HİT201U-HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMA TEKNİKLERİ
Ünite 8: Halkla İlişkilerde Etkili Sunum Teknikleri ve Uygulamaları
Giriş
Bir halkla ilişkiler uzmanı için en temel becerilerden biri paydaşlarla, yatırımcılarla, müşterilerle ve halkla etkili bir şekilde iletişim kurma becerisidir. Bu amaçla kullanılan sunumların etkili olması da halkla ilişkilerde kritiktir. Bu sunumlar vurgulanması gereken bilgileri aktarmak, ikna edici argüman oluşturmak ve katılımcılarla bağ kurmak için bir fırsattır. Aynı zamanda halkla ilişkiler uzmanlarının güvenilirlik tesis etmelerine, fikir ve tutumları etkilemelerine, ilgi ve coşku yaratmalarına, ilişkiler kurup sürdürmelerine olanak tanırlar. Bu nedenle, halkla ilişkiler profesyonellerinin sunum becerilerini geliştirmeleri ve etkili sunumlar yapma yeteneklerini sürekli iyileştirmeleri çok önemlidir. Bu ünitede de etkili sunumun öneminden, yüz yüze ve çevrimiçi sunum gerçekleştirmeden bahsedilmektedir.
Halkla İlişkilerde Etkili Sunumun Önemi
Halkla ilişkilerde etkili sunumların en önemli faydalarından biri inandırıcılık sağlamasıdır. İnandırıcılık özellikle dinleyicilerin konu hakkında başlangıçta şüpheci veya bilgisiz olabileceği durumlarda etkili olabilir. Halkla ilişkiler uzmanı, bilgiyi ikna edici ve bilgilendirici bir şekilde sunarak katılımcıların algı ve tutumlarını değiştirebilir.
Etkili sunumların bir diğer kritik avantajı da görüş ve tutumları etkileme kabiliyetidir. İkna edici ve ilgi çekici bir sunum, dinleyicilerin belirli bir konu, ürün veya hizmet hakkındaki görüşlerini etkileyebilir. Halkla ilişkiler uzmanı, bilgiyi ilgi çekici ve bilgilendirici bir şekilde sunarak katılımcıların algılarını ve tutumlarını değiştirebilir. Yine dinleyicilerin konu hakkında başlangıçta şüpheci veya bilgisiz olabileceği durumlarda daha etkili olabilir.
İyi tasarlanmış ve sunulmuş bir sunum, belirli bir ürün, hizmet veya konu etrafında bir heyecan yaratabilir. Bu da hedef kitlede ilgi ve coşku oluşturmayı sağlayabilir. Böylece etkili bir sunum, dinleyicileri harekete geçmeye veya belirli bir amaç ya da girişime dahil olmaya teşvik edebilir. Bu, farkındalık yaratmanın ve ilgi çekmenin temel hedefler olduğu halkla ilişkilerde özellikle yararlı olabilir.
Bağlantı kurmak ve sürdürmek konusunda da yine etkili bir sunum kritik öneme sahiptir. Bilindiği üzere halkla ilişkilerde, bağlantı kurmak her şeydir. Nitekim halkla ilişkiler uzmanlarının etkili sunumlar yaparak paydaşlar, yatırımcılar, müşteriler ve genel kamuoyu ile bağlantı kurma çabası da bu nedenledir. Bu sunumlar sayesinde güven ve karşılıklı anlayış üzerine inşa edilen uzun süreli ilişkiler kurulabilir.
Halkla ilişkiler uzmanlarının güvenilirlik tesis etmelerine, fikir ve tutumları etkilemelerine, ilgi ve coşku yaratmalarına ve ilişkiler kurup sürdürmelerine olanak tanıyan etkili sunumlar, halkla ilişkiler profesyonellerinin odaklanması gereken önemli konular arasındadır. Bu amaçla bahsi geçen uzmanların sunum becerilerini
geliştirmeleri ve etkili sunumlar yapma yeteneklerini sürekli iyileştirmeleri çok önemlidir. Bunu yaparak rollerinde daha etkili olabilir ve iletişim hedeflerine daha verimli bir şekilde ulaşabilirler.
Yüz Yüze Sunumlar
Sunumlarının başarısını garanti altına almak için sunum öncesinde, sunum sırasında ve sonrasında bazı konulara dikkat edilmelidir.
Sunum Öncesi
Sunuşu yapanın daha emin ve rahat olması, sunum öncesinde yapılan kapsamlı hazırlığa bağlıdır. Özellikle heyecanı kontrol edebilmek ya da yatışmasını sağlamak için uygulanabilecek tekniklerin başında iyi bir hazırlık yapmak yer almaktadır. Buna ek olarak aktarılmak istenen mesajların mantıklı ve tutarlı bir şekilde yapılandırması konusunda da hazırlık aşaması kritik önemdedir. Karmaşık bilgiler sunarken, ayrıntılarda kaybolmak ve büyük resmin izini kaybetmek kolay olabilir. Hazırlanmak için zaman ayırılarak sunumun sorunsuz bir şekilde akması, dinleyicilerin kolay ve aktif biçimde takip edebilmeleri sağlanabilir.
Sunumun hazırlığı aşamasında dikkat edilmesi gereken noktalar aşağıda özetlenmektedir:
• Hedef kitleyi tanımak, • Amacı ve ana mesajları belirlemek, • Destekleyici kanıtlar bulmak, • Çarpıcı bir giriş planlamak, • Akılda kalıcı bir son bölüm planlamak , • Görsel yardımcılar hazırlamak, • Katılımcı sorularına hazırlanmak, • Sunum ortamını hazırlamak, • Prova yapmak.
Sunum yapılacak kitleyi tanımak, ihtiyaçlarını, beklentilerini, ön bilgilerini, tutumlarını öğrenmek hem sunumun içeriğini oluşturmada hem de sunumun akışını yapılandırmada önemli katkı sağlar. Hedef kitlenin özellikleri genel ve özel olmak üzere iki grupta toplanabilir. Genel özellikler yaş, cinsiyet, medeni durum, sosyoekonomik ya da sosyokültürel durum, eğitim düzeyi, yaşadıkları ya da yetiştikleri mekânlar gibi demografik bilgileri içerir. Hedef kitlenin özel özellikleri ise doğrudan sunumun konusuna ilişkin ön bilgileri ve tutumlarını içerir. Hedef kitlenin sunumun konusuna yönelik eğitim deneyimlerini, bildiklerini, inançlarını ve tutumlarını anlamak, dikkate almak, etkili iletişim ve başarılı sunumlar için son derece önemlidir.
Bir sunumda hedef kitleyi eğlendirme, eğitme, bilgilendirme ve ikna etme amaçlanabilir. Halka ilişkiler alanında daha çok “bilgilendirme” ve “ikna etme” genel amaçlarına yönelik sunumlar gerçekleştirilir. Sunumun genel amacı belirlendikten sonra özel amacı olabildiğince sınırlandırılmış, ölçülebilir, ulaşılabilir, hedef kitleye anlamlı gelecek ve zamanı dikkate alan biçimde belirlenmelidir. Sunumun amaçları açık biçimde ortaya
konulduktan sonra sunum sırasında aktarmak istenilen ana mesajları belirlemek gerekir. Söz konusu ana mesajlar özlü, konuyla ilgili ve akılda kalıcı olmalıdır.
Destekleyici materyaller, bir sunumda ana mesajlarımızı desteklemek, güçlendirmek için kullandığınız kanıt ve bilgilerdir. Destekleyici materyaller amaçla ve ana mesajlarla ilgili olmalıdır (uygunluk). Ayrıca bu materyallerin doğru ve güncel olmaları (doğruluk), güvenilir kaynaklardan gelmeleri (güvenilirlik), açık ve anlaşılması kolay (açıklık), ilgi çekici olmaları da gerekir. Örnekler, istatistikler, uzman anekdotları, öyküler, tanımlar etkili bir sunumda desteğine başvurulabilecek başlıca materyallerdir.
Etkili bir sunum hedef kitlenin merakını uyandıran, onları zihinsel ve duygusal olarak katılmaya teşvik eden bir soru, ilgi çekici bir öykü ya da merak uyandıran bir gerçekle başlayabilir. Çarpıcı bir giriş için sık yararlanılan yöntemlerden bazıları anekdotlar, fıkra ya da şakalar, dikkat çekici bir soru sorma ya da bilimsel bir veri olabilmektedir.
Sunumlarda akılda kalıcı bir son bölüm, kalıcı bir izlenim bırakır, ana noktaları pekiştirir, harekete geçme çağrısı yapar, duyguları uyandırır, kapanış sağlar ve bilginin akılda kalıcılığını artırır. Dinleyicilerinizin mesajınızı net bir şekilde anlayarak uzaklaşmasını ve sunduğunuz fikirleri hatırlama ve bunlara göre hareket etme olasılığının daha yüksek olmasını sağlar.
Sözlü sunumlar sırasında, bilginin sunulmasını ve anlaşılmasını kolaylaştırmak için çeşitli görsel yardımcı araçlar kullanılabilir. Bunların en yaygın şekilde kullanılanları slaytlar, çizelgeler, grafikler, diyagramlar, çizimler, resimler, fotoğraflar, videolar, sahne ve modeller, beyaz tahta ya da dönerpano (Flipchart), katılımcı notlarıdır. Görsel yardımcılar, sunum yapanların bilgileri net ve yapılandırılmış bir şekilde organize etmelerini sağlar.
Hedef kitlenin etkin katılımını sağlamanın bir yolu onlara soru sorma fırsatı tanımaktır. Katılımcıların soru sorması, sunuşun herhangi bir anında olabileceği gibi sunuş sonuna da bırakılabilir. Sunum öncesinde ne tür soruların sorulabileceği kestirilmeli ve bunların nasıl cevaplanacağı düşünmelidir.
Sunum ortamının hazırlanması ile ilgili öncelikle sunum tarzına ve izleyici etkileşimine en uygun oda düzeninin seçilmesi gerekmektedir. Yaygın düzenler arasında tiyatro tarzı, sınıf tarzı, U şeklinde ya da toplantı düzeni yer almaktadır. Sunum için gerekli görsel-işitsel ekipman kontrol edilmeli ve kurulu değilse kurulmalı ya da kurulması sağlanmalıdır.
Sunum öncesi yapılması gereken ancak çoğunlukla atlanan en önemli hazırlıklardan biri prova yapmaktır. Prova yapmak sunumun içeriğine ve akışına aşina olunmasını, zamanın etkili bir şekilde yönetilmesini, heyecanın kontrol
edilmesini, beklenmedik durumlarla başa çıkılmasını ve iyileştirme için geri bildirim alınmasını sağlar.
Sunum
Sunum sırasında olumlu bir izlenim bırakmak için görünüme ve konuşmaya dikkat edilmelidir. Kadınlar görünümleri için ne bol ne de çok dar giysiler tercih etmelidir. Etek boyu, özellikle oturulduğunda rahatsızlık verecek kadar kısa olmamalıdır. Profesyonel bir görünüm için genellikle uzun kollu giysiler tercih edilmelidir. Ses çıkaran kumaşlardan yapılmış giysiler tercih edilmemelidir. Parlak kırmızı, portakal rengi, beyaz ya da siyah renkli giysilerden kaçınılmalıdır. Çünkü hem ses hem de renk, dinleyicilerin dikkatini dağıtabilecek unsurlardır. Benzer sebeple hareket ile ses çıkaran, ışık altında çok parlayan, sağa sola sallanan takılar da tercih edilmemelidir. Aşırı makyaj, istenmeyen, olumsuz bir izlenim oluşturabilir. İyi bir makyaj yüzdeki yağlı bölgeleri kapatarak ışık altında parlamalarını önlemelidir. Saç rengi, giysiler ve takılar arasında renk uyumuna dikkat edilmelidir.
Erkeklerde ise takım elbiseler tercih edilmelidir. Ancak parlak renklerden ve kareli kumaşlardan kaçınılmalıdır. Genellikle, lacivert, gri ve siyah renkler daha profesyonel izlenim oluşturur. Hedef kitleye göre ceket düğmeleri iliklenebilir. Hatta bazen daha samimi bir hava oluşturmak için ceket tamamen çıkarılabilir. Kravat rengi seçerken, göz ve yüz rengi uyumuna dikkat edilebilir. Ayakkabılar, giysilere uygun renkte ve modelde, rahat ve boyalı olmalıdır. Çoraplar da ayakkabılara uygun olmalıdır. Ayakkabı ile aynı ya da yakın renkte kemerler tercih edilmelidir. Saç, sakal, bıyık yeni kesilmiş ve taranmış olmalıdır. Hem erkekler hem de kadınlar için gözlük camları ışığı yansıtarak dinleyicilerin gözlerinizi görmesini engelleyeceğinden gözlük de kullanılmamalıdır.
Görünüm kadar konuşma tarzı da olumlu bir izlenim oluşturmada önemli bir etkendir. Sunuş sırasında dinleyicilerle kurulan göz teması, ses tonunu kontrol etme, konuşma hızı, vücut ve yüz hareketleri etkili bir konuşmanın gerçekleştirilmesine yardımcı olmaktadır. Görünüm ve konuşma dışında bir diğer önemli konu da görsel materyaller kullanmaktır. Sunuş sırasında kullanılan görsel araçlar, sunum yapanın önüne geçmemeli ve katılımcılarla göz temasını kaçırmamaya dikkat edilmelidir.
Sunum Sonrası
Sunum sonrası etkinlikler aslında sunumların etkililiği artırabilecek önemli ama bir o kadar da ihmal edilen faaliyetlerdir. Bir sunum yaptıktan sonra, katılımcılara ya da sunuma davet edenlere gönderilebilecek bir teşekkür e postası, katılımcılardan istenecek değerlendirme, kaynak ya da sunum görsellerinin paylaşımı, katılımcılar bir çevrimiçi topluluğa davet gibi etkinlikler sunumu daha etkili ve sürdürülebilir hale getirmeye yardımcı olabilir.
Sunumlarda hazırlanan materyallerin, Creative Commons (CC) türü açık erişimli lisanslarla lisanslanması önerilmektedir. CC lisans türlerinden en uygun olanı
seçilmeli, sunuma lisans logosu eklenmelidir. Sunumlar için özellikle CC NonCommercial ShareAlike (CC BY-NC-SA) lisansı önerilmektedir. Bu lisans kaynağı ticari olmayan amaçlarla ve bu kaynak kullanılarak hazırlanacak kaynakların benzer biçimde paylaşımını gerektirir. Creative Commons ve lisans türleri ile ilgili daha fazla bilgi almak için “creativecommons.org” ya da “creativecommons. org.tr” web sayfaları ziyaret edilebilir.
Çevrimiçi Sunumlar
Çevrimiçi sunumlar, konuşmacı ile katılımcıların birbirlerinden farklı mekânlarda olduğu, aralarındaki etkileşimin (bilgi, fikir ya da içeriğin sunulduğu, vb.) uzaktan iletişim teknolojileri gerçekleştiği iletişim sürecini ifade eder. Çok uluslu firmaların yaygınlaşması, firmaların çeşitli ülkelerde faaliyetler yürütmeleri, uluslararası ortaklıkların artması ve benzeri küreselleşmeyi hızlandıran gelişmeler çevrimiçi toplantı ve sunumların önemini arttırmıştır. Bu önemin artmasına katkı sağlayan gelişmeler arasında, özellikle COVID-19 Küresel Salgını sırasında ve sonrasında daha fazla karşılaşılan uzaktan çalışma ve benzeri uygulamalar ile Web konferans teknolojilerinde yaşanan gelişmeler de yer almaktadır. COVID-19 öncesinde özellikle küresel firmaların çok fazla tercih ettiği bu araçlar, Küresel Salgın ile başta eğitim olmak üzere birçok alanda hızlı yaygınlaşmıştır. WebEX ve Skype gibi ilk örneklerin yanı sıra ZOOM ve Microsoft Teams gibi ücretli araçlar ve Google Meet, Big Blue Button, BlueJean gibi ücretsiz araçlar hızla kullanılmaya başlanmıştır. Ülkemizde de BİP ve Perculus gibi web konferans araçları üretilerek kullanıcılara sunulmuştur.
Üstünlük ve Sınırlılıklar
Çevrimiçi sunumların üstünlükleri arasında erişilebilirlik, maliyet, kolaylık, esneklik, aktif katılım, çevresel faydalar ve küresel erişim şeklinde özetlenebilir. Çevrimiçi sunumların çeşitli sınırlılıkları da bulunmaktadır. Öncelikle çevrimiçi sunumlar büyük ölçüde teknolojiye dayalıdır ve ortaya çıkabilecek teknik sorunlar sunumun akışını bozabilir. Zayıf internet bağlantısı, yazılım hataları, ses veya video gecikmesi ya da cihaz arızaları gibi sorunlar kesintilere neden olabilir ve sunumların etkililiğini olumsuz etkiler.
Etkili Çevrimiçi Sunumlar
Çevrimiçi sunumları etkili biçimde gerçekleştirebilmek için de sunum öncesi hazırlıklara dikkat etmeli, sunum sırasında bazı ilkelere uygun davranmalı ve sunum sonrasında da bağlama uygun bazı etkinlikler gerçekleştirmelidir.
Sunum Öncesi
Yüz yüze sunumlarda olduğu gibi çevrimiçi sunum öncesinde de hedef kitlenin tanınması, amacın ve ana mesajların açık biçimde belirlenmesi, bu mesajları destekleyecek kanıtlar bulunması, çarpıcı bir giriş ve akılda kalıcı bir son bölüm planlanması, görsel yardımcı materyaller hazırlanması, katılımcıların olası sorularına hazırlık yapılması, sunum ortamının hazırlanması ve bol prova yapılması gerekmektedir. Çevrimiçi sunumlara hazırlığın farklılaştığı noktalardan biri kullanılacak
görsellerin ve görsel efektlerin seçimidir. Bu görsellerin mobil cihazlar gibi küçük ekranlardan bile görülebilir olması beklenmektedir. Diğer bir nokta katılımcılarla etkileşim için planlanan etkinliklerin dikkatli seçimidir. Çevrimiçi sunum hazırlığı kapsamında yapılması gerekenlerden biri de teknik altyapının kontrol edilmesidir. Görüntü ve ses kontrolü de gerçekleştirmesi gereken önemli hazırlıklardan biridir. Görüntü ve ses kalitesi sunumun etkililiğini ve çekiciliğini doğrudan etkileyen faktörlerdir. Etkili bir çevrimiçi sunumda kamera konuşmacının göz hizasında olacak biçimde yerleştirilmelidir. Konuşmacının da doğrudan kameraya bakarak sunum yapması gerekmektedir.
Sunum
Yüz yüze sunum sırasında dikkat edilmesi gereken ilkelerin hemen hepsi çevrimiçi sunumlar için de geçerlidir. Çevrimiçi sunum sırasında da sözlü ve sözsüz iletişim unsurları ile görünüm ve teknik konularda dikkatli davranılması etkililiği artıracaktır. Öncelikle teknik olarak sunuma hazır olduğundan emin olarak sunuma başlanmalıdır. Bir taraftan teknik sorun çözmeye çalışıp diğer yandan sunuma başlamak profesyonellikten uzak olduğu imajını oluşturabilir. Yapılması gereken katılımcılara bilgi verip önce teknik sorunu çözmek ve sonrasında sunuma başlamaktır. Sunum sırasında açık ve öz ifadeler kullanmak, normal bir konuşma hızı tercih etmek ve genelde karşılıklı sohbet havasında ama saygılı ve profesyonel konuşma tarzı benimsemek çevrimiçi sunumun etkililiği ve çekiciliği artıracaktır. Uzaktan sunum yapılıyor olsa bile, görünüş hâlâ önemlidir. Beklentileri ve sunumun tonunu göz önünde bulundurarak duruma uygun şekilde giyinilmelidir.
Sunum Sonrası
Çevrimiçi sunum sonrası gerçekleştirilecek etkinlikler de tamamen yüz yüze sunumlar için önerilerle aynıdır. Bir başka deyişle, çevrimiçi sunum sonrası, katılımcılara ya da sunuma davet edenlere gönderilebilecek bir teşekkür e-Postası, katılımcılardan istenecek değerlendirme, kaynak ya da sunum görsellerinin paylaşımı, katılımcılar bir çevrimiçi topluluğa davet gibi etkinlikler sunumun daha etkili ve sürdürülebilir olmasını sağlayacaktır. Bu etkinlikleri çevrimiçi sunumlarda gerçekleştirmek zaten teknoloji tabanlı bir doğası olduğu için çok daha kolaydır.