İŞL106U-İŞLETME FONKSİYONLARI
Ünite 1: Yönetim Fonksiyonu
Yönetim Kavramı ve Yönetim Faaliyeti
Yönetim, sınırlı (kıt) kaynakları en etkin ve verimli bir şekilde kullanarak, örgüt amaçlarına ulaşmak için başkaları ile işbirliği yapma faaliyetidir.
Yönetim Süreci
Belirlenen amaçlara ulaşmak amacıyla planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarından oluşan bir süreçtir.
Yönetim faaliyetinin kendine has karakteristik özellikleri bulunmaktadır. Ekonomik olmanın kaynağıdır. Yönetim, öncelikle sınırlı kaynaklar olan üretim ögelerinin (emek, doğa, sermaye, teknoloji ve bilgi) etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasından sorumludur. Hedefe yöneliktir. Yönetim bir amaç belirleme ve bu amaçları gerçekleştirmeye çalışma faaliyetidir. Bir süreçtir. Yönetim planlama, örgütleme, yürütme, kontrol etme gibi fonksiyonların yerine getirildiği bir süreçtir. Bütünleştirici bir güçtür. Yönetimin en temel görevi belirlenmiş amaçlara ulaşabilmek için insan kaynağı ile diğer kaynakların bütünleşmesini sağlamaktır. Bir yetki sistemidir. Bir yönetici grubu olarak yönetim, bir yetki sistemini, bir komuta ve kontrol hiyerarşisini temsil etmektedir. Çok disiplinli bir konudur. Yönetim, mühendislik, antropoloji, sosyoloji ve psikoloji gibi pek çok disiplinden yararlanarak büyümüş ve gelişmiş bir disiplindir. Evrenselliği olan bir uygulamadır. Yönetim evrensel bir niteliğe sahiptir, insanın olduğu her yerde yönetimden bahsedilir. Yönetim faaliyetinin bu özelliklerinin yanında bilim, sanat ve meslek olma özelliği de vardır.
Yönetim Düzeyleri (Kademeleri)
Örgütte yönetsel işlerin yerine getirilmesinden sorumlu olan yöneticiler, örgütün yönetim organlarını oluşturmakta ve farklı düzeylerde faaliyet göstermektedir. Örgütlerdeki bu yönetim organları genellikle üst düzey, orta düzey ve alt düzey olmak üzere üç düzeyden oluşmaktadır. Her bir yönetim düzeyindeki yöneticinin yetki ve sorumluluk düzeyi farklılık gösterdiği için örgüt yapısı bir piramit şeklinde gösterilmektedir. Bu üç düzeydeki yöneticilerin yetki ve sorumlulukları aşağıya doğru inildikçe göreceli olarak azalmaktadır. Yönetim piramidinde yukarıdan aşağıya emirler inmekte, aşağıdan yukarıya ise raporlar çıkmaktadır.
Üst düzey yöneticilerin en temel görevi tüm örgütü gözlemlemek ve kontrol etmektir. Genellikle bu seviyede yönetim İcra Kurulu Başkanı (Chief Executive Officer, CEO) ve Yönetim Kurulundan (Board of Directors, BOD) oluşmaktadır. Bu düzeydeki yöneticiler örgütün stratejik yönetimi ile ilgili faaliyetleri yerine getirmektedir. Stratejik yönetim, örgüt çevresinin analiz edilerek fırsat ve tehditlerinin belirlenmesi, örgütün güçlü ve zayıf yanlarının ortaya konulması ve örgütün amaçlarının gerçekleştirilebilmesi için örgüt ile çevresi arasında en iyi uyumu sağlayacak hareket planının yapılması ve
uygulanması sürecidir. Bu çalışmalar sonucunda örgütün stratejisi oluşturulmaktadır.
Orta düzey yönetim, üst yönetimin belirlemiş olduğu amaçları gerçekleştirebilmek için gerekli olan program ve faaliyetlerin koordinasyonundan sorumludur. Bu nedenle üst yönetim ile alt yönetim arasında köprü görevi görmektedir. Orta düzey yöneticiler ise, örgütün fonksiyonel faaliyetlerini yönetmekten sorumlu kişilerdir.
Alt düzeye aynı zamanda kontrol düzeyi ya da operasyonel yönetim düzeyi de denebilmektedir. Bu düzeydeki yöneticiler günlük faaliyetlerin yürütülmesinden ve başarılmasından sorumludurlar. Çalışanlar için bir rol model ve aynı zamanda da denetçidirler.
Yönetim Fonksiyonları
Yönetsel fonksiyonlar örgütsel amaçlara ulaşmak için yönetim sürecinde yerine getirilen tüm yönetsel eylemleri ifade etmektedir. Örgütün belirlemiş olduğu amaçlara ulaşabilmesi için örgütsel kaynakları kullanırken onları planlaması, örgütlemesi, yöneltmesi, koordinasyonu ve kontrolü gerekmektedir.
Planlama Fonksiyonu
Planlama yönetimin en temel ve önceliği olan fonksiyonudur. Planlama, bir amacın gerçekleştirilebilmesi için nelerin, nasıl, ne zaman, ne ile ve kim tarafından yapılacağının önceden belirlenerek bir hareket tarzının oluşturulması sürecidir. Planlama, birbirini izleyen bir dizi faaliyetten oluşan bir süreçtir. Bir planlama sürecinde yerine getirilen faaliyetler; misyon ve vizyonun belirlenmesi, amaç ve hedeflerin belirlenmesi, amaçlara ulaştıracak alternatif yolların belirlenmesi, alternatif yollar arasından seçim yapılmasıdır.
Planlama bir karar verme fonksiyonudur ve tüm yönetim düzeylerinde yerine getirilen bir faaliyettir. Yönetim düzeylerine göre oluşturulan planlar hem süreleri hem de içerikleri açısından farklılık göstermektedir. Hiyerarşik olarak sıralanan yönetim düzeyleri ve planları arasında daima yatay ve dikey bilgi akışı gerçekleşmektedir. Üst düzey yöneticiler tarafından uzun faaliyet dönemleri için hazırlanan ve tüm örgütü kapsayan planlar örgütün stratejik planlarıdır. Örgüt fonksiyonlarından sorumlu olan orta kademe yöneticileri tarafından, her bir işletme fonksiyonu için orta vadeli taktik planları geliştirilmektedir. Operasyonel planlar ise taktik planların gerçekleştirilmesini kolaylaştırmak amacıyla alt düzey yöneticiler tarafından hazırlanan kısa vadeli planlardır.
Örgütleme (Organizasyon) Fonksiyonu
Örgütleme, yönetimin yerine getirmesi gereken en önemli fonksiyonlardan bir diğeridir. Örgütlemenin temel amacı, örgüt başarısı için gerekli olan unsurları, etkili ve verimli bir biçimde ve de uyumlu olarak bir araya getirebilmektir. Örgütleme sürecinin aşamaları; görülecek işlerin belirlenmesi ve gruplandırılması, örgütteki işler için işgörenlerin atanması ve de yer, araç ve yöntemlerin
(fiziksel olanakların) sağlanması olmak üzere üç başlık altında toplanabilir.
Örgütleme, bazı kavramlar ile yakından ilişkili bir fonksiyondur. Örgütleme ile ilgili temel kavramlar yetki, sorumluluk, güç, kontrol alanı ve bölümlere ayırmadır. Örgütsel açıdan yetki, yöneticinin örgüt amaçlarının gerçekleştirilebilmesi için astlarından belirli işleri yapmalarını isteme hakkıdır. Sorumluluk ise, bir çalışanın herhangi bir görevi yerine getirme yükümlülüğüdür. Güç; bireyin, diğer insanlara istediklerini yaptırabilme ve uygulatabilme yeteneğidir. Örgütlerde kontrol alanı, bir üstün etkili bir şekilde gözeterek yönetebileceği ast sayısını ifade etmektedir. Bölümlere ayırma, örgütte yerine getirilecek işlerin ve eylemlerin, örgütsel amaçları gerçekleştirmeyi kolaylaştıracak şekilde ve yönetilebilecek büyüklükte birimler hâlinde sınıflandırılmasıdır.
Örgütlerde kullanılan belli başlı bölümlere ayırma türleri; fonksiyonlara göre, sayı temeline göre, coğrafi bölge temeline göre, ürün temeline göre, müşteri temeline göre, zaman temeline göre, süreç ya da makine temeline göre, karma ve matris tipi bölümlendirme şekilde sıralanabilmektedir.
Yöneltme (Yürütme) Fonksiyonu
Yönetim fonksiyonlarından en karmaşık nitelikte olanlarından birisi, yöneltme ya da yürütme fonksiyonudur. Yöneltme, örgütün amaçlarını gerçekleştirebilmek için kararlar alma, bu kararları uygulatma ve bu sayede örgüt çalışanlarının zihinsel ve bedensel potansiyellerini örgüt amaçlarını gerçekleştirmek için kullanmalarını sağlama faaliyetidir. Yöneltme eylem başlatan, her yönetim kademesinde sürekli olarak yerine getirilen bir faaliyettir. Yönlendirme örgütte yukarıdan aşağıya doğru akmaktadır. Emir-komuta fonksiyonu olarak da adlandırılan yöneltme fonksiyonunda yönetici planları uygulamaya koymak için çeşitli basamaklara yerleştirilen personel ile karşı karşıya gelmektedir. Yöneltme fonksiyonu motivasyon, liderlik ve iletişim yönetimi ile yakından ilişkilidir.
Yönetim ve yönetici açısından motivasyon, çalışanların işlerini mümkün olduğunca isteyerek ve arzu ederek yapmasını sağlamaktır. Örgütte çalışanlar örgüt amaçlarını gerçekleştirmek için tüm enerjilerini ve emeklerini ortaya koyarak çalışıyorlarsa o örgüt çalışanlarının motivasyonlarının yüksek olduğu söylenebilir. Bu noktada yöneticinin görevi, örgüt çalışanlarının ihtiyaçlarının neler olduğunu anlamak ve bunları gidermek için çaba harcamaktır.
Lider, astları örgüt planları ve politikaları konusunda bilgilendiren, astların örgüt içerisindeki görevlerini kendilerine net bir şekilde açıklayan, onların hedeflerine etkili bir şekilde ulaşmaları için yönergeler oluşturan ve aynı zamanda çalışanlar tarafından yönlendirmeleri kabul edilen ve davranışlarından etkilenilen kişidir. Liderlik özelliklerine sahip yöneticiler, çalışanların örgüt
amaçlarını gerçekleştirirken istekli ve gayretli olmalarını sağlarlar.
Örgütsel iletişim, çalışanların davranışlarını etkilemek için kaynağın hazırladığı mesajlar, bu mesajları iletmek için tercih edilen kanallar ve mesajı alıp açan alıcılar üzerine odaklanmaktadır. Örgütler açısından iletişim hem örgüt içi birimler ve çalışanlar arasında iletişim ve etkileşimi sağlaması hem de örgütün dış çevresi ile ilişkilerini uyumlaştırabilmesi için önemli olmaktadır. İletişim bir yöneticinin başarısında kilit rol oynayan bir unsur olmaktadır.
Koordinasyon (Eşgüdümleme)
Koordinasyon, örgütteki işlerin daha etkin bir şekilde yerine getirilmesi için teknik ve sosyal sistemler arasında işin en uygun zamanda, en uygun şekilde ve en uygun araç-gereç ile yapılması ve işi yapanlar arasında da uyumun sağlanmasıdır. Örgütteki iş birliği ve uyumun sağlanmasına yönelik bir faaliyet olan koordinasyon örgütte dikey, yatay ve çapraz olmak üzere üç şekilde gerçekleştirilebilmektedir. Etkili bir koordinasyon için gerekli olan şartlar; doğru ve sade bir örgüt yapısının oluşturulması, örgütte paylaşılan bir vizyon ve güçlü bir örgüt kültürünün bulunması, örgüt politikalarının ve programlarının uyumlaştırılması, etkili bir iletişim sisteminin kurulması, geçici ve/veya sürekli komite ve kurulların olması, bütünleştirici/ aracı yöneticilerden faydalanılmasıdır.
Kontrol (Denetim)
Kontrol, yöneticilerin yerine getirmesi gereken bir diğer önemli yönetim fonksiyonudur. Kontrol, örgütte yerine getirilen faaliyetlerin planlamada belirlenmiş olan amaçlarla ne kadar uyumlu olduğunun değerlendirilmesidir. Bir yöneticinin astlarından istediği sonuçları elde edebilmesi için, onların faaliyetlerini etkili ve düzenli bir şekilde kontrol etmesi gerekmektedir.
Kontrol fonksiyonu, örgütün gerçek performansının standartlardan ne kadar saptığını belirlemekte, bu sapmaların nedenlerini analiz etmekte ve buna bağlı olarak düzeltici önlemler almaya çalışmaktadır. İyi bir kontrol sistemi örgüte çeşitli faydalar sağlamaktadır. Örgütün amaçlarına ulaşılmasını sağlamaktadır. Doğru standartlar oluşturmaya yardımcı olmaktadır. Örgüt kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasını sağlamaktadır. Örgüt çalışanlarının motivasyonunu artırmaktadır. Örgütte bir düzen ve disiplin sağlamaktadır. Örgütte koordinasyonu kolaylaştırmaktadır.
Yönetici Kavramı ve Yetkinlikleri
Yönetici, örgüt amaçlarını yerine getirebilmek için kârı ve riski başkasına ait olmak üzere emrine verilmiş kişileri uyumlu çalıştırmak suretiyle üretim ögelerini üretime yönlendiren kişidir. Yöneticinin öncelikli görevi örgütteki yönetsel işleri yerine getirmektir.
Girişimci, Yönetici ve Lider
Girişimci ile yönetici arasındaki en büyük fark, girişimcinin üretim ögelerini üretime yönlendirirken kârı
ve riski üstlenmesi, yöneticinin ise bu yönlendirmeyi kârı ve riski üstlenmeksizin belirli bir ücret karşılığında başkaları için yapmasıdır. Girişimcinin bir örgüt kurması ile başlayan yönetsel faaliyetler süreci, özellikle örgütün bir süre sonra büyümeye başlaması ile profesyonel yöneticiye olan ihtiyaç ortaya çıkmaktadır. Yeni kurulan ve belli bir süre sonra büyüme eğilimi gösteren bu tip örgütlerde girişimciler yenilik yapma, değişimi gerçekleştirme gibi konularda yetersiz kaldıkları için örgütün yönetimini profesyonel bir yöneticiye bırakmaktadır.
Yönetici aynı zamanda lider ile de aynı anlamda kullanılabilmektedir. Lider, bir grup insanı belirli bir amacı gerçekleştirmek üzere etrafında toplayabilen ve bu amaçlar için onları etkileyerek harekete geçirebilen yetenek ve bilgiye sahip kişidir. Yönetici ise, başkaları adına çalışan, belirlenmiş olan amaçlara ulaşmak için başkalarına işleri yaptıran ve onları denetleyen kişidir. Buradan yola çıkarak yönetici ile lider arasındaki en büyük fark, liderin başkalarını etkileyerek iş yaptırma gücüne sahip olması, yöneticinin ise bu gücü ödül ve cezadan almasıdır denilebilir.
Yöneticinin Becerileri (Yetkinlikleri)
Farklı yönetim düzeylerinde faaliyet gösteren yöneticilerin etkili olabilmeleri için bazı becerilere sahip olmaları ve bu becerileri sürekli geliştirmeleri gerekmektedir. Yönetim becerileri, bir yöneticinin örgütte belirli görevleri yerine getirebilmesi için sahip olması gereken belirli özellikler ve yeteneklerdir. Yöneticilerin sahip olması gereken yönetsel beceriler; teknik beceri, iletişim becerisi, insan ilişkileri becerisi, analitik beceri, karar verme becerileri ve kavramsal beceridir.
Yöneticinin Rolleri
Mintzberg 1973 yılında yayımlamış olduğu “Yönetimin Doğası” adlı kitabında üç başlık altında topladığı on yönetici rolü belirlemiştir. Her yönetici sahip olduğu yetki ve sorumlulukları çerçevesinde bu rolleri üstlenmek zorundadır. Bireylerarası rolleri; insan ilişkileri becerilerine dayanan bir rol grubudur ve yöneticinin kişilik özellikleri bu rollerde önemli bir yere sahiptir. Bağlantı kurma, liderlik ve sembolik liderlik yönetici rollerini kapsamaktadır. Bilgi sağlama rolleri; yöneticiler örgüt içinden ve dışından bilgileri toplamak ve bu bilgileri örgüt içinde dağıtmakla sorumludurlar. Gözlemci, bilgi dağıtıcı ve sözcü yönetici rollerini kapsamaktadır. Karar verme rolleri; yöneticiler, karşılaştıkları sosyal ve siyasal baskılarda, krizlerde, iniş-çıkışlarda ve çeşitli sorunlar karşısında en etkili kararları almak ve en doğru adımları atmak zorundadırlar. Girişimci, sorun çözücü, kaynak dağıtıcı ve müzakereci rollerini kapsamaktadır.
Yöneticinin Temel Görevi Karar Verme
Yönetici, planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarını yerine getirirken sürekli bir biçimde karar vermek durumundadır.
Karar ve Karar Verme
Yöneticiler genellikle üç farklı koşul altında karar almak zorunda kalmaktadır. İlki belirlilik koşulları altında karar vermektir. Bu durumda mevcut alternatiflerin ve bunların maliyetlerinin veya faydalarının kesin olarak bilindiği koşullar altında karar alınmaktadır. İkinci koşul risktir. Riskli koşullar altında karar alınırken seçenekler ve bunların muhtemel maliyetleri ve faydaları bilinmekle birlikte sonuçlar konusunda emin olunamamaktadır. Son koşul ise seçeneklerin ve bunların neden olacağı sonuçların belli olmadığı belirsizlik ortamında karar vermektir. Bilgi eksikliğinin çok fazla olması nedeniyle belirsizlik ortamında verilen kararlar, en zor verilen kararlar olmaktadır. Belirsizlik ortamında karar verirken yöneticiler genellikle sezgilerine ve muhakeme yeteneklerine güvenirler. Yönetici rasyonel bir karar almak istiyorsa yedi aşamalı karar verme sürecinin adımlarını izlemelidir. Bu süreçler; problemi tanımak, amacı belirlemek, alternatifleri/seçenekleri belirlemek, alternatifleri/seçenekleri değerlendirmek, karar vermek, kararı uygulamak, kararı gözlemlemek ve değerlendirmek.
Karar Türleri
Örgütlerde verilen kararlar, belirli temellere ve çeşitli kriterlere göre sınıflandırılabilmektedir. Karar türlerine göre yapılan sınıflandırmalar; hiyerarşik yapılanmaya göre, kapsadıkları süreye göre, işletme fonksiyonlarına göre, kullanılan yöntem ve bilginin kaynağına göre, dayandıkları bilgi derecesine göre, kapsam ve önem derecelerine göre, karar veren organ açısından, karar verenin örgütteki konumuna göre, önem derecelerine göre, örgütsel yaşam döngüsüne göre, yinelenmelerine göre, veriliş biçimlerine göre, bağlantılı olma durumlarına göre ve nitelikleri açısından yapılabilmektedir.