LOJ305U-DEPOLAMA VE ENVANTER YÖNETİMİ
Ünite 7: Depo Yönetiminde Bilgi Teknolojileri
Organizasyonlarda Bilgi Sistemleri
Sistem, ortak bir hedefe ulaşmak için birlikte çalışan bir dizi bileşeni ifade etmektedir. Bilgi Sistemi de veri, donanım, yazılım, telekomünikasyon, insanlar ve prosedürlerden oluşan bir bileşendir. Bu bileşenlerin ortak hedefi, mevcut verilerden en iyi bilgileri üretmektir.
Bilgi sistemleri üç ana başlık altında incelenebilir:
• İş Zekâsı Sistemleri • Karar Destek ve Uzman Sistemler • Coğrafi Bilgi Sistemleri
İşletmelerde Bilgi Sistemleri
Çeşitli eğilimler iş dünyasında bilgi sistemlerinin kullanımını çok önemli hâle getirmiştir. İş dünyasında bilgi sistemleri, satış gibi olayları kaydeden temel kayıt işleme sisteminden, otomatikleşmiş karar vermeyi sağlayan karmaşık bir uzman sisteme kadar uzanmaktadır.
Kayıt İşleme Sistemleri (TPS-Transaction Processing Systems)
Kuruluşların faaliyet gerçekleştirdikleri noktada toplanan verileri kaydetmektir. Parçaların üretimin bir aşamasından diğerine, hammaddeden bitmiş ürünlere hareketini kaydederler. Örneğin, satışları kaydeden POS makineleri, bankalardaki ATM’ler.
Tedarik Zinciri Yönetim Sistemi (SCM-Supply Chain Management Systems)
Tedarik Zinciri terimi, bir ürün veya hizmetin üretilmesi ve satılmasıyla ilgili faaliyetlerin sırasını ifade etmektedir. Sanayi sektöründeki faaliyetler, pazarlama, hammadde satın alma, imalat ve montaj, paketleme ve nakliye, faturalama, toplama ve satış sonrası hizmetleri içermektedir.
Müşteri İlişkileri Yönetimi Sistemleri (CRM-Customer Relationship Management)
Müşteri İlişkileri Yönetimi Sistemleri, işletmelerin müşterileriyle ilişkilerini yönetmeye yardımcı olan sistemlerdir. CRM sistemleri, müşteri kayıtlarının tutulmasına yardımcı olan basit sistemlerden, satın alma modellerini dinamik olarak analiz eden ve tespit eden ve belirli bir müşterinin rakibe geçiş yapmak üzere olduğunu tahmin eden karmaşık sistemlere kadar çok çeşitli bilgi sistemlerini ifade eder.
Depo Yönetimi Sistemi
Depolar, işletmelerde stoklama faaliyetini yerine getirmek üzere kullanılan, geçici ve tedarik zincirlerinde tampon bir yer olarak görülmelidirler. Depoların amacı, hammadde, yarı mamul ya da mamul maddelerin muhafaza edilmesinin yanı sıra depolanacak envanterin amaca uygun olarak depolanması ve talep edildiğinde en uygun zaman ve maliyetle talep edene ulaştırılmasını sağlamaktır.
Depo Yönetim Sisteminin Genel Yapısı
Depolama, iş süreçlerinin düzenli ve verimli olarak yürütülmesi için bilgi sistemlerinden yoğun olarak faydalanmaktadır. Depo süreçlerinin yönetilmesi için kullanılan bilgi sistemleri Depo Yönetim Sistemi ((DYS- WMS: Warehouse Management Systems) olarak adlandırılmaktadır.
Depo Yönetim Sistemleri (DYS) bağımsız olarak tek başına kullanılabileceği gibi otomasyon, RFID ve ses tanıma dahil olmak üzere ambar içindeki en son teknolojik gelişmeleri destekleyen kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemlerinin bir parçası olarak da kullanılabilmektedir. Bir işletmenin Depo Yönetim Sistemini kullanmasının başlıca getirileri şu şekilde sıralanabilir:
• Gerçek zamanlı stok görünürlüğü ve izlenebilirliği, • Verimlilik artışı, • Doğru stok değerleri, • Yanlış alımlarda azalma, • Otomatik ikmaller, • Geri dönüşlerde azalma, • Doğru raporlama, • Gelişmiş yanıt verme, • Uzaktan veri görünürlüğü, • Geliştirilmiş müşteri hizmetleri,
• En aza indirilen evrak işleri
Bulut ortamında ya da işletme bilgisayar ve sunucularında çalışan depo yönetim sistemlerinin aşağıdaki özellikleri barındırması işletmeler için oldukça önemlidir:
• İşletmenin diğer bilgi sistemleri ile arayüz oluşturma yeteneği: Depo yönetim sistemi yazılımı açık mimariye sahip olmalı ve aşırı maliyetlere neden olmadan işletmenin ERP sistemine arayüz oluşturabilmelidir. • Modülerlik ve ölçeklenebilir: Satın alınacak sistemin modüler yapıda olması önemlidir. Bu sayede ileride ihtiyaç duyulan modüller sonradan satın alınabilecektir. DYS’nin ölçeklenebilir olması, ileride işletmenin genişlemesi durumunda yeni yapıya uyum sağlamasını mümkün kılacaktır. • Erişilebilirlik: Uzaktan çalışma ya da personelin hareketliliği nedeniyle, sisteme uzaktan web üzerinden erişilebilmesi ve erişim seviyelerinin parola korumalı olacak şekilde güvenli olması çok önemlidir. Depo yönetim sistemindeki verileri yetkili kişiler tarafından basitçe alınabilmesi sağlanmış olmalıdır • Kullanım kolaylığı: Sistem, okunması ve kullanılması kolay ekranlara sahip olmalıdır. • Standartların sağlanması: Sistem kullanımda olan geniş çapta kabul gören standartları desteklemeli ve müşterilerin kullanamayacağı özel bir standartla sınırlı olmamalıdır.
• Özel ihtiyaçların karşılanması: İşletmenin çalışma alanı gümrük ve özel tüketim mallarının depolanması ise, depo yönetim sistemin ilgili makamlarca onaylandığından veya onaylanabildiğinden emin olunmalıdır. • Depo uygulamalarının desteklenmesi: Sistem, depo içindeki ögelerin hızını izleyebilecek ve bunları uygun şekilde konumlandırabilecek veya alternatif olarak verileri, kanal açma işlevine sahip programlara aktarılabilecek bir formatta sağlayabilmelidir.
• Raporlama yetenekleri: Sistem kapsamlı raporlama seçenekleri sunabilmeli ve ayrıca arızaları rapor edebilmelidir.
Depolama Süreci ve Bilgi Teknolojileri
Depoların büyüklüğü, fonksiyonları ve mülkiyetleri farklılık gösterse de aslında gerçekleştirilen temel faaliyetlerde benzer iş süreçleri söz konusudur: Ön alım, Teslim alma, Yerleştirme, Depolama, Toplama, İkmal, Katma değerli hizmetler ve Sevkiyat. Bu iş süreçlerine ilave olarak stok sayımı, envanter kontrolü gibi faaliyetler iş sürecinin doğal bileşenleridir. Çapraz yükleme de özellikle dağıtım merkezlerinin özel depo işlevlerinden biridir.
Mal Kabulü ve Teslim Alma
Mal kabulü ve teslim alma, oldukça önemli bir süreçtir. Doğru ürünün, doğru zamanda, doğru miktarda ve doğru şekilde teslim alınmasını sağlamak, depo operasyonunun temel hedeflerinden biridir. Bu amaçla mal teslimi gerçekleşmeden önce alıcının teslim alacağı mallarla ilgili bazı bilgilere sahip olması, teslimat sürecinde aksamaları önlemek açısından önemlidir. Bu bilgiler şu şekilde sıralanabilir:
• Karton kutuların boyutu ve türü • Ambalaj türü (karton, plastik, çantalar, metal sabitleyiciler, rulo kafesler, paletler) • Paletli ya da paletsiz ürün teslimi • Paletlerin boyutu (uzunluk, genişlik ve yükseklik) ve tipi • Ürün açıklaması, barkod ve miktarlar gibi özel etiketler • Karton kutu veya palet üzerindeki etiket konumu • Karton kutu miktarları (iç ve dış karton miktarları) • Taşıma şekli, teslimat miktarı ve teslimat sıklığı
Her ne kadar güvenilir tedarikçi ile çalışılsa da daha sonra yaşanabilecek hatalı mal tesliminin yol açacağı sorunlar, büyük maliyetlere neden olabilmektedir. Bu nedenle tüm ürünleri değil belirli örnekleme yöntemleri kullanılarak teslim alınan partilerin kontrol edilmesi mal tesliminin önemli bir aşamasıdır.
Günümüzde teslim alınan malların depoya yerleştirilmesi, bilgi sistemleri ile gerçekleştirilmektedir. Depo yönetim sistemi teslim alınan malların nereye yerleştirileceğini
belirleyerek görevli operatöre ya da otomatik taşıma sistemine talimat vermektedir. Bu sistemin etkili bir şekilde çalışabilmesi için, sisteme büyük miktarda bilginin depolanması gereklidir. Bu bilgilere örnek olarak aşağıdakiler verilebilir:
• Paletli malların boyutu, ağırlığı ve yüksekliği • Hızlı hareket eden malların sevkiyat alanına en yakın yerleştirildiği bir ABC analizi sonuçları • Mevcut sipariş verileri • Ürün grup bilgileri Gerçek satış kombinasyonları • Her ürün için yüklenebileceği raf boşlukları • Palet konumlarının boyutu • Raf ağırlık kapasiteleri
Sipariş Toplama
Sipariş toplama, günümüz depolarındaki en maliyetli faaliyettir. Bu yüksek maliyetin ortaya çıkmasında etken olan faktörler şunlardır:
• Emek yoğun olması • Otomasyonun zor olması • Planlamanın zor olması • Hataya açık olması • Müşteri memnuniyetinin ön planda olması
Tipik hatalar arasında siparişin hazırlanamaması, yanlış ürünün gönderilmesi ve yanlış sayıda ürün gönderilmesi yer alır.
Hazırlık
Hazırlık, lojistik süreçlerinin her aşamasında olduğu gibi, sipariş toplama sürecinde de temel bir unsurdur. Bir depo kurulmadan önce (en uygun elleçleme ekipmanına karar vermeden, depolama sistemleri kurmadan ve hangi toplama sisteminin uygulanacağına karar vermeden) stok hareketlerinin ve tutulan stokun ABC analizinin yapılması gerekir.
Ürünlerin en uygun yere yerleştirilmesi, seyahat mesafelerini ve çalışanların üzerindeki yükü azaltır ve sonuç olarak daha iyi üretkenlik ve genel maliyet düşüşüne yol açar. OPS’ye (2009) göre, Depolarda Sipariş toplamanın on önerisi aşağıda sıralanmıştır:
1. Esneklik ve ölçeklenebilirlik için tasarım yapın. 2. Toplayıcıları sadece ürünleri toplama işinde görevlendirin. 3. Depo içi seyahat etmeyi en aza indirin. 4. Ürün dokunuşlarını en aza indirin. 5. Toplayıcıların depoda boş olan bir yere gelmesine asla izin vermeyin. 6. Ölçün (üretkenlik ve doğruluk, aynı zamanda ürün boyutları). 7. Mantıklı toplayın, akıllıca yerleştirin. 8. Doğru toplayın ve ilk seferde doğru yapın. 9. Öğrenmeye ve keşfetmeye devam edin. 10. Sürekli iyileştirmeyi benimseyin.
Sipariş Toplama Stratejileri ve Ekipmanları
Sipariş toplama işlemlerindeki ana maliyet alanlarından biri de toplama konumları arasındaki harekettir. Toplama konumu planlamasında temel amaç, seyahat miktarını azaltmaktır. Toplama işleminin boyutları; toplanacak ürün ve toplayıcılar, siparişlerle ilgili özellikler, toplanan ürünleri taşıyacak ekipmanlar, toplama yöntemlerini ve kullanılan yazılım ve donanımı içermektedir. Depolarda sipariş toplamak için oldukça fazla boyut ve seçenek mevcuttur. Depolanan malın özellikleri, deponun hacim ve hareketliliği bu seçeneklerin belirlenmesinde oldukça önemlidir.
Toplama stratejilerini; toplayıcının ürüne gittiği, ürünün toplayıcıya gittiği ve otomatik toplama olarak üç ayrı kategoriye ayırmak mümkündür.
Toplayıcının ürüne gittiği toplama stratejisi, toplama işlemlerini çalışanın yaptığı ve en az otomasyon gerektiren toplama şeklidir. Toplayıcının tek bir ürünü almak için ilgili depo alanına yürüyerek ya da bir toplama aracı ile gittiği “siparişe göre toplama”, belirlenen bir listeyi toplayarak gelmesini esas alan “küme toplama” ya da daha verimli olması amacıyla depo bilgi sistemi tarafından toplama rotalarının oluşturulduğu “dalga toplama” gibi farklı türleri bulunmaktadır.
Ürünün toplayıcıya geldiği sistemler, teknolojik yatırımlar gerektirse de önemli verim artışı sağlayabilecek bir toplama yöntemidir. Ürünün toplayıcıya geldiği toplama sistemlerinin faydaları aşağıda sıralanmıştır.
• Daha az çalışanla ve daha hızlı toplama sağlar. • Toplayıcıların çalışma alanlarından tasarruf (daha dar raf koridorları) sağlar. • Ürünlere personelin erişememesi ürün güvenliğini ve envanter doğruluğunu artırır. • Ürünlerin toplandığı merkezler çalışanların konforu için ergonomik ve konforlu hâle getirilebilir. • Toplama sürecinin hızlanması verimliliği de artıracaktır. • Ergonomik koşullar, iyi aydınlatma ve yardımcılar sayesinde ürün toplama doğruluğu yükselir. • Ayrılmış iş istasyonları ile personel bağımsız olarak çalışabilir. • Ürünlerin toplanmasında sıralama kolaylıkla yapılabilir. • Sistem siparişlerdeki ürün sayısından etkilenmez
Otomatik toplama, Artan hız, doğruluk ve üretkenlik gereksinimi, yöneticileri otomasyona yönlendirmiştir. Yüksek hacimli bir ürün toplama işlemi, otomasyonun yüksek etkiye sahip olabileceği bir alandır. Depolamada otomasyonun sağladığı avantajlar şu şekilde sıralanabilir:
• Artan alan kullanımı ve daha az alan gereksinimi, • Yüksek tavan, dar koridor sistemleri (30 metre yüksekliğe kadar),
• Rastgele depolama, • Soğutulmuş ürünler için daha yüksek yoğunluklu depolama, • Daha düşük enerji gereksinimleri sayesinde daha düşük maliyet, • Gelişmiş kontrol mekanizmaları, • Gelişmiş Depo Yönetim Sistemi (WMS) aracılığıyla palet izleme, • İşgücü ve enerji tasarrufu, • Ürün bütünlüğü için gerekli olmadıkça ısı ve ışık gerektirmemesi, • Minimum denetim gereksinimi, • Süreklilik, • Haftada 7 gün 24 saat çalışma, • Ürün güvenliği, • İlk giren ilk çıkar ilkelerinin kullanımı, • Daha az insan müdahalesi, • Güvenlik, • Kazalarda azalma, • Soğutulmuş depolama gibi tehlikeli/sert ortamlarla başa çıkma yeteneği, • Entegrasyon, • Ürün akışlarının koordinasyonu, • Darboğazlardan kaçınılması, • Sabit performans seviyeleri, • Sürekli inceleme olanağı.
Otomatik toplama araçları depo yönetim sistemlerinden aldıkları talimatlar ile istenilen ürünü istenilen zamanda getirilmesini sağlayan otomasyon sistemlerdir. Otomatik toplama sistem türleri şu şekilde sıralanabilir:
Otomatik Depolama Sistemi (AS/RS): ASRS, teknolojinin gelişmesi ile daha küçük parçaların bilgisayar yardımı ile depolanması, sayılması, geri getirilmesini sağlayan depolama otomasyonlarıdır. AS/RS, Sabit Koridor ve Karuseller Kaldırma Modülleri (dikey ve yatay) olarak iki ana segmente ayrılmaktadır.
3 Boyutlu Mekik Teknolojisi: Depo alanında kutuları yerleştiren ve geri getiren 3 boyutlu bir mekik robot kullanan sistem, plastik kutulara konan malzemeleri bir konveyör vasıtasıyla toplayıcılara ulaştırmaktadır.
Autostore Robot Depolama Sistemi: AutoStore, ürünleri doğrudan üst üste istiflenen kutularla kendi kendini destekleyen bir alüminyum ızgara içinde depolayan bir AS/RS sistemidir. Izgaralar sadece kutuları yönlendirmekle kalmamakta, aynı zamanda robotların hareket etmesi için ray görevi görmektedir.
Otomatik depolama sistemleri bazı sakıncalı durumları da beraberinde getirebilmektedir. Bu sakıncalar şunlardır:
• Sistemlerin maliyetleri oldukça yüksektir. • İşlemler tamamen teknolojiye bağımlıdır. • Standartlaştırılmış birim yükleri depolayabilmektedir.
• Anormallikler kabul edilmez ve ayrı olarak ele alınmaları gerekir. • Alımda daha fazla kalite kontrol gereklidir. • Ekipmanın bertaraf edilmesi yüksek maliyet gerektirmektedir. • Düşük esnekliğe sahiptir.
Sipariş Toplama Yöntem ve Teçhizatları
Sipariş toplamada farklı yöntemler kullanılabilmektedir.
Kâğıt toplama listeleri: Bir kâğıt toplama listesi normalde sipariş numarası, ürünün yeri, ürün kodu, açıklama ve alınacak miktarı detaylandırmaktadır.
Etikete göre toplama: Bu sistemde, toplama listeleri, toplama sırasına göre yazdırılan bir yaprak üzerindeki etiketler dizisidir.
Sesle toplama: Sesle toplama sisteminde toplayıcılar, stoklara sesli mesajlar ile yönlendirilerek ürünlere erişmektedirler.
Sesli komutlar ile toplamanın üstünlükleri aşağıdaki gibi özetlenebilir:
1. Doğruluk oranının ve verimliliğin artması 2. Kâğıt kullanımında azalma 3. Eller ve göz kullanmadığından çalışan güvenliğinin artması 4. Hasarda azalma 5. Hızlı ve doğru ikmal sağlayan gerçek zamanlı stok güncellemeleri 6. Depo katında daha fazla operatör süresi 7. Azaltılmış eğitim süreleri 8. Farklı ana dilli olan personel ile çalışabilme 9. Çalışan devir hızında potansiyel azalma
Barkod ya da karekod tarama: Barkod, harfleri, sayıları ve diğer sembolleri temsil eden çeşitli genişliklerde bir dizi dikey çubuktan oluşurken kare kod ise adından anlaşılacağı üzere kare bir şekil içerisinde benzer bilgileri depolayan bir yapıdadır.
Radyo frekansı tanımlama: RFID olarak kısaltılan radyo frekans tanımlama, radyo dalgalarını kullanarak bir ögeyi benzersiz bir şekilde tanımlamanın bir yoludur. Veriler, etiketler ve okuyucular arasında değiş tokuş edilmekte ve frekansa bağlı olarak görüş hattı gerektirebilmektedir.
RFID etiketlerle, barkod ve karekodun aksine aynı anda birçok etiketin okunulması mümkündür. İki tür RFID etiketi bulunmaktadır: güç kaynağı olmayan kısa mesafelerde geçerli ve az bilgi depolayabilen “pasif etiket”, diğeri ise kendi güç kaynağı olan daha fazla veri barındırabilen okuma ve yazma özellikleri olan daha uzun mesafelerde işleyen “aktif etiket”.
Işığa göre topla/ışığa topla: Işığa göre topla veya ışığa topla yöntemleri; raflara, kutulara, palet raflarına veya diğer depolama yerlerine monte edilmiş ışıklı gösterge, LED veya LCD modülleri kullanır.