Genel İşletme — Ünite 5 Soru-Cevap

Yönetim, belirli bir hedefe ulaşmak için işletme kaynaklarını kullanarak başkaları ile iş birliği yapma faaliyetidir.

Yönetimin temel fonksiyonları; planlama, organize etme, yöneltme ve kontroldür.

Planlama fonksiyonu ilk fonksiyon olarak son derece büyük bir öneme sahiptir ve işletmenin örgüt yapısı içinde her örgütsel kademede yapılması gerekir. Plan başarılı olmazsa diğer yönetim fonksiyonlarından başarılı sonuç almak imkânsızdır. Örgütte çalışan bireylerin yüksek performans göstermeleri gerekli şartların hazırlanmasını gerektirir. Bu noktada yöneticilerin görevi, bütün çalışanların örgütsel amaçları ve onlara ulaşma yollarını anlamasını sağlamaktır. Planlama, örgütlerin gelecekte varmak istedikleri noktaya ulaşmak için çizdikleri harita olarak ifade edilebilir. Planlama yapılırken işlerin ne zaman, nerede ve kimler tarafından yapılacağına karar verilmektedir. Planı oluşturmak için harcanan çabalar da planlamayı ifade eder. Planlama, örgütsel amaçların ortaya konulması, bu amaçlara ulaşılmasını sağlayacak stratejilerin belirlenmesi ve örgüt çalışanlarının koordine edilmesi ve bütünleştirilmesi amacıyla planlar oluşturulması faaliyetidir. Plan hedefe ulaşmak için alınan kararlar toplamını ifade ederken planlama ise bu planlar oluşturulurken harcanan emeği ve süreci ifade etmektedir. Planlama sahip olduğu özellikler açısından diğer yönetim fonksiyonları için basamak görevi görmektedir. 

Organize etme, yapılacak işleri, bu işleri yapacak olan insanları ve işletme kaynaklarını en uygun şekilde bir araya getirme sürecidir.

Yetki, başkalarını yönetme, onlardan bir şey yapmalarını isteme, karşılığında itaat bekleme hakkıdır.

Dört temel yönetim fonksiyonun sonuncusu olan kontrol, diğer tüm fonksiyonlarla bağlantılı olmakla birlikte özellikle planlama fonksiyonu ile yakından ilişkilidir. Çünkü kontrol faaliyetine konu olan standartlar, planlama esnasında belirlenen hedeflerdir. Bu sebeple etkili bir kontrol mekanizmasının kurulması, planlama aşamasında belirlenen hedeflere ulaşılması için gereklidir. Kontrol, başlangıçta planlananla gerçekleşen durumun karşılaştırılması faaliyetidir. Amaçlara ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konmasına yardımcı olur. Özalp’e (2010) göre kontrol, planın gerektirdiği doğrultuda faaliyetlerin düzenlenmesidir. Fayol’a göre kontrol, örgütte planlar ve kurallara uygunluğun sağlanması amacıyla tespitler yapılması, varsa hataların düzeltilmesi olarak tanımlanmıştır (Efil, 1999). Kontrolden elde edilen verilerle, planlara dolayısıyla diğer tüm fonksiyonlara geri bildirim sağlanmaktadır. Kontrol fonksiyonunun amacı, mevcut durumun olması gereken seviyede gerçekleşip gerçekleşmediğinin belirlenmesidir.

Kontrolün amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilir (Genç, 2007):
• Performans standartları oluşturmak ve performans ölçmek,
• Planlarla gerçekleşen sonucu karşılaştırmak,
• Düzeltici tedbirler almaktır.

Koordinasyon; işletmeyi başarıya ulaştıracak ve çalışmasını kolaylaştıracak faaliyetlerin uyumlaştırılmasıdır.

Yönetim düzeyleri (kademeleri), bir işletmedeki çeşitli yönetim pozisyonları arasındaki sınır çizgisini ifade eder. İşletme ve çalışanların sayısı arttıkça yönetim kademelerinin sayısı da artar ki bunun tersi de geçerlidir. Yönetim kademesi, bir komuta zincirini, herhangi bir yönetim pozisyonunun sahip olduğu yetki ve statü miktarını belirler. Yönetim kademeleri üç kategoride sınıflandırılabilir, bunlar; üst kademe, orta kademe ve alt kademe yönetimdir. Kısacası yönetim kademeleri işletme içinde yönetim faaliyetinin sadece üst kademelerde olmadığını göstermesi açısından önemlidir. Örnek olarak genel müdürlük bir üst kademe yönetimi, ustabaşılık pozisyonu da alt kademe yönetimi ifade eder. Bu üç kademedeki yöneticiler farklı fonksiyonları yerine getirir.

Üst Kademe Yönetim: Yönetim kurulu, genel müdür veya CEO’dan oluşur. Üst yönetim, organizasyon yapısı içindeki en üst yetki kaynağıdır ve bir işletme için stratejileri belirleyerek onu yönetir. Planlama ve koordinasyon fonksiyonlarına da daha
fazla zaman ayırır. Üst yönetim kademesinin rolleri
şunlardır:
• Üst yönetim, işletmenin hedef ve geniş politikalarını belirler.
• Bölüm bütçelerinin, prosedür ve program vb.nin hazırlanması için gerekli talimatları verir.
• İşletme için stratejik plan ve politikalar hazırlar.
• Orta kademe yöneticiyi, yani bölüm yöneticilerini atar.
• Tüm bölümlerin faaliyetlerini kontrol ve koordine eder.
• Aynı zamanda dış dünya ile teması sürdürmekten de sorumludur.
• Rehberlik ve yön sağlar.
• Üst yönetim ayrıca işletmenin performansından hissedarlara karşı sorumludur.

Orta Kademe Yönetim: Şube müdürleri ve bölüm müdürleri orta kademeyi oluşturmaktadır. Bölümlerinin işleyişinden üst yönetime karşı sorumludurlar. Yönetsel fonksiyonlara daha fazla zaman ayırırlar. Orta kademe yönetimin rolleri şu şekilde vurgulanabilir:
• Üst yönetimin politika ve direktiflerine uygun olarak organizasyonun planlarını yürütürler.
• Organizasyonun alt birimleri için planlar yaparlar.
• Alt kademe yönetimin istihdamına ve eğitimine katılırlar.
• Politikaları üst kademe yönetimden alt düzeye kadar yorumlar ve açıklarlar.
• Bölüm içindeki faaliyetleri koordine etmekten sorumludurlar.
• Ayrıca önemli raporları ve diğer önemli verileri üst kademe yönetime gönderirler.
• Alt kademe yöneticilerin performansını değerlendirirler.
• Ayrıca alt kademe yöneticilere daha iyi performans için ilham vermekten sorumludurlar.

Yöneticilik, alandaki bilgi birikimini kullanarak ve başkaları vasıtasıyla iş görerek örgütü amaçlarına ulaştırma işidir.

Alt Kademe Yönetim: Alt kademe, kontrol / operasyonel yönetim kademesi olarak da bilinir.
Ustabaşı, formenler bu kademeye örnek olarak verilebilir. Çalışmaları büyük ölçüde kişisel gözetim ve faal çalışanların yönlendirilmesi, kısacası kontroldür. Başka bir deyişle, alt kademe yönetim, kontrol fonksiyonuyla ilgilidir. Faaliyetleri şunları içerir:
• Çalışanlara iş ve görevlerini atarlar.
• Alt kademe çalışanlara günlük faaliyetler için rehberlik eder ve talimat verirler.
• Üretimin kalite ve miktarından sorumludurlar.
• Ayrıca işletmede iyi ilişkiler sürdürme sorumluluğu da onlara emanet edilmiştir.
• Çalışanların sorun, öneri ve tavsiye çağrıları vb.ni daha yüksek kademeye ve daha üst kademe hedeflerini çalışanlara iletirler.
• Çalışanların şikâyetlerini çözmeye yardımcı olurlar.
• Astları denetler ve yönlendirirler.
• Çalışanlara eğitim sağlamaktan sorumludurlar.
• Çalışanların yapılması için gerekli malzeme, makine, araç vb.ni düzenlerler.
• Çalışanların performansı hakkında periyodik raporlar hazırlarlar.
• İşletmede disiplini sağlarlar.
• Çalışanları motive ederler.

Yöneticinin yönetim faaliyetleri; bilgilendirme, karar ve kişiler arası faaliyetler olmak üzere temelde üç grupta toplanır. Yöneticilerin üç ana rolü vardır. Bunlar; 1)Kişiler arası rol, biçimsel yetkiden kaynaklanan ve çalışanlarla diğer kurumların ilişkilerini düzenleme rolüdür.2)Bilgi rolü, işin etkin bir biçimde yapılmasını sağlayarak bilgilerin toplanması ve bu bilgilerin sonuç üretecek şekilde işlenmesinin sağlanması rolüdür bilgi rolüdür. 3)Yöneticinin asıl işi olan karar verme rolüdür.Karar verme rolünün alt rolleri; girişimci rolü, sorun çözme, kaynak dağıtma ve arabuluculuktur.

Kişiler arası rol, biçimsel yetkiden kaynaklanan ve çalışanlarla diğer kurumların ilişkilerini düzenleme rolüdür. Kişiler arası rol insanlar aracılığıyla hedeflere ulaşmayı içerir. Bu nedenle yöneticiler, astlar ve problemle ilgilenmeyi içerir. Ancak yöneticiler astları kadar üstleri ile de etkileşim içinde, iyi ilişkiler sürdürmelidirler. Kişilerarası rol, temsil, liderlik ve birleştirici rol olmak üzere üç alt rolü içerir. Temsil rolü: Sosyal ya da formel yapının gereği olarak yerine getirilmesi gereken sorumlulukları içerir. Bu sorumluluklara örnek olarak işletmeye gelen misafirlerin karşılanması, çeşitli toplantılara katılarak işletmeyi temsil etmek ya da formel evrakların imzalanması verilebilir. Liderlik rolü: Yöneticinin çalışanları motive etme ve onlara liderlik etme ile ilgili sorumluluklarını kapsar. Birleştirici rol: İşletme sahipleri ile çalışanları ya da işletmenin çevresi ile işletme arasındaki irtibatın sağlanması yöneticinin birleştirici rolü kapsamındadır.

Yöneticilerin üç ana rolü vardır. Bunlar kişiler arası, bilgi ve karar verme rolleridir.

Yöneticinin teknik, beşeri ve kavramsal olmak üzere üç beceriye sahip olması önemlidir. Teknik beceri, yöneticinin uzmanlık alanını ifade eder. Her yönetici mühendislik, pazarlama gibi belirli bir alanda uzmandır. Yöneticinin bu fonksiyonel uzmanlık alanını ifade eden belirli görevleri yerine getirmek için ihtiyaç duyulan işe özgü bilgi ve tekniklerini kapsar. Teknik beceri özellikle yönetimin alt kademelerinde önem taşıdığı için, alt yönetim kademelerine yapılacak olan terfilerde teknik yeteneği yüksek olan çalışanlar tercih edilir.

Bilgi rolü, işin etkin bir biçimde yapılmasını sağlayarak bilgilerin toplanması ve bu bilgilerin sonuç üretecek şekilde işlenmesinin sağlanması rolüdür. Bilgilendirme faaliyetleri: İşletmenin işleyişinde, yönetici sürekli olarak sözlü veya yazılı olarak bilgi almak ve vermek zorundadır. Bir işletmenin etkin işleyişi için astlarla olduğu kadar üstlerle de bilgi akışının sürdürülmesi gerekir. Bilgi rolü; monitör (bilgi toplama), bilgi yayma ve sözcü olmak üzere üç alt rolden oluşur. Monitör (bilgi toplama) rolü: İşletmeyi ve dış çevresini daha iyi anlamak amacıyla işletme içinden ve dışından bilgi toplamayı içerir. Bilgi yayma rolü: İşletme dışından ya da içinden toplanan bilgilerin örgüt üyeleri ile paylaşılmasını ifade eder. Sözcü rolü: İşletmenin durumu, planları, politika ve faaliyetleri gibi konularda işletme dışındakilere bilgi verilmesidir.

Beşeri beceri diğer ismiyle insan ilişkileri becerisi, yöneticilerin özellikle kendi uzmanlık bilgileri yanında başkaları vasıtasıyla sorunların çözülmesini sağlamasıyla ilgilidir, dolayısıyla insan ilişkileriyle alakalıdır. Bireysel olarak ya da grup faaliyetleri içerisinde diğer insanlarla birlikte çalışabilme becerisini kapsar. Yöneticinin en önemli aracı beraber
çalıştığı diğer insanlardır ve yönetici, bu insanları anlayarak onları örgütsel amaçları gerçekleştirmeye yöneltebildiği düzeyde başarılı olur. Beşeri beceri, yönetimin tüm kademeleri için olmazsa olmaz niteliktedir ve eşit derecede önem taşır.

Yöneticinin organizasyonun tamamını bir bütün olarak görebilmesi ise kavramsal beceri olarak adlandırılmaktadır. İşletme fonksiyonları arasındaki ilişkiyi, bunlardan birindeki değişimin diğerini nasıl etkilediğini, işletme faaliyetlerini etkileyen çevre koşulları arasındaki belirsiz ilişkileri görebilmeyi ve genel gidiş yolları hakkında düşünmeyi içerir. Özellikle üst yönetim kademeleri açısından büyük önem taşıyan kavramsal beceriye duyulan ihtiyaç, alt yönetim kademelerine inildikçe azalır.