SAĞ214U-SAĞLIK İŞLETMELERİNDE İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ
Ünite 2: Sağlık İşletmelerinde İşe Alma, Seçme ve Yerleştirme
Giriş
İnsan kaynakları yönetimi; bir kurumun hedeflerine ulaşmak için gereksinim duyduğu insan kaynaklarını (bireyler, topluluklar veya bir kurumun üyeleri) edinme, geliştirme ve işe alma süreci olarak tanımlanabilir. İnsan Kaynakları Yönetimi, işe alma, eğitim, ücret yönetimi ve çalışanların elde tutulması ve geliştirilmesi gibi insan kaynağı ile ilgili işlevlere odaklanan süreçlerin bütünüdür.
Sağlık İşletmelerinde İşe Alma Süreci ve İş Analizi
İnsan Kaynakları Yönetimi ve İşe Alma
İnsan kaynakları yönetimi, özellikle üç paydaş grubunun ihtiyaçlarını karşılamak ile ilgilidir: işveren, yönetici ve çalışanlar. İşveren, işinin kâr getirecek şekilde yönetilmesine ihtiyaç duyar; yönetici, iş hedeflerine ulaşmak için doğru işler yapan, doğru görevde doğru insanlara ihtiyaç duyar; çalışanlar ise kendilerine verilen görevi elverişli bir iş ortamında yerine getirebildiklerini hissetmeye ve gayretlerinin maddi karşılığını uygun şekilde almaya ihtiyaç duyarlar. Ayrıca, çalışanlar iş güvencesi de ararlar. İnsan kaynakları departmanı, paydaşların tüm bu ihtiyaçlarını karşılayabilmeye çalışır.
İnsan kaynakları departmanının en önemli işlevlerinden biri personel alımıdır. İşe alım; bir kurum tarafından çalışanları tanımlamak, kendisine çekmek, mülakata tabi tutmak, seçmek, işe almak ve onların kurumsal hedeflere bağlı kalmasını sağlamak için uygulanan süreci ifade eder. İşe alımın üç önemli amacı şunlardır:
i) farklı öz geçmişlerden olanları da dahil ederek insanlara açık pozisyonları bildirmek, ii) insanları, özellikle de işe uygun olanları başvuru yapmaya ikna etmek ve kuruluşu çalışılacak iyi bir yer olarak sunmak, iii) potansiyel adayları işin gereklilikleri ve şirketin veya kurumun yapısı hakkında bilgilendirmek.
Böylelikle işe alım aynı zamanda kurumun potansiyel adaylara pazarlanması işlevini de yerine getirir.
Sağlık hizmetleri alanındaki seçim süreçlerinin rolü iki temel ilkeye dayalıdır. Birincisi, insanlar arasında değerleri, algıları, eğilimleri, becerileri vs. gibi kişisel özellikler bakımından farklılıklar bulunmaktadır. Bu, herkesin sağlık hizmetlerinde bir kariyer için eşit derecede uygun olmadığı ve sağlık çalışanı seçiminde uygulanan süreçlerin hasta güvenliği ve hasta bakımı kalitesi üzerinde önemli etkileri olduğu anlamına gelir. İkinci ilke, gelecekteki davranışın belli bir dereceye kadar öngörülebilir olmasıdır. Seçim sürecine atfedilebilecek hedef, insanlar ile rolleri çalışanların gelecekte mümkün olan en yüksek seviyede performans göstermelerini garanti edecek şekilde eşleştirmektir.
İşe Alım Yöntemleri
İşe alım yöntemleri temel olarak şu şekilde sınıflandırılabilir: içeriden işe alım ve dışarıdan işe alım.
İçeriden işe alım üç şekilde gerçekleştirilebilir:
1. Mevcut çalışanlardan birilerini tavsiye etmeleri, 2. Kurum içinde yönetici pozisyonlarına terfiler, 3. Çalışanları staj programlarından işe almaktır.
Dışarıdan işe alım, sektörel yayınlara ilan vermek gibi pek çok şekilde gerçekleştirilebilir. Örneğin, kurumlar doktorları ve hemşireleri işe almak için reklam vermek amacıyla genellikle tıbbi yayınları kullanmıştır.
İş Analizi ve Seçim
İşe alım sürecinden önce, bir kurum iş analizi yapar. İş analizi, faaliyetler (ör. işler, görevler ve sorumluluklar) ve kurumun belirli bir iş için koyduğu hedefleri gerçekleştirebilmesi için bir çalışanın sahip olması gereken kişisel nitelikler ile ilgili, analiz, sentez ve çıkarım prosedürleri yoluyla bilgi toplamanın sistematik sürecidir.
Sağlık İşletmelerinde İş Tanımları ve İş Gerekleri
İş Analizinin Amacı
Aşağıda bir kurum içindeki iş analizinin temel amaçlarından bazılarının listesi verilmiştir.
İş Tanımı: İşin yazılı açıklamasıdır ve işin esas niteliğini iletmeyi amaçlar.
İş Sınıflandırması: Bir veya daha fazla işin benzer işlerle aynı kümede veya ailede toplanmasını ifade eder.
İş Değerlemesi: Bir işveren için işin değerini tayin etme sürecidir.
İş, Ekip, Sistem Tasarımı ve Yeniden Tasarımı: İş tasarımı, benzer görevlerin iş olarak bilinen kolektif bir bütün hâlinde gruplanmasını içerir. İş tasarımı, yeni bir iş oluşturulurken gerekli hâle gelir. Ekip tasarımı, görevlerin gruplandırılması veya bir çalışma ekibinin bireysel yerine birlikte yürüteceği görevler grubu anlamına gelir. Sistem tasarımı, ekip tasarımıyla örtüşür ve görevlerin sistem içindeki ekipman ve kişilere atanmasını içerir. İş, ekip ve sistemin yeniden tasarımı, eski işleri ve işlevleri yenileriyle değiştirmek için görevlerin ayıklanması anlamına gelir.
İnsan Kaynakları Gereksinimleri ve İş Gerekleri: İnsan kaynakları gereksinimleri, işin yapılabilmesi için gerekli veya istenen insani nitelikleri ifade eder. Bunlar; bilgi, beceriler, yetenekler ve diğer vasıfları (KSAO) kapsamaktadır.
Performans Değerlendirmesi ve Yönetimi: Performans değerlendirmesi, bireylerin veya ekiplerin belirli bir süre boyunca görev başındaki performanslarının değerlendirilmesi sürecini ifade eder. Performans değerlendirmeleri genellikle yönetim tarafından yürütülür ve ücret artışları ve terfiler ile ilgili karar vermeye yardımcı olduğu gibi çalışanlara performansları hakkında geri bildirim verilebilmesini sağlar.
Eğitim: Çalışanların başarılı bir performans sergilemeleri için bilmeleri, düşünmeleri veya uygulamaları gereken
şeylerin çoğu, işe alınmalarından sonra öğrendiklerine dayanmaktadır.
Çalışan Hareketliliği: İnsanlar görev, transfer, terfi ve ayrıca alt pozisyona indirme süreçlerinde işlere girip çıkarlar. Kurumun en yüksek menfaati, insanlar ile işlerin birbirini tamamlamasında yatmaktadır. Kariyer danışmanlığı, yararlı çalışan hareketliliğini desteklemek için, çalışanların kendilerine ve işlerin gerekliliklerine dair farkındalık geliştirmelerini sağlamanın bir yoludur.
İşgücü/Personel Planlaması: İşgücü planlaması, çalışan hareketliliğinin tersi olarak görülebilir. Kurumlar, gelecekte doldurulması gereken pozisyonları planlamaya ve bu pozisyonları dolduracak nitelikli eleman bulma konusunda kendilerine güvenmeye ihtiyaç duyarlar.
Verimlilik: İşte verimliliği sağlamak için iş süreçlerinin kısaltılması veya çalışanlar için kolaylaştırılması gerekir.
Güvenlik ve Sağlık: İş analizi, kaza veya yaralanma olasılığını artırabilecek veya bunlara sebep olabilecek belirli davranışları ön plana çıkarır.
Yasal ve Yarı-yasal Gereklilikler: Farklı ülkelerin sağlık hizmetleri sektöründeki çalışma şartları için muhtelif yasalar geçerlidir. Bunlar güvenlik ve sağlık, eğitim, ücretlendirme, terfi, çalışanların işe alınması ve işten çıkarılması vb. hususlar ile ilgilidir.
İş Tanımı ve İşin Bileşenleri
İş tanımı, işin eksiksiz ve detaylı açıklamasıdır. İş tanımı, kurum içindeki rolün amacının ve belirli bir işin yürütülmesi için gereken çeşitli görev ve sorumlulukların kapsamlı analizini içerir.
Tipik iş tanımları, zaman zaman değişebilir olsalar da aşağıdaki bileşenlere sahiptir:
• Tanımlama: İş tanımındaki ilk bölüm, iş unvanını, raporlama departmanının adını, ilişkileri ve lokasyonu içeren tanımlama bölümüdür. Genellikle çalışanların izlenmesinde faydalı görülen diğer bilgiler de kaydedilir. • İş Statüsü veya Derecesi: Kurum içinde sahip olunan pozisyonu ve prestiji gösterme aracıdır. • Muaf veya Muaf Olmayan Statü: Bir pozisyonun fazla mesai ücreti için uygun olup olmadığını ifade eder. • Ücret Oranı veya Maaş Aralığı: Burada, pozisyon için geçerli olan ücret oranları veya maaş aralığı belirtilir. • Raporlama İlişkileri: Burada, belirli bir pozisyonu kimin yönettiği veya denetlediğine veya çalışanın kime rapor vermesi gerektiğine ilişkin ayrıntılardan bahsedilir. • Genel Özet: Analiz edilen işe ilişkin, ona eşlik eden genel sorumlulukları ve onu kurumdaki diğer işlerden ayıran bileşenleri içeren, kısa bir açıklamadır.
• İşin Gerektirdiği Nitelikler veya Özellikler: Bir çalışanın belirli bir işle ilgili görevleri yerine getirmek için ihtiyaç duyacağı asgari iş gereksinimlerini gösterir. • Temel İşlevler ve Görevler: Tipik bir iş tanımı, ortaya konulacak olan işin temel görev ve işlevlerini listeler. • Performans Standartları ve Yeterlilikler: Bu bölüm, işin neyi başardığını ve iş tanımının önemli alanlarında çalışan performansının nasıl belirlendiğini belirtir. • Çalışma ortamı: Çalışanın çalışırken bulunacağı ortam tarif edilir ve bu tarif işin lokasyonu, çalışma saatleri ve işin tehlikeleri gibi detayları içerir. • Sorumluluk Reddi ve Onay: Çoğu iş tanımındaki son bölüm, ilgili yöneticilerin imzalı onayını ve yasal uyarıyı içerir.
Kurumlarda insan kaynağını en verimli ve etkin şekilde kullanılabilmesi için “işe göre adam ve adama göre iş” yaklaşımının benimsenmesi gerekir.
İş Gerekleri
İş gerekleri ya da iş spesifikasyonu, işin yerine getirilebilmesi için sahip olunması gereken niteliklerin yazılı açıklamasıdır. Bir kurumun, bir iş için başvuran adaylarda aradığı nitelikleri duyurma biçimdir ve çoğunlukla iş tanımına dayanır. İşin gerektirdiği nitelikler olarak da bilinen iş gerekleri, bir grup iş görevinin veya işlevinin yerine getirilebilmesi için gereken asgari gereksinimleri ifade eder. Bu gereksinimler tipik olarak a)bilgi, beceri ve yetenekleri, b) eğitim ve deneyimi ve c)fiziksel gereklilikleri ve çalışma koşullarını içerir.
Sağlık İşletmelerinde Personel Planlaması
Kurumun personel gereksinimlerini belirlemek, insan kaynakları planlamasının ilk adımıdır. Bu gereksinimlerin değerlendirilmesi, birçok soruya yanıt verilmesini gerektirir.
1. Kurumsal hedefler nelerdir? 2. Kurum tarafından uygulanan stratejik planlar nelerdir? 3. Kurumsal stratejilerin hayata geçirilmesi için yaklaşık personel ihtiyacı nedir?
Tüm bu sorular, doğru ve sistematik personel planlaması ile ele alınabilir.
Personel Planlamasını ve İşlevlerini Anlama
Personel planlaması, bir kurum içinde insan kaynakları edinme sürecini tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Etkin işgücü veya personel planlaması, genellikle “doğru yeterliliklere sahip doğru kişilerin doğru zamanda doğru işlerde olmasını sağlamak” şeklinde tanımlanmıştır.
Personel planlaması süreci üç ana işlevden oluşur:
i) işe alım, ii) seçim ve iii) yerleştirme veya bünyesine katma.
Her kurumun, aşağıdaki sebeplerden dolayı personel planlaması yapması gereklidir:
• Belirli çalışan kategorilerinde eleman eksikliği • Tıp bilimi ve teknolojisi alanındaki gelişmelerin, yeni beceri gruplarına ve yeni çalışan kategorilerine ihtiyaç duyulmasına sebep olması • Kurumsal tasarım ve yapıda işgücü talebini etkileyen değişiklikler yapılması • Kurumların personeli işe alma biçimini etkileyen devlet politikaları • İşgücü talebini ve arzını etkileyen iş kanunları • İşgücünün kullanılabilirliğini etkileyen uluslararası istihdam durumu • Bilgisayarlaşma ve bilgi teknolojisindeki gelişmelerin çalışanların yeni becerilere sahip olması gerekliliğine yol açması.
Sağlık Hizmetlerinde Stratejik Personel Planlaması
Personel planlaması, bir kurumun personelinin planlanması, geliştirilmesi ve işe alınmasını içermektedir.
Personel planlaması beş önemli stratejiden yararlanır:
• Nüfusa Dayalı Tahmin: Bu yöntem, profesyonellerin nüfusa oranını belirtir. Büyük sağlık hizmetleri kurumları için kullanışlı bir yöntemdir. • Kıyaslama: Bu yöntem mevcut oranları ve aynı zamanda bu oranların verimliliğini de dikkate alır. • İhtiyaca Dayalı Değerlendirme: Bu yöntem, personeli söz konusu nüfusun sağlık hizmetleri ihtiyacı ile eşleştirir. • Talebe Dayalı Değerlendirme: Bu yöntem sağlık uzmanlarına olan talebi dikkate alır. • Eğitim Çıktısı Tahmini: Bu yöntem, mezun olması beklenen kişi sayısına göre bir kurum için yararlanılmaya hazır pratisyen arzını belirler.
Yukarıda bahsedilen yöntemlerden başka konuyla ilgili daha kapsamlı bir görüş elde etmek için başka faktörlerin de dikkate alınması gerekir. Bu faktörler şunları kapsamaktadır: Kurum, kaynaklar, eğitim, mevcut personel, personel sirkülasyonu, performans.
Bilgi Teknolojisi ve Personel Planlamasına Etkisi
Bundan önce, kurumlar tarafından benimsenen işe alım yöntemi gazetelere ve istihdam bürolarına ilan vermekti. Ne var ki bilgi teknolojisi alanındaki gelişmeler özgeçmişlerin artık e-Posta yoluyla iletilebilmesi veya dünyanın herhangi bir yerinde, herhangi bir zamanda herkesin erişebileceği çevrim içi iş platformlarına yüklenebilmesi anlamına gelmektedir.
İşe alım için benimsenen yeni yöntemlerden bazıları şunlardır:
• Dış kaynak kullanımı: Belirli bir işi yaptırmak için kurum dışından bir kişiden veya hatta başka bir kurumdan faydalanılır.
• Küresel kaynak kullanımı: Küreselleşmenin etkileri ve kurumların rekabet üstünlüğü elde etmek için artık dünyanın her yerinden yetenekleri cezbedebilmesini sağlayan hızlı teknolojik gelişmeler sebebiyle ortaya çıkmıştır. • Beceri envanteri: Kadrolama yöntemlerinin modernleştirilmesi, bilgisayarlaşmanın işe alım ve iş analizi aşamasında planlamaya yardımcı bir beceri envanterinin oluşturulmasına destek olması anlamına gelir.