BYA203U-MESLEKİ YAZIŞMALAR
Ünite 4: Özel Yazılar
Giriş
Günümüzde iletişimin görsel-işitsel yöntemlerle yapılması yaygınlık kazansa da kalıcılık ve kanıtlayıcılık özelliği nedeniyle, yazılı iletişim iş dünyasındaki önemini ve ağırlığını hala hissettirmektedir. Bu önem yüzünden daha uzun bir süre kişiler ve kurumlar arası belge akışı devam edecektir.
Resmi ve iş (ticari) yazılarındaki gibi belirli-geçerli kurallar olmasa da özel yazıları hazırlayıp gönderirken de dikkat edilmesi gereken konular bulunmaktadır.
Özel Yazılar ve Özellikleri
Özel yazılar genel olarak, bireylerin belli bir konudaki kişisel duygu ve düşüncelerini ifade etmek için kaleme aldıkları yazı türüdür. Bu tür yazıların yazılma amacı, dostluk, akrabalık, arkadaşlık, tanışıklık, iş ilişkileri nedeniyle veya nezaket gereği -yazıyı yazmaya neden olan konuyla ilgili- dilek ve temennileri iletmektir. Bireysel duygu ve düşünceleri iletmek için yazıldığı gibi, görev yapılan kurumu temsilen de hazırlanabilirler.
Özel yazışmalar; bireyler, kurumlar arasında karşılıklı iyi ilişkilerin kurulmasında ve geliştirilmesinde son derece önemlidir.
Yıl dönümleri, bayramlar, genel kurul vb. toplantılar, çalışma dönemlerinin açılış ve kapanışları, belirli periyodlarda tekrarlanan konferans, seminer, toplantı, panel gibi etkinlikler ve benzeri özel günleri kutlamak, anmak, hatırlatmak, davet etmek, katılım ve katkı için teşekkür etmek amaçlarıyla yazılabilirler. Rutin dışında yazılanlar ise olağan dışı toplantı, olağan dışı genel kurul, açılış, temel atma, tanıtım, taziye, geçmiş olsun, kutlama vb. amaçlıdır. Ayrıca özel yazılar, iş başvurusu yazıları, öz geçmiş belgelerini ve referans mektuplarını da kapsamaktadır.
Bu tür yazıları oluştururken dikkate alınması gereken konular şunlardır: öncelikle zamanlamaya dikkat edilmesi gerekmektedir. Dikkate alınması gereken bir diğer konu da toplu olarak yazılan ve genel anlam içeren hitaplardan kaçınmak gerektiğidir. Kişi veya kurumun adını yazmak, fiziki belge olarak gönderildiğinde mümkünse hitap kısmını el yazısı ile yazmak mektubu kişiye özel kılacak ve daha fazla memnuniyet yaratacaktır. Duygu iletimi amacıyla yazılan yazılarda (teşekkür, kutlama, taziye, teselli vb.) soğuk ve aşırı resmi bir dil yerine, samimi bir üslup kullanılması dikkate alınması gereken diğer bir konudur. Ayrıca, özel yazılar yalın ve net ifadelerle kaleme alınmalı ve kısa tutulmalıdır.
Özel Yazı Türleri
Kapsamı çok geniş olan ve hem kurum adına hem de bireysel amaçlarla yazılabilen özel yazıların, en yaygın kullanım örnekleri şunlardır: Kutlama yazıları, teşekkür yazıları, taziye (başsağlığı) ve teselli yazıları, davetiyeler, şikayet, özür, istifa, veda yazıları, ilanlar, referans mektupları, iş başvuru mektupları ve özgeçmiş belgesi (CV).
Kutlama Yazıları
Mutlu olayları ve özel günleri kutlamak ve karşı tarafa iyi dilekler sunmak amacıyla yazılan kısa yazılardır. Bayramlarda, yılbaşlarında, doğum günü, kuruluş günleri ve yıl dönümlerinde, yeni bir göreve başlama veya terfi etme durumlarında, kişilerin önem verdiği gün ve olayların yıl dönümlerinde yaşadıkları mutluluğa, sevince ortak olmak amacıyla yazılan özel yazılardır. Kutlama yazılarında en çok dikkat edilmesi gereken konu zamanlamadır.
Bazı kutlama mesajlarının (kişiler ve kurumlarla ilişkilerdeki samimiyet derecesine göre) el yazısı ile yazılması daha isabetli olabilir. Eğer basılı kutlama mesajları kullanılacaksa, hitap ifadesinin el yazısıyla yazılıp imzalanması basılı metni nispeten kişiselleştirecektir. Kutlama konusuyla ilgili hazırlanmış - özellikle elektronik ortamda kullanımı yaygın olan- çok özel ve renkli kutlama kartları da kullanılmaktadır.
Teşekkür Yazıları
Davranışlarıyla memnuniyet veren, bir iyilikte bulunan veya tebrik mektubu gönderen kişi ve kurumlara teşekkür amaçlı gönderilen yazılardır.
Teşekkür yazılarının yazılma zorunluluğu olmamasına rağmen, iş ilişkilerini geliştirmenin, karşı tarafa saygı ve nezaket sunmanın en etkili ve kolay yolu olduğu bir gerçektir ve gecikmeden yazılması yerinde bir davranıştır. Bu tür yazılar, kurum içinde çalışanlara, başarılı çalışmaları için ödül niteliğinde olabildiği gibi, iş ortakları, müşteriler ve diğer kurumlarla yapılan iş birlikleri için minnettarlık ifade etmenin en kolay ve maliyetsiz yolu olduğundan, kurumlar tarafından sıklıkla tercih edilmektedir.
Teşekkür yazılarında, konuyla ilgili duyulan memnuniyetten, olumlu izlenimlerden ve iyi niyet duygularından söz edilir. Teşekkür yazıları kısa ve öz yazılmalı, abartılı cümleler kurmamaya özen gösterilmeli, elektronik ortam yerine kâğıt üzerinde gönderilecekse iyi kaliteli kâğıt seçmeye dikkat edilmelidir. Dijital ortamda belge üretmenin çeşitlilik ve kolaylık avantajını kullanarak iyi kalite kalın bir sayfaya (diploma tarzı) teşekkür belgesi oluşturularak kullanımı da yaygındır.
Başsağlığı (Taziye) ve Teselli Yazıları
Başsağlığı yazıları, bir yakınını kaybetmiş kişilerin üzüntü ve kederlerini paylaşmak, onlara sabır dilemek amacıyla yazılır.
Teselli yazıları ise herhangi nedenle üzüntü yaşayan insanların acılarını paylaşmak ve teselli etme amaçlı yazılan yazılara denir. Bu yazıların yazılma sebebi bir yakının kaybı, hastalık, yangın, deprem, kaza ve benzeri kötü bir durumla karşılaşan yakınların üzüntü ve kederlerini paylaşmak, onlara sabır dilemektir.
Davetiyeler
Davetiye, düzenlenmiş özel bir etkinliğe katılımı istenen kişilere gönderilen ve kısa olarak hazırlanan davet, çağrı yazısıdır. Bu etkinliklere örnek olarak konser, tiyatro,
konferans, resepsiyon, kokteyl, açılış töreni, yemek, tören, düğün, doğum günü vb. toplantılar sayılabilir. Davetin niteliği resmi ya da özel olabilir, davetiyede kullanılan dil genellikle üçüncü şahıs ağzıyla kaleme alınır.
Bir davetiyede bulunması gereken unsurlar şunlardır:
• Davet veren kurumun, kurum çalışanlarının veya davet veren kişinin adı, • Düzenlenen organizasyonun türü ve niteliği, • Davetin gerçekleştirileceği yer, tarih ve saat, • Yemek, kokteyl gibi zaman alacak bir etkinliğin olup olmadığı, • Gerekli durumlarda, davetin düzenleneceği yerin tam olarak belirtildiği harita üzerindeki yeri, kroki ya da davetiye dijital ortamda oluşturulmuş ise konum bilgisi, • Kıyafet zorunluluğu var ise kıyafet bilgisi, • Konferans ya da sempozyum amaçlı davetiye gönderiliyorsa oturumlarda yer alan konuşmacıların adı soyadı, konuşma konuları ve konuşma saatleri, • Davet edilen yere çocuk getirilip getirilemeyeceği yazılmalıdır.
Salon düzenlemesi ve konukların yerlerinin önceden belirlenmesinin önem taşıdığı durumlarda, davete katılacakların kesin sayısını bilmek gerekir. Bu durumda, davetiyenin sağ alt köşesine ‘LCV’, ‘Lütfen Cevap Veriniz’ ibaresi ve altına telefon numarası yazılır. Bazı çok önemli davetler için yazılı cevap istenir.
Şikâyet Yazıları
Şikâyet hakkı, diğer bir deyimle hak arama özgürlüğü; bir vatandaşın en doğal haklarından birisidir ve (dilekçe hakkı gibi) Anayasa’da yer almaktadır. Genellikle “şikâyet dilekçesi” şeklinde ifade edilen bu yazılar, bir kişi/kişiler ve/veya bir kurum ile ilgili olumsuz bir durum veya sorunla karşılaşıldığında, sorun sözel iletişimle çözülemediğinde başvurulan ve konuya resmiyet kazandıran bir yazı türüdür.
Şikâyet yazısı yazarken dikkat edilmesi gereken konular şu şekilde sıralanabilir:
• Şikâyet konusu olan eylem, kişi ya da durum net olarak belirtilir ve hangi hakkın ihlal edildiğine de dilekçede yer verilir. • Dilekçede resmî bir dil kullanılmalı ve herhangi bir şekilde argo kelimeye ya da cümlede anlam akışını bozacak herhangi bir ibareye yer verilmemelidir. • Kurumdan, şikâyetin değerlendirilmeye alınması ve bu durum ya da olayın çözülmesi isteğinde bulunulduğu belirtilir. • İmza atma ve tarih oluşturma unutulmamalıdır. • Söz konusu şikâyete dayanak olacak hukuki belgeler dilekçede referans gösterilir; dilekçe ile ortak bir dosya oluşturulur ve ilgili resmi kuruma teslim edilir.
• Şikâyet dilekçesinin teslim edileceği kurum iyi tespit edilmelidir. • Dilekçeyi mümkün olduğunca kısa ve anlaşılır oluşturmaya dikkat edilmelidir. • Şikâyetçinin isim ve adresi yazılmalıdır, aksi takdirde dilekçe işleme alınmayabilir.
Şikâyet yazıları kaleme alınırken kabalaşmaktan ve tehditkâr söylemlerden kaçınılmalı, kibar ama otoriter bir üslup kullanılmalı, hatanın telafisi için belli bir süre verilmeli ve bu süre sonuna dek beklenmelidir. Cevap alınamadığı takdirde istenirse ikinci bir uyarı yazısı gönderilebilir ya da hiyerarşi sırasına göre daha üst makamlara yazılabilir.
Günümüz vatandaş ya da müşteri odaklı yönetim yaklaşımında bireylerin şikâyetleri bilgi teknolojileri aracılığıyla çok hızlı ve kolay şekilde yetkili mercilere iletilmekte ve kısa sürede çözümler üretilebilmektedir. Kişi, kurumlarla ilgili sorunlar; web sayfaları, e-posta adresleri yardımıyla muhatabına iletilebilmekte, çoğu zaman da basit ve kolayca doldurulabilen formlar aracılığıyla bu tür talep ve şikâyetler kurumlar tarafından kendi web sayfalarından toplanmakta ve değerlendirmeye alınmaktadır.
Özür Yazıları
Yanlış, istenmeyen, olumsuz, elde olmayan bir durum veya bir şey için özür dilemek istendiği zaman bir özür mektubu yazmak, bu hata sehven yapılmış olsa bile onu telafi etmenin, karşıdaki ile ilişkiyi düzeltmenin veya her şeyden önce birilerini daha iyi hissettirmenin güzel bir yoludur. Yazıda, acık, kısa, net ve samimi bir şekilde özre sebebiyet veren durumun istem dışı nedenlerden kaynaklandığını ifade edip, nazikçe özür dilenip, hatanın tekrar meydana gelmemesi için özen gösterileceğinin güvencesinin verilmesi gerekir.
İstifa Yazıları
İstifa yazısı ya da yaygın ifade şekliyle “istifa dilekçesi”, en yalın tabirle işten ayrılma kararının iş yerine yazılı olarak bildirilmesidir. İstifa dilekçesinin verilmesindeki amaç; resmi bir bildirim kaydı oluşturmak, çalışanın işteki son günü hakkında ayrıntılı bilgi vermek, olası bir dava durumunda da hukuki dayanak oluşturmaktır.
İşten ayrılmak istendiğinde, 4857 Sayılı İş Kanunu’nda yer alan maddelere uygun bir şekilde ayrılık süreci yaşanması gerekmektedir. Kanun’da yer alan ilgili maddeye göre, iş yerinde altı aydan kısa bir süredir çalışılıyorsa, işten ayrılma dilekçesi işten ayrılma tarihinden iki hafta evvel; iş yerinde altı ay ile bir buçuk yıl arası bir süredir çalışılıyorsa işten ayrılma dilekçesi işten ayrılma tarihinden dört hafta evvel; iş yerinde bir buçuk yıl ile üç yıldır çalışılıyorsa işten ayrılma dilekçesi işten ayrılma tarihinden altı hafta evvel; iş yerinde üç yıldan fazla bir süredir çalışılıyorsa da istifa dilekçesinin, işten ayrılma tarihinden sekiz hafta evvel verilmesi gerekmektedir. Her ne kadar istifa dilekçesi öznel olsa da içinde bulunmasında fayda olan unsurlar şunlardır:
• İstifa dilekçesi insan kaynakları birimine ya da yöneticiye hitaben kaleme alınmalıdır. • İstifa dilekçesinde işe giriş günü ve çalışma süresi belirtilmelidir. • Çalışılan kurumun adı, adresi ve kişinin burada hangi pozisyonda çalıştığı yazılmalıdır. • İstifa dilekçesinde, istifa nedenine detaylı yer verilmesi zorunlu olmamakta lakin kişinin neden istifa ettiğinin belirtilmesi gerekmektedir (örneğin kendi isteği ile). • Her durumda, tüm yasal hakların saklı tutulduğu yazılmalıdır. • İstifa dilekçesine kanunda öngörülen bekleme süresi sonunda istifa edildiği belirtilmelidir. • Metin içerisinde kişinin isim ve soy ismi, iş yerinden hangi tarihte ayrılacağı ve dilekçenin hangi tarihte yazıldığı bulunmalıdır.
Veda Yazıları
Profesyonel iş hayatında işgörenler, daha iyi kariyer olanakları elde etme, emekli olma, üzerinde çalışılan projenin tamamlanması ya da kısaca istemli/istemsiz olarak verdikleri kararları sonucu işten ayrılmak durumunda kalabilmektedirler. İşten ayrılınacağı herkes tarafından bilinse dahi, son çalışma gününde iş arkadaşlarına, yöneticilere ve (varsa) müşterilere bir veda yazısı gönderilmesi oldukça uygun ve nazik bir davranış olacaktır. Bu yazıları hazırlayanlar, pratik olması nedeniyle günümüzde çoğunlukla e-posta aracılığıyla göndermeyi tercih etmektedirler. Veda yazıları iş arkadaşlarına, yöneticilere ve müşterilere teşekkür etme ve minnettarlığı ifade etme amacıyla yazıldığı gibi, sadece bilgilendirme amacıyla da yazılabilmektedir.
İlanlar
Bir haberi veya mesajı, kitle iletişim araçlarıyla hedeflenen kitleye duyurmak amacıyla hazırlanan yazılara ilan denir. İlanlar hızlı, dikkat çekici ve basit bir haberleşme aracıdır ve elektronik ortamların kullanımının giderek yaygınlaşmasıyla daha düşük maliyetle duyurulabilmektedirler.
İlanlar;
• Yapı ve niteliklerine göre ilanlar, • İçeriklerine göre ilanlar
olmak üzere iki kısma ayrılır. Yapı ve niteliklerine göre ilanlar da kendi içinde ikiye ayrılır:
• Resmî ilanlar, • Özel ilanlar
Resmi ilanlar, kamu kurumlarının verdiği yasa, tüzük ve yönetmeliklerin zorunlu kıldığı ilanlardır. Özel ilanlar ise özel kurumlar ve şahıslar tarafından verilen ilanlardır.
İçeriklerine göre ilanlar ise;
• Doğum, ölüm, nikâh, nişan, kutlama gibi sosyal amaçlı olarak düzenlenen sosyal içerikli ilanlar,
• Açılış, sergi, yıl dönümü, seminer, lansman, kampanya gibi nedenlerle hazırlanan tüketiciye yönelik ticari ilanlar, • Ürünlerin satışına yönelik ilanlardır.
Referans Mektubu
Referans; kelime anlamı olarak başvurulması gereken kaynak şeklinde tanımlanmaktadır. Referans mektubunu ise bir kimsenin yararlılığını, yeteneğini gösteren belge şeklinde tanımlayabiliriz. Tavsiye mektubu ya da bonservis olarak da adlandırılmaktadır. Kişiye istediğinde, çalıştığı yerden ayrılırken görevini iyi yaptığını belirtmek amacıyla verilen belge, temiz iş kâğıdı niteliğindedir.
Psikolojide, gelecekteki performansın kanıtının, geçmiş performans olduğu düşünülür. Kurumlar adayın deneyimlerini kendisinden dinlemenin yanı sıra, bu deneyimler hakkındaki detaylı bilgiyi üçüncü şahıslardan almayı isterler.
Referans mektupları, kurum içinde ya da dışında oluşan iş veya terfiler için yazılabilir. Bu mektupların içeriğinde, ilgili kişinin bilgi, beceri, yetenek ve kapasitesinden söz edilir.
Referans mektubu yazmak için dikkat edilmesi gereken konular aşağıdaki şekilde sıralanabilir:
• Öncelikle; hakkında tam ve doğru bilgi sahibi olunmayan ya da başka iş yerlerine tavsiye edilmek istenmeyen kişiler için referans mektubu yazılmamalıdır. • Referans mektubunda, hakkında referans verilen kişi ile referansı yazan kişi arasında ne tür bir iş ilişkisi olduğu, hangi tarihler arasında birlikte çalışıldığı ve unvanı acık bir şekilde belirtilmelidir. • Referans mektubu talep eden kişinin, görevi sırasında yerine getirdiği sorumluluklar detaylı olarak açıklanmalıdır. • Kurumda çalıştığı süre boyunca gösterdiği gelişimden ve kuruma katkılarından bahsedilebilir. • Bu kişinin kişilik özelliklerine görevi ile bağlantılı olarak yer verilmelidir. • Kendisine referans olunan kişinin kurumdan ne sebeple ayrıldığı belirtilmelidir. • Son olarak kendisinin hangi seviyedeki pozisyonlarda daha başarılı olacağı açıkça belirtilebilir. • İletişim kurulması gerekebileceğinden referans veren kişiye ait iletişim bilgileri eklenmelidir.
Referans mektubunun belirlenmiş bir formatı bulunmamaktadır. Bu nedenle mektup herhangi bir şekli kurala bağlı kalınarak yazılmak zorunda değildir. Ancak adaylardan referans mektubu talep eden bazı kurumlar standart bir referans mektubu formu oluşturarak adaylar hakkında bu form çerçevesinde tavsiye mektubunun yazılmasını istemektedirler.
Günümüzde küreselleşme sonucu kurumların uluslararası iş hacimlerinin artması ve çok uluslu kurumların çoğalması, yazışmaların da yabancı dillerde yapılması gereğini artırmıştır. Bu durum referans mektupları için de geçerli olmaktadır. Sadece uluslararası kurumlarda çalışmak amacıyla değil, aynı zamanda eğitim amacıyla yurt dışına gitmeye hazırlanan üniversite öğrencileri de referans mektuplarını yabancı dilde hazırlamak durumundadırlar.
İş Başvuru Mektupları
Kişilerin resmî ya da özel kurumlardan iş talebiyle yazdıkları mektuplardır. İş başvuru mektubu, öz geçmiş (CV) belgesinin kapak yazısı niteliğindedir ve kişi hakkında detaylara bu belgede yer verildiğinden, mektupta sadece öğrenim durumu, bu işe uygun özellikleri ve varsa iş deneyimi kısaca belirtilir.
Öz geçmişe ek olarak yazılan ve öz geçmişte belirtilmeyen kariyer hedeflerinin ve kariyer acısından önem taşıyan noktaların vurgulanmasına kapak yazısı yardımcı olur. Kapak yazısı bilgi ve becerilerin tümüyle anlatıldığı bir yazı değil, öz geçmişe destek olan ve genel beklentilerin ifade edildiği bir metindir. Kapak yazısı kişiye; kendini tanıtma, öz geçmişini kişiselleştirme, beceri ve deneyimlerinin işverenin ihtiyaçlarına uygunluğunu belirtme fırsatını sunar.
Başvuru mektupları 15-20 saniyede okunabilecek boyutta olmalıdır. Bu nedenle başvuru mektupları:
• Amaca odaklanmış, iş mektubu uygun sayfa düzenlemesi yapılmış, tasarlanmış, olumlu ve hatasız yazılmış olmalıdır. • Kapak yazısı pozisyonun gerekliliklerine ve işverenin ihtiyaçlarına göre hazırlanmalıdır. • Neden pozisyona ilgi duyulduğu, motivasyon ve güçlü yanlar belirtilmelidir. • Pozisyonun başvuran kişi için ne kadar önemli olduğundan değil, kişinin iş yerine getireceği katma değerden söz edilmelidir. • Kapak yazısı kısa ve öz olmalıdır; bir sayfayı geçmemelidir. • Tek ve standart bir kapak yazısı yazmak yerine kapak yazısı, başvurulan pozisyona ve kuruma göre kişiselleştirilmelidir. • Kariyer hedefleri ve amaç açıkça belirtilmelidir. • Öz geçmiş, kapak yazısında tekrarlanmamalıdır. • Kapak yazısında beceriler ve başarılar anlatılabilir. • “Ben” ile başlayan cümle kullanılmamalı, aktif tanımlamalar yapılmalıdır. • Birbiriyle çelişkili olabilecek ifadeler kullanılmamalıdır. • Kapak yazısında kısa paragraflar kullanılmalı ve kolay okunabilir olmasına özen gösterilmelidir.
Ön mektuplarda giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinin olması önerilmektedir. Her bir bölüme ne kadar önem verileceği, ne kadar bilgi aktarılacağı kişiye, başvurulan
kuruma ve ilgilenilen pozisyona göre değişiklik gösterebilir. Bu bölümler:
Giriş: Bu bölüm, işverene kim olunduğunun, eğer ilan başvurusu ise bu ilanın nerede görüldüğünün açıklandığı yerdir.
Gelişme: Bu bölümde kısa cümlelerle ve acık bir şekilde başvurulan kurum ve pozisyon ile neden ilgilenildiğine, kişinin hangi özelliklerinin bu pozisyonda avantaj sağlayabileceğine ve geçmiş iş tecrübelerindeki başarılarına değinilmelidir.
Sonuç: Bu bölümde, başvuru amacından, kurum hakkındaki bilgilerden ve ulaşılmak istenen sonuçlardan bahsedilebilir.
Öz Geçmiş Belgesi (CV)
Öz geçmiş belgesi, kişi ile ilgili kısa, kişisel bilgilerin bulunduğu yazılara denir. Bu belgeyi tanımlamada; İngilizce karşılığı olan Curriculum Vitae kelimelerinin baş harflerinden oluşan CV kısaltması, Türkiye’de de yaygın olarak kullanılmaktadır.
Öz geçmiş, başvurulan işe uygun özellikleri ve başarıları özetleyen, şahsı doğru bicimde tanımlayan bir belge niteliğindedir. Etkin bir öz geçmişte bulunması gereken bilgiler şunlardır:
Kişisel Bilgiler: Ad, soyad, adres, telefon, e-posta, doğum yeri ve tarihi, medeni durumu, uyruğu, erkek adaylar için askerlik durumu vb. bilgileri içerir.
Kariyer Hedefi: Kişinin kariyer hedefi ile istenilen işin nitelikleri arasındaki uyuma dikkat çekmek istendiği zaman kullanılması uygun olacaktır.
Eğitim Durumu: En son mezun olunan ya da halen devam edilen okullar belirtilir. Ayrıca, kurslara ve seminerlere katılınmışsa ya da özel projeler yapılmışsa bu bölümde yer verilir.
İş Deneyimi (Çalışma Kaydı): Bu bölümde (varsa) daha önce çalışılan iş yerlerinin adları, o yerlerdeki işin başlayış ve bitiş tarihleri ve çalışılan pozisyonlar belirtilir.
Yetkinlikler: İş yaşamında önemli olabileceği düşünülen teknik ve teknik olmayan bilgi ve beceriler, bilgisayar ve yabancı dil becerileri belirtilir.
Referanslar: Bu bölümde, öz geçmiş sahibinin hakkında bilgi alınabilecek kişilerin ad, soyad, görev, adres ve telefon numaraları yazılır. Genelde üç referans yeterlidir.
Öz geçmiş hazırlarken sayfa düzenine özen gösterilmeli, yazım ve biçim yanlışları bulunmamalıdır. Kolay okunabilmesi için yazı karakteri en az 10-12 punto olmalı, abartılı ve süslü yazı karakterleri kullanılmamalıdır. Yazımda üsluba ve dil bilgisi kurallarına dikkat edilmeli, yanlış ya da yanıltıcı bilgi verilmemeli, herhangi bir standart belirtilmemiş olsa da mümkün olduğunca kısa ve öz olmalı, bir-iki sayfayı geçmemelidir.