İŞL103U-STRATEJİK YÖNETİM
Ünite 8: Stratejik Değerlendirme ve Kontrol
Giriş
İşletme yönetiminin vazgeçilmez işlevlerinden birisinin kontrol işlevi olduğu söylenebilir. Zira planlama, organize etme ve yürütme işlevlerinin; işletmenin amaçlarını gerçekleştirip gerçekleştirmediği veya sonuçlara henüz erişilmemiş ise yapılanların işletmeyi doğru amaçlara eriştirip eriştiremeyeceği kontrol işlevi sonucunda ortaya çıkmaktadır.
Stratejik yönetim sürecinde seçilen stratejinin değerlendirilmesi, önceden belirlenen değerlendirme ölçütleri ile uygulama sonuçlarının (fiili verilerin) karşılaştırılması ve tatmin edici olmayan sonuçlara göre düzeltici önlemlerin alınmasıdır.
İşletmeler, kısa dönemli getirileri ile uzun dönemli stratejik konumlanmaları arasında bir dengeye ihtiyaç duymaktadırlar. Bu doğrultuda, belirli ölçütler olmadan ve ölçüm yapmadan uzun dönemli stratejik hedeflere ulaşmak hayli güçtür.
Kontrol bir yönetim fonksiyonudur ve yönetim biliminde bilimsel yönetim yaklaşımının baskın olduğu dönemle birlikte gündeme gelmiştir. Bu dönemde işletmeler daha çok kendi iç çevrelerine odaklanarak, bütçeye uygunluk ya da üretimin verimliliği gibi göstergeler üzerinde çalışırken dünya çapında rekabetteki artış ve sürdürülebilir ekonomik gelişme mücadelesi, işletmeleri iç çevreyle birlikte dış çevre ve sektörel ortam üzerinde odaklanmaya yönlendirmiştir.
Stratejik Değerlendirme Süreci ve Ölçütleri
Stratejik değerlendirme süreci, işletmelere sürdürülebilir rekabet üstünlüğü sağlamada önemli rol oynayan bir süreçtir.
Stratejik kontrol işlevinde önce stratejik hedefler belirlenir, sonra bu hedeflere uygun standartlar oluşturulur, daha sonra bu hedefler ile gerçekleşen performans karşılaştırılır.
Stratejik Değerlendirme Süreci
Strateji değerlendirme süreci, seçilen strateji ile uygulama sonuçlarının karşılaştırılmasını içerir. Bu safhada, izlenen strateji veya stratejilerin, işletmeyi amaçlarına ne ölçüde ulaştırdığı değerlendirilmektedir. Bu süreç, işletmenin yeni stratejisinin ne olacağı sorusuna cevap vermesi bağlamında da önem arz etmektedir.
Stratejik değerlendirme ve kontrol, gerçek performansın istenilen performansla karşılaştırılması ve gerekiyorsa düzeltici önlemlerin alınması için stratejik planların değerlendirmesi ve örgütsel performansın izlenmesi süreci olarak tanımlanmaktadır.
Stratejik değerlendirme ve kontrol sürecindeki bilgi, işletmenin performans verisi ile faaliyet raporlarından elde edilmektedir. Stratejik yönetim süreçlerinden kaynaklı arzu edilmeyen birtakım performans sonuçları elde
edildiyse yöneticiler bunu bilmeli ve çalışanların faaliyetlerini buna göre düzeltmelidir.
Strateji Değerlendirme Ölçütleri
İşletmelerin amaçlarına ulaşıp ulaşmadığı veya hangi ölçüde başarı sağlandığının belirlenmesi, bazı ölçütlerin varlığı ile anlaşılabilmektedir. Aslında söz konusu bu ölçütler, gerçek sonuçların ölçülebilmesi için ortaya konulmuş kıstaslardır.
Stratejik değerlendirme süreci, stratejik performansın belirli ilkeler ve ölçütlere göre karşılaştırılması, kıyaslanması, kontrolü ve düzeltilmesine ilişkin eylemleri içermektedir. Bu bağlamda, stratejik değerlendirme karşılaştırma içeren bir süreçtir.
Rumelt’in strateji değerlendirme ölçütlerini tutarlılık, uyum, uygulanabilirlik ve avantaj şeklinde sıraladığı görülmektedir.
• Tutarlılık, bir stratejinin tutarsız amaç ve hedefler sunmaması, • Uyum, bir stratejinin dış çevrede oluşan her türlü değişikliğe cevap verebilecek nitelikte olması, • Uygulanabilirlik, bir stratejinin ne mevcut kaynaklara aşırı yüklenmesi ne de çözülemeyen alt sorunlar oluşturmaması, • Avantaj bir stratejinin, işletmenin seçtiği faaliyet alanında rekabetçi bir avantaj geliştirmesi ve/veya devamını sağlaması özelliğidir.
Stratejik Değerlendirme Faaliyetleri
İşletmeler, tüm yöneticileri ve çalışanları için iddialı amaç ve hedefler belirlemekte ve bu amaç ve hedeflere ulaşıp ulaşmadıklarını değerlendirebilecek performans ölçütleri geliştirmektedir.
Kontrol noktaları tespit edilirken dikkat edilmesi gereken hususlar;
• Düzeltme gerektiren sapmaların zamanında anlaşılması, • Sürekli gözlemlerin kolaylığı ve verimliliği, • Ayrıntılı faaliyetlerin bloklar şeklinde bir kerede kontrolü, • Yönetim faaliyetlerinin çeşitli yönlerinin kontrol edilmesinin dengeli olmasına yardımcı olacak şekilde hazırlanması.
Stratejik değerlendirme ve kontrole dair iki önemli noktaya dikkat çekmek gerekir. Birincisi strateji, doğru bir strateji midir (stratejinin kendisinin kontrolü); ikincisi strateji/ler planlandığı gibi uygulanabilmekte midir (uygulamanın izlenmesi)sorularıdır.
Strateji-Amaç Uyumu
Strateji değerlendirme ve kontrol faaliyetleri, işletmenin uyguladığı strateji ile çevresel değişimlerin ne derece örtüştüğünü de içermektedir. Bu bağlamda, strateji değerlendirme ve kontrol işletmenin ne yaptığı ile ne
yapabildiği konusundaki farklılıkların ortaya çıkarılması sürecidir.
Performansın Ölçülmesi
Bir diğer önemli strateji değerlendirme faaliyeti ise örgütsel performansın ölçümüne ilişkindir. Bu faaliyet, beklenen sonuçlarla elde edilen sonuçların kıyaslanmasını, planlardan sapmaların araştırılmasını, bireysel ve ekip performanslarının değerlendirilmesini ve daha önce ortaya konan amaç ve hedefler yönündeki ilerlemenin analiz edilmesini içermektedir.
Performans, esasında faaliyetlerin sonucu oluşan neticedir. Performans değerlendirmek için seçilen ölçütler, değerlendirilecek birime/bölüme ve ulaşılması beklenen hedeflere uygun olmalıdır.
Performans ölçümü için hangi hususlara bakılacağı, amaç, hedef ve standartlara bağlıdır. Bu hususlar, işletmenin özelliğine göre değişebilmektedir. Bu bağlamda, değişik amaç, hedef ve standartlar için ölçümler de değişmektedir.
Performans ölçümünde, hâlihazırdaki getiri durumuna ilişkin çabalar kadar, gelecek değerlendirmelerdeki performans ölçütlerinin ne olacağına ilişkin değerlendirmeler de yapılmalıdır.
Düzeltici Önlemlerin Alınması
Strateji değerlendirme faaliyetlerinin sonuncusu, düzeltici tedbirlerin alınmasıyla ilgilidir. Stratejik açıklık veya uygulama yanlışlıklarının teşhis edilmesinden sonra bunların çözümü ile ilgili alternatif tedbirler belirlenmekte ve bunlar arasından en uygun olanı seçilmektedir. Düzeltici tedbirlerin alınması ve uygulanması, bir taraftan stratejik yönetim sürecinin tamamlandığı anlamını taşırken diğer taraftan alınan önlemlerin uygulanması için yeni bir stratejik yönetim sürecinin başlangıcını da oluşturmaktadır.
Düzeltici eylemlerin uygulanması çalışanların ve yöneticilerin kaygılarını artırmaktadır. Yapılan araştırmalar, bireylerin değişime karşı direncinin üstesinden gelmek için en iyi yöntemlerden birinin strateji değerlendirme faaliyetlerine katılım olduğunu göstermektedir.
İşletmelerin kullandığı stratejik değerlendirme ve kontrol teknikleri aşağıdaki gibi sıralanabilmektedir:
• İşlevsel analiz, • Esnek bütçe uygulamaları, • PIMS analizi, • Dengeli başarı karnesi, • Açık analizi, sorumluluk merkezleri aracılığı ile kontrol, • Kilit başarı faktörlerinin belirlenmesi ve kontrolü, • Stratejik sıçrama faktörlerinin belirlenmesi ve kontrolü.
Dengeli Başarı Karnesi
Bir performans değerlendirme yaklaşımı olarak, dengeli başarı karnesinin ortaya çıkışında daha çok özellikle doksanlı yıllardan sonra işletmelerin performanslarının
ölçümüne ilişkin hâlihazırda var olan yaklaşımların yetersizliği ve eleştirilmesi önemli rol oynamıştır.
Bu yaklaşım, işletme stratejilerini hedeflerle ilişkilendirerek söz konusu bu ilişkileri temsil eden göstergeleri izleyip işletmenin stratejilerinin istenen sonuçlara ulaştırıp ulaştırmadığını kontrol etmek düşüncesine dayanmaktadır.
Dengeli başarı karnesi yaklaşımının dört temel bileşeni, esasında bu yaklaşımın ortaya çıktığı bağlamı ve o dönem geçerli olan performans ölçüm paradigmasının görünümünü bize vermektedir.
Dengeli başarı karnesi yaklaşımı, yöneticilere işletmelerini dört farklı perspektiften bakabilme fırsatı vermektedir.
Bu bağlamda, bu yaklaşım şu dört soruya cevap vermektedir.
• Müşteriler bizi nasıl görmektedir? (Müşteri bakış açısı) • Bizi ne öne çıkarır? (İçsel bakış açısı) • Değer yaratmaya ve geliştirmeye devam edebilir miyiz? (Yenilik ve öğrenme bakış açısı) • Hissedarlara yaklaşımımız nasıldır? (Finansal bakış açısı)
Olasılıklara Yönelik Planlama
İyi stratejik yönetimin temel belirleyicilerinden biri, işletmelerin istenen veya istenmeyen birtakım olaylar gerçekleşmeden bunlarla baş edebilecek şekilde planlama yapmasını sağlamasıdır.
Olasılıklara yönelik planlar, beklenen önemli olaylar gerçekleşmediğinde uygulanabilecek alternatif planlar olarak tanımlanabilir.
Strateji uzmanları, tüm olası durumları giderecek bir biçimde olasılıklara yönelik planlamalar yapamazlar ve yapmaya çalışmamalıdırlar. Fakat gerektiğinde, olasılıklara yönelik planlar olabildiği kadar basit olmalıdır.
Stratejik Kontrol Türleri
İşletmelerde stratejik değerlendirme ve kontrol sürecinde yer alan kontrol türleri belirli başlıklar altında toplanabilmektedir. Bu doğrultuda, stratejik kontrol türlerinin sınıflandırılmasında sıklıkla kullanılan yaklaşımın kontrolün ne zaman yapıldığı veya gerçekleştiğine odaklanan zamanlama yaklaşımı olduğu söylenebilir.
İşletmelerde stratejik değerlendirme ve kontrol sürecinde yer alan kontrol türleri gerçekleştiği zaman bağlamında geriye, ileriye ve eş zamanlı olmak üzere üçe ayrılmaktadır.
Geleneksel ve çağdaş stratejik değerlendirme ve kontrol yaklaşımları farklı yaklaşımlar olmayıp, geriye dönük kontrol geleneksel, eş zamanlı ve ileriye dönük kontroller ise çağdaş yaklaşımlar olarak ele alınmaktadır.
Geriye Dönük Kontroller
Geriye dönük olarak gerçekleştirilen stratejik kontrol, işletmelerde her türlü kontrol için geçmişten beri en yaygın ve sıklıkla uygulanan kontrol türüdür.
Eş Zamanlı Kontroller
Eş zamanlı kontroller, yöneticilere faaliyetler ve iş süreçleri hakkındaki bilgiyi eş zamanlı olarak sağlar.
Eş zamanlı kontrollerin bir kısmı, uzun süren bir üretim süreci boyunca, üretim sürecinin içerisine kontrol amaçlı ölçüm noktalarının dahil edilerek üretim koşullarının ve ortaya çıkan sonuçların sürekli olarak ölçülmesi temeline dayanmaktadır.
İleriye Dönük Kontroller
İleriye dönük kontrollerde, işlerin ve faaliyetlerin gerçekleşmesinden önce, kullanılacak girdilerin kontrol edilerek, faaliyet sırasında oluşabilecek hataların ve yanlış uygulamaların en alt düzeye indirilmesi amaçlanmaktadır.
İleriye dönük kontrol sistemleri, eylem planları geliştirmek ve amaç oluşturmayı kolaylaştırmak için kullanılmaktadır. İleriye dönük kontrol sistemlerini kullanarak, yöneticiler tahmin edilen ve beklenen çıktılar arasındaki açıklığı test etmekte ve daha sonra bu stratejik açıklığı en aza indirmeye çalışmaktadır.
Geleneksel Stratejik Kontrol
Geleneksel stratejik değerlendirme ve kontrol yaklaşımı, başarının derecesini belirlemek için gözden geçirme veya geri bildirim üzerinde durmaktadır. Geri bildirim, stratejinin nasıl uygulandığına değil uygulama sonuçlarına dayalı olarak verilmektedir. Bu, uzun dönemli stratejiler için kullanışlı bir yaklaşım değildir. Örgütler, iç ve dış çevre değişimlerine karşı esnek olmalıdır. Geleneksel olarak ifade edilen kontrol ve değerlendirme yaklaşımında hedefler ve amaçlar belirlenir, bunlara ulaşmak için harekete geçilir ve bir süre sonra elde edilen performans belirlenen standartlarla kıyaslanır.
Çağdaş Stratejik Kontrol
Çağdaş stratejik kontrol önemli değişim ve trendleri izleyerek gerektiğinde hedef, standart ve stratejilerin zamanında değişmesine yardımcı olur. Bu bağlamda, çağdaş bir kontrol sistemi, geleneksel kontrol sistemindeki gibi yürütmenin kontrolü ve düzeltilmesi için geriye dönük kontrolü içerdiği gibi aynı zamanda tahminlerin kontrolü ve stratejik gözetim gibi iki ileriye dönük kontrol işlevine de sahiptir.
Etkin Stratejik Değerleme Sisteminin Özellikleri ve Faydaları
Strateji değerlendirme ve kontrol faaliyetleri anlamlı olmalıdır; zira, bu faaliyetler işletmenin amaç ve hedefleri ile ilişkili olmalıdır. Bunun yanında, yöneticilere kontrol edilen ve etkisi olan faaliyetlerle ilgili işe yarar bilgi sağlamalıdır. Strateji değerlendirme ve kontrol faaliyetleri düzenli bilgi sağlamalıdır; zira, gerekmesi durumunda ve
bazı alanlarda yöneticiler günlük veya devamlı bilgiye ihtiyaç duyabilmektedir.
Bir stratejik değerlendirme ve kontrol sistemi tasarımında, üst düzey yöneticiler kontrolün stratejiyi izlemesi gerektiğini akıldan çıkarmamalıdır. Eğer stratejik değerlendirme ve kontroller, hedeflere ulaşmada uygun strateji kullanımını garantiye alamazsa, amaçların gerçekleşmesini engelleyecek işlevsiz yan etkilerin ortaya çıkma olasılığı yüksek olacaktır. Bu doğrultuda, bunun önüne geçebilmek için aşağıda yer alan ilkeler önerilmektedir.
• Kontroller, olayları güvenilir bir şekilde anlamak için gereken minimum bilgi miktarını içermelidir. • Kontroller, ölçme zorluğu olsa da sadece anlamlı faaliyetleri ve sonuçlarını izlemelidir. • Kontroller, vaktinde gerçekleştirilmeli ve alınması gerekli düzeltici eylemler için geç kalınmamalıdır. • Kontroller uzun vadeli ve kısa vadeli olmalıdır. • Kontroller istisnaları saptamalıdır. • Kontroller, standartları ve hedefleri karşılayamama durumunda gündeme gelecek cezalardan ziyade standartların karşılanması veya üstüne çıkılması durumundaki ödülleri ön plana çıkarmalıdır.
Stratejik değerlendirme ve kontrol sistemlerinin pek çok yararı vardır. Bu yararlar aşağıdaki gibi açıklanabilmektedir.
• Kısa dönemli kârlılık ile uzun dönemdeki kârlılık arasında denge sağlar. • Geleceğe yönelik hedefler için bugünkü faaliyetleri yönlendirir. • Faaliyetlerin takibini ve ölçülmesini sağlar. • Faaliyetlerin ölçümü için yöntemler geliştirilmesini sağlar.