SAĞ207U-SAĞLIK İŞLETMELERİNDE YÖNETİM
Ünite 2: Planlama ve Karar Verme Fonksiyonu
Planlamanın Kavramsal Çerçevesi, Türleri, İlkeleri ve Planlama Engelleri
Planlama Kavramı
Planlama, bir işletme örgütünde amaçların ve amaçlara uygun yöntemlerin nerede, ne zaman, nasıl, niçin ve neden yapılacağını gösteren yönetim fonksiyonudur. Planlama bir süreci vurgular ve yapılan çeşitli tahminlere dayanmaktadır. Tahminlere dayandığı için de esnek ve değişken olması muhtemeldir. Bu fonksiyon, yönetimin en önemli fonksiyonudur.
Planlama; ihtiyaçların saptanmasında, bu ihtiyaçların önceliğinin belirlenmesinde, programları ve sermayenin ayarlanmasında yönetsel uygulamalara yardımcı bir unsurdur. Planlama aşaması yönetim fonksiyonunun en değerli elemanıdır. Bu kapsamda planlama aşamasının diğer fonksiyonların gidişatını belirleyecek önemli özelliklere sahip olduğunu ifade etmek mümkündür.
Planlama Süreci
Planlama süreci organizasyonların başlangıçta koydukları hedefe doğru ilerleyebilmeleri açısından büyük önem arz etmektedir. Organizasyonun türüne göre planlama süreci ve aşaması farklılık göstermektedir. Planlama sürecinde bazı önemli hususlar vardır. Bunlar; hedefe yönelik olma, tümleyici olma, devam ettirilebilirlik ve esnekliğin yanında yalınlık özelliklerine sahip olmaktır.
Planlama sürecine yönelik çeşitli aşamalar:
• Amaçların Saptanması • Olanakların Araştırılması • Seçeneklerin Belirlenmesi ve Karşılaştırılması • En Uygun Seçeneğin Belirlenmesi • Plan Hedeflerinin Saptanması • Planın Denetimi
Planlama Türleri ve İlkeleri
Planlama Türleri; sürelerine göre, örgütlenme biçimlerine göre, çevrelediği alana göre, düzeylerine göre, teknik yapılarına göre, değişkenliklerine göre gruplara ayrılmaktadır.
Yönetim ve organizasyon açısından planlama türleri:
• Stratejik Planlama • Taktik Planlama • Operasyonel (İşlevsel) Planlama
Planlama İlkeleri
Yönetsel karar ve uygulamalarda daha başarılı bir şekilde planlama yapmak için çeşitli planlama ilkeleri üzerinde yoğunlaşmak önemli olacaktır.
Planlama ilkeleri:
• Planlama arzusu, • Zaman gerektirme, • Alternatif planlar geliştirme, • Rakipleri izleme ve değerlendirme,
• Esneklik, • Takım hâlinde çalışma ve haberleşme, • Somutlaştırma ve yazılı raporlar hazırlama
Karar, Yönetimde Karar Verme Süreci ve Karar Verme Türleri
Karar verme, elde olan seçeneklerin birisinin seçilip, uygulamaya konulmasıdır. İşletmeler için en önemli ve son aşama karar vermedir. Yöneticiler karar verme sonucunda bulundukları örgüte ve işletmelere yön verirler. Karar verme süreci, o süreç içinde görev alan bütün ekip üyelerinin fikirleriyle oluşturulur. Karar verici ekip, karara ulaşmadan önce örgütün kültürünü, yapısını, daha önce yaptıkları eylemleri değerlendirmeye alırlar. Bu değerlendirmelerin sayesinde amaca ulaşmaya çalışırlar. Eğer iyi bir karar verme süreci geçirilmişse başarılı bir sonuç elde edilir. Kötü bir karar verme süreci geçirilmiş ise güvenilir olmayan tutarsız sonuçlar elde edilir.
Karar Verme Sürecinin Özellikleri
Karar verme süreci de içerisinde bulunduğu dinamik etkenler nedeniyle çeşitli özellikleri ihtiva etmektedir. Karar verme sürecinin özelliklerini şu şekilde sıralayabiliriz:
• Problemi iyi tanımlama, • Amaç belirleme, • Alternatifler oluşturma, • Karar vericinin tayini, • Kararı uygulayıcılar, • Kararı değerlendirme.
Karar Vermede Belirsizlik
Belirsizlik altında karar verme sağlıklı bir karar verme süreci değildir ve tehlike barındırır. Yöneticiler bu süreçte kritik unsurları da karar modellerinde düşünmek zorundadırlar. Ancak, kritik düşünmek için; özgün, yaratıcı ve karar verilecek durum hakkında yeterli bilgi ve donanıma sahip olunmalıdır. Kritik düşünme özünde kanıtlara dayanmaktadır fakat belirsizlik altında karar verme süreci uygun ve mantıksal düşünmeye iterek yardımcı olabilmektedir.
Karar Verme Modelleri ve Karar Vermede Rasyonellik
Bu örgüt yapılarına göre de karar verme modelleri değişmektedir. Yönetimde etkili karar verebilmek için en uygun karar verme modeli seçilmelidir. Bunlar; stratejik kararlar, bireysel veya grup kararları, hiyerarşik kararlar, belirsizlik şartları altında alınan kararlar olarak gruplandırılabilir. Herkes tarafından bilinen karar verme modelleri ise; klasik karar verme, yönetsel karar verme ve politik karar verme olarak gruplandırılmaktadır. Seçilen karar verme modelinin uygulanabilir olması için işletmenin örgüt kültürünün ve yapısının anlaşılabilmesi önem arz etmektedir.
Karar vermede rasyonellik; İstenilen sonuca en iyi şekilde ulaşabilmek için o işle ilgili bütün donanımlara sahip olma
ve en mantıklı karara ulaşma olarak tanımlanabilir. Karar vermede rasyonel olabilmek için 8 aşamaya göre hareket edilmektedir. Bunlar;
• Meselenin tanımlanması, • Hedef belirleme, • Karar ölçütünün belirlenmesi, • Ölçütlerin önem düzeyinin belirlenmesi, • Seçeneklerin geliştirilmesi, • Seçeneklerin irdelenmesi ve bir seçeneğin seçilmesi • Seçilen seçeneğin uygulanması ve kararın etkinliğinin değerlendirilmesidir.
Rasyonel karar verme tamamen somut bulgulara dayanır. Duygusallıktan ve sezgicilikten arındırılmış bir yapıya sahiptir. Bu nedenle rasyonel karar verme çoğunlukla işletmelerin muhasebe, finans ve mühendislik departmanlarında kullanılmaktadır.
Yönetim Bilgi Sistemi ve Karar Süreci İlişkisi
Yönetim bilgi sistemi iş, organizasyon ve örgüt içindeki karar vericilerin, karar vermesini kolaylaştırmak için geliştirilmiş bir veri tabanıdır. Bu sistemin amacı; bilginin doğruluğunu ölçmek, tutarsızlık ve çelişkiden arındırmaktır. Yönetim bilgi sistemi; bilginin güvenli bir şekilde muhafaza edilmesine, işlenmesine ve yine güvenli bir şekilde dağıtılmasına yardımcı olmaktadır.
Kararın Etkinliğinde Rol Oynayan Faktörler
Karar vermede birçok faktör belirleyici olabilmektedir. Bunlar; örgütün yapısına, kültürüne, çevresine, ekip üyelerinin kişilik özelliklerine, geçmişte alınan kararlara göre farklılık göstermektedir. Kısacası işletmenin iç ve dış çevresi bunun belirleyicisi olmaktadır. Karar verme işletmenin şekillenmesinde, yönünü belirlemesinde önemli bir yere sahiptir. Bu belirleyici faktörlerde;
• Kişisel faktörler • Örgütsel faktörler • Çevresel faktörler
olarak sıralanabilir.
İşletmelerde Hiyerarşik Düzeylere Göre Karar Türleri
İşletmelerde, karar verme süreçlerinde çeşitli hiyerarşik düzeyler bulunmaktadır. Bu hiyerarşik düzeyler yönetimde yer alan yöneticilerin bulundukları pozisyondan ileri gelmektedir. Bu kademeler; üst düzey yöneticiler, orta düzey yöneticiler ve alt düzey ya da ilk basamak yöneticiler diye adlandırılmaktadır. Karar verme türleri hiyerarşik düzeylerin hitap ettiği durumlara göre değişmektedir. Hiyerarşik yapıya sahip olan işletmelerde, karar verme süreçleri de yöneticilerin sahip oldukları konuma göre çeşitlilik göstermektedir. Bunlar; işletmenin yapısına göre, işletmenin kültürüne göre, yöntemlerine göre vs. değişiklik göstermektedir. Bu açıdan bakıldığı zaman da uygulanacak karar türünün belirlenmesi için bunların iyi bilinmesi gerekmektedir.
Karar Vermede Grup Yaklaşımları
Grup; birden fazla kişiden oluşan topluluğa grup denir ve gruplar belirli bir amaç için bir araya gelirler. Gruplar genellikle toplu kararlar almaya özen gösterirler. Bu nedenle grup içerisinde farklı bakış açılarına ve düşüncelerine sahip insanlar az sıklıkta yer alır. Gruplar benzer düşünceye sahip insanları bünyesinde barındırma eğilimindedir. Ancak karar verme açısından ele aldığımız da süreçte daha farklı yetkinlik ve düzeylerde bireylerin yer alması grup karar verme yaklaşımının etkinliği açısından önemlidir. Bu durum karar alma açısından da büyük öneme sahiptir. Grup karar alımlarında fikirsel ayrılıklar yaşandığı için, görüş ayrılığı çatışmaları daha yüksektir. Bu yüzden karar verme aşamasını sağlıklı gerçekleştirebilmek için grup yaklaşımları bulunmaktadır. Bunlar;
• Beyin Fırtınası • Arama Konferansı • Nominal Grup Tekniği • Delphi Tekniği • Elektronik Toplantı
olarak sıralanabilir.
Sağlık Sektöründe Planlama ve Karar Verme Süreci
Sağlık hizmeti sunan kuruluşların (başta hastaneler olmak üzere) yönetiminin hem hastane personeli hem de hastalar açısından önemi büyüktür. Sağlık kurumlarının karmaşık organizasyon yapısı sergilemeleri, bu kurumların işlevlerini de zorlaştırmaktadır. Bunlardan en önemlisi de tüm sürece etkide bulunan girdi ve çıktıların planlanması faaliyetleridir. Ancak yine de sağlık yönetimi kişilere, örgütlere ve toplumlara belirli hizmetlerin verilmesinde, tıbbi bakım ve sağlıklı bir çevre için talep ve ihtiyaçların karşılanmasında kullanılan işlemlerin ve kaynakların plânlanmasında, örgütlenmesinde, yönetilmesinde, kontrol edilmesinde ve değerlendirilmesinde etkin bir rol almaktadır.
Sağlık kurumu, kişide ortaya çıkan sağlıkla ilgili sorunların uyumlu biçimde çözümlenerek onun bedensel, ruhsal ve çevresel yönden tam uyum içerisinde yaşantısını sürdürmesine katkı sağlayan ekonomik hizmet ya da mal üreten sosyo-ekonomik bir birim olarak tanımlanır. Hastaneler, hizmet üretim sürecinin en karmaşık olduğu işletmelerdir. Hastanelerin hizmet üretim sürecini karmaşık kılan faktörlerin en başında hizmet yelpazesinin karmaşıklığı gelmektedir. Hastaneler matris yapıda faaliyet gösteren kurumlardır. Matris organizasyon yapısı proje yönetiminde yaygın bir şekilde kullanılan bir modeldir. İki ayrı tür ilişki üzerine kurulmuş bu organizasyon yapısında hem dikey hem yatay ilişkiler eşit derecede öneme sahiptir. Diğer bir deyişle matris organizasyon; faaliyetlerin fonksiyon esasına göre gruplandırıldığı bir organizasyonun üstüne proje organizasyonunun inşa edilmesiyle ortaya çıkan bir yapıdır. Hastane işletmelerinin yönetiminde de
hastanelerin çok ileri düzeyde uzmanlaşmış işlevlerinden kaynaklanan karmaşık bir yapıya sahip olmaları nedeniyle diğer işletmelerin yönetimlerinden bazı farklılıklar görülmektedir. Hastane yönetimi, tıbbi yönetim ve genel yönetim olmak üzere iki alt dala ayrılabilir. Tıbbi yönetim; hasta bakım ve tedavi hizmetlerini sunan servis ve polikliniklerin yönetimi ile hemşirelik ve tıbbi personel yönetimini içermektedir. Genel yönetim ise; diğer işletmelerdeki yönetim işlevlerinin yanı sıra büro yönetimi, mali yönetim, personel yönetimi ve hasta bakımına yardımcı olan diyet, yiyecek-içecek, ev idaresi, arşiv, çamaşırhane gibi destek hizmet birimlerini kapsamaktadır.
Sağlık Sektöründe Planlama
Sağlık yönetimi; sahip olunan maddi ve manevi çeşitli kaynakların planlanması, organize edilmesi, yönlendirilmesi ve denetimi gibi birbirinden farklı pek çok faaliyetin bir arada yürütülmesini içermektedir. Bu özelliklerden planlama işlevi de planlama fonksiyonları ile paralel bir şekilde ancak uygulama alanı yönünden planlama fonksiyonunun sağlık sektörü açısından tüm girdi ve çıktı süreçleri ile bir bütün olarak ele alınmasını ihtiva etmektedir. Sağlık kurumlarında planlama sürecini 5 seviyede tanımlamışlardır. Bu seviyeler;
• Birinci seviye (Hasta Planlama): Bu seviye kapasitelerin tek bir hasta ile birleştirildiği bireysel hastaların süreç seviyesidir. • İkinci seviye (Hasta Grubu Planlama): Bu seviye hasta grupları için tedavi politikalarının ve aciliyet kriterlerinin tanımlandığı ve kaynakların hasta gruplarına tahsis edildiği yer olan hasta grubu düzeyidir. • Üçüncü seviye (Kaynak Planlama): Bu seviye kaynakların seviyesi ile ilgilidir. Bu düzeyde hedef doluluklar tanımlanır. • Dördüncü seviye (Hasta Hacimleri Planlama): Bu seviye hastane düzeyinde gerekli kaynak miktarının belirlenmesi için belirlenen hasta hacimleri seviyesidir. • Beşinci seviye (Stratejik Planlama): Bu seviye hastane düzeyindeki politika kararları ile ilgilidir.
Sağlık Sektöründe Karar Verme
Sağlık sektöründe karar verme modelleri, verilecek hizmetin planlamasında büyük rol almaktadır. Analitik ve veriye dayalı bilgi sunma sağlıkta karar modellerin başlıca özelliklerindendir. Sağlık sektöründe karar verme süreçleri analitik temellere dayanması nedeniyle sıklıkla kararlar kullanılan çeşitli sağlık bilgi (enformasyon) sistemleri yoluyla alınmaktadır. Amaç hatayı minimize etmek olduğu için enformasyon sistemleri kanalıyla hasta tedavileri, alınacak diğer sağlık kararları ve uygulamalarının doğruluk oranı artırılmaya çalışılmaktadır. Sağlık Enformasyon Sistemleri (SES), sağlık alanında elde edilen bilgi ve verilerin oluşturulması, biçimlendirilmesi, depolanması, paylaşılması, bu bilginin anlamlı bir şekilde kullanılabilmesi, hastaların bakım ve
tedavilerinin tanımlanması, geliştirilmesi işlemlerinin bütününe verilen isimdir. SES temel olarak; Klinik Enformasyon Sistemleri ve Teşhis-Tedavi Sistemleri olmak üzere iki kısımda incelenmektedir.
Sağlık Sektöründe Karar Verme Etkinliğini İyileştirme Yolları
Sağlık sektöründe karar verme etkinliğini iyileştirici yollar bir bütünde oluşmaktadır. Bu bütünün içerisinde iyi bir planlama sürecine sahip olmak önemlidir. Bu planlamanın yanında da iyi bir koordineye ve mantığa sahip olunup etik kurallar içerisinde hareket edilmelidir. Ayrıca, sahip olunan donanımlı insan kaynağının etkisi de karar süreçlerine dâhil edilmesi hem alınan kararların uygulanabilirliği hem de karar destek sistemlerine entegrasyon açısından büyük önem arz etmektedir.