bir deyişle, temel yetenekler, bir işletmeyi diğerlerinden Giriş ayıran, taklit edilmesi güç yeteneklerini ifade etmektedir.
Her işletme, insanların, işlerin ve insanlar ile işlerin Yönetim süreci, genel olarak işletmelerin temel arasındaki ilişkilerin düzenlendiği, işletme sahipleri yeteneklerine odaklı stratejilerini uygulayabilmeleri için ve/veya üst düzey yöneticiler tarafından geleceğin yerine getirmeleri gereken yönetim fonksiyonlarını ifade planlandığı ve bu plana uygun olarak hareket edilip etmektedir. Başka bir ifadeyle, bir işletmeyi rekabet üstü edilmediğinin denetlendiği bir ilişki ve iletişim ağıdır. kılacak olan stratejiler, yönetim süreci ile hayata Yiyecek içecek isletmeleri, besinlerin ham maddelerinin geçirilmektedir. satın alınmasından işlenerek servise sunulmasına ve müşteri dönütlerinin (feedback/geribildirim) Planlama değerlendirilmesine kadar geçen süreçte diğer tüm Yönetim fonksiyonlarının ilki olan planlama, örgütsel örgütler gibi, örgütsel amaçlarına ulaşmak için yönetim amaçların yerine getirilmesi için hangi etkinliklerin, nasıl sürecinden yararlanmaktadır. yapılacağını belirleyen bir çerçevedir. Planlamanın
Yiyecek İçecek İşletmelerinde Yönetim Süreci ve amacı; geleceğe yönelik olarak, açık bir biçimde, amaçların ve politikaların belirlenmesi ve amaçlara Yöneticiler yönelik etkinliklerin saptanmasıdır. Günlük işlerin Yönetim; genel olarak, bir işletmenin veya örgütün tasarlanmasından kısa ve uzun dönemli planların amaçlarını gerçekleştirmek için sahip olduğu üretim yapılmasına kadar tüm planlama faaliyetleri bu kaynaklarını (doğal kaynaklar, insan kaynakları, sermaye, fonksiyonun içinde yer almaktadır. Örgütün tümüne hammadde, makineler, teknoloji) etkili ve verimli olarak yönelik yapılan planlar üst yönetimin sorumluluğunda kullanılması süreci olarak tanımlanmaktadır. olmakla birlikte, amaçların hazırlanması ve planların
Süreç olarak yönetim ise işletmenin veya örgütün elindeki yenilenip ve geliştirilmesi süreçlerinde örgütün tüm kaynakları planlayarak, örgütleyerek, yürüterek ve birimlerinin yer almasının etkililik ve verimliliği denetleyerek, diğer insanlar aracılığıyla etkili ve verimli arttıracağı düşünülmektedir.
biçimde kullanma ve amaçlarını gerçekleştirme süreci Planlama fonksiyonu, geleceğe yöneliktir. Planlamada olarak tanımlanmaktadır. başarılması gereken ile bunun nasıl başarılabileceği göz
Tüm örgütlerde ortak olan noktalar; önünde tutulmaktadır. Diğer bir deyişle, planlama, geleceğe yönelik amaçların belirlenmesi ve bu amaçlara • Amaç ve hedefler, yönelik yapılacak etkinliklerin saptanmasıdır. Planlama • Plan, fonksiyonunun çıktısı ise planlardır. Başka bir ifadeyle, • Kaynaklar ve planlamadan söz edildiğinde geleceğe yönelik bir tasarım • Liderlik ya da yöneticilerdir. yapılmakta ve yazılı hale gelen planlar yardımıyla bu tasarılar somutlaşmaktadır. Yönetim sürecini gerçekleştiren yöneticilerin, farklı işletme yapılarında ve işletmenin farklı düzeylerinde ortak Planlama aşamaları ise altı adımdan oluşmaktadır: bir amacı gerçekleştirmek üzere çalışmaları • Birinci aşama, durum analizlerinin yapılmasıdır. beklenmektedir. Farklı yönetim pozisyonlarında farklı roller üstlenen yöneticiler, farklı türden problemleri Durum analizlerinde zaman ve kaynak çözmeye çalışmaktadır. kısıtlamaları altında, plan yapılan konuyla ilgili tüm bilgilerin elde edilmesi, yorumlanması ve Bir restoranda şef pozisyonunda çalışan kişiler, günlük özetlenmesi beklenmektedir. Durum faaliyetlerin yürütülmesinden sorumlu, çalışanlarla birinci analizlerinde geçmiş olayların analizi, mevcut elden ilgilenen kimselerdir. durumun sorgulanması ve geleceğe yönelik kestirimlerde bulunulması sağlanır. Bu Restoran müdürü, restoran şefinin amiri olarak ve orta analizlerde iç çevreye verilen dikkat, açık dönemli planlardan sorumlu olarak işe alımlarda ve sistemler yaklaşımı ışığında dış çevreye de örgütleme faaliyetlerinde yetki sahibidir. yönelmektedir. Yiyecek içecek müdürü ise her iki pozisyona amirlik eden ve zamanının büyük bölümünü örgütün geleceğine yönelik Planlamanın ilk aşamasının misyon ve misyon planlara ayıran bir yöneticidir. temelinde gelişmesine yönelik görüşler de bulunmaktadır. Buna göre, işletmeler çevre Bir yiyecek işletmesi de diğer örgütler gibi yönetimin değişimlerine tepki vermek ve günlük sorunların temel ilke ve uygulamalarına bağlıdır. Eğer örgüt üstesinden gelebilmek için tepkisel (reaktif) sağduyuya değil de bilimsel yönetime uygun yönetiliyorsa davranmakta, bu nedenle de enerjilerinin çoğunu, incelenmesi daha kolay olacaktır. Günümüzde yönetim değişimlere yanıt vermekle geçirmektedir. Buna sürecinde geçerli olan pek çok yeni yaklaşım ve yöntem, karşılık, örgütlerin önlem alıcı (proaktif) anlayışı işletmelerin temel yeteneklerine odaklanmaktadır. Diğer benimsemeleri, problem durumunun ortaya
çıkmasından önce planlama yaparak geleceği dahi doğru biçimde uygulanmadıklarında yararsız kurgulamaya çalışmalarıyla ifade edilmektedir. olmaktadır. • Son aşama, amaç ve planların değerlendirildiği Misyon ifadesini açıklamanın işletmeler aşamadır. Beşinci aşamada uygulamaya geçirilen açısından avantajları şöyle sıralanabilir: planlar, altıncı aşamada izleme ve • Misyon ifadesi işletmenin toplumdaki değerlendirmeye tabi tutulur. Bu aşama, imajını belirlemektedir. tasarlanan planların ve yapılan uygulamaların • Misyon açıklandığı ve özellikle üst kademe başarısını ölçmek ve geleceğe yönelik dönütler yönetim tarafından benimsendiği zaman açısından hayati bir önem taşımaktadır. işletmelerin büyüme konusundaki kararları rafine edilmekte ve gereksiz sektörlere Örgütleme
girmeleri önlenmektedir. Misyon Yönetim sürecinde yer alan fonksiyonlardan ikincisi, açıklamaları motivasyon ve ekip örgütleme fonksiyonudur. Örgütleme (organize etme) çalışmalarına ortam hazırlamaktadır. fonksiyonu bir örgütün planlarını gerçekleştirmesi için • İşletmeler stratejik plan ve programları daha gereken düzenlemelerin tümünü kapsamaktadır. rahat yapma ve değerleme olanağına Örgütleme faaliyetinin amacı, görev yapısı ve yetki kavuşmaktadır. ilişkilerinin tasarlanması aracılığıyla örgütte • İşletmelerin faaliyet sonuçlarını değerlemek koordinasyonun sağlanmasıdır. daha sağlıklı ve daha kolay olmaktadır. Örgütleme fonksiyonu, özetle çalışanların yetenek ve • Kamuoyu işletmeleri daha rahat motivasyonlarına uygun bir örgüt yapısı kurarak örgütsel değerlendirmekte ve halkla ilişkiler daha amaçlara ulaşmayı sağlamaktadır. Örgütleme fonksiyonu, rahat yürütülmektedir. insan kaynakları yönetimini de içine alacak biçimde • Misyon açıklamaları, işletmelerin ani alınan genişletildiğinde, işgücü gerekleri ile iş analizlerini de yanlış kararlardan sakınmalarına yardımcı kapsayan bütüncül bir fonksiyondur. Bir işletmede olmaktadır. örgütleme fonksiyonu, kaynakları etkili kullanmak için • İkinci aşama, alternatif amaç ve planların yapılan bir düzenlemedir. belirlenmesidir. Bu aşamada, durum analizlerinden elde edilen bilgilerle önceki Örgütleme sürecinin genel olarak kapsadığı noktalar şöyle planların gözden geçirilmesi sonucu yeni amaçlar sıralanabilir:
ve bu amaçlara varmak için izlenecek yollar • Amaçların belirlenmesi, belirlenmektedir. Yöneticileri ve çalışanları • Amaçlara yönelik olarak hangi işlerin yaratıcılık konusunda cesaretlendiren bu süreçte yapılacağının belirlenmesi, işlevlerin saptanması, işlere ve süreçlere ilişkin geniş bir perspektif • İnsan kaynakları ve fiziksel olanakların kazandırma olasılığı artmaktadır. değerlendirilmesi, • Üçüncü aşama, amaçların ve planların • İşlevlerin, fiziksel olanakların ve insan değerlendirilmesidir. Yöneticiler; oluşan kaynaklarının örgütsel bir yapı içinde alternatif amaç ve planları, olumlu yanları, gruplandırılması (işlevlendirme ve bölümlere olumsuz yanları ve potansiyel etkileri ayırma), bakımından inceler. Ulaşılmak istenen amaçlar • Belirli bir işi yapma sorumluluğunun saptanması önceliklerine göre ayrılır ve kimi amaçlar elenir. ve bu işi yapmak için gerekli kararları verme ve • Dördüncü aşama, amaç ve plan seçimidir. eyleme geçme yetkisinin devredilmesi, Yöneticiler bu aşamada önceden • İşin başarılıp başarılmadığının belirlenmesi. değerlendirdikleri amaç ve planlar arasından en uygun ve yapılabilir olanı seçer. Üçüncü Örgütleme, “amaçlara uygun olarak işlerin aşamada, amaç ve planlar bakımından öncelikler gruplandırılması, bölüm ve departmanların kurulması, ortaya çıkmıştır. Bu öncelikler arasında yetki ve sorumlulukların belirlenerek verimli çalışmaya karşılaştırmalar yapılarak uygun yöntem ve uygun bir yapının oluşturulması ve koordinasyonun teknikler ortaya konur. sağlanması” olarak tanımlanmaktadır. • Beşinci aşama, uygulama aşamasıdır. Bu Bir örgüt yapısının kurulmasında bir dizi adımın takip aşamada, yöneticiler seçilen amaçlara yönelik edilmesi zorunluluğu bulunmaktadır. Bu adımlar kısaca planları uygulamaya koymalıdır. Çünkü planlar şöyle açıklanabilir: birer tasarımdır ve uygulamaya konmadıklarında gerekçelerini yitirirler. Bu nedenle de • Amaçların belirlenmesi ve tanımlanması: Her bir uygulamaya konulmayan planlar örgütler için bir örgüt amaçlarını; en yüksek düzeyde etkili, en maliyet kalemi olmaktan öteye gidememektedir. fazla verimli ve en az çaba ile gerçekleştirmek ve Diğer bir durum ise planların doğru biçimde çalışanlarına gelişim sunacak bir ortam sağlamak uygulamaya konulmasıyla ilgilidir. En iyi planlar olarak belirlemektedir. Yiyecek içecek
işletmelerinde ise bu amaç, finansal kaynaklar Denetleme dahilinde, en iyi besinlerin üretimi ve servisidir. Denetleme fonksiyonu, yönetim sürecinde son aşamada • Yapılacak işlerin analizi ve sınıflandırılması: yerine getirilen fonksiyondur. Bir yöneticinin gerçek Ana hedeflere yönelik olarak, birbirine benzeyen sonuçların planlanan sonuçlara uyup uymadığını alt hedeflerin gruplanmasıdır. Sınıflandırma belirlemek için yerine getirdiği tüm yönetsel çabaları yapabilmek için işler arasında bir mantık bağı içermektedir. olması gerekmektedir, bu bağ ise analizler yapılarak kurulabilmektedir. Sınıflandırmada, Denetleme sürecinde üç tür kontrol mevcuttur (S:32, Şekil benzer beceriler, benzer araç- gereçler gerektiren 2.3):
ve aynı mekânda gerçekleşen işler bir araya • Ön kontrol, toplanmaktadır. • Eş zamanlı kontrol, • Çalışanlara işle ilgili ayrıntılı bilgi verme: • Dönüt kontrol. Çalışanların iş tanımlarının kendilerine bildirilmesi, yaptıkları işe yönelik yeni ve güncel Ön kontrol, örgütte yararlanılan kaynakların nicelik ve bilgilerin kendileriyle tartışılmasıdır. Birinci ve nitelik açılarından hatalı kullanılmalarını engellemeye ikinci maddelerde tarif edilen amaçların odaklanmaktadır. Sözgelimi, bu kaynaklar içinde insan değişmesi ya da var olan sınıflandırmanın gözden kaynağı, fiziksel ve bilişsel olarak verilen görevleri yerine geçirilmesi, çalışanların işlerini doğrudan getirebilecek becerilere sahip olmalıdır. Malzemeler, etkilemektedir. doğru yerde, ulaşılabilir ve yeterli miktarda olmalıdır. • Çalışanların kendi aralarında ve yönetimle olan Buna ek olarak, sermaye, uygun yerin ve araç gereçlerin ilişkilerini düzenlemek: Her bir işin ya da iş alımını sağlayacak biçimde elde bulunmalıdır. Diğer grubunun departmanlara ayrılmasının ardından finansal kaynaklar da doğru zamanda ve doğru miktarda her düzeydeki yetki ve sorumlulukların hazırda tutulmalıdır. tanımlanması gerekmektedir. Yetki ve Eş zamanlı kontrolde bilgi akışı sağlanırken sağlanan sorumlulukların tanımlanmasında önemli olan bilginin doğrudan düzeltici bir eyleme dönüşme olasılığı nokta, yetki ve sorumluluk denkliğidir. ortaya çıkmaktadır. Ön kontroller, işletme faaliyetlerinin Yöneltme sağlıklı biçimde yürütülmesinde öncü bir role sahipken eş Yöneltme fonksiyonu “düğmeye basma ve işletmeyi kontroller sorunların ortaya çıkışında anında müdahale amaçlara uygun olarak harekete geçirme” aşamasıdır. şansı doğurmaktadır. Örneğin, restoranda müşterilerin bekleme sürelerindeki anlık artışlar, mutfaktan Yönetim, genel anlamıyla başkaları aracılığıyla iş görme kaynaklanan bir sorun nedeniyle ya da sipariş sisteminden ya da ortak amaçlara yönelik olarak diğer insanları kaynaklı olabilir. Bu durumda, yiyecek içecek yöneticileri koordine etme olarak tanımlanmaktadır. Burada, diğer mutfak ve restoran arasındaki ürün akışını anında kontrol insanlar ya da başkaları astlar, müşteriler, tedarikçiler, ederek sorunları tespit edebilir ve düzeltici eylemleri kurumlar ya da genel olarak halk olabilmektedir. Önemli yürürlüğe koyabilir. olan yönetimin her zaman insanlarla ilgili olmasıdır. Başka bir söyleyişle, diğer insanların içinde olmadığı işler Son olarak dönüt kontrolünde artık geriye dönülemez yönetsel işler değil teknik işlerdir. Yöneltme fonksiyonu, sonuçlar elde edilmiştir. Bu nedenle sistem yaklaşımının yöneticiler açısından, sorumlu oldukları kişileri harekete bir örneği olarak sonucu yaratan girdiler ve süreçler geçirecek iletişim ve motivasyon araçlarından yeniden gözden geçirilmekte, aksama olan noktalar yararlanmayı gerektirmektedir. belirlenmekte ve sorunların bir daha ortaya çıkması engellenmeye çalışılmaktadır. Yiyecek içecek Bunun yanında, liderlik kişilere özgü bir özellik olarak işletmelerinde çalışanların sezonluk, düşük ücretle ve sınırlandırılmadığında, uzun dönemli bakış açısıyla, kısa güvencesiz çalışmaları, yüksek stres, düşük iş tatmini ve dönemli bakış açısı arasındaki fark öne çıkmaktadır. yüksek personel devir hızıyla sonuçlanmaktadır. Bu Başka bir söyleyişle, yöneltme fonksiyonunun içinde nedenle, müşteriler kadar çalışanlar açısından da yapılacak liderlik, bir yiyecek içecek işletmesinin geleceğe yönelik olan dönüt kontrolleri işletmenin çalışma ortamının vizyonunu tasarlamak ve örgütün genelinde değişim düzelmesine katkıda bulunabilir. yaratmak için gerekli bir özelliktir. Liderlerin, geniş bir perspektife uzun dönemli planları gerçekleştirmek için çalışmaları ve altında çalışan kimseleri bu konuda yönlendirmeleri liderliği gösteren eylemlerdir. Buna karşın, zamanını ve enerjisini; günlük, haftalık veya aylık, kısa dönemli hedefleri yerine getirmek için harcayan yöneticiler liderlik becerilerini geliştirecek olanaklardan yoksun kalmaktadır. Yöneticilerin çalışanları örgütsel amaçlar konusunda güdülemeleri yöneltmenin önemli bir bölümünü oluşturmaktadır.