LOJ305U-DEPOLAMA VE ENVANTER YÖNETİMİ
Ünite 2: Depo Yönetiminin Bileşenleri
Giriş
Depolar üretim ve satışta kullanılan ürünler itibarıyla işletmelerin günlük faaliyetleri sırasında birçok departman ile doğrudan temas hâlindedir. Depoların yerine getirdiği en temel görev imalat bölümlerine kesintisiz hizmet vermektir. Ancak, bunun yanında depolar işletme için büyük önem taşıyan stoklama, ürün rotasyonu, konsolidasyon, çapraz sevkiyat ve benzeri pek çok fonksiyonu yerine getirmektedir. Günümüzde sürekli gelişen müşteri taleplerinin yanında karmaşıklaşan lojistik altyapı ve ürün çeşitliliği sonucunda depolarda farklı iş süreçleri ortaya çıkmıştır. Artan rekabet mal kabulü, yerleştirme, sipariş toplama ve sevkiyat gibi temel depo süreçlerinin yanı sıra ayrıştırma ve paketleme, iade ve imha, ürün bakımı ve onarımı gibi birçok farklı depolama işlem ve sürecinin de yönetim kapsamında değerlendirilmesi gerekliliğini ortaya koymaktadır.
Depo Fonksiyonları
Depolama yönetimi işletme yönetiminin etkin bir şekilde sürdürülebilmesi açısından kritik bir öneme sahiptir. Bu kritik faaliyet uygun bir şekilde yerine getirildiğinde diğer işletme faaliyetlerinde olduğu gibi rutin ve sıradan bir süreç hâline gelmektedir. Ancak, süreç iyi yönetilmediği takdirde tüm faaliyetlerin aksamasına neden olabilecek büyük problemlerin ortaya çıkmasına neden olabilmektedir. Her ne kadar diğer işletme fonksiyonları sorunsuz bir şekilde yerine getirilse de ürünler etkin bir şekilde depolanmaz ve ihtiyaç hâlinde depolardan hızlı bir şekilde çıkarılamazsa diğer fonksiyonların etkinliğinin çok önemi kalmayacaktır. Bu bağlamda, depolarda yerine getirilen faaliyetler şu şekilde sıralanabilir:
• Ham madde, malzeme, alet, ekipmanlar ve benzer kalemleri teslim almak ve bunlara ilişkin sorumluluğu üstlenmek • Farklı tür ürünler için yeterli ve uygun saklama alanı ve koruma sağlamak • Departmanlarının talepleri doğrultusunda ürün ve malzemeleri hazırlamak, depolardan çıkarmak ve bunlara ilişkin kayıtları tutmak • Uygun kodlama, koruma ve saklama koşullarını sağlayarak eskime, artık ürün ve hurda düzeyini en aza indirmek • Fiziksel stok doğrulaması vetakibini yapmak • Stok birikimi, stok miktarına ilişkin tutarsızlıklar ve anormal tüketime ilişkin etkin kontrol önlemlerini ön planda tutmak • Malzeme taşıma, malzeme koruma, stoklama, makbuz vb. işlemlerin uygun bir şekilde yapılabilmesi için yeterli bakım ve temizlik koşullarını sağlamak • Satın alma işlemlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için gerekli birimlere destekleyici ve doğrulayıcı bilgiler sağlamak
Depo Süreçleri
Depo yönetim sistemi kapsamında birçok farklı depo süreci bulunmaktadır. Geleneksel olarak temel depo süreçleri mal kabulü, yerleştirme, sipariş toplama ve sevkiyat ile birlikte değerlendirilmektedir. Ancak günümüzde sürekli gelişen müşteri taleplerinin yanında karmaşıklaşan lojistik altyapı ve ürün çeşitliliği sonucunda, depolarda farklı iş süreçleri ortaya çıkmıştır. Bununla birlikte farklı depo türlerinin özelliklerine bağlı olarak söz konusu süreçler içinde birçok farklı alt süreç ve operasyon bulunmaktadır. Ayrıca opsiyonel olarak müşterilerinden gelen talepler doğrultusunda ürün bakım ve onarımı ile ürün iade ve imha süreçleri de depo iş süreçleri arasında yer almaktadır.
Mal Kabulü
Başlıca depo operasyonlarından biri mal kabulüdür ve depoya gelen mallara ilişkin ilk süreci ifade etmektedir. Bu bağlamda mal kabulü, diğer tüm depolama operasyonları açısından hazırlık niteliği taşımaktadır. Mallar depoya kamyon, tır vb. dahili araçlar ile ulaşmaktadır ve depoya gelen malların ön kabul ile kontrol edilmesi gerekmektedir.
Yerleştirme ve Depolama
Depolamanın temel amaçlarından biri, işletmeye gelen talebe bağlı olarak istenilen malın fiziksel olarak bulundurulmasıdır. Mal kabulünün ardından gelen süreç, ürünlerin depo içerisinde niteliklerine göre konumlandırılmasıdır (Bowersox vd., 2012). Fiziksel depolama olarak da adlandırılan bu süreçte kabul edilmiş mallar, depolanacağı noktaya ya da rafa belirli bir sistemde fiziksel olarak yerleştirilmektedir. Bu bağlamda yerleştirme süreci aynı zamanda mal kabul sürecinin kontrol edilmesini sağlamaktadır.
Sipariş Toplama
Sipariş gerek son mamul bazında müşterilerden gerekse ara mamul bazında bir üretim deposu, dağıtım merkezi ya da üretim ve montaj hattından gelen taleplere bağlı olarak oluşmaktadır. Bu bağlamda sipariş toplama süreci, ilgili birimlerden gelen talepler doğrultusunda belirli bir ürünün depolama alanından toplanmasını ifade etmektedir
Ayrıştırma ve Paketleme
Siparişler doğrultusunda birden fazla ürününün bir arada toplanması durumunda, ürünlerin bireysel siparişlere göre ayrıştırılması gerekmektedir. Bu bağlamda ayrıştırma süreci, birden fazla ürününün toplanmasının ardından müşteri siparişleri baz alınarak ürünlerin sınıflanması olarak tanımlanabilir.
Sevkiyat
Sevkiyat sürecinde depodan çıkışı yapılacak ürünler, gelen siparişler denetlendikten ve paketlendikten sonra kamyon, tır, tren vb. taşıma araçlarına yüklenmektedir. Sevkiyat süreci ayrıştırma, paketleme, yükleme vb. depo süreçlerini de içermektedir. Bu bağlamda depo faaliyetleri arasında
ayrıca belirtilen söz konusu süreçler ile sevkiyat süreci iç içe geçmiş durumda değerlendirilebilir.
İade ve İmha
Ürünlerin eksik ya da hasarlı olması, yanlış ürünün teslim edilmesi veya taleplerinin istenilen düzeyde karşılanmaması durumlarında, müşterilerin ürünü işletmeye geri vermeleri iade işlemi olarak adlandırılmaktadır.
Ürün Bakım ve Onarımı
Depolarda mal kabul, yerleştirme, sipariş toplama vb. temel süreçlerin yanında ürünlere katma değer sağlayan işlemler yapılabilmektedir. Bu noktada ön plana çıkan temel işlem, depoya doğrudan üreticiden ya da müşteriden iade olarak gelen belirli ürünlerin onarımıdır.
Stok Sayımı
Depolarda, stok yönetimi ile stok seviyeleri belirlenmekte ve kritik stok düzeyinin altına düşülmesi hâlinde tedarikçilerden ne kadar ürünün alınması gerektiği tespit edilmektedir.
Depo Yönetim Sistemi
Gelişen teknoloji ile birlikte depolarda karmaşık iş süreçlerinin ve operasyonların kısmen ya da tamamen otomatik olarak yürütülmesini sağlayan depo yönetim ve bilgi sistemleri geliştirilmiştir. Bununla birlikte depolarda yönetim sistemlerinin uygulanmasının yanı sıra depolama faaliyetlerinde modern araç, ekipman ve yazılımların kullanımı sonucunda hem bilgiye erişim süresi kısalmış hem de depo performansında artış sağlanmıştır.
Barkod Sistemi
Maliyet açısında depolarda ürünlerin unutulmaması, kaybedilmemesi ve envanter sistemine göre işlem görebilmesi oldukça önemlidir. Diğer bir ifadeyle, depolarda ürün takibinin olabilecek en kısa zamanda doğru bir şekilde yapılması gerekmektedir. Bu noktada barkod sistemi ön plana çıkmaktadır.
Radyo Frekanslı Tanıma Sistemi (RFID)
Depolarda kullanılan bir diğer otomatik tanımlama teknolojisi, radyo frekanslı tanıma sistemidir (RFID). Radyo frekanslı tanıma sistemi, etrafında anten sarılı bir mikroçip ve bir okuyucudan oluşan otomatik tanıma sistemidir. Bu kablosuz sistemde, radyo dalgalarının kullanımı ile üzerinde bulunan ürüne ait çeşitli bilgiler seri numaraları ile aktarılmaktadır.
Yazılımlar
Depo yönetim sistemlerinde yer alan tüm bileşenleri birbirine bağlayan ve depo işlemleri ile yönetsel süreçlerin süratle gerçekleştirilmesine olanak sağlayan temel bileşen, “Yazılım”dır. Depo yönetim sistemlerine ilişkin yazımlar ile tüm veriler sisteme standart hâlde girilmekte ve depolama faaliyetlerine ilişkin veri seti oluşturulmaktadır.
Depo Yöneticisi
Depolama, ürün ihtiyacı bulunan birimler ile tedarik birimleri arasında tampon görevi görmektedir. Bu nedenle, depo yöneticileri hem tüketicilerin hem de tedarikçilerin karşılaşabileceği sorunlar hakkında kapsamlı bir fikre sahiptir. Bu bağlamda, depo yöneticisi özellikle tedarik konusunda yaşanabilecek sorunlara karşı ülkenin ekonomik durumunun getirdiği finansal kısıtlamalar dahilinde tedarik birimlerinden sağlanan kaynaklar arasında denge sağlayan bir strateji geliştirmelidir.
Depo yöneticilerinin iş tanımları ve üstlendikleri temel sorumluluklar şu şekilde sıralanabilir:
• Global iş stratejisinin mevcut ve uzun vadeli gereklilikleriyle uyumlu, ihtiyaçlara çabuk cevap veren ve düşük maliyetli bir depo sağlamak, • Depo ekibinin liderliğinin yürütülmesini sağlamak, • Deponun işletmenin ihtiyaç duyduğu hacim gereksinimlerini karşılayabilmesini sağlamak, • Faaliyetlere ilişkin maliyet verimliliğinde sürekli iyileştirme sağlamak, • Depo için uzun vadeli vizyonu stratejik plan doğrultusunda ortaya koymak ve gelecekte ortaya çıkabilecek alan ihtiyacı ile müşteri ve hizmet gereksinimlerinin karşılanmasını sağlamak, • Depoda istihdam edilen beşerî işgücü ve fiziki varlıkları korumak, • Projelerin yönetilmesini ve yeni girişimlerin başlatılmasını sağlamak, • Tedarikçilerle güçlü ilişkiler kurmak, • Depo çevresi ile endüstriyel ilişkilerin geliştirilmesi ve yönetimini sağlamak.
Depolarda Performans Yönetimi
Depo performansı, hem tedarik zincirinin hem de işletmenin başarısı için oldukça önemlidir. Bu nedenle depo performansının ölçülmesi, deponun gereksinimlere göre ya da emsallerine göre nasıl performans gösterdiğiyle ilgili geri bildirim sağlamaktadır. Aynı şekilde depo performansının ölçülmesi ile depo yönetim yapısının yeterliliği ve etkinliği hakkında da bilgi sağlanabilir. Bunun yanı sıra lojistik ağlarının artan karmaşıklığı nedeniyle, depo performans yönetimi ve analizi ayrıntılı olarak ele alınmalıdır. Performans analizi, yöneticilerin işletmenin performansını değerlendirmelerine ve sonuç olarak karar vermelerine yardımcı olmayı amaçlar. Herhangi bir yönetici gibi depo yöneticisi de deponun performansını yönetmek ve değerlendirmek için belirli kriterleri, analiz araçlarını ve tekniklerini kullanmaktadır Depo performansını yönetim tarzı, şirket kültürü, çalışan motivasyonu ve depo düzeninin yanında görev karmaşıklığı ve belirsizlik/talep öngörülemezliği etkilemektedir. Burada karmaşıklık depo iç sınırına, diğer bir ifadeyle yerleşim, tasarım ve operasyonlara bağlı olarak ortaya çıkmaktadır. Görev karmaşıklığı, bir depoda gerçekleştirmesi gereken görevlerin sayısını ve çeşitliliğini
ifade etmektedir. Bu bağlamda, depoda yapılacak işlerin anlaşılabilirliği depo performansının önemli belirleyicilerinden biri olmaktadır. Bununla birlikte belirsizlik deponun ilişkili olduğu dış ortamının bir sonucudur. Talep öngörülemezliği bir deponun yönetim tarafından kontrol edilemeyen ve depo süreçlerinin öngörülebilirliği açısından depo performansını etkileyen yakın çevresini ifade etmektedir.
Performans Göstergeleri
Depo yönetim sürecinin etkin ve verimli bir şekilde yürütülüp yürütülmediğinin analiz edilmesi amacıyla geliştirilmiş bazı göstergeler bulunmaktadır. Bu göstergeler şunlardır;
• Operasyonel etkinlik • Depo içi taşıma maliyetleri • Ürün kayıp endeksi • Depolama alanı kullanım endeksi • Hizmet düzeyleri veya stokların yüzdesi • Depo güvenliği ve bakım endeksi