Hesap Tabloları

Karar Destek Sistemleri, işletmelerde ya da organizasyonlarda karar verme sürecini destekleyen bilgisayar destekli bilgi sistemleridir. Hesap tabloları sistemlerde karşılaşılan problemlerin çözülmesine yönelik olarak matematiksel modellerin oluşturulması ve çözümü için kullanılan özellikler içerir. 

What-if, analizleri mevcut bir problemin çözümünde karar değişkenlerinin farklı değerleri için hızlı bir şekilde sonucu hesaplayarak karar vericiye alternatifler hakkında bilgi sunan analiz tekniğidir.

Masaüstü hesap tabloları yazılımlarının en yaygın kullanılan ve bilinen örnekleri olarak Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Numbers, LibreOffice Calc ve Lotus 1-2-3 yazılımları örnek verilebilir.

Hesap tablolarının etkin kullanımının sağlanmasında kısayol tuşlarının kullanımı oldukça önemlidir. Satır sütun eklemek, veri biçimlemek, kürsör yönetimi kısayollar ile çok hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir.

Hesap tabloları yazılımlarının birçoğunda en sık kullanılan temel işlevlere yazılımın üst kısmında bulunan araç düğmeleri ile erişilebilmektedir.

Hizalama, verinin hücre içinde yerleştirileceği konumu, yönlendirme biçimini ve metin denetimi ayarlamalarının yapılacağı sekmedir. Genellikle bir ayarlama yapılmaz ise metin veriler hücrenin sol alta sayısal veriler ise hücrenin sağ alt kısmına yerleştirilir.tablolalrın ol

Koşullu biçimlendirme hesap tablosu yazılımlarının tamamı tarafından desteklenen bir özelliktir. Bu biçimlendirme şekli sayesinde kullanıcılar veri içinde dikkat çekmek istedikleri değerleri önceden belirledikleri ayarlamalar ile tanımlarlar. Örneğin değerin 0 dan küçük olması durumunda yazı rengimi kırmızı ve koyu ayarlanması. Bu özellik ile hatalı veri girişini engelleyebildiği gibi verinin büyüklüğü görsel olarak anında ölçeklenebilmektedir. Hücre içindeki verinin metin olması durumunda ise biçimin her bir içeriğe göre teker teker tanımlanması gerekmektedir.

Bir hücreye formül tanımlamak için o hücrenin ilk karakterinde “eşittir” (=) işlecinin kullanılması gerekmektedir. Örneğin bir hücreye “2+2” ifadesi girildiğinde görüntülenen yine “2+2” olan bir metin olacaktır. Ancak aynı ifade eşittir sembolü ile girdiğinde (“=2+2”) görüntülenen “4” ifadesi yani işlemin sonucu olacaktır.

Hücre referanslarında satır ya da sütun ifadelerinin önüne koyulan $ işareti, ilgili referansın başka sütunlara kopyalanması esnasında sabit kalmasını sağlamaktadır. $ sembolü bu kullanımıyla yaygın kullanılan tüm hesap tablolarında aynı şekilde kullanılmaktadır.

Kullanıcıların formülleri ve hücre referanslarını kolayca yazmasını sağlayan birtakım özellikler yazılımlar tarafından sunulmaktadır.
• Formül girişi esnasında diğer hücrelere tıklanması, tıklanan hücrenin adresinin imlecin bulunduğu yere otomatik olarak yazılır.
• Formül içindeki adresler farklı renklerle ifade edilerek tablo üzerinde işaret edilirler.
• İşlev ve parantezlerin yazılmasında hatanın engellenmesine yönelik çözümler sunarlar.
• Hatalı girilen ya da sonuçlanan formül girişinin sonucu hücrede gösterilir.

İşlevleri yazarken kullanılan sistem dili oldukça önemlidir. Türkçede virgül, İngilizcede nokta işareti sayıların ondalık işareti olarak kullanılmaktadır. Dolayısıyla formül ve işlev yazım kurallarında sayı ve parametreleri ayırmak için kullanılan işaretler farklılaşmak durumundadır. İngilizce kullanımda işlevlerin parametreleri virgül ile Türkçe kullanımda ise noktalı virgül ile ayrılması gerekmektedir. Türkçe dilinin kullanıldığı bilgisayarda “=ORTALAMA(1;1,5;2;2,5)” olarak yazılan formül İngilizce dilini kullanan bilgisayarlarda “=ORTALAMA(1,1.5,2,2.5) olarak yazılmalıdır.

İşlevlerin kullanımını öğrenmek hesap tabloları yazılımlarından etkin olarak faydalanmanın temelidir. Bir hesap tablosu kullanıcının temel işlevler hakkında bilgi sahibi olması önemlidir. Ancak tüm işlevlerin bir kullanıcı tarafından bilinmesi neredeyse imkânsızdır. Ancak işlevlerin kullanım mantığı ve yardım dosyalarının etkin kullanımı bilinirse o zaman karşılaşılan problemlerde çözüm üretmek çok daha kolaylaşacaktır. Yazılımlarda çok fazla işlevin bulunması nedeniyle bu yapılara kolay ulaşmayı ve kolay kullanımı sağlayacak yardımcılar tasarlanmıştır.

Veri listeleri gerçek dünya varlıklarının dijital ortamda ifade edilmelerinde kullanılan iki boyutlu tablolar olarak tanımlanabilir. Bu tabloların dikey boyutu yani satırları listelemek istediğimiz nesneleri, yatay boyutu ise diğer bir deyişle sütunları ilgili nesnenin ilgilendiğimiz özelliklerini temsil eder. Veri tabanları tablolarına benzeyen bu yapıya veri tabanı terminolojisinde satırlara kayıt sütunlara ise alan adı verilmektedir. Veri listelerine örnek vermek istersek bir okuldaki öğrencilerin listesini düşünebiliriz. Her bir öğrencinin bir satırda yer aldığı listede, öğrenci numarası, adı ve soyadı, doğum tarihi, not ortalaması gibi o nesnenin ilgilendiğimiz özellikleri sütun kısmında yer alır. Dolayısıyla bu listelerin yatay boyutu özellik sayısı ile sınırlı dikey boyutu ise nesne sayısı kadar aşağıya uzayan bir yapı oluşturur.

Bir listenin sıralanması için izlenmesi gereken adımlar aşağıda listelenmiştir.
• Öncelikle sıralanacak listenin tüm satır ve sütunları seçilir.
• Daha sonra genellikle veri menüsünde yer alan sırala komutu seçilir.
• Sıralamanın yapılacağı sütunlar sırası ile seçilir.
• Sıralamanın hücrenin hangi özelliğine göre yapılacağı belirlenir.
• Sıralama düzeni seçilir. Sıralanacak alanlar artan ya da azalan sıralanabilir.
• Sırala komutu tamamlanır.

Hesap tablolarında listeler sadece hücre değerlerine göre değil hücre rengine, yazı rengine ve hücre sembolüne göre sıralanabilir.

Hesap tablolarında bir veri listesini filtrelemek için veri listesinin tamamı seçilerek aşağıdaki komutlar sırası ile uygulanır.
1. Filtreleme işlemi sonrası sütun başlıklarının sağında beliren oklara basılarak filtreleme seçenekleri görüntülenir.
2. Seçilen alanda yer alan veriye göre filtre özellikleri seçilir.
3. Filtreleme türü belirlenir (büyük, küçük, arasında, içerir vb.).
4. Filtre değerleri girilerek işlem tamamlanır.

Grafikler satır ve sütunlar hâlinde bulunan verileri şekillere dönüştürerek görselleştirilmesini sağlayan ve kolay bir kullanıma sahip araçlardır. Veri tablolarına bakıldığında fark edilemeyen büyüklük, ilişki, trend gibi olgular doğru bir grafik oluşturulduğunda kolayca ortaya çıkabilmektedir. Ayrıca verinin raporlanması ve sunumunda grafikler her zaman daha ilgi çekici ve anlaşılır bir görünüm oluşturmaktadır. Bu nedenle hesap tablolarının bu özellikleri gün geçtikçe daha yetenekli hâle gelmektedir.

Hesap tablolarının çizimini desteklediği genel grafik türleri aşağıda sıralanmıştır:

Sütun Grafik: Veri büyüklükleri sütunlar hâlinde oranlanarak görselleştirilir.
Çubuk Grafik: Sütun grafiğin yatay olarak çizilmesi ile oluşturulur.
Pasta Grafik: Bir bütünün parçalarının bütündeki oranını göstermek için çizilir.
Alan Grafiği: Değişikliğin büyüklüğünü vurgulamak için kullanılan grafiklerdir.
Çizgi Grafiği: Zaman içerisindeki farklı değişkenlerin durumunu izlemek için kullanılır.
Dağılım Grafiği: Veri serileri arasındaki ilişkilerin gösterilmesi için çizilir.
Radar Grafiği: Birden çok ekseni bir grafikte ağ şeklinde çizilmesini sağlar.

Hesap tablolarında özet tablo oluşturma adımları aşağıda sıralanmıştır.
1. Özet tablosu hazırlanacak verinin seçilmesi,
2. Özet tablo komutunun seçilmesi,
3. Özet tablonun nereye oluşturulacağının seçilmesi (yeni bir sayfada ya da aynı sayfada başka bir konuma),
4. Listenin sütun başlıklarından oluşan alan adlarını özet tablo şablonda ilgili yere yerleştirilmesi ve hesaplama seçenlerinin belirlenmesi.

Özet tablonun ilk kez oluşturulmasında kullanıcılar zorluk yaşayabilmektedirler. Bu anlamda öncelikle özet tablonun oluşturulması için yazılımların sağladığı ve dört bölgeden oluşan şablondan bahsetmek gerekir. Veri listesi seçilip özet tablo oluşturma komutu verildikten sonra hesap tablosu boş bir şablon ve üzerinde veri listesinin sütun başlıkları görüntülenir. Kullanıcının ihtiyacına göre ilgili sütun isimleri özet tablo şablonuna taşınır. Böylece özet tablo oluşturulur.