Raporlar

Rapor Türleri Giriş Araştırma Geliştirme Raporları Kurumlar ya da kişiler, bir konuda daha detaylı ve kapsamlı yazılı bilgi aktarmaya ihtiyaç duyduğunda; bir Sosyal bir konu hakkında yapılacak bir araştırma, dünyayı durumun, sürecin, olayın, performansın değerlendirilmesi, anlama, yorumlama ve dönüştürmeye yönelik sistemli ve araştırmanın yapılması, değerlendirme yapılması belirli kurallar çerçevesinde yürütülen tüm faaliyetleri gerektiğinde raporlar hazırlamaktadırlar. kapsamaktadır. Araştırma geliştirme raporları, bir sorunu çözmek, bir konu hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak Raporların yazılma amaçları, ilgili hedef kitleye bilgi gibi amaçlarla araştırma yöntemleri sonucu elde İlgili kişi vermek, davranışa yöneltmek, planlar yapılmasını veya kurumlara, bu raporlarla, konu/sorun kapsamında sağlamak, kurum içinde ya da dışındaki denetleyicilere ve detaylı bilgi ve gelecekte neler yapılabileceği hakkında üst makamlara hesap vermek olabilir. Bu hedefler tespitler, öneriler sunulur. Akademik alanda yapılan doğrultusunda hazırlanan raporlar, açık, anlaşılır, kuramı araştırmaların raporları tez, makale gibi adlar alır. edilen ve uygulamayı bir arada kullanabilen anlamlı sonuçlar bilgilerin hazırlanmasıyla oluşturulan raporlardır. Kamu üreten bir ifade tarzında yazılmalıdır. ve özel kurumların pazar, reklam, hedef kitle, finans, ekonomi, insan kaynakları analizleri gibi kurumların Rapor Kavramı gerçekleştirebileceği pek çok araştırma geliştirme faaliyeti Raporlar, bir amaca ulaşmak, bir soruya cevap verebilmek sonucu hazırlanan raporlar bu kapsamda yer almaktadır. ya da bir durumu değerlendirmek için yapılan araştırma Genellikle bir araştırmaya dayanan uzun raporlar, tez sonucu elde edilen bulguların değerlendirilmesi ve formatında yazılır. Bu tür bir raporu hazırlayabilmek için yorumlanmasıyla belirli bir formata uygun olarak lisansüstü eğitime sahip olmak ya da bilimsel araştırma hazırlanan ve ilgililere sunulan yazılardır. yöntemleri ve rapor yazma teknikleri konusunda bilgi ve

Raporların temel amacı, bilgi üretmektir. Raporlar deneyim sahibi olmak gerekir.

aracılığı ile üretilen bilgi, kurumun paydaşlarına karar Görev Raporları verebilmelerini sağlamak amacıyla sunulur. Kurumlarda Yurt içi/dışı görevlerde belirli bir süre görevlendirilen rapor, hedef kitleyle etkili bir iletişim kurma, kurumu kurum çalışanlarının, görev dönüşlerinde görevleri ile denetleme ve yönetime detaylı bilgi verme aracı olarak ilgili olarak sundukları rapora görev raporu adı verilir. kullanılmaktadır. Özellikle büyük ölçekli kurumlarda, alt Görev raporları kurumlarda sıklıkla hazırlanan rapor birimlerden ve şubelerden düzenli bir şekilde raporlar türüdür. Ayrıca fuarlar, etkinlikler, sorumluluk projeleri alınarak çalışmalar izlenir, denetlenir ve değerlendirilir. gibi faaliyetlerde görevlendirilen kurum çalışanları da Araştırma sonuçlarını bildirmek, sorunları çözümlemek ve dönüşlerinde rapor hazırlarlar. verimliliği geliştirmek için de rapor hazırlanabilir. Raporlar çok farklı özellikte ve türde olabilir. Raporlardan Faaliyet Raporları belki de en farklı olanı benzerlik raporlarıdır çünkü diğer Kurumlar genelde 1 yıllık, (duruma göre 3, 6 ya da 9 raporlar bireyler tarafından hazırlanırken bu raporlar aylık, yıllık gibi sürelerle) faaliyet raporları internet bağlantılı çalışan intihal programları tarafından hazırlamaktadırlar. Kurumda gerçekleştirilen çalışmaların hazırlanmaktadır. Ne düzeyde bir benzerlik olduğunun izlenmesi, kontrolü ve değerlendirilmesi sonucu elde tespitini tamamen program yapmakta, benzerlik yüzdesi edilen; mevcut durumları, uygulamaları, uygulamada ve benzerliklerin hangi internet kaynaklarından olduğunu karşılaşılan zorlukları içeren, sorunlara çözüm yolları raporda belirtmektedir. öneren raporlardır. Faaliyet raporlarının biçim ve içeriği

Raporun hazırlanması araştırmacı tarafından bu raporu talep eden üst makam tarafından belirlenir ve gerçekleştirilmelidir. İyi bir rapor hazırlayabilmek, rapor bu bildirilen yönergeye uygun olarak seçilen araştırmanın tüm ayrıntılarının bilinmesini gerektirir periyoda göre sürekli hazırlanır. Faaliyet raporu (Tutar, 2008: 197). Elde edilen bilgiler, kurumun işine hazırlanmadan önce kurumun hangi yönetmeliğe ya da yarayacak ve anlaşılır olacak şekilde sistemli olarak usul ve esaslara bağlı olunduğunun bilinmesi, bu raporlaştırılmalıdır. Ayrıca bir rapor, konu hakkında yönetmeliklerin incelenmesi, varsa örneklerin kapsamlı bilgi verme özelliğine sahip olmalı, başka bir değerlendirilmesi son derece önemlidir. Özel Kurumların bilgiye, araştırmaya ihtiyaç duyulmayacak şekilde Yıllık Faaliyet Raporuna Ait İçeriğin Belirlenmesi hazırlanmalıdır. Hakkındaki Yönetmelik’in 4. maddesinde faaliyet raporlarının genel özellikleri verilmiştir. Raporlar, genelde kurumun kendi elemanları, uzmanlar, kurum dışı profesyonel araştırmacılar, iç ya da dış Kamu kurumlarında hazırlanacak faaliyet raporlarında, denetçiler tarafından hazırlanmaktadır. Bu kişiler kendi yönetimin misyon ve vizyonuna, teşkilatın yapısına ve araştırmaları, gözlemleri ve incelemeleri sonucunda rapor mevzuatla ilgili bilgilere, sunulan hizmetlere, insan hazırlayabildikleri gibi, güncel bilgilere dayanan, önceden kaynakları ve fiziki kaynakları ile ilgili bilgilere, iç ve dış yapılmış araştırmaların bulgularına dayanarak da raporlar denetim raporlarında yer alan tespit ve değerlendirmelere hazırlayabilmektedirler. kısaca yer verilir. Ayrıca idarenin stratejik amaç ve

hedeflerine, faaliyet yılı önceliklerine bağlı olarak izlenen Kapak, raporun ilk sayfasıdır. Kapak sayfasında, raporun temel ilke ve politikalar ifade edilir. adı, hazırlayan kişi ya da kişilerin adı, şehir, tarih, hangi kurum için hazırlandıysa o kurumun adı gibi bilgiler yer Değerlendirme Raporları alır. Özet, raporun tamamına ait kısaca bilgi veren Kurumların belirli dönemlerde mevcut durumlarını, bölümdür. Bütün bilgiler verilip yorum yapıldıktan sonra faaliyetlerini, başarı ya da başarısızlığı değerlendirmeleri en son yazılır ancak rapor hakkında genel bilgi sahibi için hazırlanan raporlara değerlendirme raporu denir. olabilmek için ilk okunan bölümdür. Raporun içeriği Değerlendirme raporlarıyla, başarı ya da başarısızlık kolayca anlaşılır olmalıdır. Mümkün olduğunca kısa değerlendirilir. Kurumun her birimi, hedeflere ne ölçüde yazılmalıdır ve en çok iki paragraftan oluşmalıdır. Cümle yaklaşabildiklerini görür ve bu raporlar aracılığı ile her yapıları edilgen ifadelerle yazılmalıdır. Özetlerde birime yön verme imkânı doğar. Kurumun büyüklüğüne, kısaltma, dipnot, şekil, tablo yer almaz. Raporun niteliğine kamu ya da özel kurum olmasına göre, değerlendirme göre en fazla 300 sözcükten oluşmalıdır. Ön söz, raporun raporları farklılık gösterebilir. Raporun ilk bölümünde bir anlamda sunumudur. Çalışmanın alana, kuruma amaç, içerik, format ve hazırlık, raporun teslimi, katkılarından bahsedilebilir. Hazırlayanın rapor yazımı değerlendirilme süreci yer almalıdır. Diğer bölümlerde sırasındaki çalışma koşullarından, karşılaşılan kurum hakkında bilgiler, kalite güvence sistemi, eğitim zorluklardan bahsedilir. Araştırmaya emeği geçen, destek öğretim faaliyetleri (sektör bilgileri), araştırma ve olan kişi ve kurumlara teşekkür edilir. Zorunlu bir bölüm geliştirme faaliyetleri, yönetim sistemi bilgileri, sonuç ve değildir. İçindekiler, raporun içeriğindeki başlıkların, alt değerlendirme yer aldığı görülmektedir. başlıkların sırayla ve sayfa numaralarıyla listelendiği

Denetleme Raporları bölümdür. Tablolar, grafikler, şekiller ve simgeler/kısaltmalar listesi; tablo, çizelge, şekil ve Kişi, kurum veya durumun uzman/yetkili tarafından görseller; başlıkları, numaraları ve yer aldıkları sayfa denetlenmesi sonucunda yetkililere veya kurumlara numaralarıyla birlikte ayrı ayrı listeler biçiminde sunulur. durumu sunmak için hazırlanan raporlara denetleme Alanyazın, çalışmanın kuramsal kısmıdır, alanyazın raporu denir. Denetlemekle görevli olan kişilerin denetimi taraması sonucu yazılır. Bu konuda önceden yapılmış sonrası hazırlanır. Denetim raporu güncel olmalı ve çalışmalardan kaynak gösterilerek alıntılar yapılır. geçerli bilgilerle hazırlanmalıdır. Ayrıca doğru ve tarafsız Yöntem, araştırmanın modeli, evren ve örneklem, veri olması da önemlidir. Alana göre, kuruma göre, kurumun toplama tekniği ve aracı ile verilerin analizinin yer aldığı faaliyet alanına göre denetleme raporları farklılık gösterir. bölümdür. Bulgular ve yorum, analizlerden elde edilen Detaylı olarak hazırlanan denetleme raporlarında sunum bilgilerin açıklanması ve yorumlanmasıdır. Bulgular ve sayfaları hazırlanabilir. Denetleme raporu sunum yorum ayrı ayrı yazılır. Bulgular elde edildikleri gibi sayfasında, raporun dönemi, denetlemenin konusu, yazılır, beklenenden farklı yönde olması bu durumu görüşme ve toplantı sonuçları, denetim sonucu genel değiştirmez. Kurallara uygun iyi dizayn edilmiş bir bilgiler, teşekkür ve denetim ekibinin isim ve imzaları yer çalışmada elde edilen bulgular çok değerlidir. Yorum, almaktadır. bulgulara araştırmacının görüşleri ve araştırma amaçları e-Raporlar kapsamında yüklenen anlamdır. Sonuçlar ve öneriler, Kurumlar elektronik ortamda veri girişi sağlayarak rapor çalışmada elde edilen genel sonuçlar yer alır. Sonuç hazırlanmasını sağlayan sistemler hazırlamaktadırlar. bölümünde yeni fikirler ortaya koymak yerine Faaliyet alanına bağlı olarak diğer tüm kurumlar araştırmanın amacı doğrultusunda problemin çözümü, hazırlamak zorunda oldukları raporların, e-Rapor olarak araştırmanın sonuçları açıklanır. Ekler, raporun içine dahil hazırlanmasını sağlayacak teknik alt yapıyı, yazılımları edilmemiş ancak araştırma için gerekli formlar, izin geliştirmeleri bazı türdeki raporların hazırlanmasını ve belgeleri, çok yer kaplayan tablo ve grafikler, mektuplar teslimini hızlandırabilecektir. e-Raporlar, kurumlara, vb. belgelerdir. Kaynakça, araştırmada doğrudan ya da zamandan tasarruf, tekrarların önlenmesi, personelin dolaylı alıntılar yapılmış tüm kitap, makale, tez vb. işlerinin kolaylaşması gibi pek çok yarar sağlayabilecektir. yayınların yazarın soyadına göre alfabetik olarak sıralanmasıyla oluşturulan listelerdir. Raporların Ana Bölümlerine Ait Genel Bilgiler Raporların Genel Özellikleri Rapor, amacına uygun bir içerik ve yapıda hazırlanmalıdır. Araştırma raporları, belli değerlendirme Raporlar, amacı gerçekleştirmeye, bir durumu açıklamaya ölçütlerine ve biçim kurallarına uygun detaylı olmalıdır. ya da bir problem çözmeye yönelik olarak hazırlanırlar. Kurumlarda üst yönetime sunulacak rapor açısından, Bu raporlara bağlı olarak karar verebilmek için, raporlarda zorunlu olabilen raporlama, kullanıcıların ihtiyaç ve eksik bir bilginin olmaması gerekir. Raporlarda kullanılan beklentileri doğrultusunda amacına uygun olarak şekil, tablo ve grafikler anlaşılır ve sade olmalıdır. Bir düzenlenmeli, kısa ve yalın olmalı ve okuyanların aradığı ihtiyaca cevap vermelidir. Raporlar; giriş, gelişme ve bilgiyi kolayca ve net bulabileceği şekilde hazırlanmalıdır. sonuç bölümleriyle yazılmalıdır. Raporun hangi dönemi, zaman dilimini kapsadığı açıkça belirtilmelidir. Rapor Raporların ana bölümleri kısaca şöyledir: hangi alanda yazıldıysa (ekonomi, hukuk, işletme vb.) bu dilin terminolojisine uygun yazılmalıdır. Araştırma

objektif olarak yapılmalı, yorumlar bölümü dışında kişisel düzenlenmeli, sınıflandırılmalı, sıralanmalı ve yargılara yer verilmemelidir. Kişisel düşünceler, özetlenmelidir. sonuçlardan sonra yorumlar kısmında verilmelidir. Dil • Yazım ve biçim kurallarının belirlenmesi: bilgisi kurallarına uymak ve uygun üslûp kullanmak Araştırma raporları A4 kâğıda yazılmalı, kâğıdın önemlidir. Raporun maliyeti, raporun sağlayacağı yararı tek yüzü kullanılarak basılmalı ve aşmamalıdır. Faaliyet gösterdiği sektöre, kurumun arşivlenmelidir. Yazı karakterleri: Times New büyüklüğüne, kurumun hedeflerine göre ihtiyaç duyulan Roman fontuyla, 12 punto yazılması bilgi türü değişmekle beraber, her kurumun sistemli ve okunmasının kolay olması nedeniyle tercih doğru bilgiye ihtiyacı bulunmaktadır. Bu nedenle edilebilir. Satır aralığı: Raporlar 1,5 satır aralığı raporlarda sunulan bilgiler doğru ve güvenilir olmalıdır. ile yazılmalıdır. Paragraflar, satır başından 1,25 Kurumun işine yaramayacak konular hakkında ya da cm içeriden başlamalı, paragraflar arasında bir güncel olmayan bilgilere dayanarak hazırlanmış raporlar ara boşluk bırakılmalıdır. Sayfa Numaraları: İlk gereksiz zaman ve emek kaybı olacaktır. sayfa hariç ekler ve kaynakça da dahil olmak

üzere raporun sonuna kadar sayfa numaraları Rapor Hazırlama Süreci yazılmalıdır. Raporun özet, içindekiler ve Rapor hazırlama süreci araştırmada elde edilen bilgilerin listelerin olduğu ilk kısımda sayfa numaraları anlaşılır hâle getirilmesi, biçimlendirilerek sistemli olarak küçük romen rakamları ile yazılır (i, ii, iii, iv… hazırlanmasını içerir. Rapor hazırlama aşamaları şöyledir: gibi). Ana ve arka bölümlerde Latin rakamları

• Raporun konusu ve amacının belirlenmesi: (1,2,3….) kullanılır. İlk sayfa sayılır ancak Raporların amacı, bilgi vermek, açıklamak, numara yazılmaz. Başlıklar: Birbirinden bağımsız etkilemek, kayda geçirmek, değerlendirmek, hâle getirilebilecek, farklı konuları ya da betimlemek, öngörmek, gelişmeyi sergilemek, bir konuların farklı boyutlarını anlatan her bölüm konu hakkında ikna etmek, bir faaliyette için bir başlık belirlenir. Alt başlıklar, ana bulunmaya ikna etmek olabilir. başlıkların kapsamı içindeki konuları açıklar • Konunun sınırlarının belirlenmesi: Konuya göre nitelikte olmalıdır. Ana bölüm başlıkları bold, raporlar uzun ya da kısa yazılabilir. Bazı büyük harf gibi özellikler taşıyabilir, alt konuların uzun açıklanması gerekirken bazı başlıklara gidildikçe daha düz yazı karakterleri konuları kısaca açıklamak gerekir. seçilir ancak aynı düzeydeki başlıklar aynı karakter özellikleriyle yazılmalıdır. • Raporu okuyacak kişilerin belirlenmesi: Raporu okuyacak olanların konu hakkındaki bilgisi, • Tablo ve grafiklerin hazırlanması: Tablo ve deneyimleri, konuya yaklaşımları ya da kişisel grafiklerin konunun özü ve raporun amacına bağlantıları, kişiler tarafından konunun uygun olarak yeterli sayıda olması raporun önemsenme düzeyi gibi noktaların netleştirilmesi amacına ulaşması ve başarılı olabilmesi için son gerekir. derece önemlidir. Tablo ve grafikler ayrı ayrı numaralandırılır, başlıkları yazılır. Bu başlıklar • Bilgi kaynaklarının belirlenmesi: Bilgiye sahip tablolar hakkında bilgi verir. olma yollarından ilki duyular aracılığı ile elde edilen deneyimdir. Bilgiye ulaşmak için bir diğer • Kaynak Gösterme ve Dipnotlar: Rapor yazılırken yol da başkalarıyla görüşmeler yapmaktır. yararlanılan kaynaklardan edinilen bilgilerin Güvenilir bilgiye sahip olmak içinse uzman hangi kaynaktan alındığının belirtilmesi gerekir. görüşünden yararlanılabilir. Başkalarının yaptığı • Rapor hazırlama kontrol listesiyle raporun araştırmalardan da bilgi edinmek mümkündür. kontrolü: Rapor hazırlama kontrol listesi: Bu tür, bilgi kaynakları genel olarak, birincil, Raporların tesliminden önce eksik bölümlerin ve ikincil ve üçüncül kaynaklar olarak ayrılır. bilgilerin olmaması için kontrol edilmesi Birincil kaynaklar: Araştırmacı tarafından gereklidir. Bu kontrol işlemini kolaylaştırmak araştırma yöntemleriyle toplanan bilgilere için kontrol listesi kullanılmalıdır.

dayanarak elde edilen verilerle oluşturulmuş Raporların Etkinliğini Arttırma kaynaklardır. İkincil kaynaklar: Birincil Raporda sunulan bilgilerin açık, yalın, anlaşılır, düzgün kaynakları değerlendirerek analiz eden ve bir dil kullanımı ile anlatımı, gerçekleri yansıtması son yorumlayan kaynaklardır. Üçüncül Kaynaklar: derece önemlidir. Ancak rapordaki bilgiler ne kadar Birincil ve ikincil kaynaklara ilave olarak diğer değerli ve önemli olursa olsun, etkili bir anlatımla kaynakları bütünleştiren veya sentezleyen kurallara uygun yazılarak düzenlenmediyse amacına kaynaklardır. Ansiklopediler, kataloglar, ders ulaşmayacaktır. Dolayısıyla her türlü yazışmada olduğu kitapları, sözlükler, kullanım kılavuzları bu gruba gibi raporlarda da anlatıma ve sayfa düzenine özen dahil edilmektedir. gösterilmelidir. Raporlarda belirsiz, şüpheli ifadeler • Bilgilerin değerlendirilmesi: Elde edilen bilgiler, yerine, kesin ve net ifadeler kullanılmalıdır. Ayrıca raporun araştırma amacına uygun olacak şekilde amacın dışında gereksiz bilgilerin verilmesi de raporun

etkinliğini azaltacaktır. Anlatım, mantık örgüsüyle, konu

ve anlam bütünlüğünün kurulmasıyla sağlanmalıdır. Raporun yazılış nedeni göz önünde bulundurularak, metin, grafikler, şekiller, analizler ne varsa okuyucunun anlayacağı şekilde yazılmalıdır. Okuyucu tahminde bulunmak zorunda bırakılmamalı, dolaysız anlatım dili tercih edilmelidir. Doğal ve zengin bir anlatım kullanılmalıdır. Görsel unsurlarla rapor desteklenmelidir. Mutlaka kullanılması gereken teknik terimler, yabancı dilde sözcükler, kısaltmalar varsa, bunlar liste hâlinde tanımlanmalıdır.

Raporları Renkli Tasarlamak

Raporları okuyanlar, yoğun olarak dijital iletişimi de kullanmalarının etkisiyle basılı ya da dijital ortamda uzun süre beyaz sayfalardaki yazıları okumaktan sıkılmaktadır, bu nedenle zevkle okunabilecek raporlar hazırlanmalıdır. Bir raporu tasarlamak zor olabilir ancak renkleriyle, görselleriyle iyi tasarlanmış bir rapor kalite, güven hissi yaratır, merakı ve okunma oranını arttırır.

Renkli görsellerden oluşan bir rapor tasarımı yapılacaksa belirli noktalara dikkat edilmesi önem taşımaktadır;

• Raporun okunmasını ve anlaşılmasını kolaylaştıran bir tipografi (Yazı tipi, punto büyüklüğü, satır uzunluğu, satır arası boşluk) seçilmelidir. • Sayfalara netlik kazandırmak ve en önemli noktaları vurgulamak için beyaz alanlar kullanılmalıdır. • Her fotoğraf veya grafik içeriğe katkıda bulunmalıdır, diğer deyişle gereksiz görseller kullanılmamalıdır. • Raporun türüne ve içeriğin bilgilerin sıralanışına göre renkli raporlar tasarlanmalıdır. Uzun bir paragraf varsa ya da uzun sayısal bilgiler aktarılıyorsa tablo/grafik kullanılmalıdır. Sözel bilgiler bu şekilleri açıklar nitelikte olmalıdır. • Ana ve yardımcı renkler birbirine uygun tonlarda seçilmeli, tüm raporda bu renkler kullanılmalıdır. Birden çok renk kullanılacaksa en fazla üç renk kullanılmalıdır.