Stres Yönetiminde Örgütsel Stratejiler

Örgütlerde yaşanan hızlı rekabet, değişen çalışma koşulları, teknolojinin yanlış kullanımı, iş dışında yaşanan toplumsal veya bireysel olaylar çalışanlar üzerinde yoğun stresler oluşturmaktadır. İş ortamları özel stres kaynaklarının toplandığı bir sosyo-teknik sistemlerdir. Bu nedenle iş yaşamında stresin tamamen ortadan kaldırılması mümkün değildir. Öncelikle iş ortamlarında stresin var olduğu,  var olmaya devam edeceği, ancak bazı streslerin yararlı bazılarının zararlı sonuçlar doğurabileceği kabul edilmelidir. Tamamen ortadan kaldırılamasa bile zararlı olan stresi yaratan faktörler ve olumsuz etkileri kontrol altına alınmaya, olumlu etkileri desteklenmeye çalışılmalıdır.

Gelişme ihtiyacı olmayan ya da düşük olan bireyler için en doğru iş tasarımı, daha az sorumluluk ve daha ileri uzmanlaşma gerektiren tasarımdır Çünkü bireyler yapıyı ve rutini tercih ediyorlarsa yetenek çeşitliliğini azaltmak belirsizlikleri ve stres düzeyini azaltacaktır

Stresin azaltılmasında sağlık programları önleyici olarak işlev görür. Sağlık programları: 1)  çalışanların fiziksel sağlık durumlarına (sigara ya da alkolü bırakma, kilo verme, düzenli beslenme, egzersiz yapma gibi), 2) zihinsel ve psikolojik sağlıklarına (stres düzeylerini düşürme, stres faktörlerini algılama biçimini değiştirme gibi) ve 3) stresin neden olduğu hastalıkları ortaya çıkmadan önlemeye (sağlık profili) odaklanır.

Çalışma şartlarından kaynaklanan stresi azaltmak için öncelikle çalışanların en çok şikayet ettikleri ve memnun olmadıkları hususlar tespit edilmelidir. Daha sonra çalışanlar tarafından belirtilen şikayetler ve hoşnutsuzluklar şiddetlerine ve önem derecelerine göre sıralanmalı,  bu mümkünse öncelikle sıralamanın en üstünde yer alanlar çözüme kavuşturulmalıdır.

Sağlık profili çıkarılırken öncelikle çalışanların kişisel alışkanlıkları (sigara, alkol, beslenme vb.), ailesinin tıbbi geçmişi (kalıtsal hastalıklar vb.), sağlık göstergeleri (kan basıncı ve kolesterol seviyesi vb.) gibi çeşitli bilgileri sorgulayan bir anket yapılır. Daha sonra ilgili kişiler iyi bir fiziki muayeneye tabi tutularak elde edilen bilgi ve bulgular, bu profile kaydedilir.    

Her bir çalışanın genel sağlık durumunun kurum doktorları tarafından titizlikle ve özenle izlenmesi çalışanların moralini yükseltme yanında ileride doğabilecek muhtemel bir hastalığa karşı da önceden önlem alma olanağı yaratır. Özellikle stresin yol açtığı bazı hastalıkların meydana gelmesini önceden önlemeye çalışmak ve çeşitli stres belirtilerini doğru bir şekilde teşhis etmek için sağlık profilinin bulunması oldukça önemlidir. 

Örgütsel yapıdaki sorunların stresi artırmasını önlemek için örgütsel yapının merkeziyetten uzak, yerinden yönetime dayalı bir şekilde tasarlanması;  katılımı destekleyici, ortak karar vermeyi özendirici, ast-üst arası iletişim engellerini yok edici bir örgüt yapısı geliştirilmesi; yalnızlığın, desteksizliğin ve aşırı işbölümünün yarattığı olumsuzlukların ortadan kaldırılması gerekir.

Bireylerin karar verme yetki ve sorumluluk dağılımında dengesizlik, yöneticilerin uygun olmayan liderlik ve yönetim tarzları, yeterli aracın ve gerecin olmaması, performans değerlendirme sistemlerinde adaletsizlik, yapının aşırı bürokratik ve biçimsel olması, kişiler arasındaki iletişim ve etkileşim olanaklarının az olması, aşırı zorlayıcı prosedürler gibi örgütsel yapıya ilişkin sorunlar stres yaratma potansiyeli taşır.

Zaman baskısından kaynaklanan stresi önlemek için çeşitli zaman yönetim teknikleri geliştirilmiştir. Daha çok üst düzey yöneticiler için geliştirilen bir yöntemde ne yapılacağına ve bunların daha kısa sürede nasıl yapılacağına ilişkin bir sistematik geliştirmiştir. Bu sistemde gün, hafta ya da ay içinde yapılacak işlerin listelenmesi; listedeki işlerin önemli, orta derecede önemli ve önemsiz anlamına gelecek bir simge ile işaretlenmesi; önceliğin ve zamanın büyük kısmının önemli olarak işaretlenmiş işlere ayrılması önermektedir.  Etkisi kişiden kişiye farklılaşmakla birlikte çalışanlar üzerindeki zaman baskısını azaltmak için günlük çalışma zamanı içinde belirli sürelerin boş olarak geçirilmesi, bu zamanın iş ve iş dışı faaliyetlere ayrılması, tatil ve boş zamanların saate göre planlanması, belli bir zamanda tek bir işle ilgilenilmesi ve başkalarının zamanı çalmasına izin verilmemesi önerilebilir.

İş sonrasında aile üyeleriyle, komşularla, yakın dostlarla, iş arkadaşlarıyla, sosyal kuruluşlarla (vakıf, dernek, kulüp üyelikleri gibi) bir araya gelme, birbirlerine zaman ayırma, bu zamanı hoşça geçirme, olumlu ilişkiler geliştirme ve sosyalleşme ortamlarının yaratılması çalışanların stres düzeylerinin düşürülmesi için önemli bir sosyal destek olacaktır.

Zaman yönetimi kapsamında alınacak önlemler ile bireyler rahatlatılmış, gerginlikleri azaltılmış ve kendileriyle ilgili
bir şeyler yapmalarına olanak sağlanmış olur.

Amaç belirleme programlarında amaçlar belirlenir, bunlar çalışanlara iletilir ve  amaçlara göre çalışanların performansları değerlenir. Bu aşamalardan her birinin çalışanların stresini azaltıcı etkisi olabilir. Amaçların belirlenmesi belirsizliklerin azalmasına neden olacağı için başlı başına stresin azalmasını sağlar. Tabii ki burada amaçların gerektiği gibi belirlendiği varsayılıyor. Performanslarının değerlendirilmesi ve geribildirim verilmesi çalışanların kendilerini iyi hissetmelerine, kendilerinin ve yaptıkları işlerin değerinin algılandığını görmelerine yardımcı olur. Böylece olumlu davranışlar pekiştirilmiş ve motivasyon yükseltilmiş olur. Ayrıca program kapsamında yapılan toplantılar çalışanların bilgilendirilmesine, görüş ve önerilerinin alınmasına, diğer çalışanlarla etkileşimlerinin artmasına neden olan önemli bir sosyal destek  sağlar.

Sağlıklı örgütlerde kişilerin ve grupların değerler, fikir ve görüş farklılıklardan kaynaklanan çatışma yaşanır. Bu çok doğaldır. Ancak işlevsel çatışmalar motive edici ve performans artırıcı olurken işlevsel olmayan çatışmalar yoğun stres yaratır. Yoğun stres yaratan çatışmalar çalışma ortamının dinamik ve rekabetçi yapısından; çalışanların farklı bilgi, kültür, deneyime sahip olmasından; rol çatışmalarından ve belirsizliklerinden; olumsuz ast-üst ilişkilerinden; iş arkadaşlarının birbirlerine düşmanca davranmasından; ödül ve kariyer gelişim fırsatlarının adaletli olmamasından; İşin yapılış şeklinden kaynaklanabilir.

Çalışma ortamında sürekli ve aşırı yüksek gürültü; yüksek ya da düşük sıcaklık, nem ve basınç; yetersiz, kötü ve yapay aydınlatma; yetersiz ve kötü havalandırma ve filtreleme, bu nedenle havadaki çeşitli partiküller, zehirli gazlar, toz, koku vb.;  iş makine ve teçhizatının ergonomik olmayan tasarımı; ortamdaki radyasyon, zararlı ışıklar vb. stres yaratma potansiyeli taşır.

Çünkü fiziksel çalışma koşullarındaki sorunlar çalışanların hem ruh hem fiziksel sağlıkları üzerinde olumsuz etkiler yaratır. Olumsuz fiziksel çalışma koşulları örneğin, bedensel direnci düşürerek kronik rahatsızlıklar yaratabilir; çalışanlar açısından katlanılmayacak durumları ortaya çıkarabilir, bu da performansta düşüşe, iş kazalarında artışa, işe devamsızlıklara ve işten ayrılmalara yol açabilir;  çalışanların solunumun zorluğu yaşamalarına, omurga ve iskelet sistemi sorunlarına neden olabilir; zehirlenmelere, baş ağrılarına, bazı organların görevini yerine getirememesine, hatta ölüme bile yol açabilir.

Katılımın derecesi bireylerin ihtiyaç ve yeteneklerine göre düzenlenmeli, onlara yeteneklerini kullanabilecekleri maksimum bir özgürlük vermektir. 

İş zenginleştirme ile hem işin sağladığı olanaklar (sorumluluk, tanınma, başarı fırsatı gibi) hem de işin özüne ilişkin nitelikler (farklı beceriler, görevin kimliği, görevin anlamlılığı, özerklik gibi) geliştirilir. Zenginleştirilmiş işler daha rutin ve monoton işlere göre stres kaynaklarının azaltılmasını sağlayacaktır. Bunu çalışanların iş tatminini artırarak, yeni olanaklar sağlayarak, insan ilişkilerini geliştirerek, yüksek standartlarda hizmet sağlamayı mümkün kılarak, katılımlı yönetimi ve yaratıcılığı destekleyerek yapar. Ancak zenginleştirilmiş işler bazıları için daha çok stres kaynağı olabilir. Buna karşılık uygulanan iş zenginleştirme programları özellikle eğitimli, dışa dönük, zeka düzeyi yüksek bireylerin stresi yönetmelerini sağlayacaktır.

Ergonomi, iş makine teçhizatının insan bedenine uyumlu bir şekilde dizayn edilmesini sağlayan bilim dalıdır. Ergonomi bilimi iş ortamında stres yaratma potansiyeli taşıyan koşulların ortadan kaldırılması için uğraş verir. Bunun için Bu kapsamda ergonomi sıcak ortamlarda çalışanların fiziksel iş yükünü düşürmeye; bazı hareketlerinde çaba derecesini azaltmaya; aydınlatma, havalandırma, gürültü gibi fiziksel koşullara ilişkin en iyi ortamı geliştirmeye; çalışma pozisyonlarını iyileştirmeye; doğal ve alışılmış reflekslerin daha iyi kullanılmasını sağlamaya; gereksiz bilgileri anımsama çabasını önlemeye; göstergeleri okurken işçilerin psiko duygusal görevlerini kolaylaştırmaya; makine kollarının çalıştırılmasını ve denetimlerini kolaylaştırmaya uğraşır.

Yönetim çalışanların yaşanan değişme uyumlarını kolaylaştırmak için yeterli desteği vermek zorundadır. Bu destek çalışanların örgüt yapısında ve yaptıkları işlerde değişiklikleri kabul etmelerini ve benimsemelerini sağlar. Bu durumda beklenmeyen ve aniden meydana gelen değişikliklerin strese yol açması önlenmiş olur.

Örgüt yaşamındaki değişimlerin başarıya ulaşmasını sağlamak, çalışanlar tarafından benimsenmesini kolaylaştırmak ve stresi önlemek için duygusal iklimin kontrol edilmesi gerekir. Bu amaçla  yöneticiler ile çalışanlar arasında duygusal açıdan iletişim ve etkileşim kurulmalı; yapılacak değişiklikler çalışanlara doğru ve açık bir şekilde anlatılmalı; hatta çalışanlar değişim süreçlerine katılmalı ve fikirleri dikkate alınmalıdır.