemlerle tanıtımını yapmak iken bazen de hedef kitlenin ilgisini çekerek marka imajını güçlendirmektir. Hedef kitlede şirketin güçlü olduğu düşüncesini uyandırarak güven kazanmak ya da etkinliklerin düzenli tekrarı ile hedef kitlede bağlılık yaratmak diğer amaçlar arasında sayılabilir. Bunun yanı sıra kurumsal imaj güçlendirmesiyle satışlara destek olmak, çalışanlarına kurum kültürünü yerleştirmek, onlarda aidiyet oluşturmak, ziyaretçilerin etkinlikle ilgili paylaşım yapmasını ve viral olmasını sağlamak, hedef kitleyle doğrudan iletişim kurmak da etkinlik düzenleme amaçları arasındadır.
Sözlü ve Bilgilendirici Araçlar
Etkinlikler, şirketin uzmanlık alanlarını gösteren, potansiyel yatırımcı ve müşterileri çeken, yeni iş fırsatlarını teşvik eden güçlü organizasyonlardır. Bu etkinliklerle şirketin medyada temsili artmakta, katılımcıların sayısı ve ilgisi çoğalmakta, rekabetçi Pazar avantajı elde edilmekte, sektörün gelişmesine katkıda bulunulmakta, marka imajı desteklenmektedir. Bu etkinlikler arasında toplantı, seminer, sempozyum, panel, festival, fuar, sergi, yarışma, açılış ve yıl dönümleri yer almaktadır.
Toplantılar
Toplantılar, iş hayatının vazgeçilmez bir parçasıdır. Sadece sorun çözmek, işin kapsamını genişletmek, değerlendirme yapmak için toplantı düzenlenmemektedir. Toplantılar, ast ve üst arasındaki köprünün oluşmasına da olanak sağlamaktadır. Toplantılar olumlu veya olumsuz herhangi bir konunun müzakere edilmesinde, çözüm arayışlarında, fikir paylaşımlarında, inceleme veya değerlendirme sürecinde ya da önemli konuların kontrollerinin yapılmasında tercih edilmektedir. Toplantılar yüz yüze ve sanal toplantılar olarak ayrılırken ikisinin beraber kullanıldığı hibrit (karma) toplantılar da yapılabilmektedir.
Toplantılar bilginin geniş çaplı yayıldığı ve yaratıcı fikirlerin ortaya çıkmasının teşvik edildiği, bir irtibat veya koordinasyon aracıdır. Toplantılar ortak bir bakış açısının pekiştirildiği sosyalleşmeyi sağlayan ve kişilerarası grup dinamiklerinin sürdürülmesine katkı sağlayan organizasyonlardır. Toplantıya katılan bireyler arkadaşlık, sosyal etkileşim gibi sosyal ihtiyaçların karşılanması; bir kimlik ve benlik saygısının oluşumunda, gelişiminde veya doğrulanmasında katkıda bulunulması; güvensizlik, kaygı ve güçsüzlük duygularının azaltılmasına yardımcı olunması; amaçlar doğrultusunda problem çözme görevlerinin yerine getirilmesinin desteklenmesi vb. konuların gelişimine hizmet etmektedir.
Toplantı türleri arasında durum değerlendirme toplantıları, karar alma toplantıları, proje toplantıları, beyin fırtınası toplantıları, problem çözme toplantıları ve işbirlikçi
toplantılardır. Durum değerlendirme toplantıları mevcut durum değerlendirmesi, güncel konuların paylaşılması ve görüş alışverişinde bulunulması gibi amaçlarla yapılmaktadır. Karar alma toplantıları bir konu ile ilgili alınacak kararı netleştirmek ve gelecek adımları belirlemek için yapılmaktadır. Proje toplantıları yeni ürün geliştirmek ve projeleri organize etmek için farklı departmanlardan yetkililerin yer aldığı toplantılardır. Beyin fırtınası toplantılarında Şirket yetkilileri ekip olarak bir araya gelmekte ve bir konu hakkında fikir üretmek istemektedirler. Beyin fırtınası toplantıları şirketin bir zorlukla karşılaşması durumunda ilgili yönetici ve çalışanların bir araya geldiği, çözüm önerileri sundukları ve çözüme yönelik görev dağılımının yapıldığı toplantılardır. Yıllık genel kurul değerlendirmeleri, komite sunumları, yönetim kurulu toplantıları işbirlikçi toplantılar içinde değerlendirilebilmektedir.
Seminer
Seminerler, bir konu hakkında bilgi vermek ve konu hakkındaki yenilikleri aktarmak amacıyla ilgili topluluk için hazırlanan, alanında uzman kişiler tarafından yapılan eğitim toplantılarıdır. Seminerler, geniş bir kitleye hitap etmek için internet ortamında da yapılabilmektedir. Ayrıca seminerlerin kayıt edilmesi ve internet sayfalarına yüklenmesi ile tekrar izlenebilmektedir. Şirketler kendi alanlarıyla ilgili gelişmeleri aktarmak ve çalışanlarının konu ile ilgili gelişmelerine katkıda bulunmak için seminerler düzenlemektedirler. Teknolojik ilerlemeler sayesinde çalışanların zaman ve mekân sınırı olmadan seminerlere katılması sağlanmaktadır. Şirketlerde verilen semineler ağırlıklı olarak teknik bilgi, yasal düzenlemeler ve ürün gelişmeleri gibi konularda olabilmektedir.
Sempozyum
Bir konunun derinlemesine aktarılması amacıyla deneyimli ve bilgi sahibi kişilerin bir araya geldiği toplantılardır. Sempozyumların belli bir noktasında dinleyicilerin de tartışmaya katılması mümkündür. Sempozyumda ele alınan konular, toplantı sonrasında kitap hâline getirilerek daha fazla kişinin yararlanması sağlanabilmektedir. Sempozyumda ele alınan konular kültür, sanat, bilim, ekonomi veya politika gibi toplumun ilgisini çekecek alanlardır. Sempozyumda bir başkan bulunur ve konuşmacıların belli bir düzenle konuyu aktarmalarına yardımcı olur.
Panel
Paneller, izleyici kitlesine alanında uzman beş-altı kişilik bir grubun konuyla ilgili bilgi ve düşüncelerini anlattığı toplantılardır. Paneller, çok resmî bir ortamda geçmeyebilmektedir. Her bir uzman kişi konunun farklı bir boyutunu ele alarak dinleyiciye anlatmaktadır. Panellerde konuşma düzenini sağlayan bir oturum başkanı bulunmaktadır. Panel sonunda başkan konuşulanların çarpıcı başlıklarını hatırlatarak konuyu kısaca özetlemektedir. Panellerde soru cevap kısmı da bulunmaktadır. Dinleyiciler konu ile ilgili akılda soru işareti olan kısımları konuşmacılara iletmektedirler.
Festivaller
Festivaller, kurum, kuruluş veya organizatörler tarafından düzenlenen sosyal ve kültürel etkinliklerdir. Festivallerin düzenlenmesi, kamu, özel ve gönüllü kuruluşların dahil olduğu taraflarla yürütülmektedir. Festivaller çok eski dönemlerden beri yapılan şenliklerdir. Eski geleneksel bayramlarda şenliklere katılanlar, etkinliğin yapıldığı yerle sınırlı kalırlardı. Modern dünyada ise insanların yaşamlarının değişmesi ve ulaşım sisteminin gelişmesiyle festivaller daha geniş kitlelere erişebilmektedir. Turistler ve gençler de dahil olmak üzere özel etkinliklerin olduğu festivaller büyük ilgi görmektedir.
Festival yönetimi ve süreçleri, festival programı, finansman, katılımcılar firma açısından değerlendirilmektedir. Bilginin üretildiği, dönüştürüldüğü ve kullanıldığı festival organizasyonları, değer zinciri açısından incelenmektedir. Festivallerin destinasyonları ve organizasyonları, ekonomik, sosyal ve politik süreçlere dönüştürmede kilit bir role sahiptir. Ancak bunun gerçekleşmesinde festival yöneticileri finansman, pazarlama ve programlama açısından öz değerlendirme yapmalıdırlar. Bu zorluk ve fırsatlara ne ölçüde yanıt verdikleri, yeniliklere açık olup olmadıkları, başarısızlıktan kaçınma yetenekleri belirleyici olmaktadır. Pazarlama ve halkla ilişkiler uygulamaları açısından festival yöneticilerinin, programlamada yeniliklere de açık olmaları beklenmektedir. Ancak günümüzün önemli festival problemlerinden biri, bu etkinliklerin birbirini taklit etmesidir. Festivaller şirketlere farklılaşma ve rekabet avantajında önemli bir artı kazandırmaktadır. Festivallerle birlikte şirketler, inovasyon ve yaratıcılıkla desteklenen roller üstlenmektedirler
Fuar
Fuarlar, ziyaretçilerin ilgisini çekmek amacıyla düzenlenen, teşhir edilen ürün veya hizmetlerin tanıtılmasına yardımcı olan, farklı üreticilerin bir arada yer aldığı, belirli bir zaman dilimi içinde üretici, tüketici ve ilgililerin bir arada olmalarını sağlayan organizasyonlardır. Fuarlar geçmiş dönemlerde tüccarların egzotik yerlerden ve farklı bölgelerden getirdikleri malları sergileme anlayışının bir devamıdır. Günümüzde ise fuarlar, iletişim faaliyetlerinin önemli bir parçasıdır. Üreticilerin ve diğer şirketlerin, pazarlama stratejilerinin bir parçası olarak iç pazara ve diğer uluslararası alıcılara ürünleri tanıtmak ve satışı artırmak amaçlı hazırlanmaktadır. Bu organizasyonlar, sınır ötesi ticareti kolaylaştırmaktadır. Daha da önemlisi, bir fuar rekabette şirketi öne taşımakla birlikte iyi müşteri ilişkileri kurmak isteyen firmalar için uzun vadeli olumlu etkilere sebep olabilmektedir. Artık fuarlar sadece mal ve hizmetlerin alım satımı yapılan yerler olmaktan çıkmıştır. Fikir ve teknolojilerin tanıtımı, iletişimi, bilgi alışverişini, yeni bağlantıları ve mevcut iş birliklerinin güçlendirilmesini sağlayan buluşma yerleri olmuştur.
Fuarlar, katılımcılara göre ulusal ve uluslararası olmak üzere ayrılmaktadır. Uluslararası fuarlar, ülke tanıtımında
önemli rol oynamaktadır. Bir diğer dikkat çekici fuarlar, eğitim alanında bilgi ve tanıtma amaçlı düzenlenenlerdir. Faklı ülke eğitim kurumlarının katıldığı fuarlar, bulundukları ülkede ilgili çekmek için kendi tanıtımını yapmaktadır. Bu sebeple fuarları sadece sanayi veya zirai amaçlı düşünmemek, eğitim ve ülke tanıtımına yönelik de dikkat çekici olduğunu hatırlamak gerekmektedir. Ticari fuarlar, genel ticaret fuarları ve ihtisas fuarları olarak ayrılmaktadır. Ticari fuarlar hem geniş katılımcının hem de çok sayıda ziyaretçinin geldiği etkinliklerdir. Yeni teknolojinin ve ürünlerin gösterilmesi, pazar arayışlarının kolaylaşması, firmalar arası ilişkilerin geliştirilmesi açısından önemlidir. Büyük fuarlar, katılımların fazla olmasıyla bölgenin ekonomik gelişimine de katkı sağlamaktadır.
Sergiler
Sergiler belli bir zaman diliminde hedef kitlenin gezip görmesi, tanıması, satın alması ya da bilgilenmesi amacıyla bir düşünce veya kültür ürünlerinin gösterildiği kamuya açık etkinliklerdir. Sergilerin önemli bir misyonu, şirketin saygınlığını artırmasıdır. Sergiler zamanlama türlerine göre kalıcı, geçici ve gezici sergiler olmak üzere ayrılmaktadır.
Uzun süreli (Kalıcı) sergiler, ziyaretçilerin istediği her zaman gezip görebileceği sergilerdir. Uzun süreli olması sebebiyle birden fazla kere gezilebilmektedir. Örneğin bir kuruluşun sergi salonunda tarihine ait fotoğrafların veya ürünlerin gösterilmesi daimî olarak sağlanabilmektedir. Geçici sergiler, belli bir zaman dilimi için planlanmış etkinliklerdir. Bu etkinlikler kısa süreli olması sebebiyle dikkat çekici olmak zorundadır. Belirli zaman diliminde çok sayıda kişinin görmesi hedeflenmektedir. Bu sebeple akılda kalıcı, meraklandırıcı ve ilgi çekici özelliklere sahip olmalıdır. Gezici sergiler, bulunduğu yerden farklı ülke, bölge veya şehre yönlendirilen etkinliklerdir. Bu sergiler de belirli bir zaman diliminde görülebilmektedir. Özel günler için de planlanabilmektedir. Sergilenen ürünlerin hareket edebilecek şekilde ayarlanması gerekmektedir. Ayrıca sergide yer alan ürünlerin güvenliğinin de sağlanması önemli bir başka konudur.
Yarışmalar
Yarışmalar şirketlerin isimlerinin duyurulmasında, olumlu imaj yaratılmasında, ilgi çekmede başarılı olan etkinliklerdir. Yarışmalar ile şirket adına çeşitli ödüller verilerek ilginin çoğalması hedeflenmektedir. Yarışmalar, amaçlar doğrultusunda sosyal, kültürel, sanatsal ve bilimsel alanlarda düzenlenebilmektedir. Burada kilit nokta, hedef kitlenin düzenlenen yarışmalara ilgi gösterme oranıdır. Bu sebeple şirketler hedef kitlesini iyi tanımalı, güncel konuları takip etmeli ve varsa vaat edilen ödüllerle katılımı teşvik etmelidir. Ödüller, ilgiyi artırdığı gibi düzenleyen şirketin gücünü de göstermektedir.
Yarışmaların önemli bir faydası sadece şirkete değil, toplumun duyarlı olduğu bir konuya dikkat çekmesidir. Örneğin çevre, bilim veya eğitim alanlarında yeni bakış açılarının topluma aktarılması için yarışmanın geniş kitleye
duyurulmasından faydalanılmaktadır. Konunun yeni olması, katılımcıların veya yarışma takipçilerinin ilgisini artırmaktadır. Şirketler, kendi sektörel alanlarına göre de yarışma düzenleyebilmektedir. Konunun doğru seçimi şirkete tanıtım, farkındalık ve imaj açısından katkı sağlamaktadır.
Açılış ve Yıl Dönümleri
Açılışlar, bir işletmenin başlangıç etkinliklerindendir. Açılışlar, işletmenin bir fabrikasının, bayisinin veya diğer hizmet alanlarının ilk kez hedef kitlesiyle buluştuğu, pazara nüfuz etmeye başladığı dönemdir. Açılışların duyurusu, davetlilere ulaşma ve onların katılımının sağlanması, medyada yer alması, açılışa özgü yemek, kokteyl veya diğer etkinliklerin organize edilmesi gibi yoğun bir dönemi kapsamaktadır. Açılışların tarihi şirket için önemlidir ve sonraki yıllarda da kutlamalar bu tarihte devam edebilmektedir.
Şirketin önemli tarihleri, kilometre taşları, şirkete kutlama fırsatı vermektedir. Bir diğer kutlama etkinliği ürün lansman için yapılanlardır. Yeni bir ürünün pazara girmeden önce tanıtımının yapılması, ürün bilgisinin verilmesi ve hedef kitlede konuşulmasını sağlaması lansman etkinliklerinin önemli özelliklerindendir. Yıl dönümü ve açılış etkinlikleri şirket için olduğu kadar halkla ilişkiler uygulamaları açısından da anlamlıdır. Şirketin hedef kitlesiyle, basınla, paydaşlarla ve diğer ilgililerle buluşmasını sağlamaktadır. Şirket, yıl dönümü veya açılış etkinlikleriyle hem kendini anlatmakta hem de diğer etkinliklerle birleştirerek güçlendirmektedir. Açılış ve yıl dönümü etkinlikleri, sergiler, yarışmalar, konferanslar gibi organizasyonlarla beraber yapılabilmektedir.
Sözlü ve Bilgilendirici Ortamlarda Yeni Teknolojiler
Sosyal medya, hedef kitlenin ilgisini çekmek ve etkinlikler hakkında konuşulmasını sağlamak için önemli bir araçtır. Bir şirketin hedef kitlesi bu platformları takip etmekte ve kendi ilgisine yönelik içerikler aramaktadır. Marka kimliğini yansıtmak, markanın tanıtımı yapmak ya da etkinliklerin hak ettiği ilgiyi görmesini sağlamak için şirketin web sitesinde, sosyal medya hesaplarında, bloglarında başarılı duyurular yapılmalıdır. Böylelikle etkinliğin görünürlüğü artırılmaktadır. Etkinliğe ait bir sayfa oluşturulduğunda takibinin sürekli yapılması gerekmektedir. İçerikler devamlı geliştirilmeli ayrıca değerli ve bilgilendirici olmalıdır. Sosyal medya, hedef kitlenin etkinlikle etkileşime girmesindeki ilk aşamadır. Bu sayede hızlı ve kolay bağlantı kurulmaktadır.
Şirketler, iletişim çalışmalarını planlarken düşünme biçimlerini artık teknolojik destekli olarak değiştirmektedirler. Müşteri hizmetleri, markalaşma süreci, hedef kitle ile iletişim çalışmaları geleneksel yöntemlerin dışına çıkmaktadır. Sosyal medya, artırılmış gerçeklik (AR) ve sanal gerçeklik (VR) uygulamaları, bilinen iletişim çalışmalarının farklılaşmasını sağlamıştır. Artırılmış gerçeklik ve sanal gerçeklik uygulamaları ile yapılan iletişim kampanyaları, yaratıcılığın sembolü ve şirketin
gücü olarak görülmektedir. Bu sebeple, şirket ve markalar, rekabette farklılaşmak, diğer iletişim çalışmalarından ayrışmak için artırılmış ve sanal gerçeklik uygulamalarına önem vermektedir. Bu yeniliklerin güzelliği, şirketlerin hedef kitlesini bir yolculuğa çıkma olanağı sağlamasıdır. Hedef kitlenin satın alma kararı vermesine yardımcı olmakla kalmamakta, aynı zamanda onlarla yakın ilişki geliştirmeye de fırsat tanımaktadır. Geleneksel yöntemlerle verilen mesajlar, yeni teknolojiler sayesinde eğlenceli ve çok boyutlu bir müşteri deneyimine dönüşmektedir. Hedef kitle dikkatini yalnızca mesaja vermemekte, sanal bir ortamda şirketle de etkileşime girmektedir. Böylece mesaj veya marka bilinirliği artmaktadır. Artırılmış gerçeklik ve sanal gerçeklik uygulamaları sayesinde hedef kitlenin firmayı algılama şekli değişmektedir. Yapılan iletişim çalışmaları, hedef kitle zihninde belli izler oluşturmakta ve onları bu izlenimlere göre satın almaya yönlendirmektedir.