YBS207U-BİLİŞİM SİSTEMLERİ
Ünite 2: Bilişim Sistemlerinin Stratejik Rolü
Yönetim, Örgüt ve Strateji
Yönetim, amaçlara ulaşmak için insan kaynakları, fiziksel kaynaklar, finansal kaynaklar ve bilgi kaynaklarını etkili ve verimli bir şekilde planlama, organize etme, yöneltme, denetleme faaliyetlerinden oluşan bir süreç olarak tanımlanmaktadır. Planlama, organize etme (örgütleme), yöneltme (yürütme) ve denetim (kontrol) olarak sıralanan dört işlev, yönetimin işlevleri (fonksiyonları) olarak adlandırılmaktadır ve sürekli devamlılık arz eden her yönetim sürecinde az veya çok bu dört unsurun mutlaka olması gerekmektedir. Stratejik yönetim ise örgütün uzun dönemde yaşamını sürdürebilmesini mümkün hâle getirecek, rekabet üstünlüğü ve ortalama kârın üzerinde getiri sağlayabilecek şekilde doğal kaynaklar, insan kaynakları, sermaye, hammadde, makineler gibi kaynaklarını etkili ve verimli kullanma süreci olarak tanımlanmaktadır.
Bir işletme yönetimi kavramı olarak organizasyon veya örgüt, belirli bir amaç doğrultusunda birden fazla kişiden oluşan bir grubun faaliyetlerini koordine eden, birbirleriyle uyumlu hale getiren, düzenleyen bir mekanizma olarak tanımlanmaktadır. Yöneticinin yöneticilik rolünü oynadığı alan olarak nitelendirilen örgüt yapısını, özelliklerini, sınırlarını yöneticinin tanıması, bu yapı içinde çalışan insanları ve özelliklerini anlaması gerekmektedir.
Organize etme belirli bir amacı gerçekleştirmek için yapılacak işlerin dikey, yatay ve mekânsal olarak farklılaştırılmasını ifade eder. Kısaca organize etme, farklılaştırma ve koordine etme olarak özetlenebilir. Örgüt, insan-iş süreçleri-teknoloji faktörlerini birleştiren bir sosyal sistem, bir sosyal varlık olduğu kadar bilgiyi işleyen bir sistemdir. Bu kapsamda örgüt ile bilişim sistemleri ve teknolojileri arasındaki ilişkinin şekillenmesinde işletmenin nasıl bir örgüt yapısına sahip olduğu, örgüt yapısını etkileyen unsurların neler olduğu soruları önem teşkil etmektedir.
Planlama, işletmenin amaçlarının tespiti ve bu amaçlara erişebilmek için gerekli yol ve araçların belirlenmesidir. Plan ise planlama süreci içinde amaçlara ulaşmak için belirlenmiş kararlar topluluğudur. Neyi, nasıl, nerede yapmamız gerektiğini bildiren, bunları uygun şekilde yerine getirirsek arzu ettiğimiz sonuçlara ve amaçlara ulaşabileceğimizi açıklayan, kabul ettiğimiz kararlar, yollar ve araçlardır. Plan kavramı genel olarak strateji, politika, yöntem, program gibi kavramları da içine alır. İşletmeler de amaçlarına ulaşmak için faaliyette bulundukları sektörde rakip işletmelerin faaliyetlerini izlemek ve onların yaptıkları ya da yapmaları olası faaliyetleri dikkate almak zorundadır. Pazarlama stratejileri, yatırım stratejileri, üretim stratejileri gibi stratejiler, olası rakip faaliyet ve kararlar dikkate alınarak hazırlandığı için birer stratejidir. İş stratejisini, rekabetçi bir ortamda uzun vadede kâr elde etmeye yönelik bir plan şeklinde ifade etmek doğru olacaktır. Doğru seçilen ve
etkili bir şekilde hayata geçirilen iş stratejisi, hem işletme hem de işletmenin içinde bulunduğu çevreye değer kazandırmakta ve böylelikle işletmelerin ileriye yönelik sürdürülebilir rekabet avantajını elde etmeleri mümkün olabilmektedir. E-iş stratejisi ise örgüt içi ve dışı elektronik araçlar ile gerçekleştirilen uygulamaların örgütsel stratejiye katkıda bulunduğu plan ve hedefler dizisi olarak tanımlanmaktadır. Örneğin kullanılan bilişim teknolojisinin mevcut sistem ve prosedürleri değiştirmeye etkisi olabilir: Normal posta yoluyla sipariş ve onay vermek yerine, siparişler ve onaylar ile ilgili enformasyonu bir başka işletmeye aktarmak için geleneksel EDI (Elektronik Veri Değişimi) veya daha modern internet tabanlı EDI kullanılabilir. Bu teknoloji, sipariş süreci ile ilgili maliyet seviyelerinde bir azalma yaratmasının yanında verimlilikte de bir artış sağlamaktadır.
İş Stratejisi ile Bilişim Teknolojileri ve Bilişim Sistemleri Stratejisi İlişkisi
Bilişim sistemleri stratejisi, bir örgütün uzun vade hedeflerini desteklemek amacıyla bilişim sistemlerinin kullanımına ilişkin bir dizi hedef ve plandır. Bilişim sistemleri stratejisi, işletmeyi desteklemek için gerekli olan enformasyonun, bilişim sistemlerinin ve bilişim teknolojileri mimarisinin ne olduğunu tanımlamaktadır. BS stratejisi, talep stratejisi ve arz stratejisi olmak üzere iki bileşenden oluşur. Talep stratejisi, işletme bakış açısından enformasyona ve bilişim sistemlerine yönelik gereksinimleri veya talebi tanımlamaktadır. Bir başka deyişle işletmenin ihtiyaç duyduğu bilişim sistemlerini, uygulamaları, bunlardan beklenen faydaları vb. tanımlar. Bilişim teknolojileri stratejisi olarak da adlandırılan arz stratejisi, işletmenin donanım, yazılım ve ağlar dâhil olmak üzere bilişim sistemlerine ilişkin talebinin ve ayrıca yazılım geliştirme ve kullanıcı desteği gibi hizmetlerin nasıl destekleneceğini ana hatlarıyla belirtmektedir. Bilişim teknolojileri stratejisinin temel amacı, bilişim sistemleri ve teknoloji geliştirmede işletmenin neye öncelik verdiğini, nasıl bir teknoloji ve sisteme ihtiyaç duyduğunu göz önünde bulundurarak uyumunu sağlamak ve ileri teknoloji ürünlerinin işletme bağlamında yaygın kullanımını kolaylaştırmaktır.
Bilişim Sistemlerinin ve Teknolojilerinin Örgütlere Etkisi
Son yıllarda bilişim sistemleri, örgütlerin ekonomisini temelden değiştirmiş ve yürütülen faaliyetlerin organize edilmesinde katkısı önemli ölçüde artmıştır. Ürünün üretilmesi için gerekli hammadde ve malzemelerin tedarik sürecinden, ürün ve hizmetlerin müşterilerin gereksinim ve beklentilerine uygun tasarlanması, ambalajlanması, bireysel ihtiyaca uygun zaman, yer ve şekilde müşterilere ulaştırılmasının sağlanmasına kadar pek çok sürecin bilişim teknolojileri ve sistemleri ile geniş çaplı desteklendiği bir dönem yaşanmaktadır. Yaşanan bu değişim ve gelişmenin zincirleme etkisi örgüt yapısını oluşturan unsurlar (çevre, kültür, teknoloji, büyüklük,
strateji) üzerinde de görülmektedir. Bilişim sistemleri teknolojisi, geleneksel sermaye ve emek yerine ikame edilebilecek bir üretim faktörü olarak görülebilmektedir. BT’nin aynı zamanda bilginin maliyetini ve kalitesini etkilediği ve bilgi ekonomisini değiştirdiği bilinmektedir. Bilişim teknolojisi, işlem maliyetlerini azalttığı için örgütlerin küçülmesine neden olur. Bilişim teknolojileri ve sistemleri ile ilgili hızlı gelişme ve değişimler işletmelerin örgüt yapılarında, örgüt içinde en alttan en üste iletişim, koordinasyon ve denetimin sağlanmasında önemli ölçüde etkili olmaktadır. Günümüz iş ortamının internet tabanlı gerçekleştirilmesi ile ofislerin, binaların sabit telefonların yerini mobil çalışma uygulaması almaktadır. . Çağımızın gelişmiş BT ile desteklenmiş BS uygulamaları sayesinde daha önce sadece üst düzey yöneticilerin erişebildiği enformasyon, farklı coğrafi bölgelerde faaliyet gösterilse bile tüm örgüt çapında hızlı ve kolay bir şekilde paylaşılabilmektedir. BT uygulamaları sayesinde, dünyanın dört bir yanına dağılmış olsa bile ofisler, fabrikalar veya mağazalarda çalışan insanları birbirine bağlayabilir, böylelikle hızlı, zamanında ve doğru kararlar vermek mümkün hâle gelebilir.
Rekabet Avantajı Elde Etmede Bilişim Sistemlerinin Önemi
İşletme, BT’nin nasıl rekabet avantajı sağlayabileceğini belirlemek için ürün ve hizmetlerini, müşterilerini ve rakiplerini, faaliyette bulunduğu endüstriyi, diğer ilgili endüstrileri ve onu etkileyebilecek çevresel güçleri bilmeli ve BT’nin, bu alanların her biri için değeri nasıl artırabileceği konusunda içgörüye sahip olmalıdır. Bilişim sistemleri teknoloji kaynakları, teknik yetenekler ve BT yönetim kaynakları olmak üzere üç tür kaynağa katkıda bulunabilir. Teknoloji kaynakları arasında BT altyapısı, donanım ve yazılım yer alır. Başarılı bir altyapının oluşturulması birkaç yıl sürdüğü için rakipler, aynı donanımı ve yazılımı kolayca satın alabilseler bile esnek altyapı geliştirmek karmaşık bir iştir. İşletmelerin rakiplerinin, aynı altyapı yeteneklerine ulaşması uzun yıllar alabilir. Teknik yetenekler, uygulama geliştirme becerileri gibi BT’nin teknik bilgilerini; sosyal medya veya geliştirme platformları ile ilgili deneyim gibi BS geliştirme bilgisi ve BS operasyonlarını kapsamaktadır. BT becerileri, teknik BT uygulamalarını oluşturmak ve kullanmak için gereken uzmanlığı içermektedir. Satıcı ilişkileri, dış kaynak kullanıcısının ilişki yönetimi, pazara cevap verme yeteneği, BS-iş ortaklıkları ve BS planlama ve değişim yönetimi gibi kaynaklar yönetsel kaynakları oluşturur.
Bilişim sistemleri, işletmelerin en düşük işletme maliyetleri ve fiyatlara ulaşmasını kolaylaştıracaktır. Gelişmiş stok takibi, sürekli ikmal sistemi ile tüketiciler satın alma işlemlerinin bedelini kasada öder ödemez yeni ürün siparişleri doğrudan tedarikçilere gönderilir. Satış noktası terminalleri, kasadan geçen her bir ürünün barkodunu okuyarak kaydeder ve doğrudan merkezî bilgisayara bir satın alma işlemi gönderir. Bilgisayar,
mağazalardan siparişleri toplar ve tedarikçilere iletir. Tedarikçiler de web teknolojisini kullanarak işletmenin satış ve envanter verilerine erişebilir. Sistemin, envanteri çok hızlı bir şekilde doldurması nedeniyle işletmenin, depolarında büyük mal envanterlerini tutmak için fazla para harcaması gerekmeyecektir. Sistem aynı zamanda işletmenin, müşteri taleplerini karşılamak için ürün siparişlerinin ayarlamasını da yapar. İşletme, sürekli ikmal sistemi ile aynı zamanda etkili ve verimli bir müşteri yanıt sistemi de oluşturmuş olur. Etkili bir müşteri yanıt sistemi, müşterinin satın alma davranışı ile dağıtım, üretim ve tedarik zincirlerini birbirine bağlar.
Bilişim sistemleri, yeni ürün ve hizmetleri kazandırmak veya mevcut ürün ve hizmetlerde müşterinin konforunu büyük ölçüde artıracak değişikliği yapmak için kullanılmaktadır. Örneğin Google haritalar, doküman paylaşımı, toplantı, çeviri yapma, farklı nitelikteki arama platformları gibi sürekli yeni ve benzersiz hizmetler sunmaktadır. Herkesin bildiği ve kullandığı Apple ürünleri; benzersiz taşınabilir dijital müzik çalar olan iPod ile benzersiz bir çevrimiçi web müzik hizmeti yaratmıştır. iPhone, iPad tablet bilgisayar ve iPod video oynatıcısı ile yeniliklerini sürdürmüştür.
Bilişim sistemleri, belirli bir pazarı odağına almak ve bu dar hedef pazara rakiplerden daha iyi hizmet vermek için kullanılmaktadır. Bilişim sistemleri, satış ve pazarlama teknikleri yardımı ile veri üreterek ve ayrıntılı bir şekilde analiz ederek bu stratejiyi desteklemektedir. Bilişim sistemleri, işletmelerin, müşteri satın alma şekillerini, zevklerini ve tercihlerini yakından analiz etmelerini sağlayarak reklam ve pazarlama kampanyalarını daha küçük hedef pazarlara verimli bir şekilde sunabilmektedir.
Gelişmiş BS ve BT uygulamalarından yararlanan kimi işletmeler tedarikçilerin üretim programlarına kolaylıkla doğrudan erişim sağlayabilmekte ve hatta tedarikçilere malzemeleri kendilerine nasıl ve ne zaman göndereceklerine karar verme izni de vermektedir. Bu durum, tedarikçilere mal üretiminde daha fazla teslimat süresi sağlamaktadır. Müşteri tarafından dünyanın en büyük e-ticaret kuruluşu olarak kabul edilen Amazon, kitap ve CD satın alımları için kullanıcı tercihlerini takip ederek başkaları tarafından satın alınan kitapları müşterilerine tavsiye edebilir. Müşteriler ve tedarikçilerle olan güçlü bağlar, geçiş maliyetlerini (bir üründen rakip ürüne geçmenin maliyeti) ve işletmeye bağlılığı artırır.
Değer zinciri modeli, rekabet stratejilerinin en iyi şekilde uygulanabileceği ve bilişim sistemlerinin stratejik bir etkiye sahip olma olasılığının en yüksek olduğu işletmelerdeki belirli faaliyetleri vurgulamaktadır. Bu model, bir işletmenin rekabetçi konumunu geliştirmek için BT’nin en etkili şekilde kullanabileceği belirli, kritik destek noktalarını tanımlamaktadır. BT’yi işletmenin ürün veya hizmetlerine değer katan bir dizi temel faaliyetler zinciri olarak görür.