TRZ304U-TURİZM BİLGİ TEKNOLOJİLERİ
Ünite 3: Yiyecek İçecek İşletmelerinde Bilgi Teknolojilerinin Kullanımı
Bilgi Teknolojilerinin Gelişimi
İşletmeler, operasyonları hakkında bilgi edinmek, mevcut durumu analiz etmek ve geleceği planlamak için bilgiye ihtiyaç duyar. Ancak tek başına bilgi sahibi olmak yeterli değildir; Bu bilgilerin nasıl kullanılacağını bilmek de gereklidir. Bilgiye bir kaynak olarak değer verdiğimizde, bilginin işletmeler için geleneksel üretim faktörlerinden daha önemli hale geldiğini görebiliriz. Bu değişimle birlikte değişimin tehlikelerini algılayamayan ve fırsatlara dönüştüren veya değerlendiremeyen şirketler için geleceği öngörmek zorlaşmaktadır. Değişim ve bilginin sınırı olmaması ve sonucunda hızlı değişim, işletmelerin karşılaştıkları tehlikelerin farkında olmamasına neden olabilir. Ancak, değişimle birlikte bilgi toplumu ortaya çıkmış ve bu aşamada bilgiye erişim ve doğru bilgi kanallarının kullanımı giderek daha önemli hale gelmiştir.
Bilgi Sistemleri
Çağdaş iletişim ve bilgisayar sistemlerinin buna paralel gelişimi şirketlerdeki en üstten en alta bilgi akış sistemini değiştirmiş sistemi daha devingen hale getirmiştir. Bilgi toplumundaki kısa sürede dünyanın tüm ülkelerini etkilemiş ve uluslararası sahneye ekonomik, siyasi, sosyal ve kültürel bütünleşmeyi getirmiştir. Bu nedenle bilgi toplumundaki değişimler, kısa sürede üretim ve verimlilik artışına neden olmakta ve yeni teknolojik, ekonomik, sosyal ve kültürel gelişmeleri teşvik etmektedir. Günümüzde şirketlerin bilgi toplumu olabilmeleri için bilgiyi odak noktası haline getirmeleri önemlidir. Son yıllarda bilgi teknolojileri alanında yaşanan gelişmeler, şirketlerin geleneksel yönetim anlayışını önemli ölçüde etkilemektedir. Bu aşamanın en önemli özelliği, bilgi ve bilgi teknolojilerinin eğitim, sağlık, iletişim gibi tüm alanlarda kullanılabileceği gibi tarım, sanayi ve hizmetlerde de kullanılabilmesidir. Şirketler, faaliyet gösterdikleri pazarda rekabetçi olabilmek için yeni gelişmelere ayak uydurabilmelidir. Rekabet avantajı yaratmak için işletmelerin bilgiyi yakalayacak, depolayacak ve işleyebilecek teknolojiye sahip olması gerekir. Günümüzde çağdaş iletişim tekniklerinin kullanımını bilmek neredeyse bir zorunluluktur, Yoğun rekabet ortamında işletmeler, rakiplerinden sıyrılmak ve yeni müşteriler kazanmak için sürekli değişen ve gelişen teknolojiye ayak uydurmalı ve kendilerine en uygun sistemleri uygulamalıdır.
Yiyecek İçecek İşletmeleri ve Bilgi Teknolojileri
1990'lı yıllardan itibaren yiyecek ve içecek firmalarının bilgi teknolojilerinden yararlanmaya başladığı görülmüştür. Bunların verimli kullanımı yiyecek ve içecek firmalarının hizmet süresi algısını iyileştirir, maliyetleri düşürür ve verimliliklerini arttırır. Günümüzde rakiplere göre lezzetlerde farklılık yaratmak sürdürülebilir rekabet için yeterli olmayabilir. Müşterilerle etkileşim kurmak, reklam kampanyaları oluşturmak ve bilgi alışverişi, yiyecek ve içecek firmalarının müşteri açısından iş değerini artırmada ve güven duygusu oluşturmada olumlu
etkileri olmaktadır. Standartların gelişmesi ile karşı karşıya kalan yiyecek ve içecek sektörünün bilgiyi yoğun bir şekilde kullanmaya başlaması kaçınılmazdır. Son yıllarda turizm sektöründe restoran hizmeti veren firmalar bilgi teknolojisi ve araçlarından büyük ölçüde yararlanmaya başladılar. Bu teknoloji kullanımı müşteri memnuniyetini önemli ölçüde etkilemektedir. Müşterilerden sipariş alınmasını sağlayan POS sistemi, bilgisayar tabanlı bir mobil terminal aracılığıyla ödeme yapılması ve masa yönetim sistemleri, müşteri memnuniyetini arttıran temel uygulamalardır. Yoğun rekabet ortamında işletmelerin sürdürülebilirliğini sağlamak, müşterilerle olumlu ilişkiler kurmak ve onlara kaliteli hizmet sunmak için gıda ve içecek sektöründe teknoloji kullanımının yaygınlaşması çok önemlidir.
Elektronik tablet menüler (e-Tablet menüler), yiyecek ve içecek firmalarının bilgi teknolojisi için gerçekleştirdiği inovasyon faaliyetlerinden biridir İçerdiği görsel öğeler ve bilgiler müşteri memnuniyetini olumu yönde etkileyen unsurlardır. Bunun gibi inovatif çözümleri hayata geçirmeyi planlayan yiyecek ve içecek şirketi yöneticileri, teknolojiyi kullanmak için yapmayı düşündükleri yatırımlarda, sadece yapılabilecek maliyet ve kârı değil, aynı zamanda müşterilerin teknolojiye tepkilerini de göz önünde bulundurmalıdır. Tüm bu süreçler ile yönetim süreci etkin bir şekilde çalışabilir ve üretim ve satış sırasında oluşabilecek kayıplar minimuma indirilir. Bunlar, iş başarısına önemli katkı sağlar.
Yiyecek İçecek İşletmelerinde Satış Noktaları (POS) Sistemleri
Satış noktası (POS) sistemleri, müşteri ile işletme arasındaki ticari faaliyetin tamamlanmasını sağlayan sistemlerdir. Siparişin alınışından işlenişine tedarik ve ödemesine kadar otomasyonu sağlayan POS sistemleri hem faaliyetlerin hızlanmasına hem de stok kontrolden muhasebeye kadar kaçakların önlenmesine yardımcı olur. POS üzerinden alınan siparişler, herhangi bir belge kullanmaya gerek kalmadan interaktif olarak alınabilir ve hatalı sipariş veya işlemlerin önüne geçilebilir. Bu sistem altyapısı kurulurken de mümkün olduğunca farklı teknolojilerin ortak çalışmasına izin verecek yapı kurulumu gerçekleştirilmelidir.
POS Sisteminin Temel Özellikleri
POS sistemleri, işletmelerin satış sürecini daha iyi yönetmesine ve müşteri hizmetlerini geliştirmesine yardımcı olan özelliklere sahiptir. Pos cihazını belirleyen temel faktörler şunlardır:
• Satın alma yetenekleri,
• Satış verileri kaydı,
• Envanter izleme ve yönetimi,
• Üçüncü taraf entegrasyonu,
• Raporlama, Bağlılık programları ve müşteri
yönetimi,
• Çalışan yönetimi.
POS sistemi, maliyet ve zaman tasarrufu açısından küçük işletmelere büyük kolaylık sağlamaktadır. Bu sistemle envanter kontrolü kolaylıkla yapılabilir ve muhasebe yazılımı bağlanarak toplam gelir, indirimler, iadeler, malların maliyeti, satış vergileri raporlanabilir. POS sistemi, bir satın alma sırasında müşteri iletişim bilgilerinin alınmasını da kolaylaştırmaktadır.
Bulut Tabanlı POS Sistemleri
Bulut tabanlı POS sistemi, sektörde bilgi teknolojilerinin giderek daha fazla kullanıldığını gösteren yeni bir teknoloji olarak ortaya çıkmaktadır. Merkezi bilgi sayesinde müşteri verileri gibi bilgiler (paket hizmetlerinde) bulutta depolanarak, işletmeler genellikle satış öncesinde müşteri iletişim bilgilerini elde edebilmektedirler. Çalışanların ve yöneticilerin, talepleri üzerine temel iş bilgilerine ve müşteri verilerine erişimine izin verilmesi, iş için daha fazla verimlilik ve üretkenlik sağlar. Bulut POS sistemi aşağıdaki avantajları sağlar:
• Kurulum gerektirmez, • Kiosk Cihaz ve Yazıcı olmadan kullanım, • Ürün maliyetinin düşük olması, • Risksiz yedekleme ve güvenlik, • Hiç eskimeyen kullanım imkânı, • Her yönüyle işletme dostu
Sonuçta bulut tabanlı (POS) yiyecek ve içecek şirketlerinde kayıp önleme, şirketin gelirlerinin ve satış verilerinin detaylı analizini sunarak iş ve kontrolü kolaylaştırmayı mümkün kılmaktadır. Bu nedenle günümüz rekabet ortamında, yiyecek ve içecek firmalarına rekabette bir adım öne geçme şansı sunuyor. Ayrıca POS sistemleri, müşteri iletişim bilgilerini toplar ve müşterilerin gelecekteki satışlar ve promosyonlar hakkında kolayca bilgilendirilmesini sağlar.
Yiyecek İçecek İşletmelerinde Satın Alma, Tedarik Zinciri ve Stok Yönetim Sistemleri
Yiyecek içecek işletmelerinde Satın alma, Tedarik zinciri ve Stok Yönetim sistemlerinde bilgi teknolojilerinin kullanımı, günümüzde oldukça yaygınlaşmıştır
Yiyecek İçecek İşletmelerinde Satın Alma Yönetimi
Yiyecek ve içecek maliyet kontrol sürecinin başarılı bir şekilde yürütülebilmesi için kontrol sürecinin tüm aşamalarının titizlikle gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Satın alma sürecinin başarısı, menüdeki yemeklerle ilgili hammadde ve malzemelerin yüksek kalitede ve istenilen şekilde satın alınmasıyla mümkün olabilir. Satın alma fonksiyonunda tedarikçiler doğru ürün ve hizmeti üretmede firmaya önemli bir katkı sağlar. Satın alma fonksiyonu, gıda üretiminin amacına uygun yapılmasını sağlamada en önemli unsurdur. Küresel rekabet ortamında, satın alma faaliyetleri, işletmeler için stratejik önemi nedeniyle büyük önem taşımaktadır.
• Satın alınacak olan ürün ve hizmetlerin özelliklerini belirlemek,
• En uygun tedarikçiyi belirlemek, • Tedarikçi ile ilişkiler geliştirmek, • Anlaşma sağlanan tedarikçiye sipariş vermek, • Siparişin takibini ve kontrolünü sağlamak, • Satın alma sürecini izlemek ve değerlendirmek
Tüm bu faaliyetlerin koordinasyonu ve kontrolü açısından satın alma sistemi ve getirdiği teknolojik kolaylıklar, firmaya sayısız fayda sağlamaktadır. Bu teknoloji tüm süreçleri kayıt altında tutulmasını sağlamakta, denetim ve programlamada firmaya ciddi kazanımlar sunmaktadır.
Yiyecek İçecek İşletmelerinde Tedarik Zinciri Yönetimi
Tedarik zinciri, üreticiler, üretim aşamasında tedarik işiyle uğraşanlar ve ürün/hizmetleri dağıtım kanalları aracılığıyla tüketiciye ulaştırılmasında değer yaratan ögeler bütünüdür. Tedarik zinciri makro açıdan değerlendirildiğinde, hammadde tedariğinden ürün veya hizmetin son kullanıcıya teslimine kadar olan süreçte yer alan bir şirketler ağı olarak ortaya çıkmaktadır. Bu zincirindeki her firma birbiriyle uyum içinde olmalı ve bir iletişim sistemi geliştirmelidir. Tedarik zinciri, tüm işlemlerin elektronik olarak kaydedildiği ve hataların en aza indirildiği bir teknolojik altyapı sunduğunda şirketler için bir avantaj yaratır. Bu bağlamda teknolojinin gelişimi (bilgi, üretim ve ulaşım) tedarik zinciri yönetimini de yaygınlaştırmıştır. Günümüzde verimli çalışan bir tedarik zincirine sahip olmak, karlılıkta en önemli faktör haline gelmiştir.
Tedarik zincirinin her aşaması müşteri-hizmet-tedarikçi ilişkilerinde, birçok problemi bünyesinde barındırmakta, bu sorunlar da otomasyon ve ürün takip sistemleri (RFID, barkod) teknolojileri ile çok kısa sürede takip çözümlenmektedir.
Yiyecek İçecek İşletmelerinde Stok Yönetim Sistemleri
Stok kontrol yönetim sistemleri sayesinde yiyecek ve içecek maliyet kontrol süreci çok daha doğru yönetilebilir. Yiyecek ve içecek maliyet kontrol noktaları, standart satın alma koşullarını, standart tarifleri, standart verimleri, standart porsiyon boyutlarını ve standart porsiyon maliyetlerini içerir. Stok yönetim sistemleri ile envanter yatırımlarını minimize etmek, müşteri hizmet kalitesini en üst düzeye çıkarmak ve üretim maliyetlerini düşürmek mümkündür. Menü planlaması ve yiyecek ve içecek maliyet kontrol süreçleri tamamlandıktan sonra maliyet kontrol noktalarına odaklanılmalı, süreçler dikkatle izlenmelidir. Bu sayede işletmenin kârı hissedilir oranda artacaktır.
Stok yönetim sistemleri genellikle daha büyük bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sisteminin birer parçasıdır. ERP ise bir kurumun tümleşik uygulamalardan oluşan bir sistemi kullanarak finansal işlemler, tedarik zinciri, operasyonlar, raporlama, üretim ve insan kaynakları etkinliklerini yönetip entegre etmesine imkân tanıyan iş yönetimi yazılımıdır.
Etkin bir stok yönetim sisteminde önemli unsurlarının temel başlıkları aşağıda verilmiştir:
• Stok maliyetleri, • Stok alma zamanı, • Stok analizi, • Stok limiti, • FIFO, • Entegrasyonlar ve arayüzler, • Kriz senaryoları.