İŞL106U-İŞLETME FONKSİYONLARI
Ünite 5: Muhasebe Fonksiyonu
Muhasebenin Tanımı, Türleri ve Muhasebe Bilgi Kullanıcıları
Muhasebe; işletmelerde gerçekleşen finansal nitelikli işlemleri kaydeden, sınıflandıran, özetleyen ve analiz edip yorumlayarak ilgili kişi ve kurumlara raporlar hâlinde sunan bir bilgi sistemidir.
İşletmelerde gerçekleşen finansal nitelikli işlemler, muhasebe sürecinde;
• Kaydedilecek, • Sınıflandırılacak, • Özetlenecek, • Analiz edilip yorumlanacaktır.
Bu işlemler muhasebenin iki temel işlevini oluşturmaktadırlar. Muhasebenin birinci işlevi finansal nitelikli işlemlerin kaydedilmesi, sınıflandırılması ve özetlenmesidir. Muhasebenin ikinci işlevi ise analiz etme ve yorumlamadır.
Muhasebenin günümüz koşullarına uygun olarak geliştirilen tanım şu şekildedir: “Muhasebe, işletmenin, amaçlarını doğru ve ilkesel olarak belirlemesine yardımcı olan, bu amaçlara ulaşmasının araçlarını oluşturan, ulaşılan amaçların gerçekleşme ölçüsünü belirleyerek açıklayan ve geleceğe yönelik kararların alınmasını sağlayan etkileşimli mekanizmalar bütünüdür.”
Muhasebe süreci sonunda, belirli bir sistematik içinde tüm finansal nitelikli işlemlerden faydalı bilgi üretilmesi amaçlanmaktadır. Muhasebe süreci sonunda elde edilen bilgilerin faydalı bilgi olabilmesi için çeşitli özelliklere sahip olmaları gerekmektedir. Bu özelliklerden ihtiyaca uygunluk ve gerçeğe uygun sunumu genellikle temel özellikler olarak ifade edilirken, destekleyici özellikler olarak karşılaştırılabilirlik, kanıtlanabilirlik, zamanlılık ve anlaşılabilirlik yer almaktadır. Tüm bu özellikler bilginin faydalı olabilmesi için vazgeçilmez nitelikte olan özelliklerdir.
Temel olarak iki farklı muhasebe türünden söz etmek mümkündür bunlar; finansal muhasebe ve yönetsel muhasebedir. Finansal muhasebe genel olarak işletmenin finansal durumu ve faaliyet sonuçları hakkında genellikle işletme dışından tarafların gereksinim duydukları temel bilgileri belirli düzenlemelere uygun olarak ilgili taraflara sunmayı amaçlayan muhasebe türüdür. Yönetsel muhasebe ise temelde işletme yöneticilerinin sağlıklı kararlar almaları için gereksinim duydukları konularda yöneticilerine sunmak amacıyla bilgi üreten muhasebe türüdür.
Bir Bilgi Sistemi Olarak Muhasebe
Muhasebe bilgi sistemi, karar alıcılar için faydalı bilgi üretmek için muhasebe verisini toplayan, kaydeden, saklayan ve işleyen ve finansal tablolar üreten bir sistem olarak tanımlanmaktadır. Etkin bir muhasebe bilgi sistemi; kontrol, uyumluluk, esneklik, ilgililik ve olumlu yönde maliyet fayda ilişkisi sağlamalıdır.
Muhasebe Bilgi Kullanıcıları
İşletmelerin finansal nitelikli bilgilerini, karar alma süreçlerinde kullanma gereksinimi olan farklı taraflar bulunmaktadır ve bu tarafların farklı çıkarları söz konusudur. Sonuçta ilgili tarafları oluşturan kişi ve kurumlar İç Bilgi kullanıcıları ve Dış bilgi kullanıcıları olmak üzere iki temel gruptan oluşmaktadır.
İç bilgi kullanıcıları şunlardır:
• İşletme sahip ve ortakları • Yöneticiler • İşletmede çalışanlar
Muhasebeyi Yönlendiren Temel Düzenlemeler
Muhasebenin Temel Kavramları
Küresel boyutta yönlendirici olan bu temel kavramlar ülkemize özgü düzenlemeler kapsamında, muhasebenin temel kavramları 26/12/1992 tarihinde yayımlanan 1 Sıra No’lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde yer almaktadır: (“1 Sıra No’lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği”, 1992)
1. Sosyal Sorumluluk Kavramı: Muhasebe sürecinin yürütülmesinde ve finansal tabloların düzenlenmesi ve sunulmasında; tüm toplumun çıkarlarının gözetilmesi ve bilgi üretiminde gerçeğe uygun, tarafsız ve dürüst davranılması gereğini ifade eden kavramdır.
2. Kişilik Kavramı: İşletmenin sahip ve ortaklarından yöneticilerinden, personelinden ve diğer tüm ilgili taraflardan ayrı bir kişiliğe sahip olduğunu belirten kavramdır
3. İşletmenin Sürekliliği Kavramı: İşletmelerin faaliyetlerini belirli bir süreye bağlı olmaksızın sürdüreceğini, işletme sahiplerinin ya da ortaklarının yaşam süreleriyle bağlı olmadığını ifade eden kavramdır.
4. Dönemsellik Kavramı: Temel kavramlardan biri olan işletmenin sürekliliği kavramına göre işletmenin sınırsız kabul edilen ömrünün, belli dönemlere bölünmesi ve her dönemin faaliyet sonuçlarının diğer dönemlerden bağımsız olarak belirlenmesi gerektiğini ifade eden kavramdır.
5. Parayla Ölçme Kavramı: Bu kavram parayla ölçülebilen finansal nitelikli işlemlerin muhasebeye ortak bir ölçü olarak para birimiyle yansıtılmasını ifade eder.
6. Maliyet Esası Kavramı: Bu kavram işletme tarafından edinilen varlık ve hizmetlerin muhasebeleştirilmesinde, elde edilme maliyetlerinin esas alınması gereğini ifade eden kavramdır.
7. Tarafsızlık ve Belgelendirme Kavramı: Muhasebe sürecinde kaydedilecek her finansal nitelikli işlemin gerçek durumu yansıtan tarafsız belgelere dayandırılmasını ve muhasebe kayıtlarında temel alınacak yöntemlerin seçilmesinde önyargısız olarak tarafsızca ve ön yargısız davranılmasını gerektiren kavramdır.
8. Tutarlılık Kavramı: Bu kavram, muhasebe sürecinde seçilen muhasebe politikalarının, birbirini izleyen dönemlerde değiştirilmeden uygulanmasını gerektirir.
9. Tam Açıklama Kavramı: Finansal tablo kullanıcılarının doğru kararlar almalarını yardımcı olacak ölçüde bilginin yeterli, açık ve anlaşılır olmasını gerektiren kavramdır
10. İhtiyatlılık Kavramı: Bu kavram, muhasebe sürecinde işletmenin karşılaşabileceği risklerin göz önüne alınması gereğini ifade eder.
11. Önemlilik Kavramı: Bir hesap kalemi ya da finansal nitelikli bir olayın, finansal tablo kullanıcıları tarafından alınacak kararları etkileyebilecek düzeyde olmasını ifade eden kavramdır.
12. Özün Önceliği Kavramı: Bu kavram, işlemlerin muhasebe sürecine yansıtılmasında, gerekli olduğu durumlarda biçimlerinden çok özlerinin esas alınması gereğini ifade eder.
Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri ve Standartlar
Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri, muhasebe kavramlarının finansal tablolara yansımasını sağlarlar. Bu kapsamda tebliğde Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri ilkeleri şu şekilde bölümlenmiştir (“Mali Tablo İlkeleri-1 Sıra No’lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği”, 1992):
1. Gelir Tablosu İlkeleri 2. Bilanço İlkeleri a. Varlıklara ilişkin ilkeler b. Yabancı kaynaklara ilişkin ilkeler c. Özkaynaklara ilişkin ilkeler
Muhasebe Süreci
Temel Muhasebe Eşitliği
İşletmenin sahip olduğu, gelecekte fayda sağlamasını beklediği bu ekonomik değerler işletmenin varlıklarıdır. İşletmenin var olabilmesi ve bir kişiliğe sahip olabilmesi için gereksinim duyduğu varlıkları sağlayan kaynaklarının olması gerekir. Muhasebe sürecinde iki tür kaynak söz konusu olabilir: İşletme sahiplerinin varlıklar üzerindeki hakları özkaynaklar, işletmeye finansman kaynağı sağlayan, sahipler dışındaki üçüncü tarafların varlıklar üzerindeki hakları ise yabancı kaynaklardır.
İşletmelerde gerçekleşen finansal nitelikli işlemler söz konusu varlık kaynak yapısını değiştirebilir ancak eşitlik hiçbir zaman bozulmayacaktır. İşte bu ilişki “Temel Muhasebe Eşitliğini” ortaya koymaktadır. Toplam varlıklar, toplam kaynaklara eşit olmalıdır.
VARLIKLAR = KAYNAKLAR
VARLIKLAR = ÖZKAYNAKLAR + YABANCI KAYNAKLAR
Bu eşitliği gördüğümüz yani varlık kaynak yapısını gördüğümüz finansal tabloya “Bilanço” adı verilmektedir. Bilançoda büyük bir T harfi şeklinde kullanımı yaygındır
ve sol tarafı Aktif tarafıdır ve aktifte varlıklar yer almaktadır. Sağ tarafı ise Pasif tarafıdır ve pasifte varlıklar yer almaktadır.
Bilanço muhasebe sürecinin sonunda üretilen, bilgi kullanıcılara işletmenin finansal durumu hakkında bilgi vermek için hazırlanan bir tablodur. Yani muhasebe bilgi sisteminin çıktısını oluşturmaktadır.
Muhasebe Döngüsü
Muhasebe döngüsü, “işletmelerin finansal tabloları üretme sürecini ifade etmektedir.”
Muhasebe sürecinde kaydetme işleminin gerçekleştirilmesi için kullanılan araç “günlük defterdir”, bir diğer ismiyle yevmiye defterdir.
VUK’da tüccarlar defter tutma bakımından, bilanço esasına göre defter tutan birinci sınıf tüccarlar ve işletme defteri tutan ikinci sınıf tüccarlar olmak üzere ikiye ayrılırlar. Birinci sınıf tüccarların tutması zorunlu olan bu deftere gerçekleşen her finansal nitelikli işlem öncelikle belirli kurallara göre günlük deftere kaydedilmektedir. Her işlem için yapılan kayda bir madde (işlem maddesi/yevmiye maddesi) denir.
Dönem başında ve dönem içinde günlük deftere her bir finansal nitelikli işlem için kayıt yapıldıktan sonra muhasebe sürecindeki sınıflandırma işlemi için söz konusu kayıt “büyük deftere” (bir diğer ismiyle defter-i kebir) aktarılır.
Uygulamada tüm değişimleri her an eşitlik ya da bilanço üzerinde göstermek mümkün değildir. İşlemlerin varlık ve kaynaklar üzerinde yarattıkları değişimlerin ve sonucunda gelir ve giderlerin ayrı ayrı her bir unsur özelinde izlenmesi gerekmektedir. Finansal nitelikli işlemlerin; varlıklar, kaynaklar, gelir ve giderlerde yarattığı değişimlerin izlenmesine yarayan çizelgeye “Hesap” denir.
Hesaplar da büyük bir T harfi ile gösterilir. Tüm hesapların sol taraflarına Borç Tarafı, sağ taraflarına ise Alacak Tarafı denilmektedir.
Bir işletmenin muhasebe sürecinde kullanılacak olan hesapların sistemli ve gruplandırılmış şekilde yer aldığı listeye hesap planı denir.
Hesaplar finansal tablolar açısından Bilanço hesapları ve bir diğer temel finansal tablo olan Gelir tablosu hesapları (Sonuç Hesapları) olmak üzere iki temel gruba ayrılmaktadır. Bilanço hesapları aktifte yer alması dolayısıyla aktif karakterli hesaplar olarak ifade edilen varlık ve pasifte yer alan pasif karakterleri kaynak hesaplarından oluşurken, gelir tablosu hesapları ise gelir ve gider hesaplarından oluşmaktadır.
Hesapların büyük bir T ile gösterildikleri ve hepsinin sol tarafına borç sağ tarafına alacak dendiği ifade edilmişti. Buna bağlı olarak herhangi bir hesabın sol tarafına bir kayıt yapmak hesabı “borçlandırmak”, sağ tarafına kayıt
yapmak ise hesabı “alacaklandırmak” olarak ifade edilmektedir.
Her finansal nitelikli işlemin en az iki hesabı etkilemesi ve bu etki sonucunda yukarıda açıklanan kurallara göre borçlu ya da alacaklı hesap ya da hesaplara ait tutarların eşitliğini sağlayan yöntem çift taraflı kayıt yöntemidir.
Her ayın sonunda hesapların kontrolünü sağlayabilmek adına mizan hazırlanır. Mizan bir sağlama aracıdır ve büyük defterdeki hesapların bir listesidir. Diğer bir ifadeyle mizan tüm hesapların borç ve alacak tarafları tutar ve toplamlarını görmeyi sağlayan bir tablodur.
Dönem sonu yani normal koşullar altında 31 Aralık tarihi geldiğinde de bir mizan hazırlanır ancak bu mizanın ismi Genel Geçici Mizandır.
Ardından işletmenin tüm varlık ve kaynakları için sayım ve değerleme yapılır. Yani dönem sonu envanteri çıkarılır ve tutulması gereken bir diğer defter olan envanter defterine kaydedilir.
Söz konusu işlemler gerçekleştirildikten sonra bir mizan daha düzenlenir. Dönem sonu işlemlerinin gerçekleştirilmesinden sonraki durumu ortaya koyan bu mizan Kesin Mizan’dır. Artık kesin mizandaki tutarlara dayanarak finansal tablolar düzenlenebilecek ve bir muhasebe süreci tamamlanmış olacaktır.
Finansal Tablolar
Bilanço (Finansal Durum Tablosu)
Bilançoda varlıklar, paraya dönüşme hızlarına göre pasifinde yer alan kaynaklar ise en kısa vadeli kaynaktan en uzun vadeli kaynağa doğru sıralanırlar. Buna göre varlıklar, dönen varlıklar ve duran varlıklar olmak üzere iki grupta toplanır. Dönen varlıklar bir yıl ya da işletmenin normal faaliyet dönemi içinde paraya çevrileceği veya kullanılacağı öngörülen varlıklardır. Duran varlıklar ise, normal şartlar altında bir yıl içinde elden çıkarılması düşünülmeyen veya faydaları bir yılda tükenmeyecek olan varlıklardır. Yabancı kaynaklarda kısa vadeli yabancı kaynaklar ve uzun vadeli yabancı kaynaklar olmak üzere iki gruptan oluşur. Kısa vadeli yabancı kaynaklar bir yıl içinde ödenmesi gereken; uzun vadeli yabancı kaynaklar ise bir yıldan sonra ödenecek olan borçlardan oluşur.
Gelir Tablosu
Gelir tablosu işletmenin belli bir dönemde elde ettiği tüm gelirleri ile giderleri ve bunların sonucunda oluşan dönem kârını veya zararını gösteren finansal tablodur. Gelir bir varlık ya da hizmetin satışı sonucu elde edilen nakit veya diğer varlıkların yanında faiz, kira gibi elde edilen çeşitli tutarlardır. Gelir sağlamak amacıyla varlıklardaki karşılıksız tükenmeler ise giderdir.
Gelir tablosunun ilk kısmında işletmenin ana faaliyet konusu olan satışlardan elde ettiği Brüt satış kârı veya zararı yer almaktadır. Ardından işletmenin faaliyetlerini gerçekleştirirken yaptığı giderlerinin brüt satış kârı ya da zararından düşülmesiyle Faaliyet kârı veya zararı bulunur.
Daha sonra ise, eğer varsa diğer faaliyetler olağan gelir, gider ve finansman giderlerinin hesaplamaya katılmasıyla Olağan kâr veya zarar hesaplanır. Benzer şekilde eğer varsa olağandışı gelir ve giderlerle ilgili hesaplamaların dâhil edilmesi sonrası Dönem Kârı veya Zararına ulaşılır. Kâr söz konusuysa vergi ve yasal yükümlülüklerin düşülmesi gerekir. Tüm bu adımlardan sonra gelir tablosunun sonunda Dönem net kârı veya zararı görülmektedir.
Bilanço işletmenin finansal durumunu, gelir tablosu ise faaliyet sonuçlarını göstermektedir.
Nakit Akış Tablosu ve Özkaynak Değişim Tablosu
Nakit akış tablosu ya da bir diğer ismiyle nakit akım tablosu işletmede bir faaliyet dönemi içinde gerçekleşen nakit akışlarını; işletme, yatırım ve finansman faaliyetlerine göre gösteren finansal tablodur. Nakit akış tablosu ile işletmenin dönem içindeki para tahsilatı ve ödemelerini, kaynakları ve kullanım yerleri olarak izlenebilir.
Özkaynak değişim tablosu, özkaynaklar grubunda bir dönemde gerçekleşen değişimin bir bütün olarak görülmesini sağlayan tablodur. Özkaynaklardaki değişimler kâr ve zarar dışında, sermaye artırımı gibi çeşitli nedenlerden de kaynaklanabilir.