BYA208U-EKİP YÖNETİMİ VE LİDERLİK
Ünite 1: Ekip ve Ekip Çalışması
Giriş
Birey, tek başına yerine getirmesi gereken görevleri yapmakla birlikte birbiri ile bağlantılı işlerin varlığı sebebiyle aynı birimde farklı çalışanlar, farklı birimlerdeki çalışanlar hatta organizasyonun faaliyetleri için koordinasyonun gerekli olduğu farklı organizasyonlardaki çalışanlar ile birlikte hareket ederek ve/veya süreçleri koordine ederek görevleri yerine getirebilmektedir.
Organizasyonlarda İşlerin Dağılımı
Türk Dik Kurumu’na (2021) göre ‘iş’ tanımı şu şekildedir: “Bir sonuç elde etmek, herhangi bir şey ortaya koymak için güç harcayarak yapılan etkinlik, çalışma”.
Organizasyonların bulundukları faaliyet alanlarına göre yapacakları işler değişmektedir. Dolayısıyla organizasyonlar, gerçekleştireceği faaliyetlere uygun iş birimleri belirlemekte, organizasyon şemasını oluşturmakta (kitabın 3. sayfasındaki şekil 1.1'de gösterildiği gibi) ve iş birimlerinin belirlenmesinden sonra söz konusu birimlerde görev alacak kişilerin yapacağı işlerin dağılımına karar vermektedir.
Organizasyonlar kendi faaliyetleri ile uyumlu pozisyonlar yaratmakta, organizasyon şeması oluşturmakta ve sonraki aşamada, belirledikleri pozisyonların yükümlülükleri ile işe alınacak kişilerin özelliklerini iş analizi ile belirlemektedirler. İş analizi, işin tanıtılması ve gereklilikler ile şartların yazılması için gereken bilgileri sağlamaktadır. Söz konusu süreç sonucunda iş tanımları elde edilmektedir. Dolayısıyla, “çalışanın yapmakla sorumlu olduğu görev” anlamına gelen işin tanımlanması ve yazılı hale getirilmesi önemlidir.
Taylor, iş ve yöntemlerin bilimsel olarak analiz edilmesinin ve en iyi yöntemlerin bu doğrultuda belirlenmesi gerektiğini belirtmekte ve çalışanların seçiminin; çalışanlar ile iş birliğinin ve çalışan ile yöneticilerin sorumluluklarının bölünmesinin dolayısıyla yöneticilerin de faaliyetlerde rol oynamalarının önemine dikkat çekmektedir. Dönemin bir diğer önemli ismi de Henri Fayol’un önerdiği on dört yönetim ilkesinden (kitabın 4. sayfasındaki tablo 1.1'de gösterildiği gibi) birinin iş bölümü olduğuna da burada değinmek gerekir.
Organizasyonlarda Bireysel İş
Genel olarak her birey kendisine uygun, kendi gelişimine imkân veren ve kendisini tatmin eden iş arayışı içerisindedir. Beklentiler ile elde edilen karşılığın (ücret, motivasyon, tatmin) tutarlı olması, elde edilen çıktının olumlu yönde etkilenmesini sağlayacaktır.
Organizasyon içinde bireyin yapacağı işler, iş tanımında yer alan (kitabın 6. sayfasındaki tablo 1.2'de İş Tanımı Formu Örneği’nde gösterildiği gibi) ve bireyin yerine getirmesi gereken görevleri farklı bir deyişe sorumluluk alanlarını ifade etmektedir.
İş ilanları da bireyin başvuracağı pozisyon ile ilgili bilgi vermekte, açık pozisyon için aranan şartları, iş ile ilgili
detayları işe başlamadan önce öğrenebilmesine fırsat sunmaktadırlar. İş ilanları, işletmelerin kendi web sitelerinde olabileceği gibi günümüzde yaygın olarak kullanılmaya başlanan ve ülkemizde yenibiris.com, kariyer.com gibi iş ilanları için oluşturulmuş dijital platformlar veya Linkedin gibi profesyonel sosyal iletişim ağlarında da paylaşılabilmektedir.
Ülkemizde Mesleki Yeterlilik Kurumu, ulusal meslek standardı konusunda çalışmalar yapmaktadır. Günümüzde sektörler yirmi altı alt başlık şeklinde sınıflandırılmıştır. Kuruma göre “Ulusal Meslek Standardı: Bir mesleğin başarı ile icra edilebilmesi için Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından kabul edilen gerekli bilgi, beceri, tavır ve tutumların neler olduğunu gösteren asgari normdur”. (MYK, 2021). Ulusal meslek standardı web portalına gidildiğinde Sorgulama kısmında kişi araştırmak istediği meslekleri, Ulusal Meslek Standardı Ara sekmesinden sorgulayabilmektedir.
Günümüzde zorunlu bir birim haline gelen Kalite Yönetim Sistemi kapsamında görevlendirecek denetçilerin (Tablo 1.3) eğitim gereklilikleri, görevi dâhilindeki denetimlerin kapsamı, standartlar (ör. ISO 9001) ve mevzuatlar (kitabın 6. sayfasındaki tablo 1.3'de Görev Dağılımı Örneği’nde gösterildiği gibi) ile belirlenmiştir. Böylece, görev alacak kişilerin izleyeceği süreç, denetleyeceği alanlar asgari seviyede bellidir. Ayrıca, denetçinin birimde çalışması için alması gereken asgari eğitim konuları da söz konusu mevzuat kapsamındadır. İşletmeler, söz konusu çalışanın, talimatta ve/veya standartta belirtilen koşulları yerine getirdiğini belgelemek zorundadırlar. Mevzuat ile belirlenen gerekliliklerin yanı sıra işletmenin kendisi de ek gereklilikleri ve sorumluluk alanlarını belirleyebilmektedir.
Organizasyonlarda İşbirliği
Organizasyondaki bireyler, kendi iş tanımlarındaki görevleri yerine getirirken veya farklı bireyler ile faaliyetleri koordine ederken, organizasyonun genel amaçlarına hizmet etmektedirler. Bir bireyin bir işi yapmaması durumunda diğer işler de etkilemektedir.
Bireylerin tek başına yapabileceği işlerin yanı sıra farklı kişiler ile birlikte yapması gereken işler de bulunmaktadır. İşbirliğinde dikkat edilmesi gereken noktalardan biri sorumluluk (responsibilities) bir diğeri ise hesap verebilirlik (accountability) kavramlarıdır. Yöneticiler kendilerine ait sorumluluklarını geçici olarak devredebilirler ancak hesap verme yine kendilerine aittir (ICAO, 2018). Dolayısıyla yöneticilerin yapması gereken ancak tatil vb. sebepler ile devretmek durumunda kaldıkları görevleri, kimlere devrettiği, görevleri gerektiği şekilde yapıp yapmayacağı önemlidir.
Organizasyonlarda Gruplar ve Ekipler
Organizasyonlarda Gruplar
Gruplar, iki veya daha fazla bireyin birbirleri ile sosyal bir ilişkide olmaları ile oluşmaktadır. Farklı bir tanım ile gruplar, “iki veya daha fazla insanın belli bir amaca yönelik
bir araya geldiği, üyeler arasında etkileşimin ve iletişimin mevcut olduğu yapılardır”.
Genel anlamda bir grubun varlığından söz etmek için temelde dört özelliğin var olması beklenmektedir. Bunlar: Sosyal Etkileşim: Grup üyeleri arasında sosyal etkileşimden söz edilmelidir. Bireyler birbiri ile sözlü veya sözsüz olarak etkileşime geçer ve birbirleri üzerinde etkileri vardır. İstikrarlılık: Zamanla değişme ihtimali olmakla birlikte grubun belli bir yapısı bulunmaktadır. Grup içerisinde bireyleri bir arada tutan ve fonksiyon görülmesini sağlayan söz konusu istikrarlı ilişkilerdir. Ortak amaç: Grup üyelerinin ortak amaç ve ilgi doğrultusunda birleşmişlerdir. Örneğin satranç kulübünün oluşması, üyelerinin ortak amacı veya ilgisinden kaynaklıdır. Grup algısı: Üyelerin, oluşan topluluğu bir grup olarak görmesi gerekir. Gruba ait olanlar ile olmayanlar ayrışır. Örneğin, finans komitesine kimin üye olduğu ve olmadığı bellidir.
Wagner & Hollenbeck’e (2020) göre ise grup üyeleri aşağıdaki özellikleri paylaşmaktadırlar:
• Kendilerini, üye olarak tanımlarlar. • Başkaları tarafından üye olarak tanımlanırlar. • Birbirleriyle özdeşleşirler. • Birbirleriyle sıklıkla etkileşime geçerler. • Birbiri ile örtüşen rollere sahip olurlar. • Ortak normları paylaşırlar. • Ortak hedeflerin peşinden giderler. • Gruba üyeliklerinin ödüllendirici olduğunu düşünürler. • Birlik algısına sahiptirler. • Diğer gruplarla herhangi bir çatışmada birlikte hareket ederler.
Grupların Oluşumu ve Çeşitleri
Organizasyonlarda yapılması gereken belirli faaliyetler bulunmaktadır (kitabın 10. sayfasındaki şekil 1.2'de gösterildiği gibi). Söz konusu faaliyetler, belirlenen iş tanımı kapsamında olabileceği gibi grup üyeliğinden kaynaklı bir görev de olabilmektedir. Faaliyetler yerine getirilirken grup üyeleri bir araya gelerek veya hazırlanması gereken raporlar üzerinden etkileşime girmektedirler. Etkileşimi artıran ve engelleyen unsurlara yer vermek gerekirse, etkileşimi artıran unsurlar arasında fiziksel yakınlık, işyerinde çeşitli faaliyetler, dinlenme molaları bulunmaktadır. Diğer yandan, etkileşimi olumsuz etkileyen unsurlar arasında organizasyondaki devamsızlık oranlarının veya işten ayrılma oranının yüksek olması örneği verilebilmektedir.
Grupların genellikle birincil, ikincil, iç, dış, formel, informel ve referans grupları şeklinde sınıflandırıldığı görülmektedir:
Birincil Gruplar: Uzun süreli ve yakın bir etkileşimin var olduğu gruplardır. Örneğin aileler, cemaatler, çeteler.
İkincil Gruplar: Belli bir amaç için bir araya gelmiş gruplardır. Örneğin, sendikalar, öğrenci toplulukları.
İç Gruplar: Üyelere sosyal kimlik, aidiyet sağlayan gruplardır. Çalışanların çalıştıkları işletme, işletme ile bağdaştırılan şehir.
Dış Gruplar: Üyelerin rekabet ettiği gruplar. Örneğin rakip işletme çalışanları.
Formel Gruplar: Organizasyonlarda belirli görevler için oluşturulan gruplardır. Örneğin etik kurulu.
İnformel Gruplar: Organizasyonlarda kendiliğinden oluşan üyelerin isteyerek oluşturdukları gruplar. Örneğin aynı takımın taraftarları.
Referans Grupları: Örnek alınan gruplar. Organizasyonlarda yöneticilerden oluşan gruplar.
Grup Dinamiği ve Bireye Etkisi
Grup dinamiği, “grup üyelerinin performanslarını ve memnuniyetlerini etkileyen güçler” anlamındadır.
Grup dinamiğinin grupların üyeleri üzerindeki etkileri şu şekildedir: Gruplar, üyelerin davranışlarını geliştirmektedir; gruplar, üyelerin tepkilerini belirlemektedir; gruplar, üyelerinin etkileşimi ile birlikte öğrenme süreçlerinin hızlanmasını ve sorunların çözülmesini kolaylaştırmaktadır; gruplar, üyelerine güç vermektedir; gruplar, üyelerin aidiyet ihtiyacını karşılamaktadır; gruplar, üyelerine sosyal statü sağlamaktadır.
Gruplarda Yaşanabilecek Zorluklar
Gruplar oluştuktan sonra bazı zorluklarla da karşılaşabilmektedir. Bunlar, iklim, amaç, katkı, görev dağılımı, bilgi, liderlik, çatışma yönetimi, karar süreci, üye değerlendirmesi ve performans değerlendirmesi alanlarında yaşanmaktadır.
Organizasyonlarda Ekipler
Grup ve ekip kavramının yazında kimi yazarlar tarafından aynı anlamda dönüşümlü olarak kullanıldığı kimi yazarlar tarafından ise farklı anlamlara sahip olduğu belirtilmekte ve ekiplerin gruptan öte oluşumlar olduğu ifade edilmektedir. Grup ve ekipler açısından “aktif olma”, “verimli olma”, “enerjik” ve “esnek olma” ortak özellikler iken, “yaratıcılık”, “yenilik” ve “çok yönlü olma” ekiplerde daha fazla görülebilen özellikler olduğunu belirtmektedirler. Diğer yandan gruplar açısından “müzakere”, “ağ oluşturma” ve “bireylerin hedeflerinin toplamı” ifadeleri de gruplar ile özdeşleştirilmektedir.
Grup ve ekipler arasındaki farklılıklar şu şekildedir:
• Gruplarda ve ekiplerde rekabetten söz edilebilir ancak gruplarda rekabet içe dönük iken, ekiplerde dışa dönüktür. • Gruplar belirlenen göreve yönelir ancak üyeler kendi bireysel hedeflerine odaklanmaktadır. Oysa ekiplerde de üyeler farklı yönlere değil hedeflerin gerçekleştirilmesine odaklanmaktadır. • Gruplarda hiyerarşik bir yapı gözlenebilmektedir. Oysa ekipler genellikle katılımcıdır ve amaçlar
doğrultusunda kendi kendini yönetebilme kabiliyetine sahiptir. • Gruplarda üyelerde sınırlı tolerans vardır, oysa ekiplerde farklılıklar cesaretlendirilir. • Gruplarda riskten kaçınma ve mevcut durumun korunması amacı güdülürken, ekiplerde riski kabullenme davranışı sergilenir.
Ekip üyeleri ayrıca birbirlerine oldukça bağımlıdırlar, iş akışına göre çeşitli görevleri yerine getirmekten sorumlulardır. Bilgi akışı, üyelerin sahip olduğu tecrübe, eğitim seviyesi, yetenekler gibi özelliklere göre değişebilmektedir.
Ekiplerin Oluşumu
Ekiplerin oluşum süreci, aşağıda detaylarına yer verilecek olan dört temel seviyede gerçekleşmektedir:
Ön çalışma süreci: İlk seviyede organizasyonda, ekiplerin oluşturulma ihtiyacı belirlenmektedir. Yöneticiler, bireysel çalışmadan ziyade ekibe ihtiyacı olup, olmadığına karar vermek durumundadır. Söz konusu kararda faaliyetlerin tamamlanmasında en iyi sonucun elde edilmesine ilişkin inanç rol oynamaktadır. Yöneticiler, en iyi verim elde edecek şekilde karar vermektedirler. Ön çalışma sürecinde ekip üyelerine verilecek görevlerin, gerçekleşmesi istenen amaçların, amaçları gerçekleştirecek üyelerin sahip olması gereken becerilerin ve üyelere tanınacak yetki sınırlarının belirlenmesi gerekmektedir.
Koşulların Belirlenmesi: İkinci aşamada, görevlerin yerine getirilmesinde rol oynayan kaynakların mevcudiyetinin sağlanmasıdır. Söz konusu kaynaklar, faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli soyut veya somut kaynaklardır.
Ekibin Oluşturulması: Bu aşama, ekip üyelerinin kimler olduğunun ve ekibin sınırlarının netleştirilmesi sürecidir. Üyeler, bir ekibe dâhil olduklarının farkında olmalı ve ekip amaçlarının ve misyonunu benimsemelidir. Ayrıca, ekip üyelerinden beklenenlerin de belirlenmesi önemlidir.
Desteğin Sağlanması: Ekipler belirlendikten sonra son aşamada, faaliyetlerin gerçekleştirilme sürecinde olası sorunların azaltılması konusunda yönetici desteğinin de sağlanması gerekmektedir. Desteğin sağlanması, ekip başarısını etkileyecektir.
Ekiplerin iki kişiden oluşması, üyelerin birbirinden farklı düşünceyi savunması durumunda çatışma oluşmasına veya bir üyenin diğerini ikna etme yoluna gitmeye çalışmasına sebebiyet vermekte; dört kişilik veya altı kişilik ekiplerin eşit üye sayıya bölünmesi durumunda kararsızlığa veya çatışmaya sebebiyet verebilmekte; üç kişiden oluşan bir ekip de ikiye ayrılması durumunda bir yanda tek kişinin kalması söz konusu olabilmektedir. Bu durumda beş veya yedi kişilik ekiplerin daha ideal bir sayı olduğu belirtilmektedir.
Ekip Çeşitleri
Kalite yönetim sistemi kapsamında oluşturulabilen ekipler arasında kalite proje ekipleri, süreç geliştirme ekipleri,
kendini yöneten ekipler, kalite kontrol çemberleri ve sanal ekipler bulunmaktadır.
Proje ekipleri, belli bir proje kapsamında sınırlı sayıda kişiden oluşan ekiplerdir. Proje süresince bir araya gelen söz konusu ekip üyeleri, farklı birimlerde çalışanlar olabilmektedir. Yerine getirilmesi beklenen görevler, ürün geliştirmek veya yeni bir tesisi devreye almak olabilmektedir.
Süreç geliştirme ekipleri, uzmanlık alanlarına göre oluşan bu ekipler, süreçlerin kontrol edilmesi ve iyileştirilmesi için sürekli bir araya gelmektedir.
Kendini yöneten ekipler, farklı bir deyişle yüksek performans ekipleri, karar alma ve kararları uygulama yetkisine sahip ekiplerdir.
Kalite kontrol çemberleri, organizasyonda çeşitli sorunları belirlemek ve çözümüne ilişkin önerilerde bulunan gruplardır. Üyeler genellikle gönüllülük esasına dayanarak, düzenli aralıklarla bir araya gelmektedirler.
Sanal Ekipler, farklı ortamlarda bulunan bireylerin teknolojik altyapılar sayesinde bir araya geldiği ekiplerdir. Farklı çalışmalara dayanarak sanal ekiplerin oluşumunun pozitif ve negatif yönleri bulunmaktadır (kitabın 16. sayfasındaki tablo 1.5'de yer aldığı gibi). Sanal ekipler şu özelliklere sahiplerdir:
• Farklı konumlarda çalışabilmektedirler. • Farklı saat dilimlerinde çalışabilmektedirler. • Farklı ülkelerden veya kültürlerden gelmektedirler. • Üyeliklerini değiştirmektedirler. • Dijital platformlar aracılığı ile iletişim kurmaktadırlar.
Ekip Performansı
Ekiplerin genel anlamda başarısının önündeki engeller arasında;
• Bireylerarası koordinasyon eksikliği • Yönetim desteği eksikliği • Yetki devrinin olmaması • Farklı ekipler ile koordinasyon eksikliğinin bulunması
yer almaktadır.
Ekip Çalışması
Ekip çalışması, karmaşık görevlerini kısa sürede gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyulan farklı uzmanlıkların ve becerilerin bir araya getirilmesi için bir mekanizma sağlamaktadır. Ekip çalışmasının başarılı olması için ekip üyelerinin belli;
• Bilgi; o Ekip misyonu, hedefleri, kuralları, kaynakları, o Görevlerin ve çalışma alanları, o Öncelik sırası, o Görevlerin yerine getirilme usulleri,
o Ekip içerisindeki rolü ile ilgili bilgi, o Doğru bilgi • Beceri; o Üyelerin performansını ölçme becerisi o Uyum sağlayabilme becerisi, o Eylemleri düzeltme becerisi, o Bilgi paylaşma becerisi, o Motive etme becerisi, o Çatışmaları yönetme becerisi, o Çözüm odaklı işbirliği ve paylaşma becerisi • Tutumlara; o Ekip çalışması yetkinliğine sahip olma, o Vizyonu paylaşma, o Ekip ruhunu paylaşma ve bağlanma, o Karşılıklı güven duyma, o Ekip etkinliğine güvenme, o Ekip üyelerine değer verme
sahip olması gerekmektedir.