SAK212U-SAĞLIK İŞLETMELERİNDE MALİYET YÖNETİMİ
Ünite 4: Giderlerin Dağıtımı
Giderlerin Dağıtım Süreci
Hastanelerde ne tür hizmet verilirse verilsin verilen hizmetin maliyetini oluşturan giderler çeşit esasına göre sınıflandırılmaktadır: İlk madde ve malzeme giderleri, işçi ücret ve giderleri, memur ücret ve giderleri, dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetler, çeşitli giderleri, finansman giderleri, amortisman ve tükenme payları, vergi, resim ve harçlar.
Söz konusu gider çeşitleri, sadece esas ve esasa yardımcı hizmet gider yerleri için yapılan bir sınıflandırma olmayıp işletmenin her fonksiyonunda kullanılmaktadır. Temel özellikleri ise aşağıda listelenmiştir:
• Gider çeşitleri içerisinde doğrudan hastaya verilen hizmet ile ilişkilendirilen gider türleri vardır. İlaç ve medikal malzemeler hasta bazlı izlenebilir. • Bu giderler, değişken ve sabit gider nitelikleri göstermektedir. İlaç ve sarf malzemeleri gideri, değişken gider türüne; amortisman giderleri de sabit gider türüne örnek olarak verilebilir. • Sabit ve yarı sabit giderler, kapasite ile ilgili giderlerdir. Sabit giderler, hastaya hizmet verilse de verilmese de var olan gider türüdür. Sabit giderlerin dağıtımında daha hassas davranılmalıdır. Çalışanların ücretleri, amortisman giderleri ve kira giderleri gibi giderler birebir gider yeri ile ilişkilendirilmelidir. Kısmen veya tamamen ilişkilendirilemiyor ise, dağıtım konusunda titiz davranılmalıdır. • Giderler öncelikli olarak gider yerleri ve daha sonra da verilen hizmete dağıtılmaktadır. Dağıtım işlemi, farklı yöntemler kullanılarak gerçekleştirilmektedir. • Bazı giderlere ilişkin gerçek rakamlar üretim yapılan dönemden sonra belirlenmektedir. Maliyet hesaplamalarının aylık bazda yapılması halinde daha gerçekçi sonuçlar alınır. Nisan ayının maliyetleri, Mayıs ayında hesaplanır. Özellikle KDV beyannamelerinin verildiği günden sonra hesaplamaların yapılması daha uygun olur. • Bazı giderler üzerinde kontrol oluşturmak amacı ile tahmini olarak yükleme yapılabilir. Tahmini olarak yapılan yüklemeden sonra da fark analizi yapılmaktadır.
Gider Çeşitleri ve İçeriği
Daha önce de yapılan sınıflandırmalar ve açıklamalar dâhilinde, İlaçlar ve farmakolojik ürünler, biyokimyasallar ve gaz maddeleri içeren kimyasallar, medikal malzemeler, laboratuvar malzemeleri, temizlik malzemeleri, temizleme ve dezenfeksiyon solüsyonları ve kırtasiye malzemeleri gibi malzemeleri ilk madde ve malzeme giderleri başlığı altında toplanmaktadır.
İlk madde ve malzemelerin hizmet dışında, pazarlama, satış ve dağıtım fonksiyonu ve yönetim fonksiyonlarında da kullanılacaktır. Ancak, Tıbbi ve Laboratuvar Sarf Malzemeleri, esas ve esasa yardımcı gider yerlerinde kullanılacaktır, pazarlama ve yönetim gider yerlerinde kullanılmayacaktır.
İşçi ücret ve giderleri, hastanede tüm gider yerlerinde mavi yakalı personelin ücret ve ücrete bağlı ödemeleri kapsamaktadır. Sağlık işletmelerinde daha çok temizlik çalışanları ve yardımcı gider yerlerinde çalışanların ücret ve ekleri bu grupta izlenebilir. Memur ücret ve giderleri, beyaz yakalıların ücret ve ekleri, bu başlık altında giderleştirilmektedir. Dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetler arasında elektrik, doğalgaz, su, telefon ve internet hizmetleri,taşıtların bakım ve onarımı, ihracat danışmanlık hizmetleri, servis ve yemek hizmetleri yer almaktadır. Çeşitli giderler arasında sigorta giderleri, kira giderleri, kasko giderleri, sergi ve fuara katılım giderleri, eğitim ve seyahat giderleri gibi giderler yer almaktadır. Vergi, resim ve harçlar, emlak ve çevre vergisi, binek oto ve diğer taşıtların Motorlu Taşıtlar Vergisi, Damga Vergisi gibi unsurları içermektedir. Amortismana tabi iktisadi kıymetlerin (maddi ve maddi olmayan duran varlıklar) işletme faaliyetlerinde kullanılması karşılığında amortisman ve tükenme payı hesaplanmaktadır. Finansman giderleri, vadeli malzeme alımında satıcılara ödenen vade farkları, vadeli alımdan ortaya çıkan kur farkları, kredi sözleşme ve komisyon giderleri gibi giderlerden oluşmaktadır.
Gider Dağıtım Süreci
Giderlerin dağıtımı bir süreçtir ve bu süreç birbirini tamamlayan üç aşamadan oluşmaktadır:
1. Birinci dağıtım aşamasında, giderler gider yerlerine dağıtılmaktadır. 2. İkinci dağıtım aşamasında ise, 1. dağıtım sonrasında yardımcı hizmet gider yerlerinden esas, esasa yardımcı ve yönetim gider yerlerine dağıtım yapılmaktadır. Esasa yardımcı hizmet gider yerlerinden de sadece esas hizmet gider yerlerine dağıtım yapılmaktadır. 3. Üçüncü dağıtım aşamasında ise, esas hizmet gider yerlerinde toplanan giderler, ilgili gider yerlerinde verilen hizmetlere yüklenmektedir. Bu aşamada, hizmet, hasta ve doktor bazlı maliyet hesaplanabilmektedir.
Gider yerleri ve hasta ile doğrudan ilişkilendirilebilen giderler ilgili gider yerine direkt olarak dağıtılmaktadır. Ancak, gider yerleri ve hasta ile doğrudan ilişkilendirilemeyen giderler ise ilgili gider yerine endirekt olarak dağıtılmaktadır.
Gider Dağıtım Anahtarları
Dağıtılacak giderler, ilgili gider yerinin dağıtılacak kaynağı kullanma esasına göre dağıtılacaktır. Burada kullanma esasının göstergesi, dağıtım anahtarlarıdır. Giderler, gider yerlerine iki farklı şekilde dağıtılır: “direkt
dağıtım” ve “endirekt dağıtım”. Eğer bir gider türü, doğrudan bir gider yeri ve hasta ile ilişkili ise, direkt dağıtılır, herhangi bir dağıtım anahtarının kullanılmasına gerek yoktur. Aksi durumda dağıtım anahtarları kullanılarak gider yerlerine yüklenebilir ki bu endirekt dağıtım türüdür.
Birinci Dağıtım
Dağıtılan gider tutarı ile dağıtımdan sonra gider yerlerinde toplanan gider tutarları birbirine eşit olmak zorundadır. Örneğin, kira gideri, 38.000 TL olursa gider yerlerine dağıtılan tutarın da 38.000 TL olması gerekir. Maliyet muhasebesinden sorumlu kişi, sözkonusu giderlerin gider yerlerine dağıtımına ilişkin yaptığı ön çalışma sonrasında, her gider türünün gider yerlerine dağıtımında kullanacağı dağıtım anahtarlarını belirlemiştir.
İlk Madde ve Malzeme Giderlerinin Dağıtımı
İlaçlar ve farmakolojik ürünler, medikal malzemeler ve kırtasiye malzemelerinin gider yerlerine doğrudan dağıtımı yapıldığı ve aynı zamanda gider yerlerinde kullanıldığı görülmektedir. Hastanelerde kullanılan Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS) yazılımları ile tıbbi malzemelerin gider yeri, doktor ve hasta bazında kullanımı izlenebilmektedir. Bu yazılımlar ile hizmet bazlı hareketler izlenebildiği için tıbbi malzemelerin takibi kolaylaşmaktadır. İlaçlar ve farmakolojik ürünler, medikal malzemeler ve kırtasiye malzemelerinin gider yerlerine doğrudan dağıtımı yapıldığı için bunların direkt dağıtıldığı, temizlik malzemesinin de metrekare kullanılarak dağıtıldığı görülmüştür.
İşçi/Memur Ücret ve Giderleri Giderlerinin Dağıtımı
İşçi ücret ve giderleri ile memur ücret ve giderlerinin gider yeri bazında doğrudan izlendiği görülmektedir. Hastanelerin kullandığı insan kaynakları yazılımlarında, her bir çalışanın hangi gider yerinde çalıştığı belirlenmiş olmalıdır. Böylece çalışanların ücret ve eklentileri, primleri, ikramiyeler ve tazminatları da gider yeri bazında izlenebilir.
Daha önce de ifade edildiği gibi hastanede çalışanlar, kendi gider yerine özgü ise, direkt dağıtılır. Ancak ortak hizmet veren bir çalışan grubunun olması durumunda esasa yardımcı gider yerinde veya yardımcı gider yerinde gider yeri açılıp bu gider yerinin çalışanları olarak gösterilmelidir. Örneğin, hemşirelik hizmetleri farklı kliniklere veriliyor ise, hemşirelik hizmetleri gibi bir esasa yardımcı gider yerinin açılması ve hemşirelerin bu gider yerlerinin çalışanı olarak gösterilmesi gerekir. Büyük bir hastanede, temizlik, sterilizasyon işleri ve bu işlerde çalışan personelin giderlerinin dağıtımı için destek hizmetler birimi başlıklı bir gider yeri oluşturulacak ve yardımcı gider yeri altında tanımlanacaktır.
Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetlerin Dağıtımı
Elektrik gideri dışındaki giderlerin direkt dağıtıldığı görülmektedir. Gider yeri bazında elektrik kullanımı ölçmek için gider yeri bazında süzme sayaçlar
kullanılabilir. Aksi halde gider yeri bazında sarfiyatı ölçmek çok da kolay değildir. Mobil telefon giderleri, gider yerleri bazında direkt olarak dağıtılmıştır. Yemek gideri de doğrudan yemekhaneye dağıtılmıştır. Yemekhane giderleri, ikinci dağıtıma konu edilecektir.
Dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetlerin hangi gider yerine ait olduğu belli ise, direkt yüklenir. Ortak bir hizmet ise, dağıtım anahtarı kullanılarak dağıtım yapılır. Dışarıdan alınan eğitim, sadece Radyoloji bölümü tarafından alınmış ise, eğitim gideri doğrudan bu bölüme yüklenecektir. Ancak iş yeri güvenliği eğitimi alınmış ise, gelen fatura tüm bölümlere çalışan sayısına göre dağıtılacaktır.
Çeşitli Giderlerin Dağıtımı
Çeşitli giderlerin tamamının gider yerlerine doğrudan dağıtıldığı görülmektedir.
Vergi, Resim ve Harçların Dağıtımı
Bu gider de metrekare kullanılarak gider yerlerine dağıtılacaktır.
Amortisman ve Tükenme Paylarının Dağıtımı
Binanın amortisman gideri metrekare kullanılarak gider yerleri arasında paylaştırılacak, demirbaşların amortisman gideri ve tesis makina ve cihaz amortisman giderleri de doğrudan ilgili gider yerlerine atanacaktır.
Giderlerin gider yerlerine dağıtılması tamamlandıktan sonra ikinci dağıtım aşamasına geçilir. İkinci dağıtım aşamasında, yardımcı ve esasa yardımcı gider yerlerinde toplanan giderlerin esas hizmet gider yerine ve faaliyet gider yerlerine dağıtılması gerçekleştirilecektir. Üçüncü dağıtım aşamasında ise, esas hizmet gider yerinde toplanan tüm giderler, hasta/hizmet ve doktor bazlı maliyet hesaplamak amacı ile verilen hizmete dağıtılacaktır.