İKY201U-BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI
Ünite 7: Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
Elektronik Belge Yönetimine İlişkin Kavramsal Çerçeve
Bilgi ve belgelerin oluşturulma ve kullanılma süreçlerinde verimliliğin arttırılması için ortak standart ve politikaların belirlenmesi de bir gereklilik olarak ortaya çıkmıştır. Bu gereklilikten yola çıkılarak e-Topluma geçiş sürecinde gerekli olan düzenlemeler kanunlar çerçevesinde düzenlenmiştir. Bu anlamda ilk adım 3 Aralık 2003 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu oluşturularak atılmıştır. Bu adımla birlikte e-Dönüşüm sürecine ilişkin eylem planı hazırlanarak hayata geçirilmeye başlanmıştır. Bu bağlamda 23 Ocak 2004’te yayınlanan 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu 23 Temmuz 2004’te yürürlüğe konulmuştur. Bu düzenleme ile elektronik imza “Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri” olarak tanımlanmıştır. Yine bu kanun kapsamında “Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir. Bu veriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılırlar” ibaresi, elektronik bilgi ve belge uygulamalarına hukuki boyut kazandırmıştır.
Temel Kavramlar
Belge: Herhangi bir bireysel ya da kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi amacıyla alınan ya da ilgili fonksiyonun sonucunda üretilen, biçim, içerik ve ilişki özellikleri ile ait olduğu fonksiyon için kanıt durumunda olan kayıtlı bilgidir.
Doküman: Belgeye göre daha geniş kapsamlı bir kavramdır. Buna göre doküman, resmi belge niteliği taşımayan bununla birlikte kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde bilgi amaçlı kullanılabilen kayıtlı bilgi kaynakları olarak tanımlanabilir
Kayıt: Konuyla ilgili en dar kapsamlı kavramdır. Kayıt, belge ya da dokümanların üretim aşamasında kullanılan bir girdi olup herhangi bir konudaki bilginin varlığını ya da yokluğunu belirtir.
Arşiv: Kurumlarda aktif kullanım dönemini tamamlamış, ancak çeşitli nedenlerle saklanması gereken belgelerin belirli kurallara göre belirli bir düzen içinde muhafaza edildiği yerdir.
Belge yönetimi: Kurumların faaliyetlerinin ya da kurumda yapılan iletişim ve alınan kararların içeriğini ortaya koyan tüm belgelerin, tasarım aşamasından arşivlerde depolanması aşamasına kadar geçen tüm yaşam evrelerinde, belgelerden doğru, etkin, ekonomik ve düzenli bir biçimde yararlanmak amacıyla belirli ilke ve kurallar çerçevesinde sistematik olarak gerçekleştirilen çalışmalar bütünüdür.
Elektronik belge: Herhangi bir elektronik ya da sayısal araç kullanılarak üretilen, gönderilen, alınan, kullanılan ya da depolanan belgelerdir. Söz konusu belgeleri üretmek için kullanılan elektronik araçlara örnek olarak; bilgisayar, tarayıcı, kamera, video, müzik seti, faks vb. verilebilir.
Elektronik imza: Elektronik belgenin üretim, iletim, kullanım, saklama ve imhasının sorumlu kişi veya kişiler
tarafından gerçekleştirildiğini gösteren dijital bir işarettir. Bu işaret belgeye eklenmiş veya belge ile mantıksal olarak ilişkilendirilmiş olabilir.
Elektronik mühür: Elektronik belgenin yalnızca kastedilen alıcısı tarafından alınmasını veya okunmasını sağlamak üzere geliştirilmiş elektronik bir araçtır. Bu araç ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi güvenilir üçüncü bir kurum tarafından onaylanır ve şifrelenir.
Elektronik zaman damgası: Elektronik belgenin üretim, iletim ve alındısına ait tarih bilgilerinin fiziksel olarak belgeye eklenmesi veya belge ile mantıksal olarak ilişkilendirilmesidir.
Özel elektronik işaretler: Elektronik belgelere eklenmiş veya onlarla ilişkilendirilmiş dijital filigran, amblem, logo ve benzeri işaretlerdir.
Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) kurum ve kuruluşlarda üretilen ya da alınan belgelerin oluşturulma, düzenlenme, kullanma, dağıtım ve saklama işlemlerini sistematik bir biçimde yerine getirmek amacıyla kullanılan özel ve bütünleşik yapılı, donanım, yazılım, programlar, ağ yapısı ve kurumsal politika ve prosedürler bütünüdür. EBYS’ni oluşturan ögelerden en önemlisi ise EBYS yazılımıdır
Sistem yöneticisi: EBYS üzerindeki en yetkili kullanıcıdır. Bilgisayar sisteminin düzenli ve kurumsal fonksiyonlara uygun olarak çalışmasından sorumludur.
Elektronik belge yöneticisi (uzman arşivci): EBYS içindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren uzmandır. Özellikle dosya tasnif ve saklama planlarının tanımlanması ve güncel tutulması gibi fonksiyonlardan sorumludur.
Arşivci: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumludur. Genel olarak elektronik belge yöneticisine bağlı olarak çalışır. Kullanıcı: Sistem içinde kendi birimi ile ilgili elektronik belgelerin yer almasını ve kullanımını sağlamak üzere yetkilendirilmiş kişidir.
Misafir kullanıcı: Kendi birimi dışındaki birimlere ait elektronik belgeleri görme yetkisine sahip olan kullanıcıdır.
Üretici/Sahip: Elektronik belgelerin üretiminden ve dolayısıyla içeriğinden sorumlu kişi ve kurumlardır
Elektronik Belgelerde Bulunması Gereken Özellikler
Elektronik belgelerde bulunması gereken özelliklerin belirlenmesinde kullanılan kaynaklar; ulusal arşivler tarafından hazırlanan elektronik belge yönetimi rehberleri, hukuksal düzenlemeler ve standartlar biçiminde sıralanabilir. Bu kaynaklara göre elektronik belgelerde aranan özellikler genel olarak aşağıda sıralanan dört başlık altında toplanmaktadır (Odabaş, H. s.166):
• Özgünlük • Güvenilirlik
• Bütünlük • Kullanılabilirlik
Elektronik Belgelerin Yaşam Evreleri
Elektronik belgelerin yaşam evreleri iki farklı bakış açısıyla değerlendirilmektedir. Bunlardan biri yaşam döngüsü modeli diğeri ise süreklilik modelidir.
Yaşam Döngüsü Modeli: Bu model elektronik belgenin çeşitli evrelerden sıralı olarak geçtiğini kabul eder. Buna göre ilk evrede belgeler yasal bir dayanağa ve belirli standartlara uygun bir biçimde üretilir. İkinci evre, belgelerin kurum içinde ya da kurum dışında kullanıldığı döneme karşılık gelir. Bu dönem boyunca belgeler, kurumlarda aktif ya da güncel dosyalar içinde saklanır. İlk iki evrenin sonunda belgeler gözden geçirilir ve belgenin değerinin ne olduğuna karar verilir. Kurumsal bir değeri kalmadığına karar verilen ve başka bir nedenle de saklanması gerekmeyen belgeler imha edilir.
Süreklilik Modeli: Süreklilik modelinde herhangi bir evre ayrımı yapılmaksızın sürekli devam eden ve dinamik bir süreç içinde akan bir belge yönetimi söz konusudur. Bu modele göre, elektronik belgeler üzerinde uygulanacak belge yönetimine ilişkin tüm kurallar ve arşivsel ilkeler belge üretimi aşamasında değil, üretim aşamasından çok daha önce sistemin tasarımı aşamasında ele alınmalıdır. Bu, belgelerin daha sonraki evrelerde sağlıklı bir biçimde işleme konulması ve muhafaza edilmesi için gereklidir. Sistemin tasarımı ve geliştirilmesi aşamasında kurumsal belge analizi çalışmaları yapılarak gerekli olan belge tanımları yapılır
EBYS’nin Kurulum Süreci
EBYS’nin kurulum sürecinin en önemli iki temel noktası;
• EBYS’nin amaçları • EBYS’de bulunması gereken temel unsurlardır.
EBYS’nin Amaçları
Elektronik belge yönetim sisteminin temel amacını sağlamaya yönelik alt amaçlar dört başlık altında ele alınabilir:
• Güvenilirlik • Tamlık • Erişilebilirlik • Dayanıklılık
EBYS’de Bulunması Gereken Temel Unsurlar
• Yönetsel unsurlar • Teknik unsurlar
EBYS’NİN Uygulanması
Elektronik belge yönetim sisteminde uygulanacak aşamalar; başlangıç aşaması, belge değerlendirme aşaması, belge depolama aşaması ve belgeye erişim- kullanım aşaması biçimindedir.
EBYS’nin Avantajları ve Dezavantajları
Belge yönetimi konusunda EBYS’nin kullanımının kurumlara sağlayacağı yararlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Elektronik belgelerin yer ve zaman bağımlılığı olmayıp sınırsız bir hareketlilik yeteneğine sahiptir. EBYS ile istenilen belgeye, istenilen saatte istenilen her yerden erişim mümkündür. • İhtiyaç duyulduğu an belgeye erişim geleneksel kağıt belgelere erişimden çok daha hızlı ve kolaydır. • Belgelerin depolanması konusunda fiziksel yer sorunu yaşanmaz. Bilgisayarda sabit disk ya da diğer depolama araçlarına kolayca depolanabilir. • İhtiyaç duyulduğunda, kısa sürede ve fazla çaba gerektirmeden çok sayıda çoğaltılabilir.
Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim sağlanabilir. EBYS sunduğu avantajlara karşın bazı dezavantajlara da sahiptir. Söz konusu bu durumlar aşağıda sıralandığı gibidir:
• Elektronik belgelere erişim ve üzerinde işlem yapmak için bilgisayar, ağ bağlantısı vb. teknolojik araçlara olan bağımlılık söz konusudur. • EBYS’nin kurulumu için gerekli olan donanım ve yazılım için gerekli olan maliyet önemli bir parasal kaynak gerektirebilir. • Elektronik ortama kaydedilen veriler kolay biçimde değiştirilebilir ya da imha edilebilir. Bu nedenle kağıt belgelere oranla elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak güçtür. • Kullanılan depolama aygıtlarında herhangi bir arızanın olması durumunda verilerin kaybolması riski vardır.
EBYS Standartları
EBYS standartının belirlenmesinde önerilen referans modelin ana bölümlerinden ilki sistem kriterlerini içermektedir. Bu bölüm elektronik belge yönetimi sisteminin tasarımı ve elektronik belgelerin sisteme dahil edilmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimlerin ele alındığı bölümdür. Bu bölümde yer alan kriterler elektronik belge yönetiminin asgari gereksinimlerini tanımlar. Sistem kriterleri bölümünün; dosya tasnif planları, saklama planları, elektronik belgelerin kayıt işlemleri, EBYS kullanım özellikleri, erişim kontrolü ve güvenlik, sistem tasarımı ve yönetimi biçiminde alt bölümleri bulunmaktadır.
EBYS standardına ilişkin referans modelin ikinci ana bölümü belge kriterlerine ilişkindir. Bu bölüm elektronik belge özelliklerinin, sayısal görüntüleme sistemlerinin ve fiziksel ortamdaki belgelerin yönetimi ve EBYS içerisine entegrasyonu gibi konuların ele alındığı bölümdür. Bu kriterler elektronik belge yönetimi için zorunlu olmayan ancak olmasında büyük yarar olan gereksinimleri tanımlar. Belge kriterleri bölümünün; belge özellikleri, doküman
yönetimi, elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk ve dijital görüntüleme sistemleri biçiminde sıralanan alt bölümleri bulunmaktadır.
EBYS standardına ilişkin referans modelin ikinci ana bölümü belge kriterlerine ilişkindir. Bu bölüm elektronik belge özelliklerinin, sayısal görüntüleme sistemlerinin ve fiziksel ortamdaki belgelerin yönetimi ve EBYS içerisine entegrasyonu gibi konuların ele alındığı bölümdür. Bu kriterler elektronik belge yönetimi için zorunlu olmayan ancak olmasında büyük yarar olan gereksinimleri tanımlar. Belge kriterleri bölümünün; belge özellikleri, doküman yönetimi, elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk ve dijital görüntüleme sistemleri biçiminde sıralanan alt bölümleri bulunmaktadır.