BYA203U-MESLEKİ YAZIŞMALAR
Ünite 8: Elektronik Yazışmalar
Giriş
Mesleki yazışmaların neredeyse tamamı artık elektronik ortamda yapılmakta, üretilen belgelerin yönetimi zamandan ve mekândan bağımsız olarak elektronik belge yönetim sistemleri aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Ayrıca kamusal ve ticari alanda gerçekleştirilen işlerin ve işlemlerin geçerliliğinin, bütünlüğünün, erişilebilirliğinin ve inkâr edilemezliğinin sağlanması amacıyla elektronik imza uygulaması kullanılmaktadır. Elektronik ortamdaki bilgi ve belgelerin paylaşımı için de çoğunlukla kurumsal elektronik posta ve/veya kayıtlı elektronik posta sistemleri kullanılmaktadır.
Elektronik Yazışmalar
Bilgisayar ortamında oluşturulan ve bilgi ağları ile postalanabilen yazışma belgeleri elektronik yazışmalar olarak ifade edilir (Özdemirci ve Odabaş, 2005: 115).
Yazışmalarda kâğıt kullanımının yerini elektronik ortamın alması ile birlikte doğal kaynak israfı engellenirken ekolojik kazanımlar artmakta, posta ve kırtasiye masraflarından tasarruf edilmekte, yazışma süreçleri hızlanmaktadır.
Elektronik yazışmaları kâğıt tabanlı yazışmalardan üstün kılan özellikleri depolama/saklama, sabit giderlerden tasarruf, kullanım ve dağıtım, iş akışını hızlandırma, çoğalma ve kopyalama, değişiklik, erişim, denetimdir.
2011 yılında başlatılan e-Yazışma Projesi, kamu kurum ve kuruluşları arasında yapılan resmî yazışmaların elektronik ortamda güvenli bir şekilde yapılmasını amaçlamaktadır. yapılmasını sağlamak amacıyla T.C. Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi koordinasyonunda yürütülmektedir. e-Yazışma Projesi, kurumların elektronik belge yönetim sistemlerinin (EBYS) işleyişinin mümkün olduğu kadar az etkileneceği biçimde, kurumlar arasında gönderilecek resmî yazıyı taşıyan paketin (e-Yazışma Paketi) gönderici kurumda oluşturulmasını ve alıcı kurumda alınıp açılmasını sağlamaya yönelik işlemlere hedeflenmektedir.
Kurumlar arası e-Yazışmanın devreye girmesiyle sağlanacak avantajlar şu şekildedir:
• Kurumlar arası yapılan yazışmalarda gecikmelerin ortadan kalkması • Bürokratik işlemlerin daha çok hızlanması • Vatandaşlara sunulacak hizmetin kalitesinin artması • Kâğıt israfının önlenmesi • Farklı teknolojik altyapıya sahip platformların tek platformda haberleşmelerinin sağlanması • Elektronik belgelerin güvenli iletiminin gerçekleşmesi • Kurum maliyetlerinin azalması • İş gücü tasarrufunun sağlanması • Yazışmalara kanıt özelliği sağlanarak taraflar arası uyuşmazlık olması durumunda belirleyici rol oynaması (https://pttkep.gov.tr/e-yazisma/)
Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı tarafından düzenleme yapılmış, 10 Haziran 2020 tarihinde 31151 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Yönetmelik, kamu kurum ve kuruluşlarının yaptıkları resmî yazışmalarda elektronik ortamın kullanılmasını esas unsur hâline getirmiştir. Vatandaş odaklı devlet anlayışı çerçevesinde bürokratik işlemleri hızlandırmak ve bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelerden daha verimli ve etkin faydalanılması amaçlanmıştır.
Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsamakta, resmî yazışmalara ilişkin süreçlerde önemli yenilik ve değişiklikler içermektedir. Yönetmelik, resmî yazışmalarda kâğıt kullanımını, mevzuatın zorunlu tuttuğu hâller ve elektronik alt yapıyı uzun süreli etkileyebilecek doğal afet, elektrik kesintileri vb. durumlarla sınırlandırmıştır. Yönetmeliğin amacı; güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, hızlı ve güvenli bilgi veya belge alışverişi yürütmek ve resmî yazışmalarda uygulama birliği sağlamaktır.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Ortam fark etmeksizin yürütülen bir işin nerede, ne zaman, kim tarafından ve ne şekilde gerçekleştirildiğini ortaya koyan, içsel ve dışsal iletişimi sağlayan, özgün ve güvenilir bilgi kaynakları olarak kabul edilen belgeye dönük programlara gereksinim söz konusudur (Külcü ve Külcü, 2010: 23).
Gelişen bilgi ve iletişim teknolojilerinin etkisiyle elektronik ortamda iş görme ve e-Ticaretin artması nedeniyle Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) kurumlar açısından birincil gereksinim haline gelmiştir. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS), kurumsal belleğin temel çıktıları olan belgelerin oluşturulması, düzenlenmesi, korunması, mekân ve zamandan bağımsız olarak yetkili kişilerin erişimine sunulması ve arşivlenmesi gibi işlevleri yerine getirmektedir (Koyuncu Tunç ve Külcü, 2020: 270). EBYS uygulamaları, zaman ve mekân kısıtını ortadan kaldırarak; internet, intranet, extranet ağlarından birine bağlanma aracılığıyla, fiziksel ortamda oluşturulan belgelere, dosyalara bağlı kalınmaksızın, elektronik ortamda (kâğıtsız ofis ortamında) işlemlerin gerçekleştirilebilmesine imkân sağlamaktadır.
Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin amacı, öncelikli olarak yapısal olmayan verinin çoklu kullanımına olanak sağlayan elektronik bir ortamda, tek noktadan (merkezî), kolay erişilebilir şekilde kullanılmasını sağlayarak, organizasyon içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına olanak sağlamak ve verimli bir ofis yaratmaktır (Envision, 2009: 1).
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin Amaçları
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumlarda gerçekleştirilen faaliyetler sonucunda ortaya çıkan yazışmalara ilişkin tüm süreçlerin elektronik ortamda yapılmasına olanak sunan sistemin genel adıdır. Bu yazışmalar resmî nitelik taşır (Kalaç, Teke ve Kılınç, 2018: 197).
EBYS kurumsal içerikli yazışmaların yapıldığı bir bilgi sistemi olmanın yanında, aynı zamanda bir dokümanın oluşturulmasından, saklanmasına ve imhasına kadar olan tüm süreçleri içeren bir sistemdir. Sistem içerisindeki saklama ve imha planları kurumsal standart dosya planı ile entegre olarak çalışarak mevzuata uygun bir şekilde işlem görmektedir.
Geleneksel belge yönetimi ile amaçlanan; belgelerin tüm yaşam evreleri boyunca uygun, etkili ve verimli biçimde işleme konması ve belgenin üretimine neden olan kurumsal işlevini ve değerini de koruyarak uzun süre muhafaza edilmesini sağlamaktır. Bu temel amaç elektronik belge yönetimi için de geçerlidir. Bununla birlikte elektronik belge yönetiminin, elektronik belgelerin kâğıt belgelerden farklı ortam ve niteliklere sahip olmasından dolayı, uygulamada daha teknik bir içeriği bulunmaktadır. Buna bağlı olarak belgelerin içeriğinin, bağlamının ve yapılarının bütün olarak yönetilmesi ve bunların güvenli ve özgün biçimde muhafaza edilmesi elektronik belge yönetim sisteminin temel amacıdır (Lezki, 2018: 182-183).
Elektronik belgeler, sahip olduğu farklı özellikler yardımıyla kullanıcılara çeşitli kolaylıklar sağlarlar. Buna karşın geleneksel kâğıt belgelerden daha hassas bir yapıya sahiptirler. Kâğıt belgeler göreceli olarak daha dayanıklı ve içeriğinden yararlanmak için başka bir kaynağa ihtiyaç duyulmayan belge kayıt ortamlarıdır. Uzun süreler muhafaza etme söz konusu olduğunda elektronik belgeler, sürekli olarak güncellemeye ihtiyaç duyulan yazılım ve donanıma bağımlı olmaları nedeniyle kâğıt belgelerden oldukça farklı özelliklere sahip olup kullanıcılara daha az güven verir.
Bu nedenle elektronik belgelerin, tüm özelliklerini koruyan ve özgün sunumuna izin veren bir uygulama içinde kontrol altına alınması gerekir. Elektronik belgeleri her yönüyle kontrol altına alma işlevi de ancak elektronik belge yönetimi uygulamalarıyla sağlanabilir. Elektronik belge yönetim sistemlerinin temel amacını sağlamadaki alt amaçlar şunlardır:
• Güvenilirlik • Tamlık • Erişilebilirlik • Dayanıklılık
EBYS, kurumların ürettiği bilgiler ve belgelerin toplumun ortak hafızasını oluşturmasını destekleyen bir yapı niteliğindedir. Böylece kayıt altına alınan kurumsal bilgilere erişim ve delil niteliğinin korunması garanti
altına alınmış olur. Bir iş sürecinin daha kaliteli olması, daha az uğraş gerektirmesi, daha kolay ve hızlı tamamlanması ve daha kolay erişilebilir olması EBYS’nin temel getirileridir (Johnston ve Bowen, 2005: 134).
Elektronik belge yönetimi sistemleri kullanıcılarına çeşitli olanaklar sunmaktadır.
EBYS Kullanımının Kurumlara Sağlayacağı Avantajlar
Gerekli altyapıların uygun bir şekilde sağlanmasından sonraki süreç içerisinde EBYS’ye geçişler kurumlar arası iş birlikleriyle hızlanarak artmıştır. Günümüzde EBYS’ye geçişlerin artmasında bazı faktörler önemlidir. Bunlar yenilikçi anlayış, hizmetlerdeki verimliliğin ve kalitenin maksimize edilmesi, rekabet ortamı, birtakım yasal düzenlemeler ve teknoloji etkisi olarak sıralanabilir. Bu faktörlerin hepsinin ortak özelliğinin bilgi teknolojilerini daha etkin kullanmaya yönelik olduğu söylenebilir (Saydam, 2015: 26).
EBYS uygulamaları sayesinde zaman ve mekân sınırlılığı olmaksızın koordineli çalışma şartları yaratılmakta, saniyeler içerisinde kurumla ilgili iş süreçleri tamamlanmakta, belgelere çoklu erişim ve belgelerin paylaşımı sağlanmakta, belgelerin yedeklenmesi ve depolanmasına ilişkin sorunlar çözülmektedir. Elektronik arşivler tarafından sağlanan web tabanlı bütünleşik içerik oluşturmaya ve yayımlamaya imkân sağlaması özellikleriyle birlikte EBYS uygulamaları kurumlarda iş yükünün büyük bir kısmını karşılamaktadır.
EBYS kullanıcılarına sağladığı avantajlar yanında bazı dezavantajlara da sahiptir (Lezki, 2018: 185).
Bir kurumdaki tüm belgelerin yasal mevzuatların ve kurumlarda uygulanan kuralların öngördüğü gibi yedeklemesinin yapıldığından emin olmak çok güçtür. Güçlü bir yedekleme sistemi ile yasalara uygun ve etkin belge yedekleme yapılabilir.
Kurumların EBYS sistemi ile ilgili yerine getirmeleri gereken sorumlulukları bulunmaktadır (Lezki, 2018: 200).
Elektronik İmza
Bugün her alanda elektronik ortamların çok yoğun olarak kullanılması bazı talepleri ve güven sorununu doğurmuş, bu nedenler gizlilik, kimlik doğrulama, veri bütünlüğü ve inkâr edilemezliği sağlayan elektronik imza uygulamasını ortaya çıkarmıştır. Elektronik imzanın sahip olduğu bu özellikler sayesinde, elektronik ticaret ve kamu alanında yürütülen e-Dönüşüm projelerinin elektronik ortamda güvenli işlemleri yapabilme olanakları genişletilmiştir. Bu olanaklar 23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe giren 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yapılan ikincil düzenlemelerle desteklenerek bu ortamlarda yapılan iş ve işlemlerin hukuki açıdan da geçerliliği sağlanmıştır. Elektronik İmza Kanunu ve ikincil düzenlemeler ile elektronik imzanın elle atılan ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğuracağı ve kesin delil olarak kabul edileceği hükme bağlanmıştır.
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda yer alan şekliyle elektronik imza; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi tanımlar. Elektronik imza; bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan (bilgiyi ileten tarafın oluşturduğu orijinal hâliyle) ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşur.
Elektronik imza, elektronik ortamda bulunan bir belgeye eklenerek imzalayanın kim olduğunu belirlemeye yarayan veridir. e-İmza, 5070 sayılı Kanun’a göre ıslak imza ile eş değerdedir. İmzalama işlemi, e-İmza sertifikası dağıtmaya yetkilendirilmiş kurumlar tarafından dağıtılan sertifikalar kullanılarak yapılır.
Elektronik İmza Kanunu’nun hukuki açıdan getirdiği en önemli yenilikler şunlardır:
• Elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurması • Elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haiz olması • Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik verilerin senet hükmünde olması • Elektronik verilerin aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılması
Elektronik imza, imzalanan metne göre farklılık gösterir ve içeriğin matematiksel fonksiyonlardan geçirilerek eşsiz olduğu düşünülen bir değer bulunması sureti ile elde edilir.
Elektronik ortamda doküman, kayıt, sözleşme gibi elektronik verilerin, belirli bir zamandan önce var olduğunu kanıtlamak için zaman damgası kullanılır.
Elektronik Sertifika ve Nitelikli Elektronik Sertifika
Elektronik sertifikaların açıkça belirtilmiş kullanıma başlama ve bitiş zamanı bulunur. Sertifikaların süresi genellikle bir ila üç yıl arasında değişir. Birçok uygulama, elektronik sertifikalar ile işlem yapmaya başlamadan önce sertifikaların geçerlilik sürelerini kontrol eder.
Elektronik İmzanın Hukuki Sonuçları
Elektronik İmza Kanunu’nda; Güvenli Elektronik İmza, elle atılan imzaya eş değer kabul edilmiştir. Güvenli Elektronik İmza ile oluşturulmuş verilerin senet hükmünde olacağı, bu verilerin aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılacağı belirtilmiştir. Teminat sözleşmeleri ve kanunların resmî şekle ya da özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemlerin ise Güvenli Elektronik İmza ile gerçekleştirilemeyeceği Kanun’da hükme bağlanmıştır. Yani, kanunların bir merasim ya da üçüncü tarafların şahitliğini gerekli gördüğü evlenme, veraset ve intikal, emlak alım satımı vb. işlemler elektronik imzayla yapılamamaktadır.
Elektronik İmzanın Uygulama Alanları
Kamusal alanda kullanılan elektronik imzanın orta ve uzun vadede daha geniş bir uygulama alanı bulacağı ön görülmektedir. Bankalar, finans kurumları, şube ağı olan sigorta şirketleri, holdingler, büyük işletmeler, hızlı iletişim ve yüksek bilgi güvenliği ihtiyacı duyan organizasyonlar tarafından da elektronik imza kullanımının yaygınlaşacağı düşünülmektedir.
Kurumsal Elektronik Posta ve Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)
Elektronik posta, özellikle kurumlar arasında elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımında yaygın olarak kullanılan bir araç olmakla birlikte, elektronik postayla iletişimin taraflar arasında teknik açıdan güvenli ve hukuken geçerli olarak yapılabilmesi için ek güvenlik tedbirlerine ihtiyaç bulunmaktadır. Bu ihtiyacın karşılanması amacıyla elektronik postanın nitelikli şekli olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) geliştirilmiştir.
Kurumsal Elektronik Posta
Teknik açıdan elektronik posta, bir bilgisayar sisteminde üretilen ya da sağlanan bilginin elektronik olarak iletimi olarak adlandırılmaktadır (Külcü, 2012: 227). Modern kurumların sinir sistemini oluşturan e-Postalar iş ve işlemlerin süresini kısaltması ve telefondan farklı olarak yazılı izler taşıması nedeniyle önemli avantajlara sahiptir. Ayrıca, anlık mesajlaşma sistemlerine ve sosyal ağlara göre daha güvenilir ve kalıcı özelliklerinin olduğu söylenebilir (Akt. Külcü, 2012: 227). Elektronik posta ile geleneksel postanın yapabildiği her şey çok daha hızlı, kapsamlı ve ucuz şekilde yapılabilmekte, e-Postalara eklenen yazı, video, görsel, dosya vb. bilgilerin gönderilirken kaybolma ya da zarar görme riski en aza inmektedir. Elektronik posta aracılığıyla alınan ya da gönderilen postalar silinmediği veya e-Posta hesabı kapatılmadığı sürece arşivde depolanabilmektedir. Aynı zamanda internet erişimi olan cep telefonu, bilgisayar ve tablet gibi akıllı cihazlar aracılığıyla e-Posta hesaplarına her an ve her konumdan erişilebilmektedir.
Bireysel ve kurumsal olarak elektronik posta iletileri yoğun olarak kullanıldığından bu e-Postaların yazımı ve yönetimi çok önemli hâle gelmiştir. Özellikle kurumsal e-Posta yazışmaları kurumun itibarı açısından büyük öneme sahiptir.
Yazılı iletişimde uyulması gereken kurallar e-Posta yazışmaları için de geçerlidir. Genelde resmî olmayan iletişim aracı şeklinde görülen e-Postalar oluşturulurken bir şablon kullanılması, bilgi içeriğinin belirli bir düzen içinde sunulması ve kurumsal kimliğin yansıtılması bakımından önem taşır.
Kurumsal e-Posta Yönetimi
e-Postalar, kişisel bilgi alışverişini gerçekleştirmesinin yanında kurumsal iletişimin de önemli bir aracıdır.
Elektronik postanın ortaya çıkışı ve yaygınlaşması çalışma biçimlerinde köklü değişimler yaratmış ve elektronik
postalar iş akış süreçlerinde devrim yaratan bir araç olmuştur. e-Posta sistemleri, kurumlar için değerli bilgiler içeren hizmet depoları ve iş süreçlerinin yönetildiği vazgeçilmesi mümkün olmayan araçlardan biri olmuştur. İş süreçlerinde vazgeçilmez bir iletişim unsuru olmasının yanında, işle ilgili daha sonrada kullanım değeri taşıyan bilgilerin önemli bir kısmı e-Posta sistemleri içerisinde bulunur ve saklanır. e-Postalardaki mesajlar günümüzde kurumsal kayıt olarak diğer iş içerikleriyle aynı statüde kabul edildiği için e-Postaları yalnızca arşivlenmesi sorunları çözememekte; e-Postaların etkin bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir. Böylelikle kurumların karar alma mekanizmalarının daha hızlı ve etkin çalışması sağlanacaktır.
Günümüzde kurumsal iletişim ve iş süreçlerinin yönetimi için üretilen ve kullanılan e-Posta sistemleri belge yönetimi faaliyetlerinin bir parçasıdır. e-Postalar iletişimde hız ve etkinlik sağlamakta ancak denetiminin güç olması ve yapılandırılmış programların eksik olması vb. sorunlar nedeniyle belge yönetimi açısından tartışılmaktadır (Külcü, 2012: 227).
Günümüzde e-Posta mesajlarının en kötü yönetilen belgelerden biri olduğu düşünülmektedir. Önemli e-Postaların büyük çoğunluğu kişilerin kendileri tarafından belirlenen alıkoyma veya ayıklama stratejileri kapsamında kişisel posta kutularında tutulmaktadır (Akt. Külcü, 2012: 229). Bu da e-Postaların yanlışlıkla imha edilmesi, gereksiz olarak alıkoyulması, kurumsal değeri bulunan bilginin kaybolması veya gereken uygulamaların zamanında yapılamaması gibi kurumları kanunlar karşısında zor durumda bırakabilecek sonuçlar doğurabilmektedir.
Bütün e-Postaların e-Posta sistemi içerisinde saklanması gerekli değildir. Kişisel niteliği veya geçici değeri olan anlık bilgi içeren e-Postaların sistem içerisinden düzenli aralıklarla ayıklanması gerekmektedir. e-Posta mesajları ayıklanırken belge değerinin olup olmadığı dikkate alınmalıdır.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)
Günümüzde ticari faaliyetlerde ve yönetimsel alanda ortaya çıkan gelişmelerle birlikte e-Postalar daha yaygın olarak kullanılmaya başlamıştır. Fakat standart e-Posta sistemlerinin güvenlik ve hukuki açıdan birtakım açıkları söz konusudur.
Elektronik ortamdaki bilgi ve belge paylaşımlarında yaygın şekilde kullanılan e-Postalar, iş ve işlemlerin yapılmasını hızlandırdığı ve kolaylaştırdığı için önemli bir iletişim aracıdır. Fakat elektronik postayla iletişimin taraflar arasında teknik açıdan güvenli ve hukuken geçerli olarak yapılabilmesi için ek güvenlik tedbirlerine ihtiyaç bulunmaktadır. Bu ihtiyacın karşılanması amacıyla Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) geliştirilmiştir. Elektronik postanın nitelikli şekli olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), elektronik iletilerin gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlar.
KEP, e-Posta sisteminin teknolojik altyapısını kullanır. e-Postaların gönderimi ve alımına ilişkin kanıtların oluşturulup saklandığı, hukuken geçerli bir e-Posta iletim hizmetidir. KEP resmî yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına olanak sağlayan bir sistemdir.
Türkiye’de mevzuatta ilk kez 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile kayıtlı elektronik posta sistemine atıf yapılmış, tacirler arasındaki, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin elektronik ortamdaki ihbarların veya ihtarların kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı hüküm altına alınmıştır. Ayrıca, yine aynı Kanun ile Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumuna KEP sistemi ile ilgili ikincil düzenlemeleri yapma yetkisi ve görevi verilmiştir.
KEP, standart elektronik posta sistemlerinin sunduğu hizmetlere ilave olarak delil hizmetleri de sunmaktadır. KEP sisteminin sağladığı hizmetler Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları tarafından verilmektedir. KEP sistemi bir elektronik iletinin gönderilmesi ve alınmasının yanı sıra elektronik belgelerin saklanması, güvenli iletişim ve elektronik ortamda güvenilir üçüncü taraf hizmetleri gibi katma değeri yüksek hizmetler de sunmaktadır (https://pttkep.gov.tr/neden-kep/). KEP, elektronik imzanın ve zaman damgasının kullanılmasıyla; göndericinin doğrulanması (teyit), alıcının doğrulanması, içeriğin değişmediğinin doğrulanması, gönderim ve alım zamanlarının ispatının sağlanması hizmetleri de vermektedir.
KEP sistemi aracılığıyla resmî, özel ve ticari her çeşit belge ve yazı, kurumlar ve kişiler arasında elektronik postayla gönderilmekte ve alınabilmektedir. bürokrasinin daha etkin işlemesine, resmî ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına büyük ölçüde katkı sağlanmaktadır. Kayıtlı elektronik posta sistemiyle ilgili düzenlemelerde sistemin kullanımına ilişkin herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Ancak Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin “Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma“ başlıklı 7’nci maddesi uyarınca anonim, limitet ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanmaktadır. KEP hesaplarının aktarılması ya da devredilmesi mümkün değildir.