YBS307U-KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA SİSTEMLERİ
Ünite 5: Kurumsal Kaynak Planlaması Uygulaması
Giriş
Küresel rekabet şartlarında faaliyet gösteren işletmelerin, bilgi teknolojilerinden (BT) faydalanmaları gerekmektedir. En dikkate değer BT araçlarından birincisi Kurumsal Kaynak Planlama Sistemleridir. KKP Sistemleri her işletme için temel gereksinim hâline gelmeye başlamıştır. KKP Sistemleri tek veritabanı içeren, çok modüllü, karmaşık bir yapıya sahip ve bütünleşik bir Sistemi sistemidir. KKP Sistemlerinin uygulanma stratejileri işletme büyüklüğüne, organizasyon yapısına, kültürüne, sektörüne, hatta işletmenin bulunduğu ülkeye göre farklılıklar içerir.
KKP Sisteminin İşletmelere Uygulanması
Sistem geliştirme yaşam döngüsü (SDLC) bilgi sistemlerini geliştirmek için aşamalı yaklaşımı içeren bir yapıdır. SDLC içerisinde her bir aşamada farklı faaliyetler vardır. Bu faaliyetler, bütçe belirleme, işletme gereksinimlerini edinme, modelleri tasarlama ve kullanıcı belgeleri için ayrıntıları belirlemeyi içermektedir. KKP sistemlerini uygulamaya geçmeden önce, işletmelerin hâlihazırda kullandıkları sistem ve araç türlerine bağlı olarak bir sistem geliştirme aşamalarının gerçekleştirmesi gereklidir. Sistem geliştirme çok aşamalı bir süreç olduğu için, KKP sistemlerini uygulamadan önce aşamalar içinde yer alan hangi faaliyetlerin yapılması gerektiği ile ilgili işletmede seçim yapılır. Sistem geliştirme yaşam döngüsü faaliyetleri sırasıyla; planlama, analiz, tasarım, geliştirme, test etme, uygulama ve sürdürmedir.
Planlama
Bu aşamada, işletmeler bilgi sistemini geliştirmek için bir çözüm planı oluşturur. Bu planı oluştururken de işletmelerin planlama evresinde gerçekleştirmesi gereken 3 faaliyet yer almaktadır;
• Geliştirilecek Sistemi Tanımlama, • Proje Kapsamını Belirleme ve • Proje Planını Geliştirmektir.
Geliştirilecek Sistemi Tanımlama
İşletmeler bu faaliyette, örgütün stratejik hedeflerini desteklemek için gereken sistemi belirlemek ve geliştirmek için KKP sistemini iyi araştırmalı, öğrenmeli ve seçimini bu unsurlara göre yapmalıdır.
Proje Kapsamını Belirlemek
İşletmeler KKP sistemini uygulamaya geçmeden önce, proje alanlarını belirlemeli ve işletmede kullanılan sistemlerini geliştirmek için proje kapsamında yer alan belgeleri oluşturmalıdır. Proje kapsamı sistem gereksinimlerini açık bir şekilde belirleyen bir unsurdur.
Proje Planını Geliştirmek
İşletmede, tüm sistemi geliştirme için ayrıntılı bir proje planı hazırlanmalıdır. Bu proje planı, sistem geliştirme içerisinde ne, ne zaman ve kim gibi soruları içeren bir plandır. Plan; proje planını kimin gerçekleştireceği, her bir faaliyeti tamamlamak için gereken zamanı, planı hayata
geçirecek faaliyetlerin neler olduğu gibi konuları içermektedir.
Analiz
Sistem geliştirme yaşam döngüsünün analiz aşamasında, son kullanıcı ve bilgi teknolojisi uzmanları, KKP sistemi için işletmenin gerek duyduğu belgeleri toplama ve anlama konusunda birlikte çalışırlar. Analiz aşamasında iki faaliyet yer almaktadır.
İşletme Gereksinimlerini Toplama
İşletme gereksinimleri, sistemin başarılı olmasını sağlayan çalışan isteklerini detaylandırır. Bu gereksinimler tüm sistemin yönetilmesi için çok önemlidir. İşletmenin tümünde hangi faktörlere ihtiyaç duyulduğu ile ilgili bilgi toplama ve araştırma faaliyetlerini içermektedir.
Gereksinimleri Önem Sırasına Göre Düzenleme
Bütün işletme ihtiyaçları belirler belirlemez bu gereksinimler önem sırasına göre sıralanır. Bu sıralama her kullanıcıya bir belge olarak sunulur.
Tasarım
Sistem geliştirme yaşam döngüsü içindeki tasarım aşamasının temel hedefi, uygulanmak istenen sisteminin nasıl çalışacağına dair detaylı bir teknik projeyi oluşturmaktır. Tasarımı yaparken, proje ekibi sistemin teknik ve fiziksel olarak işletme için uyumunu araştırır.
Teknik Yapıyı Tasarlama
Teknik yapı; donanım, sistemi ve sistemi işletimini sağlamak için gerekli telekomünikasyon araçlarından oluşmaktadır. Genel olarak sistemler, bir server üzerinden çalışan uygulama Sistemi, çalışanın sahip olduğu iş istasyonları ile bilgisayar ağı üzerinde çalışan yapılardır.
Sistem Modelini Tasarlama
Sistem modelleme tasarımın grafiksel sunumunun oluşturulmasıdır. Bu aşamada KKP sisteminde yer alan, raporlar, görüntüler, Sistemi ve veritabanları işletme için modellenebilir.
Geliştirme
Sistem geliştirme yaşam döngüsünün geliştirme aşaması esnasında, tasarım aşamasından gelen tüm belgeler ve veri tabanı aktarılır ve gerçek sisteme dönüşüm başlatılır. Geliştirme aşamasında Teknik yapıyı oluşturma ve Veritabanı ve programları kurma faaliyetleri yer alır.
Teknik Yapıyı Oluşturma
İşletmeler, sistemlerinin oluştururken ilk olarak çalışacakları yapının planını belirlemelidir. Geliştirme aşamasında, işletmenin tasarım evresi sırasında belirlediği teknik yapıyı desteklemek için gerekli ekipmanlar satın alınır ve sisteme uyarlanır.
Veri Tabanı ve Programları Kurma
Teknik yapı oluşturulur oluşturulmaz, destekleyici veri tabanları oluşturulur. İşletmeler tarafından sistem için gerekli yazılımlar ya yazılır ya da satın alınır.
Test Etme
Sistem geliştirmenin test etme aşaması, sistem çalışmasının gerçekleştirdiği hayat döngüsü ve analiz aşamasında tanımlanan tüm işletme gerekliliklerinin karşılanmasıdır. Bu aşamada test koşullarını belirleme ve sistemi test etmeyi gerçekleştirme gibi faaliyetler yer alır.
Test Koşullarını Belirleme
İşletmeler, kapsamlı test (deneme) yapmak için test koşullarını ayrıntılı bir şekilde belirlemelidir. Test etme koşullarında her adımın beklenen sonuçlarıyla beraber yerine getirilmesi gereken sistem adımları ayrıntılı bir şekilde ele alınmalıdır. Sistemi Test Etmeyi Gerçekleştirme: Yeni sistemi test etmeye başladığınızda bunu birçok farklı şekilde gerçekleştirmelidir. Testlerin en yaygınlarından birkaçı:
• Birimi test etme, testler bireysel birimler ya da sistemin kodunun bir parçasıdır. • Sistemi test etme, birimlerin doğrulanması ya dair sistem fonksiyonlarını doğru olarak tüm sistemle bütünleştirdiğinizde kod parçalarının yazılması. • Bütünleşmeyi test etme, ayrılan sistemleri birlikte çalışabilmesini doğrulama. • Kullanıcı kabulünü test etme, sistemi memnun edecek işletme gerekliliklerini ve işlerini doğru olarak yerine getirmesi için kullanıcılara yetki verip vermemeyi tanımlar.
KKP Sisteminin Uygulanmasının Önemi
KKP Sistemlerinin uygulanma aşaması işletmede Sisteminin canlı kullanımındaki başarısını doğrudan etkileyen karmaşık, uzun zaman alan ve zor bir süreçtir. KKP Sistemi projelerinin temel başarı ölçütleri zaman ve maliyettir. Bazı projeler zaman ve maliyet sınırları aşılarak başarıya ulaştırılmaya çalışılır. Uygulama süreci aşamaları:
• Proje ekibinin belirlenmesi, • Analiz çalışmaları; işletmedeki tüm süreçlerin yeniden gözden geçirilmesi, • Kullanıcı eğitimleri, • Test verilerinin modellenmesi, belirlenmesi ve girilmesi, • Test sonuçlarının değerlendirilmesi, • Canlı kullanıma geçiş.
KKP Sistemlerinin işletmeye uygulanmasından önce detaylı bir hazırlık çalışması yapılmalıdır. Sistemin uygulanması işletmedeki tüm bölümleri yakından ilgilendirdiği için bölümler arasında ciddi bir iletişim ortamı sağlanmalıdır.
KKP Sisteminin Uygulanma Zorlukları
KKP Sistemlerinin adaptasyonunda dikkat edilmesi gereken birçok kritik konu vardır. Mahmood, Khan & Bokhari (2019) literatürü tarayarak yaptıkları çalışmada KKP Sisteminin işletmeye adaptasyonundaki kritik faktörleri belirlemişlerdir. Literatürdeki çalışmalardan elde
edilen verilere göre belirlenen en önemli 10 faktör şu şekilde sıralamışlardır:
• Üst yönetim: Yapılan çalışmada en kritik görülen nokta, projeye üst yönetim desteğinin sağlanması. • Değişim yönetimi: Değişime karşı direnç ikinci en önemli zorluk olarak karşımıza çıkıyor. Orta düzey yöneticiler ve çalışanlar çeşitli nedenlerle değişime karşı direnç gösterirler. • Eğitim ve geliştirme: KKP Sistemleri karmaşık ve özel eğitim isteyen sistemlerdir. Proje ekibinin ve danışmanların bilişim bilgisi zayıf olan çalışanlara bilgi aktarımı kolay değildir. Çalışanların bu konudaki bilgi ve becerilerinin geliştirilmesi gerekir. • İletişim: KKP Sistemlerinin uygulanması kapsamı çok geniş olan ve işletmedeki hemen hemen tüm bölümleri ilgilendiren bir projedir. • Sistem entegrasyonu: İşletmeye projesi kapsamında birçok KKP modülü kurulur. Modüllerin birbiri ile olan entegrasyonu ve varsa işletmedeki diğer sistemlerle olan entegrasyon önemli zorluklar içerir. • İş süreçlerindeki yeniden mühendislik: Analiz çalışmaları esnasında iş süreçlerinde eksiklikler veya hatalar tespit edilebilir. Eksiklikler veya hataların giderilebilmesi için iş süreçlerinin tasarımlarının güncellemesi gerekebilir. • Danışman/Sistemi satıcısının seçimi: KKP Sistemin seçimi kadar satıcının seçimi de önemlidir. • Proje yönetimi: Kötü risk yönetimi, kapsam hataları, kaynakların proje ekibi tarafından etkili kullanılamaması projeyi başarısızlığa götürür. • Proje ekibi: Proje ekibi farklı birim çalışanlarından ve karar verebilecek, kendi konusunda uzman olan kişilerden oluşmalı. • Proje ekibinin desteklenmesi: Seçilen proje ekibi etkin ve yetenekli kişilerden oluşsa bile zaman içinde bazı sorunlar çıkabilir.
KKP Sisteminin Uygulama Aşamaları
KKP uygulama aşaması ön değerlendirme, planlama, analiz, kullanıcı eğitimleri, testler, testlerin değerlendirilmesi ve canlı kullanıma geçiş süreçlerinden meydana gelir.
Ön Değerlendirme
İşletme KKP sistemini uygulamaya karar verdiğinde, il olarak hangi KKP Sisteminin daha iyi olduğu araştırmaya başlar. Ancak özellikle günümüzde KKP Sistemi işletmeleri çok olduğu için, hangi Sistemin işletme için uygun olacağını araştırmak ve uygun olanını seçmek çok önemlidir. Tüm sistemler aynı özellikleri taşımamaktadır. Her sistemin kendi güçlü ve zayıf yönleri vardır. Ön değerlendirme süreci, işletmenin iş süreçlerine uygun olmayan Sistemleri değerlendirmeye almadan elemek için çok önemli bir süreçtir.
Proje Planlama Aşaması
Bu aşama, KKP uygulama sürecini tasarlama aşamadır. KKP uygulamasının nasıl yapılacağına ilişkin detaylar, bu aşamada belirlenir. Proje için zaman çizelgeleri, son teslim tarihleri belirlenir ve proje planı geliştirilir. Bu planlar yapılırken her detay adım adım belirlenir. Proje planlama aşamasında, uygulama ekibinin belirlenmesi çok önemlidir. Proje planlamada ayrıca, beklenmedik durumlarla karşılaşılırsa ne yapılması gerektiği ile ilgili planların yapıldığı bir aşamadır. KKP sistemleri modül modül oluşan bir bilişim sistemi olduğu için, her modülün uygulaması için ayrı proje ekipleri yer almaktadır. Bu ekiplerinde başında, planlama, örgütleme, koordine ve kontrol faaliyetlerini gerçekleştiren ekip liderleri vardır. Proje ekibinin ilk önemli görevi proje planını oluşturmaktır. Planlamanın bir sonraki adımı ise kullanıcı eğitimlerinin planlamasıdır. Bu eğitimlerde işletme çalışanlarından kimler, hangi yetkilerle ve sistemi nasıl kullanacaklarını öğreneceklerdir. Testler için işletme faaliyetlerini iyi yansıtan senaryo hazırlanmalıdır. Senaryo çalışması, işletmedeki tüm bölümlerin katkısı ile gerçekleştiği için planlanması zor olan bir faaliyettir. Daha sonra senaryonun nasıl uygulanacağı planlanır. Test sonuçlarının değerlendirilmesi süreci yine planlama açısından dikkat edilmesi gereken önemli bir süreçtir. Son aşama ise canlı kullanıma geçiş faaliyetidir.
Analiz Toplantıları
Analiz çalışmaları, genel itibariyle proje ekibi ve analizi yapılan bölüm çalışanları ile gerçekleştirilir. Analiz toplantılarında iş süreçlerinin iyileştirilmesi, değiştirilmesi gibi kararlar alınır. Analiz toplantılarında dikkat edilmesi gereken noktalar şöyledir:
• Her toplantının amacı, içeriği net olmalı, • Toplantı içeriğine uygun katılımcılar belirlenmeli, • Toplantı günü, saati, süresi ve toplantı yeri belli olmalı, • Toplantı zamanı ve yeri belirlenirken, işletme faaliyetlerinin minimum aksaması hedeflenmeli, toplantı verimliliğine de dikkat edilmeli, • Toplantı kararları oy birliği ile alınmalı. Toplantılarda karara bağlanamayan konular proje yöneticisi ve üst yönetim arasında müzakere edilerek bir karara bağlanmalı, • Toplantılar mutlaka kayıt altına alınmalıdır.
İşletme içindeki her bir iş süreci proje ekibi, süreç sahipleri ve varsa danışmanlarla analiz edilir. Analizi yapılan iş sürecinin varsa iş akış diyagramı gözden geçirilir. İş akış diyagramı yok ise sürecin iş akış diyagramı çıkarılır. İş akış şemaları; bir sürecin gerçekleşmesi için gerekli olan adımları, verilmesi gereken kararları sıralı bir biçimde uygun şekillerle görsel olarak ifade etme yöntemidir. İş akış ve veri akış diyagramları çıkarılmış bir sürecin üzerinde yapılması gereken iyileştirmeler veya değişiklikler daha sağlıklı yapılır. Analizi biten iş süreci ile Sistemi sureci karşılaştırılır. İş süreçleri ile uyumlu olmayan Sistemi
süreçleri tespit edilir. Hem iş süreçleri hem de Sistemi süreçleri belli tecrübeler ile belirlenmişlerdir. Çakışmaların giderilmesi için genel olarak takip edilmesi gereken yol şöyle olmalı. Uyumsuz olan durum öncelikle işletme sürecinin kırmızı hattı mı? Böyle bir durumda bile öncelikle Sistemi süreci öncelikle dikkate alınmalı. İş süreçleri ile Sistemi süreçlerindeki çakışmalar giderildikten sonra iş ve veri akış diyagramları da güncellenir. Analiz toplantılarının son aşaması Anahtar Performans Göstergelerinin (APG) belirlenmesidir. Anahtar performans göstergeleri (KPİ’ler), bir firmanın kritik başarı faktörlerini yansıtan bir dizi ölçülebilir ve stratejik ölçüm olarak tanımlanır.
Veri Modeli Oluşturulması
KKP Sistemleri işletmede üretilen tüm verileri sahip olduğu tek bir veritabanında tutar. Böylelikle işletmeler “Büyük Veri” diye adlandırılan veri büyüklüklerine sahip olurlar. Veriler sisteme tanımlanırken elimizdeki altın kural “her nesne sistem içinde sadece bir yerden tanımlanmalı”. Tanımlanan nesne ait olduğu modülde tanımlanır ve diğer modül kullanıcıları o tanımı kullanırlar.
Test Verilerinin Belirlenmesi
Test verilerinin belirlenmesi uygulama sürecinin önemli aşamalarından biridir. Test verileri bir senaryoya göre belirlenmesi oldukça başarılı bir yöntemdir. Ancak senaryo hazırlamak hem zor hem de artı maliyet getiren bir süreçtir. Test verilerini senaryo çalışması dışında yapılacak bir çalışma ile de belirleyebilir. Senaryo çalışmasında olduğu gibi proje ekibi, iş süreçlerinin sahipleri ve mümkünse süreç danışmanlarının katılımı ile test verilerini belirlerler. Test verileri belirlenirken tüm iş süreçleri dikkate alınmalıdır.
Kullanıcı Eğitimleri
KKP Sistemi işletmelerde her seviyedeki çalışanlar tarafından kullanılır. Sistemi kullanma yoğunlukları farklı olmakla birlikte hem beyaz yakalı hem de mavi yakalı kullanıcılar vardır. İşletmenin en üst yöneticisi belki veri girişi yapmayacaktır ama bazı kritik raporları alması gerekir. Öncelikle her modülün kullanıcıları proje ekibi ve ilgili birimin yetkilileri ile belirlenir. Kullanıcılar da kendi içinde iki gruba ayrılır. Anahtar kullanıcılar ve kullanıcılar. Anahtar kullanıcılar KKP Sistemini benimseyen, işletme iş süreçlerine hakim, işletmeden yakın zamanda ayrılmayacağı düşünülen çalışanlar içinden seçilen özel kullanıcılardır. Kullanıcılar ise kendi sorumluklarında olan iş süreçlerini gerçekleştirirken sisteme veri girişleri yapan ve sistemden kendi sorumlulukları uygun raporlar alabilen çalışanlardır. Anahtar kullanıcılar ve kullanıcılar kendi sorumlulukları doğrultusunda Sistemi üzerinde yapmaları gereken eylemleri öğrenmeleri gerekmektedir. Eğitimler hem anahtar kullanıcılara hem de diğer kullanıcılara planlandığı şekilde verilir.
Test Verilerinin Sisteme Girilmesi
Test verileri senaryoya uygun olarak sistem girilmesi istenir. Eğitimleri tamamlanan anahtar kullanıcılar ve kullanıcılar senaryodaki kendi sorumluluklarında olan veri girişlerini yetkileri ile de sınırlı olarak sisteme girerler.
Veri Girişlerinin Değerlendirilmesi
Senaryo çerçevesinde kullanıcılar tarafından veri girişleri tamamlandıktan sonra proje ekibi, süreç sahipleri ve danışmanlar tarafından senaryo sonuçları üzerinden kontroller yapılır. Senaryoda belirtilen çıktılardan başlayarak sistem üzerinde yapılan tüm eylemler kontrol edilir. Kontrollerde temelde üç çeşit hata bulunabilir:
1. Veri girişlerinde kullanıcı hatalar, 2. Sisteminden kaynaklanan hatalar, 3. Analiz çalışmalarında yapılan yanlış analizler sonucunda oluşan hatalar.
Canlı Kullanıma Geçiş
Canlı kullanım Sistemi sektöründe kullanılan bir terimdir. Sistemin işletmede fiili olarak iş görmek maksadıyla kullanılmasını ifade eder. Canlı kullanıma geçiş süreci testleri başarı ile bitirilmiş olan KKP Sisteminin Canlı Kullanım şartlarına hazırlanma sürecidir. KKP Sistemleri canlı kullanıma geçişi üç farklı şekilde gerçekleştirilir. Tek aşamada, pilot uygulama ve kademeli geçiş yöntemi. Tek aşamada canlıya geçiş yöntemi KKP Sisteminin tüm modüllerinin aynı anda işletmede devreye alınmasıdır. Pilot Uygulama yöntemi, Sistemin işletme içinde seçilen bir bölümde veya işletmenin farklı yerleşkelerinden birinde koşturulmasıdır. Kademeli geçiş yöntemi ise Sistemi modüllerinin kademeli olarak canlı kullanıma geçirilmesidir.
Test değerlendirme toplantılarından testlerin başarılı olduğu sonucunun çıkması ile proje ekibi Sistemin canlı kullanıma geçilmesi çalışmalarına başlar. Canlı kullanıma geçiş yukarıdaki yöntemlerden biri seçilebilir. Ayrıca Proje ekibi canlı kullanım için bazı konu başlıklarını da kendi içinde müzakere etmelidir.
1. Eski verilerin yeni sisteme aktarılma yöntemi ve süresi 2. Canlı kullanıma geçildikten sonra eski sitemin belli bir süre paralel devam ettirilip ettirilmemesi, 3. Canlı kullanım başladığı andan itibaren proje ve Sistemi ekibi hangi plan ile ve ne kadar refakat edileceği.