İŞG102U-YÖNETİM SİSTEMLERİ VE RİSK YÖNETİMİ
Ünite 1: Çalışma Yaşamında Yönetim Düşünce Sistemi
Yönetim Kavramı ve Süreçleri
İnsanların birlikte yaşamları ve ortak amaçlara ulaşmaları amacıyla ortaya çıkan yönetim süreci ve bu alandaki uygulamalar insanlık tarihi kadar eskidir. Günümüz modern toplumlarının hayatının her alanında yer alan yönetim kavramı ve süreçleri aşağıda açıklanmıştır.
Yönetim
Farklı disiplinlerde yönetim kavramı “planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetim süreci doğrultusunda eldeki kaynakları verimli, etkili ve iktisadi olarak kullanarak önceden belirlenmiş amaçlara ulaşma”, ‘organizasyonun amaçlarına ulaşmak için çalışanları yönlendirme ve onlara rehberlik etme süreci’ ya da “başkaları vasıtasıyla iş yapmak olarak” gibi birçok farklı biçimde tanımlanabilir. Temel amacı, kurum, kuruluşların amaçlarını gerçekleştirmek olan yönetim; düzen amacıyla, kültürel amaçlarla ve ekonomik amaçlarla gerçekleştirilebilir. Yönetimin özelliklerine bakıldığında; yönetimden söz edebilmek için ‘en az iki insanın olması, bunlardan birinin yöneten diğerinin yönetilen rolünü üstlenmesi’ gerekmektedir. Yönetimin önemli bir özelliği ‘amaçların önceden belirlenmesi’ ve bu amaçlar doğrultusunda çalışanların iş birliğinin sağlanmasıdır. Başka deyişle yönetebilmek için insanların varlığı ve iş birliği gerekmektedir. Ayrıca, çalışanların bireysel amaçlarının işletmenin amaçlarıyla uyumlaştırılması da önemlidir. Yönetim hiyerarşisi özelliği, yönetim kademelerini (basamaklarını) ve bu kademelere ait yetki/sorumluluk düzeylerini belirlemektedir. Yönetimin bir diğer özelliği verimliliktir. Başka bir deyişle yönetimin; amaç özelliği, işbölümü, verimlilik, hiyerarşi özelliği, demokratik özellik, grup özelliği ve iletişim özelliğinden söz edilebilir.
Yöneticilik Kavramı
Yönetici, bir grup insanı belirli amaçlara ulaştırmak için uyumlu ve takım ruhu içinde çalıştıran insandır. Örgütsel başarıyı sağlayabilmek içinde örgüt çalışanlarının örgüte bağlılığını, yaptıkları işi sevmelerini sağlamaya ve ilişkilerini dengelemeye çalışan yöneticinin bunları gerçekleştirebilmesi için sahip olması gereken beceriler; alt düzey çalışanları motive edebilme, örgüte bağlılıklarını artırabilmek, sorunsuz iletişim kurabilme, altında çalışanları çok iyi tanıma, onların yeteneklerini, becerilerini bilme ve yetenek-becerilerine göre örgütte yer alan işlere yönlendirmedir. Bunların yanı sıra, yöneticilerin çalışanlarının güvenini kazanabilecek bir yapıya sahip olan, saygı gören, değişimlere açık, değişimi destekleyen ve liderlik vasıflarına sahip olması gerekir.
Yöneticilik konusuyla ilgili başka bir konu ise yönetsel düzeylerdir. Kuruluşlarda alt, orta ve üst düzey yöneticiler bulunmaktadır. Bu yönetsel düzeyler arasında ki temel fark, yöneticilerin sahip olduğu otorite, yetki, sorumluluk ve örgütsel faaliyetlerin derecesidir. Ayrıca yöneticinin bir işletmedeki faaliyetleri bilgi işleyici (gözlemci, bilgi yayıcı, sözcü) karar alıcı (girişimci, sorun çözücü, kaynak
tahsis edici, müzakereci) ve kişilerarası roller (temsilci, lider, birleştirici) şeklinde sıralanabilir.
Yöneticilik kavramıyla ilgili bir diğer kavram ise liderliktir. Ancak farklı kavramlardır. Yöneticinin gücü bulunduğu pozisyona ve mevkiye, liderin gücü ve etkinliği ise kişisel özelliklerine, ortama ve koşullara bağlı olarak değişmektedir. Liderlerin her biri aynı zamanda bir yöneticidir; çünkü bu kişilerin, diğerlerine söylediklerini yaptırma ve onları peşinden sürükleme özellikleri vardır. Ancak yöneticilerin her biri aynı zamanda bir lider değildir.
Yönetim Süreci
Başkaları aracılıyla iş görme faaliyeti olan yönetimle ilgili tanımlarda; başkalarıyla beraber çalışma, organizasyonu amaçlarına ulaştırma, değişen çevre, sınırlı kaynakların etkin kullanımı şeklinde ortak noktalar bulunmaktadır. Yönetim faaliyetinin de etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesi için bazı fonksiyonları vardır. Bu fonksiyonlar işletmenin rekabet koşulları içinde faaliyet gösterirken ayakta kalmasını, amaçlarına en doğru, en etkin şekilde ulaşmasını sağlar. Bu fonksiyonları dört başlık altında toplamamız mümkündür: planlama, örgütleme (organize etme), yöneltme ve kontrol (denetim). Planlama: İşletmenin amaçlarına ulaşılabilmesi için kaynakların ne zaman, nerede, nasıl, kim tarafından kullanılıp hangi faaliyetlerin yerine getirileceğinin belirlenmesidir. Örgütleme: İşletmenin yapısının oluşturulmasıdır. Yöneltme: çalışanları amaçlar doğrusunda hareket etmeye isteklendirmek, harekete geçirmektir. Koordinasyon: İşletmenin amaçlarına ulaşmasını kolaylaştırmak ve başarıyı sağlamak için tüm faaliyetlerin uyumlaştırılmasıdır. Denetim: İşletmenin amaçlarının belirlenmesi ve bu amaçlara ulaşmak için gerekli olan çabaların ortaya konması kadar bu çabaların başarılı olup olmadığının varsa eksikliklerin belirlenmesi ve düzeltici faaliyetlerin yapılabilmesi için gerekli olan bir faaliyettir.
Yönetim Düşünce Sisteminin Gelişimi
Yönetim yaklaşımları, örgütlerdeki çalışanların nasıl yönetilmesi gerektiğine dair önerilen düşünce sistemleridir. Yönetme olgusunun tarihi çok eski zamanlara kadar gitmektedir. Günümüzde de geçerli olan planlama, örgütlenme, yürütme ve denetim gibi çeşitli yönetim süreciyle ilgili kavramların izlerini Sümer, Mısır, Çin, Arap ve Yunan uygarlıklarında bulmak mümkündür.
Bilimsel Yönetim Öncesi Dönem
Yönetim kavramına Eski Mısır, Yunan ve Çin uygarlıklarına ilişkin kayıtlarda karşılaşılmıştır. Bu kayıtlarda, özellikle kamu yönetiminden söz edildiğine, kamu yönetimine ilişkin bazı görüş ve ilkelerin ortaya konulduğuna ve kamu yöneticilerinde “dürüstlük” ve “bencil olmama” niteliklerinin vurgulandığına rastlanmıştır. Tarihsel süreç içerisinde yönetim konusu üzerinde yoğunlaşma ihtiyacı ve özellikle işletmeler yönetiminin gündeme gelmesi on sekizinci yüzyılın sonlarında Avrupa’ya yayılan Sanayi Devrimi ile başlar.
Bilimsel yönetim öncesi döneminin tarihsel gelişimi için ilk ve orta çağlardaki yönetim düşüncesi incelenebilir. İlk çağ’da yönetim düşüncesine bakıldığında; araştırmacılar, “yönetim düşüncesinin başlangıcını M.Ö. 5000’li (bazı kaynaklarda M.Ö. 7000’li) yıllara kadar götürmektedir. İlk Çağ medeniyetlerinin devlet anlayışlarının bize eski insanların yönetimsel düşünce sistemlerini anlamamız açısından çok değerli bilgiler verdiğini unutmamak gerekir. Çağlar boyunca devlet şekillerinin ve elbette yönetim düşüncesinin değişimi, üretim ve ticari ilişkilerdeki gelişim ve değişimin bir sonucu olarak farklılık göstermiştir. Orta Çağ yönetim düşüncesine yönelik çalışmalar kimi zaman modern yönetim düşüncesinin oluşumunu izah etmek için kimi zamansa ideolojik kaygılarla Avrupa odaklı bir resim ortaya koymaktadır. Literatürde orta çağ yönetim düşüncesinin gelişimi şu şekilde ifade edilmiştir; “Orta Çağ teriminin kendisi bile çeşitli açılardan Avrupa merkezli bir zaman algısını ortaya koymaktadır. Bu noktada öncelikle Katolik Kilise yaratılış ve mesihin yeniden doğuşu arasında kalan bir ara dönemde yaşandığını ifade etmiştir. Orta Çağ yönetim düşüncesini konu alan modern çalışmalar da Orta Çağ yönetim düşüncesini klasik Yunan-Roma medeniyeti ile Rönesans arasında kalmış bir ara devir olarak görmektedirler. Bu dönemde İslam coğrafyası, Orta Asya ve Çin’in siyasal sorunları ise Avrupa’nın meselelerinden oldukça farklıdır. Orta Çağ’da Çin’de yönetim düşüncesi ahlak, ilahiyat ve mantık disiplinlerinden ayrışmış değildi. Yönetim düşüncesinin gelişimi bir tarafıyla varoluşu açıklama çabalarının içinde gerçekleşmiştir.” Diğer taraftan, “Orta Çağ Avrupa’sında Yönetim Düşüncesi Batı’da siyasal düşüncenin serüveni büyük ölçüde kent devletleri (polis) ile başlamaktadır. Avrupa ve Çin’de, Hristiyanlık ve Budizm devlet düzeni içerisinde kendilerine bir yer bulmaya çalışırken, İslam dini kendi devletini kurmuştu. Dolayısıyla İslam Devleti’nin ortaya koyduğu yeni siyasal model ve düşünce hayatı, İslam dininden ayrı düşünülemezdi. Hazreti Peygamber (asm) sonrası seçimle iş başına gelen ve meşruiyetleri Müslümanlarca denetlenen ilk halifeler döneminde siyaset çoğulcu bir yapıdaydı.
Klasik Yönetim Anlayışı
• Bilimsel Yönetim Yaklaşımı • Genel (Fonksiyonel) Yönetim Yaklaşımı • Bürokratik Yönetim Yaklaşımı
Bilimsel yönetim yaklaşımı; “Bilimsel yönetim dönemi, yönetim olgusunun incelenmesinde bilimsel yöntemlerin uygulamaya konulması ile başlamıştır. Çoğunluğunu mühendislerin oluşturduğu Taylor, Gantt, Emerson, Gilbreth’ler, Barth ve arkadaşları, Amerika’da bu akımın temsilcisi olmuşlardır. Genel (fonksiyonel) yönetim yaklaşımı; “Bu akımın öncülüğünü Fransız maden mühendisi Henry Fayol yapmıştır. Fayol da Taylor’ı tamamlayıcı fikirler ve ilkeler ortaya koymuştur. Ancak Taylor iş hayatına işçi olarak başladığı için daha çok üretim yönetimiyle ilgilenmiş, ilkelerini de atölye
düzeyinde yaptığı çalışma ve deneylerle aşağıdan yukarıya doğru geliştirmiştir. Buna karşılık Fayol ise işe alt kademe yönetici olarak başlamış, üretimden ziyade genel yönetim olaylarıyla ilgilenmiş, ilkelerini yönetim düzeyinden yani yukarıdan aşağıya doğru saptamıştır. Bürokratik yönetim yaklaşımı; “Klasik teorinin üçüncü yaklaşımı Taylor ve Fayol ile aynı zamanda yaşayan Alman sosyolog Max Weber (1864-1920) tarafından geliştirilen “Bürokrasi Yaklaşımı”dır. Weber’in geliştirdiği model, işlevsel uzmanlaşmaya dayanan iş bölümü, yetki, hiyerarşi, mevki ya da pozisyonların hak ve görevlerini saptayan kurallar sistemi gibi özellikler taşımaktadır.
Neo-Klasik/Davranışsal Yönetim Anlayışı
“1929’da yaşanan ekonomik krizle iyice çöken işletmeler yeni yönetim arayışlarına girmişlerdir. Durum böyleyken yeni bir yönetim anlayışı ortaya çıkmış ve döneme hâkim olmuştur. Bu anlayışa Neo-klasik Yönetim Anlayışı denmiştir Neo-Klasik yönetim düşüncesi ya da diğer adıyla beşeri ilişkiler yaklaşımı esas itibariyle klasik yönetim düşüncesinin kavram ve ilkelerine dayanmaktadır. Klasik ekolün eksikliklerini tamamlamak ve bu düşünce sisteminin aksayan yönlerine bir tepki olarak beşeri ilişkiler yaklaşımı insanı, üretimin ticari ve mekanik yönüyle ele alıp inceleme konusu yapar. Neo-klasizmin öncüsü kabul edilen Elton MAYO işçilere daha fazla anlayış gösterildiği takdirde endüstriyel işletmelerin daha çok kazanç sağlayacağını savunarak, o dönem için devrim sayılacak bir insan yaklaşımı ortaya koymuştur.”
Çağdaş Yönetim Anlayışı
Çağdaş yönetim anlayışını diğer iki yaklaşımı birleştirme olarak da adlandırabiliriz. Bu yönetim anlayışına ilişkin yaklaşımlar arasında en önemlileri; Sistem Kuramı yaklaşımı, Durumsallık Yaklaşımı ve güncel olan Japon Yönetim Yaklaşımı”dır. Günümüz çağdaş yönetiminde çalışma yaşamında insan davranışına yönelik çalışmalar artmıştır. Çalışanlarda iç müşteri olarak görülmekte ve insana verilen önem ön plana çıkmaktadır. Böylelikle iç ve dış müşterilerin memnuniyetini sağlamak ve verimliliği artırmak büyük bir önem kazanmaktadır.”
Post Modern Eğilimler
Post Modern Eğilimler, temelde kalitenin iyileştirilmesine odaklanmış, 1970-1995’li döneme damgasını vurmuştur.
Karşılaştırmalı Yaklaşım; “Günümüzde yöneticiler, örgütlerini en iyi şekilde yönetmek için, farklı ülkelerdeki yöneticilerin benimsediği araçları karşılaştırarak, en etkili yönetim yaklaşımını keşfetmek isterler.
Kültüralist Yaklaşım; Son dönemlerde yapılan araştırmalarda, genellikle en başarılı işletmelerin başarılarının temelinde yatan faktörler tartışılmaktadır. Bazılarına göre, “bu başarı, sağlam bir örgüt kültürünün sonucudur. Schein’e göre örgütsel kültür, iç bütünlük ve dış adaptasyon problemlerini çözmede özel bir araştırmacı grup tarafından hazırlanmış ve geliştirilmiş temel varsayımların bütünüdür” ve bir örgütte çalışan bireylerin
felsefelerini, ideolojilerini, değerlerini, inançlarını, ilkelerini, beklentilerini, davranışlarını ve toplu normları kapsar.
Çalışanların Güçlendirilmesi; “Yöneticiler, çalışanların katılımını sağlayabilmek amacıyla karar almayla ilgili yetki ve sorumluluklarının bir kısmını, ilgili kadrolara devretmektedirler. Günümüzde yenilik ve yaratıcılığa rağbet artmakta, iş ile ilgili kararı işi yapanın vermesi gittikçe tercih edilen bir uygulama hâline gelmektedir.
Kalite Odaklı Devrim; “Kalite günümüz işletmeciliğinin temel konularından biridir. Çünkü hem birey, hem örgüt, hem de toplum açısından kalite önemlidir. “Kalite, müşterilerin gereksinim ve beklentilerinin karşılanması, hatta bunlardan daha fazlasının verilmesidir. Kalite ile ilgili çalışmalar ilk başlarda istatistikî uygulamalar şeklinde olmuş, daha sonraları ise bütüncül bir yönetim felsefesine -Toplam Kalite Yönetimine- dönüşmüştür.
Ekip Çalışmasının Arttırılması; “Yönetim alanında ekip çalışması önemlidir ve bütün örgüt üyeleri, projelerini sonuçlandırmak için el birliği ile çalışmak zorundadır.
Yönetim Faaliyetini Etkileyen Güncel Değişimleri
Son yıllarda yaşanan değişimler kuruluşların faaliyet gösterdiği çevresel koşulları daha önceki yıllara kıyasla çok daha dengesiz, istikrarsız ve karmaşık bir boyuta taşımıştır. Küreselleşme temelde soyut ve somut sınırların ortadan kalkması olarak düşünülebilir. Teknolojik değişimler düşünüldüğünde özellikle bilgi ve iletişim teknolojilerinin işletmeler üzerindeki etkisinin son derece büyük olduğu söylenebilir. İş gücünün yaş, cinsel tercihler, ırk, etnik kimlik gibi alanlarda farklılaşması yöneticilerin bu alandaki sorumluluklarını arttırmıştır. Son olarak etik ve sosyal sorumluluk konuları işletmelerin gündeminde önemli yer tutmaya başlamıştır. İşletmeler etik ve sosyal sorumluluk ilkelerine uyum göstererek, toplum ve ekonomik sistem içerisinde çok daha saygın ve başarılı bir noktaya ulaşma çabası içindedirler.
Yönetim Yaklaşımlarının Değişimi; “Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki hızlı gelişmeler organizasyonların yönetsel yapılarını, ölçeğini, temel teknolojilerini, iş süreçlerini, iletişim yöntemlerini, insan ilişkilerini, vb. unsurları önemli ölçüde etkilemektedir. Yaşanan değişimler neticesinde insan kaynakları bugün organizasyonların en önemli rekabetçi üstünlüklerinden birisi durumuna gelmiştir. Sonuç olarak rekabette rakiplerinin önüne geçmeyi planlayan bir işletmenin yenilikçi düşünceyi destekleyen bir yönetim anlayışını benimsemesi gerekir.
Güncel Kavram ve Uygulamalar; “Yirminci yüzyıl sonlarında yaşanan küreselleşme, insan hakları, iletişim ve bilişim teknolojisi alanlarındaki baş döndüren gelişme, yönetim alanındaki çalışmaları derinden etkilemiştir. Günümüz yönetim anlayışının, belki de en belirgin özelliklerinden birkaçı, farklı yönetim yaklaşımlarının farklı unsurlarını bir örgüt içerisinde bütünleştirebilmesi, çevredeki her verinin önemli olabileceğini kabullenmesi
ve buna uygun davranması, örgüt üyelerine özel ilgi gösterebilmesidir. Sürekli değişim, sürekli öğrenme, profesyonelleşme ve stratejik düşünme güncel uygulamaların niteliği haline gelmiştir. Bunları uygulayan günümüz örgütlerinde ise, sözleşme bazlı ortaklık, bilgi odaklılık, sanallık ve karmaşıklık dikkat çekmektedir.
21. yy’a girerken, temel yetenek (core competence), dış kaynaklardan yararlanma (outsourcing) ve şebeke organizasyonlar, organizasyonların yeniden yapılandırılmaları (reorganization), değişim mühendisliği veya süreç yenileme (business process reengineering), stratejik ortaklıklar (strategic alliances), öğrenen organizasyonlar (learning organizations), sanallık virtuality ve sanal organizasyonlar, başarı karnesi (balanced scorecard), yeni ekonomi, kurumsal yönetim, yö-netişim, (corporate governance) ve kaos ve karmaşıklık (chaos and complexity) gibi güncel kavramlar ve uygulamalar yönetim biliminde yer almaya ve günümüz örgütlerince kullanılmaya başlanmıştır.
Sistem Analizi
Sistem Yaklaşımı, genel bir bakış açısıyla problem ile ilgili tüm yönleri hesaba katan, problemin (veya olayın) farklı parçaları arasındaki ilişkilere odaklanan bir problem çözme yaklaşımı olarak ifade edilebilir. Bu yaklaşım bir problemi çözmek için neler yapılması gerektiği, problemin ortaya çıkışı ile birlikte hangi iç ve dış unsurların dikkate alınması gerektiği, bileşenler arasındaki ilişkilerin probleme etkileri gibi unsurları dikkate alarak her türlü probleme nasıl yaklaşılması gerektiğini kendi bakış açısı ile ortaya koyar.
Genel olarak sistem tanımlarına bakıldığında dört nokta üzerinde yoğunlaşıldığı görülmektedir. Bu dört nokta öğe, özellik, etkinlik ve durum olarak adlandırılır. Sonuç olarak bir sistem, çıktı (output) olarak bilgi üretmek ve/ veya enerji üretmek ve/veya organizmalar üretmek için bir zaman dilimi içinde, veriler (data) üzerinde ve/veya bilgi üzerinde ve/veya enerji üzerinde ve/ veya konu üzerinde ve/veya organizmalar üzerinde işlem yapmak üzere belirli amaç veya amaçlar peşinde koşan elemanlar takımı (seti) olarak tanımlanır.
Sistem kavramının çok eski bir geçmişi vardır. “Sistem Yaklaşımı” veya “Genel Sistem Teorisi”, 19. yüzyılın başında şekillenmeye başlamıştır. Bu konuda en eski ve temel kavramlar Alman filozofu, Georg Wilhelm Friedrich Hegel (1770-1831) tarafından ileri sürülmüş, ancak o dönemde yeterince ilgi uyandıramamıştır. Bununla birlikte, Enerji Mühendisliğinin gelişmeye başladığı dönemlerde önem kazanmaya başladığı söylenebilir. 20. yüzyılın başlarında Köhler, konuyu fizik alanında incelemiştir. Lotka ise, 1925 yılında sistem kavramını genel olarak ele almış ve temel formüller geliştirmiştir. 1937 yılında Ludwig Von Bertalanffy’nin “Genel Sistem Teorisi” adıyla sunduğu bir bildiri, bu alandaki en önemli çalışmalardan biri olmuştur.
Sistemlerin Sınıflandırılması: “Sistemleri çok farklı şekillerde sınıflandırmak mümkündür. Özellikle sistemi oluşturan elemanları, fonksiyonları, özellikleri ve davranışları ortaya koymak amacıyla sistemleri sınıflandırmak gerekmektedir. Genel anlamda sistemler burada verilen sınıflandırılmalardan birinin içerisine girmektedir;
a) Açık ve Kapalı Sistemler: Bu sistemlerden açık sistem, madde enerji veya bilgi transferi yapacağı çevreye bağlıdır. Kapalı sistem sadece bilgi girdisi için açık olan, diğer bütün faaliyetlerinde çevreden bağımsız olan sistemdir. b) Canlı ve Cansız Sistemler: Biyolojik özelliklere sahip sistemler canlı sistemlerdir. Canlılık özellikleri göstermeyen sistemlere cansız sistemler denir. c) Gerçek Sistemler (Somut veya Fiziksel): Sonuçları gözlemlerden çıkarılan, gözlemciden bağımsız olarak bulunan sistemlerdir. d) Soyut Sistemler: Ulaşım, altyapı modeli gibi gerçeğe uyan kavramsal sistemlerdir. e) Kavramsal Sistem: Dilbilimi, matematik, mantık gibi sembolik fikir yapıları olan sistemlerdir. f) Sosyal Sistemler: Biçimsel (arkadaş grubu, aile, okul, devlet vb.) veya biçimsel olmayan bir şekilde kendiliğinden oluşan, insan gruplarının meydana getirdiği sistemlerdir.
İnsanlar ortak amaçları, dilleri, değer ve inanç sistemleri ile maddi ve manevi çıkarlar doğrultusunda grup oluşturma ihtiyacı hisseder. Her insan, kendisi bir sistem olduğu gibi, sosyal sistemlere girerek onun bir parçası, elemanı yani alt sistemi olmaktadır.