YBS207U-BİLİŞİM SİSTEMLERİ
Ünite 4: Kurumsal Uygulamalar
Kurumsal Kaynak Planlaması
Günümüz iş dünyasında artan rekabet koşulları, işletmeleri verimlilik, maliyet ve kalite yolunda önlem almaya ve eylem planı uygulamaya zorunlu kılmaktadır. Müşterilerin ve tedarikçilerin artan pazarlık gücü, sektörlerdeki mevcut rekabet ve her an yeni bir rakibin pazara girme olasılığı, işletmelerin üzerindeki başlıca rekabet baskıları olarak sayılabilir.
Kurumsal Kaynak Planlaması Tanımı
Uzun zamandır (yaklaşık 30 sene) çok sayıda işletme tarafından kullanılmasına karşın, Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) için üzerinde anlaşılan ortak bir tanım uzun süre oluşturulamamıştır. Belirli bir kesim “yazılım” olarak tanımlarken, daha doğru tanım olan “sistem”i kullananlar da vardır. Henüz bölümün başındayken belirtmek ve vurgulamakta fayda bulunmaktadır: KKP olarak kullanılan kısaltmanın İngilizce karşılığı ERP’dir. ERP (Enterprise Resource Planning), ana dilimizdeki kaynaklarda da Türkçe çevirisi olan KKP’den daha sık ve fazla kullanılmaktadır. KKP, en basit ve akılda kalacak şekilde ise “anlık para ve mal akışını gösteren sistem”, olarak tanımlanabilir.
Kurumsal Kaynak Planlama Sisteminin Gelişim Süreci
KKP’nin tarihsel gelişiminde KKP’nin ortaya çıkış sebeplerini ve öncülerini araştırmak gerekir. Bu öncüler sırasıyla MRP (Material Requirements Planning-Malzeme İhtiyaç Planlaması) ve MRP II’dir (Manufacturing Resource Planning-İmalat Kaynakları Planlaması). Bazı araştırmacılar DRP (Distribution Resource Planning- Dağıtım Kaynakları Planlaması) ve CIM’i (Computer Integrated Manufacturing-Bilgisayar Bütünleşik Üretim) de eklemektedirler. Ancak asıl öncüleri MRP ve MRP II’dir.
Kurumsal Kaynak Planlamasının Özellikleri
Son yıllarda gelişmiş ülkelerde yoğun ilgi gören bilgisayarlı endüstriyel yönetim teknikleri uygulamalarının içinde en yaygın olan ve uygulamada başarılı sonuçlar elde edilen sistemin KKP olduğu bilinmektedir. KKP, üretimde darboğazların giderilmesine, dağıtım kaynaklarının daha iyi planlanmasına, müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesine ve stokların minimum seviyede tutularak en iyi şekilde kullanılmasına olanak vermektedir. Ülkemizde KKP sistemleri özellikle büyük ölçekli işletmelerde giderek yaygınlaşmakta ve birçok sektörde aranılır hale gelmektedir. KKP sistemlerinin temel özellikleri şu şekilde sıralanabilir: Fonksiyonellik, esneklik, modülerlik, çok yerden işletme olanağı, bilgiye hızlı erişim, ekip yönelimi, yeniden yapılanma ve evrensellik.
Kurumsal Kaynak Planlama Sisteminin Kapsamı
KKP sistemleri esasında, daha önceki kısımlarda da değinildiği üzere MRP ve MRP II kavramlarının işletmelere yeterli gelmemesi nedeniyle ortaya çıkmıştır. Bunun doğal bir sonucu olarak da MRP ve MRP II’nin
kapsamına giren her uygulama, KKP sisteminin içerisinde de yer almaktadır.
MRP kapsamına giren ürün ağaçları, üretim planı, envanter yönetimi ve iş istasyonu işlevleri, MRP II kapsamındaki, lojistik yönetimi, üretim kontrol, satış planlama, satın alma planlama, finansal planlama ve muhasebe işlevleri, KKP sistemlerinin içerisinde barındırdığı işlevlerdir. MRP ve MRP II sistemlerinin kapsamına ilaveten KKP sistemleri, kalite yönetimi, depo yönetimi, bilgi yönetimi ve insan kaynakları gibi işlevleri de bünyesinde bulundurmaktadır. KKP sistemlerinin içeriği genel olarak bilişim sistemlerini kullanarak işletme üzerinde tam bir kontrol sağlamaktır. KKP sistemleri işletme içerisinde aşağıdaki işlevleri ile kullanılabilmektedir.
Kurumsal Kaynak Planlama Sisteminin Modülleri
KKP sistemlerinin en önemli özelliklerinden biri de modüler yapıya sahip olması ve kurumların ihtiyacına göre kendilerine uyan modülleri bünyelerine monte etmeleridir. KKP modülleri; işletme fonksiyonlarına önemli katkılarda bulunan birer sistem bileşenini oluşturur. Modüller; iş akış zincirleri oluşturmak, bir bölümden diğerine bilgi akışını kontrol etmek, işletmeyi müşterilerine ve tedarikçilerine bağlamak amacıyla, farklı operasyonel adımlar arasında bağlantı kurarlar. KKP, modüler yapısı ile birbiriyle ilişkili işlemleri birbirine bağladığından, çalışanlar gereksinim duydukları bilgiye anında ulaşma olanağına sahip olur. Birçok mevcut KKP yazılım tedarikçisi ve bunların oluşturduğu farklı KKP yazılım paketi bulunmaktadır. Yazılım paketlerinin birbirlerinden farklılığını, kullanılan modül kombinasyonları belirlemektedir. İşletmenin kullanacağı modüller, yaptığı işe, büyüklüğüne ve işletme fonksiyonlarının özelliklerine göre değişecektir.
Kurumsal Kaynak Planlama Sisteminin Faydaları
KKP sistem kurulumu, uzun ve üst düzey çaba gerektiren zorlu bir süreçtir. İyi bir yönetim stratejisi, biraz sabır eşliğinde moral ve motivasyon ile desteklendiğinde, KKP sistemi öngörüldüğünden çok daha fazla fayda elde edilmesine yardımcı olabilir. KKP iş süreçlerini büyük oranda birbiriyle bütünleştirerek, süreçleri merkezî olarak yöneten bir sistem yazılımı altyapısı sağlar. Günümüz KKP sistemleri; süreçleri, insanları, tedarikçileri ve müşterileri birbirine bağlar ve bütünleşme için bir ortam oluşturur.
Müşteri İlişkileri Yönetimi
Yaklaşık son yirmi yıldır yoğunlaşan rekabet koşulları, işletmeler ve müşteri arasında kurulan olumlu ilişkileri üstünlük sağlayıcı önemli bir faktör olarak ortaya çıkarmaktadır . Belki de sağlıklı ve uzun dönemli müşteri ilişkileri, kuruluşların tek önemli rekabet aracı olabilecektir. Bilindiği gibi, teknolojik gelişmeler ve diğer uygulamalar çok kısa süre içerisinde taklit edilebilmekte ve bu durum rekabet üstünlüğünü uzun dönemde koruyamamaktadır. Kuruluşun, uzun ve zahmetli uğraşları
sonucunda oluşturduğu “müşteri ilişkileri” ise taklit edilmesi zor ve maliyetli olabilmektedir. Bu durum, gelecekte rekabetin yoğun biçimde müşteri ilişkileri üzerinde olacağının bir göstergesi olarak kabul edilebilir. Müşteri İlişkileri Yönetimi (MİY) sistemleri, çok uluslu işletmeler ile ülkemize girmeye devam ederken ulusal işletme ve kurumlarımız da MİY çözüm ve sistemleri ile tanışmışlardır. MİY’in de diğer kurumsal sistemler gibi ortak, üzerinde anlaşılan bir tanımı bulunmamaktadır. Literatürde MİY kavramına ilişkin çok sayıda tanım yer almaktadır. MİY’in tam olarak ne olduğunun yerleşmesi biraz zaman almıştır. Uzun sure, veri tabanı pazarlaması, tele pazarlama, doğrudan satış ile karıştırılmış ve teknoloji olmazsa olmaz diye düşünülmüş ve bu yüzden çok fazla proje başarısız olmuştur. MİY, “teknolojinin, insanların ve süreçlerin en önemli bileşenleri” olarak tanımlanmaktadır. Diğer bir deyişle, MİY; insan, süreç ve teknoloji faktörlerinin bir bileşimidir.
Müşteri İlişkileri Yönetiminin Faydaları
MİY’in birincil faydası, müşterinin işletme tarafından tanınıp ona göre işletme amaçları doğrultusunda hareket edebilmektir. Müşterilerin yaşam boyu değerine göre ve mevcut en kârlı müşteri segmentasyonuna göre eylem planı yapılıp uygulamaya çalışılır.
Müşteri İlişkileri Yönetiminin Türleri
Müşterileri anlamak MİY’in genel amacıdır. Ancak bu amaca ulaşmanın farklı yolları vardır. MİY’in üç türü bulunmaktadır: Analitik, operasyonel ve işbirlikçi MİY. Analitik MİY, işletmenin kararlarını geliştirmek için müşteri verilerinin analizi ile ilgilidir. Operasyonel MİY; pazarlama otomasyonu, satış gücü otomasyonu, ve hizmet otomasyonu dâhil olmak üzere müşteri süreçleri otomasyonu ile ilgilenmektedir. İşbirlikçi MİY ise işletme ve müşterilerinin arasındaki tüm etkileşimleri yönetmektedir.
Müşteri İlişkileri Yönetimi Modelleri
MİY uygulamaları ve performans ölçümü için geliştirilen modeller aşağıda açıklanmaktadır: Payne’nin Beş Kuvvetler Modeli, Adrian Payne tarafından geliştirilmiştir. MİY’in beş temel sürecini şu şekilde tanımlamaktadır:
1. strateji geliştirme süreci, 2. değer yaratma süreci, 3. çok kanallı entegrasyon süreci, 4. performans değerlendirme süreci ve 5. bilgi yönetimi süreci.
Tedarik Zinciri Yönetimi
Varlıklarını devam ettirmek ve gelişmek isteyen işletmeler, sürekli değişen ve gelişen kavramlar ve iş modellerini yakından takip etmişlerdir. Hammaddeden ürün/hizmetin son kullanıcıya kadar erişimini sağlayan Tedarik Zinciri Yönetimi de bu süreçte tüm paydaşlarının ilgi ve uygulama alanı olmuştur. Başlangıçta basit ulaşım ve lojistikle başlayan sistem, daha sonra planlama ve operasyonları da içine alıp gelişmiştir. Kurumsal
sistemlerin yaygın kullanımı ile önce Kurumsal Kaynak Planlamasına (KKP) eklemlenenen Tedarik Zinciri Yönetimi (TZY) daha sonra KKP vasıtasıyla Müşteri İlişkileri Yönetimi (MİY) ile de entegre olmaya başlamıştır. Böylelikle tedarikçiden son kullanıcıya kadar entegre sistemler ortaya çıkmıştır. Bu durum, hız, çeviklik gibi yeni iş modellerini geliştirmiş ve uçtan uca sistemler bütün dünyada rekabetin gereği ve dolayısıyla müşterinin faydası gereği yaygınlaşmıştır.
Tedarik Zinciri Yönetimi Tanımı
TZY’nin de KKP ve MİY gibi zaman içinde genişleyen ve evrilen bir tanımı vardır. Tedarik Zinciri kavramı üretim ve tedarik süreçlerinin her birini mamulün hammadde aşamasından müşteriye ulaşıncaya kadar entegre eden yönetim anlayışıdır, bu anlayışa geri dönüşüm ve malzemelerin tekrar kullanımı anlayışı da eklenerek tanımı genişletilmiştir.
Tedarik Zinciri Yönetimi Bileşenleri
MİY’in en önemli bileşenleri, “teknoloji, insan ve süreçler”dir. MİY; insan, süreç ve teknoloji faktörlerinin bir bileşimi olduğu kabul edilmektedir:
• İnsan: MİY stratejisinde insan faktörünün, hem çalışanlar hem de müşteriler olmak üzere iki yönlü kilit rolü vardır. • Süreç: MİY’in uygulanması, iş sürecinin yeniden yapılandırılmasını ve iş süreçlerinin odağının ürün merkezlilikten müşteri merkezliliğe doğru yönelmesini gerektirmektedir. • Teknoloji: Bilişim teknolojileri; işletmelerin müşterileri hakkındaki verileri toplamayı, düzenlemeyi, saklamayı ve kullanmayı sağlaması bakımından MİY uygulamalarında önemli rol oynamaktadır.
MİY performansı, insanlar, süreç ve teknoloji arasındaki etkileşimden büyük ölçüde etkilenmektedir.
Tedarik Zinciri Çeşitleri
Tedarik zinciri çeşitleri işletmenin yapısına ve üretim süreçlerine göre olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Bu çeşitlilik tarihsel gelişim içinde işletme yapısından üretim yapısına doğru evrilmiştir. Günümüzde ileri düzey tedarik zincirleri; yalın, çevik ve birleşik yapıdadır.
İşletme Yapısına Göre
Tedarik zincirleri, artan karışıklığa göre çeşitlilik gösterir. Tek safhalı tedarik zinciri, hammaddelerin elde edilmesi, üretim ve dağıtımdan oluşan malzeme akış fonksiyonlarını birleştirir. Bu çeşit tedarik zincirinde birçok bilgi işleme ve karar verme fonksiyonu bulunmaktadır. Fonların yönetimini de kapsamaktadır, çünkü borçlar ve alacaklar formundaki işletme sermayesi, stok ve ekipman formundaki çalışma sermayesi kadar önemlidir.
Çok safhalı tedarik zinciri yönetimi, daha önce belirtilen tedarik zinciri tanımına daha iyi bir örnektir. Bunlar tipik olarak çok şirketli tedarik zincirleridir. Tek safhalı tedarik
zincirlerinin birkaçının sistematik bir şekilde birleşmesiyle oluşur.
Üretim Sürecine Göre
Geleneksel üretim yöntemiyle başlayan süreç, israfların ortadan kaldırılmak istenmesiyle yalın sürece girmiş ve müşteri faktörünün ön plana çıkmasıyla da çevik bir yapıya kavuşmuştur. Günümüzde artık çeviklik de yüzde yüz sonuç vermemekte dolayısıyla pazardakileri birleşik (melez) bir yapıya sevk etmektedir.
Tedarik Zinciri Tarihsel Gelişim Süreci
İlk işletme organizasyonlarından, 1960’ların ilk yıllarına kadar lojistik işletmeleri önemli rekabet avantajı sağlayan işletmeler olarak görülmemekte, yalnızca operasyonel bir fonksiyon olarak görülmekteydi. Kitlesel üretim ve dağıtım döneminde lojistik, depolama ve taşımada fiziksel dağıtım faaliyetleri olarak anlaşılıyordu. Fiziksel dağıtım aşaması ayrı olarak ele alındıktan sonra, dağıtım fonksiyonunun işletme dışında, kanal içi entegrasyonla, rekabetçi bir avantaj sağlayacağı öne sürülmüş ve bu yolda gelişmeler sağlanmıştır. Başka bir ifadeyle bağımsız dağıtım organizasyonu, tedarik ve dağıtım ağı ile eş zamanlı bir entegrasyonla ciddi bir rekabet unsuru olacaktı. İşletmeler, lojistik yönetimi faaliyetlerini parçalara bölüp birden çok bölüme sorumluluk veriyorlardı. Bu yaklaşımın temel sebebi, o günün koşullarında kapsamlı ve zor problemleri çözmek için gerekli bilgisayarların olmaması ve yönetim biliminin yeterli derecede gelişmemiş olmasıydı.
Tedarik Zinciri Yönetim Süreci
Dünya Tedarik Zinciri Forumu (Supply Chain Council) üyeleri, tedarik zinciri yönetimini; müşteriler ve diğer paydaşlara değer katan ürünlerin, hizmetlerin ve bilginin temin edilmesi için nihai tüketiciden ilk tedarikçilere doğru, kilit iş süreçlerinin bütünleştirilmesi olarak tanımlamıştır.
Tedarik Zinciri Yönetiminin Faydaları
TZY, işletmelerin içsel ve dışsal sisteme uyum sağlamaları için kullandıkları çok önemli bir araçtır. Eğer bu araç etkin kullanılabilirse üretici işletmeye birçok fayda sağlayacaktır. Bu faydaların başında da işletmenin tüm aktivitelerini içerecek şekilde planlama yapılabilmesi ve işletmeler arasındaki işbirliği ile kalitenin yakalanması, fiyat ve tasarım açısından tercih edilecek bir ürün sunulması ve gerekli servis yapısının oluşturulabilmesidir.