KOİ101U-KONAKLAMA İŞLETMECİLİĞİ
Bölüm 7: Konaklama İşletmelerinde Muhasebe ve Finansman Yönetimi
Konaklama İşletmelerinde Muhasebe Bilgisi
Konaklama işletmeleri hizmet işletmeleri olmasına rağmen bazı departmanlarında üretim de yapılmaktadır. Bu bağlamda bu işletmelerde hem finansal muhasebe hem de maliyet muhasebesi oldukça etkin bir şekilde çalışmaktadır.
Muhasebe sistemi işletmelerin varlıklarında ve kaynaklarında değişme yaratan mali nitelikteki işlemleri bilgiye çeviren ve bu bilgileri ilgili kişilere raporlayan bir bilgi sistemidir (Sürmeli, 2009). Konaklama işletmelerinde muhasebe sistemi, işletmenin para ile ifade edilebilen faaliyetlerini kayıt altına alarak bunları bilgi olarak nitelendirilebilecek, ihtiyaç duyulan temel finansal raporlara çeviren ve yönetimin isteği doğrultusunda özel finansal raporlar hazırlayan işletme bilgi sisteminin bir parçasıdır (Hall, 2013).
Konaklama işletmeleri muhasebesinin amaçları şu şekilde sıralanmaktadır (Çetiner, 2002, s. 33; Şengel, 2018):
• İşletmede varlıklar ve kaynaklarla ilgili para ile ifade edilen işlemlerin devamlı kaydını tutmak ve kontrolünü sağlamak, • Çeşitli hesap dönemlerindeki bilgilere dayanarak istatistiki veriler sağlamak, • İşletmenin üçüncü şahıslarla olan durumu hakkında bilgi vermek, • İşletme departmanlarının her birinin ayrı ayrı gelir ve giderini tespit etmek, • Otel işletmesinin bir bütün olarak gelir ve giderini belirlemek, • Müşterilere sunulan mal ve hizmetlerin maliyetin, tespit etmek, • Muhasebe kayıtlarından alınan sonuçlara göre gerekli tedbirleri almak, • İşletmede sunulan mal ve hizmetin maliyeti ve işletmenin kârlılığını hesaplamak ve planlama yapmak, • İşletmenin mevcut finansal durumu hakkında bilgi vermek, • Bütçeleme yapmak, • İşçilik maliyet ve yiyecek-içecek analizleri ve kontrolü yapmak, • Talebin düşük olduğu dönemler dahil fiyatlandırma stratejisi belirlemek, • Yöneticilere ihtiyaç duyulan bilgileri sağlamak.
Hesaplar, İşletmelere birçok faaliyet için birçok mali işlem olması ve bilanço ve gelir tablosunda kolayca açıklanabilmesi için sınıflandırılmaktadır. Bilanço hesapları varlık ve kaynak hesaplarında oluşmaktadır. Gelir tablosu hesapları ise gelir ve gider hesaplarından oluşmaktadır. Tüm bu hesaplar şu şekilde özetlenmektedir (Kaya, 2019):
Aktif hesaplar, varlıklardaki değişiklikleri izlemek için kullanılır. Varlıklardaki artışlar için bu hesaplar
borçlandırılır, azalışlar için alacaklandırılır. Varlık hesapları kalan verdiğinde, borç kalanı verir.
Pasif hesaplar, borç ve öz sermaye unsurlarındaki değişikliklerin izlenmesi için kullanılır. Bu hesaplar, kaynaklardaki artışlar için alacaklandırılır, azalışlar için borçlandırılır. Kaynak hesapları kalan verdiklerinde alacak kalanı verir.
Gelir hesapları, dönem içinde sermayede artışa neden olan işlemler için kullanılır. Gelirlerdeki artışlar için alacaklandırılır. Hesap dönemi sonunda gelir hesaplarının alacak kalanları, Dönem Kârı veya Zararı Hesabına devredilerek kapatılır.
Gider hesapları, dönem içinde sermayede azalışa neden olan işlemler için kullanılır. Giderlerdeki artışlar için borç- landırılır. Hesap dönemi sonunda gider hesaplarının borç kalanları, Dönem Kârı veya Zararı Hesabına devredilerek kapatılır.
Üç çeşit muhasebe fişi vardır. Bunlar (Büyükmirza, 2019; Çetiner, 2002):
• Kasa tahsil fişi • Kasa ödeme fişi (Tediye) • Mahsup fişi
Muhasebe defterleri ise, muhasebe belgelerinin usulüne göre kaydedildiği, en önemli muhasebe kanıtlarıdır (Yazıcı, 2003). Muhasebe kayıt sistemi içinde yer alan defterler şunlardır (Büyükmirza, 2019; Kaygusuz, 2018):
• Yevmiye defteri • Büyük defter (Defter-i Kebir) • Yardımcı defterler
Konaklama İşletmelerinde Muhasebe Uygulamaları
Diğer tüm işletmeler gibi konaklama işletmeleri içinde gelir sınıflandırılması üç ana başlık altında toplanabilir. Bunlar;
• Ana faaliyet gelirleri (hasılat), • Diğer (yan) faaliyetlerden gelirler, • Faaliyet dışı gelirler şeklindedir.
Konaklama işletmelerinde oda satışları ve yiyecek içecek satışları ana faaliyet geliri olarak kayıt altına alınmaktadır. Konaklama işletmelerinden önemli gelir getiren bölümler; odalar ve yiyecek-içecek bölümleri olmaktadır. Bunun yanında otelde verilen hizmet çeşitliliğine göre toplantı salonları, havuz, plaj, sauna-hamam, çamaşırhane, kuru temizleme, haberleşme, hediyelik eşya dükkânları, sağlık ve kişisel bakım hizmetleri, animasyon, eğlence ve sportif etkinliklerin yürütüldüğü birimler de birer gelir bölümü şeklinde ele alınabilir. Gelir getirmeyen bölümler ise teknik hizmetler, muhasebe, insan kaynakları, pazarlama gibi destek bölümlerdir. Faiz, komisyon temettü gibi gelirler ise yan faaliyet gelirleridir. Önceki dönemden gelen gelir ve kârlar, olağandışı gelir ve kârlar bir faaliyet
sonucu meydana gelmediği için faaliyet dışı gelirler kapsamında kayıt edilir (Kaya, 2019).
Oda satışlarından ve yiyecek içecek satışlarından elde edilen gelirler belgelendirilerek ön büroda toplanır. Ön büroda her müşteriye özel olarak hesap açılır. Konukların harcamalarının kaydedildiği bu hesaba folio (folyo) denmektedir. Konukların yapmış olduğu her harcama konaklama işletmesi için gelir olarak kaydedilir. Bu kayıtlar günlük gelir raporudur. Günlük gelir raporu, otel işletmesinin günlük gelirlerinin toplandığı bir rapordur (Çetiner, 2002). Oda satışlarından elde edilen gelir direkt günlük gelir raporuna aktarılırken diğer birimlerden elde edilen gelir önce kasiyer raporuna daha sonra günlük gelir raporuna kaydedilmektedir.
Konaklama işletmelerinde kullanılan malzemeler stoklanmaktadır ve bu bağlamda stoklar kapsamında işlem yapılmaktadır. Konaklama işletmelerinde stoklar iki şekilde gruplandırılmaktadır. Bunlar (Çetiner, 2002):
1. Yiyecek ve içecek malzemeleri, 2. İşletme malzemeleri,
Konaklama işletmelerinde satın alınan ve stoklanabilir yiyecek içecek malzemeleri ve işletme malzemeleri 150 İLK MADDE VE MALZEME hesabında izlenmektedir. Konaklama işletmesi bünyesinde aracısız olarak market, kuyumculuk, spor malzemeleri satışı, güzellik malzemeleri satışı, butik işletmeciliği gibi faaliyetlerin yürütülmesi durumunda, buralarda satışa sunulan malların 153 TİCARİ MALLAR hesabında izlendiği görülmektedir (Kaya, 2019). Stoklanan malzemelerin ihtiyaç hâlinde ilgili yerlere gönderilmesi durumunda bu stoklar 740 HİZMET ÜRETİM MALİYETİ hesabına alınarak maliyete yansıtılır.
Konaklama işletmelerinde personel giderleri hizmet işletmesi olması sebebiyle fazladır. İşçilik giderleri toplam üretim maliyetlerini hesaplarken kullanılan giderlerden biridir. Bu bağlamada bu maliyet kaleminin denetim altında olması ve kontrol edilebilir olması üretim maliyet- lerini düşürmek adına önemlidir. İşçilik gideri mal ve hizmet üretiminde kullanılan veya bu üretime yardımcı olan
Konaklama işletmeleri belirlenen sürenin son gününde genel geçici mizan, dönem sonu envanter ve düzeltici ka- yıtlardan sonra ise kesin mizanı düzenlemek zorundadırlar. Dönem sonu envanter iki şekilde yapılmaktadır. Önce sayım ve değerlendirmenin yapıldığı muhasebe dışı envanter yapılmaktadır. Varlıklara, borçlara, öz kaynaklara, gelir ve giderlere ilişkin hesapların işletmenin fiilî durumunu göstermesini sağlamak amacıyla muhasebe içi envanter yapılmaktadır. Kesin mizan işletmeler için bir sağlama çizelgesidir. Kesin mizanın kalanlarından dönem sonu bilançosu ortaya çıkar. Bilanço ve gelir tablosu birer mali tablodur. Kalan veren bilanço hesapları kapatılması hesapların kapatılması aşamasıdır. Dönemim kapatılabilmesi için hesapların kapatılması gerekmektedir. Hesaplar kapatılmadan yeni
dönemin açılması mümkün değildir. Kapatılan hesaplar yeni dönemin açılış hesaplarıdır.
Konaklama İşletmelerinde Maliyet ve Maliyet Kontrolü
Konaklama işletmelerinin hizmet işletmesi olması ve kendine özgü bir yapısı olması bu işletmelerde maliyetleri de etkilemektedir. Bu etkiler şu şekilde açıklanabilmektedir (Gümüş, 2018):
• Konaklama işletmelerinin yatırım projelerinde sabit sermaye yoğunluğu yüksektir. Örneğin; arsa, bina, arazi, teçhizat, donatım gibi sabit maliyet bu yoğunluğu oluşturan kalemlerdir, • Konaklama işletmeleri emek yoğun üretim tarzına sahip olduklarından işçilik maliyetleri işletmelerin toplam maliyetleri içinde büyük yer tutar, • Bir konaklama işletmesinde sunulan hizmet için endüstriyel işletmelerde olduğu gibi ham maddeden yararlanma söz konusu olmayıp, bunun yerine malzeme maliyetleri ön plana çıkmaktadır, • Konaklama işletmelerinde sunulan mal ve hizmetler üretildikleri yerde tüketilirler, diğer sektörlerde olduğu gibi üretilen ürünün tüketiciye ulaştırılması zorunluluğu yoktur, • Konaklama işletmelerinde sunulan mal ve hizmetleri stoklama imkânı bulunmadığından, satılamayan her birim ürün işletme için zarar anlamına gelmekte ve maliyetleri arttırmaktadır, • Üretim işletmelerinde birim maliyetinin önemli bir kısmını değişken maliyet unsurları oluşturur. Ancak, konaklama sektöründe özellikle ülkemiz açısından yarı zamanlı çalışma durumu söz konusu olmadığından personel giderleri yarı değişken gider niteliğindedir. Aynı şekilde aydınlatma, ısıtma vb. giderler de yarı değişken özellik göstermektedir.
Konaklama işletmelerinde mal ve hizmetlerin üretiminde ortaya çıkan maliyetler üretim maliyetleridir. Konaklama işletmelerinin faaliyetleri göz önüne alındığında bu maliyetler şu şekilde sıralanmaktadır (Köse, 2018):
• Konaklama maliyetleri, • Yiyecek içecek maliyetleri, • Diğer hizmetlerle ilgili maliyetler.
Konaklama Maliyetleri: Konaklama işletmelerinin ana faaliyetlerinden olan odaların hazırlanmasına yönelik ortaya çıkan maliyetlerdir. Konaklama işletmesinde bulunan tüm oda tipleri ve pansiyon türlerinin satışa hazır hale getirilmesine yönelik katlanılan maliyetlerden oluşmaktadır. Bu maliyetler arasında; odaların kullanıma hazır tutulması için katlanılan temizlik, bakım onarım giderleri, acentelere ödenen komisyonlar, temizlik şirketlerine yapılan ödemeler, odalardaki malzemenin çalınması ve kırılması nedeniyle ortaya çıkan maliyetler,
çamaşırhane ve personel ile ilgili maliyetler sayılabilir (Köse, 2018).
Yiyecek İçecek Maliyetleri: Yiyecek ve içeceklerin üretimi ve servisi için gerekli olan malzemelerin, işçiliğin ve diğer maliyetlerin toplamından oluşmaktadır.
Diğer Hizmetler ile İlgili Maliyetler: Konaklama işletmelerinin ana faaliyetlerinin yanında vermiş oldukları hizmet ve üretmiş oldukları ürünler için katlandıkları maliyetlerdir. Örneğin, kuaför hizmet, mağaza hizmeti...
Konaklama İşletmelerinde Finansa Yönetimi
Her faaliyette olduğu gibi, şirketlerde yürütülen finansal yönetim faaliyetleri de belirli bir amaca yönelik olmaktadır. Finansal yönetimin temel amacı şirketin hangi faaliyet alanında bulunduğuna göre değişebilmekte ancak genel olarak; kâr maksimizasyonu, gelir maksimizasyonu, maliyet minimizasyonu, pazar payının maksimizasyonu, şirketin varlığının sürdürülmesi ve sürdürülebilir büyüme şeklinde sıralanabilmektedir (Saldanlı, 2003).
Finans parasal bir kaynaktır. Finans, bireylerin veya işletmelerin ihtiyaç duydukları para/fon/ parasal kaynak/finansal kaynağın sağlanması ve kullanılması ile ilgili faaliyetlerdir. Diğer bir deyişle bir işletmenin ihtiyaç duyduğu paranın sağlanması ve işletmenin kendi sahip olduğu paranın da kullanması için planlar yapılması ve bu planların üst yönetimin onayına sunulması olarak dar anlamda tanımlanan finans kavramı günümüzde işletmenin piyasa değerini artırmaya yönelik her türlü planın yapıldığı ve organize edildiği bir alan olarak görül- mektedir (Sarıaslan ve Erol, 2008).
Konaklama işletmeleri içinde en yaygın olan otel işletmelerinin yatırım maliyetleri oldukça yüksektir. Yatırım maliyetlerinin yüksek olması otel işletmelerini diğer işletmelerden ayıran önemli özelliklerden biridir. Otel işletmeleri özellikle yatırım aşamasında yüksek sermaye gerektirmekte ve sermayenin geri dönüşümünü uzun vadede sağlamaktadır. Aynı zamanda otel işletmelerinin sabit maliyeti de yüksektir çünkü misafir ağırlansa da ağırlanmasa da katlanılmak zorunda olan maliyetler bulunmaktadır.
Gerek yatırım maliyetlerinin yüksek olması gerek talebe duyarlı olması gibi nedenler konaklama işletmelerinin yatırım riskini artırmaktadır. Bu nedenle turizm endüstrisi için yapılacak yatırımların desteklenmesi gerekmekte ve bunun için teşvikler uygulanmaktadır.
Konaklama işletmelerin finansal kaynaklarının seçiminde işletmenin özellikleri, yasalar, kredi kurumlarının işletmeye tutumları gibi faktörler etkili olmaktadır. Finansman yöneticisinin görevi ise temelde işletmenin üretim yapabilmesi, değerini ve kârını artırabilmesi için ihtiyaç duyulan parasal desteği işletmeye dışarıdan veya işletmenin öz sermayesinden sağlayarak üretimin gerçekleşmesini sağlamaktır. Bu nedenle işletmelerdeki finans birimleri diğer bütün birimlerle iş birliği içinde çalışmak durumundadır.