BYA203U-MESLEKİ YAZIŞMALAR
Ünite 7: Belge İşlemleri
Giriş
Belgelerin üretilmesi, kayıt altına alınması, iletilmesi, imza, paraf, onay ve havale edilmesi, saklanması, gerektiğinde tekrar kolayca erişilmesi gibi belge yönetimine ilişkin bir dizi idari işlemler, manuel şekilde yapılan uygulamalar olmaktan çıkmış, elektronik ortamlarda yürütülmeye başlanmıştır. Belge işlemlerinin sağlıklı yürütülmesi hem kurumsal performans açısından hem de kurumsal hafıza açısından oldukça önemlidir. Elektronik belge yönetim sistemleri, belge işlemlerinin pratik, hızlı, güvenli, düşük maliyetli ve verimli şekilde yapılmasına katkı sağlamaktadır.
Belge Kavramı ve Türleri
Bilginin kalıcı hâle getirilmesinde kullanılan yazı önceleri kil tabletlere, daha sonra kâğıt ve mürekkebin icadıyla kâğıt üzerine, günümüzde ise geliştirilen bilgi teknolojileri sayesinde elektronik ortama işlenmekte ve belge niteliği kazandırılmaktadır.
Belge, kurumun faaliyetleri gereği ürettiği, fiziksel yapısı ve şekline bakılmaksızın kayıtlı bilgi demektir.
Belgelerin; karar ve uygulamalarda, iletişim kurmada, kalıcılık ve kanıtlayıcılık özelliğine sahip olmaları nedeniyle kurumlar için vazgeçilmez öneme sahip olduğu bir gerçektir. Bu gerekliliklerden dolayı, belgelerin kurumlara en yüksek faydayı sağlayacak nitelik ve nicelikte üretilmesi şarttır.
Bilginin farklı format, ortam ve nitelikte üretilmesiyle bağlantılı olarak belgeleri de türlerine göre gruplara ayırarak incelemekte yarar vardır.
Dosyalama konusu olan belgeler;
Bilgi sunuş şekillerine göre; yazılı belgeler, basılı belgeler ve manyetik ortamlara kayıtlı belgeler
Niteliklerine göre; ticari, resmî, gizli ve kıymetli belgeler olarak sınıflandırılmaktadır (Smith ve Kallaus, 1997:4-5; Uzdil ve Benligiray, 1996:163-164).
Belgeleri, özellikle resmi kurumlarda tabi tutulduğu işlem bakımından da sınıflandırmak mümkündür (Resmî Gazete, 2011: 27958). Üzerinde ayrı bir gizli ya da ivedi olduğuna dair bir bilgi bulunan gizli, hizmete özel, kişiye özel, acil ve günlü işareti taşıyan özellik taşıyan belge, Teminat mektupları ve para ihbarnameleri ile kendisi veya ekleri çek, bono, para, pul, hisse senedi gibi nakdi değeri olan değerli belge, Herhangi bir özellik taşımayan ya da değerli belge niteliği olmayan normal belgedir.
Belge Yönetimi
Kurumsal yapının sağlıklı işleyişi, kurumsal bilginin rasyonel kullanımı ile mümkün olabilecektir. Yönetime, planlama, karar verme, örgütleme ve denetim gibi fonksiyonlarında yardımcı olan belgelerin yönetilmesi konusu kurumlar açısından önemli hâle gelmiştir.
Belge yönetimi, belgelerin ve belgelerin içerdiği bilgilerin üretilmesi, korunması, kullanılması ve son hâline getirilmesine yönelik mantıksal olarak gerçekleştirilen bir uygulamadır. belge yönetimi; kurumsal bilginin üretilmesinden kullanımına, kalıcı olarak saklanmasından değerini yitirmesiyle birlikte imhasına kadar, her türlü fiziksel ortamdaki belgelerin, sistematik olarak üretilmesi, düzenlemesi, erişimi ve korunmasını içeren çalışmaların tümüdür (Hare, Mcleod, 1997: 3).
Belgelerin üretimi sırasında verimliliği sağlamak, uygun koşullarda hizmete sunmak ve arşivlemek amacıyla oluşturulan belge yönetimi, kurumlarda gereksiz belge üretiminin önlenmesi açısından da önem taşır. Belge yönetimi programının amaçları şunlardır (Smith ve Kallaus, 1997: 16):
• Belgelerin denetimi için etkili ilkelerin tasarlanması ve bu ilkelerin uygulanması • Belge yönetimini oluşturan her aşamanın gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi için etkili yöntemlerin belirlenmesi • Çalışanların belgelerin etkili kullanımı ve denetimi konusunda eğitilmesi • İhtiyaç duyulan zamanda ve yerde bilgiye zamanında tam ve doğru biçimde ulaşmak • Bilgiyi mümkün olan en düşük maliyetle elde etmek • Belgelerin depolanacağı yer ve kaydedilebileceği donanımı da içerecek şekilde üretiminin gerçekleştirilmesi, saklanması, erişiminin sağlanması, arşive devredilmesi ve düzenlenmesi işlemine ait en etkili belge kayıt sistemini oluşturmak
Belge yönetiminin kurumlara sağladığı yararlar şu şekildedir (ISO, 2001: 4; An ve Fiao, 2004: 34):
1. Kurumlarda faaliyetler belgeler üzerinden gerçekleşmektedir. Bu nedenle belge yönetiminin iyi tasarlanması, işlerin sistemli ve etkili olarak yürütülebilmesini sağlar. 2. Belge yönetimi, verilen hizmetin tutarlılığını ve tarafsızlığını sağlar. Belgeler kurumun gerçekleştirdiği faaliyetlere kanıt niteliğindedir. 3. Kurumun yasalar karşısında yükümlülüklerinin yerine getirildiğinin kanıtıdır. 4. Kurumun, çalışanların ve kurum müşterilerinin günümüzde ve gelecekte haklarını korur. 5. Günümüze ait olan ve geleceğe yönelik araştırmaları desteklemektedir. 6. Kişisel ya da kültürel faaliyetin gerçekleştirilmesinin kanıtı niteliğindedir. 7. Gerçekleştirilen faaliyeti ve kültürel kimliği pekiştirir. 8. Örgütsel, kişisel ve ortak hafızanın oluşmasına katkıda bulunur. 9. Yönetimin etkin politikalar oluşturabilmesine ve karar verebilmesine destek olur.
10. Aktivitelerin bütün kurum içerisinde etkin ve kolay gerçekleşmesini sağlar.
Belge yönetimi genel olarak değerlendirildiğinde sadece belgeler ve belgelerin yönetimi ile ilgili gibi gözükse de aslında belgeler ve belgelerle ilgisi olan bütün yöntem, işlem ve araç-gereçlerin tümüyle ilgilenmektedir.
Belge yaşam döngüsü; belgelerin üretilmesi, dağıtılması, kullanılması, aktif belgelerin depolanması, bunların arşivlere nakledilmesi, güncelliğini yitirmiş belgelerin depolanması, son düzenleme ve uzun süreli depolanması (Özdemirci ve Odabaş, 2005: 14) ve belgelerin imha/tasfiye aşamalarından oluşur. Belge yaşam döngüsü; belgelerin üretimi, dolaşımı, kullanımı, korunması ve düzenlenmesi şeklinde beş genel evreden oluşmaktadır.
Dosyalama ister elektronik ortamda yürütülsün, isterse geleneksel dosyalama sistemi şeklinde yapılsın sınıflandırma ve kodlama işin temelini oluşturmaktadır. Yani temel mantık belgelerin içerdikleri bilgilere göre kategorize edilmesi ve karmaşanın önlenmesi için kodlanmasıdır.
Elektronik belgelerin ne şekilde arşivleneceği, belgenin kullanımıyla ilgili olarak farklılık gösterir. Elektronik belgeler ve kâğıt belgelerin korunması benzerdir. Kurumun günlük iş akışı içinde günlük belgeler aktif olarak kullanılmaktadır. Arşivlemenin yapılmasının gerektiği durumlarda, daha düşük düzeyde bir aktivite süreci gerekebilmektedir. Elektronik belgelerin kullanım sıklığıyla ilişkili olarak farklı depolama araçları (manyetik, optik ve manyeto-optik) kullanılmaktadır.
Belgeler kullanılmaya başlandığı günden günümüze kadar teknolojideki gelişime paralel olarak değişik araçlarla, genellikle kâğıt olmak üzere farklı ortamlarda üretilmişlerdir. Elektronik ortamlar, bilgi ve belge işlemlerinde sadece özel sektör kurumlarının değil, kamu kurumlarının da uygulama ve hizmetlerinin birer parçası olmaya başlamıştır. Ülkemizde kamu kurumlarında, elektronik ortamlarda üretilen belgeler 23 Ocak 2004 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan (T.C. Resmî Gazete, 2004: 25355 sayı) ve 23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe giren “Elektronik İmza Kanunu” ile hukuken de kabul görür hâle gelmiştir.
Yapısal olmayan verinin çoklu kullanıma olanak sağlayan elektronik bir ortamda, tek noktadan (merkezî), kolay erişilebilmesini sağlayarak, kurum içi iletişimde bilginin en etkin şekilde kullanımına olanak sağlamak ve verimli bir büro yaratmak EBYS’nin amacıdır (Envision, 2009: 1). EBYS, kurumlar tarafından üretilen bilgi ve belgelerin toplumun ortak hafızasına dönüşmesini destekleyen bir yapıdır. EBYS’nin kurumlar tarafından uygulanmasıyla iş ve belge akışında kalite, maliyet ve hız avantajı sağlanabilmektedir.
Belgenin Gönderilmesi ve Alınması İşlemleri
Kurumsal faaliyetlerin yürütülmesi sırasında, birçok kurumla iletişim ve bilgilenme gereği ortaya çıkmaktadır.
Bu iletişim ve bilgilenme sonucunda ortaya çıkan belgelerin, taşıdıkları değerler nedeniyle belli bir sistem çerçevesinde, evrak kayıt defterleri ve imza formları vb. kullanılarak kayıt altına alınması gerekir. Böylece belgelerin kaybedilmesi engellenecek ve belge takibi mümkün olacaktır. Kayıt işlemleriyle, belgenin yeri kolaylıkla bulunacak, alınan belgeyi kimin aldığı ve yerinde olup olmadığı takip edilebilecektir (Altınöz, 2009: 38-42).
Belge yönetimi kapsamında yer alan belgeler, kurum dışından gelen belgeler, bir kopyaları alınarak kurum dışına gönderilen belgeler ve kurum içi belgeler olarak sınıflandırılabilir (Göral, 2015: 255).
Kurumlarda gelen/giden belgelerin teslim edildiği ve gerekli işlemlerin yapıldığı birimler -kurumun büyüklüğüne ve yapısına göre-; “Evrak Kayıt Birimi”, “Yazı İşleri” veya “Belge İşleme Bölümü” vb. isimlerle ifade edilmektedir. Küçük ölçekli kurumlarda bu işler için ayrı bir bölüm bulunmamakta, görevlendirilen işgörenler tarafından işlemler yapılmaktadır.
Gelen Belge İşlemleri
Kurumlara gelen resmî veya özel nitelikteki belgeler: posta-kargo yoluyla, faks aracılığıyla, elektronik ortamda (e-Posta, kurumun Elektronik Belge Yönetim Sistemi- EBYS) ya da elden teslimat (yazının sahibi, gönderen kurum görevlisi veya özel kurye aracılığıyla) şeklinde dört şekilde ulaşırlar. Gelen belgeleri teslim almakla görevli kurum çalışanları, belgenin teslim alınması, belgenin türüne göre sınıflandırılması ve belgenin kaydedilmesi işlemlerini gerçekleştirirler.
Yapılan tasnif işleminin ardından, kişilere ait olmayan belgeler dışında kalan, kuruma gelen diğer belgeler, ilgili görevli tarafından kayıt altına alınır ve “Gelen Evrak Defteri”ne işlenir. Kayıt işlemi, belgenin izlenmesi, arandığında kolay bulunması ve kaybolmaması için son derece önemlidir. “Gelen Belge Defteri”ne kayıtlara her yılın ilk iş gününde “1” rakamı ile başlanır, yıl boyunca her gelen belgeye numara verilmeye devam edilir ve yılın son iş gününde yapılan son kayıttan sonra kapatılır, yeni gelen yıl için tekrar kayıt numarası 1’den başlatılır.
Gelen Belge Kayıt Defteri; kurumlara göre ufak tefek farklılıklar olmasına rağmen genelde, belgenin hangi kurumdan ya da kimden geldiği, konusu, kuruma geldiği tarih ve numarası, belgeye ait ekin olup olmadığı gibi bilgileri içerir.
Kayıt işlemi tamamlanan belgeler, gönderilecekleri birimlere teslim edilmek üzere “Belge Zimmet Defteri”ne işlenir. Zimmet defteri, her birimin belge kayıt servislerinde bulunması gereken bir defterdir. Birimlere, kurumlara veya bireylere belge teslimini kayıt altına almak amacıyla kullanılır.
Birime teslim edilen belge; birim görevlisince birim yetkilisinin incelemesine sunulur. Birim yetkilisi belgeyi; gereğinin yapılması için, bilgi için, tebliğ için veya
dosyalanması için ilgili personele gönderir. Belgenin kullanılmaya devam eden özel belge zarflama kopyası çıkarılır, dağıtılacak alt birim ve kişilere, parafları usullerindendir. alınarak teslim edilir. Belgenin sadece bilgilendirmek amacıyla gönderildiği durumlarda ise kopyalayıp çoğaltma yoluna gidilmez, bunun yerine ilgili kişilerin listesi oluşturularak -veya bu konuda hazırlanmış standart form kullanılıyorsa bu form iliştirilerek- bilgilendirme yapılan kişilerin incelemesi sonucunda parafları alınır. Şayet belgenin cevaplanması gerekiyorsa, sorumlu kişilerce üretilen ve imzalanan cevabi yazıların gönderilmesi (giden belge işlemleri bölümünde anlatılacağı şekilde muhataba iletimi) gerçekleştirilir. Belge üzerine yapılması gereken işlemler tamamlandıktan sonra belgenin üzerine dosyalanabileceğini gösteren bir işaret konur ve bu işle görevli sorumlular tarafından dosyalanır. Gelen bir yazıya karşılık hazırlanan cevabi yazıların kurumda kalan kopyası, gelen belgeyle birleştirilerek dosyalanır.
Kurumlar, yazışma işlemlerini ve her türlü belge akışını çoğunlukla bilgisayar ortamı ve internet aracılığıyla gerçekleştirdiği için kâğıtsız bürolar her geçen gün artmaktadır.
Giden Belge İşlemleri
Kurumlar iş yapma biçimlerine göre kendi iç (iç yazışma) birimleri arasında ve/veya diğer kurumlarla (dış yazışma) yazışma yaparlar. Giden belge için; belgenin kayıt işlemleri ve gönderilmesi faaliyetlerini içeren giden belge yönetimi yapılır. Kurum faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında işlem gören tüm belgelerin sistematik bir düzen içinde tutulmasını ve gerektiğinde kolayca erişilebilirliğini sağlamaya yönelik bu faaliyetler belge yönetiminin temelini oluşturmaktadır.
Kurumlara gelen ve kurum dışına gönderilen belgelerin arşivlenmelerinin yanı sıra, belirli kurallara göre gerçekleştirilen yazışmaları kayıt altına almaktadırlar. Bunun nedeni belge dolaşımını kontrol altına alabilmek ve birbiriyle ilgisi olan yazışmalarda önceki belge bilgilerine ulaşabilmektir.
Kurumlar tarafından oluşturulan resmî veya özel nitelikteki belgeler: posta-kargo yoluyla, faks aracılığıyla, elektronik ortamda (e-Posta, kurumun Elektronik Belge Yönetim Sistemi-EBYS) ya da elden teslimat şeklinde dört şekilde alıcıya ulaştırılabilir.
Belge işlemlerini tamamıyla elektronik ortamda gerçekleştiren kurum tarafından, gelen ve giden belge defterinin kullanımından vazgeçilmiştir. Ancak kurum ya da kent içinde elden teslim edilen fiziki belgeler için Zimmet Defteri kullanımı hâlâ devam etmektedir. Bazı durumlarda belgelerin -ıslak imza gerektirmesi gibi- elektronik sistem dışında oluşturulması gerekebilir.
Özel etkinlikler için hazırlanan davetiyeleri gönderirken zarfın üzerinin el yazısı ile yazılması daveti kişiselleştirdiğinden, hâlâ kullanılmaya devam eden özel belge zarflama usullerindendir. Özel etkinlikler için hazırlanan davetiyeleri gönderirken zarfın üzerinin el yazısı ile yazılması daveti kişiselleştirdiğinden, hâlâ