BYA203U-MESLEKİ YAZIŞMALAR
Ünite 2: Resmî Yazılar
Giriş
Kamu kurumları, belirledikleri plan ve programları yürütebilmeleri için kurum içi ya da kurum dışı çok sayıda yazışma yapmaktadırlar. Kamu kurumlarındaki yazışmalar gelen ve giden belgelerin hızlı ve güvenli aktarılabilmesi için “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ile gerçekleştirilmektedir. Kamu kurumları kendi aralarındaki yazışmaların yanı sıra özel kurumlar ve kişilerle de yazışmalar gerçekleştirirler.
Resmî Yazı Kavramı
Kamu kurumlarında süreçlerin yazılı takip edilmesi aynı zamanda kayıt altına alınmasının gerekliliği nedeniyle, yazışmalar önemli bir iletişim aracıdır.
Resmî Yazıların Tanımı ve Amacı
Resmî yazı kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgedir. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik en son 10/06/2020 tarihinde güncellenmiştir. Yönetmelik, resmî yazışmaların elektronik ortamda belirli standarda göre hazırlanması zorunluluğu getirmektedir.
Resmî yazışma süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesiyle kamu hizmetlerinde uygulama birliği sağlanması, daha hızlı ve güvenli işlem yapılabilmesi, zaman, maliyet ve iş gücü tasarrufu ile kâğıt tüketiminin en aza indirilmesi gibi kazanımlar elde edilmiştir.
Resmî Yazıların Önemi
Resmî yazılar, kurumların amaca yönelik faaliyetlerine doğru, hızlı ve ekonomik bir biçimde ulaşabilmek için kullandıkları önemli bir araçtır. Resmî yazılar arşiv niteliği taşıması ve yetkiyi daha fazla hissettirmesi açısından da önemlidir.
Resmî Yazışma Kurallarının Amacı
Resmî yazışma kuralları, kamu kurumlarında yazışmaların etkin ve verimli şekilde yürütülmesi, zaman ve kırtasiye tasarrufunun sağlanması, bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi amacıyla önem taşımaktadır.
Resmî Yazışmalarda Belge Özellikleri
Hazırlanan belgelerin hangi ortamda hazırlandıkları resmî yazışma süreci açısından önemlidir. Belgeler; elektronik (E), zorunlu (Z) ve olağanüstü (O) durumlarından birine göre hazırlanmaktadır.
Hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.
Güvenli elektronik imza ile imzalanıp elektronik ortamda gönderilen bir belgenin fiziksel kopyası alınamaz.
Resmî Yazı Bölümleri
Resmî yazışmalarda yönetmelik çerçevesinde hazırlanan yazılar bölümlerden oluşur. Hazırlanan yazılarda;
• Başlık, • Sayı, • Tarih, • Konu, • Muhatap (Gönderilen Makam), • İlgi, • Metin, • İmza, • Ek, • Dağıtım, • Olur • Koordinasyon, • Paraf, • Adres
gibi bölümlerin yer alması gerekmektedir.
Başlık
Belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür. Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
Sayı
Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı” sırasıyla; belgenin hazırlanma süreçlerini ifade eden elektronik ortam için “E”, zorunlu hâller için “Z” veya olağanüstü durumlar için “O” ibarelerinden uygun olanı, DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile kayıt numarasından oluşur
Tarih
Sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında gün, ay, yıl olarak rakamla ve aralarına nokta işareti “.” konularak yazılır.
Konu
Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır.
Muhatap
Muhatap, belgenin gönderildiği makamı veya kişiyi belirtir.
Metin
Metin alanı, “Muhatap” veya varsa “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısımdır. Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana yaslanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz. İhtiyaç duyulması hâlinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir.
İmza
Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak, belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adına, soyadına ve bunların altında unvanına, yazı alanının en sağında ortalanarak yer verilir. Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda, imza atmaya yetkili makam belgeyi güvenli elektronik imzası ile imzalar.
Ek
Belgede ek olması hâlinde “Ek” başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.
Dağıtım
Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. “Dağıtım” başlığı ek varsa “Ek” bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır.
Olur
Makam oluru alınan belgeler, ilgili birimin yöneticisi tarafından güvenli elektronik imza ile teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır.
Koordinasyon
Bir birime hazırlanan yazıda sözü edilen işin yapılması, başka birimlerin görüş ve iş birliği gerektiğinde koordinasyon bölümü paraf bölümünden sonra açılır ya da “koordinasyon” seçimi yapılır.
Paraf
Yazıyı hazırlayandan başlayarak ast üst ilişkisine dikkat ederek imzalayacak makama kadar olan bütün ara kademeyi belirleyen bölümdür.
İletişim Bilgileri
Solda belgeyi gönderen makamın adresini, posta kodunu, telefonunu, faks numarasını, e-posta adresini, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini ve internet adresini; sağda bilgi alınacak kişinin adını, soyadını, unvanını ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.
Resmî Yazışmalarda Üst Veri Bölümleri
Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde E- Yazışma Teknik Rehberi’nde belirtilen üst veri elemanları kullanılır. Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin üst veri elemanları, belgenin ayrılmaz bir bütünüdür. Resmî yazışmalarda üst veri bölümleri gönderici (başlık), konu, tarih, sayı ve benzeri tüm bilgileri içerir.
Resmî Yazı Türleri
Resmî yazılar, farklı faaliyet alanları içerisinde hizmet eden kamu kurum ve kuruluşların iş akışını yürütebilmek adına hazırlanmaları nedeniyle farklı farklı adlandırılabilirler.
Dilekçe
Resmî kurum ve özel kurumlara bir isteği, bir şikâyeti iletmek veya herhangi bir konuda bilgi vermek için imzalı başvuru yazısıdır. Dilekçelerin içeriğinde hitap, dilekçe metni, tarih, imza ve haberleşme adresi mutlaka bulunmalıdır.
Sözleşme
İki ya da daha çok kişinin, kurumun karşılıklı ve birbirine uygun iradesiyle gerçekleşen, tarafların herhangi bir şekilde sözleşme maddelerine uymaması durumunda hukuksal sonuç doğurabilmesi nedeniyle yasayla desteklenmiş işlemdir. Sözleşme tarafların imzalamasından sonra resmî nitelik kazanır. İmza zorunlu olup her iki tarafın yetkilileri tarafından imzalanmalıdır.
Şartname
Sözleşme ile birlikte hazırlanan, işi yapan kişi ya da kurum ile işi yaptıran kişi ya da kurum arasında karşılıklı olarak kabul edilen şartları gösteren belgedir. Sözleşme ile birlikte ayrı bir belge olarak hazırlandığı gibi, sözleşme içerisinde şartnameye esas olan maddelerin yazılması ile tek bir belge şeklinde de hazırlanabilir.
Sirküler (Genelge)
Türk Dil Kurumunun (TDK) sözlük tanımına göre yasa, tüzük ve yönetmeliklerin uygulanmasında yol göstermek, herhangi bir konuyu aydınlatmak, bir duruma dikkat çekmek gibi amaçlarla yönetmeliklere bağlı olarak yönetmelik hükümlerine açıklık getirmek amacıyla hazırlanan ilgililere gönderilen yazıdır. Kurum içi ve kurum dışı yazışmalar için kullanılabilir. Kurum içinde tüm birimlere aynı anda bilgi verilmesi, mesaj iletilmesi sirküler yoluyla olur.
Vekâletname
Kişi veya kurumun bir veya birkaç konuda üçüncü şahıslara karşı kendi hak ve menfaatlerini savunmak ve işlemleri yürütmek amacıyla şekil şartlarına uygun olarak yetki verme işlemine denir. Genelde noterler tarafından düzenlenir.
Mazbata
Hukuksal bir olayı belgelendirmek için, resmî kurumlar tarafından yazılan yazılara denir. Bir hüküm, bir karar veya herhangi bir işin tasdikini bildiren konularda yazılır.
Memorandum
Bilgi vermek ya da hatırlatmak amacıyla hazırlanmış notlardır. Bilgi talebinde bulunmak, bir şeyi onaylamak, fikir değişimi, plan değişimi, toplantı talebi, toplantı iptali vb. farklı konularda da bu notlardan yararlanılabilir. Memolar kurum içi bir yazışma şeklidir, kurum dışı yazışmalarda kullanılmaz.
Müzekkere
Bir kararın yerine getirilmesi konusunda yargılama makamının belli bir makama yazdığı yazıya müzekkere denir. Müzekkereyi herhangi bir yazıdan ayıran özelliği,
mahkemenin belli bir dava ile ilgili olarak bir kararın yerine getirilmesini ilgili kurumdan istemek için yazılmasıdır.
Karar
Sonuca bağlanması gerekli bir konuda düşünülerek, tartışılarak verilen kesin yargı karardır. Alınan kararların bazılarında katılanların tümü kararı onaylarken bazılarında kararı onaylamayanlar olabilir.
Tezkere
Genellikle iki tarafın konu hakkında yeterli bilgi sahibi olmaları hâlinde başvurulan bir iletişim yöntemidir. Resmî izin kâğıdı, pusula, mahkemeler arasında bilgi istemek amacıyla tezkere hazırlanabilir.
Tekit
Yazılan yazılara cevap verilmediği durumlarda kuruma hatırlatma veya son defa süre vermek amacıyla tekit yazısı yazılır.
Teyit
Üzerinde sözlü olarak anlaşmaya varılmış konuların yazılı hâle dönüştürülerek ileride herhangi bir anlaşmazlık yaşanmasını engellemek amacıyla kayıt altına alınması için yazılan yazılardır.
Tutanak
Toplantıda yapılan konuşmaların, sunulan önerilerin, belirlenen sorunların, varılan kararların, bir olayın meydana geliş biçiminin, sonuçlarının ve benzerlerinin resmî olarak yazıya geçirilmesidir.
İlan
Resmî ya da özel kurumların basın yoluyla duyurmak amaçlı hazırladıkları yazılara ilan denir. İlan içeriğinde haber veya mesaj iletimi söz konusudur.
Resmî Yazıların Hazırlanmasında Dikkat Edilecek Hususlar
Resmî yazıların hazırlanmasında şu konulara;
1. “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” maddelerinin uygulanmasına, 2. Yazışmalarda DETSİS’den yararlanarak hiyerarşik yapıya uyulmasına, 3. Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sisteminde (KAYSİS) İmza Yetkilileri Modülü (İYEM) oluşturulmasına, 4. DETSİS web servisinden alınacak verilere, 5. DETSİS’te yazının gönderileceği kurumun şifreleme sertifikasının olup olmadığına, 6. KEP aracılığıyla iletilen resmî yazışmaları kabul edecek teknik ve idari altyapıyı oluşturmaya, 7. Resmî yazılarda aktarılmak istenilenin açık, net ve yalın bir ifade ile aktarılmasına
dikkat edilmelidir.