YBS307U-KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA SİSTEMLERİ
Ünite 6: Kurumsal Kaynak Planlaması Yönetimi
Giriş
İşletmeler, sahip oldukları fonksiyonlarını yerine getirmek, maliyetleri azaltmak, verimliliği yükseltmek, enformasyon akışını ve karar alma sürecini hızlandırmak, iş süreçlerini entegre etmek, çevreye uyum, rekabet, tedarikçilerle ve müşterilerle işbirliğini gerçekleştirmek için bilgisayara dayalı yönetim enformasyon sistemlerini kullanmaktadır. Dünya çapında büyük ilgi çeken ve işletmelerde en yaygın kullanılan yönetim sistemlerinden biri Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) yazılımlarıdır. Bilgisayar enformasyon sistemleri yazılımlarında ulaşılan son noktada KKP sistemleri bulunmaktadır. KKP; gerçek zamanlı planlama, üretim, müşteri yönetimi, kaynakların yönetimi, kalite kontrol, aktif yönetimi, dağıtım, satış, elektronik ticaret, tedarik zinciri yönetimi kolaylıklarıyla organizasyonun bütün fonksiyonlarını birleştirir. KKP sistemi yazılımları, yazılım endüstrisi içinde en hızlı büyüyen ürünlerden biridir. Pek çok işletme, KKP sistemlerini kullanarak performanslarında dikkate değer faydalar elde etmektedir. Örneğin dünyanın ilk 1000 firmasının üçte ikisi KKP yazılım sistemlerini kullanmaktadır.
KKP Kritik Başarı Faktörleri
KKP sisteminin işletme bünyesine adaptasyon uygulamasında başarısızlık oranını minimuma indirmenin yolu kritik başarı faktörlerinin neler olduğunu bilmekten geçmektedir. KKP yazılımının işletmeye kurulum sürecinde önemi yüksek olan sınırlı sayıdaki alanlara kritik başarı faktörleri denir. KKP uygulama başarısını etkileyen kritik faktörlerin dikkate alınması durumunda organizasyonel etkinlik iyileşecek, kullanıcı tatmini artacak, toplam maliyetler azalacak, müşteriye teslimat hızı artacak ve sistemin kullanımı yaygınlaşacaktır.
Üst Yönetim Desteği
Üst yönetim denildiğinde işletme yöneticileri ifade edilir. İşletmeye KKP sisteminin kurulumunda üst yönetim desteğinin kapsamı üç başlık altında toplanır. Bunlar: liderlik etmek, ilgi göstermek ve gereken organizasyonel kaynakları (işgücü, finansman, teknik ekipman, zaman vb.) sağlamaktır. KKP sisteminden elde edilecek enformasyonun esas kullanıcısı yöneticilerdir. Üst yönetim, işletmeye KKP adaptasyonu esnasında işgörenleri motive eder, sistemin kurulum sürecinde toplantılara katılır ve sistemin kurulumunu aktif bir şekilde destekler.
Sistem Mimarisinin Belirlenmesi
İşletmenin gereksinimlerine cevap verebilecek, verimliliğini, etkinliğini ve etkililiğini arttıracak bir KKP mimarisinin seçilmesi çok önemli bir başarı faktörüdür. KKP sistemi karmaşık bir mimari yapıya sahiptir. Bu yüzden de, sistemi uygulama aşamasında işletmede bulunan tüm çalışanlar zorlanmaktadır. Çalışanlara eğitimlerin iyi verilmesi ve çalışanların sistem hakkında yeterli bilgiye sahip olması, KKP sistemlerinin başarılı olmasını kolaylaştıracaktır.
Kullanıcı Tatmini
Bilgisayar enformasyon sistemini kullanan, idari sorumluluğa sahip, verileri giren, raporları hazırlayan, sistemin çıktılarından yararlanan kişi ya da kişilere kullanıcı denir. Kullanıcılar, yeni sistemin özellikle işleri üzerindeki etkisiyle ilgilendiklerinden, KKP sistemi kullanıcıların beklentilerini karşılamalıdır. Tatmin terimi, durumu etkileyen faktörlere yönelik duyguların toplamını ifade eder. Kullanıcı tatmini ise bilgisayar enformasyon sistemini kullanan kişinin tutumudur. Başka bir ifadeyle kullanıcının bilgisayar sistemi ile etkileşiminden sonraki duygularına kullanıcı tatmini denir. Kullanıcı tatmininin önemi; KKP sisteminin kullanımını artıracak olmasından kaynaklanır. KKP sistemleri, kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılar. Bu durum kullanıcı tatminini yükseltir ve sistemin kullanımını teşvik eder. Kullanıcı tatmininin en önemli tahmin edicileri, algılanan kullanım kolaylığı ve algılanan faydadır.
Kullanıcı Direnci
Yeni sistemin kullanımındaki isteksizliğe, kullanıcı direnci denir. KKP sistemi gibi bir bilgisayar enformasyon yeniliğinin işletmeye adaptasyonu gerçekleştirildiğinde, personelin muhtemel reaksiyonu “kabul” veya “direnç” yönünde olacaktır. KKP sistemine geçişte yaşanan problemler içinde ve enformasyon sistemlerinin başarısızlığında en önemli rolü kullanıcı direnci oynar. Direncin nedenleri olarak, iş içeriğindeki değişim, yeni sistemin belirsizlikler içermesi, statü kaybı, yeni yeteneklerin geliştirilmesi baskısı, yüksek performans beklentisi, kullanıcıya açıklanmayan faydalar, bilgi ve eğitim eksikliği, sürekliliğe duyulan arzu ve eski metotlara olan güven vardır. Başlıca muhalif direnç davranışları ise; düşük kullanım seviyesi, kullanmaktan kaçınma, memnuniyetsizlik, şikayet, endişe, stres, korku, gönülsüzlük, uyum sağlayamama, sistemi kötüleme, bilgisayar ekipmanına zarar verme, verileri saklama, hatalı veri girişi yapma ve benzerleridir.
Teknik Uyumluluk
KKP başarısızlık nedenlerinden bir diğeri de sistemin organizasyonel ihtiyaçları karşılamaması yani teknik uyumsuzluktur. Teknik uyumluluk denildiğinde yazılım ve donanım dahil mevcut enformasyon sistemiyle yeni bilgisayar enformasyon sisteminin uyumluluk derecesi ifade edilir. Enformasyon teknolojisi mimarisinin temel hedefi; sistemlerdeki uyumsuzluklardan uzaklaşmak, entegrasyonu gerçekleştirmektir.
İş Süreçlerinin Yeniden Gözden Geçirilmesi
Maliyet, kalite, hizmet, dağıtım, esneklik, iş tatmini, hız gibi kritik performans ölçümlerinde köklü iyileşmelerin başarılabilmesi için iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve işletme süreçlerinin radikal bir şekilde yeniden tasarlanmasına iş süreçlerinin yeniden gözden geçirilmesi denir. İş süreci ise girdilerin çıktı hâline dönüştürülmesi için gereken faaliyetlerin yerine getirilmesidir. İş süreçlerinin yeniden gözden geçirilmesi
uygulamasında sürecin içinde katma değer oluşturmayan faaliyetler ortadan kaldırılır. Çalışma şekli yeniden düzenlenir. Organizasyonel yapı ve prosedürler daha basitleştirilir.
Toplam Kalite Yönetimi (TKY)
Toplam kalite yönetimi: işletme çapında sürekli iyileştirmeye dayalı, bütün işgörenlerin katılımını içeren, müşterilerin ihtiyaçlarını dikkate alarak sıfır hata ile ürün ve hizmet üretimini esas alan bir yönetim felsefesidir. Toplam kalite yönetiminin merkezinde hatasız üretim, müşteri tatmini, sürekli iyileştirme ve sürece odaklanma vardır. Toplam kalite yönetimi, KKP adaptasyonunda temel kritik başarı faktörlerindendir. İşletmede yürütülen toplam kalite faaliyetleri aynı zamanda KKP sistemi adaptasyon sürecini pozitif yönde etkilemekte ve organizasyonun performans başarısına olumlu katkı yapmaktadır. Toplam kalite yönetiminin amaçları; daha iyi işgören ilişkisi, sürekli verimlilik artışı, müşteri tatmininde sürekli iyileşme, organizasyonel performansta mükemmellik, planlamaya destek, çevrim zamanının kısaltılması ve minimum maliyetlerle işletme faaliyetlerini gerçekleştirmektir.
Organizasyonel Amaçlarda Konsensus
Yeni teknolojinin kullanımına yönelik kullanıcı tutumlarına organizasyonel amaçlarda konsensüs adı verilir. Karar verme sürecinin bir çıktısı olan konsensus, bütün tarafların anlaşarak en makul kararın grup kararı şeklinde alınmasıdır. İşletmede KKP sistemini kullanacak olanların KKP uygulama sürecine katılımı organizasyonel konsensusu artırır. Organizasyonel amaçlarda konsensus, etkin uygulamaya, sistem başarısının izlenmesine ve sonuçta işletme performansına yol açar. İşletmenin çevresine, hedeflerine ve stratejilerine yönelik alınan kararların uygulanmasına yardım eder. Enformasyon paylaşılır, fikirler açıklanır ve üyeler arasındaki görüş farklılıkları giderilir. Sistemin kurulumunda ortaya konulan konsensus sayesinde koordinasyon ve verimlilik sağlanır. İşletme üyelerinin pazarlama, yenilik, insan kaynakları, finansal kaynaklar, fiziki kaynaklar, kâr gereksinimi vb. alanlardaki sorumlulukları paylaşılır.
Eğitim
KKP eğitimi çeşitli kullanıcı gruplarına günlük faaliyetlerinde KKP sistemi kullanımını kazandırmaktır. KKP eğitimi, kullanıcıları KKP sisteminin bir parçası yapar. Verilen kullanıcı eğitimlerindeki başarısızlık KKP adaptasyon problemlerine yol açar. KKP eğitiminin başarılı olarak değerlendirilebilmesi, ancak iş görenlere sistemde karşılaştıkları problemleri çözecek yeterlilikte bilgi birikiminin verilmesiyle sağlanır.
Enformasyon Yoğunluğu
Ürün veya hizmetin kullanımı, üretimi, geliştirilmesi için ihtiyaç duyulan enformasyon miktarına enformasyon yoğunluğu denir. İşletmenin ihtiyaç duyduğu enformasyon yoğunluğuna bağlı olarak KKP enformasyon sisteminin adaptasyonu ve kullanımı gerçekleşir.
Rekabetçi Baskı
Rekabet, işletmenin faaliyet gösterdiği iş çevresi demektir. Rekabetçi baskı, işletmenin yeniliklere başlaması için harekete geçmesine neden olan etki şeklinde açıklanabilir. Pazarda rekabet ne kadar yoğunsa, işletmeler o derece yeniliği uygulamaya istekli olmaktadırlar.
Çevresel Belirsizlik
Çevresel belirsizlik, işletme yöneticilerinin gelecekteki muhtemel olayları öngörememesi ve çevrenin bileşenleri arasındaki ilişkileri anlayamamasıdır. Çevrenin bileşenlerini endüstriyel ilişkiler, ekonomik çevre, hükümet politikaları, rakipler, teknolojik süreçler, yasal düzenlemeler, tedarikçiler, müşteriler gibi unsurlar meydana getirir.
KKP Uygulama Başarısı
KKP sisteminden elde edilecek faydalara uygulama başarısı denilmektedir. KKP sisteminin başarısı, KKP sistemleriyle başarılabilecek en iyi çıktılara işaret eder. Bu yüzden KKP uygulama başarısının ölçülmesine ve değerlendirilmesine ihtiyaç vardır.
Organizasyonel Performans
İşletmenin hedeflerini gerçekleştirme derecesine performans denir. Organizasyonel performans denildiğinde KKP sisteminin işletme performansını iyileştirmesine işaret edilir. KKP kullanımının işletme performansı üzerindeki faydalarının ölçümünde; pazar performansı, finansal performans ve ekonomik performans dikkate alınır.
KKP Sisteminde Karşılaşılan Problemler ve Çözümler
KKP sisteminin işletmelere en büyük yararlarından biri, rakipleri karşısında rekabet üstünlüğü sağlamasıdır. Ancak uygulanması kolay bir sistem olmadığı için, beraberinde bazı problemlerin de yaşanmasına sebep olmaktadır. Bu problemlerden bazıları; KKP sisteminin işletmeye uyumlaştırılması, KKP sistemleri ile ilgili danışmanlık süreci, çalışanların KKP sistemlerine karşı tutumları ve KKP sistemlerinin getirdiği maliyetler ve teknik destek yetersizliğidir.
KKP Sistemlerinde Performans Değerlendirme Modelleri
İşletmeler, literatürde yer alan bilgi sistemlerinin performansını ölçen modelleri ele alarak, KKP sisteminin performansını değerlendirebilirler. Bu modeller, Delone ve Mclean Modeli, Gable Modeli, Genişletilmiş KKP Başarı Modeli, Markus ve Tanıs Modeli ve Kurumsal Karne Yöntemidir.
Delone ve Mclean Modeli
Bu modelde; sistem kalitesi, bilgi kalitesi, sistemin kullanımı, kullanıcı memnuniyeti, bireysel etki, örgütsel etki faktörleri yer almaktadır.
Gable Modeli
Gable modelinin, Delone ve Mclean Modelinden farkı, kullanıcı memnuniyeti faktörünün modelde yer almamasıdır. Modelde sistem kalitesi, bilgi kalitesi, bireysel etki ve örgütsel etki ölçüldüğünde performans iyiyse, memnuniyeti ölçmeye gerek yoktur görüşü yer alır. Kullanıcıların memnuniyeti, bilgi sisteminin performansını etkilememektedir, tam tersine geri kalan diğer faktörler performans üzerinde büyük bir etkiye sahiptir.
Genişletilmiş KKP Başarı Modeli
Genişletilmiş KKP Başarı Modeli, Gable Modeli’ne farklı faktörlerin eklenmesiyle oluşturulmuş bir modeldir. Modelde, sistem kalitesi, bilgi kalitesi, bireysel etki, örgütsel etki, üretici/danışman kalitesi ve çalışma grubu etkisi yer almaktadır
Markus ve Tanis Modeli
Bu modelde, KKP Sistemlerinin uygulama aşamasında yer alan 4 aşama ayrı ayrı değerlendirilir. İlk aşama, planlamadır. İkinci uygulama aşaması, uygulama öncesi aşamasıdır. Üçüncü aşama, uygulama aşamasıdır. Dördüncü ve son aşamada uygulama sonrasıdır.
Kurumsal Karne (Balanced Scorecard) Yöntemi
Kurumsal karne yöntemi, örgütün vizyonunu, stratejik hedeflerini ve bu hedeflere uygun performans ölçümlerinin oluşturulmasını sağlayan bir sistemdir. Bu yöntem sadece performans ölçüm aracı değil, işletmeler için hayati önemi olan stratejilerin hayata geçirilmesini ve düzgün uygulanmasını da sağlayan bir yönetim sistemidir.