LOJ305U-DEPOLAMA VE ENVANTER YÖNETİMİ
Ünite 1: Depo, Depolama ve Tedarik Zinciri
Giriş
İster mal isterse hizmet ticareti olsun, söz konusu ticari faaliyetin yürütülmesi için üretim fonksiyonuna göre, gerekli envanterin, yani hammadde, yarı mamul madde, ürün, makine-teçhizatın istenen nitelikte ve nicelikte hazır bulundurulması ve üretim sürecine dahil edilmesi gerekmektedir. İşletmelerin söz konusu envanteri hazır bulundurması ihtiyacını da depo ve depolama faaliyeti gidermektedir.
Depo ve Depolama Kavramı
Ürünün ortaya çıkarılmasında en temel unsurlardan birisi hammaddedir. Ham maddenin işlenerek ürün hâline getirilmesi ise üretim tesislerine/ işletmelere taşınması ile mümkündür. Hammaddenin söz konu yerlere taşınması ile birlikte işlenerek ürün hâline getirilmesinin ardından, taşıma işlemi perakendecilere, mağazalara ya da doğrudan müşterilere doğru devam etmektedir. Ürün akışını ifade eden bu süreç içinde işleme, birleştirme, ayırma vb. faaliyetlerin gerçekleştirilebilmesi için belirli alanlara ihtiyaç duyulmaktadır.
Depolar, temel olarak işletme ihtiyaçları ya da müşteri taleplerine bağlı olarak ürünlerin belirli süreler için depolandığı açık veya kapalı alanlar olarak tanımlanabilir. Depolarda hammadde, yarı mamul ya da bütün ürünler stoklanabilmektedir. Ayrıca depolarda mal kabulü, yerleştirme, depolama, ayrıştırma, paketleme ve sevkiyat gibi faaliyet süreçleri bulunmaktadır. Depolarda genel olarak düşük katma değerli işlemler gerçekleşmekte ve operasyonel maliyetlerin en düşük seviyede olması hedeflenmektedir. Dağıtım Merkezleri ise en düşük miktarda ve çoğunlukla en fazla talep gören ürünlerin stoklandığı depolardır. Dağıtım merkezlerinde genellikle sadece mal kabul ve sevkiyat süreçleri bulunmaktadır. Bununla birlikte yüksek katma değerli işlemler gerçekleşmektedir ve müşteri taleplerinin karşılanması ile maksimum kârın elde edilmesi amaçlanmaktadır. Diğer yandan depolar sadece ulusal ürünlerin baz alındığı ya da işletmenin bulunduğu ülke sınırları içinde ihtiyaç duyulan alanlar değildir. Özellikle uluslararası ticaret kapsamında ithalat ve ihracatın yanı sıra gümrük süreçleri için de ürünlerin belirli alanlarda depolanmasına gereksinim duyulmaktadır. Bu bağlamda Antrepo, ilgili kanunlar doğrultusunda gümrük idaresine bağlı olarak faaliyet gösteren ve genellikle ulusal olmayan ithal ürünler ile ihraç edilecek ürünlerin depolandığı alanlar olarak tanımlanabilir.
Depo Çeşitleri
Depoları farklı kriterlere bağlı olarak sınıflandırmak mümkündür. Depolama faaliyetlerinin teknik ve ekonomik parametreleri şu şekilde sıralanabilir:
• Depo düzeyinde ürün devir hızı, • Depo ürünlerinin taşıma devir hızı, • Depo çalışanlarının işgücü verimliliği, • Bir metrik ton yükün işlenmesinin öz maliyeti,
• Deponun etkin alan katsayısı, • Deponun etkin hacimlerini kullanma katsayısı, • Depolama faaliyetlerinin mekanikleşme seviyesi.
İşletmeler teknik ve ekonomik unsurların yanında depolama stratejisi, kullanım amacı, ürüne sahip olma durumu, ürünün depolanma yeri vb. faktörlere bağlı olarak depolama faaliyetlerini yürütebilir ve buna göre farklı türde depoları tercih edebilirler.
Depolama Maliyetleri
Depolama ve taşıma faaliyetlerine bağlı olarak ortaya çıkan maliyetler, işletmelerin önemli maliyet kalemlerinden biridir. İhtiyaç duyulan depolama alanının miktarı işletmenin stok düzeyi ve ticaret hacmine bağlı olarak değişmektedir. Stok miktarı ve işletmenin faaliyet hacmi arttıkça taşıma kapasitesi, dağıtım merkezlerinin sayısı ve ihtiyaç duyulan depo alanlarının miktarı artmaktadır. Bu alanların artması ise depolama alanlarının yanında çalışanların ihtiyaç duyacağı ofis, yemekhane, lavabo vb. depolama dışı alanların da artmasına neden olmaktadır. Dolayısıyla operasyonel faaliyetlerin artması, işletmelerin diğer faaliyetlerinin maliyetleriyle birlikte depolama maliyetlerini de artırmaktadır. İşletmeler için depo ve depolama maliyetleri oldukça yüksek olabilen ve dikkat edilmesi gereken maliyet unsurlarıdır. Bazı işletmeler depolama hizmeti veren şirketlerle belirli bir ücret karşılığında anlaşarak bu maliyetlere katlanmakta, bazı işletmeler ise kendi bünyelerinde depolama faaliyetlerini gerçekleştirerek içsel maliyetler oluşturmaktadır. Dışsal hizmet alarak (başka bir firmadan depolama hizmeti alınması) gerçekleştirilen depolama faaliyetlerinde maliyet hizmet alımı için hizmet alınan şirkete ödenen ücretlerden oluşurken, işletmenin kendi bünyesinde gerçekleştirilen depolama faaliyetlerinde toplam depolama maliyeti depo inşa maliyetleri ile depoyu işletmenin ortaya çıkardığı maliyetlerin toplamından oluşmaktadır.
Depo İşletme Maliyetleri, deponun normal çalışması sırasında ortaya çıkan maliyetleri ifade etmektedir ve depoda sağlanan olanaklarla orantılıdır. Bu maliyetler taşıma ekipmanları ve diğer sabit varlıkların amortismanı, deponun bakımı için katlanılan giderler ve deponun işletilmesi için gereken insan kaynağı harcamaları, güç ve aydınlatma giderleri, vergiler, sigorta primleri vb. sabit ve değişken maliyetleri içermektedir. Toplam depolama maliyeti matematiksel olarak aşağıdaki şekilde ifade edilebilir:
TDM= TİM + TDİM
TDM: Toplam depolama maliyetleri TİM: Toplam inşa maliyetleri TDİM: Toplam depo işletme maliyetleri
Depolamada toplam maliyetleri oluşturan üç bileşene bağlı olarak ortaya çıkan tipik maliyetler şunlardır:
• Alan maliyetleri: Bina veya arsalara ilişkin kira/kiralama (leasing) maliyetleri ve bina
amortismanları, sigorta giderleri, demirbaş amortismanları, soğutma ekipmanlarının amortismanı, tamir ve bakım masrafları, temizlik ve güvenlik harcamaları ve atık imha harcamalarıdır. • Direkt işgücü maliyetleri (depo operatörleri): Sabit maliyet olarak değerlendirilen bu maliyetler çalışanlara ödenen ücretler, personel sigortası, kişisel güvenlik ekipmanları ve personel eğitim ücretlerinden oluşmaktadır. • Endirekt işgücü maliyetleri: Endirekt işgücü maliyetleri depo alanlarında fiziken çalışan operatörlerden farklı olarak yönetimsel faaliyetleri gerçekleştiren amir ve yöneticiler için yapılan sabit giderleri ifade etmektedir. Bu giderler diğer işgücü maliyetlerinde olduğu gibi maaş ödemeleri, personel sigortası, kişisel güvenlik ekipmanları ve personel eğitim ücretlerinden oluşmaktadır. • Değişken işgücü maliyetleri: Her ne kadar işgücü maliyetleri büyük ölçüde sabit olsa da personel maaşlardan ayrı olarak değişken maliyetler de ortaya çıkabilmektedir. Bu maliyetler çalışanlara ödenen fazla mesai ücretleri ve bonuslardan (pirim) oluşmaktadır. • Ekipman maliyetleri: Ekipman maliyetleri sabit ve değişken ekipman maliyetleri olarak iki grupta değerlendirilmektedir. Sabit ekipman maliyetleri satın alınmış olan ekipmanların amortismanları ile ekipman kira ve kiralamalarından oluşmaktadır. Değişken ekipman maliyetleri ise ekipmanların kullanılabilirliğinin sağlanabilmesi için katlanılan yakıt, lastikler ve yağlayıcılar ile depolama hacmine bağlı olarak değişen ambalaj, paletler ve streç giderlerinden meydana gelmektedir. • Yönetim, finans, insan kaynakları, bilgi teknolojileri ve yönetime ilişkin genel giderler: Depolama faaliyetleri kapsamında farklı departmanlarda çalışan finans, muhasebe sorumlusu vb. personele ödenen maaşlar ile cep telefonu, tablet ve konaklama gibi ayni yardımlar, şirket arabaları, ofis ekipmanları için yapılan harcamalar, mobilya amortismanları ile donanım ve yazılım harcamaları gibi bilgi teknolojilerinin kullanımına bağlı olarak ortaya çıkan giderler bu grupta yer almaktadır. • Satış ve pazarlamaya ilişkin genel giderler: Diğer genel giderlere benzer şekilde satış ve pazarlama departmanlarında çalışan personele yapılan maaş ödemeleri, cep telefonu, tablet ve konaklama gibi ayni yardımlar ile şirket arabaları ve ofis ekipmanları için yapılan harcamalar bu grupta yer almaktadır. Bu maliyetler dışında reklam, sergi ve broşür gibi pazarlama faaliyetlerine ilişkin giderler de genel giderler çerçevesinde değerlendirilmektedir.
• Diğer giderler: Yukarıda ifade edilen giderler dışında, depolama faaliyetlerine bağlı olarak ortaya çıkan iletişim maliyetleri, posta ücretleri, banka masrafları ve faiz ödemeleri, fonlama ve finansman maliyetleri ile yasal ve mesleki ücretler de depolama faaliyetleri nedeniyle ortaya çıkan giderler olarak değerlendirilmektedir.
Tedarik Zinciri
Tedarik zinciri, üretim fonksiyonuna bağlı olarak üretim sürecinin başlangıcından ürünün son kullanıcıya teslimine kadar tedarikçi ve tüketiciyi birbirine bağlayan süreçleri ifade etmektedir.
Tedarik zinciri kaynakların tedarik edilmesi, nakliyesi ve depolanmasının yanı sıra üretimin planlanması, envanterin yönetilmesi, sipariş süreci ve müşteri hizmetleri gibi birçok farklı faaliyeti içermektedir.
Tedarik zinciri kapsamında lojistik hizmetleri, tedarikçi, üretim yeri, depo alanı, perakendeci, mağaza ve benzeri birçok farklı konuda seçim kararı verilmektedir. Tedarik zinciri kararlarında öncelikle işletme stratejisi ile paralel uzun dönemli stratejik kararlar alınmaktadır. Ayrıca orta dönemli taktiksel ve günlük süreçler ile faaliyetleri düzenleyen kısa dönemli operasyonel kararlar da alınmaktadır.
Üreticiler dışında yer alan diğer tedarik zinciri üyeleri, zincirin bir önceki üyesinden ürün ya da hizmet alarak bir sonraki üyeye ürün ya da hizmet sağlamaktadır. Bu bağlamda üreticiler dışındaki diğer zincir üyeleri aslında birbirlerinin müşterisidir.
Tedarik Zincirinde Depo ve Depolamanın Önemi
Günümüzde gelişen rekabet ile birlikte depolama ve depo yönetimi tedarik zincirinin vazgeçilmez bir unsuru hâline gelmiştir. Bununla birlikte tedarik zinciri içinde yer alan bir unsurun performansı, diğer unsurların verimliliği ve etkinliğine bağlıdır. Bu noktada depolar, tedarik zincirinde bulunan üreticiler, dağıtıcılar, perakendeciler ve müşteriler arasındaki en önemli bağlantı noktaları olarak değerlendirilebilir.
Tedarik zincirinde depolar temel olarak, ürünlerin stoklanması fonksiyonunu yerine getirmektedir. Diğer yandan stok bulundurma gereksinimi ile birlikte işletmeler birçok farklı faktöre bağlı olarak da depolara ihtiyaç duyarlar:
• İşletmelerin faaliyetlerini sürdürebilmeleri üretimin sürekliliğine bağlıdır. Hammadde, yarı mamul vb. malzemelerin istenilen zaman ve istenilen düzeyde temin edilememesi üretimde aksamalara yol açabilir. Bu nedenle söz konusu malzemelerin depolanması işletme performansı açısından kritik öneme sahiptir. Diğer bir ifade ile depolar, işletmelere sürekli tedarik kaynağı sağlamaktadır. Ayrıca üretimin yanı sıra atık hâle
gelen ya da müş teriden iade edilen ürünler de depolarda geçici süreler için stoklanabilir. • Depolar işletmelere üretim konusunda ölçek ekonomisinden yararlanma olanağı sunmaktadır. İşletmeler sahip oldukları depolar ve kapasitelerine bağlı olarak belirli dönemlerde büyük miktarlı hammadde, yarı mamul ya da ürün alabilirler. Bu durumda depolar, satın alma aşamasında iskontolardan yararlanılması ve maliyetlerin azaltılması konusunda avantaj sağlamaktadır. Ayrıca optimum şekilde tasarlanan ve teknolojik ekipmanların kullanıldığı depolar, stok kayıplarını en aza indirmekte ve üretimde de tasarruf olanağı sağlamaktadır. • Bir ürünün üretimden son kullanıcı olan müşteriye ulaştırılması, oldukça uzun bir süreci kapsamaktadır. Her ne kadar uzun dönemde üretim merkezleri sabit kalsa da, ürüne olan müşteri taleplerinin ve lokasyonlarının kısa dönemde değişmesi mümkündür. Müşteri taleplerinin hızla karşılanması ve hizmetlerin aksamadan devam edebilmesi için üretim ve müşteri lokasyonları arasındaki mesafenin en aza indirilmesi gerekmektedir. Bu bağlamda depolar, işletmeler ve müşteriler arasında zaman ve yer farklılıklarını ortadan kaldırmaktadır. • İşletmeler açısından depo gereksinimi konusunda bir diğer faktör ulaştırma harcamalarıdır. Zira hammadde, işçilik, enerji gibi ulaştırma da temel maliyet unsurları arasında yer almaktadır. İşletme ulaştırma konusunda karayolu, havayolu, demiryolu vb. hangi yöntemi seçerse seçsin mutlaka bir taşıma maliyetiyle yüz yüze kalmaktadır. Bu nedenle işletme ve müşteri lokasyonları arasında depoların kurulması, nakliye harcamaları konusunda tasarruf sağlayabilir. Bu durum ise işletmeler açısından birim maliyetlerin azaltılmasında önem arz etmektedir. • Rekabette ve müşteri taleplerinde yaşanan değişimin yanında mevsimsel dalgalanmalar, ekonomik kriz vb. olgular nedeniyle işletmelerin satın alma politikaları kısa dönemde yapısal olarak değişebilir. Çünkü belirtilen olgulara bağlı olarak değişen piyasa koşulları hammadde, yarı mamul ya da ürünlerin fiyatlarında önemli değişimlere yol açmaktadır. Bu nedenle gereksinim duyulan malzemelerin değişen piyasa koşulları çerçevesinde en düşük fiyattan ve mümkün olan en yüksek miktarlarda temin edilmesi gerekmektedir. Bu noktada depolar, işletmelerin faaliyetlerini en düşük maliyetle sürdürmeleri açısından ön plana çıkmaktadır.