İŞL402U-İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ
Ünite 7: Performans Yönetimi
Giriş
İş dünyasında başarılı olabilmek için işletmelerin kaynaklarını etkin kullanımı önemlidir. Hammadde, malzeme, bilgi, finans ve doğal kaynaklar gibi birçok kaynağın işletme içerisinde işleyişi söz konusudur. Bu kaynakları harekete geçiren itici güç ise insan kaynağıdır. En yeni sistem üretim bantlarına da sahip olsa, işletme için o teknolojiyi kullanan diğer bir ifade ile açma düğmesine basıp makineleri çalıştıran insandır.
Günümüzde insanın önemini anlayan ve bu anlayışı yönetim becerilerine yansıtan işletmelerin rakiplerine karşı rekabet avantajı kazandıkları ve pazarda ellerini güçlendirdikleri görülmektedir. Tam da bu noktada karşımıza çıkan performans kavramının önce birey, sonrada işletmelerin başarısı üzerinde doğrudan etkisi olduğu ifade edilebilir. Kârlılık, pazar payı, çalışan psikolojisi, müşteri memnuniyeti, marka imajı, itibar gibi birçok alanda sonuçlar doğurabilen performans kavramının iyi anlaşılabilmesi önemlidir.
Performansı yönetme aşamasında iyi bir planlama ile sürece başlanmalı, hangi metotların kullanılacağı, kimlerin değerleme yapacağı, nasıl kriter ve standartlardan faydalanılacağı doğru bir şekilde belirlenmelidir.
İşletmelerde çalışan performansını geliştirmek için uygulanan yaklaşımlar arasında yer alan eğitim faaliyetleri, destek ve danışmanlık çalışmaları, motivasyon artırma çabaları performansı daha iyi noktalara taşımayı amaçlamaktadır
Performans ve İlgili Kavramlar
Pugh (1991, s.7-8) performansı; görev çerçevesinde önceden belirlenen ölçütleri karşılayacak biçimde, o görevin yerine getirilmesi ve amacın gerçekleştirilmesi yönünde ortaya konan mal, hizmet ya da düşünce olarak tanımlamaktadır. Bir diğer tanım performansı; çalışanların kendisine verilen iş ya da görevi belirli bir zaman kesiti içerisinde yerine getirmek suretiyle elde ettiği sonuç olarak kabul etmektedir (Özgen vd., 2002: 209).
Herhangi bir işi ortaya koyarken gösterilen başarı derecesi olarak da ifade edilebilen bireysel performans kavramının ekip performansı ve örgütsel performans kavramlarından ayrılması gerekmektedir.
• Ekip performansı: bireylerin performansından ayrı olarak ekibi oluşturan grupların ortak çabasına ve yapılan işlere ilişkin sonuçlara odaklanan bir kavramdır. • Örgütsel performans: Konunun her şeyden önce işletmelerin amaç ve hedeflerine göre analiz edilmesi gereklidir. Örgütsel performans üç başlıkta değerlendirilebilir: Finansal Performans, Pazar Performansı, Hisse Değeri Performansı. • Bireysel performans: Ekip performansı ve örgüt performansı kavramlarına açıklık getirdikten sonra önemli olan bir diğer konu performans ile
ilgili ve anlamsal olarak zaman zaman karıştırılabilen diğer kavramlardır. Bunlar genel olarak şu şekilde sıralanabilir. o Başarı o Kârlılık o Verimlilik o Etkinlik o Etkililik o Maliyet o Kalite o Yenilik o Müşteri Memnuniyeti o Çalışan Bağlılığı
Üstesinden gelinen iş olarak tanımlanan başarı kavramı, bir hedefe ulaşmak anlamını da taşımaktadır. Performans ile ilgili diğer bir kavram verimliliktir. Verimlilik minimum seviyede girdi kullanarak maksimum çıktı elde etme becerisini ifade eder. Etkinlik performans ile ilişkilendirilen bir başka kavramdır. Üretim sürecindeki girdilerin saptanan amaçlar doğrultusunda ne denli etkin ya da yeterli kullanıldığını gösterir. İlgili bir diğer konu olan etkililik ise; planlara ulaşma düzeyini göstermektedir.
Kalite de performans ile ilgili görülen kavramlar arasındadır. Kaliteyi bir ürün veya hizmetin tüketicisinin isteklerine uygunluk derecesi olarak tanımlamak mümkündür. Bilgi çağını yaşadığımız bu dönemde işletmelerin devamlı başarısı için ihtiyaç olan ve anlam taşıyan bir diğer kavram yeniliktir.
Performans Yönetim Sistemi
Günümüzün iş dünyasında artan rekabet şartları, işletmeler üzerindeki amaç baskıları ve değişen yönetsel uygulamalar sayesinde performans değerleme kavramı yerini performans yönetim sistemlerine bırakmıştır. Performans yönetimi en küçüğünden, en büyüğüne her işletmede uygulanan bir kavramdır.
Performans Yönetim Sisteminin İlkeleri
Performans yönetiminin temel ilkeleri arasında şunlar yer almaktadır:
• Kriterlerin yapılan işle ilgili olması ilkesi • Kriterlerin işletme amaçlarına uygunluğu ilkesi • Nesnel performans ölçütleri geliştirme ilkesi • Sayılıp, ölçülebilir performans hedefleri ilkesi • Çalışanların önceden açıklıkla kriterleri bilme ilkesi • Kriterlerin herkes için eşitlikle uygulanması ilkesi • Ölçme ve değerlendirme puanlamalarında objektiflik ilkesi • Kriterlerin performansı tespit ve ödüllendirme amacı ilkesi
Performans Yönetim Sisteminin Temel Unsurları
Performans yönetimi zorlayıcı süreçlere sahip bir yönetsel sistemdir. Başarılı olunabilmesi için üzerinde ciddi bir
emek harcanması gerekmektedir. Performansın tanımlanması, izlenmesi ve sonuçlara göre yönetsel kararlar alınmasını gerektiren sürecin başarısını etkileyen faktörleri Öztürk (2006) şu şekilde sıralamaktadır:
• Dürüstlük • Açıklık (Şeffaflık) • Adalet • Disiplin
Performans Yönetim Sisteminin Amaçları
Performans yönetim sürecinin temel amaçlarını şöyle sıralamak mümkündür:
• Çalışan potansiyelini belirlemek • Çalışanların performansını tanıyıp, bu konuda geri bildirim sağlamak • Performans iyileştirmek ve geliştirmek • Örgüt hedeflerini bireysel hedeflere dönüştürmek • Organizasyon, iş ve çalışan uyumunu sağlamak • Ast-üst arasında etkin iletişim ve işbirliği süreci kurmak • İşletmenin verimliliğini artırmak • Ürün ve hizmet kalitesini yükseltmek • Performansa dayalı ödüllendirme ile motivasyonu artırmak • Eğitim ve kariyer planlamasının etkililiğini artırmak • Kurumun güçlü ve güçsüz yönlerini tanımlamak • Diğer insan kaynakları uygulamalarının başarısını ölçmek
Performans Yönetim Süreci
İşletmelerdeki çalışanların performans yönetim süreci belirli aşamalardan oluşmaktadır. Performansa ilişkin tasarı ve kararlar planlama aşamasında verilirken, çalışanların izlendiği, görüşme ve gözlem gibi metotlarla performansın takip edildiği süreç değerleme aşamasıdır. Son olarak değerleme sonuçlarına ilişkin düzenleme ve iyileştirmelerde performans geliştirme aşamasında gerçekleştirilmektedir.
Performans Planlama
Performans yönetiminin ilk aşaması olan planlama süreci; ne, ne zaman, nerede, niçin, kim, ne kadar, nasıl gibi sorulara verilecek yanıtlarla başlamaktadır. İşletmelerin vizyonu, misyonu, temel görevleri, performans amaçları, hedefleri ve stratejileri bu aşamada önemli olan ve rehberlik yapan kavramlardır.
Performans Değerleme
Performans değerleme; planlama aşamasında tasarlananların gerçekleştirildiği, belirlenen kriter, standart ve tekniklere göre izleme, takip ve görüşmelerin yapıldığı, performans sonuçlarının ortaya konduğu, diğer bir ifade ile sürecin uygulandığı aşamadır.
Performans Kriterleri
İşletme çalışanlarının performanslarının neye göre analiz edileceğini belirleyen kavram performans kriterleridir. Bu ünite kapsamında performans kriterleri; işletme amaçlarına dayalı, iş odaklı, yetkinliğe dayalı ve davranış temelli kriterler olarak sınıflandırılır.
Performans Standartları
Performans ölçümünün yapılabilmesi için neyin ölçülmesi gerektiği yani standartların neler olacağı da belirlenmelidir. Performans standardı çalışanın o işle ilgili amaçlanan hedefe yönelik olarak ne derece başarılı olabildiğinin nicel ve nitel olarak anlatımıdır. Üretim miktarı, satış rakamları, ürün teslim veya hizmet tamamlama süreleri, ürün kalitesi, maliyet tasarrufu, müşteri şikâyetleri gibi birçok başlık çalışanların performansları değerlenirken dikkate alınabilecek standartlar arasındadır. Personele ilişkin ölçütler arasında devamsızlık oranları, iş kazaları, izin kullanma sıklığı, yorgunluk gibi ölçütlerde bulunmaktadır. Yapılan işle doğrudan bağlantılı olan standartlara ek olarak insan kaynaklarının bireysel nitelikleri dikkate alınarak ölçümlenen birtakım standartlarda vardır. Bu standartlar, fiilî neticelerin karşılaştırılabilmesi için belirlenmiş olan ölçütlerdir (Şimşek, Öge, 2007). Bunlar: analitik düşünme, yaratıcılık, iş bilgisi, ekip çalışmasına yatkınlık, karar verme becerisi, hız, doğruluk, iletişim becerisi, liderlik, iş birliği, özenli olma, sağduyulu olma şeklinde sayılabilir.
Performans Değerleme Teknikleri
Geleneksel (Klasik) Performans Değerleme Teknikleri: Klasik yönetim anlayışından bu yana çalışanların performanslarını değerlemede kullanılan bu teknikler, tarihî gelişim süreci içinde sıralama yöntemi, grafik değerleme yöntemi, zorunlu dağıtım yöntemi, kritik olay yöntemi ve kontrol-işaretleme listeleri teknikleri olarak sayılabilir.
Çağdaş (Modern) Performans Değerleme Teknikleri: Günümüzün yönetim anlayışları ile birlikte ortaya çıkan çağdaş performans değerleme teknikleri; bireysel yaklaşımlar, davranışsal yaklaşımlar, takım bazlı yaklaşımlar, 360 derece performans değerleme yaklaşımı ve bilgisayar temelli yaklaşımlar olarak sıralanmaktadır.
Performans Değerleme Görüşmeleri
Performans değerlemede bilgilerin toplandığı, çalışanlara geri bildirimlerin yapıldığı görüşmeler değerleme sürecinin kritik aşamalarından biridir. Görüşmeler her zaman olumlu bir atmosferde geçmeyebilir. Çalışanın performans kayıpları yaşadığı ve kendini yetersiz hissettiği süreçlerde gerçekleştirilen görüşmeler tedirgin edici bir hâl alabilir. Bu durumda çözüm bulma işi, değerleme görevini üstlenen kişiye düşmektedir. Performans değerleme görüşmelerinde yöneticiler çalışanlarla birebir iletişime geçmektedir. Performans değerleme görüşmelerinin genellikle işletmelerde yılda bir kez yapılması durumu yaygın görülen uygulamalardandır. Değerleme görüşmesinde görüşmecinin hangi konuları,
hangi sırayla ele alacağı, görüşme atmosferini nasıl oluşturacağı, hangi hususlara ne zaman vurgu yapılacağını belirlemek için planlama yapması gereklidir. Görüşmelerin başında yönetici görüşmeden beklenen yararları ve amaçları kısaca açıklayıp, görüşmenin nasıl yürütüleceği konusunda çalışana bilgi vermelidir.
Performans Değerleme Hataları
Performans değerleme sürecinde yaşanılan sorunlara ve hatalara gelindiğinde bu sıkıntıların kendi içinde iki başlıkta gruplandırıldığı görülmektedir. Sistemsel hatalar ve değerleme yapan kişiden kaynaklanan hataları kendi içerisinde ele almak mümkündür.
Performans yönetimi ne kadar ilke, kriter ve standartlarla objektif yönetim sistemlerine çevrilmeye çalışılsa da değerlemeyi yapan yönetici ve uzman kişiler insan olduğu için değerleme boyutunda hata olması her zaman olasıdır. Değerleme yapan kişilerden kaynaklanan hatalar; hoşgörülülük hatası, katılık hatası ,merkezi eğilim hatası, kişisel önyargılar, kontrast hatası, pozisyondan etkilenme hatası, benzerlik etkisi, yakın zaman etkisi, hale etkisi, uluslararası alanda kültürel farklılıklar.
Performans Değerleme Sonuçları
Hedeflenen performans sonuçları ile uygulama sonrasında ortaya çıkan çalışan skorları karşılaştırıldığında işletmeler üç farklı durumla karşı karşıya kalmaktadır. Bunları normal performans, yüksek performans ve düşük performans olarak adlandırabiliriz. Performans yüksek ya da normal olduğunda durumu korumak, düşük olduğunda ise yükseltebilmek için performans geliştirme süreci faaliyetlerinin etkili yürütülmesi ve performans yönetim sistemi içerisindeki son adımın doğru uygulanması gerekmektedir.
Performans Geliştirme
Performans geliştirme; değerleme sonuçları dikkate alınarak önlemler alınan ve çalışanın performansını iyileştirme çabaları sergilenen bir dönemdir. Performans yetersizliğine neden olan faktörleri kendi içinde dört grupta incelemek mümkündür (Sherman, Bohlander, Chruden, 1988) Kişisel faktörler, iş ile ilgili faktörler, işletme politika ve uygulama ile ilgili faktörler, dışsal faktörlerdir.
Performans konusundaki yetersizliklerde tespit edilen nedenler üzerinden gerek düşük performans grubundaki çalışanlar için, gerekse normal ve yüksek puan alan çalışanlar için performans geliştirme sürecinin hazırlıkları başlatılmalıdır. Öncelikle performans geliştirme planlarının hazırlandığı bu evrede çalışanlarda görülen olumlu davranışların pekiştirilmesi, olumsuz davranışların ise önlenmesi ve ortaya çıkmaması için tedbirler alınarak geliştirme faaliyetleri uygulanır.
Performans Geliştirmede Uygulanan Stratejiler
Performansın geliştirilebilmesi için işletmeler çalışanları üzerinde birtakım stratejiler uygulamaktadır. Bu stratejileri söyle sıralayabiliriz;
Personel danışmanlığı: Danışmanlık faaliyetleri çalışanın kendisiyle ya da iş arkadaşlarıyla ilişkili sorunlar yaşadığı dönemlerde karşılıklı iletişimin sağlandığı görüşmelerin yapılması sürecini içermektedir. Üç tür danışmanlıktan söz edebiliriz; Yönlendirici Danışmanlık, Yönlendirici Olmayan Danışmanlık, Katılımcı Danışmanlık.
Eğitim faaliyetleri: Çalışanlar için sunulan eğitim faaliyetleri ile hem iş görenlerin gelişimi sağlanmakta hem de performans kayıplarına dair problemlerin önlenmesi için destek sunulmaktadır.
Koçluk: İş başındaki çalışanların performansını geliştirmek ve yönlendirici önerilerle desteklemek için çalışanın sürekli izlendiği ve performansına ilişkin geri dönüşler veren kişiler işletmelerde performans koçluğu yapmaktadır.
Dikkat edilmelidir ki; Personel danışmanlığı ile koçluk birbirinden farklıdır. Danışmanlık sorunlara ilişkin yönetici ile çalışan görüşmelerini ifade ederken, koçluk çalışanın iş başında sürekli takibi ve gerektiğinde öneri ve geri dönüşlerle gelişiminin desteklenmesidir.
Performans görüşmeleri: Çalışanın güçlü ve zayıf yanlarına geri bildirimlerin verildiği ve performansın iyileştirilebilmesi adına yapılabileceklerin konuşulduğu bu görüşmeler sürekli takibi de sağlamaktadır.
Motivasyon artırma faaliyetleri: Kurumların çalışanlardan beklentileri olduğu gibi çalışanlarında kurumlardan beklentileri söz konusudur. İşletmelerin öncelikle çalışanlarını bu konuda tanımaları ve beklentilerini karşılamaları gerekmektedir. Gerek ücret, prim, teşvik gibi maddi destekleyiciler, gerek terfi ve yükselme gibi kariyer olanakları, gerekse maddi olmayan motivasyon araçları (sözlü takdir, vefa, onurlandırma vb.) çalışanların performansını geliştirmek adına kullanılabilir.
İşe yönelik değişiklikler: İş basitleştirme, rotasyon, iş genişletme ve iş zenginleştirme gibi iş tasarımı faaliyetleri yapılan işi kolaylaştırarak, farklı iş görevleri verip rutinden kurtararak, tek iş yerine iş çeşitliliği sunarak ve işin içerisindeki çalışan etkinliğini artırarak iş görenlerin performanslarını artırmayı amaçlamaktadır.
Psikolojik sözleşme: Çalışan ile yönetici arasındaki resmî sözleşmenin dışında kalan gönül bağını ifade eden psikolojik sözleşme, kişilerin iş tatmini ve örgütsel bağlılığı üzerinde etkilidir. Bu nedenle işletmelerin güçlü psikolojik sözleşmelerle çalışanlarını kendisine bağlaması gereklidir.
Performans Sonuçlarının Diğer İnsan Kaynakları Fonksiyonlarında Kullanımı
İşletmelerdeki performans değerleme faaliyetleri çalışanların belirli bir dönemdeki fiilî başarılarını ve geleceğe ilişkin gelişme potansiyellerini belirlemeye yönelik çalışmaları içermektedir. Performans yönetiminin ilişkili olduğu insan kaynakları faaliyetleri arasında personel planlama, kadrolama, ücret yönetimi, eğitim
faaliyetleri, kariyer geliştirme ve işten ayırma kararlarından söz edilebilir.
Personel Planlama
İşletmelerin amaçlarına ulaşabilmeleri için gerekli nicelik ve nitelikteki personelin belirlenmesi amacı ile yapılan planlama çalışmalarında var olan personelin performans düzeylerine ilişkin verilerin de dikkate alınması gerekir.
Kadrolama
Performans değerleme sürecinin sonunda ortaya çıkan veriler ışığında iş gören alımıyla performans artırılması planlanan bölümlerin belirlenmesi, ihtiyaç duyulan iş gören nitelikleri, performansa yönelik spesifik çalışma koşulları da netlik kazanmaktadır. Tüm bu bilgilerse işletmeye alınacak kişi sayısını ve kişilerde aranılacak nitelikleri belirlemektedir.
Ücret-Maaş Yönetimi
Performansa bağlı ücretlendirme yapan işletmelerde doğrudan ücret ve maddi teşvikler üzerinde belirleyici olan performans kavramı, diğer işletmeler için de etkilidir. Performans ücret, maaş, prim, komisyon, promosyon gibi parasal ödülleri belirlerken, parasal ödüllerinde performansın belirleyicisi olduğu dikkati çekmektedir. Dolayısıyla insan kaynakları departmanlarının bu çift yönlü akışı doğru sağlaması ve işletmelerin ücretlendirme politikalarını bu doğrultuda oluşturmaları gerekmektedir.
Çalışanların Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi
Kişilerin performans sonuçları işle ilgili yeterliliğe ve çalışanın zayıf kaldığı alanlara ışık tuttuğu için eğitim ihtiyacının belirlenmesinde yardımcı olmaktadır. Eğitime ilişkin planlamalar yapılırken insan kaynakları uzmanları performansın en düşük olduğu alanlara öncelik verebilir.
Kariyer Yönetimi
Bir çalışanın yıllar içerisindeki performans skorları kişinin başarı göstergesidir. İşletmelerin kariyer yönetimi politikalarını belirlerken başarılı ve performansı iyi çalışanlara yükselme imkânı sunması, adaletli bir terfi mekanizması oluşturması gerekmektedir.
İşten Ayırma Kararları
Başarısız olduğu belirlenmiş, çeşitli eğitim, geliştirme, iş düzenleyici faaliyetlere rağmen düşük performans sonuçları almaya devam eden çalışana yönelik işten çıkarma kararlarının verilmesi sürecinde performans kavramı belirleyicidir. Unutmamak gerekir ki performansı düşük çalışan ile yüksek çalışan arasında ayrım oluşturulmazsa bu durum bir süre sonra yüksek skorlu çalışanların da motivasyonunu kaybetmesine neden olabilir. Dolayısıyla performans sonuçlarını takip etmek ve bu konuda çalışanların zihninde boşluk oluşturmamak önemlidir.