İŞL305U-YÖNETİMDE GÜNCEL YAKLAŞIMLAR
Ünite 2: Öğrenen Örgütler
Giriş
Örgütlerin öğrenme ihtiyacı çevrelerinde meydana gelen hızlı ve sürekli değişim sebebiyle giderek artmaktadır. İşletmeler çoğunlukla kâr amacı gütmekle beraber kâr amacı gütmeseler de varlıklarının devamını sağlamak zorundadırlar. İşletmeler bir çevre içinde var olurlar ve farklı paydaşları vardır. Faaliyetleri ile bu paydaşları doğrudan veya dolaylı olarak etkiler ve paydaşların faaliyetlerinden doğrudan veya dolaylı olarak etkilenirler. Dolayısıyla faaliyette bulundukları çevrede, iş kolunda, sektörde ve hitap ettikleri paydaş grubunda tek ve bağımsız değillerdir. Faaliyetlerini çevrelerine göre tasarlamak varlıklarını devam ettirebilmeleri için oldukça gereklidir. Günümüzde bilgiye entegre bir bilgi toplumu ile karşı karşıyayız. Teknolojinin bu kadar hızla gelişmesinde bilginin yayılımını bir o kadar arttırmıştır. Dolayısıyla hayatta kalmak isteyen işletmeler bilgiyi doğru şekilde özümsemek zorundadır. Bu da bizi örgütsel öğrenme konusuna getirmektedir.
Örgütsel Öğrenme Kavramı
Örgütsel öğrenme kavramının detaylarıyla açıklanması ve anlaşılması, kavramsal karışıklıklara engel olacak ve konunun daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır.
Öğrenme Kavramı
Pazar koşullarının sürekli değiştiği, yeni teknolojilerin çok kısa aralıklarla ortaya çıktığı, ürünlerin çok kısa sürede demode hâle geldiği, rakiplerin hızla çoğaldığı bir ortamda, işletmelerin başarılı olabilmesi, yeni bilgi yaratıp tüm işletmeye yayması, kısa sürede bunu uygulayıp yeni ürünler geliştirmesi ile mümkündür. Değişimin örgütlerce kavranması, öğrenilmesi ve bunun sonucunda da değişime ayak uydurulması zorunluluğu bizi öğrenme kavramına götürmektedir. Öğrenme, organizmanın çevreye uyum sağlama ve arzu edilen duruma erişebilmesi için yaşamı boyunca devam eden bir bilgi edinme sürecidir. Keza öğrenme, bireyin davranışlarındaki bir değişmedir. Değişim bireyin çevresiyle kurduğu ilişkilerle gerçekleşmektedir. Öğrenme bireyin çevresiyle etkileşimi sonucu oluşur. Sonuç olarak bir değişimi gerekli kılar.
Örgütsel Öğrenme Kavramı ve Özellikleri
Örgütsel öğrenme ile ilgili yapılan çalışmalarda birçok tanıma rastlamak mümkündür. Her bir tanım aslında örgütsel öğrenmenin bir ya da birkaç özelliğine değinmektedir. Tüm bu tanımlarda örgütsel öğrenmenin örgüt çapında bir çaba, bir sistem ve süreç olduğunu rahatlıkla görebiliriz. Bir diğer görmemiz gereken nokta ise öğrenmenin bir süreç olduğu ve son bulmadığıdır. Var olan bilgiyi dönüştürme, yenileme, güzelleme, eskisiyle değiştirme, düzeltme çabası daimi bir döngü içerisinde devam etmektedir. Tüm bu süreçlerin sonucunda ise örgütsel öğrenme gerçekleşmektedir. Örgütsel öğrenme yoluyla elde edilen bilgiler ve kazanılan deneyimler hemen uygulanabileceği gibi ileride kullanılmak üzere örgütün hafızasında da saklı tutulabilir.
Örgütsel Öğrenmenin Önemi
Artan rekabetle başarılı şekilde başa çıkmak için bilgiye önemli derecede ihtiyaç duyulmaktadır. Mevcut iş çevresinde farklı rakiplerle beraber farklı paydaş grupları ve farklı çevresel güçlerin olması bunu zorlaştırmaktadır. İşletmenin yaşamını etkili ve verimli olarak sürdürebilmesi, iş çevresindeki değişkenleri izlemek ve ona uygun tepkisel davranışlar geliştirmekle mümkün olur. Bu, toplanacak bilginin kalitesine ve işlenmesine bağlıdır. Bilgiler öncelikle işletmenin ihtiyaçlarına bağlı olarak işletme tarafından toplanır. Daha sonra işletmeler topladıkları bilgiyi kullanılabilir hâle dönüştürmektedir. Bu nedenle dört üretim faktörü olan doğal kaynaklar, sermaye, emek ve girişimcinin yanında günümüzde bilgi beşinci üretim faktörü olarak ayrıca değerlendirilmektedir. Ayrıca diğer üretim faktörlerinin aksine bilgi paylaştıkça ve kullandıkça çoğalan bir üretim faktörüdür.
Örgütsel Öğrenmeyi Geliştiren Faktörler
Örgüt içerisinde bilginin yayılma süreci, bireyler aracılığıyla başlar. Bireylerden gruplara, gruplardan örgüte aktarılan bu öğrenme sürecinde öğrenmeyi ve örgüt çapında yayılmasını bazı faktörler kolaylaştırır. Bunlar arasında örgüt üyeleri tarafından paylaşılan ve benimsenen vizyon, örgütün kültürü, örgüte esneklik sağlayacak bir strateji belirlenmesi, örgütün faaliyette bulunduğu çevre faktörleri, örgütün yapısı, teknoloji yer alır.
Örgütsel Öğrenmeyi Engelleyen Faktörler
Bazı örgütlerin diğerlerinden daha iyi öğrenmesi bir tesadüf değildir. Bazı faktörler örgütlerin öğrenmesine engel olacak ya da öğrenmeyi olumsuz olarak etkileyecektir. Düşmanı dışarıda arama zihniyeti, olaylara takılıp kalma alışkanlığı, yavaş değişimlerin önemsenmemesi, yöneticilerle ilgili sorunlar, geçmişin başarılarına sığınma alışkanlığı, katı örgüt yapısı ve örgütlerde değişime olan direnç anılan engel faktörler arasındadır.
Örgütsel Öğrenme Süreci
Örgütsel öğrenme süreci dinamik bir süreçtir. Örgütsel öğrenme süreci birey seviyesinden grup seviyesine, grup seviyesinden de örgütsel seviyeye doğru hareket eder. Bu süreç döngüseldir. Yani tek bir kere olmaz. Örgütsel öğrenme süreci bilginin edimiyle başlar, bilginin yayılmasıyla devam eder. Bunu bilginin yorumlanması ve anlamlandırılması ve son olarak depolanarak bilgiye tekrar erişim ile son bulur.
Bilgiyi Edinmek
Öğrenme temel olarak bir bilginin edinilmesiyle başlar. Kişi, varlığını fark ettiği bilginin ulaşmayı hedeflediği davranış için gerekli olduğunu düşündüğünde o bilgiyi edinir. Bu da öğrenmenin başarılı olması için temel faktördür.
Bilginin Yayılması
Bilginin edinilmesinin ardından bilginin yayılması aşaması gelir. Tek başına edinilen bilgi aslında hiçbir işe yaramayacaktır. Bu bilgi ne zamanki örgüt içinde doğru ve
hızlı bir şekilde yayılır o zaman örgütsel öğrenme süreci devam ediyor demektir. Bu nedenle bu aşama farklı kaynaklardan elde edilen bilginin değişimin gerçekleştiği aşamadır. Bu sürecin etkin bir şekilde yapılması öğrenme sürecinin verimliliğini arttırır. Her kişi ve bölüm bilgiye ulaşamazsa herkes için öğrenme fırsatı ortadan kalkmış olacaktır. Bu da etkin bir örgütsel öğrenme gerçekleşmesini engeller.
Bilginin Yorumlanması
Süreç bilginin yayılmasıyla tamamlanmaz. Bu bilginin örgüt üyeleri tarafından çözümlenmesi ve anlamlandırılması da önemlidir. Çözümlenen bilgiye kurallı bilgi denir. Yani bilgiyi sadece elde etmek önemli değildir. Bu bilginin faydalı olması için kişiler tarafından anlaşılması, yorumlanması ve çözülmesi de gerekir. Daha fazla öğrenme yorumlamaların çeşitlenmesi ile ortaya çıkmaktadır. Bunun nedeni, bazı gelişmeler organizasyonun potansiyel davranış derecesini değiştirmektedir.
Bilginin Saklanması ve Yeniden Değerlendirilmesi
Bilginin yorumlanması aşamasından sonra saklanması ve yeniden değerlendirilmesi gelir. Yeniden değerlendirme, bilgiyi daha sonra yeniden kullanabilmek için bir biçime sokmak demektir. Bu aşamada bilgiye yeniden erişebilmek için haritasının çıkarılması gerekir. Çalışanların bilgiyi saklaması ve gerektiğinde yeniden kullanması için veri tabanları, belge yönetim sistemleri, veri ambarları ve içerik yönetim sistemleri gibi sistemler kullanılır. Örgütsel hafıza da örgütsel öğrenme üzerinde etkili olan faktörlerden biridir. Örgütsel hafıza, deneyimler, olaylar, hikayeler, kavramlar, resimler vb. detaylardan oluşan verilerin daha sonra da kullanılmaz üzere depolandığı yerdir.
Örgütsel Öğrenme Düzeyleri
Literatürde öğrenme düzeyleriyle ilgili farklı sınıflandırmalar yapılır fakat bunlardan en çok kullanılanları tek döngülü, çift döngülü ve ikincil öğrenmedir.
Tek Döngülü Öğrenme
Tek döngülü öğrenme, örgüt içerisindeki uyumsuzlukların ve yanlışlıkların mevcut politika ve değerlerde değişiklik yapmadan bulunması ve düzeltilmesidir. Bu öğrenme düzeyinde çalışanlar ortaya çıkan problemi tanımlar ve bunu gidebilecek stratejilerin neler olduğunu tespit eder ve uygularlar. Yani örgüt bir davranış değişikliğinde bulunur ancak bunu çevresine uyum sağlayarak yapar. Tek döngülü öğrenmenin amacı, örgütün çalışanlarını çevresine uyum sağlayacak şekilde geliştirmesidir.
Çift Döngülü Öğrenme
Geçmiş tecrübelerinize bakarsanız çözdüğünüzü zannettiğiniz bazı problemlerin tekrar gün yüzüne çıktığını rahatlıkla hatırlayabilirsiniz. Bu durumlarda problemlerin kökünden çözülmediğini, geçici çözümlerle geçiştirildiğini tahmin etmek zor değildir. Yani böyle durumlarda soruna neden olan ana nedenler aranıp çözülmemiş, geçici
çözümler üretilmiştir. Problemin çözümünün ne olduğu üzerine kafa yormadan önce problem üzerine düşünmek önemlidir. Problem nedir, gerçekten var mıdır gibi sorular bu konuda yardımcı olur. Çift döngülü öğrenme, mevcut süreçleri izlemeye odaklanmaz. Örgütün bilgi tabanını, rutinlerini, uzmanlıklarını değiştirmekle ilgilidir. Böylece o an ortaya çıkan sorunu çözmenin yanında o soruna neden olan faktörler de detaylıca incelenmiş olur.
İkincil Öğrenme
İkincil öğrenmenin temel amacı örgütte öğrenme becerisinin gelişmesidir. İkincil öğrenmenin konusu örgütün kuralları ve değerleridir. Bir örgüt ikincil öğrenme yaptığı zaman üyeleri örgütsel öğrenmenin veya öğrenme başarısızlığının önceki örnekleri üzerine düşünür ve onları sorgular. Öğrenmeyi neyin kolaylaştırdığını veya engellediğini keşfederler, yeni öğrenme stratejileri kurarlar, bu stratejileri üretirler, ürettiklerini değerlendirir ve genelleştirirler. Sonuçlar bireyin düşüncelerinde ve haritalarında kodlanır ve örgütsel öğrenme davranışlarına yansıtılır.
Örgütsel Öğrenme Yaklaşımları
Üç temel örgütsel öğrenme yaklaşımına değineceğiz. Bunlardan ilki Argris’in örgütsel öğrenme yaklaşımı, diğeri Huber’in örgütsel öğrenme yaklaşımı ve sonuncusu ise Senge’nin öğrenme disiplinleridir.
Argris’in Örgütsel Öğrenme Yaklaşımı
Örgütsel öğrenme konusunda araştırmalar yapan ilk araştırmacılar Argris ve Schon olmuştur. Yazarlara göre örgütsel öğrenme “hataların belirlenip ortaya çıkarılması ve düzeltilmesi sürecidir. Yazarlar yaptıkları çalışmalarda öğrenme döngülerini tek döngülü ve çift döngülü olarak ayırmışlardır. Tek döngülü öğrenme var olan sistemi bozmadan sürdürme eğilimi gösterirken çift döngülü öğrenmenin örgütsel öğrenmenin üretken ve yaratıcı tarafını oluşturduğunu unutmamak gerekir. Bu öğrenme örgütün yapı ve normlarına daha derinden bakar ve bunların geçerliğini test eder.
Huber’in Örgütsel Öğrenme Yaklaşımı
George Huber örgütsel öğrenmeyi “bilginin edinimi, paylaşımı, yorumlanması, yeniden kullanmak ve değerlendirmek üzere örgütsel hafızada saklanması” olarak tanımlamıştır.” Huber’e göre örgütsel öğrenme bir bilgi işleme sürecidir. Huber’in modeli dört aşamadan oluşur. Bunlar: (1) bilginin edinimi; (2) Bilginin dağıtımı; (3) Bilginin yorumlanması ve anlamlandırılması; (4) Bilginin saklanması ve yeniden değerlendirilmesidir.
Senge’nin Örgütsel Öğrenme Disiplinleri
Senge, öğrenme gerçekleştiğinde sonucunda davranış değişikliği de olmasını bekler. Senge’ye göre bir bilgiyi edinmek onun öğrenildiği anlamına gelmez. Bir bilgi gerçekten öğrenildiğinde sonunda bir davranış değişikliği gerçekleşmesi beklenir. Örneğin bisiklete binmek, araba sürmek bir kerede yapılmaz. Arabayı sürmenin prensibini öğrenmek onu sürebileceğimiz anlamına gelmez. Senge
“Beşinci Disiplin” adlı çalışmasında örgütlerin öğrenen örgüt olabilmeleri için atlamaları gereken beş adımdan bahsetmiştir. Senge burada disiplinden kastettiği örgütlerin hâkim olması gereken teknikler ve teorilerdir. Yazar bir ceza aracı ya da zorla dayatılan birtakım yöntemlerden bahsetmez. Buradaki en önemli nokta bu beş disiplinin örgütsel değil kişisel birer disiplin olmasıdır. Senge’nin beş disiplini şunlardır: Kişisel ustalık, zihni modeller, paylaşılan vizyon, takım halinde öğrenme ve sistem düşüncesi.
Sağlık Kurumlarında Örgütsel Öğrenme
Sağlık hizmetleri, sağlığı korumak ve geliştirmek; hastalıkların oluşumunu önlemek; hastalananlara olanakların elverdiği en erken dönemde tanı koyarak tedavi etmek; sakatlıkları önlemek; sakatlananlara tıbbi ve sosyal esenlendirici hizmet sunmak ve insanların nitelikli, mutlu ve uzun bir yaşam sürmesini sağlamak için sunulan hizmetlerin tümüdür. Günümüzde her ne kadar hekim merkezli yaklaşımdan, hasta ve özerklik merkezli etik yaklaşımlara doğru bir bakış açısı kayması yaşansa da bilgi asimetrisinin en yoğun şekilde yaşandığı hizmetlerin belki de en önemlisi sağlık hizmetleridir. Bilgi, teknoloji ve emek yoğun bu hizmetleri yürüten sağlık çalışanlarının öğrenmeye, değişime ve yeniliklere açık kimseler olması başarı için kaçınılmazdır. Değişime uyum ve değişimi yönetebilmek için her örgütte olduğu gibi hastane işletmeleri için bir de örgütsel öğrenme zorunluluk olmasının yanı sıra hastane işletmelerinin temel faaliyetleri olan insana kaybettiği sağlığını etkin bir şekilde tekrar kazandırmak misyonuna ulaşabilmeleri için etkili bir araçtır.
Günümüzde sağlık hizmeti veren kurumlar, tıbbi teknoloji ve fiziksel imkânlar için sarf ettikleri gayret ve ekonomik kaynaklara ilave olarak çalıştırdıkları insan gücüne, hasta- sağlık personeli iletişimi, risk alma, deneyim, katılımcı karar verme ve dış çevre etkileşimi gibi alt boyutları olan örgütsel öğrenme kapasitesini geliştiren faktörlere işlerlik kazandırması gerekmektedir. Ayrıca yapılacak eğitim ve düzenlemelerle, hizmetten yararlanan kişiler ve ailelerinin memnuniyetlerine büyük katkı sağlayabileceklerdir. Dolayısıyla özellikle sağlık işletmeleri için öğrenen örgüt olmak sağlık kurumlarının kendine özgü özellikleri sebebiyle oldukça önemlidir.