Kağıt Üzerinde Hazırlanan Formlar Giriş Kâğıt üzerine basılı formlar pek çok şekilde Form, üzerinde tanımlı alanların yer aldığı daha sonradan sınıflandırılmakla birlikte bu bölümde tasarımlarına ve doldurulmak üzere anlaşılır şekilde boş bırakılmış basılı kopya sayılarına göre sınıflandırılmıştır. dokümanlardır. Teknolojinin sağladığı olanaklar sayesinde bugün bu formların pek çoğu elektronik ortamlarda Tasarımlarına Göre Formlar doldurulmaktadır. İnternet üzerinden alışveriş yaparken Formlar, tasarımlarına göre çizgi formlar, kutu formlar, sipariş formu, hastanelerin web siteleri üzerinden randevu optik formlar, yazışma formları ve karma formlar olarak almak için randevu talep formu, e-Devlet üzerinden adli sınıflandırılabilirler. sicil kaydı belgesi almak için bilgi formu doldurulur. Çizgi formlar: Çizgi formlarda bilgilerin doldurulacağı Hem özel hem de kamu kurumları açısından bakıldığında kısımlar çizgilerle belirtilir ve istenilen bilgiler bu işlerin doğru, hızlı, kolay ve verimli yürütülebilmesi için çizgilerle belirtilmiş alanlarda hazırlanan satırların arasına kullanılan en önemli araçlardan biri formlardır. Amacına yazılır. Bu formlarda bilgilerin doldurulacağı boşluklar uygun oluşturulan formlar kurumlarda verimliliği çoğunlukla yatay satırlar biçiminde tasarlanmakla birlikte, artırırken, amacına uygun şekilde oluşturulmayan formlar kâğıt alanının daha verimli kullanılması amacıyla dikey hem formu dolduranların zaman kaybetmelerine hem de sütunlar şeklinde de tasarlanabilir. kurumların iş süreçlerinin aksamasına neden olur. Kutu formlar: Kutu formlarda doldurulacak alanlar kutular Formların Amacı, Önemi ve Yararları şeklinde tasarlanır ve istenilen bilgiler form üzerinde Mesleki yazışmalar açısından değerlendirildiğinde formlar hazırlanmış kutular içerisine yazılır. Kutu formların bir resmî yazı türüdür ve kamu ve özel kurumlarda aynı doldurulması, okunması ve değerlendirilmesi daha konuda sürekli olarak yazılan yazılar için oluşturulan kolaydır. Formların bu şekilde hazırlanması form matbu kâğıtlara form yazıları denir. Form yazılarında doldurma zamanından ve kâğıt üzerindeki alandan tasarruf sonradan doldurulacak yerler boş bırakılır ve gerektiğinde sağlar. Her bir kutuya bir numara verilmesi, kutuların belli kullanılmak üzere çoğaltılır. bir sırayla doldurulmasını, gözden kaçırma nedeniyle kutuların boş bırakılmasının önüne geçilmesini, verilere Form yazıları, belli bir düzene göre tasarlanan rutin işlerde daha kolay ulaşılmasını ve başka bir yere aktarılmasını bilgi edinmede ve vermede kullanılan belgelerdir. sağlar. Formlar, yönetimde “karar vermek” ya da “bir işlemi tamamlamak” için gerekli olan bilgileri kapsayan birtakım Optik formlar: Bu formlarda istenilen bilgilerin belge ya da çizelgelerdir. Kararların zamanında ve isabetle kodlanması için özel olarak tasarlanmış kodlama alanları verilebilmesi, etkin bir haberleşmenin sağlanması, bir bulunur. Kodlanan bilgiler optik okuyucu tarafından işlemin süratle tamamlanabilmesi, formların işe okunur ve böylece bilgilerin kolaylıkla bilgisayar ortamına uygunluğu ve gerekli bilgileri tam olarak kapsamasına girişinin yapılması sağlanır. Optik formlar çoktan seçmeli bağlıdır. Kurumlarda form kullanılmasıyla işlerde sürat, soruların yanıtlanmasında, kurumların yaptıkları düzen, ekonomi, kolaylık, birlik ve benzerlik araştırmalarda, anketlerde, standardize edilmiş testlerde, (standardizasyon) sağlanmış olur. kontrol listelerinde vb. alanlarda yaygın olarak kullanılır.
Formlar birçok amaçla verilerin toplanmasında, Yazışma formları: Bazı bölümleri sonradan doldurulmak kaydedilmesinde, gruplandırılmasında, yararlanılmasında, üzere boş bırakılarak tasarlanan formlar yazışma formları iletilmesinde ya da yayımlanmasında aracılık eden önemli olarak adlandırılır. Aynı konuda sürekli olarak yazılan araçlardır. Formların yararları şu şekildedir: İşi yazıların tekrar tekrar yazılmasını önlemek amacıyla bu kolaylaştırma ve standardize etme, Zaman, emek ve formlar kullanılır.
maliyet tasarrufu sağlama, Etkili bir yazılı iletişim ağı Karma formlar: Birden fazla form türünün bir arada kurma, Yönetim kararları için temel oluşturma. Bu bulunduğu formlardır. Satırlar ve kutular bir arada yararlarının yanında formlar çok çeşitli bilgiyi toplama kullanılabildiği gibi, formun bir bölümü çizgi ya da kutu özelliği nedeniyle rapor niteliğindedir ve dosyalanabilir. form, bir bölümü yazışma formu şeklinde tasarlanabilir ya Bilgi ve belgelerin net olmasını ve düzen içinde da formda yatay ve dikey sütunlar bir arada kullanılır. bulundurulmasını sağlar. Kopya Sayılarına Göre Formlar Form Türleri Formlar, kopya sayılarına göre tek yapraklı formlar, Birçok iş ve faaliyet kapsamında veri toplamak amacıyla otokopili formlar ve sürekli formlar olarak farklı amaçlar için çok sayıda form kullanılır. Bu nedenle sınıflandırılabilirler. formların sınıflandırılması oldukça güçtür. Bu bölümde formlar; Tek yapraklı formlar: Bir kopyasının başka yere verilmesi veya saklanması gerekmeyen formlardır. Bu formların • Kâğıt üzerinde hazırlanan formlar, diğer formlara göre tasarlanmaları ve hazırlanmaları daha • Elektronik formlar kolaydır.
olmak üzere iki ana başlık altında incelenmiştir.
Otokopili formlar: Kopya çıkartılmasına imkân veren özel gerek kamu sektöründe gerekse özel sektörde kullanılan, bir kimyasal maddenin sürüldüğü kâğıda (otokopili kâğıt) en sağlıklı güncel veri toplama araçlarından biridir. Form basılmış formlardır. Arşivlenmesi ve bir süre saklanması yönetimi en açık şekliyle; formların analizi ve zorunluluğu bulunan formlar otokopili kâğıda basılırlar. standartlaştırılması, çizilmesi, bastırılması, depolanması Otokopili formların kopyaları genellikle farklı ve dağıtılması işlemlerinin bütün kurum için merkezî bir renklerdedir. Genellikle resmî belgelerde, ticari birim tarafından bir düzen ve disiplin içerisinde belgelerde, yazışmalarda, adisyonlarda, otel evraklarında, yürütülmesi olarak tanımlanabilir. özel matbu formlarda kullanılır. Formlar, yazılı iletişim ve kayıt sisteminin vazgeçilmez ve Sürekli formlar: Günümüzde nokta vuruşlu yazıcılar lazer çok önemli araçlarıdır. İş ve işlemleri standardize etme ve yazıcılara göre daha eski teknolojiye sahip olsa da basitleştirme, verimliliği artırma, zaman, emek ve maliyet faturaların ve makbuzların basılmasında sıklıkla tasarrufu sağlama, etkin bir yazılı iletişim ağı kurulmasını kullanılmaktadır. Bu yazıcılarda A4 gibi standart sağlama gibi pek çok yarar sağlar. Formlardan beklenen boyuttaki kâğıtlar değil, tasarlandığı şekilde katlanmış, yararların sağlanması formların en verimli şekilde birbirine bağlı ama her formun birbirinden kolayca kullanımına bağlıdır. Formların biçimine, içeriğine, işleyiş ayrılabilmesi için bağlantı yerinin noktalar hâlinde şekline ve işlem sırasında izledikleri yola ilişkin nitelikler delindiği matbaalarda hazırlanan sürekli kâğıtlar kullanılır. formların verimliliğini önemli ölçüde etkiler. Form Aynı zamanda kâğıdın nokta vuruşlu yazıcının üzerinde kullanımının kurumlarda verimliliği artırabilmesi için ilerleyebilmesi için sağ ve sol kenarlarında sabit aralıklarla formların etken kullanımı, formların fiziksel özelliklerinin delinerek oluşturulmuş şeritler vardır. Bu delikli şeritlerin standartlaştırılması, etken şekilde tasarlanması ve merkezî kolayca yırtılabilmesi için bunların da bağlantı yerleri olarak kontrol edilmesi gerekir. Kurumlar form genellikle noktalar hâlinde deliktir. Bu tarzda hazırlanan yönetimlerini bu dört temel ilkeyi sağlayacak şekilde formlara sürekli form adı verilir. yapılandırmalıdır.
Elektronik Formlar Etken Form Kullanımı
Günümüzde bilgi ve iletişim teknolojilerinin gelişmesi ve Formların gerektiği yerlerde ve amacına uygun bir şekilde internetin insan hayatının vazgeçilmez bir parçası hâline kullanılması verimliliği artırır. Sadece gerekli, amacına gelmesiyle kâğıt üzerinde doldurulan formlar yerini uygun ve etkenlik sağlayan formların onaylanması ve bilgisayar ortamında doldurulan formlara ve elektronik kullanılması etken form kullanımını ifade eder. Bir form, formlara bırakmıştır. Kurumlar kendi içlerinde sadece şu koşullarda kullanılmalıdır: kullandıkları ve müşteriye/vatandaşa yönelik basılı kâğıt • İdari sistemlerde kullanılmak üzere sipariş, talep, formları kolaylıkla elektronik ortama aktarabilmektedir. emir, talimat vb. gibi toplanması gereken bilgiler Böylelikle elektronik formların kurumlara sağlayacağı olduğunda. yararlar şu şekilde sıralanabilir: • Aynı tip verinin tekrar tekrar kaydedilmesi • Bilginin kolaylıkla dijital ortamda toplanmasını, gerektiğinde. Formun her kopyası üzerine sürekli süreç içerisinde işlem görmesini ve izlenmesini bilgi önceden basılarak veri süreçleme sağlaması zamanından tasarruf sağlanır. • Toplanan verilerin çok daha kolay ve hızlı • Formun her kopyası üzerinde aynı yerde raporlanması kaydedilmiş bilginin tümüne sahip olmak • İş ve işlemlerde verimliliği artırarak iş süreçlerini gerektiğinde. Bu düzenleme tüm kopyalar hızlandırması üzerinde aynı tip bilgi sağladığı gibi, kaydın • Formlara Web üzerinden veya mobil ortamlardan tamamı üzerinde kontrol olanağı da sağlar. erişilebilmesiyle iş yapma şeklini tamamen • İşin sorumluluğunun üstlenildiğini gösteren alan değiştirmesi (imza yeri) bulundurmak suretiyle, yapılan işin • Kurum içindeki diğer veri tabanları ile entegre sorumlusunun saptanması istendiğinde. çalıştığında veri alışverişini kolaylaştırması Formların Fiziksel Özelliklerinin Standartlaştırılması Kullanıcıların hatalı bilgi girişlerini önemli ölçüde azaltması Formların etkinliğinin artması ve maliyetlerinin • İşlem zamanını ve hataları azaltması, formların düşürülmesi için formun büyüklüğü (boyutu), kâğıt baskı, dağıtım, depolama ve paylaşım kalitesi, kâğıt rengi ve baskı kalitesi vb. fiziksel maliyetlerini ortadan kaldırması nedeniyle özelliklerinin standardize edilmesi gerekir.
maliyetleri azaltması. Formun Büyüklüğü (Boyutu): Formun içermesi ya da
kaydedilmesi gereken bilgi miktarı, ekonomik kâğıt Form Yönetimi boyutunun ne olduğu, form ile ilgili kullanılan zarf, dosya, Form yönetimi çalışmaları belge yönetim programlarının klasör ve yazıcı gibi diğer donanımlar formun bir uzantısıdır. Ancak herhangi bir belge yönetim büyüklüğünü etkiler. Hem formlar hem de yazışmalarda programı içerisinde formlara yönelik ayrı bir programın çoğunlukla A4 boyutunda kâğıt kullanılmakla birlikte, uygulanması gerekir. Formlar günümüz toplum hayatında,
uluslararası standartlara göre kabul edilen A, B ve C form numarası ve formun nasıl doldurulacağına ve standart boy kâğıtlar da kullanılır. uyulacak kurallara ilişkin bilgilendirme (doldurma talimatı) bu bölümde yer alır. Kâğıt Kalitesi: Formların basıldığı kâğıdın kalitesi, formların standardizasyonunun sağlanmasındaki bir diğer Formun gelişme bölümünde, forma kaydedilmesi gereken faktördür. Kâğıt yapımında kullanılan materyal ve bilgiler yer alır. Bu bilgiler formu doldurmayı teknoloji kâğıdın kalitesini belirleyen temel unsurlardır. kolaylaştıracak ve göze hoş gelecek şekilde yerleştirilmelidir. Formun bu bölümünde maddelerin Kâğıt Rengi: Formun basılacağı kâğıdın kalitesi ile birlikte sırası, diziliş biçimleri, veri girişi sağlanan yer, sınırlar rengi de önemlidir. Formlar çoğunlukla beyaz renkli koyma ve renk tonlamaları yapma gibi biçimsel özelliklere kâğıtlara basılsa da bazı formlar ile otokopili formların her önem verilmelidir. İyi belirlenmiş biçimsel özellikler kopyası farklı renklerde kâğıtlara basılır. formun doldurulmasını ve form ile sağlanan verinin Baskı Tipi: Formlarda kullanılan yazı tipi (font), yazı tipi değerlendirilmesini kolaylaştırır; forma temiz ve düzenli boyutu (punto) ve yazı stili (normal, kalın (bold), italik, bir görüntü verir. renkli vb.) gibi özellikler baskı tipini belirler. Formun son bölümü en altta yer alır. Bu bölümde; formun Etken Form Tasarımı ilk kullanılmaya başlandığı tarih, formun stok numarası, Kurumlarda bir formun tasarlanmasının gerekli olduğuna son basım tarihi, kaç adet basıldığı vb. gibi bilgiler yer karar verilip, formun fiziksel özelliklerinin nasıl olacağı alır.
da belirlendikten sonra etken bir form tasarımının Formun Kopya Sayısı: Formun kopya sayısı formun yapılması gerekir. İyi bir form tasarımına ilişkin genel türüne bağlıdır. Sadece orijinali gereken formlar tek özellikler şu şekildedir: yaprak hazırlanır. Gerektiğinde form fotokopi ile
• Basit olmalıdır. Çoğunlukla en iyi form tasarımı, çoğaltılır. Bazı durumlarda tek kopyalı form yetmez. Bir basit bir tasarımdır. kez yazarak birden çok belgeyi ekonomik olarak elde • İyi tanımlanmış bir amaca hizmet edecek şekilde etmek ve zaman tasarrufu sağlamak, ayrıca yapılması olası tasarlanmalıdır. hataları en az düzeye indirmek amacıyla çok kopyalı form kullanılır. • Gereken tüm bilgi türlerini ve miktarını içermelidir. Merkezî Kontrol İlkesi • Kullanımı ve bilginin kaydedilmesi kolay Formlar gerekli oldukları zaman yaratılırlar, onlara ihtiyaç olmalıdır. kalmadığında da yok edilirler. Formun yaratılmasından • Hata yapma olasılığını sıfıra ya da en düşük yok edilmesine kadar olan süreç, formun yaşam çemberi düzeye indirmelidir. olarak bilinir. Formun tasarımına izin verilmesi, • En düşük maliyetle hazırlanmalı ve kullanılması, dağıtılması, bir başka formun yerine kullanılmalıdır. geçmesi, içindeki bilgilerin değiştirilmesi, başka formla Etken bir form tasarımındaki temel işlevsel faktörler; birleştirilmesi ve uygulamadan kaldırılmasını içeren amaca uygunluk, içermesi gereken bilgi, yapısı ve kopya formun yaşam çemberi, merkezî bir şekilde kontrol sayısıdır. edilmelidir.
Amaca Uygunluk: Form tasarlanırken ilk dikkate alınacak • Yeni form hazırlanmasına, var olan formların işlevsel faktör, formun hangi iş için hangi amaçla güncellenmesine ve amacını yitiren formların kullanılacağıdır. Yani formun hangi amaca hizmet kullanımdan kaldırılmasına yol açan durumlar şu edeceğidir. Amaca en etkin şekilde hizmet etmek için şekilde özetlenebilir: formda hangi bilgilerin istenmesi gerektiği belirlenmelidir. • Kurumun iş akışında değişiklik olması ve/ veya aksaklık ortaya çıkması Formun İçermesi Gereken Bilgi: Bir form, ne çok ne de az • Formun kullanım amacından uzaklaşması olmayan, tam içermesi gereken bilgi türlerini ve miktarını • Kâğıt ya da baskı maliyetinin azaltılması içermelidir. Yeni tasarlanacak formlarda formun amaca amacıyla formun fiziksel özelliklerinin uygun belirlenmesi, kullanılmakta olan bir formda ise değiştirilmesi form uygulanırken yapılan gözlemler sonucunda elde • Formun içerdiği bilgilerin eksik, fazla ya da edilen bulgular formun hangi bilgileri içermesi gerektiğini yanlış olduğunun anlaşılması göstermede yardımcı olur. • Formun ilgili olduğu sürecin sona ermesi Formun Yapısı: Formun yapısı ile ilgili gereklilikler nedeniyle gereksiz hâle gelmesi formun biçimsel, kullanım ve estetik özellikleriyle • Tüm formların standartlaştırılması amacıyla form ilgilidir. Tüm formlar temel olarak giriş bölümü, gelişme hazırlama yöntemlerinin değiştirilmesi bölümü ve sonuç bölümü olmak üzere üç bölümden oluşur. • Kurumlarda iş akış süreçlerinin değişmesi (İş ve işlemlerin bilgisayar ortamında yapılmaya Giriş bölümü, formun tanıtım bölümü olarak da başlanması, formların bilgisayar ortamında adlandırılır. Kurumun adı, formun amacı, formun adı,
doldurulacak form ya da elektronik form hâline gelmesi)
Formların merkezi olarak yönetiminin kurumlara sağlayacağı yararlar şu şekildedir:
• Maliyetler düşer, verimlilik ve hizmet kalitesi artar. • Formların doldurulması kolaylaşır. • Formların çalışanlar tarafından işlenmesi, değerlendirilmesi ve dosyalanması kolaylaşır. • Formların sadece gerekli kişi ya da birimlere dağıtılması sağlanır. • İş akış süreçleri hızlanır. • İş akış süreçlerinde en etkili ve etken formların kullanılması sağlanır. • Genel amaçlı form sayısı artar, sınırlı alanlarda kullanılan form sayısı azalır. • Formların gereksiz kopyalarının kaldırılmasıyla form kargaşasının önüne geçilir. • Uygulamada sadece gerekli formların, kopyalarının ve bunlardan elde edilecek bilgilerin kalmasıyla form kargaşası ve yığılmalar önlenir.