SAK206U-SAĞLIK KURUMLARINDA FİNANSAL YÖNETİM
Ünite 3: Sağlık Kurumlarında Finansal Örgütlenme
Giriş
Planlama aşamasında belirlenene amaçlara ulaşmak için örgüt yapısına ihtiyaç duyulmaktadır. Yönetimin ikinci fonksiyonu örgütlenmenin aşamaları şunlardır:
• İşlerin tanımlanması, • İşlerin bölümlere ayrılması, • Örgütsel yapının kurulması, • Görev, yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi, • Örgüt şemaları ve örgüt el kitaplarının hazırlanmasıdır.
Türkiye Sağlık Sisteminin Organizasyonel Yapısı
• Politika Geliştirilmesi: TBMM, Sağlık Bakanlığı, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, YÖK, İdari ve Anayasal yargı organları • Sağlık Hizmetleri Sunumu: Sağlık Bakanlığı, Üniversiteler, MSB, Belediyeler, Özel Hastaneler, Ayakta teşhis tedavi kurumları • Yönetim: Sağlık Bakanlığı, İl Sağlık Müdürlükleri • Sağlık Hizmetleri Finansmanı: Hazine ve Maliye Bakanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, Özel Sigorta Şirketleri, Cepten ödemeler
Sağlık kurumlarındaki finansal örgütlenmeyi şekillendiren üç temel unsur bulunmaktadır. Bunlar;
• Sağlık kurumunda uygulanan bütçe türü, • Sağlık kurumunun büyüklüğü ve • Geri ödeme kurumlarının sağlık hizmeti bedelini ödeme yöntemidir.
Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Sağlık Kurumlarında Finansal Örgütlenme
Sağlık Bakanlığı ve bağlı hastanelerin organizasyon yapısı “Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkındaki 1 nolu Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi” ile belirlenmiştir. Bakanlığa bağlı ve ilgili kuruluşların organizasyon yapıları ise “Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar ile Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkındaki 4 nolu Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi” ile belirlenmiştir. Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkındaki 1 nolu Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi ile Sağlık Bakanlığı için belirlenen görev ve yetkiler şunlardır: Herkesin bedenî, zihnî ve sosyal bakımdan tam bir iyilik hâli içinde hayatını sürdürmesini sağlamak amacıyla,
a. Halk sağlığının korunması ve geliştirilmesi, b. Teşhis, tedavi, rehabilite edici sağlık hizmetlerinin yürütülmesi, c. Uluslararası önem teşkil eden halk sağlığı risklerinin ülkeye girişinin önlenmesi, ç. Sağlık eğitimi ve araştırma faaliyetlerinin geliştirilmesi, d. Sağlık hizmetinde kullanılan ilaçlar, kontrole tabi maddeler, ilaç üretiminde kullanılan etken ve yardımcı maddeler, kozmetikler ve tıbbî
cihazların güvenli ve kaliteli bir şekilde piyasada bulunması, halka ulaştırılması ve fiyatlarının belirlenmesi, e. İnsan gücünde ve maddî kaynaklarda tasarruf sağlamak ve verimi artırmak, yurt sathında eşit, kaliteli ve verimli hizmet sunumunun sağlanması, f. Kamu ve özel hukuk tüzel kişileri ile gerçek kişiler tarafından açılacak sağlık kuruluşlarının ülke sathında planlanması ve yaygınlaştırılması, g. Kanunlarla ve Cumhurbaşkanlığı kararnameleri ile verilen diğer görevlerin yapılması
İlaç fiyatlarının belirlenmesine ilişkin usûl ve esaslar Bakanlığın teklifi üzerine Cumhurbaşkanınca belirlenir.
Sağlık Bakanlığı bu görevlerini; merkez ve taşra teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşlar ile yerine getirmektedir.
Sağlık Bakanlığı ve bağlı kuruluşların yeniden organize edilen merkez örgüt yapısı kitabın 60. sayfasındaki Şekil 3.1’de gösterilmektedir. Sağlık Bakanlığı merkez teşkilatı hizmet birimleri şunlardır:
a) Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü, b) Acil Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü, c) Sağlığın Geliştirilmesi Genel Müdürlüğü, ç) Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü, d) Sağlık Yatırımları Genel Müdürlüğü, e) Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü, f) Halk Sağlığı Genel Müdürlüğü, g) Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğü, ğ) Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü, h) Denetim Hizmetleri Başkanlığı, ı) Strateji Geliştirme Başkanlığı, i) Hukuk Müşavirliği, j) Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği, k) Özel Kalem Müdürlüğü
Sağlık Bakanlığı ve hastanelerinde hem genel bütçe hem de döner sermaye bütçesi uygulanmaktadır. Bakanlığın hizmet birimleri arasında yer alan Strateji Geliştirme Başkanlığı hem genel bütçe hem de döner sermaye bütçesi ile ilgilenen bir birimdir.
Sağlık Bakanlığı Merkez Teşkilatı ve Hastanelerinde Finansal Örgütlenme
Sağlık Bakanlığı ve bağlı hastanelerin kamu bütçesi kapsamında yer alan uygulamaları strateji geliştirme başkanlığı tarafından yürütülmektedir. Döner sermaye işletme bütçesine ilişkin uygulamalarda farklılıklar bulunmaktadır. Sağlık Bakanlığı ve bağlı kuruluşların finansal örgütlenmeleri ile bu yapı içinde farklı görev, yetki ve sorumluluklarının bulunduğu görülmektedir.
Sağlık Bakanlığının hizmet birimleri arasında yer alan strateji geliştirme başkanlığının görevleri kitabın 61 ve 62. sayfalarında listelenmiştir. Strateji Geliştirme Başkanlığı finans fonksiyonu ve finansal örgütlenme açısından Sağlık Bakanlığı ve bağlı sağlık kurumları için önemli bir birimdir.
Başkanlık görevlerini, 7 (Yedi) Daire Başkanlığı şeklinde örgüt yapılanması ile yerine getirmeye çalışmaktadır:
1. Stratejik Yönetim ve Planlama Daire Başkanlığı 2. Genel Bütçe Daire Başkanlığı 3. Döner Sermaye Daire Başkanlığı 4. İç Kontrol ve Analiz Daire Başkanlığı 5. Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı 6. Mali Analiz Daire Başkanlığı 7. Ödenek Planlama ve Gider Takip Daire Başkanlığı
Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğü
Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu; Sağlık Bakanlığının politika ve hedeflerine uygun olarak, ikinci ve üçüncü basamak sağlık hizmetlerini vermek üzere hastanelerin, ağız ve diş sağlığı merkezlerinin ve benzeri sağlık kuruluşlarının açılması, işletilmesi, faaliyetlerinin izlenmesi, değerlendirilmesi ve denetlenmesi, bu hastanelerde her türlü koruyucu, teşhis, tedavi ve rehabilite edici sağlık hizmetlerinin verilmesini sağlamakla görevli kurumdur. Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu bütçe sınıflamasında genel bütçeli kamu kurumları arasında yer almaktadır. Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğünün görev ve yetkileri şunlardır:
a. Bakanlığa bağlı hastaneleri, ağız ve diş sağlığı merkezlerini ve benzeri sağlık kuruluşlarını kurmak ve işletmek, gerektiğinde bunları birleştirmek, ayırmak, nakletmek veya kapatmak, b. Sağlık kuruluşlarında her türlü koruyucu, teşhis, tedavi ve rehabilite edici sağlık hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak, faaliyetleri izlemek ve değerlendirmek, iyi uygulama örneklerini yaygınlaştırmak, c. Performans değerlendirmesi yapmak ve değerlendirme sistematiği için her türlü alt yapıyı kurmak, d. Sağlık kuruluşlarında hasta haklarına, hasta ve çalışanların sağlığına ve güvenliğine yönelik iyileştirme çalışmaları yapmak.
Kamu Hastaneleri Gene Müdürlüğü hizmet birimleri arasında;
• Döner Sermaye Bütçe ve Muhasebe İşlemleri Dairesi Başkanlığı, • Finansal Analiz ve Faturalandırma Dairesi Başkanlığı • Ek Ödeme Dairesi Başkanlığı
gibi doğrudan finansmanla ilgili birimler bulunmaktadır.
Sağlık Bakanlığına bağlı hastaneler hastane başhekimi tarafından yönetilir. Hastane başhekimine bağlı olarak idari ve mali işler ile sağlık bakım hizmetleri müdürlükleri kurulur. Mevcut uygulamada yatak sayısı 400 ve üstü olan hastanelerde başhekime bağlı olarak destek ve kalite hizmetleri müdürlüğü kurulmuştur.
İdari ve Mali Hizmetler Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
İdari ve mali hizmetler; bütçe ve muhasebe, raporlama, mali kontrol, akılcı malzeme yönetimi ve tedarik, muayene kabul ve stok yönetimi gibi hizmetlerin bütünüdür. İdari ve mali hizmetler müdürü başhekime karşı sorumlu olup görev, yetki ve sorumlulukları kitabın 65-66. sayfalarında listelenmiştir.
Sağlık Bakanlığına bağlı hastanelerde cari ve yatırım harcamalarının büyük bölümü döner sermaye bütçesinden yapılmaktadır. Mevcut uygulamada döner sermaye bütçesinin üst yöneticisi başhekimdir.
Üniversiteler ve Bağlı Sağlık Kurumlarında Finansal Örgütlenme
Üniversiteler 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrolü Kanununa göre özel bütçeli kamu kurumlarıdır. Bu yasa gereği üniversitelerde mali yönetim ve kontrol hizmetlerimi yürütmek üzere, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı kurulmuştur. Bu nedenle üniversiteler ve bağlı kuruluşlarında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü olmak üzere ikili bir finansal örgütleme yapısı bulunmaktadır.
Üniversite Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda yer almaktadır:
• Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ile hükümet programı çerçevesinde üniversitenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek. • Üniversitenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek. • Üniversitenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak, • Üniversitenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkinliğini analiz etmek. • Üniversitenin yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek. • Üniversitenin kurulmuşsa Strateji Geliştirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek. • Üniversitenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesini sağlamak. • İzleyen iki yılın idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve üniversitenin faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu incelemek. • Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri göz önüne alınarak ödeneği ilgili birimlere ulaştırmak.
• Üniversitenin bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarını değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile mali istatistikleri hazırlamak. • Üniversitenin gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek. • Üniversitenin muhasebe hizmetlerini yürütmek, • Üniversitenin faaliyet raporunu hazırlamak, • Üniversitenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek, • Üniversitenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak, • Üniversitenin, takibi gereken mali iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak, • Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine danışmanlık yapmak, • Üniversitenin ön mali kontrol faaliyetini yürütmek, • İç kontrol sisteminin kurulması, standartların uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üniversite üst yönetimin iç denetimine yönelik işlevinin etkinliğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak.
Strateji geliştirme başkanlıkları üniversitenin özel bütçe kaynaklı her türlü mali hizmetleri ile stratejik yönetim ve planlama, performans ve kalite ölçütleri geliştirme ve yönetim bilgi sistemi fonksiyonlarının yürütülmesinden sorumludur. Bu görev ve sorumluluklar rektörlüğe bağlı olarak kurulan örgüt yapısı ile yerine getirilir.
Üniversitelere bağlı döner sermaye işletmeleri ise 2547 sayılı Yüksek Öğrenim Kanunun 58. Maddesi ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 58. Maddesine Göre Döner Sermaye İşletmelerinin Kurulmasında Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümlerine göre kurulmakta ve yönetilmektedir.
Üniversite Döner Sermaye İşletmeleri Yönetim ve Örgüt Yapısı
Yönetim
Döner sermaye işletmesinin yönetim kurulu üniversite yönetim kuruludur. Harcama yetkilisi rektördür. Üniversite yönetim kurulu yetkilerini uygun gördüğü ölçüde kuracakları yürütme kuruluna devredebilir. Yürütme kurulu üniversite yönetim kurulunca seçilecek bir rektör yardımcısı, üç öğretim elemanı (dekan veya yüksek okul müdürü de olabilir) ve bir sayman olmak üzere 5 kişiden oluşur.
Örgüt
Döner sermaye işletmesinin hizmetleri, yönetim kurulu, yürütme kurulu, harcama yetkilisi, işletme müdürü,
muhasebe yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi, veznedar, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi ve memurlar tarafından, saymanlık hizmetleri ise Hazine ve Maliye Bakanlığı’nca kurulan saymanlıklarca yürütülür.
İşletme Müdürü
Döner Sermaye işletmesinin işletme müdürü, rektör tarafından üniversite personeli arasından atanır. İşletme Müdürünün görevleri şunlardır:
a. İşletmenin idari, malî ve teknik işlerini, kanun, yönetmelik, yönerge, çalışma programları, bütçe esasları ve işletmecilik ilkelerine uygun biçimde yürütmek, b. Döner sermaye kadrolarına atanan veya görevlendirilen memurlar ile işletmeye alınan işçilerin görevlerini iş bölümü esasları dahilinde düzenlemek, izlemek ve denetlemek, c. Döner sermaye memurlarının atamalarını teklif etmek ve işletmeye işçi alınması, çıkarılması ve işçilerin özlük haklarına ilişkin işleri yapmak, d. İşletmenin çalışma programlarının ve bütçe tasarılarının zamanında hazırlanmasını sağlamak, e. Canlı ve cansız demirbaşları ile malzemelerin iyi bir şekilde kullanılmasını, saklanmasını, korunmasını sağlamak için gerekli tedbirleri almak, f. Taşınır işlerinin usulüne göre yürütülmesini sağlamak, gerekli denetimi yapmak.
Gerçekleştirme Görevlisi
Döner sermayeden yapılacak giderler ile tahsis edilecek gelirler, gerçekleştirme görevlisi tarafından tahakkuk ettirilir. Gerçekleştirme görevlisi görevi esas olarak işletme müdürü tarafından yürütülür. Gerçekleştirme Görevlileri gider ve gelirlere ilişkin tahakkuk belgeleri üzerinde yeteri kadar ödenek bulunması, giderlerin bütçedeki tertiplere uygun olması, giderlerin yönetmeliklere uygun olması, maddi hata bulunmaması, Ödeme emrine bağlanması gereken taahhüt ve tahakkuk belgelerinin tamam olması, istihdamın kadro dahilinde bulunması, gelirlerin kanun ve yönetmeliklere uygun olması gibi hususları aramak ile yükümlüdür.
Muhasebe Yetkilisi
Döner sermaye işletmelerinin mali ve muhasebe işlemleri Hazine ve Maliye Bakanlığınca atanan muhasebe yetkilisi ile saymanlık personeli tarafından yürütülür.
Sorumlu saymanın başlıca görevleri şunlardır:
• Malî işlemleri mevzuatta belirtilen usullere uygun biçimde yapmak ve yaptırmak, • Tek düzen Hesap Çerçevesi ve hesap planına göre muhasebe ve defter kayıtlarını tutmak, • Usulüne uygun olarak tahakkuk ettirilen istihkakları sahiplerine ödemek, • Gelir ve gidere ilişkin her türlü belgeleri, defterleri ve makbuzları saklamak,
• Taşınır ve vezne işlerinin usulüne uygun biçimde yürütülmesini sağlamak, taşınır kayıtlarının esas deftere uygunluğunu sağlamak, • Banka ve kasada bulunan para ve bu mahiyetteki kıymetli evrakın kontrolünü yapmak, • İşletmenin bütün alacak ve borçlarının zamanında tahsil edilmesini veya ödenmesini sağlamak, • Aylık mizanları, izleyen ayın 9’una kadar düzenlemek, • Malî yılın bitimini izleyen 2 ay içinde işletmenin envanterini, kesin mizanını ve bilançosunu düzenlemek ve asılları ile birlikte gelir gider belgelerini Sayıştay’a, bilanço ve eklerinin onaylı birer örneğini Hazine ve Maliye Bakanlığına göndermek, • Veznedar, taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini, kefalet kanunu esasları dahilinde kontrol etmek, • Sayman mutemetleri ile harcama yetkilisi mutemetlerinin hesaplarını kontrol etmek, • Yönetmeliğe uymalarını sağlamak, • Muhasebe ile ilgili diğer işleri yapmak.
Muhasebe yetkilisi ödeme emirlerinde, aşağıdaki hususları aramak ve sağlamakla yükümlüdür:
a. Bütçede yeterli miktarda ödenek bulunması, b. Giderlerin bütçedeki tertibe uygun olması, c. Giderlerin kanun, yönetmelik ve kararnamelere uygun olması, d. Maddi hata bulunmaması, e. Verile emirlerine bağlanması gereken belgelerin tamam olması, f. Hak sahibinin kimliği, g. Atama ve istihdamın kadro dahilinde bulunması,
Üniversite Hastanelerinde Finansal Örgütlenme
Üniversite hastaneleri YÖK kanunu gereği araştırma ve uygulama merkezleri statüsünde kurulmaktadır. Üniversite hastanelerinin tek tip organizasyon yapısı yoktur. Ancak bazı ortak yönleri vardır.
• Hepsi araştırma ve uygulama merkezi olarak kurulurlar, • Hepsinin ayrı yönergeleri ya da yönetmelikleri vardır. • Genellikle Rektör tarafından atanan başhekim (genel direktör) tarafından yönetilirler. • Tıp fakültelerinin etkisi fazladır ve bazıları fiilen tıp fakültesi dekanı tarafından yönetilmektedir. • İdari, mali ve teknik hizmetler üniversite genel sekreteri ve başhekime bağlı çalışan başmüdür tarafından organize edilir.
Finans Direktörü’nün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Finans Direktörü, hastanelerin tüm finansal kaynaklarının etkin, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesi amacı doğrultusunda aşağıdaki görevlerini, doğrudan Genel Direktör’e karşı sorumlu olarak ilgili Direktörler ve kurum yöneticileri ile işbirliği ve eşgüdüm içinde yürütür:
a. Hastanelerin mali politikalarının belirlenmesi ve onaylandıktan sonra uygulanması için gerekli katkıyı sağlamak, b. Finansal yönetime ilişkin hedef, strateji, politika, prosedür ve standartların oluşturulması ve uygulanmasına ilişkin faaliyetlere katkı sağlamak, c. Sürdürülebilir hastane hizmetlerinin planlanan düzeyde sağlanabilmesi için, gerekli finansal altyapının oluşturulmasına katkı sağlamak, mali yapıyı güçlendirmeye yönelik tekliflerde bulunmak, d. Hastanelerin mali yapısının sürekli olarak izlenebilmesi için, gerekli tedbirlerin alınmasına yönelik olarak aylık ve yıllık finansal tabloların hazırlanması ve ilgili makamlara iletilmesini sağlamak, e. Mevcut ve yeni sağlık hizmetleriyle ilgili maliyetlendirme çalışmalarına ilişkin tekliflerde bulunmak, f. Hastanelerin bünyesinde tasarruf önlemlerinin alınmasına yönelik önerileri geliştirmek, bu konuda ilgili birimlerin faaliyetlerini koordine etmek, g. Hastane hizmetleri yönünden laboratuvarların ve anabilim dallarının finansal performans kriterlerinin belirlenmesi, istatistiki verilerin düzenli olarak tutulması, izlenmesi ve raporlanmasına katkı sağlamak, h. Hastanelerde yeni finansal kaynak oluşturma fırsatlarının değerlendirilmesine ve hizmet geliştirme sürecine katkı sağlamak, i. Genel Direktör ve Yönetim Kurulu’nun vereceği diğer görevleri yerine getirmek
Finansman direktörü doğrudan Hastaneler Genel Direktörüne, Hastaneler Genel Direktörü’ de doğrudan Rektöre bağlıdır. Görev, yetki ve sorumlulukları kitabın 74. sayfasında listelenmiştir.
Özel Sağlık Kurumlarında Finansal Örgütlenme
Özel hastanelerin organizasyonu; Özel Hastaneler Kanunu, Özel Hastaneler Tüzüğü ve Özel Hastaneler Yönetmeliği ile ticari kuruluş biçimine göre Türk Ticaret Kanunu hükümlerine uygun olarak gerçekleşir. Özel hastanelerin çoğu anonim şirket oldukları için yasal olarak genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kuruluna sahiptirler.
Özel hastaneler finansal olarak işletme bütçesi uygulamaktadırlar. Özel hastanelerdeki finansal örgütlenme hastanenin büyüklüğüne göre değişmektedir. Bazı özel hastanelerde muhasebe müdürlüğü birimi bulunurken daha büyük özel hastanelerde ise finansmandan sorumlu genel müdür yardımcı olduğu görülmektedir.