Başlık: Kurumların iş yazıları için kullandıkları özel Giriş kâğıtlarda, üstte basılı kurum bilgileri bulunur. Başlığın
Ticari kurumların ekonomik sorumluluğu gelir elde matbu olarak basıldığı bu kâğıtlar, antetli kâğıtlar olarak etmektir ve yazışmaların birçoğu bu amacı yerine adlandırılır. Bu başlıklar kurumların kendine özgü ve özel getirmek için yapılmaktadır. Bu kapsamda iş yazıları; tasarımlarıdır, genelde üstte bulunur fakat bazen altta ticari kurumların kendi aralarında ya da gerçek kişilerle bazen yanda bulunabilir. gerçekleştirdikleri ticari amaçlı yazışmalardır. Adres: Başlığın hemen altında kurumun açık adresi yer İş Yazıları Kavramı alır.
Yoğun iş yaşamında alınacak kararlar ve gerçek- İletişim Numarası: İletişim alanında her geçen gün leştirilecek eylemler yazılı iletişime bağımlı olabilir. Bir iş gelişen teknoloji dikkate alınarak en kolay ve en hızlı yazısı bir toplantıya, bir rapor bir kararın alınmasına, bir iletişim kanallarının bilgisi bu bölümde yer alır. Ülke ve teklif belli bir eylemin gerçekleşmesine neden olabilir. İş şehir kodu ile birlikte sabit telefon, kuruma ait cep telefon yazılarının içeriğinin amacına ulaşabilmesi için okunması numarası, faks numarası, kurumun ya da yöneticinin e- gerekmektedir. mail adresi de yazılmalıdır.
İş Yazılarının Tanımı ve Amacı Tarih: Yazışma sürecinde iş yazılarının belirli bir süre
İş yazılarını yazmaya başladığınızda kendinize soracağınız takip edilmesi gerekir. İş yazılarının takibini yapabilmek ilk soru “Bu belgeyi niçin yazıyorum?” olmalıdır. İş yazısı ve doğru dosyalama gerçekleştirerek kurumsal belleğe metinleri çeşitli amaçlarla yazılır. Bunlar; yardımcı olabilecek arşiv oluşturabilmek için tarih bölümü önemlidir. • Belli bir eylemi açıklamak ya da gerekçelendirmek Sayı: İş yazısının takip edilebilmesi, gelecek dönemlerde • Bilgi vermek kanıt niteliği taşıyabilmesi için kayıt numarası verilmesi • Okurları etkilemek gerekir. Kurumda kullanılan dosyalama sistemine uygun • İyi ya da kötü haberler vermek olarak sayı ve harflerle belirtilen kodlamalar kullanılır.
• Eyleme geçilmesini talep etmek İlgi: İlgi, sayının altına yazılır ve gelen iş yazısına cevap
İş yazısını yazmaya başlamadan önce amacının ne yazılması durumunda herhangi bir karışıklık oluşmaması olduğunun netleştirilmesi gerekmektedir. Okur odaklı açısından açılır. İlgi, hangi yazıya cevap olarak yazılıyorsa yazıda okurun bakış açısına göre düşünmek, tasarlamak, o yazının sayı bölümündeki rakam ve harfler yazılır.
metni düzenlemek ve redaksiyonu yapmak netliği geliştirir Konu: Yazı içeriğini belirten kısa ve öz biçimde yazılması ve eyleme teşvik eder. Okurlar onlara ne aktarmaya gereken kısımdır. Yazı içeriğini okumadan içeriği çalıştığınızı ve bir sonraki adımlarının ne olması hakkında bilgi vermesi için konuyu öz olarak aktarmaya gerektiğini anlarlarsa, işleri daha kolaylaşacaktır. yardımcı olur.
Her kademedeki büro elemanlarının kazanmaları gereken Alıcının Adı ya da Kurum Adı: Alıcı kişi ya da kurum becerilerden biri okur odaklı bir yaklaşım ile iletilmek adının, iş yazısında mutlaka hitap olarak yer alması istenilen mesajın net ve ikna edici bir şekilde yazıya gerekir. Eğer kişiye yazılıyorsa, kişinin adı ve soyadı, aynı aktarılabilmesidir. Yazışmaların amacı doğrultusunda zamanda eğer varsa unvanı dikkatli yazılmalıdır. anlatılmak istenenlerin yazıya aktarılabilme konusunda yaşanılan sorunlar iş ilişkilerine zarar verebilmekte hatta Alıcının Adresi: Alıcının adresinin yazılması, yazının ilişkileri bitirebilmektedir. alıcıya ulaşmasının sağlanması açısından önemlidir. Adres bilgilerinin gönderilmeden önce teyit edilmesi ve doğru İş Yazılarının Önemi adres olduğunun netleştirilmesi gerekir.
Kişiler veya kurumların birbirleriyle iş birliği içerisinde Hitap: Yazı hitapla başlar. Kullanılan hitap şekli, olmak amacıyla yazdıkları yazıların içeriği son derece gönderilen kişi ya da kurum arasındaki ilişkiye göre önemlidir ve bir işin ya da bir hizmetin gerçekleştirilmesi belirlenmelidir. Özel kurum ya da kurumlar arasında amaçlanır. Herhangi bir konuda bilgi isteme, bilgi verme yapılan yazışmalarda hitap bölümü ilişkiye bağlı olarak söz konusu olabileceği gibi şikâyet, sipariş verme-alma, biraz daha samimi olabilir. Resmî kurum ya da satış, borç verme-alma gibi konularda da iş yazıları kuruluşlarla yapılan yazışmalarda hitap kişi adı ve unvanı yazılabilir. kullanılarak yazılmalıdır. İş Yazılarının Bölümleri Metin: Konunun, iletilmek istenen mesajın yazıldığı ana
İş yazılarının temel bölümleri içermesi gerekir. Bu bölümdür. İlgiden sonra ya da ilgi yoksa adresten sonra bölümler; başlık, adres, telefon numarası, sayı, referans, uygun satır aralığı bırakılarak yazılır. Belgenin ana tarih, alıcının adı, unvanı, alıcının adresi, hitap, konu, amacının iletileceği ve okuyucuyu etkileme bölümüdür. metin, saygı ifadesi, imza, yazan kişinin adı ve görevi, Bu bölümde giriş, gelişme ve sonuç bölümünün içeriğinde ekler, not, kopya ve özel mesajlardan oluşur. olması gereken unsurlar yer almalıdır.
Giriş bölümünde, okuyucu yakalanmaya çalışılarak İş Yazılarının Şekil ve İçerik Düzenlemesi başlangıçta istenilen tepkiler yaratılmalıdır. İyi bir Resmî kurumlar arasında yapılan yazışmalarda başlangıç ilk izlenim açısından önemlidir. yönetmelikle belirlenmiş, şekil şartlarına ve standartlara
Gelişme bölümü, yazı içeriğine göre okuyucunun ikna uyma zorunluluğu mevcutken iş yazılarında herhangi bir edilmesi ya da bilgilendirilmesi gereken bölümdür. Bu zorunluluk ve şekil şartı yoktur. İş yazılarında bulunması bölümde açık, duru ve yalın bir anlatımla, konu hakkında gereken belli başlı bölümler vardır. Her kurum kendi ayrıntılı bilgilendirme yapılır. Bu bölümün giriş ve sonuç belirlediği yazışma kurallarını uygulayabilir.
bölümü ile bağlantılı olmasına dikkat edilmelidir. İş yazılarında şekil yönünden dikkat edilmesi gereken
Sonuç bölümü ise, yazının en önemli bölümüdür. Sonuç hususlar:
bölümü ile anlatılmak istenen anlatılmış, ulaşılmak istenen 1. Her kurum kendi kurumsal kimliğinin bir parçası yere ulaşılmıştır. Birçok okuyucunun metnin tamamını olarak yazı formatını ve stilini oluşturarak kendi okumaya vakit bulamadığı düşünülerek sonuç kısmına kurumuna özgü belge formatını oluşturmalıdır. metnin tüm içeriğini yansıtacak kısa bir özet asıl istenen 2. İş yazısı göze hoş gelmeli, estetik olmalı, amacı ortaya koyabilecek şekilde yazılmalıdır. kullanılan logo, başlık, fotoğraf ve çizimler yazı
İş yazısında hitap ettiğimiz kişilerin gereksinim ve karakterleri ile uyumlu olmalıdır. önceliklerine göre aşağıdaki sorulara cevap arayarak bir 3. İş yazısında eksik bir bölüm olmamalı, yazıyı düzenleme yöntemi seçilebilir: gönderen makamın kimlik bilgileri doğru bir şekilde yer almalıdır. • Esas mesajım nedir? 4. İş yazısının bölümleri birbiri ile uyumlu ve • Okuyan kişi mesajıma açık olacak mı, yoksa yeterli alan ayrımı yapılmış olmalıdır. direnecek mi? 5. Yazı tipi ve yazı boyutunun kurumun belirlediği • Okuyan kişinin hemen almak isteyeceği bilgi şekilde standart hâle getirilmesi, şekil ve nedir? kurumun markalaşması açısından önemlidir.
Sorularından hareketle en uygun yöntem belirlenerek İş yazılarında içerik yönünden dikkat edilmesi gereken yazının amacına ulaşmak mümkün olabilir. hususlar:
Saygı İfadesi: Yazının bitiminde saygı ifadesi 1. Kişisel üslup daha fazla tercih edilmeli, resmî bulunmalıdır. Yazının başındaki hitap ile yazının üsluptan kaçınılmalıdır. sonundaki bu ifade birbirleri ile uyumlu olmalıdır. Yazının 2. Asıl mesajın net olarak belirlenmesi ve açık başında samimi bir ifade, yazının sonunda resmî bir saygı olarak ifade edilmesi gerekir. ifadesi uygun değildir. Hitapta kullanılan ifadeyi yazının 3. Mesaj kısa ve basit aktarılmalıdır. içeriği, yazının gönderilen kurum ya da kişi ile ilişki 4. Yazının etkinliği açısından mümkünse her derecesi ve başlangıçta kullanılan hitap ifadesi belirler. yazının tek bir konu içermesine dikkat edilmelidir. İmza: İş yazısını yazan kurumun adı, kişinin adı ve soyadı 5. Yazı görsel olarak da etki uyandıracak şekilde (varsa kişinin unvanı) yazıldıktan sonra imzanın atıldığı biçimlendirilmelidir. bölümdür. İş yazılarında imza bölümü önemlidir. 6. Olumlu bir üslup tercih edilmelidir. Ek: Yazının içeriği ile ilgili farklı dokümantasyon olduğunu belirtmek amaçlı kullanılır. Gönderilecek iş İş Yazısı Türleri
yazısının eki var ise ek bölümünde konu olan evrak sayfa Ticari bir faaliyeti gerçekleştirmek için yazılan yazılar, sayısı ile birlikte belirtilir. Ek bir adet olabileceği gibi muhatap olan tarafın bir davranışta bulunmasını amaçlar. birden fazla sayıda olabilir. Bu nedenle iş yazılarının yazılış amacına göre değişen farklı türleri vardır. İçerik olarak hangi çeşit iş yazısı Dağıtım: Bazı iş yazıları, birden fazla birimi yazılırsa yazılsın açık, net, somut ve kesin olarak ilgilendirebilir. Bu durumda dağıtım bölümünde yazının yazılmalı, yazılan tarafın davranışta bulunmasını hangi birimlere gönderileceği belirtilir. Gereği için ya da sağlayacak şekilde ifadeler kullanılmasına dikkat bilgi için diyerek dağıtımın hangi amaçla yapıldığı bu edilmelidir. bölümde belirtilmelidir. İş yazısı türleri şunlardır: Paraf: Bazı iş yazılarında paraf kısmı kullanılabilir. Yazının kurum içinde kalan nüshasına yazıyı • Satış Yazıları hazırlayandan imzalayan yetkiliye kadar aradaki tüm • Bilgi İsteme-Bilgi Verme Yazıları makamlara, en çok beş görevli için paraf açılabilir. Paraf • Tanıtım-Reklam Yazıları adres bölümünün üstünde yazı alanının solunda yer alır. • Tahsilat-Ödeme Takip Yazıyı imzalayacak kişi ile yazıyı hazırlayanın adı ve • Teyit-Tekit Yazıları soyadının ilk harflerinden meydana gelir. • Ret/Kabul Yazıları
• İstek –Sipariş Yazıları
• Alındı-Teşekkür Yazıları yığınlara beğendirmek, daha çok istenilmesini sağlamak, • Özür Dileme Yazıları satışları arttırmak için yazılı yapılan her türlü çalışmaya • İş İsteme Yazıları tanıtım ve reklam yazıları denir. Tanıtım ve reklam yazılarında sürekli yaratıcılık, sürekli yeni fikirler ve Satış Yazıları stratejiler gerekir.
Satış; bir kurumun ürettiği mal veya hizmetleri tüketicileri Tahsilat-Ödeme Takip Yazıları bilgilendirmek ve tüketicilerin beğenisini kazanmak suretiyle hedef tüketicilere satmak için sürdüreceği Kurumların, süresi içerisinde ödenmemiş geciken zorunlu çabalardır. alacakların ödenmesini talep etmek için yazdıkları yazılardır. Satış yazıları kurumların ürettikleri ürünleri veya tüketiciler için sundukları hizmetleri hedef kitlelere Bu tür yazılarda dikkat edilmesi gereken hususlar anlatmak için en etkili yol olarak uygulanmaktadır. Etkili şunlardır:
bir satış yazısının yazılabilmesi için kurumların, satış • Müşteriyi kaybetmeye neden olmayacak şekilde çabalarının ne tür faaliyetlerden oluştuğunu, bu çabaların yazılmalıdır. ne amaçla kullanılabileceğini öğrenmesi gerekmektedir. • Nazik ifadeler kullanılmalıdır. Satış yazılarının en temel amacı müşterileri ürünü satın • Ödemesini gerçekleştirmeyen müşterinin geçmiş almaya yönelik ikna edebilmektir. dönem ödeme davranışları gözden geçirilmeli, Satış yazılarının kurumların ürünlerini veya hizmetlerini aksaklığa sebep olan nedenler incelenmeli, yazı yazılı olarak aktaran basit bir ifadesi, çok daha geniş bir yazılırken ifadeler buna dayanarak hassasiyetle amacı vardır. Satış yazılarının belli başlı amaçları şu seçilmelidir. şekilde sıralanabilir: • İçeriğin kesin ve doğru ifadelerle yazılması gerekir. a. Ürünlerin ve hizmetlerin sunulması b. Satışların arttırılması • Kibar dille yazılan yazı sonucunda eylem c. Müşteri ilişkilerinin sürdürülebilirliğinin gerçekleşmediğinde, ikinci yazıda biraz daha desteklenmesi kesin ifadeler ve daha sonra karşılaşılabilecek d. Müşteri devamlılığının sağlanması süreçler net bir şekilde açıklanmalıdır. e. Müşteri portföyünün oluşturulması • Yazı ikinci, üçüncü kez yazılıyorsa, kurumun f. Ürün bilgisinin verilmesi daha üst düzey yetkilisinin ağzından yazılmalı, g. Özel hizmet ve ürün kampanyalarının net ve kesin ifadeler kullanılmalıdır. bilgilendirilmesi • Bu tür yazılarda tarih önemlidir. Yazılar, acele h. Yeni hizmet ve ürün bilgisinin aktarılması yazı statüsünde değerlendirilerek e-mail, Acele Posta Servisi (APS), kargo gibi aracı kurumlarla Başarılı bir satış yazısı, amaç ve hedefi göz önünde hızlı bir şekilde gönderilmelidir. bulundurularak hazırlanması için üzerinde çalışılmış bir iş yazısıdır. Kurallar dâhilinde, özenle hazırlanan satış Teyit (Doğrulama) Yazıları
yazıları amaca ulaşan başarılı yazılar olacaktır. Bunun için Bir siparişin, bir malın, gönderilen önemli bir belgenin, bir aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekir. yazının alındığını onaylamak amacıyla yazılan yazılardır. Teyit amaçlı gönderilen yazılar iki nüsha yazılmalıdır. 1. Dikkat çekici olmalı Alıcı tarafından yazının sonuna onaylandığına dair ifade 2. İlgi uyandırmalı yazılıp her iki nüsha imzalandıktan sonra bir nüshası iade 3. Satın alma isteği uyandırmalı edilmelidir. 4. Harekete geçirmeli Tekit (Üsteleme) Yazıları Bilgi İsteme-Bilgi Verme Yazıları Yazılan bir yazıya süresi içerisinde cevap verilmemesi Bilgi isteme yazıları, kurumların iş süreçlerinde zaman durumunda, muhataba tekit yazısı yazılır. Yazının zaman farklı kurumlardan ya da benzer kurumlardan içeriğinde kaçıncı tekit yazısı olduğu ve cevap beklenen teknik, hukuki vb. konularda bilgi istemek için yazdıkları tarih yazılmalıdır. Bu durum talebin üstelenmesi anlamını iş yazılarıdır. İçeriği bilgi almak olduğu için bilginin net, taşır. İkinci yazıya da cevap verilmemesi durumunda nasıl açık, anlaşılır, kısa ve öz bir şekilde aktarılması gerekir. bir yol izleneceği açık ifadelerle belirtilmelidir. İkiden Bilgi verme yazıları, bilgi isteme yazılarına cevap olarak fazla tekit yazısı yazılmamalıdır. yazılır. İstenilen bilgi ne kadar net ve açık ise verilen bilgi Ret/Kabul Yazıları de o kadar doğru ve tatmin edici olacaktır. Kurumların herhangi bir nedenle kendilerine gelen Tanıtım-Reklam Yazıları taleplerin kabul ya da ret edildiğini bildirmek amaçlı
Yeni üretilen mal ve hizmetlerin satışının gerçekleştiri- yazılan yazılardır. Kabul yazılarının yazılması kolay ve lebilmesi ya da satışlarının arttırılması amacıyla tanıtımı- zevkli fakat ret yazılarının yazılması kolay değildir. nın yapılması, aynı zamanda üretimde olan ürünleri geniş Olumsuz cevap vermenin sonraki süreçte neler
kaybettirebileceği irdelendikten sonra ve yumuşak bir dille olmasına dikkat edilmelidir. İş yazılarında müşteriyi ve gerekçeleri belirtilerek verilmesi gerekmektedir. müşteri ilişkilerini korumak hedeflenmelidir.
İstek ve Sipariş Yazıları İş yazılarında üslup, anlam bütünlüğü, nezaket gibi İstek yazıları, karşılığında herhangi bir maddi ödemesi kurallar son derece önemlidir. İş yazılarının aşağıdaki bulunmayan hizmetleri talep etmek amacıyla yazılan ya da hususları taşıması gerekir:
herhangi bir konuda yardım, randevu, örnek, numune, 1. Yazıda verilen bilgi doğru, kesin ve inanılır broşür vb. hizmetlerin istenmesi amacıyla yazılan olmalıdır. yazılardır. Sipariş yazıları ise daha farklı içerikte olması 2. Açık, net bir yazı olmalıdır. nedeniyle biraz daha profesyonel hazırlanması gereken ya- 3. Yazı, bir plan dâhilinde hazırlanmalıdır. zılardır. Sipariş yazısını müşteri, ürünü ya da hizmeti talep 4. Yazı, canlı ve somut olmalıdır. ettiği kuruma gönderir. Sipariş yazılarının, ürünün ya da 5. Yazıda saygılı bir dil kullanılmalıdır. hizmetin markası, modeli, varsa ürün kodu, miktarı, 6. Yazıda kelime seçimi ve cümle yapısı da toplam bedel, teslim adresi, teslim zamanı, ödemenin ne önemlidir. şekilde yapılacağı gibi bilgileri içermesi gerekmektedir. Dil bilgisi kuralları çerçevesinde cümle yapılarına, cümle Alındı ve Teşekkür Yazıları içerisindeki ögelere ve ögelerin yerlerine dikkat edilmesi,
Toplumda ve bireysel yaşamda uyulması gereken nezaket devrik cümle oluşumuna meydan verilmemesi gerekir. kurallarından biri de sipariş verilen ürünün teslim Cümle yapılarında dikkat edilen hususlar paragraflar için alındığını bildirmek amacıyla yazılan yazılardır. Tek bir de gereklidir. Uzun uzun yazılan paragraflar konuyu yazıda hem alındı bilgisi verilir hem de teşekkür edilebilir. açıklamaktan çok anlaşılabilirliğini zorlaştırmaktadır. Her Aslında ticari ilişkileri olumlu anlamda pekiştirmek paragraf farklı bir içeriğin açıklanmasını gerektirir. amacıyla yazılan bu yazı, hem ürünün teslim alındığını Paragraflar arası ve cümleler arası geçişlerde bağlantılar belirtmek hem de gerçekleştirilen bu hizmetin sorunsuz bir önemlidir. şekilde sonuçlandığını bildirmek açısından her iki taraf İki cümle arasında neden sonuç ilişkisi kurulmalıdır. için de önemlidir. Alındı yazılarının gönderilmesindeki Benzer şekilde, sonuç olarak, öte yandan, bu esnada, amaç kime, ne zaman ve nasıl teslimat sağlandığının da bununla beraber, bunun sonucunda gibi sözcükler kayıt altına alınmasıdır. kullanılabilir. Özür Dileme Yazıları Yazının kısa olması, verilmek istenen mesajın Özel yaşamda ya da iş yaşamında bilerek ya da verilemeyeceği anlamına gelmez. Düzgün bir ifade ile kısa bilmeyerek yaptığımız hatalı davranışlarımız ikili ilişki- ve öz bir yazı ile istenen mesaj verilebilir. lerde kırılganlıklar yaratabilir. Özellikle iş yaşamında yapılan yanlış davranışlar ticari ilişkilerin bozulmasına ya Cümle yapılarında etken ve edilgen yapının kullanılması da bir süre soğumasına neden olabilir. Bu gibi durumlarda da önemlidir. Etken yapı daha kuvvetli ifade biçimidir. mümkün olduğu kadar kusurlu ya da hatalı olan tarafın Özne harekete geçiyorsa, cümle etkendir, özneye yönelik özür dileme yazısı yazması nezaket gereğidir. Özür hareket söz konusu ise edilgendir. Etken cümlede daha az yazısında özür dilemeyi gerektirecek davranışın kelime kullanılarak daha az resmî bir cümle ile mesaj gerekçeleri detaylı anlatılmalıdır. Özür dilemeyi aktarılmıştır. Edilgen cümleler; kişisel olmayan raporlar gerektirecek davranışın neden kaynaklandığı vurgulanır. ve teknik yazılar için daha uygundur.
İş İsteme Yazıları Kurum içerisinde sık kullanılan iş yazıları zamanla belirlenir. Bu tarz yazıların planlarının standartlaştırılması Kişilerin resmî ya da özel kurumlardan iş istemek yazan kişi için zaman ve emek kaybını önleyecektir. İş amacıyla yazdıkları yazılardır. Yazılan iş yazıları ku- yazılarının bazı türlerinde farklılık yapmak mümkün rumların pozisyonlarına yönelik olduğu için başvuru olmaz. Bu tip iş yazıları için standart yapı önerilebilir. yapılmak istenen pozisyon yazılmalı, kişiler kendilerini Bazı iş yazılarının ise her yazıldığında farklı şekillenmesi kısaca tanıtmalıdır. Başvuru koşullarının nereden gerekebilir. İş yazıları türlerine ve amaçlarına göre öğrenildiği, öğrenim durumu, iş deneyimi gibi genel şekillendirilmeli, buna göre de planlama yapılmalıdır. durumlar belirtilmeli, istenen belgeler ek olarak eksiksiz sunulmalıdır.
İş Yazılarının Hazırlanmasında Dikkat Edilecek Hususlar
İş yazıları farklı amaçlarla yazılabilmektedir. Bu amaçlar; bilgi verme, tanıtım, sipariş verme gibi farklı konularda ama genelde müşterilerle olan yazışmalardır. Bu durumda yazıların içeriği açısından da dikkatli hareket edilmesi, kullanılan ifadelerin daha çok müşterinin hoşuna gidebilecek, olumlu, sıcak, samimi, doğal ve nazik