PZL212U-TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ
Ünite 5: Envanter Yönetimi ve Depolama
Giriş
Envanter kavramı kamu sektöründe demirbaş gibi dayanıklı tüketim mallarını tanımlamada kullanılan bir terim iken özel sektörde tüketilmeyen veya işletmenin ticaretini yaptığı malzeme miktarını ve durumunu ifade eden bir terim olarak kullanılmaktadır. Envanter yönetimi kavramı ise çeşitli üretim yönetimi, lojistik ve tedarik zinciri yönetimi, yöneylem araştırması kitaplarında ve diğer kaynaklarda stok yönetimi veya malzeme yönetimi gibi farklı başlıklarda değerlendirilebilir fakat içerikleri aynıdır.
Envanter Yönetiminin Temelleri
Envanterin Tanımı
Envanter, herhangi bir zaman diliminde bir fabrikada, mağazada, depo veya antrepoda bulunan mal ve/veya malzemelerin toplam miktarına verilen isimdir. Bir başka deyişle envanter “işletmelerin müşteri talebini karşılamak için elinde bulundurduğu malzemelere” verilen genel bir addır.
Envanter, üretimi kolaylaştırmak veya müşteri taleplerini karşılamak için elde bulunan veya kullanılan bir malzeme stoğudur.
Envanter Türleri
Envanter çeşitli kaynaklarda farklı sınıflandırmalara tabi tutulmaktadır. Khan ve Yu (2019), işletmelerin sahip olduğu envanteri beş başlıkta sınıflandırmıştır:
1. Bitmiş ürün 2. Hammadde 3. Süreç içindeki envanter 4. Bakım onarım ve çalıştırma (MRO) 5. Transit envanter
Kullanım amacına göre oluşan stok türleri ile ilgili bir diğer sınıflandırma aşağıdaki gibidir (Meredith ve Shafer, 2016):
1. Döngü veya yenileme stoğu 2. Güvenlik stoğu 3. Transit stok 4. Mevsimsel stok 5. Promosyon stoğu 6. Spekülatif stok 7. Ölü veya modası geçmiş stok
Envanter Maliyetleri
İşletmelerin stok tutma veya tutmama kararları farklı maliyet kalemlerinin doğmasını sağlar. Stok eksikliğini en aza indirmek ve stok maliyetlerini etkin bir şekilde kontrol etmek amacını güden etkin envanter yönetiminde maliyetler birçok şekilde sınıflandırılabilir: dolaylı ve doğrudan maliyetler, değişken ve sabit maliyetler, sipariş/kurulum maliyetleri ve depolama/taşıma maliyetleri gibi. Doğrudan maliyetler, bitmiş ürünün bir birimini üretmek için kullanılan işçilik ve malzeme miktarı da dahil olmak üzere (doğrudan) üretilen birime göre izlenebilir olan maliyet kalemidir. Dolaylı maliyetler ise üretilen birime göre doğrudan izlenemeyen maliyetlerdir ve genel
üretim giderleri ile eş anlamlıdır (Khan ve Yu, 2019). Sabit maliyetler çıktı miktarından bağımsızdır ancak değişken maliyetler çıktı seviyesinin bir fonksiyonu olarak değişir. Binalar, ekipman, tesis güvenliği, ısıtma ve aydınlatma sabit maliyetlere örnek olarak gösterilirken doğrudan malzeme ve işçilik maliyetleri ise değişken maliyetlerdir. Sabit maliyetler genellikle batık maliyetler olarak kabul edildiğinden, envanter yönetiminin ana odak noktası değişken maliyetleri kontrol etmektir. Batık maliyetler, hâlihazırda yapılmış olan ve geri alınamayan veya geri döndürülemeyen maliyetlerdir.
Tedarik Zincirinde Envanter Yönetimi
Geçmişte “sıfır stok” ifadesi bir süre popüler olmasına rağmen, günümüzde minimum stok ile faaliyetler sürdürülmeye çalışılmaktadır (Shah, 2016). Envanter olmadan tedarik zincirindeki küçük bir sorun tüm zincirin durmasına neden olabilir. Bu nedenle stoklar, tedarik zinciri boyunca süreçler arasında bir tampon görevi görür.
Envanter yönetimi; yönetimi, stok sayımı, stok kayıtlarının tutulması, yeniden sipariş verme süresi, yeniden sipariş miktarı, satıcılara verilen siparişler, denetim, yeni siparişlerin teslimi ve stokların yeterli miktarda depolanmasını sağlama gibi görevleri kapsar. Envanter yönetimi, şirket üzerindeki stok maliyeti yükünü azaltmak ve müşterilere istenen hizmet seviyesini genişletmek amacıyla yapılır.
Temel Envanter Yönetim Modelleri
Ekonomik Sipariş Miktarı Modeli
Uygun miktarı hesaplamada veya “ne kadar?” sipariş verileceğini belirlemede kullanılan geleneksel yöntemlerden biridir. Ekonomik Sipariş Miktarı modelinde toplam yıllık envanter maliyetlerini, yani yıllık envanter taşıma/işleme maliyetlerinin ve yıllık kurulum maliyeti/sipariş maliyetinin toplamını, azaltan optimal sipariş miktarı belirlenmektedir.
Miktar İndirimi Modeli
Klasik EOQ modelinin bir varyasyonu olan miktar indirim veya iskonto modeli, satın alma miktarlarında indirimlere izin vererek sabit birim fiyat varsayımının gevşemesine katkı sağlar. Bu durumda, bir ürünün birim fiyatının sipariş boyutuna göre değişmesine izin verilir.
Ekonomik Üretim Miktarı Modeli
Temel ESM modelinin bir diğer varyasyonu da ekonomik üretim miktarı modelidir. ESM modelinde sipariş verildikten sonra sipariş verilen miktarın parça parça gelmesine izin verilmez, siparişlerin bir kerede ulaştırıldığı varsayılır. Bu durumda işletmeler bu stoklar için fiziksel bir alana ihtiyaç duymaktadır. Fakat bazen sipariş edilen ürünler şirket içinde veya yakınında yapılarak belirli bir süre boyunca farklı zamanlarda ihtiyaca göre alınabilir. Bu durum “Ekonomik Üretim Miktarı (EPQ veya EÜM)” olarak tanımlanmaktadır (Sanders, 2012). Üretim miktarı modeli üretim sırasında kısmi teslimata izin verir. Envanterin sürekli olarak biriktiğinde kullanışlı olan bu
yöntem üretim için uygun bir modeldir. Sipariş veya kurulum maliyetlerini elde tutma maliyetlerine eşitleyerek optimum sipariş miktarı Q* elde edilir.
Yeniden Sipariş Noktası Modeli
ESM modelinde ne kadar sipariş verileceği belirlenirken, ne zaman sipariş verileceği bilinmemektedir. Siparişlerin ne zaman verileceği kararının alınması yeniden sipariş noktası modeliyle mümkündür. Yeniden sipariş noktası modelinde, stok seviyeleri sürekli olarak izlenir ve stok, önceden belirlenmiş bir seviyeye kadar tükendiğinde yeniden sipariş verilir. Önceden belirlenen bu nokta “yeniden sipariş noktası (ROP veya YSN)” olarak adlandırılmaktadır. Yeniden sipariş noktasında bir sipariş verildiğinde envanter stoğu, tedarik süresi (L) boyunca kademeli olarak güvenlik/emniyet stoğu (GS) seviyesine kadar azalır (Mangan vd., 2012). Dolayısıyla YSN modeli, siparişin yenilenmesi gereken stok seviyesini belirlemeye yardımcı olmaktadır.
Modern Envanter Kontrol Araç ve Yaklaşımları
Uygulamada kullanılan envanter kontrol araçlarının çoğu bilgisayar yazılımlarının kullanıldığı IT tabanlı araçlardır. Bu modern araçlarda stok akışı, pazar talebine karşı esneklik, stok düzeylerini müşteri memnuniyeti ve fırsat kaybıyla dengeleme gibi özellikler mevcuttur. Bu modern kontrol araç ve yaklaşımlarının en bilindikleri aşağıda alt başlıklarda sıralanmıştır.
Tam Zamanlı Teslim
İngilizcede “Just in Time (JIT)” olarak adlandırılan bu yaklaşım envanter yönetiminde kullanılan en yaygın yaklaşımlardan biridir. Günümüz iş ortamında işletmeler JIT üretim süreçlerine, JIT envanterine ve JIT dağıtım sistemlerine odaklanmaktadır. Sistemin dört temel dayanağı vardır:
• Sıfır stok, • Kısa ve güvenilir teslim süreleri • Küçük ve sık teslim miktarları, • Yüksek kalite veya sıfır kusur
Tedarikçi Yönetimli Envanter
Tedarikçi Yönetimli Envanter (VMI) çeşitli kaynaklarda “tedarikçi tarafından yönetilen envanter” veya “satıcı kontrolündeki envanter” gibi isimlerle adlandırılmaktadır. Bu yaklaşım ilk kez Wallmart tarafından kullanılmıştır. Tedarikçilerin stoklarını Walmart’tan daha iyi yönetebilmeleri bu anlayışın temelini oluşturmaktadır. Dolayısıyla tedarikçiler aynı zamanda mağazaların talep ettiği ürünlerin, her zaman mevcut olması sorumluluğunu da üstlenmiştir.
Malzeme İhtiyaç Planlaması
Bir üretim işletmesinde yönetilmesi gereken binlerce parça, sürekli değişen öncelikler ve öngörülemeyen talepler söz konusu olabilir. “MRP” adı verilen bilgisayarlı planlama ve kontrol sistemiyle bu karmaşık durum yönetilebilir. MRP sistemiyle işletmelerin üretimde kullanacağı eksik tüm
parçalar ihtiyaç duyulduğunda tedarik edilir. Her bir parçadan ne kadar ve ne zaman üretilmesi veya sipariş edilmesi gerektiği çizelgeleme usul MRP ile sağlanır. Özellikle bağımlı talebe dayalı kalemlerin üretilmesi veya sipariş edilmesinde MRP’den faydalanılır. MRP yaklaşımının elemanları ana üretim çizelgeleme, malzeme listeleri, envanter durumu, MRP programı ve çıktı ve raporlardan oluşur. Bir MRP sistemi, ana üretim programındaki, talepteki, envanter durumundaki veya ürün bileşimindeki değişikliklerin bir sonucu olarak net gereksinimleri ve kapsamı yeniden hesaplar
Dağıtım İhtiyaç Planlaması
Dağıtım ihtiyaç planlaması yaklaşımı kaynaklarda kısaca “DRP” olarak adlandırılmaktadır. DRP, çoklu dağıtım aşamalarını ve benzersiz özellikleri dikkate alan karmaşık bir planlama yaklaşımıdır. Teknik açıdan fark olmasına rağmen, MRP’nin mantıksal bir uzantısıdır. Yönetim politikası tarafından tanımlanan ve kontrol edilen bir üretim programı MRP tarafından yönlendirilir.
Otomatik Envanter Takip Sistemi
Otomatik Envanter Takip Sistemi kısaca “AITS (Automated Inventory Tracking Systems)” olarak adlandırılmaktadır. AITS, tedarik zinciri boyunca envanter akışını izlemek için elektronik veri alışverişi (EDI) sisteminin kullanılmasını içermektedir. AITS tedarikçileri, imalatçıları, dağıtım merkezlerini, perakende mağazalarını ve kurumsal alıcıları birbirine bağlar.
Depolama
Depo Kavramı
Üretim ve tüketimin aynı anda ve aynı yerde gerçekleşmesi neredeyse imkânsızdır. Bu durum ürünlerin üretildikleri noktalarda, tüketildiği noktalarda veya ara noktalarda depolanması ihtiyacını doğurmaktadır. Böylece üretilen mallar için depolar ihtiyaç ve zorunluluk hâline gelmektedir. Depolar, tedarik zinciri yönetiminin kilit oyunculardan birisidir. Depo ile ilgili farklı kaynaklarda çok sayıda farklı tanımlar yapılmaktadır. En genel tanım ise “bir malzeme veya eşyanın ihtiyaç duyulduğunda kullanılmak amacıyla belirli bir süre korunması, saklanması ve muhafaza edilmesi” şeklindedir.
Bir deponun temel amacı genel olarak yüksek müşteri hizmeti ve düşük maliyetlerin bir kombinasyonunu oluşturarak lojistik faaliyetleri desteklemektir.
Temel Depolama Faaliyetleri
Geleneksel bir deponun temel faaliyet depolamadır. Bu depolama süreci içinde ürünlerin depoya kabulü, gerekli kontrol ve ayrıştırmaların yapılması, malların depo içinde fiziksel olarak depolanması, müşteri siparişleri ve sevkiyatın yapılması faaliyetleri yer almaktadır. Ürün bir depoya kabul edildiğinde yeniden yapılandırılır ve paketlenir. Büyük ebatlarda paketli veya paletli bir şekilde depoya gelen ürünler, küçük parçalar hâlinde depodan ayrılır. Dolayısıyla depolamanın temel işlevlerinden birisi parti hâlinde gelen malların daha küçük parçalara
ayrıştırılarak paketlenmesidir. Temel depolama faaliyetleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Mal Kabul • Yerleştirme • Mal Toplama • Paketleme • Sevkiyat
Tedarik Zincirinde Depolamanın Rolü ve Önemi
Depolama, tedarik zinciri yönetiminde önemli bir rol oynamaktadır. Son yıllarda envanterin azaltılması, müşteri hizmet kalitesinin artırılması, maliyet ve zaman faktörünün en küçüklenmesi vb. gibi anlayışların benimsenmesiyle hem tedarik zinciri ve hem de zincir içindeki depolamanın yapısı ve konumu değişmiştir. Depolama faaliyetleri operasyonel kararlardan stratejik kararlara doğru bir eğilim göstermektedir. Depolama temel olarak tesis yeri, personel ve ekipman açısından değerlendirildiğinde maliyetli bir faaliyet olmasına karşın işletmelerin depolama performansı bütün tedarik zinciri yönetimi performansını doğrudan ve önemli ölçüde etkilemektedir. Dolayısıyla depo sistemlerinin yanlış tasarlanması ve kötü yönetimi zincirin genel başarısını olumsuz etkiler (Khan ve Yu, 2019).
Depolamada Kullanılan Teknikler
Bu bölümde depolamada ve depo yönetiminde kullanılan araçlardan biri olan depo yönetim sistemleri (WMI) ve radyo frekansıyla tanımlama teknolojisi (RFID) hakkında bilgi verilmektedir.
Depolama Yönetim Sistemleri
Depo yönetim sistemi WMS (Warehouse Management Systems), bir deponun iş süreçlerinin ve çalışma prosedürlerinin standartlaşmasına ve daha iyi kullanımın sağlanmasına yardımcı olan elektronik veri tabanlı sistemlerdir. WMS, depo operasyonlarını matematiksel olarak düzenlemek ve optimize etmek için gelişmiş algoritmalar kullanır. Bir depodaki envanter seviyelerini ve yerlerini izler. Aynı zamanda siparişleri karşılamak için siparişlerin toplanması, paketleme ve sevkiyat faaliyetlerini destekler. İşletmeler bu sistemleri dış kaynak kullanımı yoluyla lisanslı bir şekilde satın alarak kendi kurumsal kaynak planlaması (ERP) veya kullandıkları diğer sistemlerle entegre ederler.
Radyo Frekansıyla Tanımlama Teknolojisi (RFID)
RFID, radyo frekanslı tanımlama anlamına gelmektedir ve kablosuz iletimin başlatılmasıyla bilgi veya verilerin yayılmasını içermektedir. Sistem frekans ve verileri fiziksel bileşenlerine göre geniş bir şekilde kategorize edilebilir. Sınıflandırma, bir veri taşıyıcısında bulunan ve radyo frekansı okunması yoluyla hazırlanan farklı kodların yardımıyla malzemeler tanımlanarak yapılır. RFID, uzaktan algılanabilen herhangi bir cihazı tanımlar. Bu cihaz bir radyo frekans sinyalini yansıtan veya yeniden ileten etiketleri okur. Dolayısıyla RFID sistemi, etiket ve RF okuyucu arasında aktarım yapmak için radyo frekanslarını kullanır (Lau vd, 2019).