İŞL402U-İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ
Ünite 2: İnsan Kaynakları Yönetiminde Altyapı
İş Analizi
Klasik Organizasyon Teorisi bünyesinde yer alan “Bilimsel Yönetimin İlkeleri” adlı çalışmasıyla Frederic W. Taylor yaklaşık yüz yıl önce işletmelerde işgücü veriminin nasıl yükseltileceğini şöyle sıralamıştır:
• Her iş unsurlarına ayrılmalıdır. • Her iş için standart uygulama yöntemleri bilimsel araştırmalar yapılarak geliştirilmelidir. • Her iş için, uygun özellikte işgörenler seçilmelidir. • Seçilen işgörenler, iş ile ilgili standart yöntemler konusunda eğitim görmelidir. • İşler ile ilgili her kademede ortak sorumluluk içinde planlar yapılmalı, iş kayıpları önlenmelidir. • Standart üretim kapasiteleri üstünde üretim için teşvik primleri sağlanmalıdır.
Bu ilkeler çalışanların ve dolayısıyla işletmenin verimliliğiyle doğrudan ilişkilidir. Bu nedenle işlerin organizasyonu insan kaynakları yönetiminin fonksiyonu olarak ortaya çıkmıştır. Bu organizasyon kimi zaman “işbölümü”, kimi zaman “örgütsel tasarım” ya da “yapılandırma” olarak adlandırılmıştır. “İşletme Yapı ve Tasarımı” çalışmalarını üç alanda gruplandırabilir:
• Sosyal Yapılandırma o Farklılaşma (İşbölümü ve Uzmanlaşma) o Bütünleşme (Bölümlendirme, Emir-Komuta Düzeni, Yönetim Alanı, Merkezileşme Düzeyi, Biçimselleşme Düzeyi, İşletme Yapıları) • İnsani Yapılandırma o İşgücü Planlaması o Seçme ve Yerleştirme • Fiziki Yapılandırma o Yer Seçimi o Yerleşim Düzeni, Dizayn ve Dekor
Buna göre, iş analizinin “sosyal yapılandırma” ve “insani yapılandırma” çıktıları “altyapıyı sağlayan” faaliyetlerdir. İş analizinin “fiziki yapılandırma” çıktıları ise daha çok endüstri mühendisleri tarafından yürütülen faaliyetlerdir. İş analizi adından da anlaşılacağı gibi işletmedeki tüm işlerin kapsamlı olarak incelenmesi, analiz edilmesidir. Bu analiz sonunda işletmede yapılmakta olan işler ve çalışanların bu işleri yapmak için sahip olması gereken bilgi, beceri ve yetenekler belirlenir.
İş analizini alanında yetkin, deneyimli insan kaynakları uzmanları yaparlar. İş analizi sürecinde önemli olan konu “işin” analiz edilmesidir. İşi “icra edenin” değil. Sözgelimi sekreterlik işi analiz edilirken o işi icra eden, Sekreter Esra Hanım’ın performansını değil, sekreterlik işiyle ilgili gerekli bilgilerin toplanmasıdır. İş analizi insan kaynakları yönetiminde merkezi bir rol oynadığı için insan kaynakları yönetimi biriminin fonksiyonlarını yürütebilmesi için gereken altyapıyı sunduğu söylenebilir.
“İşe alma süreci” işletmenin personel ihtiyaçlarını planlamak, daha sonra adayları işe almak ve pozisyonları için en iyisini seçmek demektir. İşgücü planlaması ve işe alım süreci daha sonraki bölümde açıklanmaktadır. Hangi işlerin doldurulması gerektiğine ve kendileri için başvuru sahiplerinin nasıl işe alınacağına karar vermeden önce, işverenler genellikle her işin gerektirdiği görevleri ve işçi becerilerini bilmek ister. İş analizi bu bilgiyi sağlar.
İnsan kaynakları yöneticileri genellikle anketleri ve mülakatları kullanarak çalışanlardan iş analizi verilerini toplar. Çalışanlar tarafından bildirilen iş analizi verilerinin güvenilirliği veya tutarlılığı düşüktür. Bu nedenle veriler uzman iş analistleri tarafından toplandıklarında genellikle daha güvenilirdir.
İş analizi bilgileri şöyle sınıflandırılabilir:
• İşi oluşturan faaliyetler • Makine, araç gereç, teçhizat ve diğer yardımcı malzemeler • İş performansı • İşin içeriği • İş gerekleri
İş analizi yapılırken farklı yöntemler kullanılabilir. İş analizinde kullanılan yöntemler şunlardır:
1. Gözlem yöntemi 2. Bireysel mülakat yöntemi 3. Grup mülakatı yöntemi 4. Yapılandırılmış anket yöntemi 5. Teknik görüşme yöntemi 6. Günlük yöntemi
En iyi sonuçlar genellikle yöntemlerin bazı birleşimleri ve bireysel çalışanların, en yakın üst yöneticilerinin, profesyonel bir analiz uzmanının veya video gibi dikkat çekmeyen kaynakların sağladıkları bilgiler ile alınmaktadır. İş analizi ile elde edilen bilgiler işletmelerin işgücü planlaması, çalışanların seçme ve yerleştirilmesi, performans değerlendirilmesi, kariyer planlama, ücret yönetimi gibi insan kaynakları biriminin neredeyse bütün fonksiyonlarında kullanılmaktadır. Bu nedenle bu ünitenin başlığında “altyapı” ifadesi kullanılmıştır.
İş analizi çalışmaları bir süreç olarak değerlendirilir. Çünkü belirli bir sürede yürütülen planlı aşamalardan oluşur. İş analizi sürecinde istenen ve beklenen işi yapan kişinin neyi nasıl yaptığı, hangi araçları kullandığı ve işin hangi koşullarda yapıldığının belirlenmesidir. Böylece çalışanlara, özellikle de işe yeni başlayanlara “neyi nasıl yapmaları gerektiğine” ilişkin bir rehber verilmiş olur. İş analizi sürecinin aşamaları beş adımdan oluşur:
• İş analizinin planlanması, • İş analizinin hazırlanması ve tanıtılması, • İş analiz sürecinin yürütülmesi, • İş tanımları ve iş gereklerinin oluşturulması, • İş tanımları ve iş gereklerinin güncellenmesi
İş tanımı, adından da anlaşılacağı gibi, işin tanımlanmasıdır. İş tanımları, aynı iş gerekleri gibi, iş analizi bilgilerinden türetilir. İşle ilgili faaliyetler, işin sorumlulukları, işin yükümlülükleri, işin çalışma koşulları, işin nasıl, kim tarafından denetleyeceğinin yazıldığı açık- lamaların hepsi bir bütün hâlinde iş tanımını oluşturur. İş tanımında yapılan/yapılacak işle ilgili bütün bilgiler bir tabloya sığacak şekilde ya da maddeler hâlinde açıklanır. Böylece o işi yapan/yapacak olan çalışanlara sunulan bir rehber niteliği taşır. Eğer iş tanımı doğru yapılmazsa; işi yapacak çalışanlar işi eksik, yanlış ya da verimsiz olarak yapabilirler.
İş gerekleri, işi yapacak çalışanların sahip olması gerekli nitelik, eğitim, beceri, yetkinlik ve deneyimleri gösteren özet bir açıklamadır. İş tanımları gibi aynı iş analizi bilgilerinden türetildiği için; aynı işletmedeki iş tanımları ile iş gereklerinin birbiriyle uyumlu olması gerekir. Genellikle önce iş analizi yapıldıktan sonra iş tanımları, ardından da iş tanımlarına uygun iş gerekleri belirlenir. İş analizi ile elde edilen iş tanımı ve iş gerekleri genellikle yıllık olmak üzere güncellenmelidir. Bunun rekabet ve teknolojinin etkisi olmak üzere iki nedeni vardır.
İş Etüdü
İş etüdü verimlilikle doğrudan ilişkili bir kavramdır. Bir işletmede verimliliği arttırmanın en etkili yolu, uzun dönemde yeni iş süreçleri, daha teknolojik makineler ve donanım kullanmaktır. Ancak bir işletmenin iş süreçlerini, teknolojisini modernleştirmek maliyetlidir. Ayrıca çalışanlara yeni teknolojilerin öğretilmesi gibi ek maliyetler de söz konusudur. Kısa sürede ve daha az kaynak kullanarak verimliliği arttırmak için genellikle iş etüdü çalışmaları yapılır. İş etüdü ile verimliliği arttırmak, insan yapısına uygun iş süreçleri ve çalışma koşulları sağlamak amaçlanır. Kısaca iş etüdü, işletmede verimliliği artırmak için kısa sürede yapılan basit analizlerdir.
Zaman etüdü (bir işin gerçekte ne kadar sürede yapıldığından çok), bir işin ne kadar sürede yapılabiliyor olduğu üzerine titizlikle çalışmak anlamına gelmektedir.
İş Dizaynı
İş dizaynı ya da iş tasarımı örgütteki işlerin yeniden ele alınarak düzenlemesidir. Bu süreç çoğunlukla işi yapan kişiyi motive etmek amacıyla yapılır. Yöneticiler özellikle kıdemli ve nitelikli çalışanlarını işletmede tutmak, onlardan daha çok katma değer sağlamak için işleri yeniden dizayn etmeye yönelirler. Örgütteki iş dizaynı çalışmalarının kapsamlı bir biçimde yürütülmesi yeni bir yönetim tekniği olarak da kabul edilen “Yeniden Yapılandırma” olarak da adlandırılır. Yeniden yapılandırma işletmelerde köklü ve büyük değişiklikler yaparak bütün işlerin yeniden tasarlanması ve özellikle katma değer yaratma yan iş süreçlerinin elimine (dışlanması) edilmesidir. Yeniden yapılandırma ile gelen köklü değişimle işletme tamamen farklı işlere odaklanabilir. Hâlihazırda yürüttüğü işleri dış kaynaklardan alarak en iyi yaptığı işlere odaklanabilir. İş dizaynı çalışmaları yeniden yapılandırma yönetim
tekniğinden farklı olarak hâlihazırda yürütülen işler üzerinde yapılan daha küçük ölçekli düzenlemelerdir.
İş basitleştirme işlerin etkinliğini arttırmak için görevlerin bölünerek azaltılması ve daha basit hale getirilmesidir. Çalışan yaptığı işin daha küçük parçasını yapacaktır. Uzmanlaşma yaratır. Çalışanın becerilerine daha uygun bir iş parçasını yapması çalışanda yetersizlik ve beceriksizlik hissini ortadan kaldırır. Basitleştirme genellikle kitle üretimi yapan işletmelerde düşük nitelikli işgücü için kullanılabilecek bir tekniktir.
İş genişletme, işe ilgili yeni görevler eklemektir. İş genişletme ve iş zenginleştirme rutin, monoton, tekrarlı ve parçalara ayrılmış işlerin kişide yarattığı olumsuz duyguları önlemek ve bu duyguların neden olduğu devamsızlık, verim düşüklüğü gibi örgütsel sorunlara çözüm getirmek amacıyla işlerin yatay ya da dikey olarak yeni görevlerle yüklenerek yapılarının değiştirilmesi olarak tanımlanır.
İş zenginleştirme, işin içeriğini daha fazla iş tatmini sağlayacak şekilde zenginleştirmektir. İş zenginleştirme sürecinde işin içeriğinin çalışanlara başarı, kişisel gelişim ve tanınma olanağı sağlayacak ve onlara daha çok sorumluluk yükleyecek, daha anlamlı ve çekici hâle gelecek biçimde değiştirilmesi söz konusudur. Özetle, iş genişletmede kişinin yaptığı işlemler sayı ve çeşitlilik açısından arttırılırken iş zenginleştirmede işin planlama, karar alma ve yürütme aşamalarında söz sahibi olmasıdır.
İş rotasyonu, çalışanların belli bir plan doğrultusunda işletmede yaptığı işle ilgili farklı görevleri ve geçici olarak sırayla yapmasıdır. En önemli getirisi çalışanların işletmeyi bir bütün olarak görmelerini sağlamaktır. Böylece örgüt içindeki iş süreçleri, bunların birbiriyle ilişkisi çalışan tarafından daha kolay gözlemlenir. Çalışanlar rotasyon sonunda kendilerinin örgüt içindeki yerini, katkısını daha iyi öğrenir, içselleştirir. İş rotasyonu özellikle aile işletmelerinde kullanılan bir yönetici eğitimi yöntemidir. Aile işletmesini bir sonraki kuşakta yönetecek kişi belirlendikten sonra; bu kişi işletmenin farklı departmanlarında belirli süre yöneticilik yapar, böylece bir bütün olarak işlerin nasıl yürüdüğünü ve işlerin birbiriyle olan ilişkisini daha iyi öğrenir. Bu sürece aile işletmelerinde gelecek planlama adı verilmektedir.
Özellikle işlerin projelendirilerek yürütüldüğü işletmelerde ekip çalışmasını pekiştirmek ve dayanışmayı arttırmak için ekip iş dizaynı uygulanır. Ekip iş dizaynı yönteminde özerk bir gruptan söz edilebilir. Bu grup, başka bir deyişle ekip, âdeta “işletme içinde bir işletme” gibi çalışır.
Alternatif ya da diğer adıyla esnek çalışma programları, verimliliği ve iş tatminini arttırmak için örgütteki işbölümünün düzenlenerek işlerin yürütülmesidir. Alternatif çalışma programlarının uygulanması özellikle nitelikli çalışanlara esneklik sağlanarak işletmede tutulması amacıyla da yapılır. Trafiğin, ulaşımın sorun olduğu büyük şehirlerde alternatif çalışma programları gitgide yaygınlaşmaktadır. En yaygın alternatif çalışma programı yöntemleri esnek çalışma saatleri belirleme ve
uzaktan çalışmadır. Esnek çalışma saatleri belirleme, çalışanların belirli sınırlar içinde mesai saatlerini kendilerinin düzenlemesidir. Uzaktan çalışma yönteminde çalışanlar bilgi sisteminin bir parçası hâline gelirler. Uzaktan çalışma kavramı Türkiye’de 2016’da İş Kanunu’na girmiştir. Kanun kavramı şöyle tanımlamaktadır: Uzaktan çalışma; işçinin, işveren tarafından oluşturulan iş organizasyonu kapsamında iş görme edinimini evinde ya da teknolojik iletişim araçları ile iş yeri dışında yerine getirmesi esasına dayalı ve yazılı olarak kurulan iş ilişkisidir.
İş Değerleme
İş değerlemesi bir işletmede seçilen bir işin değerinin belirlenmesidir. İş değerlemesinde işletmede yapılan her işin diğerlerine göre değeri ortaya konulur. İşleri yapan çalışanlara verilecek ücreti adil olarak tespit etmek için işler değerlenir. İş değerlemesi çalışmaları çeşitli yöntemlerle yürütülebilir. Bunlar:
• Sıralama yöntemi • Derecelendirme yöntemi • Faktör karşılaştırma yöntemi • Puan yöntemi
İş değerlemesi sonuçları ile çalışan motivasyonu arasında yakın ilişki vardır. İşletmedeki adil yönetimi pekiştiren konuların başında doğru bir iş değerlemesi yapmak ve performans sonuçlarıyla birlikte sonuçlarına uygun ücreti ve terfileri yönetmek gelir. J. Stacey Adams’ın geliştirdiği “Eşitlik Teorisi” bu ilişkiye katkı yapmaktadır. Eşitlik Teorisinin ana fikri şudur: Kişinin iş başarısı ve tatmin olma derecesi çalıştığı ortamla ilgili olarak algıladığı eşitlik (veya eşitsizliklere) bağlıdır. Adams’a göre, birey kendisinin sarf ettiği gayret ve karşılığında elde ettiği sonucu, aynı iş ortamında başkalarının sarf ettiği gayret ve elde ettikleri sonuç ile karşılaştırır. Bu karşılaştırma sonucunda “eşitlik” ya da “eşitsizlik” olduğu algısı duyar. Kişi algıladığı eşitsizliği giderici davranış gösterir. Eşitlik Teorisi “eşit gayretin eşit şekilde ödüllendirilmesi” üzerine odaklanmıştır. İnsanlar eşitsizliğe tepki gösterirler. Bu nedenle çalışanlarını motive etmek isteyen yöneticiler iş değerlemesi, performans değerlendirmesi ve ücret yönetimi konularını dikkatli, şeffaf ve adil bir şekilde yönetmelidirler.
Disiplin Sistemi
Çalışma yaşamında çalışan ve işveren arasındaki iş ilişkisi ve iş sözleşmesi tarafların serbest iradeleriyle kurulur. İş ilişkisinin ve iş sözleşmesinin yine tarafların serbest iradeleri ile sona erdirilmesi doğaldır. Çünkü bir kimsenin sözleşme uyarınca sınırsız süre ile bağlı kalacağını kabul etmek, kişi özgürlüğüne aykırıdır. Bazı durumlarda taraflardan birinin fesih bildirimine gerek kalmadan iş sözleşmesi sona erebilir. Bu durumlar şunlardır:
• Tarafların anlaşması • İşçinin ölümü • Belirli sürenin bitimi
Ayrıca bunlara ek olarak mevzuatta “İşçinin Ahlak ve İyiniyet Kurallarına Aykırı Davranışları” olarak düzenlenen bazı durumlar vardır. Bütün bu düzenlemeler İnsan Kaynakları Yönetiminin hukuki boyutları bünyesinde de ele alınan konulardır. Günümüzde işletmelerde çalışanlar üzerinde korku yaratarak, baskıya dayanan kesin, sert cezalandırmalarla sağlanan disiplin anlayışı (korku yönetimi) yerini öğretici, eğitici yönü ağır basan ve cezalandırmadan düzelten adil ve demokratik disiplin anlayışına bırakmaktadır. Etkili bir disiplin cezası kişi olarak çalışana değil, çalışanın yanlış davranışına yöneliktir. Doğru bir şekilde uygulanmayan disiplin cezası hem çalışana hem de örgüte zararlıdır.
İşletmelerde uygulanan disiplin yaklaşımlarını dört başlık altında toplamak mümkündür:
1. Önleyici Disiplin 2. Düzeltici Disiplin 3. Kademeli Disiplin 4. Yapıcı Disiplin
Disiplin sistemi kurulması konusunda örgütün insan kaynakları birimi net disiplin politikaları oluşturma ve bunları sistematik bir şekilde nasıl hayata geçireceklerini yöneticilere aktarmalıdır. Disiplin sistemi kurulurken dikkat edilmesi gereken ilkelerin başında bu sistemin dış ve iç çevredeki değişimlere uygun olarak güncellenmesi gerektiğidir. Başka bir deyişle bir defa kurulduktan sonra sistem sürekli gözden geçirilerek yenilenmelidir. Diğer önemli bir konu çalışma yaşamındaki ve teknolojideki yeniliklerdir. İş yerinde cep telefonu kullanılarak fotoğraf çekilmesi, bunların sosyal medyada yayımlanması gibi durumlar son yıllarda ortaya çıkan ve “özel hayatın gizliliğini” ihlal eden durumlardır. Bu gibi eskiden olmayan ancak yeni teknolojilerle iş ve sosyal yaşantımıza giren gelişmeleri düzenleyen, sürekli güncellenen bir disiplin sistemi kurulmalıdır.
Başlıca disiplin cezaları; uyarma, ihtar, kınama, tenzil (unvan indirme), ücret kesintisi, işten çıkarma şeklinde sıralanabilir. Her bir disiplin cezasının tanımının yapılması ve kapsamına giren eylem, işlem, tutum ve davranışların belirlenmesi gerekmektedir.
İşletmedeki disiplin sisteminin etkin bir şekilde hayata geçirilmesi için sıcak bir sobanın verdiği etkiye benzer bir yaklaşım benimsenir. “Sıcak Soba Kuralı” olarak benimsenen yaklaşıma göre suç ve ceza ilişkisi kurulur.
Sıcak Soba Kuralına göre disiplin cezası tıpkı sıcak bir sobaya dokunmak gibi aşağıdaki sonuçları vermelidir:
• Anında yakmalıdır: Bir disiplin cezası hemen uygulanmalıdır ki birey cezanın nedenini anlasın. • Uyarı sağlamalıdır: Kabul edilemez davranışın ceza getireceği uyarısını önceden yapmak çok önemlidir. Yanına yaklaşıldıkça sobadan gelen sıcaklık, sobaya dokunulduğunda yakacağı konusunda kişiyi uyarır. Böylece kişi isterse yanmaktan kaçınabilir.
• İstikrarlı ceza vermelidir: Disiplin cezası istikrarlı olmalıdır. Böylece aynı davranışı gösteren herkes aynı cezayı almalıdır. Sıcak sobaya aynı süre dokunan herkes aynı şekilde yanar. • Gayrişahsi yakmalıdır: Sıcak soba, kendine dokunan herkesi yakar. Disiplin cezası kişisel olmamalı, gayrişahsi olmalıdır.