LOJ305U-DEPOLAMA VE ENVANTER YÖNETİMİ
Ünite 4: Envanter Kavramı ve Envanter Yönetimi
Envanter ve Stok
İhtiyaç duyulana kadar muhafaza edilen her türlü malzeme “stok” olarak adlandırılır. Bütün işletmeler stok bulundururlar. İşletmelerin türüne göre bulunan stoklar farklılaşır. Örneğin; ticaret işletmesi olarak bir mağazanın toptancıdan tedarik edip müşterilerine satana kadar elinde bulundurduğu ürünler; bir üretim işletmesinde mamullerin üretiminde kullanmak için depoladığı hammaddeler; hizmet işletmesi olarak bir hastanedeki ilaçlar, ameliyat araç-gereçleri; okullarda temizlik malzemeleri, kırtasiye malzemeleri; finans kuruluşu olarak bir bankada gerçekleştirilecek işlemler için bulundurulan para birer stoktur.
Envanter kavramı ise genellikle, stoklarda yer alan malzemelerin tamamını ifade etmek için kullanılmaktadır. İşletme içindeki her stok kalemi işletme envanteridir. Fakat her envanter stok değildir.
En genel tanımla “envanter”, müşteri taleplerini karşılamak üzere işletmeler tarafından sahip olunan unsurların tamamıdır. Buna göre envanter; (1) işin normal akışı gereği satış amaçlı bulundurulan varlıklar, (2) üretim sürecinde satış amaçlı üretilen varlıklar ve (3) ürünlerin veya hizmetlerin satışa hazır hâle getirilmesi sürecinde kullanılmak üzere bulundurulan varlıkların toplamından meydana gelmektedir.
Envanter Türleri
İşletme envanterinde bulundurulan stok kalemleri, işletmelerin faaliyet konuları itibariyle farklılık göstermektedir. Büyük bir mağazada giyim eşyaları, mobilya, halı, kırtasiye, oyuncak, yiyecek ve benzeri kalemler stoklanırken, bir hastanede ilaç, ameliyat malzemesi, tıbbi cihaz, sargı bezi, gibi eşyalar; bir bankada kırtasiye malzemeleri, para; bir inşaat işletmesinde ise çimento, demir, tuğla, tesisat malzemeleri stoklanır.
Dolayısıyla, stok kavramı ile ifade edilen unsurlar aynı karakterde değildirler. Farklı durumlarda ve farklı amaçlarla elde bulundurulurlar. Bu nedenle rasyonel bir envanter yönetiminde ilk hareket noktası, stokların bir sınıflandırmaya tabi tutulmasıdır. Ancak böyle bir sınıflandırma çokluk ve çeşitlilik gösterir.
Üretim Süreci İçindeki Durumlarına Göre Envanter Türleri
Üretim işletmeleri açısından ele alındığında, üretilen ürüne dolaylı ya da dolaysız olarak katılan tüm fiziki varlıklar ile ürünün kendisi stok kavramını oluşturur. Bu tanımdan hareketle, üretim süreci içindeki durumlarına göre envanter türleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:
a. İşlem Öncesi Stoklar: Bir ürünün elde edil- mesinde kullanılan gerekli bileşenlerin işlenip ürüne dönüşmesinden önceki durumunu ifade eder.
1. Hammaddeler: Üretim sürecinde kullanılan ilk madde ve malzemelerdir. Hammaddelerin belirli bir ürünün parçası haline gelebilmeleri için işlemden geçmeleri gerekir. Örneğin, mobilya üretiminde kullanılan kereste bir hammaddedir. 2. Yedek parçalar: Üretim sürecinde kullanılan makine ve teçhizatın işlemez duruma gelen bölümlerinin yerine konulacak parçalardır. 3. Satın alınan montaj parçaları: Ürünleri oluşturan kısımların birleştirilmesi ve ürünlerin tamamlanması için kullanılan parçalardır. Bunlar cıvata, somun gibi basit fakat çok kullanılan parçalar olabilecekleri gibi, ürünlere monte edilen elektrik motoru, dişli kutusu ve jeneratör gibi karmaşık ya- pıda teçhizatlar da olabilmektedir. 4. İşletme malzemeleri: İşletmelerin faaliyet ve üretim işlemlerinin yürütülmesi amacıyla kullanılan ve mamul bünyesine girmemekle beraber hammaddelerin mamullere dönüşmesinde rol oynayan esas ve yardımcı maddeler dışındaki maddi unsurlardır. Ampul, makine yağı, temizleme mal- zemeleri gibi bir üretim tesisinin çalışması için gerekli ancak son ürünün bir parçasını oluşturmayan tüm unsurlar bu grupta yer alır. b. Yarı mamuller (üretim aşamaları arasındaki parçalar): Daha önceden üretim sürecine girmiş veya üretilmekte olan fakat kullanılabilir mamul hâline gelmemiş maddelerdir. Yarı mamuller, üzerlerinde yapılması gereken işlemler henüz tamamlanmamış olan ve iş istasyonları arasındaki ara depolarda tutulan varlıklardır. Örneğin montajı yapılmamış motor parçaları, bir masayı oluşturan ancak henüz montajı yapılmamış bacak-gövde gibi kısımlar birer yarı mamuldür. c. Mamuller (tamamlanmış ürünler): Üretimi tamamlanmış, satışa hazır olan ürünlerdir. Bir işletmenin mamulü, başka bir işletmenin hammadde, yardımcı madde veya malzemesini oluşturabilir.
Stok Kalemlerinin Fonksiyonlarına Göre Envanter Türleri
Envanteri stok kalemlerinin fonksiyonlarına göre sınıflandırmak da mümkündür:
a. Dağıtım envanterleri: Üretim kaynağı ile tüketici arasında taşınan miktarı karşılamak amacı ile oluşturulan stoklardır. Hareket stokları olarak da adlandırılırlar. Basit olarak, bir yerden başka bir yere hareket eden envanter olarak düşünülebilir. b. İşletme envanterleri: Çeşitli amaçlarla işletmelerde bulundurulan ve belirli fonksiyonlara sahip stok kalemlerinin yer aldığı envanterlerdir. 1. Emniyet (güvenlik) stokları: Stoksuzluk olasılığına karşı emniyet sübabı olarak
tutulan ek stoklardır. Tampon stok olarak da adlandırılırlar. Fiilî talebin hesap edilen ortalama talepten fazla olması, tedarik süresinin uzaması gibi durumlarda işletmeyi stok tükenmesine karşı korurlar. Emniyet stoku, stoksuzluk giderlerini azaltmasına karşın stoklama giderlerini artırmaktadır. 2. Beklenilen veya mevsimsel dalgalanmalara karşı koruyucu stoklar: Tahmin stoku veya mevsim stoku olarak da adlandırılırlar. Belli dönemlerde temin edilebilen stokların, tüm üretim dönemi dikkate alınarak elde bulundurulması sonucu ortaya çıkarlar. Mevsimsel talep yoğunluklarını karşılamak, üretim hattındaki planlanmış kesintilerin yaratacağı darboğazların önüne geçmek, yakın zamanda geleceği bilinen talep yoğunluğuna cevap verebilmek gibi nedenlerle bulundurulan envanterlerdir. 3. Devre (çevrim) stokları: Verilen iki sipariş arasındaki zaman zarfında ortalama talebi karşılamak üzere bulundurulan stoktur. Çevrim stokları, satın almalar genellikle partiler hâlinde gerçekleştiği için ortaya çıkarlar. Şayet, satın almalar istenilen zamanda ve ihtiyaç duyulan net miktar üzerinden gerçekleştirilebilseydi çevrim stoklarından söz etmek mümkün olmayacaktı. Fakat satın almaların bu şekilde gerçekleştirilebilmesi hem zor hem de yüksek maliyetlidir.
İşletmelerde Envanter Bulundurma Nedenleri
İşletmeler açısından envanter çeşitli işlevlere sahiptir. Söz konusu işlevler aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Maliyetlerin en aza indirgenmesine yardımcı olma • Müşterilere sunulan hizmetlerin istenilen seviyede olmasını sağlama • İşletmede birbirini takip eden işlemler arasındaki bağımlılığın azaltılmasına yardımcı olma • Üretimin dengelenmesine ve sermaye gereksinimlerinin azaltılmasına yardımcı olma
İşletmeler envanterlerinde faaliyet alanlarına göre farklı stok kalemleri bulundurmaktadır. Envanter kontrolü ve yönetiminde amaç; işletmenin o anda ihtiyacı olan stok miktarına yetecek kadar malın işletmede bulundurulması, üretim yapan işletme için üretimin kesilmeden devam etmesi, toptancı ve perakendeci işletme için ise müşteri taleplerinin zamanında karşılanmasıdır. İşletme envanteri arz ve talep arasında bir tampon görevi görür.
Üretim ihtiyaçlarının veya müşteri taleplerinin zamanında karşılanabilmesi adına envanterde yüksek miktarlarda stok bulundurulması işletmeler açısından büyük maliyetler doğurabilmektedir. Diğer taraftan bu maliyetlerden kaçınmak adına işletme envanterinde stok
bulundurulmaması da işletmeye bazı maliyetler getirmektedir. Dolayısıyla, her işletme makul düzeyde bir envantere sahip olmak durumundadır.
Bununla birlikte, Tam Zamanında Üretim (Just-in-Time) gibi envanter sistemleri işletmede envanter bulundurmayı israf olarak görmektedir ve işletme ortamını sıfır stok yaklaşımıyla şekillendirme çabası içindedirler. Ancak, yetersiz nakit akışlarına sahip işletmelerde ve departmanları arasında bilgi aktarımı, önemli tedarikçilerle elektronik ağlar üzerinden bilgi paylaşımı, tedarik süresi, temin edilen malzemelerin kalitesi gibi konularda yeterli kontrol gücüne sahip olmayan işletmelerde envanter bulundurulmasının önemi oldukça fazladır.
İşletmeleri envanterlerinde makul düzeyde stok bulundurmaya zorlayan unsurlar aşağıda gibi sıralanabilir:
• Belirsizlik Faktörü: Talep tahminlerindeki hatalar, krizler, değişken üretim, yüklemedeki gecikmeler gibi işletmenin karşılaşabileceği birçok belirsizlik talep ve tedarik arasındaki dalgalanmaları artırarak üretimin kesintiye uğraması, üretim araçlarının atıl kalması, potansiyel satış imkânlarının kaçırılması gibi riskleri ortaya çıkarmaktadır. Bir işletme bu risklerin olumsuz sonuçlarından kendini korumak için belirli düzeyde stok (emniyet stoku) bu- lundurmak zorundadır. • Talepteki Dalgalanmalar: Bir işletmede stok bulundurmanın temel nedenlerinden en önemlisi arz ve talep arasındaki uyumsuzluktur. Arz ve talebin uyumsuzluğu genelde üç kriterden kaynaklanır. Bunlar arz ve talebin; sürekliliği, değişkenliği ve belirliliğidir. • Tedarik Sürecine İlişkin Olası Aksaklıklar: İşletmeler tedarikçiye sipariş ettikleri malların tesliminde gecikmelerle karşılaşabilmektedir. Teslimat zamanından sapmalar, sipariş edilen ürünün tedarikçinin stoklarında bulunmamasından kaynaklanan beklemeler, sipariş belgelerinin kaybolması, yanlış veya kusurlu mal gönderilmesi gibi birçok farklı nedenle sipariş edilen malların işletmeye ulaşması gecikebilmektedir. Dışarıdan sipariş edilen malların işletmeye ulaştırılması esnasında meydana gelebilecek gecikmelerden dolayı stokların tükenmesi durumu ile karşı karşıya kalmamak ve müşteri taleplerinin zamanında karşılanabilmesi amacıyla işletmeler sürekli olarak emniyet stoku bulundurmaktadır. • Miktar İskontosu Avantajlarından Yararlanma ve Daha Düşük Sipariş Maliyeti: Üreticiler genellikle yüklü miktarlarda alımlar yapan müşterilerine çeşitli iskontolar uygularlar. İşletmeler bu fiyat avantajlarından faydalanabilmek için mal alımlarını yüklü miktarlarda gerçekleştirme yoluna giderler.
Bunun yanı sıra, sipariş usulü ile çalışan iş- letmeler için her siparişin, sipariş miktarından bağımsız bir sabit maliyeti vardır. Dolayısıyla her siparişte verilen sipariş miktarı arttıkça birim başına düşen sipariş maliyeti azalmaktadır. • Değişen Pazar Koşullarına Uyum Sağlama: İşletme yöneticileri pazar koşullarında meydana gelebilecek değişikliklere karşı hazırlıklı olmak için tedbirler almak durumundadırlar. Bu bağlamda, işletmeler ihtiyaç duydukları malların fiyatlarında ani yükselişler meydana gelebilmesi, söz konusu malların üretiminde darboğazlar yaşanması ve temin edilmesinde güçlüklerle karşılaşılabilmesi gibi olası değişimlerin yaratacağı olumsuzlukların etkisini azaltabilmek için belirli miktarlarda stok bulundururlar. Uygun zamanlarda belirli miktarda envanter alımı yapılarak fiyat enflasyonundan korunmak mümkün olabilecektir. • İşletme Faaliyetlerinin Sürekliliğini Sağlama: Üretim sürecinde aksaklıklar yaşanmaması için işletmede belirli miktarda stok bulundurulması gerekmektedir. Stoksuzluk nedeniyle üretim sürecinde meydana gelecek aksamalar işletme maliyetlerinin artmasına neden olacaktır. Kapasite planlamasını ve üretim çizelgesini her daim işler halde tutabilmek için hammaddelerin, montaj parçalarının ve diğer parçaların ihtiyaç duyulduğunda kullanılabilmesi için hazır bulundurulması gerekmektedir. Bunun yanı sıra, envanterde belirli miktarda stok bulundurulması üretim sistemi üzerindeki baskıyı azaltacaktır. Envanterde belirli düzeylerde hammadde ve mamul stoku bulundurulması, tedarik sürelerinin ve işletmenin üretim programlarının esnekliğini artıracaktır. İşletme envanterinde bulundurulan stoklar üretim düzeyindeki çıktı dengesizliklerini azaltmaya yardımcı olacaktır. • Firma Prestiji: İşletme bünyesinde belirli düzeylerde envanter bulundurulması müşteri ihtiyaçlarının tam zamanında ve eksiksiz karşılanabilmesini sağlayacağından işletme, müşterinin zihninde güvenilir ve güçlü bir imaj çizecektir. Müşteri, ihtiyaç duyduğu ürünlerin ihtiyaç duyduğu zamanda firma tarafından temin edileceğine dair güçlü bir inanca sahip olacaktır.
Bütün bu nedenlerden dolayı işletmeler belirli düzeylerde envanter bulundurmak zorunda kalmaktadırlar.
Envanter Yönetimi
Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler Tam Zamanında Üretim gibi envanter sistemlerinin gerek büyük gerek küçük olsun işletmelerin çoğunda uygulanabilirliğini beraberinde getirmiştir. Bunun yanısıra, işletmeleri tedarikçileriyle kusursuz bir biçimde birbirine bağlayan internet ağları ihtiyaç duyulan materyallerin temin edilme süresini ve elde envanter
bulundurma ihtiyacını önemli ölçüde azaltmıştır. Diğer taraftan, teknolojideki söz konusu gelişmeler müşterilerin ihtiyaç duydukları ürünleri ihtiyaç duydukları zamanda karşılayabilme beklentisini de artırmıştır. Müşteriler ihtiyaçlarının talep ettikleri anda karşılanması konusunda daha sabırsız hale gelmişlerdir. Dolayısıyla, talebe hızlı bir şekilde cevap verebilmek, işletmenin rekabetçi stratejisinin önemli bir unsurudur. İşletmeler faaliyetlerini düzenli ve verimli bir şekilde sürdürebilmek ve talebe hızlı bir şekilde cevap verebilmek için envanter bulundururlar. Ancak, stok bulundurma maliyetlerinin yüksekliği nedeniyle işletme yöneticileri bir taraftan müşteri taleplerine hızlı bir şekilde cevap verebilmek bir taraftan da envanter düzeylerini maliyetleri en aza indirecek seviyede tutmak gibi iki zorunluluk arasında kalmışlardır. Bu noktada, envanter yönetimi işletme yöneticilerinin üzerinde önemle durması gereken bir konudur.
Yüksek kaliteyi en düşük maliyetle ve en kısa sürede müşteriye sunmayı hedefleyen işletmelerin gerekli varlıkları akılcı biçimde sağlaması ve kullanması gerekmektedir. “Envanter Yönetimi” en sade tanımla, stok kalemlerinin izlenmesi, gereken miktar kadar elde bulundurulması ve bitmeden sipariş verilmesi olarak ifade edilebilir. Fakat günümüzde tedarik kaynaklarının ve müşterilerin artması, dağıtım kanallarının çeşitlenmesi, müşteri beklentilerinde yaşanan hızlı değişiklikler envanter yönetimi konusunun daha geniş bir bakış açısıyla değerlendirilmesini zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle envanter yönetimi denildiğinde; sipariş miktarının belirlenmesi, siparişlerin teslim süresi ve koşulları, depo- lanması, stokta bekleme süresi, üretim sürecinde geçtikleri aşamalar, müşterilere ulaştırılması, yeni siparişlerin verilmesi ve benzeri konulara ilişkin bütün süreçlerin planlanması, izlenmesi, kontrolü ve değerlendirilmesi faaliyetlerini içine alan kapsamlı uygulamalar anlaşılmalıdır.
Envanter yönetimi sadece üretim fonksiyonu açısından değil, pazarlama ve finansman fonksiyonları açısından da önem taşır. Envanterde bulunan stok kalemleri, müşteriye verilen hizmeti sağlamaları nedeniyle pazarlama fonksiyonunu, stoklara bağlanan fonlar açısından finansman fonksiyonunu, üretimin kararlı ve verimli bir şekilde sürdürülmesi açısından üretim fonksiyonunu ilgilendirir.
İşletmenin bütünü açısından düşünüldüğünde, yeterli hammadde, yarı mamul ve mamul stoklarının bulunmaması nedeniyle üretim sürecinin aksaması, yok satma veya satışların kaybedilmesi gibi bazı olumsuz sonuçlar ortaya çıkabilir. Öte yandan envanterde gereğinden fazla stok bulundurmak, stoklara bağlanan fonların âtıl kalması gibi bazı maliyetlere neden olur.
İşletmelerde, bir taraftan müşteriye verilen hizmet düzeyinin yükseltilmesi, diğer taraftan stoklara yapılan yatırımın olabildiğince düşük tutulması amaçlanır. Birbirleriyle çelişen bu amaçlar dengelenerek, envanter
uygun düzeyde tutulmalıdır. İşletmelerde uygun düzeyde envanter bulundurulması müşteri ihtiyaçlarının karşılanması sürecinde işletmede birbirini takip eden işlemler arasındaki bağımlılığın azaltılmasına yardımcı olur.
Envanter Yönetiminin Amaçları
Envanter yönetiminin öncelikli amaçları şunlardır:
(i) müşteriye sunulan hizmetlerin seviyesini yükselt- mek (ii) hammadde, yedek parça ve benzeri stok kalemlerinin eksikliği nedeniyle işletmenin üretim sürecinde aksaklıkları en aza indirgemek (iii) satın alma ve üretimin verimliliğini artırmak (iv) envantere bağlanan sermaye yatırımlarını aşağıya çekmek (v) kârlılığı en yüksek seviyeye çıkarmak
Etkin Bir Envanter Yönetiminin Aşamaları
Envanterde yer alan stok kalemlerinin sadece işletmede bulundurulan varlıklarla sınırlandırılmayıp, sipariş ve üretim sürecindeki varlıkların da işletme stokları içinde değerlendirilmesiyle envanter yönetiminin önemi artmıştır. Stok uygulamalarının optimizasyonu ancak envanterin etkin yönetimiyle mümkündür. Envanterin etkin yönetimi; faaliyette bulunulan sektör, stok konusu varlıkların türü gibi hususlar dikkate alınarak uygun envanter yönetimi modelinin seçimi ile sağlanabilir.
Etkin bir envanter yönetimi birbiriyle bağlantılı şu yedi adımın uygulanmasını gerektirmektedir:
• İsabetli satış tahminlerinde bulunulması • İşletme envanterinin müşteri taleplerini zamanında ve tam olarak karşılamasını sağlayacak bir plan geliştirilmesi • İhtiyaç duyulan ticari emtianın ihtiyaç duyulduğu anda temin edilebilmesi için kritik öneme sahip tedarikçilerle ilişkiler kurulması • Gerçekçi stok devir hızı hedefleri belirlenmesi • Gerçek envanter bulundurma (taşıma) maliyetinin hesaplanması • İşletmede kritik envanter kararları alabilmek için gerekli olan kesin verileri sağlayacak etkin bir bilgi sisteminin kullanılması • İşletme çalışanlarına envanter kontrol sistemlerinin nasıl çalıştığının öğretilmesi ve böylece işletme envanterinin yönetilmesinde rol almalarının sağlanması
Tedarik Zincirinde Envanter Yönetiminin Rolü
Günümüz ekonomik koşulları envanteri her düzeyden yöneticiyi ilgilendiren bir sorun hâline getirmiştir. Envanter bütün departmanların karar alma sürecini etkileyen bir unsurdur. Envanteri elde etme ve elde tutmaya ilişkin harcamalar büyük bir maliyet oluşturur.
Etkin bir envanter sisteminde her departmanın, özellikle de üretim planlama ve satış departmanlarının rolü vardır.
Envanter yöneticileri hem talebi karşılayacak kadar stok bulundurmaya hem de en düşük stok maliyetlerini sağlamaya çalışırlar.
Etkin envanter yönetimi için stokların sadece işletmeye ulaştıktan sonra değil, her aşamada izlenmesi ve aşamalara göre doğru envanter politikalarının uygulanması gerekmektedir. Envanter yönetimi üretim öncesi, üretim ve üretim sonrası aşamalar olmak üzere üç aşamada incelenebilir.